intelligentes Pierre Lelard, directeur marketing de Pitney Bowes plante le DOSSIER Mise sous pli L analyse des flux d impression

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1 Mise sous pli : des solutions intelligentes Photo Néopost. Dans les PME comme les grands comptes, le recours à la machine de mise sous pli devient plus qu incontournable. L avantage de cet outil? Optimiser la stratégie postale en réduisant significativement les dépenses d affranchissement. Inscrits dans le process global de traitement du courrier, de la création du document à l expédition, ces appareils suscitent désormais des innovations multiples. Système de lecture optique intégré, pilotage à distance, communication optimisée avec la solution d affranchissement, autant de solutions qui confèrent à ces machines une véritable valeur ajoutée. Pierre Lelard, directeur marketing de Pitney Bowes plante le décor : «Quelle que soit l activité, le profil ou la taille de l entreprise, le recours à une machine de mise sous pli a pour vocation de générer des gains de productivité significatifs». Par quels moyens? «Ce système automatise les opérations manuelles consommatrices de temps et de main d œuvre, telles que plier les documents, les insérer dans une enveloppe ou encore coller cette dernière» indique le directeur marketing. Sans oublier un autre gain, non négligeable fourni par cette solution : l optimisation des coûts d affranchissement qui peuvent représenter jusqu à 50 % des dépenses totales en courrier des entreprises. «Dotés de nos machines, les clients peuvent gérer des volumes de courrier plus importants et ainsi bénéficier des tarifs postaux les plus intéressants» assure Salvatore Mura, directeur général de Frama. Exemple probant : une entreprise qui met manuellement sous enveloppe 100 plis par semaine, de 20 grammes chacun, paye, via le tarif standard «éco pli» de La Poste, un coût unitaire d affranchissement de 0,51 centime d euro. Mais dotée d une machine, la même société peut mettre directement sous pli 400 envois par mois en une seule fois, bénéficiant ainsi du nouveau tarif Destinéo Esprit libre : un coût unitaire d affranchissement de seulement 0,33 centime. Résultat : l entreprise économise 18 centimes d euro par pli, soit 72 euros par mois et près de euros par an. Pour bénéficier des tarifs postaux les plus attractifs, le client doit cependant satisfaire une obligation : préparer en amont son courrier selon les règles de tri spécifiques de La Poste. Spécialistes de la «massification», les fabricants assistent les entreprises dans cette démarche en regroupant et pré-triant les courriers. «Nous leur fournissons des solutions logicielles telles que Valipost qui permettent de respecter à la lettre ces plans de tri» rappelle Christophe Duxin, responsable marketing produits chez Neopost L analyse des flux d impression Les technologies évoluant à l heure de l high tech, les dernières mises sous plis sont toujours plus productives, faisant bénéficier des tarifs d affranchissements les plus attractifs. Certaines atteignent mêmes parfois un rendement de 3500 plis par heure! Elles sont également capables d insérer un nombre plus élevé de documents dans un même pli, compatibles avec une multiplicité de formats pa- Christophe Duxin, responsable marketing produit chez Neopost «Nous fournissons à nos clients des solutions logicielles telles que Valipost qui permettent de respecter à la lettre les plans de tri de La Poste».

