Plan pluriannuel d accessibilité de Tribunaux SAPNO

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1 Plan pluriannuel d accessibilité de Tribunaux SAPNO Politiques et plans d accessibilité pour Tribunaux de la sécurité, des appels en matière de permis et des normes Ontario Le présent plan d accessibilité décrit les politiques et mesures que Tribunaux de la sécurité, des appels en matière de permis et des normes Ontario (Tribunaux SAPNO) mettra en place afin d améliorer les possibilités offertes aux personnes handicapées. Politiques et plans d accessibilité Tribunaux SAPNO s engage à élaborer des politiques en matière d accessibilité pour ses employés et clients. En préparant et en maintenant à jour son plan pluriannuel d accessibilité, Tribunaux SAPNO s engage à vérifier ses politiques et façons de faire actuelles, ses conceptions des espaces publics, ses processus d approvisionnement, ses pratiques d emploi ainsi que toute proposition de création d un nouveau site Web pour s assurer de satisfaire aux exigences de la Loi de 2005 sur l accessibilité pour les personnes handicapées de l Ontario (LAPHO). Toute infraction possible ou observée sera repérée et éliminée. Au cours de l élaboration de ces politiques et plans, Tribunaux SAPNO consultera les personnes handicapées de la collectivité ainsi que ses employés handicapés pour faire en sorte que ses politiques et plans sont inclusifs et évaluent les façons d éliminer la présence de tout obstacle. Déclaration d engagement Tribunaux SAPNO s engage à traiter chaque personne de manière à ce qu elle conserve sa dignité et son autonomie. Nous croyons à l intégration et à l égalité des chances. Nous avons à cœur de répondre aux besoins des personnes handicapées de façon opportune, et nous le ferons en prévenant et en éliminant les obstacles à l accessibilité ainsi qu en satisfaisant aux exigences liées à l accessibilité en vertu de la Loi de 2005 sur l accessibilité pour les personnes handicapées de l Ontario. En tant qu un tribunal avec des fonctions judiciaires, nous allons fournir toute adaptation nécessaire tout en conservant notre impartialité et l'indépendance décisionnelle Exigences en matière de rapport D ici au 31 décembre 2013, Tribunaux SAPNO publiera sur son site Web un rapport annuel qui fait état de ses progrès en matière de conformité aux exigences de la LAPHO et ses plans pour s y conformer à l avenir. Le rapport d étape annuel sera offert en format accessible sur demande. Tribunaux SAPNO préparera, maintiendra à jour, documentera et publiera sur son site Web son plan pluriannuel d accessibilité visant à éliminer les obstacles. Tribunaux

2 SAPNO offrira son plan en format accessible sur demande et le mettra à jour au moins une fois tous les cinq ans en consultation avec les personnes handicapées. D ici le 31 décembre 2013, Tribunaux SAPNO préparera un rapport d accessibilité au moyen du portail ServiceOntario en se servant de son numéro d entreprise unique. Le rapport expliquera en détail le respect de toutes les exigences jusqu au 1 er janvier 2015 inclusivement. Tribunaux SAPNO mettra son rapport d accessibilité à la disposition du public et préparera ses rapports d accessibilité à compter du 31 décembre pour les années 2015, 2017, 2019, 2021, 2023 et 2025 Règlement NAI, alinéa 86.1 (1).2. Plan de consultation de Tribunaux SAPNO Dans la préparation de son plan pluriannuel, Tribunaux SAPNO a collaboré avec le Bureau de la diversité et de l inclusion ainsi qu avec les autres regroupements (Tribunaux de l environnement et de l aménagement du territoire Ontario et Tribunaux de justice sociale Ontario), pour préparer des consultations avec des groupes d intervenants afin de veiller à ce que les politiques et plans qu il a élaborés pour éliminer les obstacles comportementaux et systémiques auxquels font face les personnes handicapées sont efficaces et répondent à leurs besoins. Les discussions avec les intervenants porteront sur les obstacles à la justice auxquels peut faire face une personne handicapée