Ouvrage d'initiation. Roland Messerli AG INFORMATIK

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1 Roland Messerli AG INFORMATIK Ouvrage d'initiation Ce document est destiné à répondre aux questions générales d utilisation. Pour des demandes plus précises, comme le sujet est vaste, une assistance téléphonique/maintenance est à disposition pendant les heures de bureaux au Il est également possible d envoyer vos demandes par mail à messerligest@jobinsa.ch Edition juillet 2012 Roland Messerli AG Informatik 1 / 81 Jobin SA Informatique

2 Table des matières Ouvrage d initiation... 3 Généralités... 3 Accès à la gestion des adresses... 3 Ouverture d un nouveau fichier d adresses... 4 Le "Fichier d'adresses principal"... 5 Critères de recherche... 7 La liste des adresses... 9 Rechercher les adresses... 9 Choisir les colonnes à afficher Initiation à la gestion des ouvrages Création d un ouvrage La première saisie dans le nouveau projet Données du bureau et du projet Adresses de l ouvrage Texte des lettres, des contrats Devis général original Imprimer le devis original Devis général révisé (mutation) Imprimer les mutations du devis Imprimer le devis révisé Saisie de la soumission Imprimer la soumission Comparaisons des offres Impression de la comparaison des offres détaillée (comme à l'écran) Impression de la comparaison des offres Contrats, adjudications Imprimer le contrat Paiements Imprimer les avis et ordres de paiement Imprimer l'arrêté de compte Tableaux de contrôle des coûts Roland Messerli AG Informatik 2 / 81 Jobin SA Informatique

3 Ouvrage d initiation Généralités Le cours d initiation, ci-après, est conçu pour vous permettre un apprentissage rapide de la Gestion d adresses et d ouvrages MesserliGEST. A l aide d un exemple concret d ouvrage, nous vous présentons les fonctionnalités les plus courantes dans la pratique quotidienne. Afin de créer un premier ouvrage avec la gestion d ouvrages MesserliGEST, nous avons besoin d un fichier d adresses avec quelques adresses. C est la raison pour laquelle l initiation débute par la gestion des adresses. Accès à la gestion des adresses Démarrer le programme Au démarrage de la gestion des adresses, apparaît la boîte de dialogue Annonce. Sinon, le fichier d'adresses s'ouvre directement. Choisissez éventuellement l'utilisateur correspondant à votre profil et saisissez votre mot de passe. Si le champ Mot de passe est grisé, cela signifie qu'il n'est pas nécessaire. Validez par OK pour ouvrir la fenêtre principale du programme. Lors de la première utilisation du programme, et si aucun fichier d'adresses n'a encore été créé, c'est le gestionnaire de banques de données qui s'ouvre. Roland Messerli AG Informatik 3 / 81 Jobin SA Informatique

4 Ouverture d un nouveau fichier d adresses Vous vous trouvez maintenant dans le Gestionnaire de banque de données. Le Gestionnaire de banques de données permet diverses opérations sur le fichier d'adresses marqué, ceci par simple clic de souris sur les boutons disponibles sur la droite. Vous pourrez, entre autres, sauvegarder et restaurer vos fichiers d'adresses, ainsi que les copier et les effacer. Cliquez sur le bouton pour créer un nouveau fichier d adresses. Le curseur se trouve alors dans le champ de saisie Désignation du fichier d'adresses. Dorénavant, toutes les adresses utilisées dans la gestion d ouvrages devront être stockées dans ce fichier d adresses. Choisissez donc un nom très général comme Fichier d adresses principal. Par la touche Tabulateur, vous accédez au champ Votre raison sociale. La raison sociale apparaîtra dans l en-tête des listes d adresses imprimées. Les deux champs suivants, vous permettent de spécifier un expéditeur pour les étiquettes d adresses. Si vos étiquettes sont déjà pré-imprimées, sautez donc ces deux lignes et passez aux champs Titres pour champs libres 1 / 2 / 3. Les champs libres 1 à 3, vous permettent de désigner, en plus des champs prédéfinis tel que nom, prénom, lieu, etc., trois champs supplémentaires destinés à d autres informations que vous estimez nécessaires. Roland Messerli AG Informatik 4 / 81 Jobin SA Informatique

5 Lorsque les cases à cocher Afficher les notices et Afficher la gestion des documents sont activées, des onglets complémentaires apparaissent dans le fichier d'adresses, vous permettant de saisir des notices propres à chaque adresse et de saisir et lier divers documents (Word, Excel, etc.) aux adresses. Cliquez sur le bouton pour accéder au fichier d adresses. Le "Fichier d'adresses principal" Si la taille et la configuration de votre écran le permettent, disposez la fenêtre dans une présentation semblable à celle ci-dessous, de manière à ce que toutes les parties soient visibles. La partie supérieure de la fenêtre affiche la liste de toutes les adresses. La partie inférieure sert à la saisie de nouvelles adresses ou à opérer des modifications sur les adresses existantes. Pour saisir une nouvelle adresse, cliquez sur le bouton ou ouvrez le Menu Traiter Saisir une adresse. Vous pouvez également utiliser la combinaison de touches Ctrl+N. Le système attribue automatiquement le premier numéro d adresse disponible. Puisque nous venons de commencer, le système vous propose le numéro 1. Votre propre adresse de bureau est celle que vous utiliserez le plus souvent. Il est donc recommandé de lui affecter le numéro 1. Toutes les saisies ou modifications apportées sont automatiquement écrites dans la banque de données et ne doivent donc pas être spécifiquement enregistrées. Complétez les champs nécessaires. Seul le champ Nom/Société est obligatoire. Les autres peuvent être complétés ultérieurement. Après confirmation du numéro postal et si celui-ci correspond à plusieurs lieux, une boîte de dialogue vous propose les différentes possibilités. Sélectionnez le lieu voulu et confirmez avec bouton OK. Roland Messerli AG Informatik 5 / 81 Jobin SA Informatique

6 Saisir une nouvelle adresse depuis TwixTel Si vous avez installé TwixTel, le bouton correspondant est actif. Saisissez donc la deuxième adresse depuis le masque de TwixTel. Cliquez sur le bouton pour démarrer la fenêtre de recherche TwixTel. Utilisez les champs mis à disposition pour faire votre recherche, puis cliquez sur le bouton 1 Rechercher. Le nombre d'adresses trouvées varie en fonction de la précision des données entrées. Comme certaines adresses figurent plusieurs fois dans TwixTel, mais dans des rubriques différentes, le bouton 4 Enlever les duplicatas permet de réduire le nombre d'adresses trouvées en supprimant les doublons. Lorsque l'adresse souhaitée est trouvée, utilisez le bouton 2 ou 3 pour importer l'adresse avec ou sans l'information qui se trouve dans la colonne "Département". Roland Messerli AG Informatik 6 / 81 Jobin SA Informatique

7 Critères de recherche Avec le temps, votre fichier principal comprendra plusieurs centaines d adresses. Pour regrouper les adresses de même appartenance et pour en faciliter la recherche, vous pouvez leurs affecter des critères de recherche. Ces derniers sont particulièrement utiles lors de l impression de listes d adresses. Comme, par exemple, quand vous désirez imprimer la liste des entreprises de maçonnerie (CFC 211) de la même région ou du même canton. Ouvrez le Menu Traiter Définitions Critères de recherche Activez le champ gauche avec un clic de souris, puis cliquez sur le bouton qui se trouve tout en bas à gauche ou pressez la touche Insert au clavier. Ainsi un nouveau groupe de critères est créé. Donnez maintenant un nom de groupe, par exemple : Métiers, et confirmez la saisie avec la touche Enter. La désignation complète, Corps de métiers, peut maintenant être saisie dans le champ inférieur (tout en bas). Répétez les opérations et saisissez le groupe Planificateurs. Sélectionnez maintenant, à gauche, le groupe "Métiers" et activez le champ de droite avec un clic de souris. Pour saisir un nouveau critère, cliquez sur le bouton qui se trouve en bas à droite ou pressez la touche Insert au clavier. Saisissez l'abréviation 211, confirmez avec Enter, puis saisissez la désignation complète, Maçonnerie, dans la partie inférieure. Dans le même esprit, saisissez encore, par exemple, les critères 214 Charpente, 222 Ferblanterie, etc. Marquez maintenant le groupe Planificateurs, puis activez le champ droit avec un clic de souris. A l'aide de la touche Insert, saisissez par exemple les critères 291 Architecte, 292 Ingénieur civil, etc. Vous pouvez créer autant de groupes et critères que vous désirez. Les critères de recherche sont à caractère global et ne sont à saisir qu une seule fois. Lorsque les critères sont saisis, la sélection des critères apparaît ainsi : Fermez la fenêtre de Critères de recherche. Roland Messerli AG Informatik 7 / 81 Jobin SA Informatique

