Pas à pas. Saisie des Factures en décentralisé - UQAM

Pas à pas Saisie des Factures en décentralisé - UQAM Version officielle mise à jour le 4 juillet 2012

Contenu Catégories de facture... 3 Cycles d événements... 4 Saisie d une facture à la dépense (Transaction des comptes payables)... 5 Menu... 5 Écran multi-occurrences... 5 Étape 1 : Création rapide des demandes de paiement... 6 Étape 2 : Entête de la demande de paiement... 7 Étape 3 : Onglet «Ventilation»... 10 Étape 4 : Onglet «Autres détails»... 11 Bouton Action : Avancement de la transaction dans le cycle... 11 Approbation requérant (à partir de la demande de paiement)... 12 Saisie d une facture référant un bon de commande... 13 Menu... 13 Écran multi-occurrences... 13 Étape 1 : Création rapide des demandes de paiement... 14 Étape 2 : Entête de la demande de paiement... 15 Étape 3 : Onglet «Référence interne»... 16 Étape 4 : Onglet «Ventilation»... 19 Étape 5 : Onglet «Autres détails»... 19 Bouton «Action» : Avancement de la transaction dans le cycle... 19 Approbation requérant (à partir de la demande de paiement)... 20 Saisie d une facture référant un contrat... 21 Menu... 21 Écran multioccurrences... 21 Étape 1 : Création des demandes de paiement... 21 Étape 2 : Entête de la demande de paiement... 23 Étape 3 : Onglet «Référence interne»... 25 Étape 4 : Onglet «Ventilation»... 26 Étape 5 : Onglet «Autres détails»... 26 Bouton Action : Avancement de la transaction dans le cycle... 27 Approbation requérant (à partir de la demande de paiement)... 27 Annexe 1 : Liste de contacts (personnes à contacter au Service des finances)... 29 Annexe 2 : Codes de taxes et explications... 30 Annexe 3 : Exemple d une facture avec les éléments obligatoires et facultatifs... 31 Annexe 4 : Documents «inclus et exclus» de la délocalisation... 32 Annexe 5 : Règles de vérification des factures : Erreurs qui seront corrigées ou refusées en vérification financière... 34 2

Catégories de facture Cette section présente les catégories de factures qui peuvent être saisies dans le cadre du projet de délocalisation à l UQAM. Le type de document SIGA3 pour la saisie d une facture est toujours une CPDP : Demande de paiement. Dans le tableau ici-bas, la demande de paiement est présentée en 3 catégories de facture, c est-à-dire en fonction du type de document pouvant être référé dans une facture. Catégories de facture CPDP : Facture à la dépense CPDP : Facture référant une commande CPDP : Facture référant un contrat Description Facture qui ne fait référence à aucun document contractuel en amont. Aucun document à l onglet «Référence interne». Facture qui fait référence à une demande d achat traitée dans SIGA3. Un document de type ACCA, ACCE, ACSA, etc. doit être référé à l onglet «Référence interne». Facture qui fait référence à une entente contractuelle. Lorsque le processus d achat s est fait hors SIGA3 et qu une entente avait préalablement été négociée entre le fournisseur et le département/service impliqué. Un document de type COSE, COAE doit être référé à l onglet «Référence interne». 3

Cycles d événements La demande de paiement suit un cycle d événements bien défini. Le type de document en référence peut influencer les étapes du cycle. Type de facture CPDP : Facture à la dépense CPDP : Facture référant une commande CPDP : Facture référant un contrat Cycle d événements 1. Initial 2. Complété (engagement) 3. Approbation requérant 4. Vérification financière (Finance) 5. Reporter (réel) 1. Initial 2. Complété (engagement) ---Désengagement commande 3. Approbation requérant 4. Vérification financière (Finance) 5. Reporter (réel) 1. Initial 2. Complété (engagement) 3. Approbation requérant 4. Vérification financière (Finance) 5. Reporter (réel) 4

