SOMMAIRE 1 La SNCF, une entreprise cmplexe...3 1.1 Présentatin générale de la SNCF...3 1.1.1 Sn histrique...3 1.1.2 Sn envirnnement...5 1.1.3 L rganisatin de la SNCF...5 1.2 Le cntexte de la cmptabilité de la SNCF...9 1.2.1 La Directin de la Cmptabilité et du Cntrôle de Gestin (DCCG)...10 1.2.2 Centre de Service Partagé (C.S.P)...10 1.2.3 Centres de Cmptabilité Furnisseur (C.C.F)...10 2 Prcessus général...12 2.1 Les principaux acteurs et leurs relatins...12 2.1.1 Les acteurs en CCF/CSP...12 2.1.2 Les acteurs en entités pératinnelles...12 2.1.3 Les relatins entre CCF et Entités...13 2.2 L ERP et le principe de fnctinnement...13 2.2.1 Définitin...13 2.2.2 Le prgramme ERP au sein de la SNCF...14 2.3 Principes de fnctinnement...15 2.3.1 Prtail Achat...16 2.3.2 Prtail cmptabilité furnisseur: Prcessus d acquisitin/ d enrichissement...17 3 Ma fnctin au sein du CCF de Paris : Prcessus de traitement de validatin...22 3.1 Prcessus de validatin de la facture (annexe VIII)...22 3.2 Le principe du traitement de wrkflw d apprbatin de factures...28 3.3 Traitement des factures avec sus-traitance...29 3.3.1 Définitin...29 3.3.2 Principe de traitement...30 3.4 Traitement des avirs...31 3.4.1 Définitin...31 3.4.2 Principe de traitement...32 3.5 Règlement du furnisseur...33 1
INTRODUCTION Dans le cadre de mes études en deuxième année de DUT 1 Gestin des Entreprises et Administratins, j'ai réalisé un stage d une durée de dix semaines dans une entreprise afin d acquérir un début d expérience prfessinnelle et valider mn année. Ce stage a débuté le 7 avril et s est achevé le 13 juin 2008. C'est dans un service de la S.N.C.F. 2 que je l'ai effectué. Ce service est le Centre de Cmptabilité Furnisseur de la SNCF, situé au 95 rue de Maubeuge dans le 10 ème arrndissement de Paris. La Sciété Natinale des Chemins de Fer Français est une entreprise d'etat qui cnstitue l'un des premiers grupes de transprt terrestre en Eurpe. Elle assure à la fis les fnctins d entreprise ferrviaire et de gestinnaire de l infrastructure. Durant ce stage, j ai dû, dans un premier temps, appréhender un lgiciel, PepleSft, qui est un prgiciel, un «Enterprise Ressurce Planning» (E.R.P). Sn utilisatin peut paraître simple grâce à sn interface graphique mais elle nécessite une frmatin préalable. Puis ma missin fût le traitement des factures des furnisseurs dans une régin particulière, le bassin parisien. En pstulant dans cette entreprise, mn bjectif premier était de décuvrir le mnde du travail, le fnctinnement d une entreprise, ainsi que décuvrir les respnsabilités et les bligatins prfessinnelles. De plus, je vulais savir si l envirnnement cmptable m intéresserait vraiment afin de m y épanuir plus tard, lrs de mn entrée dans la vie prfessinnelle. Je vulais que ce stage me dnne l ccasin d acquérir de nuvelles cmpétences prfessinnelles et de mettre en applicatin celles acquises lrs de mes deux années en IUT GEA 3. Aussi, désirais-je décuvrir de nuvelles techniques qui me permettraient, sans dute, d avir un avant-gût de celles que je purrai utiliser à l avenir. Afin de vir si mes bjectifs, énumérés précédemment, nt été atteints et de vus expliquer la nature de mn travail durant ce stage, nus allns suivre le plan suivant : dans un premier temps, nus allns étudier l entreprise qu'est la SNCF et présenter plus spécifiquement le Centre Cmptabilité Furnisseur. Dans une secnde partie, nus abrderns les tâches que j ai réalisées durant ce stage. 1 Diplôme Universitaire de Technlgie 2 Sciété Natinale des Chemins de Fer 3 Institut universitaire de technlgie Gestin des Entreprises et des Administratins 2
1 La SNCF, une entreprise cmplexe Mn stage s est dérulé au Centre de Cmptabilité Furnisseurs (C.C.F) de la SNCF de Paris. Après un bref histrique retraçant le parcurs de l entreprise depuis sa créatin, ainsi que la décuverte de sn univers, nus détaillerns les différents niveaux d rganisatin de la SNCF pur mieux rendre cmpte de sn fnctinnement et de ma psitin au sein de celle-ci. 1.1 Présentatin générale de la SNCF 1.1.1 Sn histrique La Sciété Natinale des Chemins de fer Français (S.N.C.F) a été créée le 1er janvier 1938 par le guvernement de Camille Chautemps. À l'épque c'était une sciété annyme d'écnmie mixte, créée pur une durée de 45 ans, dnt l'état pssédait 51 % du capital, les 49 % restants appartenant aux actinnaires des sciétés financières ayant succédé aux six anciennes cmpagnies (Cmpagnie du Nrd, Réseau Ferrviaire d'alsace-lrraine, Cmpagnie du chemin de fer Paris-Lyn-Méditerranée, Paris-Orléans (Midi), Cmpagnie de l'est et Réseau de l'état). La plupart des membres du persnnel bénéficient d'un régime particulier de retraite et du statut particulier de chemint. Les agents de la SNCF ne snt pas des fnctinnaires. Les persnnels cntractuels snt affiliés au régime général (cf glssaire). Le 30 décembre 1982 entra en vigueur la Li d'orientatin sur les Transprts Intérieurs (LOTI) (cf glssaire). Le 31 décembre 1982, la cnventin de 1937, qui définissait la SNCF cmme une sciété annyme d écnmie mixte régie par le Cde de Cmmerce, arriva à expiratin. L'ensemble de la SNCF revint à l'état, qui la dta d'un nuveau statut au 1er janvier 1983. La SNCF devint alrs un Etablissement Public à Caractère Industriel et Cmmercial (EPIC), et ses agents gardèrent leur statut particulier. Un cahier des charges et des «cntrats de plan» pluriannuels régissent l'ensemble des relatins entre l'état et l'entreprise. Au début des années 1990, la directive eurpéenne 91/440 (cnnue sus l appellatin directive transprt ferrviaire) vise à permettre une uverture à la cncurrence. Elle impsa ntamment : la séparatin de la gestin de l'infrastructure et de l'explitatin, la distinctin du gestinnaire de l'infrastructure et des entreprises ferrviaires. Elle ne fût cependant transpsée dans le drit français qu'en 1995. Aucun cntrat de plan n'a été signé, mais l'état cntinue d'apprter une aide crrespndant aux prestatins dites de service public qui incluent : les tarifs spéciaux pur les vyageurs des Grandes Lignes (réductin pur les familles nmbreuses, pur les militaires, etc.) ; elles représentent en 2006 envirn 80 millins d'eurs dans les cmptes de la SNCF (sur un chiffre d'affaires de 17 milliards, sit 0,4 % du chiffre d affaires), l'explitatin des services d'intérêt réginal des Trains Express Réginaux (T.E.R) par l'intermédiaire de cnventins avec les régins, et, pur le fret, certaines prestatins de transprt cmbiné. 3
En 1996, n vit l'arrivée de nuvelles réfrmes à caractère législatif amenées par Anne- Marie Idrac, alrs Secrétaire d'état aux Transprts : la créatin d'un nuvel EPIC chargé de gérer l'infrastructure, qui vit le jur le 13 février 1997 : Réseau Ferré de France (R.F.F) qui est désrmais prpriétaire de l'infrastructure et décideur en matière d'aménagement, de dévelppement et de valrisatin du réseau. expérimentatin de la réginalisatin des services réginaux de vyageurs qui dnne aux Régins la respnsabilité de définir le service public réginal et leur transfère les financements de l'état. Cette expérimentatin imaginée par Anne Marie Idrac sera généralisée à tutes les Régins en 2002 par le Ministre de l'équipement, des Transprts et du Lgement du guvernement de Jspin, Jean Claude Gaysst. Dans le cadre de cette réfrme de 1996, un cntrat va frmaliser ces nuvelles relatins : c'est le pacte de mdernisatin. L'État s'engagea alrs à désendetter la SNCF, et à garantir les acquis des chemints. Il garantit aussi l'explitatin exclusive de la SNCF sur le réseau ferré. La SNCF s'engagea en cntrepartie à rédiger un prjet industriel, à se recentrer sur le client et à rééquilibrer ses cmptes. En 1997, la prpriété du réseau fût transférée à RFF, qui reçut également la charge de la dette liée à l'infrastructure. La SNCF cnserva la missin d'expliter les services de transprt et la partie «cmmerciale» des gares, et dit depuis s acquitter auprès de RFF une redevance pur l'utilisatin des vies et la partie «ferrviaire» des gares. Par ailleurs, la gestin de la circulatin et l'entretien du réseau snt de la cmpétence de RFF qui est le gestinnaire de l'infrastructure. Mais en pratique c'est la SNCF, gestinnaire déléguée de l'infrastructure, qui exécute ces tâches pur le cmpte de RFF, dans le cadre d'une cnventin entre les deux EPIC. Cette séparatin de la gestin de l infrastructure et du cmmercial avait pur bjectif : de rendre plus transparentes les relatins financières entre l'état actinnaire et les entreprises ferrviaires, en vue de les assainir prgressivement et dnc de désendetter la SNCF, et de ratinaliser écnmiquement les investissements désrmais prtés par RFF sus cnditin de rentabilité. de permettre, dans des cnditins nn discriminatires, l'arrivée de nuveaux explitants ferrviaires (y cmpris des sciétés privées), qui devraient cncurrencer la SNCF sur les mêmes vies. En pratique : sur le premier aspect, la réfrme a permis à la SNCF désendettée de redresser sa situatin écnmique, ntamment grâce à l'explitatin cmmercialement efficace des TGV; après de nmbreux cnflits entre RFF et la SNCF (à prps du patrimine, de l'exécutin des prestatins d'entretien....), une cnventin pluriannuelle passée entre les deux entreprises en 2007 clarifie ces relatins pur la gestin déléguée de l'infrastructure cnfiée à la SNCF. La questin du niveau des péages reste en revanche un sujet de débat nn stabilisé. sur le secnd aspect, à savir permettre une uverture à la cncurrence, celle ci n'a été décidée par le guvernement français qu'en avril 2006, pur le fret. Cette libéralisatin plus tardive en France que dans la plupart des autres pays eurpéens cnduit la SNCF à lancer un plan de restructuratin de sn activité fret dénmmée "la révlutin pur le client". la prchaine étape de cncurrence prévue par les textes eurpéens est le 1.1.2010 pur les trains de vyageurs internatinaux. 4
