Guide de la gérante ou du gérant d équipe pour le patinage synchronisé

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1 Guide de la gérante ou du gérant d équipe pour le patinage synchronisé C o m m e n t d é m a r r e r e t g é r e r u n e é q u i p e

2 T a b l e d e s m a t i è r e s Introduction... 1 Responsabilités du gérant d équipe vue d ensemble... 2 Tâches précises... 4 Sélection de l entraîneur... 4 Sélection de l équipe de soutien sur glace et hors glace... 5 Sélection et responsabilités des accompagnatrices... 5 Préparation du budget... 6 Gestion financière... 7 Commandites... 7 Règles de l équipe... 8 Politiques concernant les remplaçantes... 9 Saison de patinage synchronisé modèle de calendrier... 9 Ressources de patinage synchronisé Annexes : A Exemple de formulaire médical et de permission de voyage B Formulaire d antécédents médicaux pour les compétitions de qualification C Exemple de listes de contrôle précompétition D Feuilles de contrôle du contrat de l entraîneur E Exemple de feuille de calcul du budget F Exemple de code de conduite de la patineuse et de règles de l équipe

3 Introduction Le patinage synchronisé est l une des disciplines à croissance rapide les plus populaires de l ère moderne du patinage artistique. Depuis longtemps, le Canada est considéré un chef de file de la discipline et, en 2008, le sport a tenu ses 25 e Championnats nationaux. On compte des équipes de patinage synchronisé dans des clubs partout au pays et celles-ci aident les clubs à garder leurs patineuses 1 lorsqu elles deviennent adultes. La discipline du patinage synchronisé offre des occasions aux patineuses de tout âge, quels que soient leur capacité, budget et objectif, que ce soit dans le cadre d une équipe de débutantes à la recherche d une occasion divertissante de concourir ou qu il s agisse de patineuses de haute performance qui visent le succès national ou même international ou de patineuses adultes qui souhaitent demeurer actives et engagées dans le sport du patinage artistique. Les équipes de patinage synchronisé aident à inspirer la fierté pour le club et la région tout en favorisant l esprit d équipe et la loyauté dans leur équipe. Le patinage synchronisé permet à plus de patineuses de s entraîner et de faire des compétitions. Patinage Canada encourage et soutient les efforts et les initiatives des clubs pour la création et le maintien des équipes de patinage synchronisé à tout âge et niveau d habiletés. Le présent guide a pour but de vous présenter une introduction à la création et à la gestion d une équipe de patinage synchronisé dans votre club. Pour ceux qui s initient à la discipline et font face à la tâche parfois intimidante d apprendre les notions de base, ce guide devrait fournir des renseignements de base importants sur la gestion et l administration en plus de donner une vue d ensemble générale de l entraîneur et de l équipe durant une saison normale. Les gérants d équipe actuels pourraient aussi y trouver des directives sur la façon de faire face aux situations plus complexes qui pourraient se présenter pour la première fois. Les renseignements fournis dans ce document servent uniquement de lignes directrices et les suggestions faites ne devraient pas être considérées comme des règles fixes sur la façon de gérer une équipe. Les conditions en vertu desquelles chaque club fonctionne varient considérablement et la gestion de toute équipe de patinage synchronisé doit être établie en fonction des besoins et des ressources de ces clubs. Même les clubs avoisinants de la même ville ou région peuvent avoir des méthodes de gestion complètement différentes pour leurs équipes. Les gérants 2 d équipe devraient s attendre à adapter l information présentée dans ce guide au club, à l équipe et à l organisation avec lesquels ils travaillent. Les responsabilités d un gérant d équipe varient dans une large mesure selon la taille et le nombre d équipes gérées et leurs objectifs. Un gérant d équipe pourrait être l unique ressource de l équipe et tenu de gérer le budget et de faire fonction d accompagnateur en plus de remplir ses fonctions de gestion; inversement, dans un club de plus grande envergure, le gérant d équipe délègue certaines tâches et responsabilités à d autres bénévoles ou membres de comité, dont le trésorier ou les accompagnatrices. Si les patineuses sont plus âgées, elles peuvent aussi participer à la gestion de l équipe. Dans les plus grandes organisations de patinage synchronisé au Canada, le rôle de gérant d équipe peut facilement devenir un poste à plein temps. Les besoins et les plans annuels de chaque équipe seront très différents et adaptés à la nature de l équipe et de ses buts. Ce guide vous présentera une vue d ensemble qui facilitera la création et la gestion de nouvelles équipes ou d équipes en pleine expansion. 1 Les équipes de patinage synchronisé étant principalement composées de jeunes filles et de femmes, la forme féminine «patineuse» est employée dans le texte mais englobe aussi le masculin «patineur». 2 Dans le but d alléger le texte, l utilisation des formes masculines «gérant» et «entraîneur» englobe aussi les formes féminines «gérante» et «entraîneure». 1