Saisie d une facture à la dépense (Transaction des comptes payables) Menu Écran multi-occurrences Pour initier une nouvelle demande de paiement, il faut appuyer sur «Dem. Paiement». Champ /Bouton Usage/Description Permet d accéder à l écran de création rapide d une nouvelle demande de paiement. Permet d ouvrir un document pour en faire la consultation. Permet entre autres de compléter un ou plusieurs documents (s) laissés à l état «Initial» sans avoir à l ouvrir. Il faut d abord sélectionner le(s) document(s) : Le curseur positionné sur le document souhaité, il faut appuyer sur la touche Ctrl de son clavier et faire un clic de souris gauche simultanément. La ligne d un document sélectionné se colore de bleu. Il faut ensuite appuyer sur «Action», puis «Complété». Permet d annuler la sélection de documents. Permet d utiliser d autres critères de recherche pour la consultation des documents d achat. Si vous souhaitez consulter les demandes de paiements imputés 5

sur une UBR en particulier il faut : 1. Se mettre en critère de recherche ( ); 2. Appuyer sur ; 3. Inscrire le même numéro d UBR dans «UBR De, UBR À»; 4. Exécuter la recherche ( ) Étape 1 : Création rapide des demandes de paiement Cet écran permet de rechercher un document transactionnel en amont (bon de commande ou contrat) pour un requérant et entité externe (fournisseur) identifié. Pour une facture à la dépense cependant, il n y a pas de document à référer. Appuyer simplement sur OK. 6

Étape 2 : Entête de la demande de paiement Il faut saisir les informations en entête, puis enregistrer pour générer un numéro de transaction SIGA3 (Numéro de demande). Les champs en jaunes sont obligatoires. Champ/fonction Entité externe Description Identifier le fournisseur de la facture à saisir. Pour rechercher un fournisseur, appuyer sur les afin d accéder à la liste de valeur des fournisseurs. *ATTENTION : sensible à la ponctuation (accents, point, etc.). Une fois le bon fournisseur trouvé, il faut appuyer sur curseur positionné sur le fournisseur désiré. La loupe permet de valider l adresse de paiement. Si l adresse identifiée n est pas la bonne :, le -appuyer sur (juste devant la loupe), pour consulter les autres adresses disponibles; -Si aucun autre choix n est disponible, contacter la personne identifiée à cette tâche dans la liste de contacts (annexe 1) fournie par le Service des finances. Type document Numéro de référence Le type CPDP est inscrit par défaut. Inscrire le numéro de facture. 7

Date Requérant Demandeur Note: S il n y a aucun numéro de facture, inscrire comme numéro de facture la date de la transaction. Ex. : 20120430 Inscrire la date de la facture. Identifier l intervenant qui est imputable de la dépense de cette facture. Le requérant ou son équivalent devra approuver la demande de paiement dans SIGA3. Identifier l intervenant qui fait la demande de cette facture. Description Inscrire une courte description pour identifier la nature de la facture. Montant Inscrire le montant total de la facture. Pièce jointe Joindre une ou plusieurs pièces (s) justificatives (s) s il y a lieu (ex : facture numérisée, courriel justificatif, etc.). Il faut donner une description au fichier à joindre, puis appuyer à nouveau sur : Note Il est possible d identifier une note, un commentaire en lien avec la demande de paiement en appuyant sur : -sélectionner un type de note; -Inscrire une note. *Attention une fois enregistrée, une note ne s efface pas, ne se corrige pas. Après la saisie de l entête, il faut effectuer un enregistrement. Cela aura pour effet de générer un numéro de demande. 8

IMPORTANT : obligatoire Le numéro de demande doit être inscrit sur la facture originale (en haut à droite) puisqu elle devra être transmise au Service des finances. Le numéro de fournisseur doit être inscrit sur la facture (en haut à gauche). Cette information est nécessaire pour le classement de la facture au service des finances. Un classement rapide aidera à accélérer le traitement du paiement au fournisseur. Les documents doivent être classés en ordre croissant «par numéro de document SIGA». Insérés dans la chemise rouge «factures saisies» da la pochette des Services financiers. Par la suite, faire parvenir le tout, le plus tôt possible, afin que le service des Finances puisse procéder à la vérification financière. 9

