numéro :: spécial La référence e-média des systèmes d information de santé Abonnez-vous! Optimisation de la gestion des lits

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1 numéro :: spécial La référence e-média des systèmes d information de santé Abonnez-vous! Optimisation de la gestion des lits

2 Optimisation de la gestion des lits : Quels applicatifs? Sous l impulsion des Tutelles, la gestion des lits devient un élément clé des nouvelles organisations hospitalières. Même si les éditeurs occupaient déjà le terrain depuis fort longtemps, la démarche appuyée par l ANAP a le mérite de relancer la concurrence Le programme national d amélioration de la gestion des lits, lancé par Marisol TOURAINE, vise à faire évoluer les organisations hospitalières, avec notamment la mise en place de gestionnaires de lits («bed managers»). L objectif est clair : faciliter l ordonnancement de l'activité programmée, fluidifier les flux en provenance des urgences pour, in fine, réduire le temps passé par le personnel médical à chercher des lits disponibles. Si les éditeurs de logiciels SIH s étaient contentés d attendre ce feu vert pour faire évoluer les fonctionnalités de leurs progiciels de gestion des lits, notamment dans le sec- L ANAP fournit de nombreux outils relatifs à la thématique de la gestion des lits : une base de travail essentielle pour les DSIO! TIMEWISE : Une analyse prospective pour bientôt! Le logiciel de gestion des lits TimeWise permet d'améliorer l'organisation des établissements de santé, en vérifiant à la fois la disponibilité des plages opératoires et des lits. Il intégrera prochainement un module d'analyse prospective. Eprouvé depuis plus de 20 ans sur le marché, TimeWise est une référence dans le monde des établissements privés. Le «Programme national de gestion des lits» de l'anap et ses "Bed Manager" (gestionnaires des lits) ouvrent désormais de nouveaux marchés à cette solution ; d autant plus que les préconisations et indicateurs de l'anap (contrôle des points forts et des faiblesses de l'établissement) sont intégrés au logiciel. Depuis leur cabinet, les praticiens remplissent un formulaire Web simplissime (processus d annonce). Le critère limitant étant souvent la capacité d'accueil en blocs opératoires, TimeWise fonctionne - au choix - avec ou sans liaison automatique avec le programme de bloc. L une des caractéristiques du produit est de proposer des "experts de placement" qui se basent sur des critères paramétrables : chambres doubles, sexe du patient, différences d âge, particularité du patient (handicap par exemple). Il est par ailleurs possible d intégrer les paramètres infectieux et diminuer ainsi le risque d infection nosocomiale. 10 :: mysih N 20 :: 2014 ::

3 teur privé, nous serions encore à l âge de pierre! Cela fait effectivement bien plus de 10 ans que des acteurs comme Canyon, Medibase ou encore Web100T proposent des solutions ciblées pour la gestion des lits et des séjours. La différence désormais, c est qu ils le feront avec la bénédiction des pouvoirs publics et dans un environnement encore plus concurrentiel. Tant mieux, rien de tel qu une mise en concurrence pour faire évoluer un produit logiciel! Ainsi, plus de 150 établissements, sélectionnés par les ARS, sont accompagnés par l ANAP dans le cadre de la mise en œuvre des nouvelles organisations hospitalières dont la gestion des lits. Au-delà de la simple évolution organisationnelle de la gestion des lits, se profile probablement la volonté de maîtrise des flux dans l objectif de détecter à terme les possibilités d évolution vers une chirurgie ambulatoire my SIH :: commentaire Au-delà de la stricte «gestion des lits», la démarche des Instances rejoint deux constats : la réduction globale du nombre de lits d hospitalisation et la croissance des prises en charge de courte durée, comme c est déjà le cas dans d autres pays dotés d un système de santé réactif et ad hoc. Rationalisation, processus, ordonnancement : les concepts de Qualité et d Industrialisation ne sont pas si loin que cela WebPCP de WEB100T : Agir en temps-réel et à la source WebPCP de la société Web100T est, depuis 10 ans, le logiciel de régulation des séjours pour les établissements publics, privés et ESPIC. Véritable outil d organisation de la production, il permet d enregistrer, au plus tôt et à la source, les demandes de prise en charge, de partager ces informations entre tous les acteurs concernés (services, blocs, accueil, etc.) et de suivre très simplement les charges associées (occupation des lits, remplissage des vacations opératoires) en temps réel et sur les semaines à venir. Il permet de gérer, de manière fine et fiable, la production de soins pour une meilleure prise en charge du patient (objectif qualité) et un meilleur rendement (objectif économique). Sa technologie 100% Web apporte non seulement une démarche coopérative entre les différents services, une souplesse d utilisation, une rapidité de déploiement et une prise en main intuitive mais aussi un décloisonnement et une attractivité lorsque l outil est partagé avec les cabinets de ville. La consultation des tableaux de bord dynamiques (dont les indicateurs MeaH) en fait un outil de pilotage incontournable de l activité de production de soins et des ressources de l établissement. Des fonctions destinées au brancardage sur tablette/smartphone, à l envoi de SMS aux patients viennent compléter cet outil transversal. Des établissements utilisateurs de la solution observent une augmentation de 30 à 40% de leur activité avec une croissance très significative de l ambulatoire pour certains. :: 2014 :: mysih N 20 :: 11

4 Capacity Manager de CERNER pour un pilotage des ressources et processus de soins Avec la T2A, la maîtrise des charges variables attachées à la durée même des séjours devient essentielle. Le système d information de production Cerner Millennium avec le module Capacity Management prend en compte l ensemble des ressources utiles au bon déroulé des séjours (professionnels de santé, lits, places, équipements, services hôteliers, etc.). Les outils de paramétrage des séquences diagnostiques ou thérapeutiques permettent de concevoir, d engager et de documenter très simplement les actes qui correspondent aux meilleures pratiques du moment. Géolocalisés dans l hôpital, les chambres, lits et équipements-clés apparaissent clairement dans les écrans de prise en charge des patients. La solution de Cerner couvre l ensemble des fonctions qui permettent de gérer le séjour en tant que processus : le temps (celui du patient, des médecins, des plateaux techniques, etc.) et l espace (chambres, blocs opératoires, SSPI, etc.) constituent deux axes majeurs transversaux auxquels se réfèrent les actes, les protocoles et les projets de soins. La gestion des espaces de soins et le géo-positionnement en temps réel du patient et des ressources essentielles pour son séjour constituent un levier majeur d efficience. SOFTWAY MEDICAL : Un plan d occupation corrélant l administratif et le médical Le plan d occupation, outil d aide à la décision de placement, est présenté sous la forme d un planning graphique synthétique. Via l intégration avec le socle administratif, le module HM Plan d Occupation permet de corréler les éléments «administratifs» aux données médicales. Par exemple, les séjours peuvent être positionnés en tenant compte d une durée prévisionnelle d hospitalisation, liée au motif, ce qui facilite l accueil de nouveaux patients. Les soignants disposent en temps réel de l affectation des patients dans le bon service et dans la chambre adéquate sans attendre l intervention d un tiers. L outil affiche sous forme graphique l occupation d un service à un instant T mais aussi les impacts sur l occupation des entrées ou des mutations prévisionnelles. L interopérabilité avec les admissions permet aux praticiens d être informés des lits disponibles, des demandes individuelles (chambre particulière par exemple) ou des impératifs de fonctionnement (chambres d isolement, fermetures de services, de lit et de chambre, etc.). L équipe soignante a une visibilité des lits occupés et/ou vacants par localisation (service, unité, etc.) et le placement ou le changement de lits se fait par simple «glisser-déplacer» dans le planning. Le module Placement de MEDIBASE / OSOFT Le module Placement d OSOFT intervient dans l'organisation des services et facilite l'accès aux informations médicales des patients. L interface intuitive se fait au travers d un seul et même écran en mode glisser/déposer pour le placement avec d éventuelles Indications visuelles d'incompatibilité. Il est possible d intégrer la photo d identité du patient. Les mouvements sont répercutés entre les services mais le module est en relation directe avec le module Bloc opératoire et le Dossier d'hospitalisation OSOFT lors d une exploitation complète et transversale de la solution de MEDIBASE. Une mutation fonctionnelle en marche Du côté des éditeurs de logiciels SIH, les outils informatiques, sur les fonctionnalités de gestion des lits & séjours, sont en pleine mutation fonctionnelle. Aujourd hui, ils s orientent vers plus d analyse prospective pour abandonner progressivement la gestion basée sur de simples constats d un «porte à porte» dans les services. Le suivi temps-réel devient réellement possible pour peu que l application de gestion des lits soit en parfaite connexion avec son environnement : l administratif et les plateaux techniques. Au-delà