8 Dans le fichier d'adresses, la fenêtre de Sélection de critères s'ouvre avec un clic sur le bouton. Les critères peuvent également être saisis, modifiés et effacés dans cette boîte de dialogue. Marquez un critère et cliquez sur le bouton Modifier un critère. Une nouvelle fenêtre s'ouvre, permettant la modification de la désignation. La modification de l'abréviation n'est possible que si le critère n'est pas déjà utilisé. Marquez un critère de votre choix. Un double-clic sur le critère ou un clic sur le bouton Sélectionner permet d'attribuer le critère de recherche à l'adresse qui figure dans l onglet Adresse détaillée. Le critère sélectionné est également affiché dans la zone Critère qui se trouve sur la droite des données de l'adresse. Pour le premier ouvrage d initiation MesserliGEST vous avez besoin d environ 8 adresses, qui par la suite seront utilisées pour les rôles d architecte, de maître de l ouvrage, d entrepreneurs, etc. Saisissez donc d autres adresses pour vous exercer. Roland Messerli AG Informatik 8 / 81 Jobin SA Informatique

9 La liste des adresses Toutes les adresses que vous avez saisies apparaissent à présent dans la liste des adresses. Lorsque vous avez beaucoup d'adresses et lors de l'ouverture de Gestion des adresses (CRM), le programme n'affiche qu'un nombre limité d'adresses. Fonctions de la barre des titres : Placez le curseur de la souris entre deux champs de titres. Le curseur se transforme en une double flèche. En déplaçant la souris, tout en maintenant le bouton gauche enfoncé, vous pouvez élargir ou rétrécir les colonnes. Par un double-clic sur un titre de colonne, toutes les adresses seront classées en fonction des données de cette colonne, dans l ordre numérique ou alphabétique. Un deuxième double-clic permet de classer les données dans l'ordre inverse. Rechercher les adresses Afin de rechercher une adresse par le nom ou le numéro, entrez directement au clavier les premières lettres de l adresse recherchée, par exemple job. La saisie en majuscules ou en minuscules n a pas d importance. Le curseur se place automatiquement dans le champ de recherche, où votre saisie est affichée. Confirmez par la touche Enter, ainsi toutes les adresses commençant par job sont recherchées, puis affichées. Pour revenir à l'affichage de la liste complète, vous devez effacer le texte de recherche, saisir * puis presser la touche Enter. Si, par exemple, vous cherchez une adresse par les données d'autres champs, cliquez sur la petite flèche noir, vis-à-vis de "N adr./nom:", et précisez celui que vous souhaitez utiliser. Roland Messerli AG Informatik 9 / 81 Jobin SA Informatique

10 Choisir les colonnes à afficher Vous pouvez, vous-même, choisir les colonnes à afficher dans la liste d adresses, pour obtenir une présentation à l écran correspondante à vos besoins. Pour cela, accédez au Menu Affichage Configuration des colonnes Sélectionner / Configurer les colonnes Dans la partie de gauche de la fenêtre apparaissent toutes les colonnes qui peuvent être affichées dans la liste des adresses. Dans la partie de droite figurent les colonnes qui sont actuellement actives. Les désignations de colonnes peuvent être déplacées par simple Cliquer-glisser ou à l'aide des boutons Ajouter et Enlever. Les points les plus importants de la gestion des adresses ont été traités jusqu ici. Fermez donc le programme par Menu Fichier Quitter. Nous allons maintenant ouvrir Messerli Gestion d ouvrages et travailler ensemble sur un ouvrage d initiation. Roland Messerli AG Informatik 10 / 81 Jobin SA Informatique

11 Initiation à la gestion des ouvrages Démarrer le programme Après le démarrage du programme de gestion d'ouvrages apparaît une boîte de dialogue Annonce qui permet de préciser l'utilisateur et éventuellement son mot de passe. Confirmez avec OK pour accéder au programme, mais il se peut également que ce dernier s'ouvre directement, sans vous demander de vous annoncer. Roland Messerli AG Informatik 11 / 81 Jobin SA Informatique

12 Création d un ouvrage A l aide de la souris, cliquez sur le Menu Projet Gestionnaire de projets. Vous pouvez également opérer un clic, dans l onglet Accueil, sur le bouton Tous les ouvrages déjà créés sont affichés ici. Le Gestionnaire de projets permet d'exécuter différentes opérations sur l ouvrage sélectionné, telles que Sauvegarder et Restaurer sur un support de données ou encore Copier et Effacer. Pour cela, il suffit de cliquer sur les boutons correspondants. Cliquez sur le bouton afin de créer votre premier ouvrage. Dans la fenêtre Désignation, entrez les caractéristiques de l ouvrage. Pour le Numéro de l'ouvrage, vous disposez de 30 caractères qui peuvent être des chiffres ou des lettres. Pour la désignation, deux lignes sont à votre disposition. Ces indications ont leur importance surtout pour l impression des documents, car elles apparaîtront sur toutes les pages de chaque document. Roland Messerli AG Informatik 12 / 81 Jobin SA Informatique

13 Avec la Classification des coûts, vous spécifiez, si vos devis, soumissions, contrats et la comptabilité du chantier sont établis selon le CFC ou la numérotation des chapitres CAN. D autres classifications des coûts ne sont nécessaires que lorsque vous ne travaillez pas avec le CFC. Confirmez ensuite par un clic de la souris sur OK. La première saisie dans le nouveau projet Après ouverture de l ouvrage, vous vous trouvez dans le Menu du projet. Le Menu du projet est le point de départ pour les différents traitements dans l ouvrage. A partir de cette fenêtre vous êtes en mesure d appeler presque toutes les fonctions. Nous allons commencer par les Données du bureau et du projet que vous pouvez appeler par un clic sur cette ligne ou en pressant la touche Enter après avoir marqué la ligne. Roland Messerli AG Informatik 13 / 81 Jobin SA Informatique

14 Données du bureau et du projet Le premier onglet Désignation vous est déjà connu depuis la création du projet. Il vous permet de modifier à tout moment le numéro de l ouvrage, sa désignation ou le fichier d adresses utilisé. Néanmoins, il n est plus possible de changer la classification des coûts. Faites un clic sur l onglet suivant Divers. Depuis ici, il vous est possible de contrôler la configuration d un ouvrage. Le programme vous propose pour chaque paramètre un réglage adéquat. Dans l intérêt de cet exercice, nous vous conseillons de ne pas modifier la configuration par défaut. Dans notre exemple, nous allons travailler avec deux parties d'ouvrage. Pour cela, cochez la case OUV pour activer les parties d'ouvrage. Faites un clic sur le prochain onglet Structure. Roland Messerli AG Informatik 14 / 81 Jobin SA Informatique

15 Ici, sont définies les parties d ouvrage et les localisations. Si vous n avez pas besoin de structurer votre ouvrage, conservez simplement le Projet global prédéfini. Dans notre exemple, nous allons travailler avec deux parties d ouvrage: Bâtiment 1 et Bâtiment 2. Les champs PG / Projet global sont activés avec un double-clic et renommés en BAT1 / Bâtiment 1. Après confirmation de la désignation de la première partie, le curseur saute sur la deuxième ligne pour vous permettre de saisir la deuxième partie d ouvrage qui est BAT2 / Bâtiment 2. Les OUV peuvent être classés dans un ordre souhaité. Sélectionnez l onglet Maîtres d ouvrages. Vous pouvez spécifier un maître d ouvrage différent pour chaque partie d ouvrage. C'est pourquoi la sélection du maître d ouvrage débute par le choix de la partie d ouvrage. Dans notre exemple, nous désignons un seul maître d ouvrage pour les deux parties. Démarrez la gestion des adresses par un clic sur le bouton à côté du champ de saisie N adresse. La gestion des adresses vous permet, dès lors, de consulter le fichier et de charger l adresse du maître de l ouvrage par un double-clic. Roland Messerli AG Informatik 15 / 81 Jobin SA Informatique

16 Vous pouvez procéder de la même manière pour la banque. L adresse peut être chargée à partir du fichier d'adresses. Autrement, vous avez la possibilité d ouvrir le répertoire des banques par un clic sur le bouton. Opérez un classement dans la liste des banques un cliquant sur un champ de titre, par exemple "Lieu" et cherchez la banque désirée à l'aide de la barre de défilement verticale. Choisissez donc une banque et enregistrez-la par un clic sur ou un double-clic sur sa ligne. Ensuite, complétez les champs N compte / IBAN et, au besoin, N _CCP. Roland Messerli AG Informatik 16 / 81 Jobin SA Informatique

17 Le programme ouvre également et automatiquement un compte Hors compte et un compte WIR. Sélectionnez maintenant la deuxième partie d'ouvrage (BAT2). Le maître d'ouvrage et la banque existants sont proposés et peuvent ainsi être repris. Cliquez sur l onglet Raison sociale. La partie supérieure n est qu un aperçu avant impression. La saisie est opérée dans les champs en dessous. Si vous entrez un texte dans la partie de gauche, il sera centré. Pour aligner le texte à gauche, il faut exercer, dans le champ vis-à-vis, une pression sur la barre d espace. Vous pouvez changer la police de caractères en plaçant le curseur dans un champ et en cliquant sur Polices. Pour un en-tête ou un pied de page en éléments graphiques, il vous est possible d utiliser des fichiers Bitmap (BMP). Roland Messerli AG Informatik 17 / 81 Jobin SA Informatique