pour avoir accès à la justice et aux services offerts par Tribunaux SAPNO. De plus, Tribunaux SAPNO consultera les intervenants et les employés afin de recenser les obstacles auxquels font face les personnes ayant de multiples handicaps et une culture différente lorsqu elles ont accès aux services de Tribunaux SAPNO. Tribunaux SAPNO consultera les personnes handicapées ainsi que celles souffrant de problèmes de santé mentale afin de mieux comprendre les enjeux qui leur sont propres lorsqu ils ont accès à ses services. Tribunaux SAPNO consultera les employés concernant la façon d éliminer les obstacles aux services offerts par Tribunaux SAPNO et pour permettre aux employés d exercer pleinement leurs fonctions dans un milieu de travail intégré, inclusif et sans obstacle. Les consultations porteront sur la façon dont Tribunaux SAPNO supervisera l accessibilité, l inclusion, la pertinence et l efficacité de ses programmes afin de pouvoir faire rapport sur ses réussites et déterminer les domaines à améliorer. Cette fonction fera partie du mandat du comité de participation des employés visant à promouvoir un milieu de travail inclusif axé sur la formation continue en lien avec la diversité, l accessibilité et l inclusion. Le comité fera la promotion d activités d apprentissage, par exemple des conférences-midi, des séminaires et des conférenciers sur différents sujets. Renseignements accessibles sur les plans ou mesures d urgence Tribunaux SAPNO a à cœur d offrir à ses clients des renseignements sur les mesures ou plans d'urgence et de les mettre à la disposition du public dans un format accessible

3 sur demande. Il s engage à offrir aux employés handicapés des renseignements personnalisés sur les plans ou mesures d urgence si nécessaire. Les renseignements sur les plans ou mesures d'urgence ou sur la sécurité publique incluent des mesures d'évacuation ou des plans d'étage, des renseignements sur les alarmes ou sur d'autres incidents qui peuvent menacer la vie, les biens, les opérations ou l'environnement. Tribunaux SAPNO s engage à élaborer des plans et mesures d urgence avant que ne se produise une situation d urgence, conformément au Code de prévention des incendies, pour veiller à ce que les mesures d évacuation contiennent des dispositions efficaces pour les personnes ayant besoin d assistance Pour aider le public en cas d évacuation, Tribunaux SAPNO affichera les renseignements sur les plans ou mesures d urgence dans ses aires d accueil, dans toutes les salles d audience et sur son site Web. Formation Tribunaux SAPNO offrira de la formation à ses employés sur les lois ontariennes touchant à l accessibilité et sur le Code des droits de la personne de l Ontario se rapportant aux personnes handicapées. La formation sera offerte de la manière convenant le mieux aux fonctions des employés. D ici le 1 er janvier 2014, Tribunaux SAPNO s assurera que tous les employés reçoivent la formation nécessaire pour respecter les lois ontariennes touchant à l accessibilité. La formation destinée au personnel et portant sur le règlement NAI sera offerte au moyen d un cours en ligne intitulé The Integrated Accessibility Standards Regulation in the Ontario Public Service. La formation destinée au personnel et portant sur le Code des droits de la personne de l Ontario sera offerte à l aide de la vidéo en ligne Travailler ensemble. Tous les membres de la direction et chefs de Tribunaux SAPNO auront reçu la formation en date du 31 décembre Tous les employés de Tribunaux SAPNO recevront la formation d ici le 31 décembre Tribunaux SAPNO : fera le suivi de la formation du personnel sur les normes d accessibilité en matière de prestation de service; formera et exercera une surveillance afin de veiller à ce que ses arbitres utilisent des pratiques inclusives et répondent aux besoins en matière d accessibilité qui se présentent dans le contexte décisionnel; s assurera que ses employés ont pris des engagements d apprentissage en matière d accessibilité qui figurent à leurs plans de rendement.

