Centra Mémo des bons usages

Centra Mémo des bons usages A destination des formateurs Concepteurs de contenus Créateurs d évènements Animateurs d évènements 1

Sommaire Centra au cœur de la FOAD... 3 Trois temps, trois activités, trois compétences... 3 La classe virtuelle... 4 Centra, l outil de la Région Centre... 4 Les principales étapes... 5 Vocabulaire... 6 Le planning... 6 Conception du contenu de la classe... 7 A. Créer un agenda... 7 B. Construire une évaluation avec Agenda Builder... 11 C. Modifier l agenda... 11 Inscrire des apprenants sur Centra... 14 Créer un évènement... 15 Message d erreur... 17 Inscrire des apprenants à un évènement... 19 Le mail de participation... 20 Gérer les rôles... 21 Recommandations pour l animation... 22 Interface Centra... 23 Paramétrer le son, le micro, la webcam... 23 Gérer l enregistrement... 24 Autres fonctionnalités... 24 Ajouter du contenu (fichier, agenda, images, vidéos, partage d écran, sondage, tableau blanc) pendant la classe... 24 Naviguer dans son contenu pendant la classe... 25 Actions possible sur les participants... 25 Utiliser le travail en petit groupe... 26 Consulter et imprimer les rapports (preuves pour la Région Centre)... 26 Conseils pour les participants... 27 A. Interagir pendant la classe... 27 B. Utiliser les outils de marquage... 27 C. Visionner un évènement... 27 ANNEXE... 28 A. Les sujets... 28 B. Les programmes... 29 C. Les séminaires web... 29 2

Centra au cœur de la FOAD Outils mis à disposition par la Région Centre au réseau des Libres savoirs: LMS Syfadis Saba Centra Ces 2 outils sont obligatoires mais aussi indispensables pour les visas dispensés en FOAD. Il faut savoir combiner les deux pour une formation à distance performante. Centra est un outil qui permet de se réunir en temps réel sur Internet (synchrone) pour : discuter se voir visionner des documents, des vidéos réaliser des quizz partager ses écrans Centra est inévitable pour recréer à distance les conditions d une formation en salle traditionnelle. Trois temps, trois activités, trois compétences La construction d une classe virtuelle se fait en 3 temps distincts: La conception de la classe La création de la classe L animation de la classe Conception avec Agenda Builder Création sur le site de Centra Animation sur l interface de classe 3

La classe virtuelle Interaction en temps réel Réappropriation (ou rattrapage) en différé Suppression de la barrière géographique Souplesse de la prestation pédagogique (comme en classe) Communication croisée Formateur Apprenants Apprenants Formateur Apprenants Apprenants Idéal pour l écrit, l oral, l autonomie Du point de vue du participant : Prise en main facile de l outil Développe une exigence d autonomie et d autodiscipline Le participant apprend à être vigilant face aux contraintes techniques L apprentissage est enrichi : o Contenus variés et attractifs o Échanges entre pairs o Motivation dans le temps Intérêts pédagogiques: Présenter des contenus/une situation en ligne Communiquer des informations avec retour immédiat des réactions Structurer l apprentissage Motiver Favoriser les échanges et la collaboration Avantager la présence sociale dans un processus de FOAD Centra, l outil de la Région Centre Centra est obligatoire (cf cahier des clauses particulières), une fois par mois pour un stagiaire pour tous les visas FOAD. Centra permet de créer des classes virtuelles à tout moment de la journée, il faut cependant veiller à ne pas réserver plus de places que nécessaire et vérifier que vous avez de la place avant de créer votre classe car la limite à l instant T est de 27 licences pour tous les organismes de formation de la Région Centre. Centra est accessible sur la plateforme Libres savoirs pour les apprenants comme pour les formateurs ou directement à cette adresse: centra.regioncentre.fr (ou à partir d un moteur de recherche). Une mise à jour du logiciel a été effectuée pour vous en faciliter l utilisation : une nouvelle version (V8) est maintenant accessible qui évite aux apprenants d installer un programme sur leur ordinateur qui améliore l animation qui ne change pas totalement des autres versions. 4