18 Cliquez sur le prochain onglet Déductions. Conservez le chablon de déductions n 03 qui définit l'ordre dans lequel les déductions seront calculées. Ici sont définies les déductions nécessaires à l'ensemble de l ouvrage. Il est, bien entendu, possible de modifier et d adapter individuellement, par contrat, les valeurs de ces conditions. En dehors du rabais et de l'escompte, les données proposées par défaut peuvent être modifiées. Un double-clic sur un texte permet d'adapter la désignation. Pour ajouter une déduction, appuyez sur la touche F6. La touche de fonction F7 permet d'effacer une déduction. Entrez les valeurs par défaut des déductions générales. La valeur nulle proposée peut être directement écrasée et remplacée par la valeur voulue. Activez cette case pour que ces déductions soient également prises en compte lors de la comparaison des offres. Si cette option est cochée, lorsque vous saisissez le paiement d un acompte, les déductions sont calculées. Quittez cette boîte de dialogue par un clic sur le bouton. Roland Messerli AG Informatik 18 / 81 Jobin SA Informatique

19 Adresses du projet Menu du projet Adresses du projet. Toutes les adresses C est ici que vous choisissez les adresses destinées à vos pages de garde (p. ex. soumissions, contrats, etc.). Les modifications effectuées directement dans les champs de saisie ne sont valables que pour ce projet. L adresse dans le fichier d adresses ne change pas. Choisissez d abord le genre de l adresse. Un clic dans le champ Rôle ouvre la liste en question. Cherchez le genre d adresse désiré, à l aide de la barre de défilement, et sélectionnez-le par un clic. Ensuite, vous pouvez charger l adresse correspondante, soit par la saisie directe dans N adr. ou à partir du bouton Reprise d adresse (comme pour le MO dans les Données du bureau et de l ouvrage). Pour vous entraîner, saisissez encore quelques adresses (par exemple DT, Ingénieurs, Retour de la soumission, etc.). Roland Messerli AG Informatik 19 / 81 Jobin SA Informatique

20 Page de garde A l aide de la souris sélectionnez l onglet Page de garde. Cet onglet vous permet de préciser les positions pour l impression des adresses sur la page de garde des soumissions, contrats, avenants, situations, factures (métrés), etc. Lorsque vous cliquez dans un champ de position, du côté droit de la fenêtre, il se présente en jaune. Sélectionnez une adresse dans la partie de gauche. Par un double-clic sur le nom ou par le bouton, l adresse est insérée dans le champ de position marqué en jaune. Disposez les adresses Maître d ouvrage, Direction des travaux et Architecte comme dans l'exemple. Il n est pas nécessaire de positionner l adresse que vous avez définie pour le Retour de la soumission, car elle sera automatiquement inscrite dans le champ Adjudicataire / Retour de la soumission (bleu) lors de l impression de la soumission. Si une position d adresse est déjà occupée, il vous est permis de la déplacer à l aide de la souris en gardant le bouton gauche enfoncé. Déplacez, à titre d exemple, le champ Adjudicataire / Retour de la soumission vers le haut, à droite. Quand vous imprimerez un contrat standard, l adjudicataire apparaîtra sur la page de garde, dans la position que vous venez de définir. Après avoir saisi toutes les données, fermez la fenêtre par un clic sur le bouton. Roland Messerli AG Informatik 20 / 81 Jobin SA Informatique

21 Texte des lettres, des contrats Menu du projet Textes des formulaires. L onglet Général permet de saisir le Lieu d expédition suivi d une virgule d un espace et "le". La date sera automatiquement imprimée. Vous pouvez aussi saisir un texte de signature pour les lettres d accompagnement (max. 10 lignes). Permet de saisir le titre de l en-tête qui sera ensuite imprimé sur les lettres au-dessus de l adresse. Les textes par défaut du MesserliGEST sont chargés. Charge les textes personnels précédemment sauvegardés Sauvegarde les textes personnels comme textes standards Les onglets suivants offrent la possibilité de modifier les textes des formulaires prédéfinis, pour l ouvrage en cours (sans sauver) ou pour tous les ouvrages (sauver comme standard). Cliquez sur l onglet Soumission. Les champs Remarque générale sur la page de garde et Remarque générale sur la page de récapitulation sont destinés à recevoir les commentaires valables pour toutes les soumissions de l ouvrage. Vous avez aussi la possibilité de saisir les commentaires propres à une soumission, lors de son impression. Roland Messerli AG Informatik 21 / 81 Jobin SA Informatique

22 Devis original Dans le Menu du projet cliquez une fois sur Devis original. L image suivante se présente à l écran, avec le catalogue CFC réglé au premier niveau. A l aide de ces boutons, vous pouvez basculer entre les présentations du catalogue CFC du premier jusqu au cinquième niveau. Pour les besoins de la saisie cliquez sur le niveau 5. Vous affichez ainsi le catalogue complet. Faites un clic dans ce champ de saisie et entrez un numéro de CFC. En validant par la touche Enter, le catalogue CFC sera affiché depuis cette position. Roland Messerli AG Informatik 22 / 81 Jobin SA Informatique

23 Saisie à l écran La saisie des montants CFC est opérée dans la colonne Devis original TVA incl. et sur la ligne de la partie d ouvrage en question. Vous pouvez entrer les montants directement à partir du clavier et confirmer par la touche Enter. Faites attention de saisir ces montants au dernier niveau de l arborescence des CFC (à trois ou quatre chiffres). Nous les entrons sur le CFC numéro Modifier le texte Pour procéder à des modifications du texte d une position CFC, sélectionnez sa désignation actuelle par un clic et passez dans l Onglet Traité Modifier le texte. La boîte de dialogue suivante apparaît à l écran: Modifiez la Désignation et cliquez sur OK. La modification de texte est ainsi enregistrée dans votre devis. Roland Messerli AG Informatik 23 / 81 Jobin SA Informatique

24 Ajouter un CFC Le plus souvent, vous avez le choix parmi plusieurs manières de procéder pour accomplir une tâche fréquemment utilisée. En retournant au menu de la page précédente, vous pouvez constater qu il contient une option Ajouter un CFC. En appelant cette fonction, vous pourriez créer un nouveau CFC. A droite du texte de menu, se trouve souvent un raccourci-clavier. Il est donc également possible de créer un nouveau CFC par la touche Insert. Une autre façon de procéder consiste à appeler le menu contextuel. Pour cela, cliquez à l aide de la touche droite de la souris dans la fenêtre Devis original et vous obtiendrez le menu suivant : Le Menu contextuel est toujours appelé par la touche droite de la souris. Son contenu dépend de l environnement à partir duquel il est demandé. A ce moment, nous nous trouvons dans le devis par CFC et les options du menu contextuel portent toutes sur le devis original. Sélectionnez l option Ajouter un CFC. Une boîte de saisie s affiche, vous invitant à entrer un numéro CFC, que vous pouvez saisir avec ou sans point. Pour saisir la désignation vous disposez de deux lignes à 30 caractères chacune. Après confirmation par le bouton OK, la position nouvellement saisie est affichée dans le devis original et il ne vous reste qu à saisir un montant dans la colonne Devis original TVA incl. Roland Messerli AG Informatik 24 / 81 Jobin SA Informatique

25 Saisie par numéro Onglet Sélection Saisir par numéros, cette option est prévue pour les utilisateurs connaissant les numéros CFC par cœur ou lorsque la saisie s effectue à partir d un document préparé à l'avance. En utilisant cette méthode, la saisie du devis original structuré en parties d ouvrage ne peut se faire que par partie séparée. Sélectionnez donc d abord la bonne partie d ouvrage. Ensuite, entrez le numéro de CFC dans le champ CFC. En validant par la touche Enter, le curseur saute dans le champ Montant. Introduisez 25'000 et confirmez aussi cette saisie. Pour cet exercice, ajoutez 29'000 au CFC BAT1 et 30'000 au CFC BAT2. Passez de nouveau dans le mode Saisie par défilement en fermant la boîte de dialogue. L écran se présente comme suit : Roland Messerli AG Informatik 25 / 81 Jobin SA Informatique

26 Afficher ou non toutes les positions du catalogue Pour n'afficher que les positions qui ont été saisies dans le devis, cliquez sur le bouton Afficher le catalogue qui se trouve dans l onglet Sélection. Les positions non utilisées du catalogue sont ainsi masquées. Voyez maintenant votre Devis original : Pour imprimer le Devis original, vous pouvez cliquer sur le bouton Imprimer qui se trouve dans l onglet Sélection.. Fermez la fenêtre Devis original. Roland Messerli AG Informatik 26 / 81 Jobin SA Informatique

27 Imprimer le devis original Menu du projet Impression, marquez la ligne Devis original, puis confirmez en cliquant sur le bouton Continuer. La fenêtre qui se présente à l écran vous permet une multitude de réglages pour contrôler l impression de votre document. Pour les besoins de notre exemple, nous choisissons la configuration illustrée ci-dessous: Choix des colonnes à imprimer Ne sont imprimées que les colonnes cochées. En sélectionnant les cases respectives, vous avez la possibilité d activer ou non les colonnes à imprimer. Roland Messerli AG Informatik 27 / 81 Jobin SA Informatique

