I Open Résa. Sommaire :

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1 I Open Résa Sommaire : I Open Résa... 1 Définition :... 2 Identification... 3 Création d un nouveau dossier :... 8 Première méthode : Seconde méthode : Ajout d éléments à la proposition : Cas d une billetterie Passage des éléments en contrat : Extractions

2 Définition : Open Résa est un outil adapté aux agents de séjour et destiné à fournir une lisibilité globale de l offre du territoire. Grâce à Open Résa, la structure dispose en temps réel des disponibilités des produits touristiques de son territoire. Les agents d accueil auront alors les possibilités suivantes : - Renseigner un client (téléphone, guichet, mail, ) sur les disponibilités réelles des produits recherchés (hébergement, etc.) - Editer des mini catalogues, ou proposition de produits (pdf) permettant au client de se faire une idée de l offre du territoire - Bloquer les disponibilités choisies par le client - Suivre l ensemble des dossiers de propositions faites aux clients afin de retrouver facilement les dossiers passés et de reprendre un dossier en cours. Open Résa est un outil accessible en ligne depuis un navigateur et une connexion Internet. L accès à l outil se fait par Login / Mot de passe depuis n importe quel poste connecté à Internet. 2

3 Identification Pour lancer l application, connectez vous à internet et ouvrez l adresse suivante dans votre navigateur : Figure 1 - Page d'identification Saisissez le login et le mot de passe (attention aux minuscules et majuscules) qui vous ont été fournis et cliquez sur le lien «Valider». Si votre identification est correcte, l application se lance et affiche le menu d'utilisation de votre compte Open Résa. Il y a 3 onglets : : pour la saisie du login et mot de passe. : pour la recherche des produits et la création des dossiers. l exporter vers un fichier Excel. : permet de récupérer les ventes effectuées par type de produit puis de Une fois que l on a saisit nos logins et mot de passe, on arrive sur une page comme la suivante : 3

4 On y voit tous les dossiers en cours de traitement. : permettra d envoyer un mail directement au client. Réf. : permettra de voir la référence du dossier sur lequel on travaille où sur lequel on a travaillé. Création : permettra de voir le jour et l heure de création de notre dossier. Util : permettra de voir quel utilisateur aura créer le dossier Validité : permettra de voir la date de fin de validité du dossier quand on est en statut d option. Contact : permettra de voir les nom et prénom du client. A la fin de chaque ligne nous avons plusieurs petites icônes avec des lettres dessus qui nous permettrons de voir le statut du dossier. Listes des lettres que l on voit sur la page quand il y a tous les dossiers : M pour mini catalogue : nous permettra de faire un premier tri dans les recherches pour le client P pour proposition : nous permettra de O pour option : correspondra à une pré réservation C pour contrat : correspondra a une réservation ferme A pour annulation : correspondra à un dossier annulé Cependant, tous les dossiers ne sont pas présents dès l accueil. N apparaissent que les dossiers qui n ont pas été finalisés. Pour les faire apparaître dans la recherche il suffit de cliquer dans la case «Inclure les dossiers finalisés» et on verra apparaître alors tous les dossiers que l on a créés. On verra un peu plus loin comment finaliser un dossier. 4

5 Différents statuts pour la recherche : cat / prop sans suite : fera apparaître tout les mini catalogue ou les propositions classées sans suite. Option : fera apparaître tous les dossiers qui seront en statut «en option» Option à relancer : fera apparaître tous les dossiers qui auront dépassés la date de validité (règlement des arrhes non reçus ) Contrat : fera apparaître tous les dossiers qui seront en statut «contrat» Annulation : fera apparaître tous les dossiers qui seront en statut «annulés». Dans la fenêtre ci-dessus, on a différents critères de recherches des dossiers : Créé après le : permettra de rechercher tous les dossiers crées après la date saisie Réf dossier : permettra de rechercher un dossier grâce à sa référence Contact : permettra de rechercher un dossier grâce au nom du client permettra de rechercher un dossier grâce à son adresse mail N vente : permettra de rechercher un dossier par rapport à un numéro de vente Statut : permettra de faire un recherche suivant les différents statuts des dossiers 5