Étape 3 : Onglet «Ventilation» IMPORTANT : Cette section concerne uniquement les factures à la dépense, pour les factures référant un contrat ou un bon de commande, se référer à l étape 3 des autres sections. Inscrire directement la ventilation UBR.Compte.Activité (s il y a lieu) dans le champ à cet effet ou utiliser la liste de valeur pour vous aider à l identifier. Liste de valeur : -UBR : La liste présente les UBR du requérant identifié à l entête de la demande de paiement ; -Compte : Une fois l UBR inscrit, la liste présentera les comptes disponibles dans cette UBR. -Activité : Une fois l UBR inscrit, la liste présentera les activités disponibles pour cette UBR. Dans le champ «Montant inscrit» il faut identifier le montant de la facture à imputer dans cette ventilation. IMPORTANT : Le «Montant inscrit» doit être un montant taxes incluses (lorsque la facture est taxable). Valider les montants des taxes avec ceux identifiés sur la facture et ajuster au besoin. NOTE: Le code de taxe de défaut provient du fournisseur : -Fournisseur québécois : Code C01---Taxes incluses TPS et TVQ -Fournisseurs d autres provinces : Code C04---TPS incluse et TVQ auto-cotisée -Fournisseur d autres pays : Code C05 : TPS et TVQ autocotisées Voir l annexe 2 pour de plus amples explications sur les codes de taxes. 10

Étape 4 : Onglet «Autres détails» Identifier la catégorie FDE : Facture à la dépense. Bouton Action : Avancement de la transaction dans le cycle Une fois toutes les informations saisies et enregistrées, la demande de paiement est à l état «Initial». Le bouton permet de faire avancer la transaction pour la transmettre au prochain intervenant qui doit la traiter. Action --- «Complété» : - Si l usager qui fait l action n est pas le requérant identifié, cela envoie le document dans le tableau de bord du requérant pour approbation (prochain état : Approbation requérant) ; - Si l usager qui fait l action est le requérant identifié, le document s approuve automatiquement et passe à l étape suivante : - Cela envoie normalement le document dans le tableau de bord du Service des finances pour traitement (prochain état : Vérification financière) ; Action--- «Annulé» : Cela annule le document (le rend inactif). 11

Approbation requérant (à partir de la demande de paiement) Si l usager qui saisit la facture est l équivalent du requérant identifié, il pourra approuver la transaction directement à partir du document (par le bouton ) : Action--- «Approbation requérant» : - Cela envoie le document dans le tableau de bord du Service des finances (prochain état : Vérification financière) ; Lorsque la vérification financière aura été effectuée au Service des finances, la demande de paiement tombera à l état reporté. 12

Saisie d une facture référant un bon de commande Menu Écran multi-occurrences Pour initier une nouvelle demande de paiement, il faut appuyer sur «Dem. Paiement». 13

Étape 1 : Création rapide des demandes de paiement Il est plus facile d utiliser le numéro de bon de commande (numéro débutant par un «3») comme «Critère de recherche», lorsqu il est identifié sur la facture; S il n est pas inscrit, il est toujours possible d identifier le requérant et l entité externe comme «Critères de recherche; Une fois le/les critères (s) de recherche inscrits (s), il faut appuyer sur. Le bon de commande SIGA3 s affichera dans la section nommée «Document à référer» au bas de l écran: Le «Montant total» représente la valeur de la commande. Le «Solde» représente la valeur de la commande non facturée à ce jour. Il est important (obligatoire) d appuyer sur afin de consulter le bon de commande et ainsi s assurer de la correspondance avec la facture. Si vous avez utilisé le No bon de commande comme critère de recherche, la commande sera cochée «Sél» par défaut (la ligne sera bleue) ; Si vous avez utilisé d autres critères, vous devrez cocher la case «Sél» avant de poursuivre. Une fois la consultation faite et la case «Sél» cochée, appuyer sur OK au bas de l écran. 14