1.1.2 Sn envirnnement La SNCF est l'une des principales entreprises publiques françaises, centrée sur le transprt ferrviaire. Sa frme juridique est celle d'un établissement public à caractère industriel et cmmercial (EPIC). Elle détient, par ailleurs des participatins majritaires u ttales dans des sciétés de drit privé regrupées dans le grupe SNCF. L'EPIC, emplyant près de 166 000 persnnes en 2007. Sn chiffre d'affaire est de 17 milliards d eurs. Elle exerce une duble activité : celle d entreprise ferrviaire chargée de l'explitatin cmmerciale de services de transprt ferrviaire de vyageurs et de marchandises, d'une part ; celle d Explitatin et de maintenance, pur le cmpte de RFF, du réseau ferré natinal français, d'autre part. L entreprise explite envirn 32 000 km de lignes, dnt 14 800 km de lignes électrifiées et dnt 1850 km de lignes à grande vitesse (juin 2007). Elle fait circuler en myenne 14 000 trains par jur. Par sn vlume d'activité, c'est la deuxième entreprise ferrviaire de l'unin eurpéenne après la Deutsche Bahn. Le reste du grupe SNCF, emplyant près de 68 000 persnnes pur 6 milliards d eurs de chiffre d'affaires, intervient dans les dmaines suivants : la lgistique et transprt rutier de marchandises (dnt Gedis) le transprt rutier de vyageurs (dnt Kelis) le liaisn maritime (SeaFrance) le cmmerce (dnt Vyages-sncf.cm) l ingénierie (dnt EFFIA) la liaisn ferrviaire partagée avec d'autres partenaires (dnt Eurstar et Thalys) Sn président est Guillaume Pépy, ancien Directeur Général Exécutif, qui depuis février 2008, succède à Anne Marie Idrac. 1.1.3 L rganisatin de la SNCF suit : La SNCF est rganisée cmme Un cnseil d'administratin qui est cmpsé de 18 membres : Sept représentants de l'état parmi lesquels est traditinnellement chisi le président (actuellement Guillaume Pépy); Six représentants des salariés (dnt un cadre) ; Cinq membres chisis pur leurs cmpétences: représentants des usagers et clients, et élus lcaux. Organigramme (Cf. Annexe I) 5
La SNCF se présente seln une hiérarchie à tris niveaux : La Directin définit les missins essentielles, la stratégie glbale et la stratégie des Branches et Dmaines. Les branches et dmaines snt respnsables du résultat écnmique de leur secteur, ils définissent l ffre, piltent la prductin, cntrôlent leur gestin et ptimisent leurs ressurces. Les différentes branches snt : Vyageurs France-Eurpe Cette branche rassemble les activités nn cnventinnées (TGV, trains crail/tez) et les filiales liées au transprt ferrviaire u maritime, ainsi qu au dépliement des canaux de distributins et à l aménagement des gares. Transprt Public Cette branche rassemble les activités cnventinnées du grupe en matière de transprt urbain et interurbain de vyageurs par train, autcar, tramway Fret Cette branche rassemble les activités de transprt de marchandises et de lgistique du grupe, que le mde sit ferrviaire u rutier. Infrastructure Cette branche réalise la gestin de l infrastructure, exprte l expertise ferrviaire française et valrise le patrimine fncier du grupe. Les différents dmaines snt : Matériel Il a en charge l entretien et la maintenance du matériel rulant Tractin Il a en charge la cnduite des trains pur le cmpte des branches Fnctin Transverse : Finances Achats et Systèmes d Infrmatin et de Télécmmunicatin (FAST) a en charge, les achats, la cmptabilité et le cntrôle de gestin, les pératins financières et les systèmes d infrmatin (S.I). (vir glssaire). Ressurces Humaines a en charge, la gestin des ressurces humaines, les affaires sciales, médicales et du lgement. Présidence, Secrétariat Général a en charge, l audit et la maîtrise des risques, le juridique et la sûreté. 6
Les 4 grands secteurs de clientèle et piltages par activité: FRET VOYAGEURS FRANCE- EUROPE TRANSPORT PUBLIC INFRASTRUCTUR E Pur le transprt des marchandises et la lgistique Pur le transprt de vyageurs lngue distance Pur le transprt réginal de vyageurs Pur l explitatin, la maintenance et des prestatins d ingénierie Sécurité Opératins et service Ressurces humaines Stratégie FAST (Finances, Achats, SI, Télécmmunicatin, Cntrôle de gestin) Secrétariat Général (Audits, juridique, dévelppement internatinal, sûreté, rganisatin, immbilier) Cmmunicatin Innvatin et recherche Les régins et les établissements, mettent en œuvre la plitique de l entreprise et plus particulièrement celles des branches et dmaines. 7
Au nmbre de 23, les directins réginales crrespndent apprximativement aux régins administratives, sauf en régin parisienne ù leur décupage reflète l'rganisatin ancienne des réseaux (Paris Saint-Lazare, Paris Sud-Est, Paris-Est, Paris-Rive-Gauche et Paris-Nrd). Leur but est d rganisé la mise en œuvre des services pur chaque activité. La prximité avec les clients, les persnnels chargés de la prductin et les institutins (cllectivités lcales) leur permettent de s assurer que la stratégie définie par la directin natinale est adaptée au terrain. Alrs que les établissements, eux, snt cnsidérés cmme les rganes de prductin de l entreprise. Les établissements, qui snt au nmbre de 280, snt spécialisés par fnctins : Les établissements de l EXPLOITATION : EEX Ils assurent : La frmatin et la manœuvre des trains, les pératins de manœuvre des wagns, vitures vyageurs et engins mteurs. Les établissements COMMERCIAL TRAIN : ECT Ils assurent : L accueil, l infrmatin et l assistance aux vyageurs dans les gares et à brd des trains La régulatin de la vie à brd et le cntrôle des titres de transprt Cntribue à garantir la sécurité des circulatins et des persnnes Les établissements EQUIPEMENT assure l entretien : EVEN, EIV, EVLOG Ils assurent l entretien: de la vie (rails et aiguillages) des caténaires (installatins électriques de tractin) des équipements d alimentatin électrique des bâtiments, pnts, tunnels, passages à niveau, signaux de tus ce qui est téléphnie, radi, réseau, infrmatique et snrisatin Les établissements MATERIEL : EIMM, EMM, EMT Ils assurent : La maintenance des principaux rganes électriques, électrniques, électrmécaniques du matériel rulant (wagn fret, vitures vyageurs, lcmtives, autmteurs ) le dépannage et la remise en état des parties mécaniques Les établissements TRACTION : ET, EMT Ils assurent : La cnduite des trains de vyageurs u de marchandises La préparatin avant le départ et la visite à l arrivée des lcmtives La SURVEILLANCE GENERALE : Les agents de la surveillance générale nt pur missin d assurer la sécurité des vyageurs dans les trains et les gares, et pur le FRET, celle des marchandises dans les wagns, les triages et les znes de stckage 8
Dans le cadre de mes études, mn stage s est effectué au sein de la SNCF, plus précisément dans le centre de cmptabilité furnisseur à Paris (C.C.F). Présentns, dans un premier temps, le cntexte de la cmptabilité de la SNCF avant de détailler le service dnt mn stage dépendait. 1.2 Le cntexte de la cmptabilité de la SNCF Il faut savir que la cmptabilité est un util d'évaluatin qui recense et cmmunique des infrmatins sur l'activité écnmique d'une entreprise. Dans les entreprises de la taille de la SNCF, la tenue d'une cmptabilité est une bligatin légale pur des raisns juridiques, sciales et fiscales. Elle se dit dnc d adpter une structure particulière lui permettant de mener à bien sa missin. Vici cmment s rganise la cmptabilité de la SNCF : L envirnnement cmptable de la SNCF DCCG Respnsable du CCF LYON Respnsable du CCF PARIS Respnsable CSP Pôle Acquisitin de factures Pôle Cmptabilité Furnisseurs Pôle Cmptabilité Furnisseurs Pôle Cmptable Pôle Mandatemen t Pôle Piltage Cmptable Acquisitin des factures Currier Scannerisatin Vidé cdage Traitement cmptable des factures et des litiges Justificatin cmptes furnisseurs Traitement cmptable des factures et des litiges Justificatin cmptes furnisseurs Règlements Cmptabilité Reprting Relatins Activités Prcédures et prjets Traitement des factures et des litiges Justificatin Cmptes furnisseurs par entité CCF LYON CCF PARIS CSP 9
1.2.1 La Directin de la Cmptabilité et du Cntrôle de Gestin (DCCG) La D.C.C.G, dnt le siège est à Paris, a pur missin principale la prductin des cmptes de l entreprise c'est-à-dire l instructin de clôture, le piltage des prcessus de clôture et l animatin des respnsables cmptables, les travaux de cnslidatin, ainsi que la publicatin des états financiers. Il revient dnc naturellement à la DCCG de mesurer l'efficacité glbale de l entreprise. Cmprenant un effectif d une centaine de persnnes, la DCCG se dit de répndre auprès de la directin FAST. Et pur cela, la DCCG crdnne le dépliement d'utils de gestin et celui d'utils prpres aux métiers dévelppés au sein des branches. Ces dernières piltent leur cmptabilité. De plus, la DCCG signale les prgrès à accmplir, échelnne les prjets de transfrmatin (la rénvatin des gares, l'extensin du périmètre cmmerçant, etc.). 1.2.2 Centre de Service Partagé (C.S.P) Le CSP regrupe un peu mins de 70 agents, répartis en tris entités. Le pôle Mandatement prend en charge le traitement des factures, l'établissement des chèques, la saisie des bns de paiement, les justificatins de cmptes furnisseurs, les suivis des cautins bancaires et des retenues de garantie. Le pôle Piltage Cmptable assure des missins de cmptabilité générale et de saisie d'écritures cmptables. Dans ce cadre, il assure l'animatin du prcessus de charges à payer, la cmptabilisatin des facturatins internes, la prductin des dssiers de clôture et des pératins d'arrêtés cmptables, l'animatin des prcessus tiers (par l'intermédiaire des pôles perfrmances u plaques assurances/dmmages pur les tiers identifiés) et le traitement des anmalies cmptables. Il prend en charge la saisie des ventilatins des cmptes et la saisie d'écritures de redressements analytiques. 1.2.3 Centres de Cmptabilité Furnisseur (C.C.F) Cmme le mntre l rganigramme ci-dessus, les C.C.F dépendent de la DCCG. Ces centres snt des services qui regrupent dans une structure unique des cmpétences et des activités délivrées de manière hmgène à plusieurs entités. En fait, il existe deux CCF : le CCF de Lyn, qui est le centre qui réalise l acquisitin des factures des furnisseurs et une partie du traitement des factures et le CCF de Paris qui réalise l autre partie du traitement des factures et le règlement de l ensemble des factures. Le CCF de Paris est le centre dans lequel mn stage a eu lieu. Le CCF de Paris cmprend un pôle cmptable et un pôle cmptabilité furnisseur. 10
