Manuel d utilisation rapide du Web2Print de Bio Suisse (Janvier 2010)

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1 Manuel d utilisation rapide du Web2Print de Bio Suisse (Janvier 2010) Ce manuel d utilisation rapide a pour but de vous familiariser avec le Web2Print de Bio Suisse. Il ne contient pas toutes les étapes et éventualités, uniquement la base. Le Web2Print est conçu de manière intuitive afin qu après quelques essais, il puisse être utilisé sans problème. Si toutefois vous avez quand même des questions, nous sommes bien sûr à votre disposition au numéro de téléphone ou pas mail web2print@bio-suisse.ch. Nous espérons que vous aurez beaucoup de plaisir et de réussite à créer votre matériel promotionnel personnalisé pour votre ferme avec notre Web2Print. IMPORTANT: Veuillez télécharger la version la plus récente de Java, autrement certains éléments de texte ne pourront pas être modifiés ( 1) Connexion et page d accueil Veuillez vous connecter sous: (Utilisateur : Nombre Bio Suisse, mot de passe : bsw2p) Si vous vous connectez pour la première fois, nous vous recommandons de modifier votre mot de passe. Cette démarche sert à garantir votre propre sécurité pour éviter qu une commande d impression (payante) ne soit transmise involontairement à l imprimerie. À la page d accueil, vous trouvez ce manuel à télécharger ainsi que le numéro de téléphone et l adresse pour poser des questions ou éclaircir quelques points. Au point 1 (Mes données) vous pouvez modifier votre mot de passe ainsi que l adresse de l utilisateur principal. Cette adresse apparaît automatiquement sous adresse de facturation et adresse de livraison. L utilisateur principal est également responsable de la connexion et du mot de passe. Le point 2 (Mes documents) regroupe tous les documents qui sont à la disposition de l utilisateur. Selon les modifications apportées aux documents, c est-à-dire l avancement de votre document, ils apparaissent à des emplacements différents (Brouillons, Entrée, Sortie). Au point 3 (Mes supports) sont déposés vos logos, photos et images que vous pouvez utiliser pour créer votre matériel promotionnel tel qu affiche, carte postale etc. Sous le point 4 (Mes commandes) vous retrouvez tous les documents que vous avez créés et commandés (après le statut «Transmettre pour la vérification préalable»). Mais les documents n apparaissent dans ce classeur qu après avoir été vérifiés et approuvés par Bio Suisse (après environ 2 jours). Notre vérification ne sert pas à contrôler le contenu des documents mais à vérifier s il n y a pas de fautes de frappe ou si la résolution/qualité des images est suffisante pour l impression. Au point 5 (Fermeture de session) vous vous déconnectez du système.

2 2) Conception d un support publicitaire 1 ère étape: Choisir le modèle Sur la page d accueil, vous cliquez sur «Sélectionner modèle». Cherchez dans les différents classeurs le modèle qui correspond à vos besoins et sélectionnez-le en cliquant dessus avec la touche droite de la souris. Il existe de nombreux modèles: de la carte postale au format A5 à la bâche au format F12 avec impression sur un côté ou recto verso. Cliquez sur «Utiliser modèle» (tout à droite) pour individualiser le modèle. 2 ème étape 2: Créer le document Une fois que vous avez choisi un modèle (dans notre exemple une carte postale A6), vous devez créer le document (en cliquant sur le bouton «Créer document»). Vous pouvez aussi donner vousmême un nom au document, p. ex. pour le retrouver plus facilement par après (Exemple: carte postale A6_ Ferme bio Dumoulin). 3 ème étape: Modifier le document - Exemple: carte postale A6 C est lors de cette étape que vous concevez votre support publicitaire (ici, une carte postale). Si vous passez avec la souris sur l image ou sur les éléments de la page, les éléments que vous pouvez modifier sont entourés d un cadre rouge. Pour modifier le champ souhaité, vous pouvez soit cliquer sur le champ encadré dans l image, soit sélectionner le texte correspondant dans les éléments de page en dessous (p.x. «Sélectionner image» ou adresse internet).

3 Dans cet exemple, il est possible de rédiger du texte sur les deux côtés de la carte postale. Cela est visible au petit 2 qui apparaît dans le coin droit du modèle et en mode édition aux deux petits champs numérotés 1 et 2 en dessous du modèle. Grâce à la barre d outils en dessus, vous pouvez visualiser en tout temps votre document en prévisualisation JPG ou PDF. Avec le crayon barré, vous pouvez annuler TOUTES les modifications. Le modèle redevient comme il était au début. Avec le crayon, vous pouvez bien sûr aussi n effacer qu un élément séparé. Pour cela, vous devez sélectionner le crayon barré qui se trouve à côté de l élément concerné. Cas particulier: la carte postale Sur la deuxième page, vous avec la possibilité d ajouter du texte réparti sur une ou deux colonnes ou du texte et une image. Pour cela, vous devez d abord cliquer sur le petit 2 sous le modèle et ensuite sur «Sélectionner le texte» et encore sur le classeur «Sélectionner le texte» et là, vous choisissez le modèle souhaité. La même chose s applique au champ pour l adresse en bas à droite du logo.