4 Aires publiques Tribunaux SAPNO prendra des mesures pour veiller à ce que ses employés tiennent compte des besoins des personnes handicapées lorsqu ils conçoivent, fournissent ou acquièrent des appareils destinés aux aires publiques afin qu ils puissent être utilisés de façon autonome et sécuritaire. Dans le cadre de ses activités d aménagement de son nouvel établissement situé au 25, rue Grosvenor, Tribunaux SAPNO fera en sorte que : la conception des espaces public est accessible aux fauteuils roulants et autres appareils d aide à la mobilité; le dispositif de point de vente est accessible aux personnes en fauteuil roulant; les photocopieurs à la disposition du public sont accessibles aux personnes handicapées; les écrans d information dans les salles d audience sont accessibles aux personnes ayant une basse vision grâce à l utilisation de couleurs contrastantes et de polices de caractère claires; les utilisateurs peuvent facilement trouver les lecteurs de carte sur tout photocopieur public dans l aire publique grâce à une mise en évidence avec des couleurs vives ou un voyant lumineux; les instructions pour utiliser ces appareils sont simples et faciles à comprendre pour tous les utilisateurs, y compris pour les personnes ayant un trouble cognitif, un handicap physique ou un trouble d apprentissage. Les instructions seront offertes en format visuel et sonore. Approvisionnement Tribunaux SAPNO s assurera que ses employés tiennent compte de l accessibilité pour les personnes handicapées lorsqu ils achètent des biens et des services, y compris des biens et des services obtenus au moyen d'ententes visant les fournisseurs attitrés, peu importe la valeur. Les documents d approvisionnement préciseront les critères d accessibilité que doivent respecter les fournisseurs et fourniront aux fournisseurs des lignes directrices concernant l évaluation de leurs propositions en lien avec les critères d accessibilité Tribunaux SAPNO tiendra compte des éléments qui suivent en se servant de l Outil d évaluation en matière d inclusion au moment d obtenir des biens, des services ou des installations : Quels sont les obstacles auxquels pourraient être confrontées les personnes handicapées lorsqu elles tenteront d utiliser les biens, services et installations de Tribunaux SAPNO? Quels sont les critères d accessibilité pertinents et comment peut-on les intégrer au processus d approvisionnement de Tribunaux SAPNO?

5 Approvisionnement en formation Au moment de conclure des ententes avec des animateurs qui offriront des séances de formation et de déterminer la configuration des salles pour une formation ou une audience, Tribunaux SAPNO veillera à ce que l emplacement soit entièrement accessible et tiendra compte de toute autre mesure d adaptation pouvant être nécessaire. Les mesures d adaptation peuvent inclure l interprétation gestuelle, le soustitrage et des documents offerts sur support de substitution. Autres types d approvisionnement Lorsque Tribunaux SAPNO fera l acquisition d ordinateurs ou d autre équipement pour postes de travail, notamment des téléphones, il vérifiera si les systèmes peuvent prendre en charge les mises à niveau technologiques comme les logiciels à commande vocale ou de gros caractères. Lorsque Tribunaux SAPNO fait l acquisition de meubles de bureau au moyen d une entente autorisée visant les fournisseurs attitrés, les fournisseurs doivent être en mesure d offrir des meubles et accessoires pouvant être utilisés par des personnes handicapées et des personnes ayant besoin de mesures d adaptation. Lorsque Tribunaux SAPNO obtient de l aide temporaire au moyen d une entente autorisée visant les fournisseurs attitrés, les fournisseurs doivent fournir des travailleurs temporaires qui sont sensibles aux besoins et à la diversité des employés de la FPO et du public qu elle dessert. La direction de Tribunaux SAPNO s assurera que les travailleurs fournis respectent ces exigences et signalera toute préoccupation à l agence. Au moment de sélectionner et d interviewer des travailleurs temporaires et de leur faire passer des tests, Tribunaux SAPNO s engage à assurer un processus