SOMMAIRE 1 La SNCF, une entreprise cmplexe...3 1.1 Présentatin générale de la SNCF...3 1.1.1 Sn histrique...3 1.1.2 Sn envirnnement...5 1.1.3 L rganisatin de la SNCF...5 1.2 Le cntexte de la cmptabilité de la SNCF...9 1.2.1 La Directin de la Cmptabilité et du Cntrôle de Gestin (DCCG)...10 1.2.2 Centre de Service Partagé (C.S.P)...10 1.2.3 Centres de Cmptabilité Furnisseur (C.C.F)...10 2 Prcessus général...12 2.1 Les principaux acteurs et leurs relatins...12 2.1.1 Les acteurs en CCF/CSP...12 2.1.2 Les acteurs en entités pératinnelles...12 2.1.3 Les relatins entre CCF et Entités...13 2.2 L ERP et le principe de fnctinnement...13 2.2.1 Définitin...13 2.2.2 Le prgramme ERP au sein de la SNCF...14 2.3 Principes de fnctinnement...15 2.3.1 Prtail Achat...16 2.3.2 Prtail cmptabilité furnisseur: Prcessus d acquisitin/ d enrichissement...17 3 Ma fnctin au sein du CCF de Paris : Prcessus de traitement de validatin...22 3.1 Prcessus de validatin de la facture (annexe VIII)...22 3.2 Le principe du traitement de wrkflw d apprbatin de factures...28 3.3 Traitement des factures avec sus-traitance...29 3.3.1 Définitin...29 3.3.2 Principe de traitement...30 3.4 Traitement des avirs...31 3.4.1 Définitin...31 3.4.2 Principe de traitement...32 3.5 Règlement du furnisseur...33 1
INTRODUCTION Dans le cadre de mes études en deuxième année de DUT 1 Gestin des Entreprises et Administratins, j'ai réalisé un stage d une durée de dix semaines dans une entreprise afin d acquérir un début d expérience prfessinnelle et valider mn année. Ce stage a débuté le 7 avril et s est achevé le 13 juin 2008. C'est dans un service de la S.N.C.F. 2 que je l'ai effectué. Ce service est le Centre de Cmptabilité Furnisseur de la SNCF, situé au 95 rue de Maubeuge dans le 10 ème arrndissement de Paris. La Sciété Natinale des Chemins de Fer Français est une entreprise d'etat qui cnstitue l'un des premiers grupes de transprt terrestre en Eurpe. Elle assure à la fis les fnctins d entreprise ferrviaire et de gestinnaire de l infrastructure. Durant ce stage, j ai dû, dans un premier temps, appréhender un lgiciel, PepleSft, qui est un prgiciel, un «Enterprise Ressurce Planning» (E.R.P). Sn utilisatin peut paraître simple grâce à sn interface graphique mais elle nécessite une frmatin préalable. Puis ma missin fût le traitement des factures des furnisseurs dans une régin particulière, le bassin parisien. En pstulant dans cette entreprise, mn bjectif premier était de décuvrir le mnde du travail, le fnctinnement d une entreprise, ainsi que décuvrir les respnsabilités et les bligatins prfessinnelles. De plus, je vulais savir si l envirnnement cmptable m intéresserait vraiment afin de m y épanuir plus tard, lrs de mn entrée dans la vie prfessinnelle. Je vulais que ce stage me dnne l ccasin d acquérir de nuvelles cmpétences prfessinnelles et de mettre en applicatin celles acquises lrs de mes deux années en IUT GEA 3. Aussi, désirais-je décuvrir de nuvelles techniques qui me permettraient, sans dute, d avir un avant-gût de celles que je purrai utiliser à l avenir. Afin de vir si mes bjectifs, énumérés précédemment, nt été atteints et de vus expliquer la nature de mn travail durant ce stage, nus allns suivre le plan suivant : dans un premier temps, nus allns étudier l entreprise qu'est la SNCF et présenter plus spécifiquement le Centre Cmptabilité Furnisseur. Dans une secnde partie, nus abrderns les tâches que j ai réalisées durant ce stage. 1 Diplôme Universitaire de Technlgie 2 Sciété Natinale des Chemins de Fer 3 Institut universitaire de technlgie Gestin des Entreprises et des Administratins 2