6 Les différentes zones d affichage dans la colonne menu: Zone Dossier : Quand on clique sur «Nouveau Dossier», on a toujours sur la colonne de gauche l image cidessus qui nous permet de voir différents informations comme la date de création du dossier, le montant total de la réservation, les Arrhes dûs, les règlements, le solde du dossiers et les noms et prénoms du client. On a une petite case qui nous permet a tout moment de finaliser un dossier. De même que quand on travaille dans un dossier Zone meublé : Dans la zone «meublé», on a plusieurs critères de recherche comme la capacité, la date d arrivée, le nombre de nuit du séjour, le typé d hébergement que souhaite le client, la 6

7 situation de l hébergement (la ville où il se trouve) et différentes caractéristiques qui auront été saisies dans les différents comptes par les prestataires. Zone Hôtel : Dans la zone «hôtel», on a plusieurs critères de recherche comme le nombre d adultes et le nombre d enfants, le classement de l hôtel, la date d arrivée, le nombre de nuit du séjour, la situation de l hébergement (la ville où il se trouve) Une fois que l on a cliqué sur le bouton «rechercher» on voit apparaître dans la partie centrale de l écran le résultat de la recherche avec les éléments classés selon différents critères (par exemple pour les hôtels on aura le nom de l hôtel, la ville, le téléphone et la classification et pour les meublés on aura la référence du meublé, la commune sur laquelle il se trouve, la surface, les nombres mini et maxi de personne autorisées dans l hébergement, orientation..). Cependant, on peut faire afficher ces éléments dans un croissant grâce aux petites flèches situées dans la barre des critères. 7

8 Création d un nouveau dossier : On passe la souris sur le bouton «Nouveau Dossier» et on obtient l image ci-dessous : On retrouve alors plusieurs possibilités : - Créer un nouveau dossier : cela permet donc de créer un nouveau dossier de réservation dans votre logiciel Open résa. - Contact : permet d aller sur la fiche du dossier en cours. - Mini Catalogue : permet d aller sur l onglet mini catalogue du dossier en cours - Propositions : permet d aller sur l onglet propositions du dossier en cours Il faut donc cliquer sur le lien correspondant comme sur l image ci-dessous : Quand on passe la souris sur «Nouveau Mini Catalogue» on retrouve les 2 éléments cidessous : - Créer un nouveau mini catalogue : permettra de créer un nouveau mini catalogue avec les produits que l on va mettre dans le dossier. - Créer une nouvelle proposition : permettra de créer une nouvelle proposition avec les produits que l on va mettre dans le dossier. On clique sur le lien meublé dans la colonne de gauche et on obtient le petit moteur de recherche suivant : 8

9 On rentre les différents critères sur lesquels on veut se baser pour les recherches et on valide en cliquant sur Cela fait afficher les éléments de la recherche dans la partie centrale de l écran rangés selon les critères ci-dessous : 9

10 Il existe 2 possibilités pour ajouter des éléments à notre dossier de réservation : Première méthode : Avec à la fin de chaque ligne ces 2 petites icônes : : permet de sélectionner un élément et de le passer au mini catalogue ou à la proposition en cours. : permet de faire afficher la description de l hébergement sélectionné. On y retrouve les éléments prédéfinis dans les différents logiciels (Gestelle, Open Pro Meublé ) Il suffit alors de cliquer sur l icône pour mettre votre produit dans le mini catalogue ou dans la proposition du dossier en cours. Si on clique sur l icône, on arrive sur la fiche descriptive de l hébergement souhaité. IMPORTANT : il ne faut pas utiliser les flèches avancer et précédentes du navigateur car cela quelques petits soucis d affichages par la suite. Il faut utiliser les liens suivants : Seconde méthode : Quand on passe la souris sur la référence de l hébergement, on retrouve un petit cadre qui nous montre les caractéristiques de l hébergement : Avec ceci, on a un aperçu rapide des informations principales de l hébergement. Si on fait un clic droit avec la souris sur la ligne de l hébergement désiré, on retrouve les fonctionnalités suivantes : 10

11 Il suffit de cliquer sur l élément que l on veut sélectionner : - Ajout > Nouveau Dossier > Nouveau mini catalogue : cela nous permet d ajouter notre produit dans un nouveau mini catalogue dans un nouveau dossier. - Ajout > Nouveau Dossier > Nouvelle proposition : cela nous permet d ajouter notre produit dans un nouveau une nouvelle proposition dans un nouveau dossier. - Fiche descriptive : cela nous permet de voir la fiche descriptive de notre hébergement. Le statut du mini catalogue ou de la proposition est visible dans la partie haute de l écran comme suit : On voit que l hébergement meublé a bien été ajouté à mon mini catalogue. On peut ajouter autant d éléments que l on veut dans le mini catalogue. Le but étant de faire une première sélection d hébergements à proposer au client. - Ajout d une chambre d hôtel au mini catalogue : On clique sur le lien Hôtel dans la colonne de gauche et on obtient le petit moteur de recherche suivant : On rentre les différents critères sur lesquels on veut se baser pour les recherches et on valide en cliquant sur 11