Étape 2 : Entête de la demande de paiement Champ/fonction Entité externe Description Si vous avez coché la case «Sél» à l écran précédant, l entité externe de la commande sélectionnée est rapportée par défaut. La loupe permet de valider l adresse de paiement. Si l adresse identifiée n est pas la bonne : -appuyer sur (juste devant la loupe), pour consulter les autres adresses disponibles; -Si aucun autre choix n est disponible, contacter la personne identifiée à cette tâche dans la liste de contacts (annexe 1) fournie par le Service des finances. Type document Numéro de référence Date Requérant Demandeur Le type CPDP est inscrit par défaut. Inscrire le numéro de facture. Note: S il n y a aucun numéro de facture, inscrire comme numéro de facture la date de la transaction. Ex. : 20120430 Inscrire la date de la facture. Si vous avez coché la case «Sél» à l écran précédant, le requérant de la commande sélectionnée est ramené par défaut. Le requérant ou son équivalent devra approuver la demande de paiement dans SIGA3. Identifier l intervenant qui fait la demande de cette facture. Description * OBLIGATOIRE Inscrire le numéro de Bon de commande dans ce champ, numéro débutant par un «3» EX. : B.C. 3004663 Tuyau d aluminium Montant Inscrire le montant total de la facture. 15

Pièce jointe Joindre une ou plusieurs pièces (s) justificatives (s) s il y a lieu (ex : facture numérisée, courriel justificatif, etc.). Il faut donner une description au fichier à joindre, puis appuyer à nouveau sur : Note Il est possible d identifier une note, un commentaire en lien avec la demande de paiement en appuyant sur : -sélectionner un type de note; -Inscrire une note. *Attention une fois enregistrée, une note ne s efface pas, ne se corrige pas. Après la saisie de l entête, il faut effectuer un enregistrement. Cela aura pour effet de générer un numéro de demande. IMPORTANT : obligatoire Le numéro de demande doit être inscrit sur la facture originale puisqu elle devra être transmise au Service des finances. Le numéro de fournisseur doit être inscrit sur la facture (en haut à gauche). Cette information est nécessaire pour le classement de la facture au service des finances. Un classement rapide aidera à accélérer le traitement du paiement au fournisseur. Les documents doivent être classés en ordre croissant «par numéro de document SIGA». Insérés dans la chemise rouge «factures saisies» da la pochette des Services financiers. Par la suite, faire parvenir le tout, le plus tôt possible, afin que le service des Finances puisse procéder à la vérification financière. Étape 3 : Onglet «Référence interne» IMPORTANT : Si vous avez oublié de cocher la case «Sél» à l étape 1 (à partir de l écran de création rapide), aucun document ne sera présenté à l onglet «Référence interne». Pour être en mesure de récupérer la commande à cette étape : Faire un clic dans le champ «Numéro document» et appuyer sur les ; Sélectionner le bon de commande concerné; 16

Une fois le bon de commande sélectionné, il est identifié à l onglet «Référence interne» et il faut : Inscrire le montant de la facture dans le champ «Montant utilisé» ; Appuyer 2 fois sur le tabulateur du clavier ou appuyer sur le bouton : Ventilation à référer Un écran nommé «Ventilation à référer» s ouvrira : Il présente la ventilation définie à la commande Important : La ventilation définie sur une commande ayant été acceptée par le Service des finances en vérification financière, soit sur un «ACCA et ACDS», ne devrait en aucun cas faire l objet d une modification de l UBR et du compte à la saisie de la facture. Le montant «Dépense» présente souvent la valeur de la facture avant taxes, puisque la majorité des commandes sont faites avec le code de taxe 001 (taxes en sus). Code de taxe utilisé par le Service des approvisionnements. Il faut valider les montants de taxes et ajuster au besoin (selon la facture) ; Enregistrer et sortir de cet écran. Si la facture = la commande : le Solde tombe à «0» ; Si la facture = la commande : la case «Ref» se coche automatiquement ; NOTE : Lorsque la case «Ref» est cochée, cela aura pour effet de modifier l état du document d achat référé (soit le bon de commande) et le porter à l état «Fermer» une fois la demande de paiement approuvée par le Service des finances et portée à l état «Reporté». Il est important de toujours s assurer de fermer le bon de commande lorsqu il n y a plus aucun item à recevoir. Par contre, si certains items sont en rupture de stock et que vous prévoyez les 17

recevoir, il ne faut surtout pas fermer le bon de commande. La fermeture du bon de commande a pour effet de désengager le montant à l UBR prévu pour l achat du bien. Solde à zéro Crochet de fermeture du bon de commande 18