1 La SNCF, une entreprise cmplexe Mn stage s est dérulé au Centre de Cmptabilité Furnisseurs (C.C.F) de la SNCF de Paris. Après un bref histrique retraçant le parcurs de l entreprise depuis sa créatin, ainsi que la décuverte de sn univers, nus détaillerns les différents niveaux d rganisatin de la SNCF pur mieux rendre cmpte de sn fnctinnement et de ma psitin au sein de celle-ci. 1.1 Présentatin générale de la SNCF 1.1.1 Sn histrique La Sciété Natinale des Chemins de fer Français (S.N.C.F) a été créée le 1er janvier 1938 par le guvernement de Camille Chautemps. À l'épque c'était une sciété annyme d'écnmie mixte, créée pur une durée de 45 ans, dnt l'état pssédait 51 % du capital, les 49 % restants appartenant aux actinnaires des sciétés financières ayant succédé aux six anciennes cmpagnies (Cmpagnie du Nrd, Réseau Ferrviaire d'alsace-lrraine, Cmpagnie du chemin de fer Paris-Lyn-Méditerranée, Paris-Orléans (Midi), Cmpagnie de l'est et Réseau de l'état). La plupart des membres du persnnel bénéficient d'un régime particulier de retraite et du statut particulier de chemint. Les agents de la SNCF ne snt pas des fnctinnaires. Les persnnels cntractuels snt affiliés au régime général (cf glssaire). Le 30 décembre 1982 entra en vigueur la Li d'orientatin sur les Transprts Intérieurs (LOTI) (cf glssaire). Le 31 décembre 1982, la cnventin de 1937, qui définissait la SNCF cmme une sciété annyme d écnmie mixte régie par le Cde de Cmmerce, arriva à expiratin. L'ensemble de la SNCF revint à l'état, qui la dta d'un nuveau statut au 1er janvier 1983. La SNCF devint alrs un Etablissement Public à Caractère Industriel et Cmmercial (EPIC), et ses agents gardèrent leur statut particulier. Un cahier des charges et des «cntrats de plan» pluriannuels régissent l'ensemble des relatins entre l'état et l'entreprise. Au début des années 1990, la directive eurpéenne 91/440 (cnnue sus l appellatin directive transprt ferrviaire) vise à permettre une uverture à la cncurrence. Elle impsa ntamment : la séparatin de la gestin de l'infrastructure et de l'explitatin, la distinctin du gestinnaire de l'infrastructure et des entreprises ferrviaires. Elle ne fût cependant transpsée dans le drit français qu'en 1995. Aucun cntrat de plan n'a été signé, mais l'état cntinue d'apprter une aide crrespndant aux prestatins dites de service public qui incluent : les tarifs spéciaux pur les vyageurs des Grandes Lignes (réductin pur les familles nmbreuses, pur les militaires, etc.) ; elles représentent en 2006 envirn 80 millins d'eurs dans les cmptes de la SNCF (sur un chiffre d'affaires de 17 milliards, sit 0,4 % du chiffre d affaires), l'explitatin des services d'intérêt réginal des Trains Express Réginaux (T.E.R) par l'intermédiaire de cnventins avec les régins, et, pur le fret, certaines prestatins de transprt cmbiné. 3
En 1996, n vit l'arrivée de nuvelles réfrmes à caractère législatif amenées par Anne- Marie Idrac, alrs Secrétaire d'état aux Transprts : la créatin d'un nuvel EPIC chargé de gérer l'infrastructure, qui vit le jur le 13 février 1997 : Réseau Ferré de France (R.F.F) qui est désrmais prpriétaire de l'infrastructure et décideur en matière d'aménagement, de dévelppement et de valrisatin du réseau. expérimentatin de la réginalisatin des services réginaux de vyageurs qui dnne aux Régins la respnsabilité de définir le service public réginal et leur transfère les financements de l'état. Cette expérimentatin imaginée par Anne Marie Idrac sera généralisée à tutes les Régins en 2002 par le Ministre de l'équipement, des Transprts et du Lgement du guvernement de Jspin, Jean Claude Gaysst. Dans le cadre de cette réfrme de 1996, un cntrat va frmaliser ces nuvelles relatins : c'est