Tour d horizon des PCPP

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1 Tour d horizon des PCPP P C P P = P L A N D E C O N S E R V A T I O N P A R T A G É E D E S P É R I O D I Q U E S P R O J E T D U N P C P P «S C I E N C E S D E L A T E R R E»

2 Qu est-ce qu un PCPP? Q U E L Q U E S D É F I N I T I O N S

3 Qu est-ce qu un PCPP? Première mention de la notion de «conservation partagée» dans le rapport Desgraves de 1982 sur le patrimoine des bibliothèques Deux types de plans de conservation partagée mis en œuvre en France : Les plans de conservation des périodiques Les plans de conservation de la littérature jeunesse Nous nous intéresserons uniquement aux plans de conservation partagée des périodiques

4 Qu est-ce qu un PCPP? L organisation, sur un territoire donné, souvent à l échelle de la région, de la conservation de collections sélectionnées entre établissements participants au plan Certains établissements assurent la conservation pérenne de titres, d autres s engagent à compléter les éventuelles lacunes Les plans de conservation sont donc également des plans d élimination partagée

5 Les mots clefs des PCPP La Bibliothèque «Pôle de conservation» Conserve l abonnement papier des titres choisis En assure la conservation dans les meilleures conditions possibles Assure l accès aux documents sur place ou via le PEB La Bibliothèque «Pôle associé» Met à jour ses états de collections dans l outil de gestion Ne se désabonne pas d un titre sans en informer d abord les autres participants Propose en don aux pôles de conservation les titres qu elle ne peut plus conserver

6 Les mots clefs des PCPP Le Comité de pilotage Détermine les critères intellectuels et techniques d entrée des titres de périodiques dans le plan Assure la communication autour du plan Conduit l évaluation du plan Gère les conventions de participation des établissements au plan

7 PCPP et dépôt légal Pourquoi mettre en œuvre un PCPP quand la BNF est censée tout conserver grâce au dépôt légal? Dans les faits, un certain nombre de publications échappent au dépôt légal : pour les périodiques, seuls les titres édités à plus de 300 exemplaires sont soumis à l obligation de dépôt De plus, accès restreint aux salles de lecture de la bibliothèque

8 Pourquoi les périodiques? Moins de titres par rapport aux monographies sur une même thématique Particularité du support documentaire : la collection doit tendre à l exhaustivité pour faire sens Besoin d importants espaces de stockage pour l accroissement des collections Abonnements papier redondants avec ressources électroniques

9 Pourquoi un PCPP? Répondre au manque d espace dans les magasins Sauvegarder un patrimoine et le faire connaître à un large public Offrir aux lecteurs un accès facilité, de proximité, à des collections complètes et mieux signalées Rationaliser les acquisitions et optimiser le désherbage dans un contexte de surabondance éditoriale et de passage au tout-électronique Faire baisser les coûts de conservation en éliminant les doublons

10 En résumé Avantages Matériels Espaces libérés pour accroissements futurs Intellectuels Carte documentaire plus lisible Économiques Réduire les coûts, permettre le passage au tout-électronique Inconvénients Animer le PCPP sur le long terme Obtenir des postes dédiés Logistique complexe pour le transfert des collections Financer la mise en place d outils de gestion Vaincre les réticences des usagers

11 Des partenaires incontournables L A B E S & L A FILL L E C T L E S L E R É S E A U D E S C A D I S T

12 Le rôle de la FILL La Fédération Interrégionale du Livre et de la Lecture rassemble des SRL (Structure Régionale pour le Livre), des institutions nationales et des collectivités locales Coordonne et anime un groupe de travail sur la conservation partagée constitué notamment des SRL et de la BnF. Elle réalise des outils disponibles en ligne : guide méthodologique, carte des PCPP

13 Le rôle de l ABES Structuré autour de 31 centres régionaux et de 3400 bibliothèques, toutes tutelles confondues, le réseau Sudoc-PS signale les périodiques dans le catalogue Sudoc Seul catalogue à regrouper des périodiques d un large ensemble de bibliothèques et centres de documentation du territoire français, toutes tutelles confondues Implication croissante dans la gestion des PCPP grâce au développement de nouveaux outils de gestion et de mise à jour des règles de catalogage

14 Acteurs essentiels Depuis 2009, mise en place d un partenariat entre l ABES et la FILL pour : Assurer une plus grande visibilité des PCPP Valoriser le travail de coopération mené en région par les SRL et les CR du Sudoc-PS Les SRL, missionnées par les DRAC et les collectivités locales, pilotent les PCPP régionaux Les CR du Sudoc-PS signalent les PCPP dans le Sudoc, pilotent les PCPP universitaires et selon les régions, copilotent les PCPP en collaboration avec les SRL