4 Responsabilités du gérant d équipe vue d ensemble Le gérant d équipe est le moteur de l existence et du succès d une équipe. La surveillance de l équipe est nécessaire afin d organiser un programme structuré et sans danger qui offre l expérience la plus gratifiante possible aux patineuses et, par extension, à leurs familles. Voici un aperçu des tâches et des responsabilités les plus courantes dont un gérant d équipe pourrait être appelé à s acquitter. 1. Gestion générale et surveillance Participer au processus d embauche de l entraîneur et du personnel d entraînement ainsi qu à la gestion de contrats. Ce processus, en totalité ou en partie, pourrait relever du conseil d administration du club. Être la principale personne-ressource de l équipe, à l interne et l externe, et gérer toutes les communications reçues et envoyées. Servir de lien entre le personnel d entraînement et les parents. Gérer l horaire, le calendrier et le programme. Réserver la glace et gérer le contrat pour la glace (au besoin). Participer aux réunions entre l entraîneur, les parents et les patineuses. Toutes les réunions entre les parents, les patineuses et l entraîneur se déroulent en présence du gérant d équipe. Prendre des dispositions pour les spectacles sur glace et d autres apparitions. Organiser les activités sociales (fêtes pour l équipe, promotion du travail d équipe). Coordonner les accompagnatrices et d autres bénévoles. Coordonner les auditions de l équipe ou les activités portes ouvertes avec l entraîneur. Surveiller la sélection du personnel professionnel de soutien (couturier, technicien responsable de la musique, autres). Superviser la rédaction et l application des règles et des politiques de l équipe, y compris une politique pour les remplaçantes, tel que le définit et l établit l entraîneur. Surveiller toutes les questions de discipline et de résolution de conflits. 2. Administration de l équipe Créer et tenir à jour une liste des membres de l équipe avec leurs adresses électroniques et numéros de téléphone. Créer et distribuer les calendriers aux parents et patineuses (mensuellement). Créer et tenir à jour les formulaires médicaux et les listes de personnes à contacter en cas d urgence (voir à l annexe A un exemple de formulaire médical et de permission de voyage). Soumettre l inscription de l équipe à Patinage Canada avant l échéance du 1er novembre. Recueillir les formulaires d inscription des membres de l équipe, des copies de leurs documents de preuve d âge et des copies de leurs cartes de membre de Patinage Canada. 3. Gestion financière de l équipe Créer un budget et s occuper des finances et de la comptabilité de l équipe. Affecter des fonds aux dépenses conformément au budget et payer les factures de l équipe. Recueillir les cotisations et les paiements. Préparer les états financiers et les présenter au conseil d administration et aux parents. Organiser des collectes de fonds et chercher à obtenir des commanditaires. 2

5 4. Logistique de la compétition Soumettre tous les formulaires exigés d inscription aux compétitions et faire l inscription complète en ligne (si elle fait partie de l inscription à l événement) avant l échéance fixée, y compris pour l entraîneur qui y assiste, l accompagnatrice, les patineuses, le ou les programmes prévus, les renseignements sur la musique, l information sur les personnes à contacter sur place, etc. (voir à l annexe B un exemple du formulaire d antécédents médicaux pour les compétitions de qualification). Prendre les dispositions pour le déplacement et l hébergement (avion, autobus, train et hôtel). Surveiller l horaire quotidien de l équipe durant l événement, tel qu il a été discuté avec l entraîneur. Faire les réservations pour les restaurants, les locaux hors glace ou les salles de conférence, au besoin. Vérifier que l équipe et les patineuses ont tous les documents de voyage nécessaires (passeports, cartes d assurance, documentation médicale, etc.) ainsi que l équipement et les tenues de compétition (voir à l annexe C un exemple de listes de contrôle précompétition pour les gérants d équipe et les patineuses.) 5. Autres Aider à la promotion de l équipe et au recrutement des patineuses. Surveiller les relations publiques, la publicité et les relations avec les médias. Sélectionner les bénévoles auxiliaires. Un gérant d équipe peut déléguer des tâches et des responsabilités précises aux patineuses plus âgées de l équipe, aux capitaines d équipe et à d autres parents. Cette stratégie est recommandée, surtout si le gérant d équipe travaille avec plus d une équipe. Un bon gérant d équipe devrait se soucier de former une remplaçante tout en assurant le succès continu de la gestion de l équipe ou des équipes. De nombreuses organisations prospères choisissent de fonctionner avec une structure de comité selon laquelle des responsabilités précises, dont les finances, la logistique de compétition, la collecte de fonds et d autres tâches, sont attribuées aux principaux bénévoles compétents. Le gérant d équipe est ainsi responsable de diriger et de gérer ce comité de l équipe de patinage synchronisé. En outre, le gérant d équipe sera souvent tenu de travailler en collaboration avec le conseil d administration du club et de lui fournir des rétroactions ainsi que des rapports d étape; certaines des tâches et responsabilités décrites dans ce guide peuvent être partagées entre le gérant d équipe et le conseil. Dans les régions et les clubs où le gérant d équipe travaille au sein d une organisation assez importante, ses responsabilités pourraient englober des buts davantage axés sur l élite et la haute performance. Le gérant d équipe devra superviser plus de temps d utilisation de la patinoire et de séances d entraînement et aura plus de patineuses, d équipes, de bénévoles et de professionnels à gérer alors que sa charge de travail administrative et de bureau supplémentaire augmentera proportionnellement à la taille de l organisation. Les tâches et les responsabilités additionnelles peuvent comprendre, entre autres, l établissement de buts et de stratégies à long terme, le recrutement d entraîneurs hautement qualifiés d autres régions ou pays et la facilitation de leur déménagement, la coordination de séminaires d information pour les parents, la création de programmes pour les anciens et de développement des athlètes, la superviser des décisions sur la nutrition ou les ressources en matière de conditionnement physique. 3