Étape 4 : Onglet «Ventilation» Valider le résultat, puis passer à l étape suivante ; Si vous devez corriger une information sur la ventilation, il faut retourner à l onglet «Référence interne» et accéder à l imputation de la référence. Étape 5 : Onglet «Autres détails» Identifier la catégorie FRG : Facture BC-contrat-BCRESS. Bouton «Action» : Avancement de la transaction dans le cycle Une fois toutes les informations saisies et enregistrées, la demande de paiement est à l état «Initial». Le bouton permet de faire avancer la transaction pour la transmettre au prochain intervenant qui doit la traiter. Action --- «Complété» : Si l usager qui fait l action n est pas le requérant identifié, cela envoie le document dans le tableau de bord du requérant pour approbation (prochain état : Approbation requérant) ; - Si l usager qui fait l action est le requérant identifié, le document s approuve automatiquement et passe à l étape suivante : - Cela envoie normalement le document dans le tableau de bord du Service des finances pour traitement (prochain état : Vérification financière) ; Action--- «Annulé» : Cela annule le document (le rend inactif). 19

Approbation requérant (à partir de la demande de paiement) Si l usager qui saisit la facture est l équivalent du requérant identifié, il pourra approuver la transaction directement à partir du document (par le bouton ) : Action--- «Approbation requérant» : - Cela envoie le document dans le tableau de bord du Service des finances (prochain état : Vérification financière) ; Lorsque la vérification financière aura été effectuée au Service des Finances, la demande de paiement tombera à l état reporté. 20

Saisie d une facture référant un contrat Menu Écran multioccurrences Pour initier une nouvelle demande de paiement, il faut appuyer sur «Dem. Paiement». Étape 1 : Création des demandes de paiement Si vous connaissez le numéro du contrat COSE (débutant par un «6»), vous pouvez l utiliser comme critère de recherche dans le champ «Document référé». Sinon, identifier le requérant et l entité externe comme «Critères de recherche; ATTENTION : Si aucun contrat n est présenté, utiliser uniquement l entité externe comme critère de recherche. Une fois le/les critères (s) de recherche inscrits (s), il faut appuyer sur «Rechercher». 21

Création des demandes de paiement (suite) Le contrat s affichera dans la section nommée «Document à référer» au bas de l écran: Il est possible de valider le numéro d entente dans la colonne appropriée ; Le «Montant total» représente la valeur de la tranche du contrat. Le «Solde» représente la valeur non facturée de la tranche à ce jour. Utiliser la barre de défilement pour visualiser le «Requérant» du contrat. Il est possible d appuyer sur afin de consulter le détail de la tranche du contrat ; Il faut cocher la case «Sél» la ligne sélectionnée devient bleue ; Une fois la tranche du contrat sélectionné, appuyer sur OK au bas de l écran. 22

Étape 2 : Entête de la demande de paiement Champ/fonction Entité externe Description Si vous avez coché la case «Sél» à l écran précédant, l entité externe du contrat sélectionné est rapportée par défaut. La loupe permet de valider l adresse de paiement. Si l adresse identifiée n est pas la bonne : -appuyer sur (juste devant la loupe), pour consulter les autres adresses disponibles; -Si aucun autre choix n est disponible, contacter la personne identifiée à cette tâche dans la liste de contacts (annexe 1) fournie par le Service des finances. Type document Numéro de référence Date Requérant Le type CPDP est inscrit par défaut. Inscrire le numéro de facture. Note: S il n y a aucun numéro de facture, inscrire comme numéro de facture la date de la transaction. Ex. : 20120430 Inscrire la date de la facture. Si vous avez coché la case «Sél» à l écran précédant, le requérant de la commande sélectionnée est ramené par défaut. Il se peut que le requérant de la facture soit différent du requérant de défaut du contrat. Assurez-vous d identifier le bon requérant, puisque c est le requérant identifié à la demande de paiement qui devra faire l approbation (ou son équivalent). Demandeur Identifier l intervenant qui fait la demande de cette facture. Description Inscrire une courte description pour identifier la nature de la facture. 23