de recrutement sans obstacle et à ce que tout test nécessaire soit fiable, valide et basé sur des exigences professionnelles authentiques. Depuis le 1 er janvier 2013, conformément au règlement NAI, lorsque Tribunaux SAPNO fait l acquisition de services de production vidéo pour réaliser des vidéos de formation à l intention des employés et du public et qui sont considérées comme du nouveau contenu qui sera hébergé sur tout nouveau site Web, les soumissionnaires doivent respecter les Règles pour l'accessibilité des contenus Web (WCAG) 2.0 (Niveau AA). Les exceptions comprennent le sous-titrage (en temps réel) et les descriptions sonores (préenregistrées). Pour respecter cet engagement, Tribunaux SAPNO exigera que le fournisseur retenu fournisse des produits vidéo qui : sont offerts en formats accessibles et qui représentent la diversité; intègrent des mesures d adaptation pour les personnes handicapées, notamment le sous-titrage visible, la description sonore et l interprétation gestuelle en langue des signes américaine ou langue des signes québécoise (standard de 30 images par seconde pour l encadré d interprétation gestuelle) ou encore qu une transcription soit fournie;

6 s assurent que la langue utilisée dans les vidéos correspond au document ministériel intitulé : Choisir le mot juste pour parler de handicaps. Procédures de rétroaction accessibles D ici le 1 er janvier 2014, Tribunaux SAPNO veillera à ce que ses procédures de rétroaction soient accessibles en s assurant que sa procédure relative aux plaintes est offerte en ligne et sur différents supports de substitution sur demande. Tribunaux SAPNO exigera que tous les documents publiés sur son site Web soient créés dans un format accessible avant d être publiés sur le site Web. Les procédures doivent permettre aux clients de communiquer leur rétroaction de différentes façons, notamment en personne, au téléphone, par écrit ou par courriel. La politique en matière de rétroaction décrira en détail les mesures particulières que prendra Tribunaux SAPNO lorsqu une plainte est déposée. Les cartes de commentaires ou les sondages doivent être fournis dans des formats accessibles sur demande. Toutes les demandes liées à l accessibilité et à la rétroaction font l objet d un suivi et sont portées à l attention du chef. Formats accessibles et aides à la communication D ici le 1 er janvier 2015, les aides à la communication et les formats accessibles seront offerts sur demande et de façon opportune aux personnes ayant besoin d aide à la communication, par exemple : formats électroniques accessibles comme le HTML et MS Word; braille; formats audio accessibles; impression en gros caractères; transcriptions par écrit de renseignements visuels et sonores; lecture des renseignements écrits à la personne directement, sur demande; échange de notes écrites (ou mise à disposition d'une personne chargée de prendre des notes ou d'un assistant en communication); sous-titrage et description sonore; appareils fonctionnels pour personnes malentendantes; méthodes et stratégies de suppléance à la communication et de communication alternative telles que le recours à des panneaux comportant des lettres, des mots ou des images, ou le recours à des dispositifs énonçant des messages; services d'interprétation gestuelle et services demandant la participation d intervenants; répétition, clarification ou nouvel énoncé de l'information. Les employés de Tribunaux SAPNO consulteront le client qui présente la demande afin de déterminer ses besoins en matière d accessibilité. Le client n aura pas à débourser de frais supplémentaires pour un support de substitution. Tribunaux SAPNO informera