6 Tâches précises Les gérants d équipe assument de nombreuses et importantes responsabilités et les décisions qu ils prennent ont une incidence sur l équipe. Ces responsabilités sont expliquées de façon plus détaillée dans les pages suivantes. Sélection de l entraîneur Le processus de sélection de l entraîneur peut être complexe selon l emplacement, le budget, le délai pour la sélection et la disponibilité des entraîneurs. Il faut pouvoir offrir la rémunération appropriée en fonction du niveau de compétences et de l expérience de l entraîneur. Des annonces peuvent être publiées dans les journaux locaux, les bulletins de club ou de section ou on peut avoir recours à des ressources en ligne. Idéalement, l entraîneur retenu devrait compter de l expérience en patinage synchronisé, soit à titre de patineur, d entraîneur ou d entraîneur adjoint. Embaucher le bon entraîneur est une importante décision; c est le travail efficaces, la créativité, l expertise et l enthousiasme de l entraîneur qui permettront de distinguer une équipe unie et énergique d un groupe de personnes qui patine simplement ensemble. On recommande que l organisation et l entraîneur signent un contrat une fois que les conditions d emploi ont été convenues. Le contrat peut être à court ou à long terme, mais les conditions d emploi, la rémunération et les modalités de paiement peuvent être négociées et convenues entre le gérant d équipe et l entraîneur, selon les besoins de chacune des parties. Une liste de contrôle des éléments à considérer pour la création d un contrat de travail figure à l annexe D. Les entraîneurs doivent respecter les critères de base suivants : entraîneur professionnel inscrit à Patinage Canada (inclut l assurance); certification en secourisme et réanimation cardio-respiratoire; possession du niveau correct de certification pour l équipe du Programme national de certification des entraîneurs (PNCE); o niveau approprié de certifications en entraînement exigé pour le niveau auquel s inscrira son équipe aux Championnats nationaux de patinage synchronisé et à tous les événements de qualification qui les précéderont; connaissance des exigences techniques de Patinage Canada et des communications applicables de l UIP; o l entraîneur doit bien vouloir et pouvoir apprendre les règlements régissant le patinage synchronisé et se tenir à jour à propos de tout changement qui pourrait survenir; démonstration du comportement, de la communication et de la présentation convenant à un entraîneur professionnel; possession des connaissances techniques appropriées au niveau de l équipe; capacité de gérer les responsabilités de base du patinage synchronisé : sélection de musique, choix de costumes, chorégraphie, discipline de base, sécurité des patineuses, excellentes aptitudes organisationnelles et capacité de travailler en groupe; disposition à consulter des ressources externes (officiels ou autres entraîneurs) et à participer aux occasions d éducation continue et de développement professionnel; démonstration d un bon esprit sportif et d aptitudes en leadership; respect de toutes les règles et politiques du club et de Patinage Canada. 4

7 Sélection de l équipe de soutien sur glace et hors glace À l instar de l équipe de bénévoles qui travaille avec un gérant d équipe, la taille du personnel d entraînement peut s en tenir aux éléments fondamentaux et ne compter qu un entraîneur, puis s accroître ensuite pour englober une multitude de professionnels à l appui. Cette équipe peut comprendre un entraîneur adjoint, un chorégraphe, un entraîneur pour les poussées-élans, des entraîneurs spécialisés (danse, ballet), des entraîneurs chargés du programme de conditionnement physique, des consultants en nutrition, etc. Le gérant d équipe et l entraîneur devraient déterminer les besoins de l équipe et établir les budgets. Dans la plupart des cas, une équipe nouvelle ou débutante n a besoin que de personnel d entraînement et d aucune ressource professionnelle externe supplémentaire. Permettre à l entraîneur de travailler avec un adjoint représente un excellent moyen de former et de garder les nouvelles ressources dans votre club ou région. Sélection et responsabilités des accompagnatrices Lorsqu un gérant d équipe surveille plus d une équipe, il est préférable de travailler avec des accompagnatrices. Les équipes comptent souvent un ou deux accompagnatrices chacune, choisis parmi les parents des patineuses. Étant donné que la majorité des équipes de patinage synchronisé sont composées de jeunes filles et de femmes, l équipe préfère parfois avoir une femme comme accompagnatrice. Les accompagnatrices sont sélectionnées avec l assistance de l entraîneur, selon leur relation avec l équipe, leur sociabilité, leur disponibilité et leur capacité de travailler avec une équipe. Les principales responsabilités de l accompagnatrice concernent le bien-être de l équipe et sont généralement les suivantes : faire fonction de liaison entre les patineuses et le gérant d équipe; assister à toutes les séances d entraînement et aider à faire jouer la musique et en ce qui concerne l équipement, au besoin; posséder une certification en secourisme (non exigée, mais préférée); s assurer que l équipe est au courant du calendrier et observe l horaire établi par le gérant d équipe ou l entraîneur, informer les membres de l équipe de tout changement au calendrier établi; communiquer aux patineuses l information provenant du gérant d équipe; gérer les costumes de compétition durant l événement et assurer leur entretien, réparation et entreposage dans l intervalle entre les événements; assister à toutes les compétitions : o coordonner les repas; o travailler au calendrier avec l entraîneur et le gérant d équipe; o préparer le vestiaire pour les séances d entraînement, l entraînement officiel et la compétition et s assurer qu on le laisse propre; o aider à assurer la discipline, y compris comment l équipe se présente en public et son comportement à la patinoire, à l hôtel et dans les restaurants; o aider en ce qui concerne les couvre-feux et les réveils de l équipe; coordonner les événements de l équipe avec l entraîneur et l équipe; coordonner les exigences supplémentaires en matière de costumes avec la ou les capitaines de l équipe; surveiller et recueillir les renseignements médicaux des membres de l équipe, mettre régulièrement à jour ces renseignements lorsque des changements se produisent; 5