Les principales étapes Se connecter à la plateforme Libres savoirs Dans «espace formateur», cliquer sur «e- conference» ou «e-formation» Inscrire les utilisateurs («gérer les utilisateurs» puis «ajout d un nouvel utilisateur») Créer le contenu de la classe avec «Agenda Builder» Créer un évènement «gérer les évènements» Panneau d accueil Créer le contenu de classe Inscrire les apprenants et créer les évènements 5

Vocabulaire Tout utilisateur de Centra arrive directement sur «mon planning» à la connexion. Ceci permet de retrouver facilement les évènements auxquels on est inscrit et/ou auxquels on a été inscrit. Un évènement ou une salle de formation est une classe virtuelle. Une réunion est à utiliser uniquement entre collègues car l interactivité et le suivi ne sont pas assez pertinents pour justifier de la conduite de la classe auprès de la Région Centre. Un séminaire Web est un évènement auquel les apprenants peuvent s auto-inscrire. Un évènement public est un évènement auquel tout le monde peut participer. Un ensemble d évènements est ce que l on appelait antérieurement un programme, c està-dire un enchaînement de plusieurs classes virtuelles auquel on peut inscrire un apprenant Un agenda est un contenu de classe. Un sujet contient un agenda et il est rapide de l intégrer à tout évènement (intéressant si le contenu d une classe est récurent). Un enregistrement est une classe qui a déjà eu lieu; vous pouvez aussi ne pas tenir de classe et lancer un enregistrement en direct que vous pouvez ensuite diffuser sur Centra (podcast). Un utilisateur est une personne inscrite dans la base de données de Centra. Il faut absolument que la personne soit inscrite dans la base de données de Centra pour qu il puisse participer à une classe. Le centre de coûts ne nous concerne pas (nous sommes automatiquement intégré au centre de coûts de la Région Centre, d où les 27 licences). On peut intégrer des images et créer des enquêtes (ou sondages) sur le site de Centra mais ceci reste peu pertinent (voir plus loin). Avec la nouvelle version du site, vous êtes automatiquement déconnectés au bout de 20 min d inactivité (attention pas dans une classe, mais sur le site). Le planning Tout évènement auquel vous êtes inscrit en tant que participant ou en tant que présentateur se retrouve dans le planning. Vous êtes les présentateur, Attention! Ne pas faire de tests avec cet évènement! 6

Conception du contenu de la classe A. Créer un agenda Pas de différence entre la version 7 et la version 8, le logiciel «AGENDA BUILDER» est toujours le même. Il faut d abord créer un diaporama (Powerpoint) qui servira de trame pédagogique. Evitez les transitions et animations (mais cela reste possible) Avec Powerpoint 2007: Il suffit d enregistrer le diaporama normalement (pas besoin de le transformer en présentation) Avec Powerpoint 2010: Enregistrez le diaporama avec le type de fichier «jpeg»; cela va enregistrer chaque diapositive individuellement dans un dossier. Dans «gestionnaire de contenu», cliquer sur Agenda Builder pour ouvrir le logiciel de conception. Importer le diaporama 7

Avec Powerpoint 2010 les images sont importées directement. Avec Powerpoint 2007, Agenda Builder demande le type du fichier de sortie: Après avoir importé la trame, il faut l agrémenter d interactivité. Le diaporama importé, il suffit maintenant d ajouter des évaluations, des sondages, des sites à visiter, des fichiers à télécharger 8

Avec quoi peut-on agrémenter le diaporama existant? 9

Le tableau : Permet d avoir un espace vierge pour mener une activité collective avec les apprenants, comme sur un vrai tableau. NB: on peut aussi écrire sur des images et des diapositives, le tableau est utile si l on veut un espace blanc. On peut enregistrer ce qui a été écrit. Pour que les participants puissent écrire dans un tableau, il faut absolument qu ils aient la parole. Fichiers autorisés à l affichage : (pour visualisation) Txt, html, htm, (textes) bmp, gif, jpeg, jpeg, png, tif, tiff, (images) avi, mov, qt, wmv, (vidéos) mpg, mpeg, mpe, mp3, mp2, wav, au, rpm, ram, ra, rm, asf, asx, dcr, (audios) swf, (animation) saz,(agenda) ppt, pptx (diaporamas) Le partage d application : Permet au présentateur de montrer un logiciel, un document, un site depuis son ordinateur. On peut aussi donner le partage d application à un apprenant pour qu il montre son écran (permet de dépanner, vérifier les acquis d un apprenant ); pour cela il faut faire un clic droit sur le nom du participant et Autre possibilité: le travail collaboratif sur un document : On peut (présentateur) partager un document et donner le contrôle de ce document à un apprenant (clic droit sur le nom du participant et L apprenant écrit donc directement dans le document du présentateur. Attention il y a pas mal de latence avec cette fonctionnalité cependant très intéressante! Alternative: Mettre un document en téléchargement et demander à un apprenant de partager son écran et de travailler directement sur le document téléchargé (le résultat est le même sans latence). Une fois tout importé, il faut maintenant réorganiser. Avec le cliquer glisser pour réorganiser la classe. 10

