PROCESSUS INFORMATION 08.12.2015 PROCÉDURE Classement et Archivage des Projets Objectifs : Dans le cadre de sa démarche environnementale et afin de réduire les coûts et d augmenter la capacité physique de stockage de l archivage papier, LuxDev a souhaité revoir sa Procédure de Classement et d Archivage des Projets en favorisant au maximum l archivage électronique et en réduisant à un strict minimum les documents papier. La finalité de cette Procédure est de faciliter l accès à l information en identifiant clairement les dossiers, sous-dossiers et fichiers liés à la gestion des Projets et en les mettant à la disposition des collaborateurs au format numérisé. Cette Procédure répond également au besoin de maîtriser les enregistrements des différents processus tel qu exigé par la norme ISO 9001. Définitions : Champ d application de la Procédure : Cette Procédure est d application pour le Siège et pour le Terrain, avec la réserve suivante : le Plan de Classement électronique prévue par cette Procédure est obligatoire pour le Siège et doit servir d orientation pour le Terrain qui est invité à s inspirer le plus possible du Plan de Classement électronique du Siège (Annexes 1 et 2), en l adaptant à ses propres besoins ; le Plan d Archivage papier (Annexe 3), doit être respecté à la fin d un Projet par le Terrain au même titre que par le Siège. Le nouveau Plan de Classement et d Archivage des Projets est d application à compter du 23.03.2015 (date de publication de la présente Procédure au Manuel Qualité) pour tous les Projets qui se termineront après le 31 décembre 2015. Projet : Le terme «Projet» fait référence, dans la présente Procédure, à tout type d intervention, qu on se situe dans une Approche Projet ou dans une Approche Programme. Durée de vie du Projet : La durée de vie du Projet correspond à la période qui commence à la date de réception du Mandat de Formulation et qui se termine à la date de réception du Quitus. Fin du Projet : La fin du Projet correspond à la date de réception du Quitus. Classement et Archivage papier : Il est nécessaire de distinguer le terme «Classement» (utilisé pour la conservation des documents pendant la durée de vie du Projet) du terme «Archivage» (utilisé pour la conservation des documents à compter de la date de fin du Projet). Procédure - Classement et Archivage des Projets - INF_18_fr.pdf Page 1/7
PLAN DE CLASSEMENT ÉLECTRONIQUE DES PROJETS Le nouveau Plan de Classement électronique vise à faciliter l accès à l ensemble des documents relatifs à un Projet donné, en les regroupant dans le dossier Projet correspondant sur le serveur, quelque soit le Département ayant produit ou en charge de traiter ces documents (RH, Opérations, PCA, Expertise et Qualité, COFI, etc.). Ceci inclut les Rapports d Audit des Projets produits par l Auditeur externe. À noter cependant que les Fiches de Paiement, accompagnées de leurs pièces justificatives, continuent à être sauvegardées dans le dossier «PAY» et ne figurent donc pas dans le Plan de Classement des Projets. Il est important de préciser que LuxDev gère actuellement trois types de Projets. Le même Plan de Classement est utilisé pour les Projets bilatéraux et pour les Projets en Coopération déléguée. Un Plan de Classement spécifique, basé sur la Procédure «Acquisition de Marchés pour Tiers» (STM_26), existe pour les Marchés pour Tiers : les Projets bilatéraux : code pays/*** : le Plan de Classement électronique des Projets bilatéraux figure en Annexe 1 ; les Projets en Coopération déléguée : code pays/7** pour tout Projet de Coopération déléguée avec un Bailleur de Fonds bilatéral, code pays/8** pour tout Projet de Coopération déléguée avec un Bailleur de Fonds multilatéral. Le Plan de Classement électronique des Projets en Coopération déléguée figure en Annexe 1. les Marchés pour Tiers : code pays/5** pour tout Projet remporté auprès d un Bailleur de Fonds bilatéral suite à un Appel d Offres (AO) ou à un Appel à Propositions (AP), code pays/6** pour tout Projet remporté auprès d un Bailleur de Fonds multilatéral suite à un AO ou à un AP. Le Plan de Classement électronique des Marchés pour Tiers figure en Annexe 2. Codification à respecter au niveau du Classement électronique : Dans un souci d harmonisation, les titres des dossiers et sous-dossiers sont systématiquement en français (langue d usage au Siège), quelque soit le pays partenaire auquel se réfère le Projet. Cependant, la codification des fichiers sera traduite selon la langue d usage des Projets (voir tableau ci-dessous). Il est impératif de disposer des versions finales des différents documents et que celles-ci soient clairement identifiables. Nous rappelons que les codes couleurs ne fonctionnent qu avec l interface Mac. À cet effet, les intitulés des fichiers doivent respecter la codification ci-dessous : Contrats Contrats des Marchés de Services Services Contracts Contratos de Servicios CS_xx xxx_objet du Contrat SC_xx xxx_contract Object CS_xx xxx_objeto del Contrato Contrats des Marchés de Biens Goods Contracts Contratos de Bienes CB_xx xxx_objet du contrat GC_xx xxx_contract Object CB_xx xxx_objecto del Contrato Procédure - Classement et Archivage des Projets - INF_18_fr.pdf Page 2/7