8 aider à la collecte de toute documentation nécessaire des membres de l équipe qui doivent être soumis à Patinage Canada, comme exigé; aider aux campagnes de collecte de fonds des membres de l équipe; faire fonction d agent de liaison entre les membres de l équipe, l entraîneur et le gérant d équipe; gérer le «sac secours» de l équipe durant l entraînement et la compétition. Il s agit habituellement d un sac ou d un fourre-tout contenant ce qui suit : o trousse de base de premiers soins, produits d hygiène féminine et boîte de papiers mouchoirs; o protège-lames et lacets de patin supplémentaires; o tournevis pour tous les types de vis utilisées pour les lames ainsi que vis supplémentaires; o produits de coiffure : élastiques, pinces à cheveux, gel, fixatif; o ruban de hockey clair (pour coller les lacets et les empêcher de se défaire), ruban adhésif; o paire supplémentaire de collants propres et non endommagés de la bonne couleur; o fournitures de couture, épingles de sûreté, ciseaux; o maquillage pour la compétition (apporté seulement aux compétitions), miroirs. Préparation du budget L importance du budget d exploitation d une équipe varie considérablement d une équipe à l autre, selon la durée de la saison et la complexité du programme de formation, les membres du personnel, les frais de glace, le lieu de la tenue des compétitions et d autres variables. Le budget d une équipe doit toujours considérer et inclure ce qui suit (le cas échéant) : frais d entraînement; o ces frais devraient englober la chorégraphie et la production de musique; honoraires d entraîneurs adjoints; frais de glace; coûts hors glace; o location de salle, le cas échéant; o honoraires de toute personne-ressource engagée (ballet, Pilates, danse, etc.); séminaires prévus et évaluations physiques; robes et autres besoins en costumes (survêtements, vestes d équipe, robes pour l entraînement, etc.); compétitions prévues : o hôtel; o autobus, billets d avion ou frais de covoiturage; o frais d entraînement (sur glace et hors glace); o frais de glace (si on achète des périodes d entraînement supplémentaires); o coût d une salle hors glace (pour la location d un local hors glace); o frais de compétition (inscription et autres frais); frais de gestion, le cas échéant (papier, accès Internet, fournitures de base, location d un local, etc.). À l annexe E figure un exemple de feuille de calcul du budget de l équipe. 6

9 Gestion financière L établissement du budget et les frais exigés des patineuses dépendront entièrement de l organisation. Certains clubs englobent toutes les dépenses dans un budget et perçoivent d avance une somme unique qui couvre tous les frais pour les patineuses. D autres facturent tout d abord seulement les frais de base et budgètent et perçoivent les frais pour chaque compétition ou événement séparément. Un grand nombre d entre eux acceptent des paiements échelonnés et ont des politiques claires sur la quantité et la fréquence des paiements qu ils exigent de leurs membres. L élément le plus important de la gestion financière est de garder des voies de communication claires et ouvertes avec ceux qui paient les cotisations des patineuses. L utilisation de relevés mensuels et la tenue à jour des parents et des patineuses aux réunions de l équipe permettront à tous de savoir en toute confiance où on dépense leur argent. Bien que ce ne soit pas la partie la plus plaisante des fonctions d un gérant, la perception des frais relève de ses responsabilités. De nombreuses équipes ont formulé des politiques claires à propos des échéances des paiements et les conséquences qui seront imposées (le cas échéant) aux patineuses dont les paiements sont en souffrance. Les gérants demandent souvent l aide des accompagnatrices pour aider à recueillir les paiements ou les sommes recueillies par les patineuses lors de collectes de fonds. La gestion des finances de l équipe englobera aussi certaines des tâches suivantes : la préparation des budgets d exploitation; les factures et relevés des patineuses; le calcul des recettes (bourses, dons, etc.); le calcul et le paiement des factures; la gestion de l encaisse; la production de relevés comptables pour l équipe et la communication de renseignements aux parents et patineuses; l entretien de rapports avec les commanditaires ou les organisations qui font des dons; l élaboration de stratégies de collecte de fonds et de plans de mise en œuvre. Commandites L obtention de commandites et de dons peut aider à compenser certains des coûts associés aux déplacements, aux compétitions et aux costumes auxquels les patineuses font face tout au long de la saison. Les gérants d équipe peuvent s intéresser à deux types de commandite : privées et d entreprise. Les commandites privées sont un soutien monétaire reçu d entreprises ou de personnes qui souhaitent faire une contribution philanthropique à l équipe et n attendent rien en retour. Les commandites d entreprise sont un soutien financier reçu d une entreprise ou d une organisation qui s attendra à un certain rendement du capital investi. Il pourrait intéresser des commanditaires éventuels d être mieux en vue au moyen de l utilisation du logo de l entreprise sur les vêtements des patineuses ou de signalisation. 7

10 Quel que soit le type de commandites qu une équipe puisse être intéressée de poursuivre, un certain nombre d étapes devraient être suivies afin d obtenir le meilleur résultat possible pour l équipe : 1. évaluez les contacts actuels de l équipe, dont les entreprises, les parents ou amis qui pourraient être intéressés à associer le nom de leur entreprise à l équipe ou au sport du patinage synchronisé; 2. rédigez une lettre de proposition de commandite à l intention de tous les contacts. Cette lettre devrait inclure les renseignements suivants : courte description du sport, antécédents de l équipe, historique de compétition, buts de l équipe et objectifs pour la prochaine saison, biographies des patineuses, etc.; explication des besoins financiers de l équipe. Énoncez les coûts annuels par patineuse et précisez à quel aspect les commandites proposées seraient affectées (p. ex. inscription aux événements, déplacements, entraînement, location de glace, etc.); un résumé du type et de la quantité de publicité que suscitera votre équipe durant la saison aux événements, aux spectacles sur glace, dans les médias, etc.; une explication de la raison pour laquelle l équipe souhaite établir un partenariat avec le commanditaire potentiel; un aperçu des avantages que la commandite peut offrir à l entreprise, dont : o une plus grande mise en vue de l entreprise au moyen d annonces, de programmes d événements, de reconnaissance du logo sur les vêtements, etc.; o une assimilation positive de la marque et une meilleure image de marque; o une plus grande notoriété de la marque; o de la publicité pour le site Web; o une exposition aux médias locaux ou nationaux; les coordonnées de l équipe. 3. Assurez le suivi par un appel ou un courriel environ de 3 à 4 jours après le premier contact. Demandez au commanditaire potentiel s il a eu la chance de lire la lettre et prenez rendez vous pour un entretien face à face afin de discuter davantage des détails. 4. Envoyez toujours une carte de remerciement après avoir rencontré un commanditaire potentiel. Même s il a refusé la commandite, ce geste montre que l équipe est attentionnée et ceci pourrait encourager les occasions de commandite à l avenir. Comme référence supplémentaire, veuillez consulter les Lignes directrices sur le marketing affichées sous «Clubs et écoles» dans la section de Connexion des membres du site Web de Patinage Canada. Règles de l équipe L établissement d un ensemble de règles qui régissent l équipe devrait constituer une priorité lors de la formation d une nouvelle équipe. Des règles claires sur des questions comme le comportement, l assiduité ou le paiement des droits aideront à définir ce à quoi on s attend des patineuses et les conséquences auxquelles elles feront face si elles ne respectent pas les règles établies pour tous les membres. L adoption de règles claires et leur communication aux patineuses et parents au début de la saison faciliteront la résolution de tout conflit soulevé durant la saison. 8