B. Construire une évaluation avec Agenda Builder C. Modifier l agenda 1- Seulement l agenda : (.saz) Ouvrir Agenda Builder depuis le site de Centra, puis : 2- Modifier aussi le diaporama de départ : (.pptx) 11

Retoucher le diaporama avec Powerpoint puis enregistrer (attention aux différences entre 2007 et 2010). Ouvrir Agenda Builder depuis le site de Centra, puis : Une fois tout importé, il faut maintenant réorganiser. Avec le cliquer glisser pour réorganiser la classe. 12

Imbrication dans Agenda Builder Dès lors que l on importe un diaporama, cela crée un dossier. Le second (dû à la modification) est inutile. S il reste des fichiers à l intérieur, il faut désimbriquer avant de supprimer. Diaporama avec «Powerpoint» Agenda avec «Agenda Builder» (Sujet) et évènement sur le site de «Centra» Facultatif, utile seulement si l on se sert d un contenu pour plusieurs classes Sinon Conduite de classe virtuelle avec le logiciel «Centra» le jour de la classe 13

Inscrire des apprenants sur Centra La base de données des utilisateurs Centra n est pas liée à la base de données Libres savoirs (Visas). Il faut saisir chaque apprenant inscrit à un Visa FOAD sur Centra afin qu il puisse participer à leur(s) classe(s) virtuelle(s) obligatoire(s). Un apprenant doit être enregistré sur Centra pour participer à un évènement, un séminaire Web, un programme. En revanche pour assister à une réunion, seul son e-mail suffit, mais n oublions pas que l émargement et les possibilités d une réunion sont très limités et donc à proscrire pour un Visa FOAD. Dans «gestionnaire d évènements», cliquer sur «gérer les utilisateurs». 14

Créer un évènement Une fois que tous vos apprenants sont inscrits à la base de données de Centra, vous pouvez créer un évènement (=classe virtuelle). Attention! Il est fortement conseillé de passer par «gérer les évènements» pour créer une classe virtuelle que par «planifier une salle de formation», ainsi votre évènement peut directement être rangé dans le dossier de votre OF. Rappel: sur Centra, les OF se partagent l espace, en conséquence, tout est public, consultable en libre accès, modifiable ou supprimable. Nous ne pouvons que vous conseiller d organiser votre espace de travail correctement et de respecter le travail d autrui de la même façon que le vôtre. «Gérer les évènements» dans le menu «gestionnaire d évènements» à gauche. Avant de créer l évènement, pensez à afficher le rapport des postes disponibles pour la classe. Heures 27- places réservées = places restantes La réservation de places se fait par la création de l évènement, il n y a pas de possibilité de réserver des place autrement. Créer l évènement DANS LE DOSSIER DE SON OF pour éviter le risque de le voir supprimé par quelqu un d autre (le cas échéant, créer un dossier pour son OF). 15

On peut aussi s organiser dans le dossier de son OF. Il est nécessaire au sein de son OF de se mettre d accord sur une organisation commune dans Centra. Ex: par nom de formateur, par antennes, par types de visas, par trimestre Une fois dans le bon dossier : 16

On peut à tout moment modifier les données de l évènement et la liste des participants (attention au nombre de postes cependant). Message d erreur S il y a eu un message d erreur, cela peut être dû au fait qu il n y a pas assez de postes disponibles Cependant l évènement a bien été créé! Ne pas le refaire mais le retrouver dans son dossier. 17