le pacte de mdernisatin. L'État s'engagea alrs à désendetter la SNCF, et à garantir les acquis des chemints. Il garantit aussi l'explitatin exclusive de la SNCF sur le réseau ferré. La SNCF s'engagea en cntrepartie à rédiger un prjet industriel, à se recentrer sur le client et à rééquilibrer ses cmptes. En 1997, la prpriété du réseau fût transférée à RFF, qui reçut également la charge de la dette liée à l'infrastructure. La SNCF cnserva la missin d'expliter les services de transprt et la partie «cmmerciale» des gares, et dit depuis s acquitter auprès de RFF une redevance pur l'utilisatin des vies et la partie «ferrviaire» des gares. Par ailleurs, la gestin de la circulatin et l'entretien du réseau snt de la cmpétence de RFF qui est le gestinnaire de l'infrastructure. Mais en pratique c'est la SNCF, gestinnaire déléguée de l'infrastructure, qui exécute ces tâches pur le cmpte de RFF, dans le cadre d'une cnventin entre les deux EPIC. Cette séparatin de la gestin de l infrastructure et du cmmercial avait pur bjectif : de rendre plus transparentes les relatins financières entre l'état actinnaire et les entreprises ferrviaires, en vue de les assainir prgressivement et dnc de désendetter la SNCF, et de ratinaliser écnmiquement les investissements désrmais prtés par RFF sus cnditin de rentabilité. de permettre, dans des cnditins nn discriminatires, l'arrivée de nuveaux explitants ferrviaires (y cmpris des sciétés privées), qui devraient cncurrencer la SNCF sur les mêmes vies. En pratique : sur le premier aspect, la réfrme a permis à la SNCF désendettée de redresser sa situatin écnmique, ntamment grâce à l'explitatin cmmercialement efficace des TGV; après de nmbreux cnflits entre RFF et la SNCF (à prps du patrimine, de l'exécutin des prestatins d'entretien....), une cnventin pluriannuelle passée entre les deux entreprises en 2007 clarifie ces relatins pur la gestin déléguée de l'infrastructure cnfiée à la SNCF. La questin du niveau des péages reste en revanche un sujet de débat nn stabilisé. sur le secnd aspect, à savir permettre une uverture à la cncurrence, celle ci n'a été décidée par le guvernement français qu'en avril 2006, pur le fret. Cette libéralisatin plus tardive en France que dans la plupart des autres pays eurpéens cnduit la SNCF à lancer un plan de restructuratin de sn activité fret dénmmée "la révlutin pur le client". la prchaine étape de cncurrence prévue par les textes eurpéens est le 1.1.2010 pur les trains de vyageurs internatinaux. 4
1.1.2 Sn envirnnement La SNCF est l'une des principales entreprises publiques françaises, centrée sur le transprt ferrviaire. Sa frme juridique est celle d'un établissement public à caractère industriel et cmmercial (EPIC). Elle détient, par ailleurs des participatins majritaires u ttales dans des sciétés de drit privé regrupées dans le grupe SNCF. L'EPIC, emplyant près de 166 000 persnnes en 2007. Sn chiffre d'affaire est de 17 milliards d eurs. Elle exerce une duble activité : celle d entreprise ferrviaire chargée de l'explitatin cmmerciale de services de transprt ferrviaire de vyageurs et de marchandises, d'une part ; celle d Explitatin et de maintenance, pur le cmpte de RFF, du réseau ferré natinal français, d'autre part. L entreprise explite envirn 32 000 km de lignes, dnt 14 800 km de lignes électrifiées et dnt 1850 km de lignes à grande vitesse (juin 2007). Elle fait circuler en myenne 14 000 trains par jur. Par sn vlume d'activité, c'est la deuxième entreprise ferrviaire de l'unin eurpéenne après la Deutsche Bahn. Le reste du grupe SNCF, emplyant près de 68 000 persnnes pur 6 milliards d eurs de chiffre d'affaires, intervient dans les dmaines suivants : la lgistique et transprt rutier de marchandises (dnt Gedis) le transprt rutier de vyageurs (dnt Kelis) le liaisn maritime (SeaFrance) le cmmerce (dnt Vyages-sncf.cm) l ingénierie (dnt EFFIA) la liaisn ferrviaire partagée avec d'autres partenaires (dnt Eurstar et Thalys) Sn président est Guillaume Pépy, ancien Directeur Général Exécutif, qui depuis février 2008, succède à Anne Marie Idrac. 