11 De nombreux gérants d équipe créent un document (souvent appelé contrat de la patineuse ou entente de l équipe) qui peut être distribué aux parents et patineuses et signé par tous comme preuve de la prise de connaissance et de l acceptation des règles de l équipe. Les règles et le comportement exigé devraient être précisés d une manière qui encourage une saine participation et le respect des principes de base de l esprit sportif et de la sécurité. Les règles devraient énoncer les exigences en matière de comportement des patineuses, durant les séances d entraînement et lorsqu elles représentent l équipe dans le cadre d événements à l extérieur, d assiduité et de manque de ponctualité pour les séances d entraînement, de tenues exigées durant l entraînement, de sécurité de base (longs cheveux noués en arrière, pas de gomme à mâcher, pas de bijoux, etc.) ainsi que les règles concernant le comportement durant les déplacements. Un exemple de document sur le code de conduite et les règles de l équipe figure à l annexe F. Politiques concernant les remplaçantes Dans le cadre des règles de l équipe, l entraîneur devrait formuler une politique sur la nomination ou la sélection de remplaçantes aux compétitions, politique qui serait approuvée par le gérant d équipe. La sélection des remplaçantes relève entièrement de l entraîneur et aucun parent ou gérant ne devrait influencer cette sélection. La décision de l entraîneur est fondée sur les buts énoncés pour l équipe au début de la saison et dépend de nombreux facteurs qui peuvent englober l habileté technique les habiletés de patinage, la connaissance du programme, l amélioration, l attitude, l assiduité, le dévouement et les maladies ou les blessures. Dans certains cas, deux patineuses occuperont pendant l entraînement la même position de sorte qu elles continuent à s entraîner et à progresser avec l équipe durant la saison. Lorsqu une compétition approche, un des deux patineuses qui partagent une position est nommée à titre de remplaçante. En ce qui concerne les équipes de nature plus participative ou récréative, les entraîneurs essayeront de permettre à chaque patineuse de prendre part à un événement au moins par saison, à moins que ses habiletés de patinage soient trop faibles et la participation de la patineuse dans l équipe présente des dangers. Pour les équipes récréatives, il est toujours préférable de faire participer autant que possible tous les patineuses aux événements et ne pas avoir recours à des remplaçantes aux compétitions. Le but des équipes débutantes I et II est d encourager la participation de tous et d éviter complètement les remplaçantes, en tout temps. Saison de patinage synchronisé modèle de calendrier Les organisations ne peuvent ou ne veulent pas toutes suivre le même calendrier durant une saison. Les équipes de haute performance prévoient souvent des auditions au début du printemps, établissent leurs listes de membres en mai et amorcent peu après leur entraînement. D autres équipes choisissent de tenir leurs séances d habiletés au printemps, faire relâche durant l été et organiser les auditions à l automne tandis que d autres n ont peut-être pas accès à une patinoire avant l automne et cessent toutes leurs activités en mars. Dans certaines régions, les compétitions commencent à la fin novembre et au début décembre alors qu ailleurs la première compétition n a pas lieu avant janvier. Les gérants d équipe doivent créer un calendrier en consultation avec l entraîneur selon la taille et le niveau de l équipe, ayant recours aux ressources qui lui sont disponibles. 9

12 Voici un exemple de calendrier de patinage synchronisé et des activités qui doivent être entreprises pour que l équipe soit aussi prête que possible à participer à son premier événement. Ce calendrier est fondé sur une saison moyenne et ne tient pas compte du rythme accéléré des programmes de haute performance. Printemps et été planification de base et établissement de buts Recrutement et sélection de l entraîneur; signature du contrat. Choix du nom de l équipe (s il s agit d une nouvelle équipe). o Un nom devrait donner une identité unique et faire l objet de recherches afin de s assurer qu aucune autre équipe ne porte le même nom dans la région ou à ce niveau. Il faut éviter les noms de programmes établis de patinage synchronisé. Bien que certaines patineuses et équipes ne s offusquent pas que d autres équipes adoptent leur nom, ce n est pas généralement considéré de mise. Établissement des buts et des objectifs de l équipe selon l âge et les habiletés. Le choix du niveau de l équipe devrait être fait dès que l entraîneur et le gérant d équipe ont une idée du groupe de patineuses avec lesquelles ils pourraient travailler. o Les catégories et critères de chaque niveau sont établis par Patinage Canada. Veuillez communiquer avec votre bureau de section et consulter tous les règlements pertinents et autres documents techniques de Patinage Canada pour plus de renseignements. o Aux stades préliminaires de la planification, vous pourriez choisir d avance une ou deux catégories différentes que l entraîneur pourrait estimer convenir à l équipe. La décision définitive ne peut être prise que lorsque le groupe de patineuses a été sélectionné, leurs âges sont connus et l entraîneur a évalué leurs habiletés. Déterminer l établissement, les heures de glace et les calendriers d entraînement et signer les contrats nécessaires. o Le modèle de développement à long terme de l athlète (DLTA) présente des recommandations sur la quantité de temps que les athlètes devraient passer sur la glace aux divers stades de leur développement. On incite fortement les clubs à essayer d accorder à leurs patineuses le temps de glace recommandé dans le modèle de DLTA. Néanmoins, les périodes d entraînement varient considérablement d un bout à l autre du pays et les clubs ne sont pas tous en mesure d assurer du temps de glace comme recommandé. L entraînement hors glace peut compenser une partie du temps de glace, pendant lequel l équipe peut apprendre de nouveaux pas et de nouvelles transitions et perfectionner sa synchronisation et son unisson. Ceci est très efficace et devrait être fait peu importe combien de temps l équipe passe sur la glace. Planifier les activités et les annonces pour le recrutement de patineuses o o De nombreuses équipes organisent des activités «portes ouvertes» pour inviter toutes les personnes qui souhaitent essayer le patinage synchronisé à patiner avec l entraîneur et les patineuses des années précédentes. Cette activité sans pression permet à celles qui sont curieuses à propos de la discipline d essayer une séance et de décider si elles aimeraient se joindre à l équipe. Des annonces peuvent être placées dans les journaux locaux, sur les tableaux d affichage de patinoires et dans les bulletins de clubs ou de sections ou sur les sites Web applicables du club ou de l équipe. 10