2 à la fois communicantes et piers et d enveloppes, équipées de multiples bacs d alimentation Mieux encore, il est possible de programmer sur les machines jusqu à une vingtaine de tâches différentes. «Tout est mémorisé, l utilisateur n a plus qu à lancer la machine aussi simplement qu un photocopieur, explique Salvatore Mura, il suffit juste qu un de nos techniciens établisse en amont avec le client la programmation des tâches lors de l installation de la machine». Mais la véritable valeur ajoutée de cette solution ne réside pas exclusivement dans ses prouesses mécaniques ou technologiques. «Nous sommes toujours capables de concevoir des systèmes plus performants. Mais pour optimiser véritablement le traitement du courrier, le client ne peut plus uniquement miser sur ce créneau. Au lieu de se focaliser simplement sur les caractéristiques de la machine, il doit davantage inscrire l étape de mise sous pli dans un approche plus globale d optimisation du service courrier, de la conception du document à l affranchissement» analyse Pierre Lelard. Une stratégie qui repose sur un travail essentiel : l audit des flux d impression de l entreprise. «Une machine de mise sous pli a pour objectif d insérer des documents imprimés dans une enveloppe. Aussi pour optimiser au maximum le process courrier dans son ensemble, chaque client doit étudier en amont la nature et l ampleur de ses flux d impression ainsi que le profil des personnes à qui ils sont destinés» indique Pierre Lelard. Pour assister les entreprises dans cette démarche, les fabricants proposent généralement tous des prestations de conseils sur mesure. «Lors de l étape d avant vente, notre équipe d experts oriente le client vers une solution adaptée aux besoins spécifiques de son entreprise» assure Evelyne Reuzé, chef de produits marketing chez Satas. Un service qui suscite d ailleurs souvent plus l intérêt des grands groupes, pionniers en matière de stratégie globale de gestion du courrier, que les PME, encore à la traîne dans ce domaine. Vers la lecture optique Aussi, pour optimiser l ensemble du process courrier, les prestataires misent sur une innovation non négligeable : la conception de machines équipées d un système de lecture optique. L objectif? : lire les codes barres imprimés au préalable sur chaque page pour automatiser la mise sous pli des documents à nombre de pages variables. «Il est ainsi possible d envoyer dans un même jeu de documents un nombre différencié de pages selon les plis» explique Evelyne Reuzé. Plus encore, ce système offre une fonctionnalité novatrice : Salvatore Mura, directeur général de Frama : «Dotés de nos machines, les clients peuvent gérer des volumes de courrier plus importants et ainsi bénéficier des tarifs postaux les plus intéressants». Développer son business l appel d annexes sélectives. Le concept? Ajouter un encart spécifique différent selon les destinataires. «Cette nouvelle option rend ainsi accessible la mise en oeuvre de communications personnalisées en prenant appui sur les envois réguliers de courrier : ajout d une offre promotionnelle à l envoi de factures vers certains clients selon leur localisation ou leur profil, ajout d une note ciblée à certains salariés lors de l envoi du bulletin de salaire Intelligente, la mise sous pli opère donc des combinaisons multiples et variables d un pli à l autre» précise Evelyne Reuzé. La machine décrypte simplement, via le code barre imprimé sur la page, les informations utiles qui permettent de savoir à quel pli spécifique, l information complémentaire est destinée. «L appareil n a plus qu à chercher les messages annexes dans les bacs d alimentation correspondants» complète Salvatore Mura. Frama, Satas, Neopost, Pitney Bowes tous les fabricants proposent désormais ce système sur la totalité ou presque de leurs mises sous plis, même sur les modèles «entrée de gamme». Une fois installée, cette solution génère des avantages non négligeables : «Exit le pré-tri manuel avec ses risques d erreurs et sa perte de temps, rappelle Christophe Duxin. «L envoi de plis dits «complexes» ne nécessite plus la mise en place de réglages multiples sur les machines» ajoute Salvatore Mura. Au plus grand bénéfice du collaborateur qui jouit désormais d un système entièrement automatisé permettant la réalisation de plis totalement personnalisés. Et les leviers de personnalisation sont multiples : de l introduction d un encart publicitaire dans le pli à l impression