7 le public sur son site Web ou au moyen de documents imprimés qu il offrira des formats accessibles et des aides à la communication. REMARQUE : Il pourrait être difficile ou impossible de convertir certains documents, par exemple de grandes cartes et de gros schémas, en format accessible. Si Tribunaux SAPNO, en consultation avec la personne qui présente la demande, juge qu il lui est impossible de convertir le document, il en expliquera la raison et offrira un résumé du contenu du document. Tribunaux SAPNO s engage à réviser ses documents publics et internes pour s assurer que les documents sont créés dans des formats accessibles. En 2014, le personnel des communications de Tribunaux SAPNO recevra une formation sur la préparation de documents à l aide d outils de formatage pour assurer leur accessibilité au moyen de logiciels de lecture d écran comme JAWS et de logiciels de reconnaissance vocale. Les décisions des tribunaux seront formatées et offertes en formats accessibles sur le site Web de Tribunaux SAPNO. En 2014, Tribunaux SAPNO offrira à son personnel des directives sur la façon de préparer des courriels et des documents en formats accessibles (p. ex., type de police de caractère, taille des caractères, contraste des couleurs, langage clair). Tribunaux SAPNO encouragera le personnel à intégrer les contenus des pièces jointes des courriels dans le corps du message plutôt que sous forme de pièce jointe. On apprendra aux employés, lorsqu ils préparent des documents, à utiliser des en-têtes et styles prédéfinis pour le formatage et la table des matières. Les employés recevront une formation sur la façon de créer des documents PDF accessibles et on leur demandera d éviter autant que possible l utilisation de pièces jointes en PDF pour relayer l information. Tribunaux SAPNO offre des appareils fonctionnels pour personnes malentendantes dans un grand nombre de ses salles d audience situées dans ses locaux de Toronto. Tribunaux SAPNO s est engagé à adapter d autres salles d audience afin de les doter d appareils fonctionnels pour personnes malentendantes d ici D autres méthodes pour offrir l accès au processus décisionnel, par exemple la vidéo-téléconférence, sont actuellement à l étude Pratiques d emploi accessibles D ici le 1 er janvier 2014, Tribunaux SAPNO établira des procédures en vue de respecter les pratiques d emploi accessibles, notamment : intégrer l accessibilité à ses pratiques de recrutement; offrir des renseignements en lien avec les emplois dans des formats accessibles sur demande; élaborer des procédures écrites pour la préparation de plans d adaptation documentés;

8 offrir des mesures d adaptation aux employés qui reviennent au travail après une absence liée à une incapacité grâce à la préparation de plans d adaptation personnalisés; tenir compte des besoins d un employé en matière d accessibilité dans les possibilités d emploi; atténuer les obstacles au recrutement, à la sélection, à la promotion et à la rétention des employés pour veiller à ce que ses procédures établies en matière de recrutement soient accessibles et inclusives; veiller à ce que l on tienne compte des besoins des employés en matière d accessibilité; examiner son processus d entrevue pour s assurer qu il n est pas discriminatoire et constituer un jury de sélection diversifié; veiller à ce que les invitations faites aux candidats pour passer des tests et des entrevues fassent référence à la volonté de Tribunaux SAPNO d offrir des mesures d adaptation sur demande Tribunaux SAPNO disposera de documents d orientation à l intention du personnel qui décriront en détail les formations sur l accessibilité, la diversité et la santé et sécurité qu il doit suivre. Tribunaux SAPNO veillera à ce que tous les employés reçoivent une offre active de mesures d adaptation et disposent de plans d adaptation personnalisés au besoin. Le personnel du recrutement de la FPO a éliminé les obstacles des offres d emploi. Toutes les offres d emploi sont rédigées en langage clair, sont offertes sur supports de substitution et incluent des renseignements à l intention des candidats sur la façon de demander des mesures d adaptation ou de l aide. Le personnel de direction de Tribunaux SAPNO collaborera avec ses professionnels des ressources humaines pour revoir ses pratiques de sélection de curriculum vitae et ses pratiques d entrevue pour s assurer d éliminer les obstacles. En 2014, les gestionnaires d embauche de Tribunaux SAPNO devront étudier les nouveaux documents de formation Manager s Guide to Removing Barriers from the Recruitment Processet la liste de contrôle sur les