13 o Si le club forme une équipe pour la première fois, il pourrait inviter un conférencier qui s y connaît, comme un entraîneur, un officiel ou le président ou la présidente du comité de patinage synchronisé de la section, à parler aux parents et susciter l intérêt pour le patinage synchronisé. Tenir une réunion pour les patineuses et les parents, communiquer autant de renseignements que possible o o Les parents et les patineuses devraient être informés des objectifs de l équipe et comprendre l importance d un profond engagement envers l équipe, l engagement d assister aux séances d entraînement et aux compétitions et l importance de respecter les règles de l équipe. Les règles de l équipe serviront à la gestion des conflits. Une copie des règles de l équipe devrait être fournie à titre de référence afin que les patineuses et leurs parents en soient conscients avant de s engager envers l équipe pour la saison. o Un calendrier de base de l entraînement et, si possible, des compétitions auxquelles l équipe participera, devrait être distribué aux parents dès que possible. o Un aperçu de base des frais prévus et des engagements financiers devrait être présenté à ce moment. Tenir des auditions, des évaluations, des stages, des activités «portes ouvertes» ou des camps, au besoin. o o Des auditions ou des évaluations ont lieu même si l équipe n est pas complète. Une évaluation structurée aide l entraîneur à déterminer les habiletés des patineuses et élaborer un plan d entraînement et des stratégies. Il peut ensuite évaluer les progrès par rapport à ce point de départ. Certaines équipes invitent les juges à aider à faire une évaluation stratégique. Ceci donne une certaine crédibilité au processus et peut éviter qu on soupçonne l entraîneur de parti pris plus tard durant l année, surtout s il doit choisir des remplaçantes. Confirmer la composition de l équipe. Recruter des bénévoles et déléguer des tâches. Tenir des réunions avec les membres confirmés de l équipe et leurs parents afin de communiquer les objectifs, les règles et les politiques de l équipe; si on utilise un contrat d équipe pour les règles, distribuer le document et recueillir les copies signées des parents, tuteurs ou patineuses, le cas échéant. Recueillir les formulaires médicaux et les formulaires en cas d urgence. Les entraîneurs devraient : se tenir au courant des changements apportés aux règlements en consultant fréquemment la section de Connexion des membres du site Web de Patinage Canada et le site Web de l Union internationale de patinage (UIP); o Toute nouvelle communication ou éclaircissement de l UIP devrait être lu afin de déterminer si les changements s appliquent à l équipe. Tout document technique publié par Patinage Canada devrait être lu et gardé comme référence. assister à tout stage ou séminaire offert (y compris les séances en ligne) et communiquer avec les personnes-ressources nécessaires et les consulter à propos de tout changement aux règlements; planifier les auditions, stages ou évaluations; 11

14 collaborer avec le gérant d équipe afin de créer des règles pour l équipe et présenter une politique pour les remplaçantes; commencer la sélection de la musique et planifier la chorégraphie; o La musique sélectionnée devrait tenir compte de l âge et de l habileté des patineuses de l équipe. créer un plan d entraînement annuel comptant des buts et des objectifs précis. Fin de l été et début de l automne début de la saison régulière S assurer que les patineuses et les entraîneurs sont inscrits auprès de Patinage Canada pour la saison en cours et recueillir des copies de toutes les cartes de membres et des documents officiels de preuve d âge. Inscrire l équipe auprès de Patinage Canada avant la date d échéance du 1er novembre. Surveiller la sélection de vêtements de l équipe et de costumes de compétition avec l entraîneur, dont la sélection et la surveillance du couturier. L équipe peut décider d avoir d autres vêtements et accessoires facultatifs, par exemple des tenues officielles d entraînement, des tenues d échauffement, des sacs de patinage, des protège-lames, etc. o Il n est pas nécessaire que les costumes de compétition coûtent cher ou soient recherchés pourvu qu ils permettent à l équipe d avoir une apparence uniforme sur la glace. Les motifs et tissus simples sont parfaitement acceptables et tout ornement est à la discrétion de l équipe. On peut aussi acheter des costumes d occasion ou les louer d un autre club pour la saison afin de réduire les coûts. o Les costumes devraient être sportifs et appropriés au groupe d âge. Les femmes peuvent porter la jupe ou le pantalon mais les jupes ne doivent pas dépasser le pli à l arrière du genou (haut du mollet). o Tout autre vêtement, dont les survêtements ou les robes pour l entraînement, est entièrement facultatif et devrait être sélectionné conformément au budget des patineuses; toutefois, la majorité des équipes essaient d avoir des tenues hors glace de couleur uniforme afin d encourager l identité de l équipe et un sentiment d appartenance, ainsi que d aider les accompagnatrices à visuellement assurer le suivi de leurs patineuses durant les déplacements. Continuer à tenir des réunions régulières et des séances d information avec les parents et les patineuses. S assurer que les séances d entraînement se déroulent conformément aux objectifs établis. Planifier les activités de collecte de fonds. Les entraîneurs devraient : commander et obtenir la musique officielle du programme d un professionnel qualifié en son ou en musique (ou l équivalent) pour l entraînement et la compétition conformément aux règles (habituellement au moins un CD pour les séances d entraînement et au moins deux originaux soumis lorsque l équipe s inscrit à l événement); o Les CD de compétition devraient être joués et vérifiés avant chaque événement. Ils devraient aussi être inspectés visuellement pour toute éraflure ou tout dommage. o De nombreux entraîneurs ont aussi avec eux une copie de secours sur une clé USB ou un lecteur MP3 (ipod) au cas où le CD soit incompatible avec l équipement à la compétition. 12