1.1.3 L rganisatin de la SNCF suit : La SNCF est rganisée cmme Un cnseil d'administratin qui est cmpsé de 18 membres : Sept représentants de l'état parmi lesquels est traditinnellement chisi le président (actuellement Guillaume Pépy); Six représentants des salariés (dnt un cadre) ; Cinq membres chisis pur leurs cmpétences: représentants des usagers et clients, et élus lcaux. Organigramme (Cf. Annexe I) 5
La SNCF se présente seln une hiérarchie à tris niveaux : La Directin définit les missins essentielles, la stratégie glbale et la stratégie des Branches et Dmaines. Les branches et dmaines snt respnsables du résultat écnmique de leur secteur, ils définissent l ffre, piltent la prductin, cntrôlent leur gestin et ptimisent leurs ressurces. Les différentes branches snt : Vyageurs France-Eurpe Cette branche rassemble les activités nn cnventinnées (TGV, trains crail/tez) et les filiales liées au transprt ferrviaire u maritime, ainsi qu au dépliement des canaux de distributins et à l aménagement des gares. Transprt Public Cette branche rassemble les activités cnventinnées du grupe en matière de transprt urbain et interurbain de vyageurs par train, autcar, tramway Fret Cette branche rassemble les activités de transprt de marchandises et de lgistique du grupe, que le mde sit ferrviaire u rutier. Infrastructure Cette branche réalise la gestin de l infrastructure, exprte l expertise ferrviaire française et valrise le patrimine fncier du grupe. Les différents dmaines snt : Matériel Il a en charge l entretien et la maintenance du matériel rulant Tractin Il a en charge la cnduite des trains pur le cmpte des branches Fnctin Transverse : Finances Achats et Systèmes d Infrmatin et de Télécmmunicatin (FAST) a en charge, les achats, la cmptabilité et le cntrôle de gestin, les pératins financières et les systèmes d infrmatin (S.I). (vir glssaire). Ressurces Humaines a en charge, la gestin des ressurces humaines, les affaires sciales, médicales et du lgement. Présidence, Secrétariat Général a en charge, l audit et la maîtrise des risques, le juridique et la sûreté. 6
Les 4 grands secteurs de clientèle et piltages par activité: FRET VOYAGEURS FRANCE- EUROPE TRANSPORT PUBLIC INFRASTRUCTUR E Pur le transprt des marchandises et la lgistique Pur le transprt de vyageurs lngue distance Pur le transprt réginal de vyageurs Pur l explitatin, la maintenance et des prestatins d ingénierie Sécurité Opératins et service Ressurces humaines Stratégie FAST (Finances, Achats, SI, Télécmmunicatin, Cntrôle de gestin) Secrétariat Général (Audits, juridique, dévelppement internatinal, sûreté, rganisatin, immbilier) Cmmunicatin Innvatin et recherche Les régins et les établissements, mettent en œuvre la plitique de l entreprise et plus particulièrement celles des branches et dmaines. 7