4 4 ème étape: Insérer une image Dans de nombreux modèles, vous avez la possibilité d ajouter vos propres photos ou logos. Mais vous devez auparavant les charger dans votre classeur. Si vous n avez pas encore téléchargé d images ou de logos, vous pouvez le faire sous «Mes supports». Vous n avez besoin de télécharger l image qu une fois. Si vous l avez déjà fait via «Mes supports» ou que vous avez déjà utilisé la même photo pour un autre modèle, votre image est déjà enregistrée sous «Mes supports». Dans ce cas, vous pouvez simplement le chercher dans le classeur «User Media» après avoir cliqué dans le modèle de support publicitaire choisi sous «Sélectionner sujet/image». 5 ème étape: Insérer du texte Dans la plupart des modèles, il est possible d adapter des parties de textes ou d entrer du texte manuellement. Pour les affiches, vous pouvez choisir le sujet selon vos désirs et le texte est automatiquement adapté. Pour les cartes postales, vous pouvez p.ex. insérer votre propre adresse internet (attention: elle ne doit pas être trop longue) et au verso vous pouvez insérer votre adresse, votre logo et/ou une image de votre ferme ainsi que du texte. Les modèles ont déjà presque tous du texte (sauf les champs individuels p.ex. au verso de la carte postale). Vous pouvez donc faire imprimer la plupart des modèles sans modifications personnelles, vous aurez alors simplement la version Bourgeon standard, comme avant. Si votre texte devait dépasser la longueur du champ, le système affiche un message «Débordement texte». Retournez dans le mode édition pour modifier le texte. Dans l éditeur, vous pouvez choisir différentes tailles d écriture. Si vous avez effectué toutes les modifications souhaitées, veuillez vérifier soigneusement que votre support publicitaire ne présente pas d erreur. Si vous êtes satisfait du document, vous pouvez continuer en cliquant sur le bouton «Terminer l édition». Champs de texte libre (p.ex. sur la carte postale) Comme il est possible, p.ex. sur les cartes postales, de rédiger des textes relativement longs, nous vous recommandons de les écrire auparavant avec un éditeur externe (Word, Wordpad, Editor ou autre). Il s agit d une mesure préventive pour le cas où une erreur se produisait dans le système et que du texte soit effacé. Vous êtes ainsi assuré de ne pas le perdre. Vous pouvez ensuite simplement copier le texte dans le système et le modifier si nécessaire. Plusieurs possibilités vous sont proposées pour formater le texte d un champ de texte libre. Les différents formats de texte sont disponibles dans un champ de sélection au-dessus du champ de texte libre. Vérifiez régulièrement la présentation du support publicitaire à l aide du bouton «Prévisualisation» et raccourcissez le texte s il s avérait trop long.