15 déterminer les besoins en costumes pour la compétition et commencer à travailler avec le couturier (le cas échéant) ou commencer à chercher quels clubs auraient des robes d occasion à vendre ou à louer; poursuivre l entraînement de base des habiletés et amorcer la chorégraphie; établir une communication claire avec les patineuses et les parents à propos des progrès individuels; commencer à planifier la sélection des remplaçantes selon les politiques établies; planifier et organiser des activités et des exercices de promotion du travail d équipe, au besoin; guider l équipe pour la sélection d une capitaine de l équipe. Octobre et novembre approche des compétitions Prendre une décision définitive à propos des compétitions auxquelles l équipe participera et obtenir des avis de compétition et des formulaires d inscription. o Les compétitions invitations sont annoncées sur les sites Web des clubs ou des sections et les événements de qualification le seront sur les sites Web des sections ou le site de Patinage Canada. Les exigences et le processus d inscription seront expliqués en détail dans o l avis de compétition. Les bureaux de section pourront fournir des renseignements sur les événements de qualification. Décider d assister ou non aux événements de qualification régionaux et si l équipe participera aux Championnats nationaux de patinage synchronisé si elle se qualifie pour cet événement. Surveiller l entraîneur en ce qui concerne la planification de remplaçantes possibles aux compétitions en vertu des politiques sur les remplaçantes établies au début de la saison. La patineuse et ses parents devraient être informés dès que possible des faiblesses de la patineuse et savoir si l entraîneur compte la nommer comme remplaçante pour toute compétition environ deux semaines d avance. Présenter un calendrier définitif des compétitions aux parents. Rédiger une lettre sur du papier à en-tête de l équipe pour l école ou le milieu de travail, qui explique la nature de l activité à laquelle l athlète participera et demander le soutien de l établissement et sa compréhension de toute absence. Distribuer la lettre aux patineuses au besoin. S assurer que le couturier livrera les costumes à la date promise et que les vêtements de l équipe sont livrés et ajustés. Organiser des activités de collecte de fonds comme prévu et exigé. Faire des réservations et prendre des dispositions pour le déplacement en vue des événements à venir, réserver les billets et les autobus, vérifier les transferts, planifier les repas, etc. Planifier et établir le calendrier des exhibitions (souvent tenues en décembre ou durant le temps des Fêtes). o o Les exhibitions aident l équipe à s habituer à patiner devant un public. Elles servent aussi de répétition générale pour les bénévoles afin qu ils puissent apprendre à se préparer et à gérer l équipe, les costumes et le maquillage durant une performance. Si une exhibition n est pas possible, il est important pour l équipe de mettre à l essai les coiffures, le maquillage et les costumes au moins une fois durant l entraînement avant la compétition. Ceci aidera à confirmer qu il n y aura aucune défaillance des costumes durant la compétition et que tous les ornements restent en place, les postiches sont bien fixés, les coutures des robes sont solides, les fermetures à glissière ne sont pas défectueuses et ainsi de suite. 13

16 Les entraîneurs devraient : terminer la chorégraphie de base et amorcer les répétitions à la fin novembre ou en décembre (selon la date de formation de l équipe et du début de l entraînement); informer une patineuse au moins deux semaines avant un événement si elle sera nommée remplaçante, sauf en cas de changement imputable à une maladie soudaine ou une blessure; prévoir une évaluation ou une rétroaction avec un spécialiste technique, un contrôleur technique ou un juge. Si les ressources locales sont limitées, les entraîneurs peuvent prendre les dispositions voulues pour envoyer une vidéo à un officiel et ainsi obtenir une évaluation. Ils peuvent communiquer avec leur bureau de section pour savoir comment communiquer avec les officiels qui se trouvent le plus proche de l équipe; s assurer que le maquillage et les coiffures sont prévus et prêts ainsi que le costume de la compétition. o Les coiffures devraient être aussi similaires que possible, mais les styles peuvent être simples et faciles à exécuter. Les cheveux longs doivent être noués en arrière en chignon. Le temps et le nombre de bénévoles exigés pour les coiffures de toutes les patineuses o devraient être pris en considération au moment de choisir une coiffure. Le maquillage est tout à fait facultatif mais si l équipe choisit d utiliser du maquillage, il ne doit pas être de nature théâtrale. planifier les exhibitions ou les autres événements publics de sorte à simuler un milieu de compétition et permettre à l équipe de vivre l expérience de la performance devant un public. Ces événements peuvent aussi servir aux collectes de fonds. De nombreuses équipes inviteront des officiels à surveiller cette performance et à leur donner des rétroactions, créant ainsi une simulation plus réaliste de l expérience de compétition; être prêt à à une compétition (musique en main, robes prêtes, chorégraphie de l entrée et de la sortie de la glace de l équipe, chorégraphie d un échauffement de compétition d une minute, planification et chorégraphie de l échauffement hors glace, etc.); informer la capitaine de l équipe de ses responsabilités durant la performance et comment parler à l arbitre en cas de mauvais fonctionnement ou d interruption du programme. Décembre à mars saison de compétition Confirmer la réception des inscriptions à la compétition, obtenir les calendriers de compétition à mesure qu ils sont disponibles et planifier l horaire quotidien pour chaque événement. o Les gérants doivent planifier les repas et les réservations conformément à l horaire et selon les restaurants qui peuvent accueillir leur groupe. o N oubliez pas de prévoir suffisamment de temps pour chaque activité (coiffures, maquillage, échauffement de l équipe, repas et aller-retour de la patinoire). o Les équipes doivent habituellement se conformer à un couvre-feu et un réveil fixes. Rendre définitives et confirmer toutes les dispositions de voyage, au besoin. Appuyer l entraîneur dans ses communications avec les patineuses et les parents, surtout avec les patineuses qui pourraient être nommées remplaçantes. Superviser les accompagnatrices de l équipe et s assurer qu elles ont tout ce dont elles ont besoin pour appuyer l équipe durant une fin de semaine de compétition. Planifier les activités de fin de saison, dont les exhibitions, les spectacles ou les soupers d équipe. 14