Le pôle cmptable, qui repse sur une structure dite fnctinnelle, est respnsable de l ensemble du prcessus de cmptabilité furnisseur de la SNCF. Sn but est de s assurer de la qualité de la cmptabilité furnisseur. Il définit, de plus, les règles cmptables et s assure de leur applicatin et s assure du bn dérulement du prcessus de paiement des furnisseurs. Le pôle cmptabilité furnisseur, rganisé seln la structure divisinnelle, a pur but de recevir, de traiter et de cmptabiliser les factures. Il gère les écarts de rapprchement cmmande, réceptin et facture que l n abrdera plus dans les parties suivantes. Il dit aussi analyser et suivre les exceptins de rapprchement, émettre le bn à payer sur la facture. Et enfin, il dit justifier les cmptes furnisseurs par établissement et par dmaine. Le pôle cmptabilité de furnisseur du CCF de Paris est rganisé par prtefeuille de «Business Unit» (B.U). Une BU crrespnd à un établissement, une directin centrale u une directin réginale. Le pôle cmptabilité furnisseurs est cmpsé de respnsables de grupe et de cmptables furnisseurs. Dans chaque établissement, directin centrale et directin réginale, snt désignés des acteurs en charge des litiges, qui snt les crrespndants du pôle cmptabilité furnisseurs en cas d erreur de rapprchement. Le pôle cmptabilité furnisseurs divent mener la première analyse des litiges détectés au curs du traitement de rapprchement avant de slliciter si nécessaire les acteurs en charge des litiges cncernés. En règle générale, les litiges liés au prix snt adressés à l acheteur et les litiges liés aux quantités au réceptinnaire. Le cntrôleur de gestin de l établissement, de la directin centrale u de la directin réginale est le crrespndant du pôle cmptabilité furnisseur en cas de litiges liés à une absence de saisie de réceptin bligatire. Vici un rganigramme qui schématise la structure du CCF de Paris : Organigramme du CCF de Paris Respnsable CCF PARIS Respnsable Ple Cmptabilité Furnisseur Respnsable Pôle Cmptable Chef Grupe 1 Chef Grupe 2 Chef Grupe 3 Chef Grupe 4 Chef Grupe 5 Chef Grupe 6 QualitéRespnsable Cellule Assistance Respnsable Cellule Règlements Respnsable Cellule Cmptable 11
Agents cmptables Pendant ce stage, j ccupais le pste d agent cmptable dans le grupe 1 au sein du pôle cmptabilité furnisseur. Désrmais, précisns mn rôle au sein de ce service. 2 Prcessus général 2.1 Les principaux acteurs et leurs relatins Il faut cnnaître les principaux acteurs ainsi que leur relatin afin de bien cmprendre le fnctinnement et les tâches effectuées dans le pôle cmptabilité furnisseur du CCF de Paris. 2.1.1 Les acteurs en CCF/CSP Cmme nus l avns définit dans la première partie, les acteurs en CCF et CSP snt ceux qui snt dans les pôles acquisitins, cmptables et cmptabilité furnisseurs. ( cf annexe II : Envirnnement cmptable) 2.1.2 Les acteurs en entités pératinnelles On appelle entités pératinnelles, les établissements. Ainsi, n des entités pératinnelles différentes seln le type d établissement. Afin d effectuer leur tâche première (prductin, réparatin et entretien des trains, ) ces entités nt besin de furnitures. Les achats snt intégralement frmalisés et intégrés dans le prcessus de la cmptabilité furnisseur. Ainsi la première étape est l émissin de demandes d achats et de cmmandes, des réceptins, de cmpléter les infrmatins pur aider le CCF à résudre les exceptins de rapprchement (vir ci-dessus), et enfin ils divent tenir la caisse. Nus avns, ainsi, des demandeurs qui fnt la demande d achat, des respnsables d établissement dnt le but est de valider la demande d achat, des cntrôleurs de gestin qui cntrôlent le budget. Une fis, ces étapes de validatin effectuées, un acheteur est en charge de la transfrmatin de la demande d achat en cmmande et enfin un réceptinnaire vérifient si la cmmande a été livrée u effectuée. 12
Demandeur Respnsable Etablissement Cntrôleur de Gestin Acheteur Réceptinnaire DEMANDE D ACHAT VALIDATION CONTRÔLE BUDGETAIRE COMMAND E RECEPTION 2.1.3 Les relatins entre CCF et Entités Pur se rendre cmpte des liens relatinnels qui existent entre les entités et les CCF, il faut expliquer le prcessus du traitement d un achat depuis la cmmande jusqu à sn règlement et sa cmptabilisatin. Tut ce prcessus est intégré dans l ERP permettant ainsi une meilleure circulatin de l infrmatin entre les différents acteurs qui y participent. La première étape cnsiste en une demande transfrmée en une cmmande qui est faite par des acheteurs. Avant qu un cntrôleur de gestin cntrôle le budget, les demandeurs fnt leur demande d achat pur qu ensuite le respnsable de l établissement valide la demande. Si la demande est appruvée, l acheteur fait la cmmande auprès des furnisseurs. S ensuit une deuxième étape. La deuxième étape est la livraisn de la cmmande. S ensuit de la livraisn, une réceptin des cmmandes qui est traitée par le réceptinnaire. On a ensuite l étape suivante qui est le traitement de la facture émis par le furnisseur. C est ici qu intervient les CCF. La facture est envyée au CCF qui la traite et cmptabilise dans l util ERP, que l n verra dans la prchaine partie. Lrs de cmptabilisatin, il peut avir des écarts de rapprchement entre la cmmande, la réceptin et la facture. C est pur résudre ces écarts que l n appelle l exceptin de rapprchement, que le CCF est en liaisn avec les établissements. Relatins CCF/Entité (annexe III) 2.2 L ERP et le principe de fnctinnement Tute la cmptabilité de la SNCF repse désrmais sur un util appelé l ERP. Nus définirns, dans un premier temps l ERP, avant d abrder ensuite sn utilité au sein de l entreprise ferrviaire. 2.2.1 Définitin L Enterprise Resurce Planning (E.R.P) est un prgiciel de gestin intégré, c'est-à-dire un util dévelppé sur la base de prcessus issus de meilleures pratiques utilisées dans une entreprise. Il est, ainsi, cmpsé de mdules intégrés pur l ensemble des fnctins. On y intègre ntamment la gestin des ressurces humaines, la gestin cmptable et financière, 13
mais aussi la vente, la distributin, l'apprvisinnement, le cmmerce électrnique. La missin principale d'un ERP est de cnstruire des applicatins infrmatiques (paie, cmptabilité, gestin de stcks ) tut en partageant une base de dnnées unique et cmmune. La différence avec les lgiciels antérieurs c est que les dnnées snt désrmais standardisées et partagées, ce qui élimine les saisies multiples. L'autre principe qui caractérise un ERP est l'usage systématique de ce qu'n appelle un mteur de wrkflw (qui n'est pas tujurs visible de l'utilisateur), et qui permet, lrsqu'une dnnée est entrée dans le système d'infrmatin, de la prpager dans tus les mdules du système qui en nt besin, seln une prgrammatin définie. L ERP étant simplement l util, sn utilisatin nécessite un éditeur de cet util. C est ici qu intervient PepleSft. PepleSft est dnc un éditeur de prgiciels de gestin intégré destinés aux entreprises afin d expliter l util ERP. A titre d infrmatin, PepleSft est aussi utilisé par les ministères. 2.2.2 Le prgramme ERP au sein de la SNCF En 2002, le prjet ERP est initialisé pur que celui-ci remplace au fil du temps le système qui était déjà en place, le SIC Mandatement. L arrivée du prgramme ERP a un but précis, il dit permettre à la SNCF d accrître sn efficacité interne au service de ses clients, pur ainsi amélirer la perfrmance de l entreprise. Pur être un peu plus précis sur l enjeu, l entreprise vise à simplifier et harmniser les pratiques pur amélirer la satisfactin de la clientèle et réduire les cûts administratifs liés aux achats. En fait, cette slutin déplyée dit apprter un supprt à la définitin de la stratégie d achats, une autmatisatin de certaines tâches administratives, une réductin des achats et enfin, un renfrcement de la traçabilité des dssiers. La SNCF a décidé d intégrer cet util dans quatre fnctins différentes qui snt: Fnctin Achats : Achat sur cntrat et petits achats Fnctin Lgistiques : Prévisins et planificatin Fnctin Stcks : Gestin des apprvisinnements des établissements Fnctin Cmptabilité de la SNCF : Gestin électrnique des factures, validatin des factures Cette dernière étant la fnctin que je dévelpperai ci-après. Il faut ajuter que l ERP présente de multiples avantages permettant à la SNCF d intrduire de bnnes pratiques, de rendre l infrmatin plus fiable, plus fluide et mieux partagé dans l entreprise. Aussi, l util permet de générer des extractins par le biais des requêtes sus frmat de tableau Excel qui permettent de ventiler les pièces qui snt la transpsitin numérique des factures de furnisseurs. La ventilatin des pièces permet ainsi de classer, de regruper seln le travail que l n suhaite effectuer. Ces requêtes servirnt à créer des listes de tâches pur chaque persnne intervenante dans le prcessus de gestin des achats et de traitement des factures (acheteur, réceptinnaire, cmptables furnisseurs ). Nus verrns plus lnguement le principe des requêtes dans la partie qui nus cncerne plus particulièrement, le traitement des factures. Dans le cntexte, la SNCF reçit près de 1,4 millins de factures par an de 65 000 furnisseurs différents d ù l imprtance d avir cet util. Vici les enjeux dnt la SNCF suhaite que le prgramme ERP réussisse à atteindre : Qualité du traitement cmptable Renfrcement de la qualité des relatins avec les furnisseurs 14