Au nmbre de 23, les directins réginales crrespndent apprximativement aux régins administratives, sauf en régin parisienne ù leur décupage reflète l'rganisatin ancienne des réseaux (Paris Saint-Lazare, Paris Sud-Est, Paris-Est, Paris-Rive-Gauche et Paris-Nrd). Leur but est d rganisé la mise en œuvre des services pur chaque activité. La prximité avec les clients, les persnnels chargés de la prductin et les institutins (cllectivités lcales) leur permettent de s assurer que la stratégie définie par la directin natinale est adaptée au terrain. Alrs que les établissements, eux, snt cnsidérés cmme les rganes de prductin de l entreprise. Les établissements, qui snt au nmbre de 280, snt spécialisés par fnctins : Les établissements de l EXPLOITATION : EEX Ils assurent : La frmatin et la manœuvre des trains, les pératins de manœuvre des wagns, vitures vyageurs et engins mteurs. Les établissements COMMERCIAL TRAIN : ECT Ils assurent : L accueil, l infrmatin et l assistance aux vyageurs dans les gares et à brd des trains La régulatin de la vie à brd et le cntrôle des titres de transprt Cntribue à garantir la sécurité des circulatins et des persnnes Les établissements EQUIPEMENT assure l entretien : EVEN, EIV, EVLOG Ils assurent l entretien: de la vie (rails et aiguillages) des caténaires (installatins électriques de tractin) des équipements d alimentatin électrique des bâtiments, pnts, tunnels, passages à niveau, signaux de tus ce qui est téléphnie, radi, réseau, infrmatique et snrisatin Les établissements MATERIEL : EIMM, EMM, EMT Ils assurent : La maintenance des principaux rganes électriques, électrniques, électrmécaniques du matériel rulant (wagn fret, vitures vyageurs, lcmtives, autmteurs ) le dépannage et la remise en état des parties mécaniques Les établissements TRACTION : ET, EMT Ils assurent : La cnduite des trains de vyageurs u de marchandises La préparatin avant le départ et la visite à l arrivée des lcmtives La SURVEILLANCE GENERALE : Les agents de la surveillance générale nt pur missin d assurer la sécurité des vyageurs dans les trains et les gares, et pur le FRET, celle des marchandises dans les wagns, les triages et les znes de stckage 8
Dans le cadre de mes études, mn stage s est effectué au sein de la SNCF, plus précisément dans le centre de cmptabilité furnisseur à Paris (C.C.F). Présentns, dans un premier temps, le cntexte de la cmptabilité de la SNCF avant de détailler le service dnt mn stage dépendait. 1.2 Le cntexte de la cmptabilité de la SNCF Il faut savir que la cmptabilité est un util d'évaluatin qui recense et cmmunique des infrmatins sur l'activité écnmique d'une entreprise. Dans les entreprises de la taille de la SNCF, la tenue d'une cmptabilité est une bligatin légale pur des raisns juridiques, sciales et fiscales. Elle se dit dnc d adpter une structure particulière lui permettant de mener à bien sa missin. Vici cmment s rganise la cmptabilité de la SNCF : L envirnnement cmptable de la SNCF DCCG Respnsable du CCF LYON Respnsable du CCF PARIS Respnsable CSP Pôle Acquisitin de factures Pôle Cmptabilité Furnisseurs Pôle Cmptabilité Furnisseurs Pôle Cmptable Pôle Mandatemen t Pôle Piltage Cmptable Acquisitin des factures Currier Scannerisatin Vidé cdage Traitement cmptable des factures et des litiges Justificatin cmptes furnisseurs Traitement cmptable des factures et des litiges Justificatin cmptes furnisseurs Règlements Cmptabilité Reprting Relatins Activités Prcédures et prjets Traitement des factures et des litiges Justificatin Cmptes furnisseurs par entité CCF LYON CCF PARIS CSP 9
