Remboursement de petite caisse

Remboursement de petite caisse SERVICE DES FINANCES Équipe de formation PeopleSoft version 8.9 Mars 2015

TABLE DES MATIÈRES INTRODUCTION...1 INFORMATIONS GÉNÉRALES... 1 Termes utilisés... 2 Statuts des formulaires... 3 LA SAISIE DU FORMULAIRE...4 EN-TÊTE DU FORMULAIRE... 5 Identification et modification du bénéficiaire... 5 Sujet... 6 Entité... 7 Service... 7 Projet... 7 Commentaire... 8 Combinaison comptable... 8 DÉTAIL FORMULAIRE... 9 Date... 9 Nature et Dépense... 9 Montant... 11 Note... 11 Répartition d une dépense sur plus d un budget... 11 ENREGISTREMENT, SOUMISSION ET CORRECTION DU FORMULAIRE... 12 Enregistrement d un formulaire... 12 Soumission d un formulaire... 14 Correction d un formulaire... 14 Approbation au Service des finances... 15 L IMPRESSION DU FORMULAIRE... 16 Impression d un formulaire à partir de la page de saisie... 16 Impression d un formulaire à partir de la liste des formulaires courants... 17 Utilisation du lien Moniteur de traitements... 18 Autres boutons d opération du formulaire... 20 CONSULTATION DU FORMULAIRE... 23 ANNEXES... 26 LISTE DES CODES DE NATURE ET CODES DE DÉPENSE ASSOCIÉS AU FORMULAIRE «REMBOURSEMENT PETITE CAISSE»... 26 AIDE-MÉMOIRE... 27 Saisie d un formulaire «Remboursement de petite caisse»... 27 Impression d un formulaire «Remboursement de petite caisse»... 28 INDEX... 29 Remboursement de petite caisse page i

INTRODUCTION Le formulaire «Remboursement petite caisse» est utilisé uniquement pour rembourser les petites caisses des unités administratives. Les fonds de la petite caisse peuvent être utilisés au règlement de toutes dépenses, conformes aux normes de l Université, à l exception des honoraires, des frais de voyage ou de formation, des frais de réception, des frais de représentation, des frais d internet à la maison, des livres et des souliers de sécurité. La dépense doit être obligatoirement inférieure à 200$ (taxes incluses). Tout paiement fait sur la petite caisse est supporté par une pièce justificative dûment signée par la personne qui en demande le remboursement. Les fonds de la petite caisse sont réservés aux fins de l unité administrative. Aucun prêt personnel ne doit être consenti à même la petite caisse. Lorsque l on désire compléter le formulaire «Remboursement petite caisse», on doit utiliser le module «Gestion formulaire dépense», développé dans PeopleSoft. Toute personne titulaire d une petite caisse de l Université Laval peut saisir un formulaire «Remboursement petite caisse». Il suffit d avoir en main son IDUL, son NIP et les accès à PeopleSoft. INFORMATIONS GÉNÉRALES Bulles d aide Tout au long de la saisie du formulaire, l accès à des bulles d aide identifiées par l icône est disponible. Elles donnent de l information pertinente relative au champ de saisie ou présentent un rappel des normes et règles à respecter. Voici un exemple, pour le lien Règles et procédures administratives À noter que le site Internet du Service des finances est l endroit par excellence pour trouver les informations concernant les règles et les procédures administratives. Se référer à la rubrique «Petite caisse» sous la section Approvisionnement. Remboursement de petite caisse page 1