5 7 ème étape: Commander le support publicitaire C est le moment de commander votre support publicitaire personnalisé, c est-à-dire de le transmettre pour la vérification préalable. Il faut décider si vous le commandez sous format PDF ou si vous souhaitez le faire imprimer directement. IMPORTANT: Veuillez vérifier soigneusement votre document. Une fois que vous l avez transmis et qu il a été approuvé par le vérificateur, vous ne pouvez plus effectuer de modifications! Durant une première phase de test, Bio Suisse examinera chaque support publicitaire avant de le transmettre à l imprimerie. Si nous constatons que l établissement des supports ne pose pas de problème particulier, cette étape sera supprimée et les supports publicitaires seront directement transmis à l imprimerie après votre commande. Si vous souhaitez tout de même une vérification, envoyez nous une copie de la prévisualisation PDF à web2print@bio-suisse.ch avec la demande de contrôler le document. Vous pourrez ensuite transmettre votre document. Commande d un document PDF Si vous avez choisi un document PDF, veuillez faire une coche à l endroit correspondant dans le formulaire de commande. Veuillez également vérifier l adresse de livraison et l adresse de facturation. Si les champs ne sont pas remplis, le processus ne peut pas être achevé. N oubliez pas de faire une coche sous «J ai vérifié le contenu et l exactitude de mes indications et je prends connaissance qu en cas de production directe, les coûts cités ci-dessus sont facturés dès que ma commande est transmise pour la vérification préalable. Pour finir, cliquez sur «Transmettre pour vérification préalable». Le document PDF est à présent transmis à Bio Suisse pour la vérification préalable, laquelle prendra au maximum deux jours ouvrables. Après approbation, vous recevrez un courriel avec le lien pour le téléchargement du PDF d impression (le PDF est la plupart du temps trop lourd pour être transmis par mail). Une fois que vous avez téléchargé le PDF, vous pouvez soit l imprimer sur votre propre imprimante ou le transmettre à l imprimerie de votre village. Si vous ne souhaitez pas de vérification par Bio Suisse, vous pouvez aussi simplement ouvrir le PDF à l aide de la «Prévisualisation PDF» et l enregistrer sur votre ordinateur. Le document ainsi obtenu est également en qualité d impression. Passer une commande d impression Si vous avez décidé de directement faire produire / imprimer le support publicitaire, vous devez cocher la case correspondante. Si vous souhaitez recevoir votre support au plus vite, faites la coche pour la livraison express (coche dans le checkbox). Si vous n avez pas besoin du matériel publicitaire dans les 10 à 14 jours ouvrables, vous pouvez le noter dans le calendrier. Dans le menu déroulant, choisissez le nombre d exemplaires que vous souhaitez faire imprimer. Le système vous indiquera alors directement le prix. Sélectionnez en dernier l imprimerie souhaitée. Conseil: Comparez les prix: plus le tirage est élevé plus le prix à la pièce baisse. N oubliez pas de faire une coche sous «J ai lu les CGV et vérifié le contenu et l exactitude de mes données». Pour finir, cliquez sur «Transmettre pour vérification préalable». ATTENTION: À partir de ce clique, les frais d impression du matériel publicitaire mentionnés auparavant et les frais d emballage et d envoi sont dus. 3) Cas particulier: les étiquettes Pour les étiquettes, les modifications se font de la même manière que pour les autres modèles. Selon le modèle d étiquettes, vous pouvez entrer librement le texte (vous définissez les retours à la ligne) ou ligne par ligne (p.ex. étiquettes producteurs bio). Si vous souhaitez imprimer vos étiquettes à la maison, utilisez pour cela le document PDF de la prévisualisation PDF et des étiquettes vierges. Pour les feuilles avec 24 étiquettes, ce sont les étiquettes de la marque Zweckform, modèle 3474, qui sont adaptées. Pour les feuilles à 9 étiquettes (étiquettes de décoration), il n existe pas de modèle correspondant chez Zweckform.

6 Le plus simple est de prendre une étiquette format A4, d y imprimer le PDF et de découper ensuite les étiquettes. Plus simple encore: commander les étiquettes à l imprimerie. Ce qui fait des étiquettes un cas particulier c est le numéro de certification bio. De manière standard, un champ est inséré à cet effet. En bas, dans les éléments de page, vous pouvez sélectionner dans le menu déroulant le numéro correspondant. Si vous ne souhaitez pas ou n êtes pas obligé d imprimer le numéro de certification (Attention: veuillez tenir compte du Cahier des charges / des prescriptions pour savoir quand il est obligatoire d imprimer le numéro), vous devez choisir «aucun/none» dans le menu. ATTENTION: Si à cet endroit du menu vous ne sélectionnez PAS de numéro de certification et que vous n indiquez pas «aucun/none», alors l indication «Certification bio:» sera imprimée sur l étiquette! Si vous ne souhaitez pas de numéro, vous devez absolument sélectionner «aucun/none». 4) Les étapes suivantes Une fois que vous avez transmis votre support publicitaire pour la vérification préalable, vous receverez un de confirmation contenant toutes les indications de votre commande. Le support publicitaire créé par vos soins sera maintenant vérifié par Bio Suisse (département de la Communication). Mais le Secrétariat contrôlera uniquement la qualité de l image, pas le contenu. Il est donc primordial que VOUS vérifiez que votre document ne contienne pas d erreur. Une fois le document approuvé, vous le retrouvez dans le classeur «Mes commandes» et vous voyez à son statut qu il a été approuvé. Vous n avez plus rien à faire. Le PDF ou le matériel imprimé suivra dans les jours à venir. Si vous avez commandé un PDF, vous recevrez dans les jours qui viennent (max. 2 jours ouvrables) un mail avec le lien pour télécharger le PDF. Le PDF n est pas transmis avec le mail, car il risque d être trop lourd. 5) Livraison du matériel imprimé Comme il existe différents procédés d impression, les supports publicitaires proposés avec cet outil ne peuvent pas tous être produits par une seule imprimerie. Mais Web2Print vous donne la possibilité de choisir l imprimerie. Autant que possible tout est produit au même endroit. Nous vous remercions de votre compréhension. 6) Déclaration écologique Pour tous les modèles proposés, Bio Suisse a convenu avec l imprimerie concernée du papier à utiliser. Tous les papiers retenus ont été produits selon les standards FSC avec du bois FSC. De même, toutes les imprimeries qui figurent dans le Web2Print sont neutres au niveau du climat et impriment selon les derniers standards écologiques. Les bâches sont fabriquées avec du matériel de recyclage.