de cet encart sur les zones de blanc non exploitées du document principal, sans oublier l apparition du message publicitaire directement sur l enveloppe. Autres avantages conséquents générés par ce système : «Il permet aux entreprises, via le regroupement dans un même pli de multiples documents, tels que des factures, messages publicitaires, de réduire leurs coûts d affranchissement. Plus encore, cette technologie optimise au maximum les relations commerciales avec les prospects via l envoi de messages promotionnels Evelyne Reuzé, chef de produits marketing chez Satas : «Via la lecture optique, il est possible d envoyer dans un même jeu de documents un nombre différencié de pages selon les plis». 27 -

3 ciblés. Véritable média de communication, le courrier devient ainsi un outil efficace pour conquérir de nouveaux marchés et développer son propre business» affirme Pierre Lelard. OMR ou BCR? Innovation phare du secteur, la personnalisation des plis, possible grâce au système de lecture optique intégré dans les machines, peut parfois nécessiter la mise en place, en amont, d un dispositif informatique conséquent. «Via leurs propres logiciels, les entreprises clientes doivent codifier, avec leur prestataire informatique, les documents pour permettre la lecture optique. Pour les assister dans leur démarche, nous mettons à disposition un cahier des charges précis, tel qu un support complet détaillant toutes les étapes de la codification» détaille Salvatore Mura. Chez Neopost, un logiciel dédié est fourni au client pour l aider à générer facilement ces codes. Généralement, les entreprises optent d ailleurs pour les machines de mises sous pli dotées d un système de lecture optique BCR (Bar Code Reading), plus simple à mettre en place que le logiciel d encodage OMR (Optical Mark Recognition). «La technologie BCR est accessible à l ensemble de nos clients, sans qu ils aient à mobiliser leurs équipes informatiques autour d une gestion de projet très lourde. Disponible à partir de notre solution Carat Delta, cette technologie jusque là réservée aux mises sous pli dites «de production», s ouvre désormais aux PME et au milieu associatif» explique Evelyne Reuzé. Généralement, les entreprises optent pour les machines de mises sous pli dotées d un système de lecture optique BCR (Bar Code Reading), plus simple à mettre en place que le logiciel d encodage OMR (Optical Mark Recognition). Des services hot line Frama, le coût de location par mois de la mise sous pli comprend une multitude de prestations complémentaires : quatre visites préventives par an (entretien de la machine, changement des pièces usées ), un service hot line «Nos machines sont toutes connectées à distance à notre plateforme de gestion de la relation client. Ainsi, un interlocuteur unique, dédié à chaque client, peut gérer en temps réel tous les problèmes survenus sur un site en ayant accès à distance aux applicatifs propres de l entreprise» complète Salvatore Mura. Et de renchérir : «Ces services étant inclus dans un coût global mensuel, le client maîtrise au mieux son budget en bénéficiant d une meilleure visibilité de ses dépenses sur le long terme». Autant de prestations proposées par les principaux spécialistes de la mise sous pli, tels que Pitney Bowes (avec son service «Intelli- Link»), Satas (avec SatasIservices) ou encore Neopost (avec «Online services»). Pour s adapter au mieux aux besoins de chaque client, ce dernier a d ailleurs mis au point le contrat de services Gold, qui inclut notamment une session de formation par an pour aider les entreprises à mieux exploiter leur matériel. Solutions interfacées Poussant la démarche plus loin encore en matière de conception de machines dites «communicantes», certains fabricants comme Neopost ou Satas proposent désormais la connexion intelligente entre la mise sous pli et la machine à affranchir. «Avec notre solution CombiPack, les deux machines sont totalement interfacées : elles forment une solution globale totalement intégrée. Ce système permet de piloter le démarrage et l arrêt d une tâche depuis l un des deux appareils au choix. Résultat : en cas de dysfonctionnement d un des deux équipements, l autre s arrête simultanément» explique Evelyne Reuzé. Plus encore, cette technologie permet aux mises sous pli équipées d OMR ou de BCR d envoyer à la machine à affranchir le poids exact de chaque enveloppe en fonction de son contenu. L affranchissement se fait donc au