Montant Inscrire le montant total de la facture. Pièce jointe Joindre une ou plusieurs pièces (s) justificatives (s) s il y a lieu (ex : facture numérisée, courriel justificatif, etc.). Il faut donner une description au fichier à joindre, puis appuyer à nouveau sur : Note Il est possible d identifier une note, un commentaire en lien avec la demande de paiement en appuyant sur : -sélectionner un type de note; -Inscrire une note. *Attention une fois enregistrée, une note ne s efface pas, ne se corrige pas. Après la saisie de l entête, il faut effectuer un enregistrement. Cela aura pour effet de générer un numéro de demande. IMPORTANT : obligatoire Le numéro de demande doit être inscrit sur la facture originale puisqu elle devra être transmise au Service des finances. Le numéro de fournisseur doit être inscrit sur la facture (en haut à gauche). Cette information est nécessaire pour le classement de la facture au service des finances. Un classement rapide aidera à accélérer le traitement du paiement au fournisseur. Les documents doivent être classés en ordre croissant «par numéro de document SIGA». Insérés dans la chemise rouge «factures saisies» da la pochette des Services financiers. Par la suite, faire parvenir le tout, le plus tôt possible, afin que le service des Finances puisse procéder à la vérification financière. 24

Étape 3 : Onglet «Référence interne» IMPORTANT : Si vous avez oublié de cocher la case «Sél» à l étape 1 (à partir de l écran de création rapide), aucun document ne sera présenté à l onglet «Référence interne». Pour être en mesure de récupérer le contrat à cette étape : Faire un clic dans le champ «Numéro document» et appuyer sur les ; Sélectionner le contrat concerné; Inscrire le montant de la facture dans le champ «Montant utilisé» ; Appuyer 2 fois sur le tabulateur du clavier ou appuyer sur le bouton : Un écran nommé «Ventilation à référer» s ouvrira : Il présente la ventilation définie au contrat; Le montant «Dépense» répète le montant inscrit dans le champ «Montant utilisé», puisque les contrats sont faits avec le code de taxe C01 (taxes incluses). Il faut valider les montants de taxes avec la facture et ajuster (modifier) au besoin (selon la facture) ; enregistrer et sortir de cet écran. 25

Le Solde référence a diminué de la valeur de la facture ; Étape 4 : Onglet «Ventilation» Valider le résultat, puis passer à l étape suivante ; Si vous devez corriger une information sur la ventilation, il faut retourner à l onglet «Référence interne» et accéder à l imputation de la référence. Étape 5 : Onglet «Autres détails» Identifier la catégorie FRG : Facture BC-contrat-BCRESS. 26

Bouton Action : Avancement de la transaction dans le cycle Une fois toutes les informations saisies et enregistrées, la demande de paiement est à l état «Initial». Le bouton permet de faire avancer la transaction pour la transmettre au prochain intervenant qui doit la traiter. Action --- «Complété» : - Si l usager qui fait l action n est pas le requérant identifié, cela envoie le document dans le tableau de bord du requérant pour approbation (prochain état : Approbation requérant) ; - Si l usager qui fait l action est le requérant identifié, le document s approuve automatiquement et passe à l étape suivante : - Cela envoie normalement le document dans le tableau de bord du Service des finances pour traitement (prochain état : Vérification financière) ; Action--- «Annulé» : Cela annule le document (le rend inactif). Approbation requérant (à partir de la demande de paiement) Si l usager qui saisit la facture est l équivalent du requérant identifié, il pourra approuver la transaction directement à partir du document (par le bouton ) : Action--- «Approbation requérant» : - Cela envoie le document dans le tableau de bord du Service des finances (prochain état : Vérification financière) ; 27

Lorsque la vérification financière aura été effectuée au Service des finances, la demande de paiement tombera à l état reporté. 28