Optimisatin de la prductin administrative en réduisant les dubles saisies et en autmatisant certains prcessus Regrupement des acteurs dans des structures dédiées Dévelppement des cmpétences et des pratiques prfessinnelles des acteurs cmptables afin de répndre aux évlutins des métiers de la cmptabilité Cntributin à l bjectif de réductin des dépenses externes Le grand changement par rapprt à l ancien prgramme du SIC Mandatement est la dématérialisatin des factures. En effet, les factures snt désrmais traitées par flux électrnique. De plus, les activités cmptables furnisseurs nt changées depuis 2006. Ainsi, n a une rérganisatin de la fnctin cmptable qui cnsiste à une centralisatin des activités vers deux centres de cmptabilité furnisseurs, qui snt le CCF de Lyn et le CCF de Paris (cf partie 1). 2.3 Principes de fnctinnement Rappelns les principales étapes pur traiter un achat depuis la cmmande jusqu à sa cmptabilisatin. Tut d abrd, il y a une première partie qui est traitée par le prtail achat et ensuite une deuxième partie traitée par le prtail Cmptabilité Furnisseur. Cncrètement, le prcessus de gestin des achats et le prcessus de traitement des factures suivraient le cheminement suivant : Par exemple, pur l achat d un bureau : Dans une 1ère étape : a) le demandeur exprime le besin de dispser d un nuveau bureau b) il remplit la demande d achat qui cmprte l imputatin cmptable et analytique c) sn respnsable hiérarchique appruve la demande d achat d) le cntrôleur de gestin cntrôle l imputatin cmptable et analytique, et valide la demande par rapprt au budget e) l acheteur regrupe les demandes d achats et passe la cmmande auprès du furnisseur Dans une 2ème étape : a) le furnisseur livre le bureau b) le bureau est réceptinné physiquement. La réceptin est saisie dans l ERP, elle vaut acceptatin de l achat. Elle déclenche la charge à payer c) le furnisseur envie sa facture au CCF Lyn Dans une 3ème étape a) la facture est reçue par le CCF Lyn. Elle cmprte les références de la cmmande, ce qui permet de traiter les infrmatins de la cmmande d achat (ntamment les imputatins cmptables et analytiques) b) après cntrôle, et apprt de cmpléments si nécessaire, la facture est imputée. Cette étape est autmatisé si la facture crrespnd bien à la réceptin. c) un traitement infrmatique qutidien appelé «rapprchement cmmande d achat / réceptin / facture» permet alrs de s assurer que la facture crrespnd à la cmmande et à la réceptin, en quantité et en qualité d) dans le cas ù le «rapprchement cmmande d achat / réceptin / facture» ne se fait pas crrectement, le cmptable du CCF effectue u fait effectuer les actins nécessaires pur y 15
remédier (traitement de litige, demande d avir, mdificatin de la réceptin, cmptabilisatin des pératins nécessaires ) Dans une dernière étape : a) l rdre de règlement du furnisseur est déclenché, et le furnisseur sera réglé à date d échéance de sa facture. Afin de mieux cmprendre, le schéma ci-dessus résume le prcessus : Le prcessus général La partie qui nus cncerne dans ce schéma est la partie traitement cmptable des factures. 2.3.1 Prtail Achat Le prtail achat regrupe en fait les établissements et dnc les entités pératinnelles. Cette partie cmprend plusieurs étapes. Dans une première étape, il y a une demande transfrmée en une cmmande qui est faite auprès des furnisseurs par des acheteurs en 16
fnctin des stcks et des prévisins. Avant qu un cntrôleur de gestin cntrôle le budget, les demandeurs fnt leur demande d achat pur qu ensuite le respnsable de l établissement valide la demande. Ce respnsable est l apprbateur qui a pur rôle d appruver, de refuser, de réaffecter la cmmande à un autre apprbateur (ce cas apparaît lrsque l apprbateur cnsidère que ce n est pas lui qui dit être apprbateur de la cmmande en questin). On appelle cette étape la demande d apprbatin. Si la demande est appruvée, l acheteur fait la cmmande auprès des furnisseurs. Les cmmandes d achat peuvent prter sur différents types d achat. Il y a des cmmandes de furnitures, des travaux, des prestatins, des matériaux rulant neufs, La deuxième étape est la livraisn, qui cnsiste tut simplement à une livraisn de la cmmande par le furnisseur. S ensuit de la livraisn, une réceptin des cmmandes qui est traitée par le réceptinnaire. Cette étape cnsiste pur une entité à recevir les marchandises, matières u furnitures qu elle a cmmandées (Vir annexe 4). 2.3.2 Prtail cmptabilité furnisseur: Prcessus d acquisitin/ d enrichissement La deuxième partie, traitée par le prtail cmptabilité furnisseur, est celle qui nus dira plus sur le cntexte de mn stage. Dans une première étape, n a l acquisitin de la facture au frmat papier émise par le furnisseur adressée au CCF de Lyn. Le pôle acquisitin de Lyn, étant le pint unique de réceptin du currier, cntrôle le destinataire du currier et trie les factures par date de réceptin en vue de leur numérisatin. Ensuite, n a l étape de la dématérialisatin. La dématérialisatin représente l ensemble des pératins nécessaires à la transfrmatin d un flux papier (ici une facture papier) en un flux électrnique d images et de fichier de dnnées (fichiers de factures). La dématérialisatin se décmpse en deux étapes : La numérisatin : Cette étape est la transfrmatin de la facture papier en facture numérique. S ensuit une prcédure qui cnsiste en une créatin de la pièce cmptable dans PepleSft, avant une imputatin cmptable qui est une validatin cmptable de la facture. Ensuite, il y a déversement dans l applicatin de cmptabilité furnisseurs pur finir avec l étape de cmptabilisatin dite l étape d enrichissement pérée par les pôles cmptabilité furnisseur des deux CCF (vir la deuxième étape). Les factures furnisseurs peuvent faire l bjet de deux mdes d acquisitin seln que le furnisseur : Emette une facture électrnique : Il s agit généralement de furnisseurs à frt vlume de factures u dnt les factures nt un grand nmbre de lignes, et qui nt mis en place avec la SNCF une cmmunicatin par le biais d une «plate-frme d échange de factures» Si le furnisseur n a pas pté pur une dématérialisatin fiscale, il dit également envyer une facture papier, qui ne dit pas faire l bjet d une dématérialisatin et qui est directement archivée Pur plus de précisins, se reprter à la Prcédure Gestin du currier furnisseur 17
Les factures électrniques snt directement intégrées dans l applicatin de cmptabilité furnisseur AP pur créatin et imputatin des pièces cmptables crrespndantes. Se reprter à la Prcédure Enrichissement manuel des factures furnisseurs Emette une facture papier : Les factures papier fnt systématiquement l bjet d un traitement de numérisatin La numérisatin d une facture papier cnsiste à scanner la facture et à prduire un fichier image (image de la facture) La lecture autmatique de dcument cnsiste en la lecture autmatique des dnnées d entête et de pied de facture et en la cnstitutin d un fichier de dnnées Le vidécdage : Cette étape cnsiste à cntrôler et cmpléter si nécessaire les infrmatins lues et interprétées sur les factures des furnisseurs par l util de dématérialisatin. Une facture furnisseur papier numérisée fait l bjet d une interventin manuelle par vidécdage lrsqu au mins un des cntrôles de présence, de validité u de chérence des dnnées numérisées réalisés par l util de dématérialisatin n est pas satisfait. Cette interventin manuelle est nécessaire pur que la facture puisse pursuivre sn prcessus d acquisitin. Ces cntrôles d existence u de chérences qui ne snt pas satisfaites snt dues par : L absence d une dnnée bligatire : Numér SIRET Numér SIREN Numér TVA intracmmunautaire Nature du dcument (Facture / Avir) Numér du dcument Date du dcument Ttal HT Ttal TVA Mntant TTC La chérence des dnnées : Mntant TTC <> Mntant HT + Mntant TVA Furnisseur facture <> Furnisseur cmmande Devise facture <> Devise cmmande - L inexistence d une dnnée de référence : N cntrat N cmmande Furnisseur BU (entité destinataire de la dépense) 18
Si après le vidécdage, la facture est bien cntrôlée et cmplété alrs la facture, qui sera sus frme électrnique, peut pursuivre la prcédure nrmale d acquisitin et être imputée avant d être déversé dans l applicatin PepleSft et ainsi suivre la prcédure suivante. La facture riginale qui a été numérisée sera archivée et triée. Et si, à l issue du traitement du cntrôle des factures, il manque tujurs un élément, la facture est rejetée et renvyée au furnisseur. Vici un schéma mdélisant tus le prcessus traité par le pôle acquisitin du CCF de Lyn, de l envi de la facture par le furnisseur jusqu à la cmptabilisatin des factures : Prcessus de tri et de dématérialisatin des factures La deuxième étape qui intervient après l imputatin cmptable de la facture est l étape du traitement d enrichissement. C est le début de la partie qui nus cncerne. Elle cnsiste à la cmptabilisatin de la facture une fis que cette dernière est déversée dans l applicatin cmptabilité furnisseur. Il faut savir que le traitement d enrichissement est qutidien dans l applicatin ERP. Sn rôle est de permettre d enregistrer les factures furnisseurs dématérialisées qui nt été déversées dans l applicatin. Tut le prcessus d enrichissement turne autur de la pièce cmptable. Une pièce cmptable est un justificatif d une écriture cmptable. Dans ce cntexte, une pièce cmptable est la transpsitin électrnique d une facture. Cela permet à tus les cmptables de vir la facture par l intermédiaire de PepleSft et de prcéder au 19