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Inscrire des apprenants à un évènement Soit l inscription se fait directement après la création de l évènement, Soit l inscription peut avoir lieu ultérieurement en retrouvant l évènement. Dans la zone de recherche, écrire le nom des participants (on peut tous les rechercher en même temps). Décocher les personnes non concernées. 19

Le mail de participation Dès que l on inscrit quelqu un à un évènement, Centra génère un mail automatique en guise d invitation sur la boîte mail de tous les participants. Ce mail peut être personnalisé. 20

Gérer les rôles Après envoi du mail allez sur l onglet «inscription actuelle». On peut ajouter des personnes si besoin Il faut s inscrire en tant que présentateur pour pouvoir diriger (animer) un évènement. Un collègue peut créer l évènement et vous attribuer le rôle de présentateur. NB : le rôle de co-présentateur peut être donné pendant la conduite de la classe virtuelle mais pas le rôle de présentateur ; il faut vraiment penser à appliquer le rôle de «présentateur» à quelqu un pour qu un évènement fonctionne correctement (sinon personne ne pourra enregistrer, personne ne pourra gérer le contenu de la classe, personne n aura accès à l émargement). L attribution d un rôle génère automatiquement un mail à la personne concernée. 21

Recommandations pour l animation Vous pouvez cliquer sur «diriger dans un navigateur» une heure, une demie heure, un quart d heure avant la classe, cependant évitez de fermer la fenêtre avant l arrivée des participants. De l autre côté les apprenants doivent se connecter à Centra et cliquer sur «participer dans le navigateur» et attendre que le programme se lance. Le seul plugin (petit programme interne au navigateur utilisé) requis est Java. Il s installe automatiquement et ce très rapidement. Présentateur Apprenant Quelques conseils pour une animation réussie : Soigner la qualité du son Bien se préparer avant les rencontres (l agenda peut vous aider à structurer le déroulé de la classe) Toujours maintenir le contact et interagir avec les apprenants (ne pas hésitez à répéter, reformuler, demander fréquemment s ils ont compris ) Rester attentif aux questions des stagiaires Toujours rester actif à l écran ou au micro Toujours annoncer les délais possibles et les temps morts Toujours rester calme malgré les possibles difficultés qu elles soient d ordre technique ou d une autre nature. 22

Interface Centra Mettre le chat en pop-up Paramétrer le son, le micro, la webcam On peut parler à 4 maximum simultanément. Pareil pour les webcam, on ne peut en afficher que 4 à l instant T. 23

Gérer l enregistrement Avant de démarrer la classe, pensez à lancer l enregistrement afin que les absents puissent tout de même y participer et pour que les présents puissent revoir à leur rythme cette classe. Vous pouvez mettre en pause à tout moment, en ouvrant le menu déroulant à droite du bouton «fin». Autres fonctionnalités Ajouter du contenu (fichier, agenda, images, vidéos, partage d écran, sondage, tableau blanc) pendant la classe Cliquez sur la flèche pour sélectionner une des fenêtres à partager déjà ouverte sur le PC Cliquez sur le mot «ajouter» pour aller chercher un nouveau fichier, ouvrir le menu déroulant pour afficher du contenu déjà importé. Vous pouvez importer tout le type de contenu ci-dessus (ces fichiers peuvent s afficher à la différence d un document Word, par exemple). Attention: évitez d importer alors que vous êtes déjà en classe avec des participants car cela peut couper votre interactivité (vous ne pourrez plus agir, vous n aurez aucun contrôle mais les apprenants continueront à vous entendre ) 24

Naviguer dans son contenu pendant la classe Avant (V7), tout le monde voyait le contenu de la classe, dorénavant (V8), dès que l enregistrement est lancé, les apprenants ne voient plus le contenu de la classe, vous choisissez ce que vous voulez montrer. Pour afficher le contenu, il faut cliquer sur l onglet de l agenda, puis naviguer dans les miniatures, puis cliquer sur l une d elles pour l afficher. Actions possible sur les participants En faisant un clic droit sur le nom d un participant. Les outils de marquage sont accessibles uniquement si le micro de la personne est activé (rouge ou vert). 25