Envoi d une copie d un formulaire par internet Noter qu il est possible d envoyer une copie d un formulaire saisi dans le module «Gestion des formulaires dépenses» à l aide de la fonction courriel de notre navigateur Internet ou d Acrobat. Cette fonctionnalité permet à un approbateur qui est à l extérieur d approuver un formulaire de dépense. La personne qui saisit le formulaire doit indiquer dans le courriel le nom du bénéficiaire, le numéro du formulaire, le sujet de la demande, le montant de la dépense et joindre le formulaire au courriel. L approbateur confirme s il approuve le formulaire. Par la suite, une copie du courriel de réponse doit être jointe au formulaire accompagné des pièces justificatives. Lancer l impression du formulaire en utilisant le bouton. On obtient le formulaire à l écran en format PDF. Utiliser l icône identifiant la fonction courriel, soit dans le navigateur Internet ou d Acrobat pour envoyer une copie PDF de la transmission de dépôt. Termes utilisés Ci-dessous, les termes utilisés relatifs au formulaire «Remboursement de petite caisse». Bénéficiaire: Responsable petite caisse Approbateur identifie la petite caisse d une unité administrative. Chaque petite caisse est identifiée par un numéro de bénéficiaire qui n est pas le numéro de l unité administrative. personne mandatée pour vérifier le respect des règles et des procédures administratives. Cette personne doit s assurer d obtenir la signature appropriée pour l approbation du document. personne autorisée à approuver et à vérifier la pertinence des dépenses Remboursement de petite caisse page 2

Statuts des formulaires Initial : Enregistré : Soumis : À corriger : Annulé : Approuvé : Budget valide : lors de l ajout d un formulaire. après avoir enregistré le formulaire. après avoir soumis le formulaire au Service des finances. formulaire pour lequel une correction doit être apportée. ce formulaire ne sera plus disponible pour toute autre modification. lorsque le Service des finances a approuvé la transaction. après que le Service des finances ait approuvé la demande et que celle-ci soit inscrite dans le livre budget de dépense ciblé. Aucune correction ne peut être apportée au formulaire lorsque celui-ci est au statut «Budget valide». Attention : Si toutefois une correction devait être apportée par le Service des finances suite à une erreur budgétaire, le statut du formulaire indiquera «Budget valide» mais le montant au livre budget de dépense sera 0. Erreur budget : Payé : Ferm. PJ: Supp. PJ: la transaction est refusée due à un solde budgétaire insuffisant ou à une date de projet non valide. la demande a été payée au bénéficiaire. ce qui veut dire que le SF a reçu ordre de fermer cette pièce justificative, ce qui signifie aussi que ce formulaire ne sera jamais payé. ce qui veut dire que le SF a reçu ordre de supprimer cette pièce justificative, ce qui signifie aussi que ce formulaire ne sera jamais payé. Remboursement de petite caisse page 3

LA SAISIE DU FORMULAIRE Pour accéder au formulaire «Remboursement de petite caisse», cibler le menu suivant : Menu de gauche Gestion formulaire dépense Page d accueil formulaire ou le lien Page d accueil formulaire dans le menu principal, situé à droite. OU cibler le lien Gestion formulaire dépense sur la page «Accueil utilisateur». L écran qui s affiche présente la liste des formulaires de dépenses qui ont déjà été complétés et les boutons d opération qui permettent différentes actions. Remboursement de petite caisse page 4

Pour obtenir un nouveau formulaire : Cliquer sur le bouton. Puis, cliquer le lien Remboursement de petite caisse. EN-TÊTE DU FORMULAIRE Identification et modification du bénéficiaire Par défaut, la personne qui effectue la saisie est identifiée comme le bénéficiaire. Si la petite caisse est géréee par une autre personne que la personne identifiée dans notre unité administrative pour la saisie du formulaire «Remboursement de la petite caisse», il faut modifier le nom du bénéficiaire. À cet effet, il faut avoir en main le numéro enregistré dans la base de données correspondant au bénéficiaire (fournisseur petite caisse) qui a été attribué par le Service des finances lors de la création de la petite caisse de notre unité. Remboursement de petite caisse page 5