traitement. Avant, l enrichissement la pièce prend le statut en curs d imputatin. Le but de l enrichissement étant de virer la pièce au statut imputable et permettre ainsi l imputatin. Ainsi, le traitement de l enrichissement se décmpse en deux étapes : La créatin de la pièce cmptable : - la pièce cmptable relative à la facture est crée autmatiquement à partir des : dnnées numérisées s il s agit d une facture furnisseur papier infrmatins issues de la cmmande, de la réceptin u du cntrat - seules les infrmatins d entête et de pied de facture snt utilisées pur créer la pièce cmptable - les infrmatins des lignes de la facture snt recnstituées à partir de la cmmande u de la cmmande réceptinnée qui sera cmmuniqué par l entité Un exemple de facture de furnisseur a été jint en annexe pur mntrer la lcalisatin des principales infrmatins (annexe V). La validatin de la pièce cmptable : La pièce cmptable relative à la facture créée est validée autmatiquement après applicatin des cntrôles de chérence: Une pièce cmptable ne peut pas être validée si au mins un des éléments de la clé des lignes de répartitin ne figure pas dans les référentiels cmptables de la SNCF: Entité GL Cmpte général Dmaine / Activité Segment Département Cmpte analytique / axe central Cmpte analytique / axe lcal Prjet Dmaine / activité partenaire Entité partenaire Supprt pératin Bénéficiaire Cette clé ù figurent les lignes de répartitin est appelée clé cmptable. La clé cmptable est le supprt de la cmptabilité générale et analytique et du cntrôle de gestin. Elle structure les dnnées cmptables saisies et restituées par le système d'infrmatin. De plus, elle cllecte des infrmatins financières d une transactin et permet de prduire des restitutins (bilan, cmpte de résultat, état de gestin, ) sur chaque axe défini. Dans l ERP, les infrmatins de la clé cmptable snt renseignées dès le stade de la demande d achat (u de la cmmande d achat s il n y a pas de demande d achat). La clé cmptable est validée par un apprbateur cmptable. La clé cmptable peut être mdifiée au niveau de la réceptin et ce uniquement si la facture n a pas encre été cmptabilisée. Cntrôle sur la ligne de répartitin : 20
Les lignes de répartitin cmptable ne peuvent muvementer que des cmptes cmptables autrisés (ne snt pas autrisés les cmptes de classes 1, 3, 7 (hrs certains cmptes spécifiques ex : gains de changes), 8, 9 Cntrôle sur le cmpte furnisseur: En principe : Le cmpte furnisseur d une pièce cmptable Facture dit être créditeur Le cmpte furnisseur d une pièce cmptable Avir dit être débiteur Interdictin des factures mixtes SNCF / RFF : Une pièce cmptable ne peut pas psséder à la fis des lignes de répartitin sur une entité RFF et sur une entité SNCF. En effet, cmme nus l avns vu au tut début de la première partie, la séparatin de la gestin de l'infrastructure et de l'explitatin impsée par la directive eurpéenne 91/440 a entraîné la distinctin de deux entités distinctes : la SNCF et la RFF (même si la SNCF exécute les tâches liées à l infrastructure). Dans ce cas aucune crrectin n est pssible, la pièce cmptable dit être supprimée. L riginal de la facture dit être renvyée au furnisseur accmpagné d un currier explicatif. Cntrôle sur le cmpte de TVA : En fnctin de la valeur des cmptes cmptables utilisés sur les lignes de répartitin de la pièce, il faut vérifier la valeur : du régime de TVA (dit être au débit pur les immbilisatins et dit être à l encaissement pur les prestatins de services) du type de transactin (dit crrespndre à celui paramétré pur les besins de ce cntrôle: Achat France, Imprtatin Suisse, immbilisatin ) de la date d exigibilité (dit être égale à la date de la facture) Cntrôle d équilibre : La pièce cmptable dit être équilibrée. Il faut respecter le principe de la cmptabilité en partie duble qui cnsiste à l équilibre du débit et du crédit: Ttal débit = Ttal crédit La pièce ainsi créée et validée peut alrs être imputée. Cependant, il existe des cas ù l enrichissement autmatique n est pas pssible et dnc il n y a pas de validatin de la facture. C est le principe de cmptabilisatin des éléments de la facture. Le système effectuant la cmparaisn à la cmmande lrs d un traitement autmatique de nuit. Les éventuelles divergences fernt l bjet d un autre traitement. Ce traitement dit alrs nécessiter une interventin manuelle à chacune des étapes. Cette interventin manuelle est causée par: des éventuels écarts de factures : Le mntant de la facture diffère au mntant de la cmmande. Dans ce cas, le cmptable furnisseur dit identifier les lignes de cmmande réceptinnées qui ne cncernent par la facture u les lignes de la facture qui ne figurent pas dans la cmmande. Pur cela, il dit cmparer l image de la facture avec les lignes de la cmmande par l intermédiaire de PepleSft. Ensuite, ce dernier peut prcéder à l éventuel suppressin des lignes de factures qui snt incrrect, cmpléter les lignes existantes u ajuter de nuvelles lignes de facture. 21
des cntrôles cmptables défaillants (vir ci-dessus) : Dans ce cas, le cmptable mdifie les éléments cmptables errnés et dit cmpléter les éléments cmptables manquants. Pur rendre la pièce imputable, le cmptable du pôle Cmptabilité Furnisseur dit crriger l anmalie détectée. Ainsi, tant que l anmalie détectée n est pas réslue la pièce ne peut pas être validée et la facture ne peut être cmptabilisée. Prcessus d enrichissement Après le prcessus d enrichissement, décule l étape de validatin de la pièce. La validatin d une facture peut être réalisée de plusieurs façns que nus verrns dans la partie 22
suivante. C est à ce stade, que cmmence plus spécifiquement la descriptin des tâches que j ai effectué au sein du CCF de Paris. 3 Ma fnctin au sein du CCF de Paris : Prcessus de traitement de validatin 3.1 Prcessus de validatin de la facture (annexe VIII) Cmme nus l avns dis précédemment pur garantir la cmptabilisatin crrecte de la facture, un traitement de validatin de la facture a eu lieu. Le stage était centré sur ce prcessus de validatin. Ainsi, pur prcéder à la validatin d une pièce, il fallait cnnaître le lgiciel PepleSft, qui permet l explitatin du prgramme ERP, et savir l utiliser. Avant le début du stage, je ne cnnaissais pas du tut cet util qui nécessite une frmatin spécifique. En général, les persnnes qui snt amenées à travailler au pôle Cmptabilité Furnisseur et autres pôles qui y snt liés pur une lngue durée, divent suivre une frmatin dans un service de la SNCF qui est spécialisée dans la frmatin ERP. Cependant je n ai pas eu la chance de suivre cette frmatin faute de temps. C est ainsi que dès les tus premiers jurs de mn stage, mn maître de stage m a expliqué ce qu est PepleSft, sn imprtance dans l entreprise, et ce qu il y avait derrière ce lgiciel, c'est-à-dire tus le prcessus général pur traiter un achat depuis la cmmande jusqu à sn règlement en passant par sa cmptabilisatin. Tut le mnde ne peut utiliser cet util. En effet, pur l utiliser il faut se munir d un cde utilisateur et d un mt de passe, afin de cntrôler l accès aux infrmatins sensibles et d effectuer une traçabilité des actins (Annexe VI). Afin que je puisse travailler en tute indépendance, j ai dû me munir auprès de l administratin du CCF, d un cde utilisateur et d un mt de passe cnfidentiel et persnnel qui fût valable pendant tute la durée de mn stage. Cela fût mes premier pas dans la frmatin que me dnnée Mr Guillaume Cusin. Après cela Mr Cusin m a présenté les éléments de base de la cmptabilité furnisseur dans le cntexte du CCF. Il était imprtant de savir ce qu est la BU dans PepleSft dans le cadre du travail qutidien que j allais ultérieurement accmplir. La BU est une ntin de PepleSft qui crrespnd à la ntin d entité. Rappelns qu une entité est une structure rganisatinnelle indépendante qui permet de gérer des transactins du type cmmerciales, stcks, cmptables Cela peut crrespndre à un établissement, à une directin centrale u à une directin réginale. Dnc la BU est le crisement entre une structure rganisatinnelle (par exemple l établissement) et un mdule fnctinnel de PepleSft (mdule achat, cmptabilité furnisseur, cmptabilité général). Ainsi, n a : la BU PO (crisement avec le mdule d Achats) la BU AP (crisement avec le mdule de Cmptabilité Furnisseurs) la BU GL (crisement avec le mdule de Cmptabilité Générale) Une BU GL ne peut avir qu une BU AP, qui elle peut avir plusieurs BU PO. A l inverse, une BU PO ne peut crrespndre qu à une BU AP. Une clé cmptable est un supprt de la cmptabilité générale et analytique et du cntrôle de gestin. Elle structure les dnnées cmptables saisies et restituées par le système 23
d'infrmatin. De plus, elle cllecte des infrmatins financières d une transactin et permet de prduire des restitutins (bilan, cmpte de résultat, état de gestin, ) sur chaque axe défini. Dans l ERP, les infrmatins de la clé cmptable snt renseignées dès le stade de la demande d achat (u de la cmmande d achat s il n y a pas de demande d achat). La clé cmptable est validée par un apprbateur cmptable. La clé cmptable peut être mdifiée au niveau de la réceptin et ce uniquement si la facture n a pas encre été cmptabilisée. Nus verrns par la suite en qui ces deux éléments snt imprtants dans le traitement des factures. Tut le pôle cmptabilité furnisseurs du CCF de Paris est rganisé par grupe et par prtefeuille de «BU». Dnc chaque grupe pssède ses prpres BU et chacun des cmptables furnisseurs pssèdent sn prtefeuille. Mn stage s est dérulé s est dérulé dans le grupe 1. Travaillant avec mn maître de stage, je travaillais avec les mêmes BU que ce dernier. Etant dnné que je travaillai avec mn maître de stage, je travaillais avec les mêmes BU que ce dernier, les BU de reprise. Les BU de reprise cmprennent des factures des anciennes cmmandes qui étaient déjà dans le système SIC et qui ne snt pas encre terminées depuis que le prjet ERP a été mise en place. Ces BU snt amenés à disparaître. Ainsi mn travail cnsistait au traitement de ces factures particulières. Ces factures prvenaient plus précisément de la régin Bassin Parisien. Dans le Bassin Parisien, les espaces cmprenaient Paris-Est, Paris-Nrd, Paris Sud-Est, Paris-Rive-Gauche et Paris-Saint- Lazare. Les espaces dnt ntre travail était axé cmprenaient Paris-Est, Paris-Nrd et Paris Sud-Est. Les espaces