Annexe 1 Liste de contacts (personnes à contacter au Service des finances) Secteur des comptes à payer : Factures Chantal Ménard attachée d administration/ comptes à payer : poste 1996 Supports aux usagers sur place et au téléphone. Vitri Quach Directeur adjoint comptabilité : poste 4976 Support aux usagers sur place et au téléphone. Jessica Pouliot commis/comptes à payer : poste 0871 Support téléphonique aux usagers pour la vérification financière. Lyne Tousignant Technicienne/comptes à payer : poste 1037 Personne à contacter pour la création d un fournisseur inexistant ; Personne à contacter pour l ajout d une adresse à un fournisseur existant ; Secteur de la comptabilité et du budget : Réquisition interne générale «RIG» et virement budgétaire Vitri Quach Directeur adjoint comptabilité : poste 4976 Support aux usagers sur place et au téléphone. Chantal Ménard attachée d administration/ comptes à payer : poste 1996 Supports aux usagers sur place et au téléphone. 29

Annexe 2 Codes de taxes et explications C01 = TPS incluses TVQ incluses On utilise le code C01 dans le cas de fournisseurs qui sont enregistrés à la TPS et à la TVQ. Et que les produits sont taxables. Exemple : Bureau en gros C02 = TPS aucune TVQ aucune On utilise le code C02 pour les cas suivants : I. Une entreprise qui exerce des activités commerciales au Québec et qui a des revenus d'entreprise inférieurs à 30 000 $, celle-ci n a pas d obligation de s inscrire à la TVQ et à la TPS. II. Une contribution faite à un organisme C03 = TPS incluses TVQ aucune On utilise le code C03 pour l achat d un bien non assujetti à la TVQ. Exemple : l achat d un livre possédant un code ISBN C04 = TPS incluses TVQ autocotisation On utilise le code C04 lors d achat de produits chez un fournisseur hors Québec (autres provinces) qui n est pas enregistré à la taxe de vente provinciale «TVQ». Le terme «TVQ autocotisation» signifie que l on doit payer la TVQ directement au Gouvernement provincial pour le bien ou service reçu. Cette règle de Loi a pour but d éviter d effectuer des achats à l extérieur du Québec pour ne pas payer de la TVQ. C05 = TPS autocotisation TVQ autocotisation On utilise le code C05 lors d achat de produits intangibles chez un fournisseur hors Canada qui n est pas enregistré à la TPS et à la TVQ. Explications détaillées sur demande. C06 = TPS aucune TVQ autocotisation On utilise le code C06 par exemple, pour un abonnement à une revue chez un fournisseur hors Canada qui n est pas enregistré à la TPS et à la TVQ. Explications détaillées sur demande. 30

Obligatoire Numéro de fournisseur inscrit à l encre rouge Annexe 3 Exemple d une facture avec les éléments obligatoires et facultatifs Obligatoire : Numéro de document SIGA inscrit à l encre rouge Facultatif : UBR et compte Numéro de bon de commande, de contrat ou d entente P.S. Si vous inscrivez l UBR, le compte, le numéro de document en référence, ces informations permettront au Service des finances de faire une vérification des données saisies. 31

Annexe 4 Documents «inclus et exclus» de la délocalisation Inclus : Facture à la dépense Facture référant à un bon de commande Facture référant à un contrat Exclus : Rapport de dépenses Honoraires professionnels Facture UPS Facture de Labrador et de Micro-Boutique Facture du BCRESS Facture d agence de voyages Avance Visa et Mastercard Facture d inscription à un colloque ou un congrès (faire un Rapport de dépense) Facture d hôtel (faire un Rapport de dépense) Certaines factures de fournisseurs sont exclues: Bell Canada Bell Mobilité Télébec Infosat Fido Télus Mike Télus Rogers CNW Telbec Vidéotron Hydro Québec Gaz Métropolitain Carte d essence unique Corp-Rate Supérieur propane Association de taxi Diamond Réseau admission (une division de Ticketmaster) Ville de Montréal 32

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Annexe 5 Règles de vérification des factures : Erreurs qui seront corrigées ou refusées en vérification financière Facture qui sera refusée et qui devra être corrigée par l initiateur: Erreur sur le montant de la facture Mauvais fournisseur/devise Mauvais code de taxe Mauvais compte Facture non reliée au bon de commande ou contrat Facture qui sera acceptée et corrigée par le service des finances: Mauvais numéro de facture Mauvaise date de la facture Mauvaise adresse de paiement 34