Contrats des Marchés de Travaux Works Contracts Contratos de Obras CT_xx xxx_objet du Contrat WC_xx xxx_contract Object CO_xx xxx_objeto del Contrato Contrats du personnel des Projets (Experts internationaux) Lettre d Entente Lettre de Cofinancement Convention de Délégation de Fonds et de Mise en Œuvre Accord de Participation aux Coûts de Tierces parties Convention d Exécution Convention de Financement Conventions RH_xx xxx_nom de l Expert Note : l intitulé de l objet du Contrat doit être résumé en quelques mots clés : Ex : GC_13 379_CoC Ferizaj IT Equipment Enregistrement des emails «in» dans la Base courriers : Les emails et pièces jointes reçus, dont l enregistrement dans la Base est jugé nécessaire, seront scannés et envoyés par email à la personne responsable de l enregistrement du courrier qui sera en charge d ajouter le document dans la Fiche courrier préalablement créée. L intitulé du fichier devra suivre la codification suivante : Code pays_n du Projet_N du courrier Exemple : VIE_026_1000010.pdf À noter que le tampon indiquant la date de réception de l email apposé jusqu à maintenant par la personne en charge de l enregistrement du courrier ne sera dorénavant plus d application. Version électronique du courrier «out» : À l instar du courrier «in», un nouveau module a été mis en place dans la Base courriers du Siège afin de scanner les courriers «out» (sans les Annexes) et, par conséquent, de supprimer les copies papier. Cette tâche incombe au Secrétariat de la Direction générale, en charge de la gestion du courrier interne et externe. La feuille jaune de transmission du courrier sera remise en circulation à son destinataire qui jugera utile ou non de la conserver. Note pour les envois multiples (à destination de différents Projets, par exemple : DHL, documents remis en mains propres aux Bureaux régionaux - ROF) : Seul le transmis ainsi que le Bordereau de Transmission des Envois multiples (Annexe 5) seront scannés par le Secrétariat de la Direction générale. Les Assistants administratifs centralisent les envois multiples et s assurent que les pièces jointes sont préalablement scannées et disponibles sur le serveur. Note sur le dossier «Photos» : Le dossier «Photos» présent dans l ancien Plan de Classement a été supprimé. Nous rappelons que toute photo ou film relatif à un Projet donné doivent être sauvegardés sur le serveur «Mediastock», dans le dossier Projet correspondant. Procédure - Classement et Archivage des Projets - INF_18_fr.pdf Page 3/7
Note sur l utilisation de la boîte email : Au même titre qu une boîte aux lettres n est pas une armoire de classement, la boîte email n est pas un serveur de fichiers. De même que les versions finales, les versions draft des documents incluant les commentaires des différents collègues concernés sont à enregistrer sur le serveur. ARCHIVAGE PAPIER POUR TOUS TYPES DE PROJETS Dans la mesure où la plupart des documents existent en version électronique, le Classement et l Archivage papier doit être limité au strict minimum, c est-à-dire aux exigences légales présentées ci-dessous. Le Plan de Classement et d Archivage pour les Documents papier figure en Annexe 3. Cette règle s applique également pour la documentation des Projets clôturés qui n aurait pas été scannée par le passé et qui, par conséquent, n est pas disponible sur le serveur en version définitive. Attention : Pour les Projets dont on ne dispose pas de l ensemble des documents numérisés tel que requis par le nouveau Plan de Classement électronique, il est impératif de veiller à ce que, pour les Procédures d acquisition, tous les documents d approbation soient conservés sous format papier (voir liste des Projets en cours au 23.03.2015, date de publication de la présente Procédure au Manuel Qualité). Offres retenues Conventions Exigences légales (originaux) Contrats (RH, Services, Biens, Travaux) Délégations des Pouvoirs de Signatures Demandes de paiement avec pièces justificatives originales (factures et autres pièces) Analytique Bordereau de Clôture Quitus Documents dans le cadre des accords avec l Union européenne Durée de conservation 10 ans à compter de la date de réception du Quitus 10 ans à compter de la date d approbation du Rapport final et jusqu à extinction de toute