Paris-Rive-Gauche et Paris-Saint-Lazare étant traités par deux autres cmptables du grupe 1. Chaque cmptable dit avir des crrespndants leurs permettant de régler les éventuels litiges. Ces crrespndants diffèrent seln la BU. En fait, la plupart des tâches que j ai effectué lrs de ce stage cncerné le traitement de validatin des factures furnisseurs. Ainsi, ce traitement démarre après la cmptabilisatin dans l applicatin de cmptabilité furnisseur et s achève lrsque la facture furnisseur est déclarée bnne à payer c'est-à-dire que le règlement au furnisseur peut s effectuer. La validatin d une facture peut être réalisée des façns suivantes : via le traitement autmatique de rapprchement des factures seul, via le circuit d apprbatin des factures seul, via le traitement autmatique de rapprchement des factures et le circuit d apprbatin. Le traitement de rapprchement est autmatisé lrsque tut le travail derrière la cmmande a été fait crrectement. C'est-à-dire que les acteurs en entités nt saisi la réceptin, lrsque celle-ci est bligatire pur le type de cmmande dnné, u saisi la cmmande dans l ERP. Ainsi, Il s agit d un traitement différé (Batch) qui se déclenche tus les jurs, au curs de la nuit, à l issue du traitement de cmptabilisatin. Il s appuie sur des mdalités de rapprchement et des règles de rapprchements. Les mdalités de rapprchement définissent les bjets à rapprcher (cmmande, réceptin, facture). Les différents mdes de rapprchement snt : Mdalités de rapprchement 24
Les règles de rapprchement précisent les cntrôles à appliquer entre les bjets à rapprcher : Règles de cntrôle sur les quantités : Cmparaisn des cntrôles de quantités facturés et cmmandés Règles de cntrôle sur les prix unitaires (mntant hrs taxe de la ligne) Cntrôler que les prix hrs taxes, mentinnés dans la facture, crrespndent bien aux prix réceptinnés Règles de cntrôle sur le prix glbal Cntrôler que le prix glbal et TVA, affichés dans la facture crrespndent bien aux prix réceptinnés Règles de cntrôle de chérence des dnnées (ex : même cde furnisseur dans la facture et la cmmande) Le traitement de rapprchement permet de valider que ce qui est facturé par le furnisseur est cnfrme à ce qui a été cmmandé et / u réceptinné par la SNCF. C est pur cela qu il y a un rapprchement des factures des furnisseurs avec les cmmandes et / u les réceptins assciées. Les factures avec cmmande fnt systématiquement l bjet d un rapprchement avec la cmmande et/u la réceptin. Les factures sans cmmande ne peuvent pas faire l bjet d un traitement de rapprchement et snt dnc sumises bligatirement à un circuit d apprbatin. Le traitement de rapprchement a pur bjectif de cmparer : les pièces cmptables relatives aux factures furnisseurs cmptabilisées dans l applicatin de cmptabilité furnisseur avec les cmmandes d achat et/u les réceptins crrespndantes saisies dans l applicatin des achats en terme de quantité, de prix, de mntant et de qualité dans certains cas et de s assurer ainsi de la cnfrmité de la facture furnisseur avec ce qui a été cmmandé et livré. Un rapprchement satisfaisant affecte autmatiquement le bn à payer sur la facture furnisseur, à l exceptin des factures qui divent faire l bjet d un circuit d apprbatin cmplémentaire : les factures au nm et pur le cmpte de RFF les factures d achat de matériel rulant neuf les factures liées à une cmmande avec c-traitance les factures liées à une cmmande avec sus-traitance 25
Le traitement de rapprchement n est pas autmatique, lrsque la cmmande et u la réceptin n a pas été rattaché dans l ERP pur éviter les rapprchements intempestifs. C est ici que les cmptables furnisseurs et mi inclus, intervenns. Qutidiennement, il fallait générer des requêtes dans l ERP qui nus permettaient de faire le travail de traitement des pièces et ainsi créer une srte de liste de tâche. Ainsi, les requêtes servent à ventiler les pièces. Des requêtes, il y en a une multitude mais ceux qui nus intéressaient plus particulièrement étaient : La requête retard : Elle répertrie les pièces qui snt en retard de paiement La requête ER 14 : Elle répertrie les pièces à enrichir qui devaient être cmptabilisé La requête ER 16 : Elle trie les pièces qui cncernent le CCF u le CSP : Le CSP s ccupe des cmmandes liées à l infrastructure alrs que le CCF s ccupe de tut le reste. La requête ER 12 : Elle répertrie les pièces qui snt en exceptins de rapprchement La requête BAP 1 : Elle répertrie les pièces qui n nt pas encre été appruvées ainsi que les pièces refusées Après avir srti les requêtes, il fallait les enregistrer et cmmencer le retraitement de celles-ci. C est là que cmmença le travail infrmatique sus Excel. Le travail sus Excel cnsistait à créer, dans premier temps, un tableau crisé dynamique. Grâce au curs d infrmatique que l n avait eu au curs des années de DUT, la créatin d un tableau crisé dynamique fût très facile pur mi. En fait, le tableau crisé dynamique permettait, entre autres, de classer les pièces par BU pur savir quelle pièce est à traiter par quel cmptable et de trier, par exemple : par retard de paiement : Cela permet de savir quelles pièces snt en retard de paiement et depuis cmbien de temps et dnc de lister les pièces qui snt à traiter en pririté (tut statuts cnfndus) qui snt en attente d apprbatin : Cela permet de cerner les pièces qui snt en attente d apprbatin et dnc de relancer les apprbateurs des pièces les pièces qui divent être enrichies : Cela permet de vir les pièces qui snt à rapprcher Ainsi, le travail du cmptable peut être rganisé seln l imprtance du traitement des pièces. L bjectif étant d apurer au maximum les pièces qui snt dans le périmètre du cmptable. A partir de là puvait cmmencer mn travail au sein du CCF de Paris: les relances auprès des apprbateurs par mail u par téléphne (seln la durée du retard de paiement) et enfin le traitement des exceptins. L enrichissement des pièces qui snt du périmètre des BU de reprise cnsiste à une cmparaisn ligne à ligne des dnnées entre la cmmande, la réceptin et la facture seln les mdes de rapprchement pssibles et les règles de rapprchement (vir ci-dessus). Pur cela, il faut asscier la pièce sit avec la cmmande, sit avec la réceptin seln le type de cmmande. L assciatin ne se fait pas de manière aléatire. En effet, il fallait faire la 26
demande auprès des entités la façn dnt dit être imputée telle u telle pièce. Ensuite, l entité nus envie un mail dans lequel sera écrit telle pièce s asscie avec telle réceptin et le cas échéant telle pièce s asscie avec telle cmmande (annexe VII). Lrsque les mails des entités snt reçus, le travail de rapprchement peut alrs pérer en suivant une prcédure particulière suivant le mde d imputatin (réceptin avec cmmande u cmmande seulement). Prcédure avec cmmande d achat seulement 1. Ouvrir PepleSft et se cnnecter à PepleSft 2. Ouvrir la pièce avec sn numér et afficher la facture 3. Vérificatin standard de la facture : Pur prcéder, à la vérificatin de la facture je devais m appuyer sur l image de la facture accessible au travers du butn «afficher» et la cmmande éventuelle assciée. 4. Optin de cpie : Cmmande d achat seulement 5. Mettre le numér de BUAP et le numér de cmmande 6. Rechercher 7. Recpier ligne qui cncerne la facture (vir le mail de l entité) 8. Imputée seln les mntants (il existe une imputatin en mntant u en quantité : mn travail ne cnsistait qu en une imputatin en mntant) 9. Supprimer les lignes de factures qui se snt rattachés autmatiquement avant le rapprchement manuel 10. Equilibrer la TVA ainsi que le mntant tutes taxes cmprises 11. Enregistrer Prcédure avec réceptin cmmande Ce qui change par rapprt à la prcédure avec cmmande d achat seulement : 1. Optin de cpie : Réceptin avec cmmande 2. Mettre numér BUPO et numér de réceptin 3. Recpier tutes les lignes (étant dnné que les lignes cncernant la facture nt déjà été sélectinnées par l entité) Après le travail de rapprchement fait par le cmptable, la pièce qui était au départ statut «en curs», «nn imputée» deviendra «imputable», nn imputée et passera successivement le traitement d imputatin et aura le statut «rapprché». Le cmptable valide que ce qui est facturé par un furnisseur crrespnd bien à ce qui a été cmmandé et/u réceptinné par la SNCF. Il se déclenche, chaque sir, autmatiquement à l issue du traitement d imputatin des factures dans PepleSft. Dans le cas ù le traitement détecte un écart entre ce qui a été facturé, cmmandé et/u réceptinné, une règle prpre à l exceptin est alrs généré. Détaillns ces deux cas de figure: 27