Utiliser le travail en petit groupe Si vous dispensez une classe virtuelle avec plusieurs apprenants, il vous est possible de scinder la classe en plusieurs groupes (avec un délégué «co-présentateur») pour chaque groupe et les travailler sur quelque chose de similaire. En tant que présentateur, vous pourrez vaquer entre toutes les salles de travail. Consulter et imprimer les rapports (preuves pour la Région Centre) On peut les consulter pendant la classe (attention ouvrir le site de Centra dans un autre onglet que celui de la classe). Dans «mon planning» que ce soit dans les évènements passé, présents ou à venir, il suffit de cliquer sur «rapports» pour: Consulter la «fiche de présence» Lires les évaluations envoyées Imprimer les rapports (nom, durées de connexion ) SEULS LES PRESENTATEURS ONT ACCES AUX RAPPORTS 26

Conseils pour les participants Participer à une classe virtuelle peut être semé d embûches pour un stagiaire. Il faut penser à les alerter sur ces quelques points pour que la classe virtuelle avec Centra puisse se dérouler dans la sérénité. Le présentateur doit guider ses apprenants. En cas de : De dysfonctionnement de la classe virtuelle sur son ordinateur : besoin de maintenance informatique D utilisation rare des outils bureautiques dans son quotidien : besoin de culture informatique D absence de prise en mains de l outil classe virtuelle quand c est nécessaire : besoin de formation sur les outils FOAD Il faut veiller à: Tester son ordinateur avant le démarrage d une classe virtuelle Préparer son environnement de travail avant les rencontres Respecter les consignes de l animateur pendant la classe Comprendre l intérêt et les résultats attendus d une classe virtuelle pour en retirer une plus value dans ses apprentissages Poser les questions sur le chat en cas de problème. A. Interagir pendant la classe lever la main répondre oui répondre non B. Utiliser les outils de marquage Pour écrire sur un tableau blanc, une diapositive, une image, un partage d écran, uniquement si le micro du participant a été activé (rouge ou vert) par le présentateur. C. Visionner un évènement On peut visionner une ou plusieurs fois une classe virtuelle à laquelle on a participé. De la même manière, un absent peut assister à une classe en différé s il a été inscrit à l évènement. Dans «mon planning», «passé», «visionner» : rire appaudir sortir (ponctuellement) Si vous souhaitez que la personne qui a visionné soit inscrite dans l émargement, il faut lui demander 27 de cliquer sur ce bouton à la fin du visionnage.

ANNEXE A. Les sujets Quand vous dispensez la même classe virtuelle plusieurs fois (avec plusieurs groupes, en fonction des entrées et sorties permanentes de vos apprenants) et que le contenu est identique, vous pouvez l implanter directement à la création de l évènement en tant que contenu principal de formation. Cela vous permet de gagner du temps, (d autant plus que plus votre contenu d agenda est lourd (gros), plus il est long à être téléchargé, il est donc parfois dangereux de l intégrer juste avant l animation de la classe virtuelle). En revanche n oubliez pas que tout ce qui est sur le site de Centra est public, alors qu un agenda dans votre ordinateur ne sera accessible que par vous. Public mais non modifiable Public et modifiable 28

Il faut ensuite retrouver (pour modifier), ou créer, l évènement et dans la partie «contenu de l agenda» de la fiche descriptive de l évènement, il suffit de retrouver le sujet nouvellement implanté. B. Les programmes Vous pouvez créer plusieurs évènements, les lier entre eux avec une progression personnelle (parcours de classes virtuelles) et inscrire vos apprenants à tous ces évènements comme une globalité. Cela vous permet de gagner du temps car vous n inscrivez pas une personne à chacun des évènements, mais vous inscrivez en un clic cet apprenant à tout son parcours de classe virtuelle. C. Les séminaires web Un séminaire web offre une autonomie supplémentaire à vos apprenants. En effet, vous construisez un évènement pour lequel vous voulez laisser le choix à un groupe d apprenants de s inscrire ou non à l évènement que vous leur suggérez. Centra se charge de créer une page web (URL que vous pouvez partager par mail ou pourquoi pas intégrer directement dans le parcours LMS de l apprenant?) dans laquelle les apprenants s inscrivent ou non à l évènement. Quel avantage pour susciter de l intérêt à l apprenant, pour l autonomiser, pour ne pas le contraindre, pour l individualisation! Et soyez sûrs que ces classes, les apprenants ne les louperont pas car ils ont décidé d y assister! Surtout s ils le notent dans l agenda du LMS et que vous vous en servez aussi! 29