17 À la fin de la saison, certains gérants d équipe pourraient vouloir faire un sondage auprès des patineuses, des entraîneurs et des parents, soit officiellement ou officieusement, durant une réunion d équipe ou au moyen d un questionnaire, à propos des améliorations qu ils estimeraient nécessaires afin d améliorer la prochaine saison de l équipe. Ressources de patinage synchronisé Manuel des règlements de Patinage Canada Offert dans la section de Connexion des membres du site Web Documentation sur les exigences techniques Mise à jour et distribuée chaque année à toutes les sections et offerte dans la section de Connexion des membres du site Web de Patinage Canada. Officiels de patinage synchronisé Veuillez communiquer avec votre section pour des recommandations sur les officiels qualifiés dans votre région. Coordonnateurs de patinage synchronisé de section Veuillez communiquer avec votre section pour les renseignements les plus à jour. Communications de l UIP Consultez le site Web pour la clarification des règlements aux niveaux junior et senior. 15

18 Annexe A INSÉRER LE NOM DU CLUB DE PATINAGE Programme de patinage synchronisé EXEMPLE DE FORMULAIRE MÉDICAL ET DE PERMISSION DE VOYAGE Nom de la patineuse : Date de naissance : Nº carte santé Par la présente, je permets au Club de patinage d emmener mon enfant,, par autobus ou voiture personnelle à toutes les compétitions et exhibitions auxquelles participe l équipe. Je comprends que le Club de patinage n est pas tenu responsable de tout accident, incident ou perte de biens personnels qui pourrait se produire durant ces déplacements. Date : Signature du parent ou tuteur Nous demandons de fournir les renseignements suivants afin d éviter tout imprévu. Ces renseignements demeureront confidentiels. Est-ce que la patineuse souffre du mal des transports ou autres durant les déplacements? Si oui, de quoi a-t-elle besoin? Est-ce que la patineuse a des problèmes de santé? Asthme Oui Non Saignements de nez Oui Non Allergies Oui Non Si oui, allergies à Migraines Oui Non Autres Date du dernier vaccin de rappel contre le tétanos Est-ce que la patineuse porte des lunettes, des verres de contact, un protège-dents, etc.? Oui Non Si oui, veuillez préciser. Est-ce que la patineuse a avec elle des médicaments auto-administrés? Oui Non 16

19 Annexe A Si oui, veuillez préciser. Je permets au gérant d équipe ou d autoriser des traitements médicaux mineurs pour mon enfant,. Date : Signature du parent ou tuteur 17

20 Annexe B ANTÉCÉDENTS MÉDICAUX Écrire lisiblement en caractères d imprimerie NOM DE LA PATINEUSE OU DU PATINEUR (Nom de famille) (Prénom) /J /M /A ÂGE (Date de naissance) MÉDECIN DE FAMILLE (Nom de famille) (Prénom) (No de tél.) PERSONNE À CONTACTER EN CAS D URGENCE : CARTE DE SANTÉ PROVINCIALE** (Ville) (Province) (Nom de famille) (Prénom) (No de tél.) (Nom de famille) (Prénom) (No de tél.) **Les soins médicaux qui vous sont offerts sur place sont couverts par les régimes provinciaux d assurance-maladie et exigent une carte santé valide. Veuillez apporter votre carte santé avec vous à l infirmerie lorsque vous avez besoin de soins ou fournissez l information sur le présent formulaire d inscription et nous nous assurerons que l infirmerie en est informée. Date Problème ou blessure Traitement État actuel Veuillez préciser si vous suivez actuellement un traitement en réadaptation : 18

21 Type de traitement (physiothérapie, massage, chiropractie, thérapie sportive, etc.) Nom du responsable du traitement Annexe B ANTÉCÉDENTS MÉDICAUX Ville et numéro de téléphone du responsable du traitement ALLERGIES Veuillez indiquer vos allergies à ce qui suit : Médicaments : Aliments : Environnement : COMMENTAIRES : EXONÉRATION MÉDICALE Par la présente, je (nom de l athlète) conviens que la relation entre moi et le médecin traitant, thérapeute ou personnel médical de la compétition sera régie et interprétée selon les lois en vigueur dans la province où la compétition se déroule. L athlète reconnaît que le traitement ou le service a été donné dans la province dans laquelle la compétition se déroule et que les tribunaux de la province où la compétition a lieu auront compétence pour entendre toute plainte, réclamation ou poursuite, que celle-ci soit fondée sur une rupture présumée de contrat ou une négligence présumée découlant du traitement. L athlète susmentionné convient par la présente d amorcer de telles poursuites dans la province dans laquelle la compétition se déroule et seulement dans cette province et de se soumettre par la présente à la compétence des tribunaux de la province dans laquelle la compétition se déroule. (NOM DE L ATHLÈTE) Par la présente, je connaissance, que les renseignements ci-dessus sont exacts. déclare, à ma Signature de l athlète Date Signature du parent ou du tuteur à la compétition (si l athlète a moins de 18 ans) Date (si l athlète a moins de 18 ans) 19