28 Passons à l onglet suivant : Adresses. Cette fenêtre vous permet de préciser les adresses pour la page de garde. D emblée, le programme vous propose les adresses déjà saisies par le Menu du projet Adresses du projet. Vous pouvez modifier les titres dans les champs respectifs ou ajouter de nouvelles adresses avec leurs titres dans les champs vides. La sélection complète, avec leur titre, peut dépendre du choix de la partie d'ouvrage concernée. Ainsi, il est possible de différencier les paramètres pour chaque partie d'ouvrage. Choisissez le prochain onglet : Page de garde. Cet onglet vous permet de créer votre page de garde. Les champs Titre 1 à Titre 3 ou Signatures contiennent des propositions, mais vous être libre de les changer à votre guise. L'onglet Page(s) de texte, vous permet d'apporter des explications, descriptions et commentaires. La page de texte sera imprimée comme deuxième page, après la page de garde. Cliquez sur le bouton l imprimante. pour envoyer votre Devis original directement vers Roland Messerli AG Informatik 28 / 81 Jobin SA Informatique

29 L'aperçu avant impression Cliquez sur le bouton aperçu avant impression : et le devis original apparaîtra d abord à l écran, comme Ouvre une fenêtre vous permettant de choisir les pages à imprimer. Présente la page suivante à l écran. Permet de revenir à la page précédente. Affiche deux pages à l écran. N affiche qu une page à l écran. Permet d agrandir deux fois l image à l écran. Enlève l effet de loupe, présentation plus petite. Ouvre la messagerie pour l'envoi du document par . Permet d'enregistrer le document au format PDF. Vous ramène dans l ouvrage sans imprimer le devis original. Roland Messerli AG Informatik 29 / 81 Jobin SA Informatique

30 Devis général révisé (mutation) Menu du projet Devis général révisé appelle la fenêtre de saisie, qui n'affiche plus que les positions CFC que vous avez saisies dans le Devis original. Il est, bien-entendu, aussi possible de saisir des mutations pour des CFC que vous n'avez pas encore chargés dans le devis original. Un clic sur le bouton Afficher le catalogue affiche toutes les positions du catalogue. Pour les besoins de notre exemple, veuillez conserver la configuration par défaut. Dans notre exemple nous allons créer une mutation sur le CFC / BAT1. Passez dans l onglet Traiter Créer une nouvelle mutation du devis Roland Messerli AG Informatik 30 / 81 Jobin SA Informatique

31 Vous pouvez y introduire un numéro de mutation. Par l'attribution de numéros, il vous sera possible de regrouper certaines mutations lors de l'impression. Mais vous pouvez aussi ne pas donner de numéro et laissez le cadre vide. Vous permet de choisir pour quel partie d ouvrage doit se faire la mutation. Ce champ, vous permet de saisir un texte justificatif. Le champ Date, propose toujours la date du jour que vous êtes libre de changer. La catégorie permet le classement des mutations par genre. Saisissez le CFC de la mutation et saisissez le montant de la mutation. Si vous ne saisissez aucun signe, le montant sera additionné, par contre, avec le signe moins, le montant sera soustrait. Validez votre saisie par une pression sur la touche Enter. Après sélection et confirmation du montant, le cadre de saisie saute automatiquement dans le champ vers CFC que nous allons laisser vide pour notre première mutation qui est ainsi terminée. Roland Messerli AG Informatik 31 / 81 Jobin SA Informatique

32 Mutation du devis avec transfert d'un montant entre positions Dans une mutation avec transfert, le montant est transféré d un CFC à un autre et/ou d'une partie d ouvrage à une autre, avec le même texte justificatif, la même date ainsi que la même Catégorie. Saisissez la mutation suivante comme décrit dans le chapitre précédent. Voici le résultat après fermeture de la boîte de dialogue. Roland Messerli AG Informatik 32 / 81 Jobin SA Informatique

33 Imprimer les mutations du devis Pour imprimer les Mutation du devis, vous pouvez cliquer sur le bouton Imprimer qui se trouve dans l onglet Sélection.. Vous pouvez choisir entre deux genres de documents. La Liste des mutations est un protocole de saisie. Toutefois, il est possible de spécifier si les mutations sont à imprimer dans un ordre chronologique ou classées selon les catégories. En plus, vous pouvez sélectionner l ensemble des mutations pour impression ou choisir une partie seulement, comprise dans une période déterminée. Le document Récapitulation (comme devis original) vous permet de choisir les colonnes à imprimer et d intervenir vous-mêmes dans la composition de votre document, comme pour le devis original. Dans notre exemple, nous optons pour le document Liste des mutations avec les paramètres suivants : Envoi votre document directement vers l imprimante. Contrôle la Liste des mutations ou la Récapitulation dans l aperçu avant impression. Roland Messerli AG Informatik 33 / 81 Jobin SA Informatique

34 Aperçu avant impression Pour les explications concernant la prévisualisation du document à l'écran, veuillez vous référer au paragraphe Imprimer le devis original. Imprimer le devis révisé Après l'impression, fermez la fenêtre Mutations / Devis révisé Dans le Menu du projet Impression et, dans la liste qui s ouvre, optez pour Devis révisé, puis cliquez sur Continuer. La fenêtre pour l'impression du devis révisé est lancée, permettant de configurer l impression. La fenêtre nous est déjà connue et vous pouvez opérer les mêmes paramétrages que pour l impression du Devis original. Roland Messerli AG Informatik 34 / 81 Jobin SA Informatique

35 Saisie de la soumission Dans le Menu du projet, cliquez sur l option Soumissions / devis détaillés. Vous accédez ainsi automatiquement à l onglet Sélection. Une soumission "0" "Conditions particulières" vous est proposée par défaut. Celle-ci n'est utile que pour la saisie des conditions générales et particulières, avec le CFC 000 et le chapitre CAN 102. Une fois remplie, le programme vous proposera automatiquement de la copier dans toutes les nouvelles soumissions que vous créerez. Pour notre exercice, nous laisserons cette soumission de côté. Passez à l'onglet de gauche Liste des soumissions/contrats pour créer une nouvelle soumission. Cliquez sur le bouton pour générer une nouvelle soumission. Il vous est permis de choisir un numéro de soumission dans une fourchette de 1 à Entrez le numéro et confirmez par Enter. Donnez la désignation Travaux de maçonnerie et confirmez à nouveau. Revenez à l onglet Sélection. Le numéro de la soumission est déjà présent dans le champ Soumission qu il ne vous reste qu à confirmer avec Enter ou double-cliquer sur la désignation Travaux de maçonnerie. Roland Messerli AG Informatik 35 / 81 Jobin SA Informatique

36 Le curseur se déplace dans le champ CFC. Si vous connaissez le numéro CFC, vous pouvez directement le saisir et valider avec la touche Enter. (par exemple 2115 ou 211.5). Le curseur saute alors dans le champ CAN (chapitre CAN ou personnel). Tous les chapitres CAN correspondant au CFC introduit s'affichent automatiquement dans la partie inférieure. Double-cliquez sur le chapitre 241. Le numéro du chapitre sélectionné apparaît dans le champ CAN et le curseur saute dans le dernier champ Avenant. Nous n avons encore saisi aucun avenant, passez donc en pressant sur Enter. L écran se présente alors comme suit: Ne changez rien aux réglages de la définition du mode de saisie (côté droit de la fenêtre). La configuration actuelle vous permet de saisir des articles et des quantités simultanément. Roland Messerli AG Informatik 36 / 81 Jobin SA Informatique

37 Faites un clic sur le bouton pour accéder à la saisie de la soumission. La fenêtre contenant les indications générales s'affiche. Quittez cette fenêtre d'information avec un clic sur le bouton Fermer. Ainsi s'ouvre la fenêtre de saisie de la soumission. Saisie de la soumission Tous les articles du chapitre sont présentés dans la fenêtre Chapitre + Soumission. La sélection des articles est opérée par un double-clic de la souris sur le n d article. Roland Messerli AG Informatik 37 / 81 Jobin SA Informatique

38 Sélectionnez l article en double-cliquant sur le numéro d article. Tous les articles sélectionnés changent de couleur et sont affichés en bleu. Recherche d articles Si le curseur (rectangle bleu) n'y est pas déjà, cliquez avec la souris dans le champ Position de l onglet Sélection et saisissez le numéro de l article que vous recherchez (par exemple 111) et validez avec Enter. En confirmant votre saisie, le chapitre s affiche à l écran depuis l article recherché. Recherche dans la hiérarchie des numéros Lors de la saisie, vous vous trouvez toujours au niveau 6. Faites un clic sur le bouton du niveau 1 de l onglet Sélection. Roland Messerli AG Informatik 38 / 81 Jobin SA Informatique

39 Dans le chapitre, ne sont présentés plus que les positions des centaines, c.-à-d. les paragraphes. Sélectionnez un paragraphe et passez au niveau 2 pour choisir un sous-paragraphe, puis au niveau 6. Dans l onglet Sélection choisissez Texte complet afin d afficher intégralement le texte du chapitre. Roland Messerli AG Informatik 39 / 81 Jobin SA Informatique