15 Un acteur à part, le CTLes Création en 1994 Capacité de stockage de 75,5 kms linéaires à destination des bibliothèques d Île-de-France dépendant du MESR, magasins occupés à 90% Communication des documents conservés dans le cadre du prêt entre bibliothèques grâce à une navette quotidienne Participation aux PCPP d Île-de-France en qualité d animateur et d opérateur logistique mais aussi comme pôle de conservation

16 Le réseau des CADIST Création des Centres d Acquisition et de Diffusion de l Information Scientifique et Technique au début des années 1980 dans un contexte de pénurie de moyens Deux missions : Acquérir la documentation (française et étrangère) de niveau recherche la plus complète possible pour une discipline. Priorités : documentation étrangère et périodiques Assurer la diffusion rapide de cette documentation, en particulier dans le cadre du PEB Malgré des difficultés liées à l explosion des coûts des abonnements de périodiques papier et électronique et à la baisse du PEB, les CADIST demeurent des bibliothèques de référence et des partenaires essentiels pour les PCPP

17 Des outils de gestion L E S U D O C L A P P L I C A T I O N P É R I S C O P E D E L A B E S D E S B A S E S L O C A L E S D É D I É E S

18 Le Sudoc C est un catalogue collectif, pas un SIGB Lacunes signalées pour permettre les propositions de dons Mais états de collection insuffisamment détaillés pour assurer une gestion fine (Sudoc bulletinage) Nécessité d obtenir des développements pour utiliser le Sudoc dans le cadre des PCPP

19 Le Sudoc En 2007, création d une sous-zone spécifique pour indiquer l appartenance à un PCPP : 930 $z Recherche possible en mode expert dans WinIBW sur l index «PCP» Pas possible pour le moment d indiquer des informations l état de la reliure ou le métrage linéaire des collections En janvier 2014, 18 PCPP sont signalés dans le Sudoc

20 La carte des PCPP en 2013 (source ABES)

21 Périscope Périscope : application conçue par l ABES, qui permet notamment d afficher et d évaluer les états de collections des périodiques des PCPP signalés dans le Sudoc Cf. la présentation sur les nouvelles applications de l ABES

22 Des bases locales dédiées Nécessaires en complément des informations du Sudoc Permettent la gestion d informations très précises : État physique des fascicules Lacunes détaillées Désignation des pôles de conservation Métrages échangées entre bibliothèques participantes

23 L avenir? É V O L U T I O N D E S P C P P

24 L avenir des PCPP régionaux Généraliser les PCPP régionaux et poursuivre leur signalement dans le Sudoc grâce : Aux financements ABES sur objectifs (conventions Sudoc-PS) Au soutien du MESR (allocation de moyens spécifiques) À l utilisation des outils spécifiques développés par l ABES pour faciliter le travail de conservation partagée Situation actuelle : 13 régions ont un PCPP en cours 3 régions ont un PCPP en projet à court terme 2 régions disposent d un PCPP qui reste à signaler dans le Sudoc : Bretagne (en cours de signalement) et Languedoc-Roussillon 3 régions n ont ni dispositif en place ni projet à court ou moyen terme : Lorraine, Centre, Pays de la Loire Le PCPP de la région Nord-Pas-de-Calais est commun avec la Wallonie Île-de-France : un cas à part

25 L avenir des PCPP thématiques Développer les PCPP thématiques en Île-de-France, mieux adaptés à la carte documentaire, en s appuyant sur le réseau des CR du Sudoc-PS grâce à : Une plus grande implication du CTLes : le co-pilotage des PCPP avec les CADIST et/ou CR concernés serait reconnu dans ses missions Une évolution du rôle des CADIST vers l animation d un réseau disciplinaire en plus de leurs missions d acquisition et de diffusion des collections La participation de la BnF pour compléter ses collections de périodiques de niveau recherche Une adaptation du Sudoc et de Périscope, voire le développement d un outil de gestion commun à l ensemble des PCPP L intégration des disciplines sans CADIST et la gestion des titres à la frontière de plusieurs disciplines

26 Un contexte en évolution Ajustement nécessaire des politiques documentaires pour tenir compte de la part croissante des périodiques électroniques : Désabonnement aux collections papier pour des questions de coût et de gain d espace de stockage Pourtant, seule la conservation d une collection papier garantit pour l instant un accès pérenne à l information : Archivage pérenne des périodiques électroniques encore non garanti

27 Vers des plans de numérisation partagée? Les titres conservés dans les PCPP constituent des corpus clairement identifiés, présentant un intérêt régional ou patrimonial Ils pourraient servir de base à des plans de numérisation partagée en développant par exemple un partenariat avec le programme de la BnF