12 Cela fait afficher les éléments de la recherche dans la partie centrale de l écran rangés selon les critères ci-dessous : Avec à la fin de chaque ligne ces 2 petites icônes : : permet de sélectionner un élément et de le passer au mini catalogue ou à la proposition en cours. : permet de faire afficher la description de l hébergement sélectionné. On y retrouve les éléments prédéfinis dans les différents logiciels IMPORTANT : à la différence d avec les meublés, ici dans la partie hôtel on sélectionne d abord l hôtel mais il ne faut pas oublier de sélectionner la chambre désirée. Pour ce faire, il faut d abord aller voir la description de l hôtel en cliquant sur On arrive alors sur la fiche descriptive de l hôtel avec 2 onglets représentés ci-dessous : Fiche produit : on retrouve la description de l hébergement avec les photos, les pictogrammes des caractéristiques, les coordonnées du propriétaire. Listes des chambres disponibles : on retrouve ici la liste de toutes les chambres disponibles pour les critères de recherche. Quand on est sous le lien «Listes des chambres disponibles», on voit affiché les chambres disponibles. Pour ajouter la chambre que vous désirez, il faut juste cliquer sur On voit que l ajout s est bien passé. On a actuellement 2 produits dans le mini catalogue : un meublé et une chambre d hôtel. 12

13 ou Dans le Mini Catalogue, on n est pas obligé de choisir une chambre, on peut ne mettre que l hôtel et son descriptif. Ainsi, dans le dossier nous ne verrons pas marqué «OK» comme ci-dessus mais ce sera marqué «Partiel» Comme pour la partie Meublé, il existe une seconde méthode pour ajouter directement l hôtel dans le mini catalogue ou dans la proposition. Il suffit de faire un clic droit sur l hébergement concerné et on obtient : 13

14 On retrouve donc les fonctionnalités suivantes : - Ajout > Dossier > Mini catalogue 01 (1 produit) : cela permet d ajouter notre produit dans le mini catalogue 1, dans lequel il y a déjà un produit, du dossier Ajout > Dossier > nouveau mini catalogue : cela permet d ajouter notre produit dans un nouveau mini catalogue du dossier Ajout > Nouveau Dossier > nouveau mini catalogue : cela permet d ajouter notre produit dans un nouveau mini catalogue d un nouveau dossier - Maintenant on peut ajouter une identité au contact. Pour cela on clique sur l onglet contact. On obtient alors : Pour commencer à saisir les informations du client, on clique sur On obtient alors l ouverture des champs ci-dessous : 14

15 : permet de faire afficher une petite fenêtre avec les différentes civilités (M ; Mme ; M et Mme ) ou les codes postaux. : permet de rechercher le nom du client dans la base de données clients déjà créée. Pour cela il faut remplir les 2 premières lettres du Nom du client. Tous les champs marqués d une étoile sont obligatoires. Une fois que l on a terminé la saisie, on clique alors sur On peut revenir modifier les éléments saisis en cliquant sur Il est possible d ajouter directement des éléments à une nouvelle proposition (c est ce que nous allons voir ci après dans un premier temps) mais nous pouvons passer les étapes dans l ordre : de mini catalogue à proposition (ce que nous verrons ci après dans un second temps). Ajout d éléments à la proposition : - Ajout directement suite à une recherche : On fait une recherche normale, comme vue précédemment. Il faut juste faire attention à bien avoir : Comme vu précédemment, il faut passer la souris sur Pour faire changer le statut, il suffit de cliquer sur le lien Créer une nouvelle proposition en vert comme ci-dessus. Une fois que nous sommes dans la page de recherche avec les résultats, il suffit alors de cliquer sur ou de cliquer avec le bouton droit de la souris de façon à faire apparaître On verra alors apparaître : 15