40 Saisir les sous-articles avec avant-métrés Saisissez un sous-article avec avant-métré, au moyen d un double-clic de la souris. La couleur du sous-article change en bleu et le curseur se déplace sur l avant-métré de la première partie d ouvrage. Entrez une quantité et validez avec Enter. Saisissez aussi la quantité de la deuxième partie d ouvrage. Sous-articles avec variables et avant-métrés Les sous-articles à variables se différencient par la présence de textes de couleur rouge qui sont susceptibles d être modifiés par l utilisateur. Cherchez un sous-article comme dans notre exemple. Faites un double-clic sur le numéro de la variable. Le cadre de saisie illustrée ci-dessous est affiché. Saisissez le texte ou respectivement les chiffres demandés et confirmez deux fois par Enter. Si le sous-article contient plusieurs variables, vous avez la possibilité d en saisir autant que nécessaire. Lorsque la saisie des variables est terminée, accédez à l'avant-métré, puis saisissez une quantité pour chaque partie d ouvrage. Roland Messerli AG Informatik 40 / 81 Jobin SA Informatique

41 Genres de quantités / articles "par" Sélectionnez un autre article. Au lieu d entrer un avant-métré, appuyez sur la touche P. Pour la deuxième partie d ouvrage, pressez également sur P pour obtenir un article par. Modifiez un article par en un article avec quantités. Faites un clic sur le mot par, puis entrez directement l avant-métré. Après confirmation, celui-ci remplacera la désignation par. Autres genres de quantités Vous avez la possibilité de modifier les genres de quantités par le bouton Code quantité de l onglet Traiter. (Voir brochure "Information pour utilisateur" éditée par le CRB.) Positions de réserve Sélectionnez un sous-article, par exemple et dans l onglet Traiter, cliquez ensuite sur le bouton Un cadre de saisie s ouvre, vous proposant le prochain numéro de position libre. La hiérarchie nécessaire à ce numéro d article est automatiquement créée. Confirmez avec la touche Enter. Roland Messerli AG Informatik 41 / 81 Jobin SA Informatique

42 Un autre cadre de saisie s ouvre et vous invite à introduire le texte de votre article de réserve. Après avoir pressé deux fois la touche Enter, le curseur saute dans la colonne Unité et ouvre un nouveau cadre de saisie. Effacez, avec la touche Delete, le signe % qui est proposé par défaut, puis appuyez sur Enter. La liste déroulante ci-après est affichée, contenant toutes les unités admises. Choisissez l'unité que vous souhaitez appliquer, puis validez par un clic sur le bouton OK. Saisissez ensuite les avant-métrés : Roland Messerli AG Informatik 42 / 81 Jobin SA Informatique

43 Modification du texte d un article de réserve ou d une variable Sélectionnez le texte à modifier d un article de réserve ou d une variable. Ouvrez le cadre de saisie par un double-clic ou une pression sur la touche F2. Introduisez vos modifications et confirmez votre saisie avec deux pressions de la touche ENTER (si le curseur est en fin de texte) ou une pression sur la touche F2. Copier des articles dans des positions de réserve Marquez une position, par exemple , et faites un clic sur le bouton. Comme pour la saisie des articles de réserve, le prochain numéro libre vous est proposé. Confirmez la proposition pour parvenir dans le cadre de saisie du texte. Le texte de l article sélectionné est copié dans la position de réserve et peut être modifié ou complété selon vos besoins. L unité, de l article copié, vous est proposée d office, mais est aussi susceptible d être changée. Entrez les avant-métrés. Roland Messerli AG Informatik 43 / 81 Jobin SA Informatique

44 Afficher ou non le catalogue Un clic sur le bouton de l onglet Sélection vous permet de n'afficher à l'écran que les positions qui ont été chargées dans la soumission. Réactivez ce bouton par un autre clic pour visualiser intégralement le chapitre. Roland Messerli AG Informatik 44 / 81 Jobin SA Informatique

45 Travailler avec des fenêtres "Chapitre" et "Soumission" séparées Ce bouton de l onglet Affichage ouvre une deuxième fenêtre qui affiche uniquement les positions de la soumission, pour autant que vous ayez affiché le chapitre complet dans la première fenêtre. Vous avez ainsi la possibilité d'afficher, dans une fenêtre, le chapitre CAN ou personnel, pour y saisir les positions souhaitées, et une autre fenêtre qui n'affiche que votre soumission. Saisir un nouveau CFC et/ou un nouveau chapitre CAN Un clic sur ce bouton de l onglet Sélection vous ramène dans la fenêtre de sélection et vous donne la possibilité de sélectionner un nouveau CFC, un nouveau chapitre CAN ou de créer une nouvelle soumission. Roland Messerli AG Informatik 45 / 81 Jobin SA Informatique

46 Imprimer la soumission Vous avez la possibilité d'imprimer directement depuis la fenêtre de saisie de la soumission, par un clic sur le bouton. Le premier onglet à s ouvrir est Liste des soumissions/contrats. Sélectionnez la soumission que vous désirez imprimer, puis faites un clic sur l onglet Documents. Choisissez le document Soumission. Cochez tous les éléments optionnels suivants : Page de garde Récapitulation avec Conditions Descriptif Remarque : Comme la lettre d'accompagnement pour l'entrepreneur ne peut être activée qu'une fois les soumissionnaires définis, nous reviendront ultérieurement cocher les deux derniers documents. Cliquez ensuite sur l'onglet suivant Page de garde. Roland Messerli AG Informatik 46 / 81 Jobin SA Informatique

47 Saisissez toutes les informations que vous jugez nécessaires. Les indications dans les champs Date d ouverture et Heure d ouverture n ont de l importance que pour les appels d offres publiques. Vous pouvez compléter les éventuelles remarques saisies dans le menu de l ouvrage Texte des formulaires, par d autres commentaires propres à cette soumission. Passez dans l onglet Récapitulation. Pour notre exemple, nous conservons cette configuration. Néanmoins, vous avez la possibilité de composer plusieurs variantes personnalisées de la ou les Récapitulation(s) à imprimer. Roland Messerli AG Informatik 47 / 81 Jobin SA Informatique

48 Découvrez maintenant l onglet Format descriptif. Ici, vous sont proposées diverses options vous permettant de paramétrer certains détails de l impression. Cependant, vous êtes libre d accepter la configuration par défaut. Vous pouvez changer à votre guise le rang définissant l ordre dans lequel les différentes répartitions des quantités seront prises en compte pour l impression. Par défaut, le CFC est présenté avant le chapitre CAN. Veuillez conserver ce choix. Roland Messerli AG Informatik 48 / 81 Jobin SA Informatique

49 Faites un clic sur l onglet Soumissionnaires. Cette fenêtre vous permet de spécifier les soumissionnaires, ainsi que les conditions à imprimer dans la soumission. Si vous précisez les soumissionnaires, il sera possible d'imprimer une lettre d accompagnement pour chacun. Saisir un soumissionnaire Si vous connaissez le numéro d adresse du soumissionnaire, inscrivez-le directement dans le champ et confirmez avec la touche Enter. Si vous ignorez ce numéro, cliquez sur le bouton pour accéder à au fichier d adresses, à partir duquel vous pourrez importer l adresse souhaitée par un double-clic. Roland Messerli AG Informatik 49 / 81 Jobin SA Informatique

50 Conditions de la soumission Ici sont saisies les valeurs des conditions de la soumission. Ce sont évidemment les mêmes pour tous les soumissionnaires. Les conditions elles-mêmes sont saisies dans le menu Données du bureau et du projet. Pour les conditions où le soumissionnaire est invité à proposer une valeur (par exemple pour le rabais), une ligne pointillée est affichée. En ce qui concerne les autres conditions, les valeurs sont déjà données. Celles dont la valeur est nulle (0.00) ne seront pas imprimées. Les valeurs prédéfinies peuvent encore être modifiées ici, par écrasement direct. La saisie d'un point suivi d'une confirmation avec la touche Enter génère une ligne pointillée. La saisie terminée, revenez à l'onglet Documents. Maintenant, il est possible de sélectionner les éléments Lettre entrepreneur et Liste des soumissionnaires. Si vous faites un clic sur le bouton vers l imprimante., votre soumission sera directement acheminée Roland Messerli AG Informatik 50 / 81 Jobin SA Informatique

51 Aperçu avant impression Un clic sur le bouton vous permet d obtenir un aperçu à l'écran de votre soumission. Ouvre une fenêtre vous permettant de choisir les pages à imprimer. Présente la page suivante à l écran. Permet de revenir à la page précédente. Affiche deux pages à l écran. N affiche qu une page à l écran. Permet d agrandir deux fois l image à l écran. Enlève l effet de loupe, présentation plus petite. Ouvre la messagerie pour l'envoi du document par . Permet d'enregistrer le document au format PDF. Vous ramène dans l ouvrage sans imprimer le devis original. Roland Messerli AG Informatik 51 / 81 Jobin SA Informatique

