COMMANDE DES BILLEST PAR LE PORTAIL FRAM/TRAVELDOO

Transcription

1 SAISIE DES FRAIS DE DEPLACEMENT DANS DT-ULYSSE. COMMANDE DES BILLEST PAR LE PORTAIL FRAM/TRAVELDOO Ce tutoriel vient en annexe du Guide-DT Réunion institutionnelle. Il concerne les personnes souhaitant commander un billet de train lié à une mission, sur un parcours national (les billets de train régionaux ne sont pas pris en compte dans la procédure). Présentation : La plate-forme de réservation en ligne Traveldoo fait le lien entre l application DT-Ulysse et l agence FRAM, pour la commande des billets de train ou éventuellement d avion. A la création d un nouvel OM l application DT commence par proposer la création rapide d'une réservation en ligne, puis ouvre le portail Traveldoo en lui transmettant les premières informations recueillies. En fonction des demandes du missionné, des disponibilités en places et de la politique de voyage définie par le Rectorat, le portail Traveldoo propose des horaires et des tarifs Lorsque le missionné a validé son choix, Traveldoo : ouvre un dossier de pré-réservation, pourvu d une référence de dossier SNCF auquel FRAM a accès. envoie au missionné un mail d information reprenant les informations concernant sa pré-réservation rapatrie vers l application DT-Ulysse les éléments concernant le voyage. Ceux-ci sont automatiquement intégrés dans l OM avec la référence du dossier SNCF, ainsi qu une date et une heure limites de validation calculées par Traveldoo et indiquées en rouge sur l OM. En cas de non-validation avant cette limite, l OM et la pré-réservation sont annulés, chacun dans leur base respective. Quelque temps avant l échéance, des mails de relance sont envoyés au missionné ainsi qu au service gestionnaire du rectorat. Remarques : La commande des billets la commande ne sera effective qu à validation de l OM par le service gestionnaire. Pour ce faire, l envoi de votre convocation au service gestionnaire (par mail, sous format électronique) est indispensable, dès la saisie de l OM achevée (ne pas oublier de mentionner le N d OM). Attention aux délais : en cas de demande de billet trop tardive (J-72h au grand maximum), la validation ne sera plus possible, et le missionné devra avancer le billet qui lui sera ensuite remboursé. La réservation d hôtel n est pas prévue par la procédure, et n est pas dans les compétences du service gestionnaire. Les personnels participant à un examen ou un concours ainsi que les formateurs et les stagiaires suivent les procédures propres à la DEC ou à la DIFOP et n utilisent pas DT-Ulysse pour leur dossier de frais de déplacement. En cas de commande de billets ils doivent donc s adresser directement à ces services. 1

2 Pour vous connecter à l application DT-Ulysse, veuillez consulter le mini-tutoriel Démarrer dans l'application DT- Ulysse. Deux moyens s offrent à vous : OUVERTURE DE TRAVELDOO A PARTIR DE DT-ULYSSE 1. Sur votre page d accueil (intitulée Menu général), dans la fenêtre des ordres de mission, cliquez sur le bouton créer [un OM] : Une fenêtre s ouvre, vous proposant la commande d un billet d avion ou de train, ou la Création classique d'un Ordre de Mission. Cochez la case correspondant à votre choix. La fenêtre s agrandit, demandant les éléments essentiels de votre voyage : 1 Après avoir renseigné le formulaire, cliquez sur Lancer la recherche et Dt-Ulysse vous connectera au le portail FRAM/Traveldoo. Attention aux délais entre les dates de votre demande et de votre voyage Traveldoo n accepte de commande qu à 48 heures du départ. En dessous de ce délai, en cliquant sur Lancer la recherche vous revenez directement à l OM dans l application DT-Ulysse, sans enregistrement de train ni avertissement de l application! 2. Il est également possible d accéder au portail FRAM/Traveldoo à partir d un OM déjà ouvert, à condition que celuici soit au niveau 1. Dans le pavé Prestations, un bouton Accéder au portail de réservation en ligne est disponible : Vous accédez alors directement, dans le portail FRAM/Traveldoo, au formulaire vous demandant les éléments essentiels de votre voyage. 2