de la technique, il faut nécessairement convaincre les équipes notamment les professionnels de santé de l intérêt de la démarche. L implication de l ensemble des acteurs de l établissement reste l un des principaux moteurs de l évolution. Une aide «informatique» à la révision des processus et des pratiques s avère indispensable, sans compter les aspects liés à l ergonomie et à la communication. C est en ce sens que les logiciels doivent donc évoluer. Rassurez-vous, les éditeurs de progiciels de gestion de lits et de séjours n ont pas attendu my SIH pour avancer sur terrain! Quels objectifs? Viser à améliorer le taux d occupation dans une unité de soins peut permettre de réduire les annulations de programme ou encore les transferts dans une logique globale d augmentation de la qualité des soins. Côté organisationnel, il devient aussi plus facile de réaffecter des lits entre services et de diminuer drastiquement le temps passé par le personnel à courir après un lit libre (si l image vous semble osée parlez-en aux responsables de régulation dans les établissements!). En fait, dans le cadre d un chantier de gestion informatisée des lits, il faut au préalable bien identifier le(s) objectif(s) visé(s). Ils seront déterminants pour le choix informatique qui en découle. Certaines solutions ont effectivement des avantages sur d autres mais uniquement dans telle ou telle autre logique de déploiement. Par ailleurs, cette étape préalable est souvent l occasion de mieux cerner l environnement et approcher la maîtrise des processus sur l ensemble de la chaine : le processus d entrée et la prise en charge dans les unités en amont, la prise en 12 :: mysih N 20 :: 2013 ::

5 charge au Bloc Opératoire, en SSPI et le processus de sortie en aval. Outil de gestion des lits ou dossier patient? L une des caractéristiques essentielle de votre solution de gestion des lits est de se positionner de manière transversale autour de l organisation de l établissement. L outil doit proposer de manière ergonomique une synthèse de l occupation des services sur différents axes chronologiques (journalier, hebdomadaire ou mensuel) et selon des critères paramétrables. L exploitation d indicateurs visuels permet souvent de faciliter la tâche des équipes de régulation dans leurs décisions de placement. Dans un environnement multi-éditeurs, il n en reste pas moins que l outil de gestion de lits peut se retrouver en doublon avec les outils administratifs de prise en charge du séjour, voire le Dossier Patient Informatisé lorsque l'enregistrement de la localisation du patient et des mouvements éventuels se fait directement dans le Dossier Patient. Du point de vue d une DSIO, il est de toute façon impossible de faire l impasse sur les échanges entre les McKESSON : Accompagner les évolutions organisationnelles avec M-Lits Grâce à son nouveau module M-Lits, McKesson accompagne les évolutions organisationnelles : gestion de la capacité d accueil et amélioration de la rotation des lits au niveau d un établissement ou d une communauté hospitalière. L objectif est de faciliter l ordonnancement des flux programmés et non programmés en réduisant notamment les délais d admission des patients en provenance des urgences et le temps passé par le personnel médical à chercher des lits disponibles. La solution M- Lits, est nativement intégrée au Dossier Patient M-CrossWay. Les gestionnaires de lits et autres professionnels en charge du placement des patients disposent de fonctionnalités d affichage de l état prévisionnel de l occupation des lits, de calcul automatique de la date prévisionnelle de sortie selon les motifs d entrées ou les actes pratiqués en Chirurgie ou encore de gestion des capacités (fermetures de lits, ouvertures de lits supplémentaires). L axe «reporting» est aussi couvert sur la base d indicateurs prévisionnels de disponibilité des lits et d activité (patients entrants à placer par exemple), et de tableaux de bord adaptés aux différentes situations de travail et aux besoins de communication. Ce nouveau module s appuie notamment sur l expertise de la société Effigen qui a accompagné de nombreux établissements de santé dans la mise en place d une organisation optimale autour de l ordonnancement du circuit du patient et avec laquelle McKesson a signé un partenariat au début de l année différents éditeurs en présence (lorsque le cas se présente). Dans la plupart des cas, le progiciel de gestion des lits assure la gestion des plannings prévisionnels, l alimentation du Dossier Patient et récupère en retour les éventuels mouvements Applicatif dédié ou non, c est bien à la cohérence globale du SI qu il faut veiller pour être en mesure de répondre aux défis organisationnels qui nous attendent!