1.2.1 La Directin de la Cmptabilité et du Cntrôle de Gestin (DCCG) La D.C.C.G, dnt le siège est à Paris, a pur missin principale la prductin des cmptes de l entreprise c'est-à-dire l instructin de clôture, le piltage des prcessus de clôture et l animatin des respnsables cmptables, les travaux de cnslidatin, ainsi que la publicatin des états financiers. Il revient dnc naturellement à la DCCG de mesurer l'efficacité glbale de l entreprise. Cmprenant un effectif d une centaine de persnnes, la DCCG se dit de répndre auprès de la directin FAST. Et pur cela, la DCCG crdnne le dépliement d'utils de gestin et celui d'utils prpres aux métiers dévelppés au sein des branches. Ces dernières piltent leur cmptabilité. De plus, la DCCG signale les prgrès à accmplir, échelnne les prjets de transfrmatin (la rénvatin des gares, l'extensin du périmètre cmmerçant, etc.). 1.2.2 Centre de Service Partagé (C.S.P) Le CSP regrupe un peu mins de 70 agents, répartis en tris entités. Le pôle Mandatement prend en charge le traitement des factures, l'établissement des chèques, la saisie des bns de paiement, les justificatins de cmptes furnisseurs, les suivis des cautins bancaires et des retenues de garantie. Le pôle Piltage Cmptable assure des missins de cmptabilité générale et de saisie d'écritures cmptables. Dans ce cadre, il assure l'animatin du prcessus de charges à payer, la cmptabilisatin des facturatins internes, la prductin des dssiers de clôture et des pératins d'arrêtés cmptables, l'animatin des prcessus tiers (par l'intermédiaire des pôles perfrmances u plaques assurances/dmmages pur les tiers identifiés) et le traitement des anmalies cmptables. Il prend en charge la saisie des ventilatins des cmptes et la saisie d'écritures de redressements analytiques. 1.2.3 Centres de Cmptabilité Furnisseur (C.C.F) Cmme le mntre l rganigramme ci-dessus, les C.C.F dépendent de la DCCG. Ces centres snt des services qui regrupent dans une structure unique des cmpétences et des activités délivrées de manière hmgène à plusieurs entités. En fait, il existe deux CCF : le CCF de Lyn, qui est le centre qui réalise l acquisitin des factures des furnisseurs et une partie du traitement des factures et le CCF de Paris qui réalise l autre partie du traitement des factures et le règlement de l ensemble des factures. Le CCF de Paris est le centre dans lequel mn stage a eu lieu. Le CCF de Paris cmprend un pôle cmptable et un pôle cmptabilité furnisseur. 10
Le pôle cmptable, qui repse sur une structure dite fnctinnelle, est respnsable de l ensemble du prcessus de cmptabilité furnisseur de la SNCF. Sn but est de s assurer de la qualité de la cmptabilité furnisseur. Il définit, de plus, les règles cmptables et s assure de leur applicatin et s assure du bn dérulement du prcessus de paiement des furnisseurs. Le pôle cmptabilité furnisseur, rganisé seln la structure divisinnelle, a pur but de recevir, de traiter et de cmptabiliser les factures. Il gère les écarts de rapprchement cmmande, réceptin et facture que l n abrdera plus dans les parties suivantes. Il dit aussi analyser et suivre les exceptins de rapprchement, émettre le bn à payer sur la facture. Et enfin, il dit justifier les cmptes furnisseurs par établissement et par dmaine. Le pôle cmptabilité de furnisseur du CCF de Paris est rganisé par prtefeuille de «Business Unit» (B.U). Une BU crrespnd à un établissement, une directin centrale u une directin réginale. Le pôle cmptabilité furnisseurs est cmpsé de respnsables de grupe et de cmptables furnisseurs. Dans chaque établissement, directin centrale et directin réginale, snt désignés des acteurs en charge des litiges, qui snt les crrespndants du pôle cmptabilité furnisseurs en cas d erreur de rapprchement. Le pôle cmptabilité furnisseurs divent mener la première analyse des litiges détectés au curs du traitement de rapprchement avant de slliciter si nécessaire les acteurs en charge des litiges cncernés. En règle générale, les litiges liés au prix snt adressés à l acheteur et les litiges liés aux quantités au réceptinnaire. Le cntrôleur de gestin de l établissement, de la directin centrale u de la directin réginale est le crrespndant du pôle cmptabilité furnisseur en cas de litiges liés à une absence de saisie de réceptin bligatire. Vici un rganigramme qui schématise la structure du CCF de Paris : Organigramme du CCF de Paris Respnsable CCF PARIS Respnsable Ple Cmptabilité Furnisseur Respnsable Pôle Cmptable Chef Grupe 1 Chef Grupe 2 Chef Grupe 3 Chef Grupe 4 Chef Grupe 5 Chef Grupe 6 QualitéRespnsable Cellule Assistance Respnsable Cellule Règlements Respnsable Cellule Cmptable 11