Si on connait le numéro lié au bénéficiaire (fournisseur «petite caisse»), l inscrire directement dans le champ «Bénéficiaire» ; si non, modifier le bénéficiaire selon la façon suivante : Cliquer sur la loupe. Recherche du numéro de bénéficiaire (fournisseur «petite caisse») Tous les noms associés à une petite caisse de l Université Laval, débute par «CAISSE». Il est suggéré de combiner deux champs de recherche, soit le champ «Nom 1» en inscrivant «univ» et le champ «Nom abrégé bénéficiaire» en inscrivant «Caisse». Cliquer le bouton. Sélectionner le numéro bénéficiaire correspond à la petite caisse de l unité administrative pour qui on complète le formulaire. Les unités administratives qui désirent ouvrir une petite caisse doivent en faire la demande au Service des finances. Pour connaître la procédure à suivre, se référer à la rubrique «Petite caisse» sous la section Approvisionnement sur le site Internet du Service des finances. Sujet Dans ce champ, inscrire la période pour laquelle le formulaire est complété. Par exemple «Remboursement petite caisse d avril 2009». Ce champ est obligatoire ; il peut contenir un maximum de 60 caractères. Remboursement de petite caisse page 6

Entité La valeur indiquée dans le champ «Entité» est une valeur qui s inscrit par défaut. Elle est liée à l IDUL. On peut modifier cette valeur en l inscrivant manuellement ou en utilisant la loupe de la façon suivante : Cliquer sur la loupe à droite du champ. Ensuite, cliquer sur le bouton. Sélectionner l entité AU pour autre organisme, par exemple Club du Rouge et Or ou UL pour Université Laval. Attention : l entité doit être modifiée avant de faire le premier enregistrement, afin de générer certaines valeurs liées à l entité. Service La valeur indiquée dans le champ «Service» est une valeur qui s inscrit par défaut. Elle est liée à l IDUL. Pour consultation ultérieure, ce champ peut être modifié si l imputation comptable s effectue dans une unité différente de celle indiquée par défaut. Se référer à la section «Consultation du formulaire» pour l information relative à l écran de consultation. Projet Ce champ n est pas obligatoire. Il pourrait par contre être avantageux de le compléter, si on impute toutes les dépenses de la petite caisse sur un budget de projet. Ainsi, lors de la consultation du formulaire à partir de l écran de consultation, on peut effectuer une recherche des Remboursement de petite caisse page 7

formulaires pour un projet donné. Se référer à la section «Consultation du formulaire» pour l information relative à l écran de consultation. Commentaire Le champ «Commentaire» est utilisé si nécessaire pour transmettre une information pertinente au Service des finances Développer la section «Commentaire» en cliquant sur l icône. Combinaison comptable La combinaison comptable appropriée doit être saisie dans les champs prévus à cette fin. Si on ne connait pas les éléments de la combinaison comptable, s adresser à la personne responsable des budgets dans notre unité administrative pour les obtenir. Il est à noter que la combinaison comptable saisie est appliquée à toutes les lignes saisies par la suite. De plus, on ne doit pas saisir l élément «compte», car cette valeur est associée à la nature de la dépense sélectionnée sur la ligne de «Détail formulaire». Utiliser le bouton s il s avérait nécessaire de remplacer, pour toutes les lignes du formulaire, des valeurs dans la combinaison comptable déjà saisie. Si on clique sur ce bouton, on obtiendra le message suivant : Remboursement de petite caisse page 8

Confirmer l action en cliquant sur l un des boutons pour poursuivre. DÉTAIL FORMULAIRE Dans la section «Détail formulaire», saisir chacune des dépenses effectuées par la petite caisse. Si plusieurs dépenses sont à inscrire sur le formulaire «Remboursement petite caisse», ajouter autant de lignes que nécessaire. Compléter les champs pour chaque ligne de dépense de la façon décrite ci-dessous. Ajouter une ligne de saisie en cliquant le bouton ; Pour voir toutes les lignes, sélectionner «afficher tout» ; Pour supprimer une ligne de saisie, cliquer le bouton. Date Dans le champ «Date» du tableau «Détail formulaire», indiquer la date où la dépense a été effectuée. Nature et Dépense À l aide de la loupe, sélectionner la nature de la dépense en sélectionnant «PCAISSE». Remboursement de petite caisse page 9