52 Comparaisons des offres Menu du projet Comparaisons des offres. Ici sont saisis les soumissionnaires et leurs conditions. Les entreprises qui ont déjà fait l objet d une saisie, lors de l impression de la soumission, sont reprises automatiquement pour la comparaison des offres. Si d'autres soumissionnaires doivent être ajoutés à cette liste, procédez de la manière décrite sous Imprimer la soumission. Marquez le premier soumissionnaire et spécifiez ses conditions du côté droit de la fenêtre. Sélectionnez le soumissionnaire suivant et saisissez également ses conditions. Ecarté : Vous pouvez exclure certains entrepreneurs de la liste. Les soumissionnaires écartés ne seront plus imprimés. Net offre : Dans cette colonne sont introduits les montants des offres à l ouverture des soumissions (inscrits sur la première page). Ces montants n apparaîtront que sur les récapitulations de la comparaison des offres et les propositions d adjudication. Ces champs peuvent donc aussi restés vides. Roland Messerli AG Informatik 52 / 81 Jobin SA Informatique

53 Saisie des prix Dans la Comparaison des offres, vous avez la possibilité d entrer tous les prix de manière détaillée, comme Prix unitaires, ou de travailler avec les Prix globaux (par CFC ou CAN). Il est même possible de combiner ces deux modes de saisie. Pour commencer, marquez un entrepreneur dans l onglet Soumissionnaires. Passez, ensuite, dans l onglet Prix unitaires. Le curseur se trouve d office dans le premier champ de la colonne Prix unitaire, de manière à permettre la saisie directe du premier prix. Après confirmation par Enter, le curseur se déplace à la prochaine position. Le total est calculé à mesure et affiché dans la partie supérieure de la fenêtre. Répartition des quantités Cliquez sur le bouton pour afficher les parties d'ouvrage de la position sélectionnée. Ceci vous permettra de saisir des prix différents pour chaque répartition. Saisissez les prix unitaires de tous les articles, sans distinction de parties d'ouvrage. Roland Messerli AG Informatik 53 / 81 Jobin SA Informatique

54 Retournez dans l onglet Soumissionnaires pour sélectionner le deuxième entrepreneur. Cliquez une fois sur le deuxième entrepreneur, introduisez ses conditions, puis revenez dans l onglet Prix unitaires pour y saisir ses prix. Prix globaux (par CFC / CAN) Pour le dernier soumissionnaire, nous nous contenterons de saisir les Prix globaux par CFC. Marquez ce soumissionnaire, comme décrit ci-dessus, et basculez dans l onglet Prix globaux. Le programme affiche d abord la première partie d ouvrage et les positions CFC concernées. Dans la colonne Montant brut, saisissez le prix brut. Après avoir confirmé le prix brut avec Enter, pressez-la encore deux fois pour que le programme passe automatiquement à la partie d'ouvrage suivante. Vous pouvez aussi sélectionnez manuellement la partie d'ouvrage BAT2 dans la liste déroulante. Saisissez le prix brut dans la colonne Montant brut. Roland Messerli AG Informatik 54 / 81 Jobin SA Informatique

55 Récapitulation Passez à l onglet Récapitulation. Il vous permet de sélectionner la ou les récapitulations à afficher à l'écran. Dans notre exemple, nous créons une récapitulation par CFC. Au départ, cliquez sur le bouton. Ensuite, vous pouvez charger la récapitulation dans la fenêtre Liste pour sélection, à l aide d un double-clic sur la ligne CFC. Cliquez sur le bouton venez de composer. pour permettre le calcul et l affichage de la récapitulation que vous Roland Messerli AG Informatik 55 / 81 Jobin SA Informatique

56 Comparaison des articles Cliquez sur le bouton pour obtenir une comparaison détaillée par article. Dans cette fenêtre, vous pouvez trier les articles selon différents critères. Pour faciliter l orientation dans le tableau, le prix le plus bas est présenté en bleu et le plus cher en rouge. Roland Messerli AG Informatik 56 / 81 Jobin SA Informatique

57 Sélection et classement des entreprises Ce bouton que vous trouvez dans l onglet Sélection permet d accéder à la fenêtre Classement des soumissionnaires, onglet Comparaison détaillée. Par défaut, l'option Classer du moins cher au plus cher est active. En plus des soumissionnaires, vous pouvez également afficher les colonnes Moyenne, Articles les moins chers, Articles les plus chers et Devis détaillé. Par un clic dans la colonne Calculer mais, vous activez ou non les lignes correspondantes. Désactivez donc l'entrepreneur pour lequel vous n'avez saisi que des prix globaux (par CFC) et activez la colonne Moyenne. Le bouton spécifications. vous ramène dans le tableau de la comparaison, adapté selon vos Roland Messerli AG Informatik 57 / 81 Jobin SA Informatique

58 Classement des articles Dans la fenêtre de comparaison des offres, vous pouvez classer les articles de multiples manières. Un simple clic sur le titre d une colonne déclenche un classement des articles, de la plus grande à la plus petite donnée, selon la colonne choisie. L index de la colonne qui est à l origine du classement est affiché en bleu. Présentation compacte Par défaut, le bouton dans l onglet Sélection n est pas actif. Cependant, quand il s agit de comparer beaucoup d entreprises, le mode de présentation compacte est plus pratique. Vous l activez par un clic pour afficher la coche. Avant de procéder à l impression, désactivez l option présentation normale. pour revenir à une Roland Messerli AG Informatik 58 / 81 Jobin SA Informatique

59 Impression de la comparaison des offres détaillée (comme à l'écran) Un clic sur le bouton de l onglet Sélection vous amène à l'impression. Ici, le document sera imprimé avec la même mise en forme que celle définie à l écran. De plus, vous pouvez préciser, si vous désirez imprimer tout le document ou seulement une partie, par exemple, les deux premières pages. Dans la fenêtre de comparaison des offres, les limites des formats A4 vertical et A4 horizontal sont signalées par des triangles bleus. Les boutons et permettent d imprimer la comparaison. Roland Messerli AG Informatik 59 / 81 Jobin SA Informatique

60 Impression de la comparaison des offres Menu du projet Impression Comparaison des offres / Proposition d'adjudication Le premier onglet montre la Liste des soumissions/contrats. Sélectionnez la soumission et passez dans l onglet Documents. Ici, vous avez le choix d imprimer la comparaison des offres de manière détaillée par article ou seulement une récapitulation de la comparaison / proposition d adjudication. Pour les besoins de notre exemple, activez la Comparaison détaillée. Précisez ici l'écart toléré en pourcent et/ou en francs. Ainsi, ne seront imprimées que les positions dont l'écart est plus ou moins élevé, par rapport à la base de comparaison. L'entrepreneur de référence (base) est défini dans l'onglet suivant Comparaison détaillée. Comparaison détaillée (en colonne) Vous connaissez déjà les onglets Comparaison détaillée et Format descriptif. Les paramètres définis dans ces onglets ne concernent que l impression de la comparaison détaillée par articles. Dans la colonne Base, vous spécifiez l entrepreneur de référence (0 %) pour le calcul des écarts. Par défaut, c est le moins cher qui est marqué. Un clic dans le champ Base, permet de changer d'entrepreneur. Roland Messerli AG Informatik 60 / 81 Jobin SA Informatique

61 Récapitulation / proposition d adjudication Revenez à l onglet Documents. Ici, sélectionnez la Récapitulation / proposition d adjudication, Formulaire 1. Les formulaires 1 à 6 sont différents modèles d'impression au choix. Passez à l'onglet Proposition d'adjudication. En sélectionnant un entrepreneur, vous pouvez saisir un texte dans le champ Commentaire. Par un simple clic dans le champ Proposition, vous pouvez choisir entre les options Imprimer, Ne pas imprimer ou PROPOSER. Roland Messerli AG Informatik 61 / 81 Jobin SA Informatique

62 Vous avez le choix entre l'impression d'une simple Récapitulation ou d'une Proposition d'adjudication. Les informations des champs Options formulaire, Commentaire (en bas), Arrondi, Dernière offre nette, Déjà adjugé net et Devis, ne sont imprimées que dans la Proposition d adjudication. L entrepreneur à qui vous avez attribué l option PROPOSER apparaîtra dans la proposition d adjudication en tant qu'adjudicataire proposé. Le bouton vous permet de modifier les signatures (Le Maître d ouvrage et L architecte) ; ainsi que de ne pas afficher l en-tête. Dans l onglet Récapitulation, vous pouvez composer votre récapitulation comme décrit dans la comparaison des offres. Ne changez rien à la configuration par défaut. Cliquez sur le boutons et Ensuite, fermez toutes les fenêtres jusqu au Menu du projet. Roland Messerli AG Informatik 62 / 81 Jobin SA Informatique