16 Dans la proposition 01 il y a actuellement 1 produit. - Ajout à la proposition à partir du mini catalogue : Il faut juste faire attention à bien avoir : Il faut bien que l on voie Nouvelle Proposition. Il suffit juste de cliquer sur pour faire passer l élément désiré dans la proposition. NB : on peut créer autant de mini catalogue que l on veut pour un même dossier, de même que pour les propositions, leur nombre n est pas limité. 16

17 Les 3 petites icônes suivantes vont nous permettre d agir sur les hébergements. : Supprimera ou annulera le produit sélectionné. : permettra de voir le descriptif de l hébergement. : permettra de laisser un commentaire pour le fournisseur. Deux fonctions s offrent alors à nous : imprimer ou envoyer la proposition au client. Pour ce faire on retrouve les 2 liens proposition. en haut avant les éléments de la Quand on clique sur Imprimer, on pré visualise le courrier que l on peut envoyer au client. On y retrouve les éléments suivants : Description des éléments mis dans la proposition. On voit une page par type d élément : une page pour les meublés, une page pour les hôtels Pour imprimer, il suffit alors de cliquer sur le lien imprimer que l on a au dessus de la visualisation du courrier. 17

18 Quand on clique sur Envoyer, on pré visualise le mail que l on va envoyer au client. On y retrouve les éléments suivants : On a en pièce jointe le descriptif de notre mini catalogue avec une page par type d hébergement. A la différence de l envoi du mini catalogue, ici on propose une réservation alors que précédemment on ne proposait que des disponibilités. IMPORTANT : il ne faut pas utiliser les flèches avancer et précédentes du navigateur car cela quelques petits soucis d affichages par la suite. Il faut utiliser les liens suivants : Il est bien entendu possible d ajouter d autres éléments tels que des billets de spectacle, des activités, (En fonction du paramétrage de votre compte et des offres proposées sur le territoire). La procédure est identique à la recherche des éléments sur les différents sites internet. 18

19 Cas d une billetterie Dans le menu de gauche on clique sur Billet : et on obtient : Ici, on retrouve un moteur de recherche en fonction des différents thème de billetterie paramétré dans vos logiciels (il faut nous dire quels sont les thèmes utilisés sur vos sites de réservations afin que nous mettions en place les mêmes sur votre Open Résa) et des différents fournisseurs (il faut nous dire quels sont les fournisseurs remontant sur vos sites de réservations afin que nous mettions en place les mêmes sur votre Open Résa). Pour lancer une recherche il suffit de cliquer sur le bouton une page comme ci-dessous :. On obtient alors 19

20 Les billets sont classés selon plusieurs éléments comme les hébergements : Réf. : correspond à la référence du billet (ID fournisseur du compte billetterie et le numéro du billet créé) Thème : thème de billetterie utilisé dans le logiciel Open Billetterie sur la structure organisatrice du billet concerné. Titre : correspond au titre du billet que l on a mit dans le logiciel Open Billetterie. Tarif : correspond à l information saisie sur la ligne «à partir de» dans le logiciel Open Billetterie : permet de sélectionner un élément et de le passer au mini catalogue ou à la proposition en cours. : permet de faire afficher la description de l élément sélectionné. On y retrouve les éléments prédéfinis dans les différents logiciels. Ici aussi on peut utiliser le clic sur bouton droit de la souris pour faire afficher les commandes rapides pour l ajout au mini catalogue et à la proposition en cours. On retrouve les fonctionnalités suivantes : Ajout >> Nouveau dossier >> nouveau mini catalogue : permet d ajouter le billet dans le mini catalogue dans un nouveau dossier. Si on était déjà en train de travailler sur un dossier, on pourrait alors ajouter le billet dans le nouveau mini catalogue dans le dossier en cours. Fiche descriptive : permet de voir la fiche descriptive du billet sélectionné. Détails et Tarifs : permet de voir les dates de disponibilités des représentations ainsi que les tarifs. On peut mettre un billet dans un mini catalogue ou dans une proposition comme les hébergements. On aura alors les mêmes informations qui vont apparaître dans le statut de l élément ajouté : Ok : veut dire que l on a ajouté le billet et le nombre de place associé à notre billet Partiel : veut dire que l on a ajouté uniquement le billet et pas le nombre de personne. 20

21 On ne peut pas, cependant, ajouter directement un billet à une proposition en cliquant sur l icône suivante, il faut obligatoirement cliquer sur de façon à aller sélectionner un nombre de participant. En cliquant sur on obtient : On a la fiche descriptive du produit, la possibilité de voir les dates et les tarifs. Pour cela, il faut cliquer sur et on obtient : 21