6 Abonnez-vous! :: my SIH magazine :: à la carte! :: ABONNEMENT :: Sur Internet :: my SIH magazine :: est diffusé gratuitement par à l ensemble ou à une partie des inscrits à notre base de contacts. En PDF via ou en téléchargement La version «PDF» est désormais disponible par achat au numéro aux conditions précisées ci-après. En version «papier» La version «papier» est disponible sur abonnement ou par achat au numéro aux conditions précisées ci-après. Je m inscris gratuitement sur my SIH :: Web \::\ Gratuit! Inscrivez-vous sur notre site pour recevoir gratuitement par les liens vers les numéros PDF interactifs de :: my SIH magazine :: Je m abonne pour recevoir par courrier my SIH :: magazine \::\ Abonnement annuel 2014 : 5 numéros pour 108,60 TTC (frais de port inclus) \::\ Achat au numéro : 23,16 TTC le numéro (frais de port inclus) Formulaire à compléter et à renvoyer par à :: abonnement@mysih.fr :: ou par fax au ou par courrier (cf. adresse ci-dessous). q Je souhaite recevoir les 5 prochains numéros (1 an) de my SIH magazine au format papier pour 108,60 TTC(*) - frais de port inclus - à partir du N... q Je souhaite recevoir, au format papier, à 23,16 TTC(*) le numéro - frais de port inclus - le(s) numéro(s) de my SIH magazine suivants : / / / / / / / / / / / / / / / / (*) : TVA 20% J achète en ligne my SIH :: PDF \::\ Pratique! (paiement sécurisé en ligne : Carte Bancaire / Paypal / AlloPass) Achetez en ligne le numéro PDF souhaité de :: my SIH magazine :: ...@...(obligatoire) Société :... Fonction :... Nom :...Prénom :... Adresse :... Code Postal :...Ville :... Règlement par virement ou par chèque à renvoyer à l ordre de «OSITEX». Adresse OSITEX/ my SIH - Centre d Affaires Bagatelle B rue Gutenberg MERIGNAC Pour tout autre mode de règlement, merci de nous contacter à l adresse : info@ositex.fr :: my SIH magazine :: s engage à ne pas communiquer vos informations à des tiers. Offre d abonnement valable jusqu au 31/12/ Pour tout autre mode de règlement ou pour un abonnement à l international avec envoi par avion (frais de port en sus), merci de nous contacter : :: abonnement@mysih.fr :: Votre abonnement prendra effet dans un délai moyen de 3 semaines à compter de la date de validation de votre commande par nos services. :: INFO :: Suite à votre inscription sur notre plate-forme, vous recevrez un de validation. Cet vous permettra de confirmer, de modifier votre profil ou de vous désinscrire de notre base de contacts. Conformément à la loi Informatique et Libertés du 8 janvier 1978, vous disposez d un droit d accès et de rectification aux données vous concernant.