63 Contrats, adjudications Menu du projet Contrats, adjudications Le premier onglet montre la Liste des soumissions/contrats. Sélectionnez la soumission et passez dans l onglet Adjudicataire. Ici, vous définissez le bénéficiaire qui sera chargé de l exécution de la commande. Vous pouvez sélectionner l entreprise par un double-clic dans la liste des Entreprises soumissionnaires ou entrer directement son numéro d adresse dans le champ N adr. et confirmez par Enter. et importer l adresse de l'adjudicataire par un double- Vous pouvez aussi appeler la Reprise d'adresse clic. Quand il s agit de parties d ouvrage, il est possible d adjuger les parties à différents bénéficiaires. Dans notre cas, adjugez les deux parties au même bénéficiaire. Roland Messerli AG Informatik 63 / 81 Jobin SA Informatique

64 Passez à l onglet Info / Conditions. Ici, sont spécifiées les informations d ordre général concernant le contrat, ainsi que les Conditions. Vous pouvez stipuler différentes clauses de contrat et conditions pour chaque partie d ouvrage. Ceci est particulièrement intéressant dans le cas de plusieurs adjudicataires. Ouvrez l onglet Montants. Les montants sont affichés automatiquement, s ils ont été saisis dans la Comparaison des offres. Ils sont spécifiés par partie d ouvrage. La colonne Payer sur permet de regrouper la saisie des paiements sur un seul CFC de niveau supérieur, par exemple 211. Cette option est utilisée si l ouvrage ne nécessite pas des paiements pour chaque CFC du contrat. Roland Messerli AG Informatik 64 / 81 Jobin SA Informatique

65 L adjudication pour prestations forfaitaires sans soumission Les contrats, pour lesquels aucune soumission ni comparaison d offre n ont été établies, peuvent être saisis directement par le Menu Contrats, adjudications. Dans l onglet Liste des soumissions/contrats cliquez sur le bouton. Attribuez un numéro de contrat de votre choix, ainsi qu une désignation. Sélectionnez le contrat et passez dans l onglet Adjudicataire. Un clic sur le bouton vous amène dans le fichier d'adresses où vous pouvez rechercher l adresse et la charger par un double-clic. Cliquez sur l onglet Info / Conditions. Sélectionnez le genre de contrat Forfait et ne saisissez que la TVA comme condition. Pour cela, il suffit de saisir un zéro (0) à la place des valeurs indiquées. Roland Messerli AG Informatik 65 / 81 Jobin SA Informatique

66 Passez dans l onglet Montants. La fenêtre est vide. Nous allons commencer par la première partie d ouvrage qui est proposée par défaut. Introduisez, dans la colonne CFC, le numéro CFC de votre choix et confirmez par Enter. Dans la colonne Contrat, saisissez le total net des travaux. En cochant la case Montants nets, la TVA sera calculée de manière à obtenir le montant brut. Passez à la partie d'ouvrage suivante et donnez-lui aussi un montant de contrat dans la colonne Contrat. Le CFC est automatiquement repris de la première saisie. Le bouton permet de passer directement à l'impression du contrat. Roland Messerli AG Informatik 66 / 81 Jobin SA Informatique

67 Contrat pour paiements directs Pour comptabiliser les paiements sans contrat, par exemple pour les reproductions de documents et autres frais, il est possible de créer un contrat collectif. En ce qui concerne le contrat pour paiements directs, les différents bénéficiaires et numéros CFC seront introduits lors de la saisie des paiements (voir le chapitre "Paiements directs"). Dans l onglet Liste des soumissions/contrats, cliquez sur ce bouton. Attribuez un numéro de contrat de votre choix. Les numéros les mieux adaptés sont ceux commençant par un 9 et ayant au moins 4 ou 5 chiffres. Ainsi, ils apparaissent toujours en fin de liste et peuvent plus facilement être retrouvés. Dans notre exemple, optez pour le numéro et la désignation Paiement sans contrat. Sélectionnez ce contrat et passez dans l onglet Adjudicataire. A la place d un numéro d adresse, dans la colonne respective, saisissez un D pour Paiements directs. Vous ne pouvez pas saisir d'options de contrat supplémentaires. Celles-ci étant différentes pour chaque paiement, elles seront spécifiées dans le Menu Paiements. Fermez la fenêtre pour revenir au menu de l'ouvrage. Roland Messerli AG Informatik 67 / 81 Jobin SA Informatique

68 Imprimer le contrat Menu du projet Impression Contrat / Confirmation / Lettres de remerciements La Liste des soumissions/contrats est affichée en premier. Optez pour le contrat 21150, Travaux de maçonnerie. Puis, passez dans l onglet Documents. Activez toutes les composantes du contrat, pour les visualiser et juger de leur utilité. Deux genres de contrats sont à votre disposition : le Contrat standard et le Contrat SIA. Nous gardons le Contrat standard. Roland Messerli AG Informatik 68 / 81 Jobin SA Informatique

69 Passez dans l onglet Page de garde. Cet onglet permet de compléter les remarques déjà saisies dans le Menu Textes des formulaires. Les saisies effectuées ici ne concernent que le contrat en cours. Les onglets SIA ne sont activés que si vous sélectionnez l option Contrat SIA. L onglet Récapitulation nous est déjà connu depuis la comparaison des offres. Différentes récapitulations peuvent également être définies lors de l'impression du contrat. Dans l onglet Confirmation d adjudication, vous pouvez modifier le texte de la lettre. Il en est de même pour l onglet Remerciements. Par un clic dans la colonne Remercier, vous pouvez désigner les destinataires des lettres de remerciements. La configuration par défaut désigne tous les soumissionnaires non-adjudicataires comme sélectionnés. L onglet Format descriptif nous est connu depuis le paragraphe Imprimer la soumission. Quand tous les paramètres sont définis, cliquez sur ou pour déclencher la procédure d impression. Roland Messerli AG Informatik 69 / 81 Jobin SA Informatique

70 Paiements Paiements avec contrat Dans le Menu du projet Paiements sélectionnez l onglet Contrat, marquez le contrat Travaux de maçonnerie et passez dans l onglet Bénéficiaire / Banque. Le bénéficiaire de l adjudication est affiché dans la partie supérieure de la fenêtre. Ses données bancaires sont à saisir dans la partie inférieure. Pour la saisie des données bancaires, plusieurs alternatives vous sont proposées : par le fichier d'adresses, le N de clearing, la saisie directe dans le champ Désignation de la banque ou en cochant la case Selon bulletin de versement. Pour notre exemple, cliquez sur le bouton pour chercher la banque dans le répertoire des clearings. Un clic sur le bouton charge la banque de votre choix. Si plusieurs succursales portent le même numéro de clearing, le programme vous demandera une confirmation. Saisissez encore le N compte CCP de la banque et le N compte bancaire, en confirmant chaque saisie avec Enter. Roland Messerli AG Informatik 70 / 81 Jobin SA Informatique

71 Basculez, maintenant, dans l onglet Paiements. Le premier champ OUV est actif. La liste déroulante affiche toutes les parties de l ouvrage que vous avez adjugées à ce bénéficiaire. Confirmez la proposition BAT1 par une pression sur la touche Enter. Le curseur saute dans le champ CFC. Tous les CFC que vous avez définis lors de la saisie de l'adjudication sont à votre disposition. Conservez le CFC et validez par Enter. Le curseur saute dans le champ GF. Du côté droit de la fenêtre sont répertoriés tous les genres de factures. Entrez donc le numéro du Genre de facture directement dans ce champ. Avec un double-clic sur le genre de facture souhaité, vous obtenez le même résultat. Confirmez la saisie avec la touche Enter pour gagner le champ suivant : Acpte. Déduire les acomptes précédents ou non. Lors d un premier acompte, cette option est sans utilité. Confirmez donc par Enter pour accéder au champ Cpte MO. Dans le champ C. MO, il vous est demandé de préciser le compte du maître de l ouvrage. Celui-ci a été saisi dans les Données du bureau et du projet. Vous pouvez confirmer avec Enter. Le champ Cpte B indique la banque du bénéficiaire. Confirmez également cette proposition avec Enter. Roland Messerli AG Informatik 71 / 81 Jobin SA Informatique

72 La date de la facture est saisie dans le champ Date F. Après confirmation avec la touche Enter, la date d échéance apparaît automatiquement dans le champ Date E, en fonction du délai de paiement spécifié lors de l adjudication. Sur la droite, vous pouvez saisir un Libellé et le numéro de facture correspondant à ce paiement. Après confirmation par la touche Enter, le curseur se déplace dans la colonne Montant et sur la ligne Brut. Saisie du paiement par le montant brut Introduisez le montant brut et confirmez avec la touche Enter. Après confirmation des modifications, le montant net est recalculé. Les déductions proposées sont issues du contrat. Chaque pression sur la touche Enter vous amène sur la valeur modifiable suivante. Si aucun rabais ni escompte ne sont à déduire de ce paiement, vous pouvez entrer la valeur 0, dans la colonne %. Quand le paiement est saisi, faites un clic sur le bouton. Ceci vous amène sur la ligne <nouveau> et le curseur dans le champ OUV, prêt à l introduction d une nouvelle écriture. Roland Messerli AG Informatik 72 / 81 Jobin SA Informatique