Puis préciser le code de la dépense : Cliquer sur la loupe à droite du champ «dépense». Pour notre exemple, on sélectionnera «FOBUR». Attention : si on sélectionne le code «AUTRES» pour d autres types de dépenses, on doit spécifier le numéro de compte dans le champ «Compte» de la combinaison comptable (sous l icône distribution ), puisqu il n y a aucune valeur associée à ce code. Il est important de choisir le compte qui respecte la nature de la dépense. Se référer au site Internet du Service des finances, section «Boîte à outils» sous la rubrique «Codification comptable» pour obtenir la liste descriptive des comptes. Remboursement de petite caisse page 10

Montant indiquer le montant dans le champ «Montant». Attention : si on modifie le code de dépenses après avoir inscrit un montant, le champ «Montant» indiquera 0. On devra donc inscrire à nouveau le montant. Note Dans le champ «Note» préciser la nature de la dépense selon la facture. Une seule facture par ligne. Répartition d une dépense sur plus d un budget L icône distribution redirige vers l onglet «Combinaison comptable». Cet onglet permet de : Vérifier l élément compte de la combinaison comptable ; Modifier la combinaison comptable si nécessaire ; Répartir une dépense sur plus d un budget, si nécessaire. Pour répartir la dépense sur deux combinaisons comptables différentes : Cliquer l icône à droite du champ «Note». Remboursement de petite caisse page 11

Ajouter une ligne à l aide du bouton, pour supprimer une ligne, utiliser le bouton. Cliquer sur pour visualiser toutes les lignes. Inscrire la deuxième combinaison comptable. Modifier les montants correspondants à chacune des combinaisons. Cliquer sur. Revenir à l écran précédent en cliquant sur le lien la saisie. ENREGISTREMENT, SOUMISSION ET CORRECTION DU FORMULAIRE Enregistrement d un formulaire Terminer la saisie du formulaire en cliquant sur le bouton. afin de poursuivre Remboursement de petite caisse page 12

Le système allouera un numéro au formulaire «Remboursement petite caisse» et le statut du formulaire passera de «Initial» à «Enregistré». Si on décide d annuler la demande à cette étape, cliquer sur l icône passera à «Annulé».. Le statut de la demande Attention : Lors de l enregistrement, il se peut que le message suivant apparaisse : De plus, la mention «À corriger» apparaîtra à droite du champ «Note» Pour apporter le correctif : Cliquer sur l icône de distribution et corriger le ou les éléments de la combinaison comptable en erreur. Dans cet exemple, c est le champ «classe» qui est erroné. Remboursement de petite caisse page 13

Modifier la valeur du champ, puis enregistrer. Si la correction apportée est valide, la mention «à corriger» disparaîtra. Soumission d un formulaire Soumettre le formulaire au Service des finances en cliquant l icône soumettre. On obtiendra le message suivant : Cliquer sur le bouton. Par la suite, le formulaire doit être : Imprimé. Vérifié et signé par le responsable de la petite caisse. Approuvé par la personne autorisée, soit l approbateur de l unité administrative. Présenté au comptoir du service des finances avec les pièces justificatives originales où un préposé fera une première vérification et procédera au remboursement de la petite caisse. Note : les relevés de compte ne sont pas admissibles comme preuve de paiement, seulement les factures originales. Correction d un formulaire S il advenait que des erreurs soient détectées après que le formulaire ait été soumis, modifier le statut de la demande afin de pouvoir la récupérer et la corriger. Remboursement de petite caisse page 14

Procéder de la façon suivante : À la page «Gestion des formulaires de dépense», cliquer sur le lien désiré, soit le numéro du formulaire au statut «Soumis», sur lequel on désire apporter un correctif. On obtiendra le message suivant : Cliquer sur le bouton. On obtiendra l écran de consultation suivant : Cliquer sur le lien Demande de correction, le statut de la demande passe de «Soumis» à «À corriger» ; Apporter les corrections nécessaires ; Enregistrer les modifications ; Soumettre à nouveau le formulaire. Cliquer sur le lien Retour gestion formulaire pour retourner à l écran «Gestion des formulaires de dépenses». Note : Seule la personne qui a saisi le formulaire pourra le corriger et le soumettre. Approbation au Service des finances Le Service des finances procédera à la vérification et à l approbation de tous les formulaires. Lors de l approbation d un formulaire de dépense par le Service des finances, si l approbateur apporte une correction significative, un courriel sera envoyé à la personne ayant saisi le formulaire avec l explication de la correction apportée. Remboursement de petite caisse page 15