Le premier cas qui crrespnd au rapprchement valide (les dnnées de la cmmande et/u de la réceptin crrespnd bien à la facture) permet dnc de rendre la pièce en attente de validatin de l pératin. La pièce qui était au départ en statut en curs de rapprchement deviendra rapprchée. Reste ensuite l étape de d apprbatin (wrkflw). L apprbatin cnsiste à demander à l apprbateur s il est d accrd u nn avec la prestatin que reflète la facture. Il peut dnc appruver la pièce u refuser la pièce s il n est pas d accrd avec l imputatin. Si l étape de validatin par l apprbateur s avère psitive (pièce appruvée), la facture partira en paiement à échéance par les divers myens de paiement (chèque, virement ). Tut refus dit être mtivé. Le deuxième cas c est lrsque le rapprchement n est pas valide. La pièce prend le statut d exceptin de rapprchement. C est lrsqu au mins une des lignes de la facture n a pas pu être rapprchée crrectement, la ttalité de la facture sera en exceptin de rapprchement et ne sera pas payée tant que l exceptin ne sera pas réslue. Lrsque ce cas apparaissait je devais régler qutidiennement une partie des exceptins de rapprchement étant dnné que certaines exceptins étaient plus cmplexes à traiter. L actin à effectuer pur régler l ensemble des exceptins de rapprchement générées par le traitement est analysée qutidiennement par les cmptables furnisseurs. Chaque exceptin est qualifiée par un cde règle et un message d erreur. C est ici qu intervient la requête ER 12. Tute exceptin qui nécessite une analyse par l entité cncernée lui est adressée par mail : le cmptable furnisseurs transmet, aux entités pératinnelles, la liste des exceptins à traiter via des fichiers Excel (après le retraitement de l ER 12). Ce fichier peut être envyé à : l interlcuteur unique si l entité a retenu une gestin centralisée des exceptins de rapprchement l acheteur si l écart prte entre la cmmande et la facture le réceptinnaire si l écart prte entre la réceptin et la facture 3.2 Le principe du traitement de wrkflw d apprbatin de factures Le wrkflw est la dernière étape demandée à une entité pératinnelle avant le paiement du furnisseur. Elle intervient après la cmptabilisatin de la facture et le traitement de rapprchement. Cette apprbatin ne dit servir qu à valider une prestatin et dnner sn accrd pur payer un furnisseur. Elle n a pas pur bjet de valider une imputatin cmptable. Il existe deux types d apprbateurs : les apprbateurs nminatifs et standards. Apprbateur nminatif Ce cas cncerne les factures assciées à des cmmandes pur lesquelles, dans l en-tête, il a été précisé que le mde de rapprchement nécessitait un wrkflw nminatif et sur lesquelles l apprbateur nminatif a été désigné achats au nm et pur le cmpte de RFF factures de c-traitance et sus-traitance : indicatin d un apprbateur nminatif lrs de la passatin de la cmmande afin de valider si les factures cncernant la ctraitance et la sus-traitance divent bien être payées (vérificatin nécessaire pur s assurer que ces furnisseurs snt bien autrisés sur la cmmande) cas des cmmandes ù l acheteur aurait délibérément désigné un apprbateur nminatif alrs même que la catégrie d achat cmmandée ne le nécessite pas 28
Apprbateur standard Ce cas apparaît autmatiquement après cmptabilisatin de la facture et traitement de rapprchement auprès de tutes les persnnes habilitées au rôle d apprbateur standard au sein de la BU PO cncernée par la dépense. Cette tâche disparaîtra de la liste de tâches de tus les acteurs dès lrs qu un seul des acteurs ayant reçu cette demande d apprbatin l aura traitée. Ce wrkflw standard s applique sur : les factures sans cmmande les factures ayant trait à une catégrie d achat nécessitant un WF d apprbatin de facture (ex : maintenance infrmatique) les factures d acmpte les factures pur lesquelles le furnisseur aurait prté des lignes cmplémentaires par rapprt à la cmmande et la réceptin (cas de travaux nn prévus) u des frais nn cmmandés (frais de prt) La sumissin d une facture au wrkflw d apprbatin alimente autmatiquement les listes de tâches des apprbateurs cncernés. Les actins qui snt à réaliser par les apprbateurs snt sit : Appruver la pièce : La facture sera payée cmpte tenu de sa date d échéance Mettre en attente la pièce : La tâche peut être en curs de traitement u pas d actin qui a été entrepris par l apprbateur Refuser la pièce : La facture ne sera pas payée. Quatre mtifs de refus pssibles : absence de livraisn : le furnisseur a envyé la facture mais n a pas réalisé la prestatin, les travaux u livré la marchandise. Le furnisseur a dnc prcédé a une facturatin anticipé, ce qui est interdit. attente livraisn cmplémentaire : le furnisseur n a pas achevé la ttalité de sa prestatin et dit la cmpléter. Tant que cette prestatin ne sera pas terminée, la facture ne sera pas payée. Une fis cette prestatin terminée, il faudra appruver la facture autre mtif de refus : ce mtif nécessite de saisir un cmmentaire qui sera visualisable par le CCF, qui traitera en fnctin du mtif invqué demande d avir : mtif à utiliser lrsque le mntant facturé n est pas cnfrme à ce qui avait été cnvenu. Le CCF se charge de la frmalisatin pur l envi de la demande d avir auprès du furnisseur et du suivi de cette demande d avir. Pur traiter ces tâches, les apprbateurs devrnt s appuyer sur l image de la facture accessible au travers du butn «afficher» dans PepleSft. Ntificatin des factures à appruver Synthèse des activités de prcédure Actin des Traitement des refus Apprbateurs u Traitement des mises en attente et / u Traitement des cas particuliers Relance des entités Autmatique Pôles Cmptabilité Furnisseurs 29 Entités pératinnelles
3.3 Traitement des factures avec sus-traitance 3.3.1 Définitin La sus-traitance est une pératin par laquelle un furnisseur (le titulaire) de la SNCF cnfie à une u plusieurs autres entreprises (sus-traitants) l exécutin de certaines parties de sn marché. Pur chaque sus-traitant l entrepreneur titulaire dit furnir : la nature des pératins sus traitées, le nm, la raisn sciale, l adresse le numér d immatriculatin au registre du cmmerce les cnditins de paiement le mntant prévisinnel hrs TVA des smmes à payer au sus-traitant Il existe, en fait, une bligatin légale de la SNCF de régler directement les sus-traitants d ù la nécessité pur l entreprise titulaire de furnir les infrmatins permettant le paiement su sus-traitant. Les titulaires et sus-traitants snt des furnisseurs qui interviennent sur un marché. Le titulaire demeure respnsable du respect de tutes les bligatins résultant du marché, tant envers le maître d uvrage, la persnne respnsable du marché et le maître d euvre qu envers les persnnes affectée à l exécutin des travaux et qu envers les tiers. Le titulaire dit furnir à ses sus-traitants tutes les indicatins nécessaires à l exécutin des travaux sus-traités. 3.3.2 Principe de traitement Les achats réalisés avec des sus-traitants fnt l bjet d une facturatin unique émise par le titulaire. La facture dit mentinner le mntant glbal de la prestatin et de la TVA, la part qui revient au titulaire et les parts qui reviennent à chacun des sus-traitants. Les factures de chaque sus-traitant divent être jintes à la facture envyée par le titulaire. Tutes les factures acquises dans PepleSft, faisant référence à une cmmande typée «sus-traitance», fnt l bjet d un enrichissement manuel : la part du titulaire et la part de chacun des sustraitants snt enregistrées dans autant de pièces cmptables différentes. S il manque au mins une seule facture de sus-traitant. La facture ne peut-être traitée et dnc la pièce cmptable 30
crrespndante dit être supprimé et la facture renvyée au furnisseur en demandant l envi d un duplicata. Ce dernier dit faire le nécessaire, c'est-à-dire envyé tutes les factures des sus-traitants relatifs au marché, s il veut être payé. La SNCF a décidé que le bn à payer pur une facture d une sus-traitance nécessite un wrkflw d apprbatin de bn à payer. Ce wrkflw dit permettre à l acheteur en charge de la cmmande de vérifier que tus les sustraitants snt bien autrisés au titre de la cmmande. la pièce relative à la part du titulaire est sumise au WF de BAP dès qu elle a été rapprchée crrectement par le traitement autmatique de rapprchement les pièces relatives aux parts des sus-traitants snt sumises au WF de BAP dès qu elles nt été enregistrées dans PepleSft. Lrsque les entités m envient les mails m indiquant les pièces à rapprcher avec sit leur numér de réceptin u cmmande d achat dédié. Mn travail de rapprchement puvait cmmencer à la différence que pur les factures avec sus-traitant, il fallait suivre une prcédure différente à celui du traitement de rapprchement des pièces standards. Traitement des factures avec sus traitant avec PepleSft : Première étape : Traiter la facture du titulaire dans le but de payer ce dernier 1. Ouvrir l applicatin PepleSft 2. Rechercher la pièce avec le numér de pièce et numér de BU AP 3. Vérifier la facture : Vérificatin habituelle + vérificatin de la présence de la facture du titulaire et sus-traitant 4. Rapatrier les lignes cncernées seln réceptin u cmmande d achat seulement 5. Supprimer les lignes de facture qui ne nus snt pas utiles 6. Première ligne de facture dit reprendre le mntant HT de la facture du titulaire 7. Mntant ttal à payer : mntant TTC à payer au titulaire 8. Mntant de la TVA : TVA ttal 9. Rajuter une deuxième ligne en manuel 10. Deuxième ligne de facture dit reprendre le mntant à payer au sus traitant en négatif (par suci d équilibre de la facture) 11. Enregistrer Deuxième étape : Créatin d une pièce registre crrespndant à la facture du sus-traitant 1. Créatin d une pièce registre (crrespndant à la facture du sus traitant seulement) Entrer le type de pièce, le cde furnisseur du sus traitant, le mntant ttal. La créatin de la nuvelle pièce permettra de slder le cmpte sus traitant (cmpte 4012). Débit 4012 : Sus Traitant Crédit Mntant à payer au sus-traitant (en négatif) Mntant à payer au sus-traitant (en psitif) SOLDE =0 2. Enregistrer la pièce 31