prix le plus juste possible. Au delà de ces dernières innovations, reste un élément à ne pas négliger : la sécurité des mises sous plis. «La fiabilité est le maître mot de la productivité réelle de ces machines, rappelle Pierre Lelard, c est pourquoi nous créons des solutions qui disposent des circuits de papier et d enveloppe les plus simples et les plus directs possibles, réduisant ainsi les risques de bourrages». A l instar des machines DI138 et DI425 de Pitney Bowes qui offrent un niveau de fiabilité maximum : «L opérateur n est plus dérangé toutes les trois minutes, dès qu il y a eu un arrêt machine. Pendant que la mise sous pli est en route, il peut désormais se concentrer sur d autres tâches davantage relatives à son cœur de métier» rappelle le directeur marketing. Pour sécuriser davantage leurs machines, les fabricants proposent des systèmes de contrôle d intégrité Autre innovation à prendre en compte : le pilotage à distance des solutions de mises sous pli, à l instar des multiples machines «communicantes» qui envahissent désormais le marché. Directement connectées au serveur du prestataire, elles peuvent offrir aux utilisateurs une large gamme de services associés : assistance en ligne, téléchargement des nouveaux tarifs postaux, système d alerte «niveau d encre bas» par e mail, diagnostic à distance qui déclenche automatiquement la commande de la pièce détachée... «Au delà de l achat de la machine, les services associés proposés par le prestataire, notamment le suivi après vente, ont une importance capitale. Le fabricant doit pouvoir être capable de répondre aux problématiques nouvelles rencontrées par son client» indique Salvatore Mura. Ainsi, chez de nombreux fabricants, à l instar de - 28 Pierre Lelard, directeur marketing chez Pitney Bowes : «Nous sommes toujours capables de concevoir des systèmes plus performants. Mais pour optimiser véritablement le traitement du courrier, le client doit davantage inscrire l étape de mise sous pli dans un approche plus globale d optimisation du service courrier».

4 et d intégralité des plis (contrôle du double, du manque ) plus perfectionnés encore via le système de codification par lecture optique. Génératrice de gains de productivité, la machine de mise sous pli automatise les opérations manuelles consommatrices de temps et de main d œuvre, telles que plier les documents, les insérer dans une enveloppe ou encore coller cette dernière. (photos Pitney Bowes) La «démat» progresse A la fois sûres et productives, les machines mises sous plis semblent susciter l intérêt d un nombre de plus en plus élevé de grands groupes comme de PME désireux d optimiser leur stratégie postale. Mais face au développement du courrier électronique, quel est l avenir réel de ces machines? Le courrier physique ne va-t-il pas à terme être remplacé par l e mail et les autres supports dits «dématérialisés»? C est du moins ce que semble affirmer les résultats d une étude réalisée en 2008 par le cabinet Markess International : 47 % des entreprises dématérialisent tout ou partie de leurs factures entrantes et/ou sortantes. Le recours à la numérisation s étend d ailleurs à toutes les tailles d organisation, les plus grandes restant les plus matures. «Mais on est cependant encore loin des documents 100 % dématérialisés dans les entreprises, rappelle Salvatore Mura, pour de nombreuses applications, telles que l envoi des fiches de paye, le courrier physique est largement plébiscité. Plus personnel que l e mail, il procure également un plus grand confort de lecture aux collaborateurs». Autant de raisons qui assurent l avenir à long terme du papier. Aussi pas d inquiétude : la mise sous pli devrait encore avoir de très beaux jours devant elle. Charles Cohen 29 -

5 Part belle à l écologie! Les spécialistes des machines de mises sous pli font du développement durable leur nouveau cheval de bataille. Eco conception des produits, ventes d enveloppes recyclables, tour d horizon des dernières initiatives respectueuses de l environnement. Investi en faveur du développement durable? C est la position que semblent adopter les spécialistes du courrier. Consciente des enjeux écologiques actuels, Satas, par exemple, a adopté une démarche particulièrement «verte» récompensée par l'obtention de la certifi cation ISO (qui garantit le management environnemental de l'entreprise). Le groupe s'engage ainsi à utiliser du papier recyclé ou à concevoir ses futurs produits