73 Le numéro d Ecriture est incrémenté automatiquement au fur et à mesure de la saisie des paiements. Les numéros de l Ordre et de l Avis de paiement sont attribués automatiquement lors de l impression. Le numéro de l ordre de paiement est incrémenté d une unité à chaque impression. Pour l'exercice, veuillez saisir un deuxième acompte. Pour le deuxième acompte, choisissez de déduire les acomptes précédents. Si c'est le montant brut qui est saisi, tenez compte du fait que le premier acompte sera déduit. C'est donc le total des travaux effectués à ce jour qui doit être entré. Ne pas oublier d enregistrer l acompte. Saisie de la facture finale Dans le champ genre de facture GF, saisissez le chiffre 5 qui correspond à la facture finale. Le champ Acpte est alors grisé et le curseur passe directement dans le champ C. MO, car tous les acomptes précédents sont automatiquement déduits de la facture finale. Entrez toutes les données et confirmez chaque fois avec la touche Enter. Conservez les conditions telles qu elles sont définies. Les frais généraux comme le Prorata, l'assurance T.C. et le Panneau de chantier, ne sont déduits que lors de la facture finale, sur la ligne Total autres déductions. Ne pas oublier d enregistrer la facture finale. Roland Messerli AG Informatik 73 / 81 Jobin SA Informatique

74 Paiements directs Passez dans l onglet Contrat. Sélectionnez le contrat Paiement sans contrat et passez ensuite dans l onglet Bénéficiaire / Banque. Pour saisir un bénéficiaire, plusieurs possibilités vous sont offertes : Si le numéro de l adresse est connu, vous pouvez le saisir directement dans le champ N d'adresse du bénéficiaire. Un clic sur le bouton Reprise d adresse vous permet de basculer dans le fichier d'adresses et d y chercher l adresse en suivant la même procédure que celle décrite dans les Données du bureau et du projet. Nous optons pour une troisième possibilité, sans le recours au fichier d'adresses. Saisissez donc les données directement dans les champs Nom, Rue, NP et Lieu. Pour la saisie des données bancaires du bénéficiaire, le même choix de procédures que pour un paiement standard s offre à vous. Pour l'exercice en cours, nous utiliserons l option Selon bulletin de versement. Quand vous cochez cette case, vous êtes exempté de l obligation de fournir des données bancaires plus précises. La banque reprend alors les informations nécessaires sur les bulletins de versement, que vous joindrez à l ordre de paiement. Passez dans l onglet Paiements. Roland Messerli AG Informatik 74 / 81 Jobin SA Informatique

75 Procédez comme décrit précédemment pour la saisie des paiements. Dans le champ OUV, sélectionnez la deuxième partie d'ouvrage BAT2 et confirmez avec la touche Enter. Le curseur se déplace dans le champ CFC. Aucun numéro CFC n est affiché, car nous n avons pas défini de contrat. Saisissez donc directement le numéro CFC 524 Reproduction de documents, par exemple. Après confirmation et s'il s'agit d'un CFC qui n'a pas encore été utilisé, le programme vous demandera une deuxième confirmation, puis vous vous trouvez dans le champ GF (genre de facture). Pour les Paiements directs, vous ne pouvez utiliser que les genres de factures 4 et 6 à 12. Choisissez le numéro 6 pour Facture. Le champ n est pas actif, car le contrat pour paiements directs n offre aucune possibilité de déduire des acomptes ou des factures partielles, etc. Les champs suivants C. MO et Cpte B peuvent directement être confirmés. Entrez la Date de facture, le Libellé et le Numéro de facture. Roland Messerli AG Informatik 75 / 81 Jobin SA Informatique

76 Saisie du paiement par le montant net Si vous voulez saisir un paiement TVA comprise, contrôlez d abord les déductions, puis placez-vous sur la ligne Net et entrez le montant net de la facture. Après confirmation, le montant Brut est automatiquement calculé. Cliquez sur le bouton pour terminer cette saisie. Imprimer les avis et ordres de paiement Fermez la fenêtre et sélectionnez dans le Menu du projet Impression Ordres et avis de paiement. Lors de la première impression, l onglet Exemplaires/textes s'ouvre automatiquement. Ici, vous pouvez spécifier le nombre d exemplaires à imprimer pour les destinataires concernés. Roland Messerli AG Informatik 76 / 81 Jobin SA Informatique

77 Les deux options Texte de l'ordre de paiement et Texte de l'avis de paiement vous permettent de saisir individuellement des textes et signatures propres à chaque formulaire. Cliquez sur le bouton ou. L onglet Paiements à imprimer s ouvre automatiquement. Ici sont affichés tous les paiements et factures finales qui n'ont encore jamais été imprimés. Par défaut, les factures finales sont définies en mode ne pas imprimer pour qu elles n'apparaissent pas encore sur les ordres de paiement. Vous pourrez revenir ultérieurement les imprimer quand, par exemple, le bénéficiaire aura remis l'arrêté de compte dûment signé et produit la garantie. Par un simple clic sur ne pas imprimer, vous pouvez basculer en mode Imprimer. Refaites un clic sur le bouton ou et la procédure d impression est lancée. Imprimer l'arrêté de compte Sélectionnez de nouveau le Menu du projet Impression Arrêté de compte. Dans le premier onglet, choisissez le contrat Travaux de maçonnerie, pour lequel nous avons saisi une facture finale. Roland Messerli AG Informatik 77 / 81 Jobin SA Informatique

78 Faites un clic sur le prochain onglet Choix CFC. Ici ne sont affichées que les factures finales. Dans la colonne Payé vous pouvez voir si ce paiement a déjà été imprimé par le Menu Impression Ordres et avis de paiement (ici, les paiements imprimés sont considérés comme payés). Dans notre exemple, le mode d'impression est défini sur ne pas imprimer parce que nous avons retenu la facture finale. Cliquez donc sur cette indication pour qu'elle change en Imprimer. Passer ensuite à l'onglet Données de garantie. L'onglet Données de garantie vous permet de saisir les informations complémentaires à l'arrêté de compte. Complétez les champs de saisie comme dans la copie d'écran ci-dessus. Si vous laissez les champs vides, des lignes pointillées seront imprimées, permettant à l'entrepreneur de compléter manuellement ces informations. Les onglets suivants vous offrent la possibilité de modifier les textes par défaut. Ne modifiez rien pour le moment et contentez-vous de cliquer sur le bouton ou. Roland Messerli AG Informatik 78 / 81 Jobin SA Informatique

79 Tableaux de contrôle des coûts Dans le Menu du projet Comptabilité de chantier. Par défaut, c'est le Coût de construction qui s'affiche à l'écran. Ce premier tableau affiche tous les contrats et paiements par CFC et permet une analyse détaillée de votre comptabilité de chantier. Dès lors, il vous est possible d'imprimer le coût de construction par un clic sur le bouton. La fenêtre qui suit permet de configurer l'impression de multiples façons. Pour notre exemple nous retenons la mise en forme comme illustrée dans la fenêtre ci-dessous. Roland Messerli AG Informatik 79 / 81 Jobin SA Informatique

80 Après avoir imprimé le tableau du coût de construction, vous revenez automatiquement dans la fenêtre du même nom. Cliquez sur le bouton Formulaires. L'écran change d'aspect et vous présente le Contrôle du coût de construction avec les colonnes correspondantes. Ce deuxième tableau ne donne pas le détail des paiements, mais permet d'intervenir directement dans le tableau pour y saisir toutes les modifications intervenues en cours de travaux ou prévues qui influenceront le coût de l'ouvrage. Le tableau de contrôle du coût de construction contient principalement des colonnes supplémentaires comme Prévision et Coût probable. Roland Messerli AG Informatik 80 / 81 Jobin SA Informatique

81 La prévision est directement saisie dans la colonne et affecte la valeur du coût probable. Ce dernier affiche pour l'instant une valeur de CHF 31'064 sous le CFC / BAT2. Entrez donc une prévision pour ce contrat, ceci, toujours sur la même ligne que la désignation du contrat. En confirmant avec la touche Enter, le coût probable est aussitôt recalculé. Le nouveau coût probable est la somme entre le Contrat et la Prévision. La colonne f permet aussi d'influencer le coût probable. Lorsqu'un f se trouve sur la ligne d'un CFC, cela veut dire que le contrat est finalisé et qu'il n'y aura en principe plus d'adjudication complémentaire pour ce CFC. C'est donc la somme du contrat (ou la somme de la facture finale) qui entre dans le coût probable, comme illustré dans l'exemple ci-dessous. Le f peut être supprimé par une pression sur la barre d'espace. Le coût probable est ainsi recalculé et la somme du devis révisé s'inscrit dans la colonne du coût probable, ceci seulement si la somme du contrat est inférieure au montant du devis révisé. Vous pouvez imprimer le contrôle des coûts directement à partir de la fenêtre, avec un clic sur le bouton. Toutefois, pour l'exercice, fermez la fenêtre du contrôle des coûts et choisissez, dans le Menu du projet Impression Contrôle des coûts et actionnez le bouton Continuer. Pour l'impression du contrôle du coût de construction, conservez les paramètres tels que proposé par défaut et cliquez sur le bouton ou. Roland Messerli AG Informatik 81 / 81 Jobin SA Informatique