L IMPRESSION DU FORMULAIRE Impression d un formulaire à partir de la page de saisie Lorsque le formulaire a été soumis, il est possible de lancer l impression à partir de la page de saisie Cliquer le bouton qui apparaît à l en-tête du formulaire. Une nouvelle fenêtre «Internet Explorer» s ouvre, informant que le traitement est lancé. Une fois le traitement terminé, le document s affiche en format PDF. Il suffit d utiliser l icône de l imprimante pour obtenir une copie papier. Remboursement de petite caisse page 16

Impression d un formulaire à partir de la liste des formulaires courants Il est possible d imprimer le formulaire à partir de la liste des formulaires courants, Sélectionner vis-à-vis le formulaire à imprimer. Puis cliquer sur le bouton. Une nouvelle fenêtre «Internet Explorer» s ouvre, informant que le traitement est lancé. Lorsque le traitement est «Réussi», le document s affiche en format PDF. Il suffit de cliquer sur l icône de l imprimante pour imprimer le document. Si le document ne s affiche pas, vérifier les éléments suivants ou demander l aide du responsable réseau. Remboursement de petite caisse page 17

Désactiver le «Bloqueur de fenêtres intempestives». Autoriser l adresse www.finances.ulaval.ca comme site de confiance. Mettre à jour la version d Acrobat Reader. Le formulaire «Remboursement petite caisse» doit être signé par le responsable de la petite caisse et l approbateur, puis acheminé au Service des finances avec toutes les pièces justificatives originales. Note : Les formulaires au statut autre que «soumis» seront imprimés avec la mention «NON - OFFICIEL» Utilisation du lien Moniteur de traitements Ce lien est utilisé lorsqu on désire imprimer à nouveau un formulaire déjà traité par le système. Il peut également être utilisé s il advenait qu aucun résultat ne soit obtenu suite à la demande d impression. En effet, dû à un problème quelconque, le traitement d impression a réussi, mais aucun document en format PDF ne s affiche. Dans ce cas, utiliser le lien Moniteur de traitements pour en faire la vérification de la façon suivante : Cliquer sur le lien Moniteur traitements. Afficher les documents imprimés depuis les 10 derniers jours en modifiant le chiffre du champ «Depuis», en inscrivant par exemple 10 jours, cliquer le bouton. Remboursement de petite caisse page 18

Cibler le formulaire désiré, par exemple le formulaire imprimé le 31 octobre en aprèsmidi. Cliquer sur le lien Détails. Cliquer sur le lien journal/trace. Remboursement de petite caisse page 19

Puis cliquer sur le lien PDF «ULAPFORM 895041.PDF» pour afficher le document. Autres boutons d opération du formulaire C est à partir de la liste des formulaires courants qu il est possible d utiliser les différents boutons d opération disponibles, soit les boutons : «Dupliquer» pour copier un formulaire. «Annuler» pour annuler un formulaire. «Imprimer» pour imprimer un formulaire. Selon le statut du formulaire, les boutons d opération disponibles seront activés. Il faut savoir qu un formulaire peut être annulé ou dupliqué seulement par la personne qui a saisi le formulaire. Dupliquer un formulaire Le bouton «Dupliquer» sera très rarement utilisé dans le cas d un remboursement de petite caisse en raison du nombre de modifications à apporter au nouveau formulaire (Dates, codes de dépense, montants, descriptions, notes, etc.). Si on souhaite tout de même utiliser cette fonctionnalité, procéder de la façon suivante : Revenir à la page «Gestion des formulaires de dépenses». Sélectionner le formulaire sur lequel il faut poser une action. Selon le statut du formulaire, les boutons d opération disponibles seront activés. Par exemple, ici, il est possible de dupliquer ce formulaire ou encore l imprimer. Il serait par contre impossible d annuler ce formulaire, puisqu il a été soumis au Service des finances. Remboursement de petite caisse page 20