action en règlement d un litige 1. LES MODALITÉS DE GESTION 1.1. Modalités de gestion sur le Terrain À la clôture d un Projet, en l absence de ROF, les documents seront, de préférence, archivés localement au sein des locaux d un autre Projet en exécution dans le pays, ou renvoyés au Siège de LuxDev pour archivage. Les options de traitement des archives seront discutées durant la phase de transfert. Quelque soit le mode choisi, un inventaire sommaire des archives (avec indication de leur localisation) doit être élaboré et conservé au ROF. Une copie de cet inventaire est envoyée au Siège de l Agence avant de procéder à l archivage. Sur cette base, le Siège pourra s assurer que les documents jugés indispensables restent en sa possession. Cet inventaire est joint aux documents de clôture du Projet. Avant formatage et transfert du matériel informatique (ordinateurs, etc.) à la Contrepartie, les données du Projet sont sauvegardées sur un support de stockage (CD Rom, DVD Rom, disque dur externe, etc.). À la clôture du Projet, le support de stockage contenant l ensemble des fichiers du Terrain est envoyé au Siège à l attention de l Assistant administratif de l unité géographique concernée. Procédure - Classement et Archivage des Projets - INF_18_fr.pdf Page 4/7
1.2. Conservation et Classement des Contrats et des Avenants Type de Contrats (et Avenants) Contrat de Formulation préparé par le Siège. Contrat de Formulation préparé par le Terrain. Contrat d Évaluation préparé par le Siège. Contrat d Évaluation préparé par le Terrain. Audit des Projets. Recrutement du personnel des Projets (Experts internationaux). Recrutement du staff local. Autres types de Contrats de catégorie B et C (Marchés de Services, de Travaux, de Biens) et Conventions signés par LuxDev. Autres types de Contrats de catégorie A uniquement (Marchés de Services, de Travaux, de Biens) et Conventions signés par LuxDev. Conservation de l original Siège : Assistants administratifs Opérations ROF Siège : Assistant Évaluations et Gestion des Connaissances Projet Siège : Assistant Comptabilité et Finance Siège : Assistant RH Projet Projet (cette règle est applicable à compter de l entrée en vigueur de la présente Procédure). Projet (cette règle est applicable à compter de l entrée en vigueur de la présente Procédure). Classement électronique Assistants administratifs Opérations Siège : Assistants administratifs Opérations Terrain : ROF Assistant Évaluations et Gestion des Connaissances Siège : Assistant Évaluations et Gestion des Connaissances Siège : Assistant Comptabilité et Finance Terrain : ROF Siège : Assistant RH Siège : Assistant RH Siège : Assistants finance Opérations Note : les Contrats visés par PCA mais non signés par LuxDev seront désormais transmis uniquement par email sur le Terrain et ne seront conservés qu en version électronique. 2. STOCKAGE DES ARCHIVES À la fin d un Projet, le Terrain et le Siège doivent respecter le Plan d Archivage papier figurant en Annexe 3. Seuls les documents mentionnés en Annexe 3 seront conservés pour une période de 10 ans à compter de la date de réception du Quitus. Tous les autres documents devront être jetés. Pour le Terrain : À la clôture d un Projet, les documents à archiver sont transmis au ROF. Les ROF veillent à disposer d un local spécifique et adéquat pour la conservation des archives des Projets. Ils s assurent notamment que les conditions de stockage soient correctes (protection contre l humidité, le vol, les insectes ou autres nuisibles). Ils examinent également les possibilités de recyclage au niveau local en vue du traitement final des archives. Procédure - Classement et Archivage des Projets - INF_18_fr.pdf Page 5/7
Toutes les questions relatives au stockage ou au transfert des archives sont débattues avec le ROF ou le Siège de LuxDev durant la phase de transfert des Projets. Le Siège devra s assurer, à l occasion des missions sur le Terrain, que la Procédure d Archivage, et plus particulièrement les modalités de stockage des archives, sont respectées. Procédure - Classement et Archivage des Projets - INF_18_fr.pdf Page 6/7
LISTE DES ANNEXES ANNEXE 1 ANNEXE 2 ANNEXE 3 ANNEXE 4 ANNEXE 5 ANNEXE 6 Plan de Classement électronique des Projets bilatéraux et des Projets en Coopération déléguée - INF_18.1 Plan de Classement électronique des Marchés pour Tiers - INF_18.2 Plan d Archivage papier pour tous Types de Projets - INF_18.3 Plan d Archivage de la Base - INF_18.4 Bordereau de Transmission des Envois multiples - INF_18.5 Liste des Projets en Cours au 23.03.2015, Date de Publication de la Présente Procédure au Manuel Qualité et qui se terminent après le 31.12.2015 - INF_18.6 Procédure - Classement et Archivage des Projets - INF_18_fr.pdf Page 7/7