3 PAGE D ACCUEIL TRAVELDOO Un lien Retour vers Ulysse DT s affiche en permanence en haut de la page. Ce lien sert de «sortie de secours» : il ne doit être utilisé qu en cas d abandon de la commande. Ce portail est pré-rempli si dans DT vous êtes passé par la fenêtre de présélection. Sinon, il faudra le compléter. Si vous disposez d un programme de réduction, voyez le cadre ci-dessous. Sinon, cliquez sur sélectionnez-y l option désirée : (*) Exceptions à la règle : abonnements fréquence, carte famille nombreuse, séniors ; passez par le lien Options de recherche avancée puis cliquer sur Remarque : dans le présent document, les dates et horaires des trains varient d une page à l autre, les copies d écran ayant été effectuées à des périodes différentes. 3

4 PROPOSITION DES HORAIRES ET DES TARIFS : Par défaut, les résultats apparaissent triés par tarif ; il est préférable de le trier par heures de départ : N utiliser le lien Retour vers Ulysse DT qu en cas d abandon de la commande. Le résumé de votre demande, avec possibilité de modification de ces données Cadres gris : Traveldoo vous propose des couples d aller et retour autour des dates et horaires demandés. Seuls les trains disponibles sont proposés Cadres blancs/verts : affichent les différents tarifs proposés pour le couple d aller et retour situé au-dessus. Légende explicative des pictogrammes et couleurs apparaissant sur le site Choisissez un billet pro, qui offre des conditions d échange plus souples (en cas de modification d horaires ou de dates de la réunion). Et ainsi de suite en alternance. N hésitez pas à dérouler la liste, qui peut être longue puisque tous les trains disponibles vous sont proposés. L aller-retour ayant été repéré, cliquer sur La page de réservation s ouvre 4

5 3. Page de réservation : Ces date et heure limites de validation seront reprises dans l'om. Au-delà de cette limite, l'om et la pre-reservation seront annulés. L apparaît pré-rempli à votre adresse académique, selon votre profil DT-Ulysse. Compléter le tél. professionnel et la date de naissance. Souhaits de placement facultatifs. Possibilité de se placer à côté d un collaborateur, en fonction des places disponibles. Rappel utile S assurer que l approbateur (= le rectorat) est bien en possession d une copie de la convocation. Quelle est la différence entre Billet électronique et E-billet? Ne pas tenir compte : la carte logée tient lieu de mode paiement Le billet papier n est accessible qu en cas de délai suffisant, et n offre que peu d intérêt. Le Billet électronique est un mèl de FRAM vous donnant une référence de dossier pour retirer vos billets à une borne, une agence ou un guichet SNCF. L E-billet vous parvient directement dans votre boite mèl, en doc attaché pdf et sous forme de lien internet : c est la solution la plus intéressante, à moins de ne pas disposer d une imprimante Attention, le E-billet n est proposé que pour les lignes principales. A défaut, seul l option Billet électronique s affichera. Sélectionnez Pas d assurance! Cliquer sur 5

6 4. Confirmation de la réservation, et retour à DT-Ulysse Une date et une heure limites de validation sont affichées ; après cette limite votre commande sera annulée Une page de confirmation vous résume les éléments essentiels de votre réservation (inutile d imprimer : un mèl va vous être envoyé, avec un lien internet vers ces éléments) NB : à ce stade, ne pas utiliser le lien permanent Retour vers Ulysse DT en haut de la page! Il serait alors impossible de réconcilier le dossier de réservation et l OM dans DT-Ulysse... Pour conclure et revenir à DT-Ulysse, cliquer sur le lientransférer le détail de votre réservation à Ulysse T&E Un mail de confirmation de votre commande, reprenant les caractéristiques de votre voyage, vous est envoyé automatiquement. Le portail FRAM/Traveldoo vous renvoie ensuite à DT-Ulysse qui vous ouvre l OM ; celui-ci est partiellement pre-rempli, avec les caractéristiques de votre billet (destination, date et horaires de mission, agence de voyage). Il vous appartient maintenant de le compléter et de l envoyer en demande de validation auprès du rectorat, comme expliqué dans le tutoriel de saisie Guide-DT réunions institutionnelles. Les date et heure limites de validation sont reprises dans l OM. Les coordonnées des trains sont reprises dans le pavé Prestations Rappel : la transmission de votre commande à FRAM ne sera effectuée qu à la validation de l OM par le rectorat, laquelle n est possible qu au vu d une copie de la convocation. Pensez à envoyer par mail au service gestionnaire un scan de votre convocation. Votre E-billet, ou votre billet électronique (selon le cas) vous seront envoyés par FRAM, sur votre mail académique. 6 Pour complétez votre OM dans DT- Ulysse, reportez-vous à présent au tutoriel de saisie Guide-DT réunions institutionnelles.