Cliquer sur le bouton. Le système a copié le formulaire, un nouveau numéro a été octroyé et le statut de celui-ci est à «Initial». Cliquer sur le lien pour récupérer le nouveau formulaire. Modifier les valeurs, entre autres les champs «Date facture», «Date comptable», «Codes de dépense» etc. Annuler un formulaire Seuls les formulaires au statut «Initial», «Enregistré» ou «À corriger» peuvent être annulés. Si un formulaire au statut «Soumis» doit être annulé, il faut faire une demande de correction, Voir la section «Correction d un formulaire». Pour annuler un formulaire suivre les étapes suivantes : Revenir à la page «Gestion des formulaires de dépenses». Sélectionner le formulaire que l on souhaite annuler. Cliquer sur «Annuler» pour annuler ce formulaire. Remboursement de petite caisse page 21

Le statut du formulaire passera de «Initial» à «Annulé». Note : les formulaires au statut «Annulé» demeurent toujours dans la liste de consultation. Remboursement de petite caisse page 22

CONSULTATION DU FORMULAIRE Lors de l utilisation de l écran de consultation pour les formulaires de dépenses, noter que la recherche sera fructueuse à condition que l IDUL soit lié à la sécurité budgétaire de l unité pour laquelle on désire consulter un formulaire de «Remboursement de petite caisse». Par exemple, on souhaite consulter un document lié à l unité 03602, mais on ne détient que les droits d accès au budget de l unité 16500 ; l accès à la consultation sera limité aux formulaires liés à l unité 16500. Aucun résultat ne sera obtenu pour les formulaires de l unité 03602. Pour accéder à l écran de la consultation du formulaire «Remboursement petite caisse», cibler le menu suivant : Menu de gauche Gestion formulaire dépense Page d accueil formulaire Utiliser les différents champs pour consulter un formulaire en particulier. Décocher la case «Inclure historique des 30 derniers jours» pour obtenir tous les formulaires saisis. Utiliser ce champ de recherche uniquement si un numéro de projet a été entré dans l en-tête du formulaire lors de la saisie Par exemple, ici on utilise le champ «Num. Formulaire» en indiquant le numéro du formulaire de remboursement de petite caisse que l on veut consulter Cliquer sur le lien. Remboursement de petite caisse page 23

Le document demandé s affiche dans la liste des «Formulaires courants». Cliquer sur le lien 01612453. On obtiendra le message suivant : Cliquer sur le bouton pour obtenir l écran de consultation des données et sur le bouton pour annuler la requête. L écran suivant s affichera : Remboursement de petite caisse page 24

Utilisation du champ «Bénéficiaire» dans l écran de consultation Indiquer le numéro bénéficiaire (fournisseur «petite caisse») de la petite caisse recherchée. Si on ne connaît pas le numéro de la petite caisse, utiliser la loupe à droite du champ «Bénéficiaire» pour obtenir l écran de recherche. Cliquer sur. Sélectionner «Nom 1». Toutes les petites caisses débutent par «Univ Laval» ; on utilise donc cette valeur comme critère de la recherche. On obtiendra la liste de toutes les petites caisses. Sélectionner la petite caisse recherchée, c'est-à-dire le bénéficiaire recherché. Ici, pour notre exemple, «Univ Laval pc. Service des finances» qui identifie la petite caisse du Service des finances. Note : Ne pas hésiter à visualiser la capsule d information «La recherche d un bénéficiaire» disponible sur le site Web du Service des finances, sous la rubrique «Formation et pilotage de système/aides à la tâche». Remboursement de petite caisse page 25