dans le respect des dernières normes écologiques. Initiative similaire chez Neopost également certifié ISO et 9001, dont les équipes de recherche et développement conçoivent des produits selon un guide d éco conception, pour limiter la consommation d énergie, réduire le poids des machines et en faciliter le recyclage. L entreprise opte aussi pour une sélection rigoureuse de ses fournisseurs (qui sont Gagner en réactivité Plus de 5 millions de plis envoyés par an! Telle est l'ampleur de l'activité courrier de Golden Eyes, spécialisée dans la gestion des programmes de fidélité(s) pour les enseignes de la distribution. «Nous envoyons des mailings papiers récurrents tel que des courriers de bienvenue, des cartes anniversaires, mais aussi des plis plus ponctuels pour des ouvertures de magasin par exemple. Sans oublier les envois à haut volume, notamment pour préparer la période des soldes» explique Thierry Chesneau, responsable atelier éditique. Pour optimiser au mieux la gestion de ces envois dont le délai de dépôt est souvent très court, autant dire que le recours à des solutions de mise sous plis s'avère plus que nécessaire! «Pitney Bowes est notre fournisseur historique. Nous avons d'abord opté pour une machine de production entrée de gamme, la SI6000, pour traiter les petites et moyennes séries. Puis début 2007, lorsque notre activité mailing a été fortement internalisée, nous avons choisi deux machines haut de gamme bureautique, le modèle DI 950, pour traiter les applications bien moins lourdes. Plus simples à utiliser que notre machine de production, elles sont également réglables très rapidement» explique Thierry Chesneau. Des machines qui permettent au groupe de gagner en réactivité et flexibilité. «Nous pouvons mettre dans un même pli, trois voire quatre documents différents, aussi bien des feuilles A4 que des livrets, encarts publicitaires ou cartes postales. Chaque machine dispose même de la lecture optique OMR». Et de renchérir : «Lorsque nous rencontrons des problèmes techniques, tels que des bourrages, nous pouvons même compter sur la réactivité de notre prestataire qui envoie dès que possible un technicien sur place pour nous dépanner». pour la majorité, certifiés ISO 14001), en intégrant des exigences environnementales élevées. Non négligeable, l entreprise est également partenaire de Conibi, consortium qui regroupe tous les géants de la bureautique. Objectif de ce partenariat : traiter et recycler les cartouches usagées des machines à affranchir connectées. Réduire, réutiliser et recycler S'inscrivant dans la même démarche, Frama propose à ses clients des enveloppes certifiées NF Environnement. Deux gammes sont proposées : les enveloppes 100 % recyclables et composées de bois issus de forêts gérées durablement, ainsi que celles fabriquées en totalité à partir de matériaux recyclés (sans chlore, azurants optiques ). Pour respecter l'environnement, le groupe Pitney Bowes s'est, quant à lui, doté de la charte des trois «R» : réduire l impact sur l environnement en diminuant la consommation d énergie et le gaspillage, réutiliser les équipements d occasion en leur offrant une deuxième vie et recycler les produits et matériaux pouvant être récupérés. Membre et participant actif du World Environment Center, organisation mondiale non partisane à but non lucratif, le spécialiste a également publié un livre blanc sur l impact environnemental du courrier à partir de sources de données disponibles couvrant un large éventail d études. Résultat obtenu : les postes émettent en moyenne 20 grammes de CO 2 par pli, toutes les étapes de cycle de vie du courrier ayant été prises en compte : conception du papier à lettre et de l enveloppe, production du pli, distribution, utilisation et fin de vie. Fait intéressant : l étude bouscule certaines idées reçues en matière d impact du courrier dématérialisé sur l environnement. En effet, celui-ci ne serait pas plus «écologique» que le courrier postal. Bien au contraire, l énergie utilisée pour la fabrication d appareils électroniques nécessaires à la mise en place de communications électroniques serait même bien plus importante. Un constat qui donne à réfléchir - 30 Thierry Chesneau, responsable atelier éditique chez Golden Eyes : «Lorsque notre activité mailing a été fortement internalisée, nous avons choisi deux machines haut de gamme bureautique, le modèle DI 950 de Pitney Bowes, simples d'utilisation et réglables très rapidement».