28 Des exemples U N P C P P E N R É G I O N : A Q U I T A I N E U N P C P P E N ÎLE- DE- F R A N C E : L E S P É R I O D I Q U E S M É D I C A U X

29 Une expérience en Aquitaine : PCAq Créé en 1996, co-géré par l université de Bordeaux et la SRL, 68 établissements participants, 620 titres conservés 4 axes de développement : poldoc, organisation, communication, évaluation Critères intellectuels d entrée dans le plan : titres patrimoniaux (morts avant 1940), titres régionaux Critères techniques : complétude de la collection, au moins 2 localisations dans le Sudoc

30 Une expérience en Aquitaine : PCAq

31 Une expérience en Aquitaine : PCAq

32 Les périodiques médicaux d Île-de-France Lancé en 2004 avec 26 bibliothèques : BU médicales franciliennes, BIUSanté, Académie de médecine et CTLes, co-piloté par la BIUSanté et le CTLes Sur un double constat : Saturation des espaces de stockage, sans possibilité d extension du fait du coût du m² à Paris et en proche banlieue Taux élevé de redondance entre les collections : 300 à 400 titres indispensables aux bibliothèques médicales Paradoxalement, peu de collections complètes car lacunes fréquentes

33 Les objectifs du PCMed Faire baisser les coûts de conservation des documents en évitant de conserver une multitude d exemplaires d un même titre dans plusieurs établissements Assurer sur le long terme la conservation dans de bonnes conditions d une collection complète pour chacun des titres Libérer les magasins en permettant un gain de place pour les accroissements à venir Garantir l accès aux collections sur place et par le PEB Favoriser le passage au tout-électronique pour les établissements qui ne sont pas pôles de conservation dans la mesure où l archivage pérenne (papier) est assuré par le pôle de conservation

34 L organisation du PCMed Culture de réseau des BU médicales ancienne et solide, gage de réussite Partenariat fixé par une convention tripartite entre la BIUSanté, le CTLes et la bibliothèque participante Outils mis en œuvre : Base de données administrée par la BIUSanté, alimentée par les données du Sudoc-PS, pour indiquer états de collections, état physique des documents et mention du pôle de conservation pour chacun des titres Base de travail partagée administrée par le CTLes, pour suivre les transferts et centraliser l ensemble des documents produits dans le cadre du plan : outils méthodologiques, propositions de dons et compte rendus de réunions Un référent désigné dans chaque bibliothèque (suivi, réponse aux appels d offres pour compléter des collections, déclaration de l établissement comme pôle de conservation, )

35 Un premier bilan du PCMed Principale difficulté rencontrée : dégager les moyens humains nécessaires au fonctionnement correct du PCPP sur le long terme En 2012, environ titres, soit les 3/4 des titres à traiter sont entrés dans la base de gestion du PCPP. Ils concernent 82 domaines thématiques. Le traitement des domaines «Neurosciences» et «Psychiatrie» a fait entrer un nouvel établissement dans le PCMed, la Bibliothèque de psychologie Henri Piéron, qui possède 800 titres Un pôle de conservation pour environ titres qui s engage à la conservation pérenne de la collection, dont les éventuelles lacunes sont complétées par les établissements partenaires Environ mètres linéaires, soit l équivalent d un magasin de 250 m² de rayonnages fixes, ont été transférés depuis le lancement du plan Depuis 2012, intégration de titres d odontologie A l horizon , traitement des titres de pharmacie estimés à environ 2 500

36 Le projet de PCPP en sciences de la terre

37 Le projet de PCPP en sciences de la terre Projet à l étude car situation identique à celle qui a abouti à la mise en place du PCMed : Saturation des espaces de stockage Redondance des collections dans un périmètre réduit Souhait de passer au tout-électronique Beaucoup de partenaires potentiels parmi les bibliothèques adhérentes au CR31, qu elles soient déployées ou non : Météo France, IFPen, Observatoire ou voisines du CR31 comme la Bibliothèque du MNHN

38 Le projet de PCPP en sciences de la terre De nombreuses questions à trancher avant de pouvoir le PCPP : Quel périmètre? Île-de-France ou France entière? Quels pôles de conservation? La plupart des magasins de Jussieu sont en zone inondable Quels moyens humains? Quel rôle pour le CTLes? Contexte compliqué par la mise en place des premières licences nationales pour les abonnements électroniques

39 Pour en savoir plus Le site de l ABES : PS/Signalement-des-plans-de-conservation-partagee Périscope : Le site de la FILL :

40 Merci de votre attention!