Agents cmptables Pendant ce stage, j ccupais le pste d agent cmptable dans le grupe 1 au sein du pôle cmptabilité furnisseur. Désrmais, précisns mn rôle au sein de ce service. 2 Prcessus général 2.1 Les principaux acteurs et leurs relatins Il faut cnnaître les principaux acteurs ainsi que leur relatin afin de bien cmprendre le fnctinnement et les tâches effectuées dans le pôle cmptabilité furnisseur du CCF de Paris. 2.1.1 Les acteurs en CCF/CSP Cmme nus l avns définit dans la première partie, les acteurs en CCF et CSP snt ceux qui snt dans les pôles acquisitins, cmptables et cmptabilité furnisseurs. ( cf annexe II : Envirnnement cmptable) 2.1.2 Les acteurs en entités pératinnelles On appelle entités pératinnelles, les établissements. Ainsi, n des entités pératinnelles différentes seln le type d établissement. Afin d effectuer leur tâche première (prductin, réparatin et entretien des trains, ) ces entités nt besin de furnitures. Les achats snt intégralement frmalisés et intégrés dans le prcessus de la cmptabilité furnisseur. Ainsi la première étape est l émissin de demandes d achats et de cmmandes, des réceptins, de cmpléter les infrmatins pur aider le CCF à résudre les exceptins de rapprchement (vir ci-dessus), et enfin ils divent tenir la caisse. Nus avns, ainsi, des demandeurs qui fnt la demande d achat, des respnsables d établissement dnt le but est de valider la demande d achat, des cntrôleurs de gestin qui cntrôlent le budget. Une fis, ces étapes de validatin effectuées, un acheteur est en charge de la transfrmatin de la demande d achat en cmmande et enfin un réceptinnaire vérifient si la cmmande a été livrée u effectuée. 12
Demandeur Respnsable Etablissement Cntrôleur de Gestin Acheteur Réceptinnaire DEMANDE D ACHAT VALIDATION CONTRÔLE BUDGETAIRE COMMAND E RECEPTION 2.1.3 Les relatins entre CCF et Entités Pur se rendre cmpte des liens relatinnels qui existent entre les entités et les CCF, il faut expliquer le prcessus du traitement d un achat depuis la cmmande jusqu à sn règlement et sa cmptabilisatin. Tut ce prcessus est intégré dans l ERP permettant ainsi une meilleure circulatin de l infrmatin entre les différents acteurs qui y participent. La première étape cnsiste en une demande transfrmée en une cmmande qui est faite par des acheteurs. Avant qu un cntrôleur de gestin cntrôle le budget, les demandeurs fnt leur demande d achat pur qu ensuite le respnsable de l établissement valide la demande. Si la demande est appruvée, l acheteur fait la cmmande auprès des furnisseurs. S ensuit une deuxième étape. La deuxième étape est la livraisn de la cmmande. S ensuit de la livraisn, une réceptin des cmmandes qui est traitée par le réceptinnaire. On a ensuite l étape suivante qui est le traitement de la facture émis par le furnisseur. C est ici qu intervient les CCF. La facture est envyée au CCF qui la traite et cmptabilise dans l util ERP, que l n verra dans la prchaine partie. Lrs de cmptabilisatin, il peut avir des écarts de rapprchement entre la cmmande, la réceptin et la facture. C est pur résudre ces écarts que l n appelle l exceptin de rapprchement, que le CCF est en liaisn avec les établissements. Relatins CCF/Entité (annexe III) 2.2 L ERP et le principe de fnctinnement Tute la cmptabilité de la SNCF repse désrmais sur un util appelé l ERP. Nus définirns, dans un premier temps l ERP, avant d abrder ensuite sn utilité au sein de l entreprise ferrviaire. 