ANNEXES LISTE DES CODES DE NATURE ET CODES DE DÉPENSE ASSOCIÉS AU FORMULAIRE «REMBOURSEMENT PETITE CAISSE» FORMULAIRE NATURE DESCRIPTION DEPENSE COMPTE DESCRIPTION PETITE CAISSE PCAISSE Dépenses reliées aux petites caisses AUTRES -------- Tout autres frais BUAND 204500 Buanderie DEDOUANE 251500 Dédouanement et transport EDREVU 204800 Edition-revues EQDIVERS 551800 Équipement divers EQINF 551100 Achat équipement informatique EREQSCI 451800 Entretien et réparation équipements scientifiques EREQVISU 451100 Entretien et réparation équipement audio-visuel ERMATROU 452000 Entretien et réparation de matériel roulant ERMOBEQ 451000 Entretien et Réparation mobilier et équipement FILMVID 551300 Films et vidéocassettes FOAUV 201500 Fourniture audio visuel FOBUR 251000 Achat fourniture de bureau FOGEN 201000 Fournitures générales FOMENAG 204000 Fourniture pour le ménage FRPOST 251200 Frais postaux et messagerie LOCEQUI 880100 Location mobilier et équipement LOCLOGI 880200 Location de logiciel LOCROU 880400 Location matériel roulant LOGICIEL 551000 Achat de logiciel MATENTRE 203000 Matériel d'entretien MOBILIER 551400 Mobilier NOUANI 202500 Nourriture pour animaux PERIODIQ 552100 Achat de périodiques PUBLICAT 252500 Frais de publication PUBLICI 252000 Publicité REPRO 253000 Impression-reprographie REPROEXT 201200 Reprographie travail extérieur REPRONC 253500 Repro.ens. Notes de cours TRANSP 206000 Frais de transport UNIFOR 204200 Achat d'uniformes Remboursement de petite caisse page 26

AIDE-MÉMOIRE Saisie d un formulaire «Remboursement de petite caisse» Menu de gauche : Gestion formulaire dépense> Page accueil formulaire> Ajouter> Remboursement petite caisse Page Accueil utilisateur : Gestion formulaire dépense> Ajouter> Remboursement petite caisse 1. Saisie des éléments (EN-TÊTE FORMULAIRE) Le BÉNÉFICIAIRE Le SUJET L ENTITÉ, si nécessaire Le SERVICE et le PROJET si nécessaire Le COMMENTAIRE La COMBINAISON COMPTABLE 2. Saisie des éléments (DÉTAIL FORMULAIRE) Ajouter une ligne au besoin o La DATE à laquelle la dépense a été effectuée o La NATURE de la dépense o Le code de la DÉPENSE o Le MONTANT, la QUANTITÉ o La NOTE Spécifier le compte, si nécessaire o Icône de distribution La RÉPARTITION comptable, si nécessaire o Icône de distribution o Ajout d une ligne, si nécessaire 3. Enregistrement- Soumission L enregistrement du formulaire - au bas du formulaire La soumission au Service des finances - coin supérieur droit du formulaire Remboursement de petite caisse page 27

Impression d un formulaire «Remboursement de petite caisse» À partir de la page de saisie du formulaire 1. Cliquer sur. 2. Cliquer sur. À partir de l écran «Gestion formulaire de dépenses» 1. Sélectionner la demande. 2. Cliquer sur. 3. Cliquer sur. Remboursement de petite caisse page 28

INDEX A À corriger, message, 13 annulation d'un formulaire, 21 annuler un formulaire, 21 approbateur, 2 approbation d'un formulaire, 15 B bénéficiaire d un remboursement d une petite caisse, modification d un, 5 bénéficiaire d un remboursement de petite caisse, recherche d'un, 6 bénéficiaire, définition d un, 2 bulles d aide, utilisation des, 1 C consultation d'un formulaire, 23 correction d'un remboursement de petite caisse, 14 D dupliquer un formulaire, 21 E enregistrement d'un formulaire, 12 envoi d'une copie d'un formulaire par internet, 2 I Impression à partir de la liste des formulaires, 17 Impression à partir de la page de saisie, 16 internet, envoi d une copie d un formulaire par, 2 R règles et procédures administratives, 1 Répartition d'une dépense sur plus d'une combinaison comptable, 11 responsable petite caisse, 2 S soumission d'un formulaire, 14 statuts des formulaires, 3 Remboursement de petite caisse page 29