6 De Destineo à Tem Post Anticipant la libéralisation du courrier qui aura lieu en 2001, La Poste emploie les grands moyens pour conserver sa place de leader sur le marché. Son credo? Fidéliser ses clients en leur proposant les tarifs postaux les plus attractifs. Ainsi le groupe a lancé son offre de courrier industriel Tem Post destinée aux entreprises qui envoient de gros volumes. Les plis affranchis à ce tarif bénéficient de nouvelles conditions tarifaires avantageuses selon les tris effectués (code postal, département ou toute la France), d une première tranche de poids élargie de 1 à 35 grammes ainsi qu une optimisation de la qualité de services et un véritable engagement de délai pour la distribution. Plus encore, pour les petits émetteurs de courriers qui ont un volume ponctuel important d émissions, La Poste a conçu Destinéo Esprit Libre, une offre de marketing direct qui permet d accéder à des tarifs privilégiés. Réservée aux envois publicitaires adressés (message publicitaire, promotionnel ou de communication de sens général), cette offre est accessible dès 100 plis pour une communication locale et 400 plis pour une communication nationale. Rappelons enfin que pour les entreprises faisant appel à un prestataire spécialiste des envois de courriers publicitaires (qu il soit intégré à l entreprise ou bien externe), La Poste a également créé Destineo intégral. Combipack de Satas Exit la simple connexion mécanique entre les mises sous pli et les machines à affranchir. Grâce à la solution CombiPack, la machine à affranchir et la mise sous pli communiquent de façon intelligente pour effectuer le démarrage et/ou l arrêt d une tâche depuis l un des deux matériels au choix. En cas d incident, les deux équipements s arrêtent simultanément pour éviter les débordements d enveloppes, susceptibles de détériorer les documents, toujours source de désagrément (complexité de la ré-édition, délai..). Avec la fonctionnalité«start- Stop» sur la mise sous pli, les temps de chargement, rechargement et redémarrage sont optimisés grâce à l interactivité des deux solutions. Mieux encore, pour les applications à nombre de pages variable, la mise sous pli avec OMR (OpticalMark Recognition) connectée via le Combipack, favorise le regroupement automatisé des documents par enveloppe et l affranchissement à la valeur de chaque pli. DS-62 de Neopost Polyvalente et efficace, cette mise sous pli peut mettre sous enveloppe jusqu à 2300 plis par heure. D un point de 80 kilos, elle accepte une multitude de format papiers et enveloppes. Sa capacité papier atteint 650 feuilles (80 grammes par m 2 ). L «alimenteur» enveloppes peut contenir jusqu à 150 modèles. Les fonctionnalités de cette machine sont multiples : mode cascade, détection de double, neuf tâches programmables, ouverture en un seul geste, La machine propose également une gamme d accessoires et d options : lecture OMR, convoyeur latéral Simple d utilisation, silencieuse (inférieure à 70 décibels) et intelligente, la DS-62 de Neopost est reliée par une simple ligne téléphonique à la plateforme technologique, Online Service du spécialiste, permettant de bénéficier d un diagnostic à distance rapide et précis. Smart Mail 6 de Frama L avantage majeur de cette mise sous enveloppe réside dans sa simplicité d utilisation. Son fonctionnement est 100 % automatique. Particulièrement compact, l appareil est doté de 4 postes acceptant une grande variété de formats. La mise sous pli offre également une grande diversité d applications pour le courrier et les mailings et peut traiter des volumes conséquents de courrier : jusqu à plis par mois. Elle peut aussi insérer jusqu à cinq documents par enveloppe. Rapide et robuste, elle est dotée d une grande capacité de chargement. Cette solution peut être dotée d une lecture optique pour traiter les séries de plis au contenu variable et optimiser les coûts d affranchissement (logiciel optionnel). DI425 de Pitney Bowes Cette machine de mise sous pli permet aux utilisateurs de gérer facilement les courriers urgents et les exigences postales. De par ses capacités de chargements équilibrés entre les alimenteurs de feuilles (supérieur à 700 feuilles), d encarts (supérieur à 500 encarts) et d enveloppes (supérieur à 500 enveloppes), la DI 425 fonctionne plus longtemps sans rechargement. D une productivité de plus de plis par heure, cette machine propose en option la connexion ergonomique avec la machine à affranchir pour une opération continue et un courrier prêt à expédier. Jusqu à 21 mémoires de travaux peuvent être préprogrammées et enregistrées par l opérateur. Il est également possible de réceptionner une grande capacité d enveloppes tout en respectant le sens de l édition. 31 -