3.4 Traitement des avirs 3.4.1 Définitin Un avir est une créance recnnue par un furnisseur à sn acheteur, crrespndant ntamment à la prise en cmpte d une erreur de facturatin. Généralement un avir fait suite à une demande exprimée par la SNCF auprès du furnisseur. Cette demande émane de l entité pératinnelle à la suite d une insuffisance quantitative u qualitative lrs de la livraisn de bien u de l exécutin de la prestatin par le furnisseur. Ce besin est exprimé dans l util PepleSft au travers du traitement des exceptins de rapprchements u lrs du refus d apprbatin. A défaut, l entité peut exprimer sn besin au cmptable par mail u par téléphne. Par cnséquent, lrs de tute situatin nécessitant une demande d avir, le cmptable dit être averti et cette infrmatin dit être indiquée dans PepleSft au niveau de la pièce cncernée. 3.4.2 Principe de traitement Tus les avirs fnt l bjet d une intégratin dans PSFT. Une facture d avir est systématiquement mise en enrichissement manuel à l issue du traitement d enrichissement. Détaillns le principe de traitement des avirs. Dans un premier temps, le pôle acquisitin du CCF de Lyn réceptinne l ensemble des riginaux d avirs accmpagnés u nn d un règlement (chèque). L avir est dit cmpensable quand le mntant de l avir vient en déductin des paiements restant à effectuer au prfit de ce furnisseur. L avir est dit nn cmpensable quand le mntant de l avir est directement rembursé par le furnisseur. Ensuite, il numérise l avir et la cpie du chèque (si rembursement) pur l intégratin dans PepleSft. Tutes les pièces d avir snt à saisir en pièce dite «ajustement». Ensuite, il y a l étape d enrichissement qui est faite au pôle cmptable des CCF. La cmptabilisatin des pièces ajustements est impérative. Les pôles Cmptabilité Furnisseurs traitent les avirs relatifs à leur périmètre de BU AP seln les mêmes dispsitins que les factures. Outre les pératins d enrichissement, de rapprchement et d apprbatin, ils snt chargés d en assurer le suivi en veillant à leur cmpensatin u à leur rembursement. Mais avant la saisie de l avir, il est nécessaire d identifier le type d avir pur définir le mde de cmptabilisatin de l avir. Ainsi, les différents types d avir snt : Avir ttal : Avir partiel : Il annule purement et simplement une facture. L avir dit être saisi à l identique de la facture (en quantité si la facture est en quantité, en mntant si la facture est en mntant) 32
La facture assciée à l avir est en quantité. L avir est présenté en quantité. L avir dit être saisi en quantité. Les quantités des lignes de l avir et les quantités assciées divent être mdifiées pur être en cnfrmité avec l image de l avir. Les étapes de cmptabilisatin d un avir snt identiques à celles d une facture. Les sites et adresses de l nglet paiement et de l nglet facture de chaque pièces (facture et avir) divent être en chérence. Il existe deux cas de cmptabilisatin : cmpensatin de l avir et la nn cmpensatin : La cmpensatin de l avir s effectue à la date d échéance de la facture. Cette pératin n est pas autmatique. Pur que la cmpensatin puisse s effectuer le champ «paiement distinct» sur l nglet paiement de(s) facture(s) à cmpenser dit être décché. Si la facture rattachée à l avir est déjà réglée u si l avir ne fait pas référence à une cmmande, il faut cmpenser l avir avec d autres factures du furnisseur nn encre réglées. Dans ce cas il faut : Effectuer une recherche de factures, Sélectinner des factures rapprchées, appruvées et nn blquées en paiement, Si la situatin sur la BU AP ne permet pas la cmpensatin, et si la cmpensatin peut se faire sur une autre BU AP, sumettre la situatin au chef de grupe u à sn adjint qui transmettra un mail à la Cellule règlement Si la situatin du furnisseur ne permet pas de cmpensatin, faire une demande de rembursement par chèque au furnisseur ce qui cnduit au cas de la nn cmpensatin Deux situatins peuvent cnduire à la nn cmpensatin d avir : l avir est accmpagné du rembursement du furnisseur : Lrsque le furnisseur adresse un chèque avec l avir, les deux dcuments snt numérisés et permettent ainsi d infrmer le cmptable que la cmpensatin n est pas nécessaire. Il n existe pas de facture en attente de règlement du furnisseur permettant la cmpensatin : Certaines situatins de furnisseur ne permettent pas d identifier des factures en attente de règlement permettant la cmpensatin de l avir. Il cnvient alrs de demander un chèque de rembursement au furnisseur Prcédure sur PepleSft : 1. Ouvrir l applicatin PepleSft 2. Rechercher la pièce ajustement avec le numér de pièce et numér de BU AP 3. Vérifier la facture : Vérificatin habituelle et vérifier que la pièce avec laquelle nus allns rattacher et en statut : imputée/imputable/rapprchée 4. Cpier la pièce en questin 5. Rapatrier tutes les lignes 6. Equilibrer TVA et mntant 7. Décché paiement distinct au niveau de l nglet paiement 33
8. Enregistrer 3.5 Règlement du furnisseur Le règlement des factures furnisseurs est centralisé au CCF au pôle cmptabilité et cellule règlement. La cellule règlement a une respnsabilité glbale sur le prcessus de paiement des factures furnisseurs. Le mde de règlement furnisseur appliqué à la facture furnisseur est celui figurant sur la cmmande, hérité par défaut de celui spécifié pur ce furnisseur dans le référentiel furnisseur, et nn celui éventuellement mentinné sur la facture. Les factures furnisseurs snt, en règle générale, réglées à 60 jurs à cmpter de la date de réceptin de la facture au CCF de Lyn. Une facture furnisseur dit être réglée par l un des mdes de règlement suivants : chèque autmatique (appelé également chèque système) : Un chèque système est un chèque émis autmatiquement par la DOF - Trésrerie virement autmatique : Un virement autmatique est un transfert de fnds sur le cmpte bancaire du bénéficiaire. virement cmmercial : Un virement cmmercial est un virement autmatique garanti à une date annncée. prélèvement paiement manuel urgent cmpte curant cmpensatin client / furnisseur CONCLUSION Après avir fini mn premier stage, faire le bilan persnnel permettra de me rendre cmpte, ntamment, si les bjectifs que j avais fixé avant le début de mn stage nt été atteints et de vir si j avais les capacités de tenir un pste dans la branche de la cmptabilité à l issu de mn DUT. Ainsi, j ai tiré différents enseignements, ntamment au niveau de mes cmpétences persnnelles et prfessinnelles et de ma capacité à utiliser de nuvelles techniques. J ai tiré différents enseignements lrs de mn premier stage en entreprise, ntamment au niveau de mes cmpétences persnnelles. Ainsi, j ai pu m apercevir que les cnnaissances que j ai pu acquérir lrs de mes années de DUT m nt beaucup servi dans l exécutin des tâches au sein du service cmptabilité furnisseur. Ntamment, en ce qui cncerne l infrmatique et l utilisatin des tableurs Excel, les bases de la cmptabilité, la cmpréhensin de l envirnnement ù vit l entreprise ferrviaire, ainsi que sa structure qui est assez cmplexe. J ai pu mettre en applicatin les curs d infrmatique en entreprise. La bnne 34
cnnaissance de l infrmatique étant nécessaire et indispensable à ccuper un empli de cmptable furnisseur au sein d une grande entreprise de la taille de la SNCF. Actuellement, les nuvelles technlgies fnt désrmais partie curante de la vie prfessinnelle. Les curs de cmptabilité m nt aussi permis de cerner le prcessus de traitement des achats depuis la cmmande jusqu'à sa cmptabilisatin et sn règlement auprès des furnisseurs. Cependant, il faut ajuter que les cnnaissances thériques n étaient pas une cnditin suffisante dans l exercice du pste de cmptable furnisseur. En effet, je ne puvais pas transpser l ensemble de mes acquis thériques dans la pratique du fait que les méthdes de cmptabilité différaient même si le prcessus en lui-même reste le même. J ai également décuvert et utilisé l util ERP qui seln mi est un prgiciel qui ccupe une place prépndérante dans le bn fnctinnement de la cmptabilité dans les grandes entreprises. Dans la décuverte du mnde du travail, je n est pas été déçu. En effet, l entreprise m a dnné tute l autnmie nécessaire pur que je puisse évaluer ma capacité d adaptatin à tenir un pste en tant que cmptable furnisseur au sein de la SNCF. Me dnner cette liberté et cette respnsabilité d agir seul lrs de l absence de mn maître de stage a aussi été l ccasin pur mi de m apprprier, par la pratique, des enseignements reçus en cmptabilité, en prise de décisins, et adaptatin de nuvelles techniques telles que l ERP et a permis de m aut évaluer sur mes capacités à ccuper un empli après le DUT. De plus, j ai eu à m adapter à un envirnnement prfessinnel nuveau, à m intégrer à une équipe de travail déjà sudée et j ai pu décuvrir et m adapter aux respnsabilités et aux bligatins prfessinnelles. Au curs de ce stage, j ai rencntré certaines difficultés. La première relève du temps d adaptatin. Lrs de mn arrivé, j effectuais des tâches sans savir le but et l imprtance de celles-ci. Mais, par la suite, avec l aide de mn maître de stage, j ai pu mieux cmprendre les tâches que j exécutais tel que le traitement de rapprchement et des exceptins de rapprchement. A part l aspect relatinnel qui me manqua un peu pendant ce stage, je regrette de n avir pas pu vir la ttalité des fnctinnalités de l ERP, faute de temps. Ce stage a aussi permis de préciser un peu plus mn prjet prfessinnel. A l issu de ce stage, je me suis rendu cmpte que la cmptabilité ne me déplaisait pas mais l aspect relatinnel me manqua. Reste à vir si l aspect relatinnel peut-être sacrifier au prfit. Durant tut ce stage, je cris avir crrespndu aux attentes de mes respnsables en dévelppant des cmpétences essentielles au métier de cmptable furnisseur et en réalisant de mn mieux les tâches qui m étaient cnfiées. Mais je suis mal placé pur parler au nm de l entreprise pur cnnaître le bilan de mn stage. En smme, je tire un bilan psitif de mn premier stage en entreprise : ce stage m a beaucup appris, tant au niveau prfessinnel qu au niveau persnnel. La SNCF entend utiliser tutes les technlgies de l'infrmatin pur accrître sn efficacité interne au service de ses clients : Elle essaie de simplifier et harmniser les pratiques pur amélirer la satisfactin clients et réduire les cûts administratifs liés aux achats. Il serait intéressant de vir la stratégie que va être amené l entreprise lrs de l uverture du marché ferrviaire à l Eurpe et dnc l uverture à la cncurrence. 35
BIBLIOGRAPHIE Ressurces SNCF Sites Internet http://cmpta-furnisseurs.cntrôle-de-gestin.sncf.fr www.int.sncf.fr 36
Dcuments Supprt ERP Prtail Achat et Cmptabilité Furnisseurs Autres ressurces Sites Internet www.lexpansin.cm/ecnmie/la-sncf-prgresse-sur-la-vie-du-piltage_23716.html fr.wikipedia.rg/wiki/li_d'rientatin_sur_les_transprts_intérieurs fr.wikipedia.rg/wiki/1937 fr.wikipedia.rg/wiki/infrastructure fr.wikipedia.rg/wiki/directive_91/440/cee fr.wikipedia.rg/wiki/cmptabilité fr.wikipedia.rg/wiki/régimes_spéciaux fr.wikipedia.rg/wiki/réseau_ferré_de_france 37