22 On choisit alors le nombre de places souhaitées puis on clique sur Une fois que l on a cliqué sur le bouton ajouter au panier on revient au moteur de recherche et on peut de nouveau ajouter des éléments à notre proposition. On retrouve les mêmes éléments dans le cadre d une recherche pour des activités. Passage des éléments en contrat : Nous sommes sous l onglet Propositions : Ce sont ces boutons qui vont nous aider à faire le statut de notre proposition : : nous permettra de passer l élément de la proposition en contrat. : nous permettra de sélectionner une proposition quand il y en a plusieurs dans la liste. Ceci va nous permettra de venir retravailler dessus si jamais on doit y apporter des modifications. Après avoir cliquer sur on obtient : On voit le statut de la réservation 22

23 L élément est en «blocage» : il est bloqué temporairement. Cela correspond à l ajout au panier sur le site de recherche. Pour le bloquer définitivement il faut tout de suite cliquer sur le bouton [ En Option ] que l on retrouve juste au dessus de la photo. On a alors, après avoir cliquer sur le bouton [ En Option ] : On retrouve notre statut «option». On a aussi nos éléments de sélection : : pour supprimer ou annuler le produit sélectionné. : pour voir la description du produit. : pour rajouter un commentaire au prestataire. : pour accéder au paiement On peut aussi Imprimer ou envoyer l option. Pour cela il faut cliquer sur le bouton : Si on clique sur [ En Contrat ] on obtient : 23

24 On retrouve notre statut «contrat». On a aussi nos éléments de sélection : : pour supprimer ou annuler le produit sélectionné. : pour voir la description du produit. : pour rajouter un commentaire au prestataire. : pour accéder au paiement On peut aussi Imprimer ou envoyer le contrat. Pour cela il faut cliquer sur le bouton : Saisie d un règlement : (Purement informatif) On clique sur et on obtient : On rentre les informations dans les cases correspondantes et on finalise en cliquant sur le bouton : 24

25 Une fois le règlement effectué, on clique sur et on a : Une ligne avec les informations «bancaires» a été créée. Dans la partie Editions, on retrouvera tout les informations concernant les envois de mail ou les impressions sur le dossier en cours. Dans la partie historique, on retrouvera un journal du dossier dans lequel on pourra retrouver le jour de la réservation, sur quel site On peut suivre l évolution du dossier sur la page d accueil comme ci-dessous : Les lettres M,P,O,C,A changent de couleur au fur et à mesure de l avancée du dossier. Dans le cas présent on voit que le statut du dossier est en contrat ( le C en rouge ) et qu il y a encore des éléments dans le mini catalogue et dans la partie proposition. ( le M et le P sont encore colorés). Extractions Il faut cliquer alors sur et on obtient : 25

26 On peut de faire des recherches par type de produit : hôtel ou meublé. On peut rechercher par date de création et on verra apparaître tous les dossiers créés entre les 2 dates saisies. On peut rechercher par date de séjour et on verra apparaître tous les dossiers qui correspondront aux critères recherchés. On peut rechercher tous les dossiers pour un contact donné. On peut rechercher tous les dossiers qui auront comme statut les critères suivants : On peut rechercher tous les dossiers créés par compte : soit via le site de réservation, soit par Open Résa, soit les 2 en même temps. On peut rechercher aussi tous les dossiers pour un fournisseur donné : on choisira alors le fournisseur voulu dans le menu déroulant. Quand on arrive sous cet onglet, la page centrale est vide. 26

27 Pour effectuer une recherche, il suffit de remplir les cases concernées avec les différents critères. On clique alors sur partie centrale de l écran. et les éléments de la recherche vont s affichés dans la On peut classer les éléments dans un ordre croissant grâce aux Dans le menu déroulant suivant : On choisit Export Excel des ventes. Il faut juste cliquer maintenant sur : Et une nouvelle page s ouvre en demandant : Il suffit juste de cliquer sur ouvrir si vous voulez le consulter maintenant, sinon de cliquer sur enregistrer pour le sauvegarder sur votre disque dur pour le consulter plus tard Dans le dossier Excel, on va retrouver plusieurs feuilles de calculs avec les produits réservés, les suppléments ajoutés 27