meilleures pratiques d entrevue et la sélection sans obstacle. De plus, la direction emploiera les techniques décrites dans la fiche de conseils Best Practices in Recruitment pour s'assurer que les pratiques d embauche sont équitables, transparentes et uniformes. Nouveaux sites Web et contenu Web accessibles D ici le 1 er janvier 2014, Tribunaux SAPNO veillera à ce que tous les nouveaux site Web et leur contenu respectent les Règles pour l'accessibilité des contenus Web (WCAG) 2.0 (Niveau AA) afin d être accessibles aux personnes handicapées. D ici le 1 er janvier 2021, Tribunaux SAPNO veillera à ce que tous les sites Web et le contenu Web respectent les Règles pour l'accessibilité des contenus Web (WCAG) 2.0 (Niveau AA), sauf lorsqu il est impossible de s y conformer, en préparant la transition au

9 cours des prochaines années. Les employés de Tribunaux SAPNO vérifieront son site pour repérer les problèmes de conformité et évalueront les normes établies dans les Règles pour l'accessibilité des contenus Web (WCAG) 2.0 (Niveau AA) pour s assurer que ses sites Web les respectent. En , Tribunaux SAPNO s engage à examiner ses formulaires d appels Web pour s assurer qu ils sont accessibles et qu ils respectent le règlement NAI. Les clients de Tribunaux SAPNO recevront un meilleur service en ligne grâce à un processus de demande accessible qui répond aux besoins des Ontariennes et des Ontariens. Normes pour la conception des espaces publics Tribunaux SAPNO veillera à ce que l aménagement des espaces publics, par exemple de ses salles d audience, des aires publiques des différents bureaux de Tribunaux SAPNO ainsi que des espaces à bureau pour ses employés, soit accessible en effectuant une évaluation de la menace et des risques pour s assurer qu on a tenu compte de l accessibilité dans l aménagement. Tribunaux SAPNO collaborera étroitement avec un architecte de la Direction des installations du ministère du Procureur général pour l aménagement et la conception de son espace conformément aux principes reconnus d aménagement accessible pour s assurer de ne pas créer par inadvertance d obstacles à l accessibilité et pour optimiser les possibilités d accroître l accessibilité lorsque des changements sont apportés à son espace. Tribunaux SAPNO continuera de maintenir une liste des emplacements et salles d audience accessibles dans la province. Projets d immobilisation Tous les nouveaux projets d immobilisation et de construction de Tribunaux SAPNO respecteront les exigences relatives à l aménagement et à la construction qui sont imposées aux installations du gouvernement de l Ontario dans le cadre des normes d aménagement sans obstacle. Tribunaux SAPNO se servira de l Outil d évaluation en matière d inclusion de la FPO pour améliorer les évaluations de l accessibilité des projets d immobilisations. L Outil d évaluation comporte des volets conçus pour évaluer l accessibilité au moment de concevoir et de revoir des programmes.

10 Lexique de termes et de sigles LAPHO : Loi de 2005 sur l accessibilité pour les personnes handicapées de l Ontario Nouveau site Web intranet : Site Web intranet ayant un nouveau nom de domaine ou site Web intranet ayant déjà un nom de domaine, mais qui subit d importantes modifications. Règlement NAI : règlement intitulé Normes d'accessibilité intégrées (Règlement de l Ontario 191/11) Site Web extranet : Extension sécurisée d un intranet ou réseau interne d une organisation auquel ont accès des utilisateurs de l extérieur par le biais d Internet. Site Web Internet : Ensemble, accessible au public, de pages Web, d images, de vidéos ou d autres biens numériques hyperliés entre eux et mis en ligne sur un même identificateur de ressources uniformes (URI). Site Web intranet : Site Web interne d une organisation servant au partage privé et sécurisé de quelque partie que ce soit de ses systèmes d information ou de ses systèmes opérationnels. S entend en outre des sites Web extranet. Tribunaux SAPNO : Tribunaux de la sécurité, des appels en matière de permis et des normes Ontario WCAG : Règles pour l'accessibilité des contenus Web (Web Content Accessibility Guidelines)