2.2.1 Définitin L Enterprise Resurce Planning (E.R.P) est un prgiciel de gestin intégré, c'est-à-dire un util dévelppé sur la base de prcessus issus de meilleures pratiques utilisées dans une entreprise. Il est, ainsi, cmpsé de mdules intégrés pur l ensemble des fnctins. On y intègre ntamment la gestin des ressurces humaines, la gestin cmptable et financière, 13
mais aussi la vente, la distributin, l'apprvisinnement, le cmmerce électrnique. La missin principale d'un ERP est de cnstruire des applicatins infrmatiques (paie, cmptabilité, gestin de stcks ) tut en partageant une base de dnnées unique et cmmune. La différence avec les lgiciels antérieurs c est que les dnnées snt désrmais standardisées et partagées, ce qui élimine les saisies multiples. L'autre principe qui caractérise un ERP est l'usage systématique de ce qu'n appelle un mteur de wrkflw (qui n'est pas tujurs visible de l'utilisateur), et qui permet, lrsqu'une dnnée est entrée dans le système d'infrmatin, de la prpager dans tus les mdules du système qui en nt besin, seln une prgrammatin définie. L ERP étant simplement l util, sn utilisatin nécessite un éditeur de cet util. C est ici qu intervient PepleSft. PepleSft est dnc un éditeur de prgiciels de gestin intégré destinés aux entreprises afin d expliter l util ERP. A titre d infrmatin, PepleSft est aussi utilisé par les ministères. 2.2.2 Le prgramme ERP au sein de la SNCF En 2002, le prjet ERP est initialisé pur que celui-ci remplace au fil du temps le système qui était déjà en place, le SIC Mandatement. L arrivée du prgramme ERP a un but précis, il dit permettre à la SNCF d accrître sn efficacité interne au service de ses clients, pur ainsi amélirer la perfrmance de l entreprise. Pur être un peu plus précis sur l enjeu, l entreprise vise à simplifier et harmniser les pratiques pur amélirer la satisfactin de la clientèle et réduire les cûts administratifs liés aux achats. En fait, cette slutin déplyée dit apprter un supprt à la définitin de la stratégie d achats, une autmatisatin de certaines tâches administratives, une réductin des achats et enfin, un renfrcement de la traçabilité des dssiers. La SNCF a décidé d intégrer cet util dans quatre fnctins différentes qui snt: Fnctin Achats : Achat sur cntrat et petits achats Fnctin Lgistiques : Prévisins et planificatin Fnctin Stcks : Gestin des apprvisinnements des établissements Fnctin Cmptabilité de la SNCF : Gestin électrnique des factures, validatin des factures Cette dernière étant la fnctin que je dévelpperai ci-après. Il faut ajuter que l ERP présente de multiples avantages permettant à la SNCF d intrduire de bnnes pratiques, de rendre l infrmatin plus fiable, plus fluide et mieux partagé dans l entreprise. Aussi, l util permet de générer des extractins par le biais des requêtes sus frmat de tableau Excel qui permettent de ventiler les pièces qui snt la transpsitin numérique des factures de furnisseurs. La ventilatin des pièces permet ainsi de classer, de regruper seln le travail que l n suhaite effectuer. Ces requêtes servirnt à créer des listes de tâches pur chaque persnne intervenante dans le prcessus de gestin des achats et de traitement des factures (acheteur, réceptinnaire, cmptables furnisseurs ). Nus verrns plus lnguement le principe des requêtes dans la partie qui nus cncerne plus particulièrement, le traitement des factures. Dans le cntexte, la SNCF reçit près de 1,4 millins de factures par an de 65 000 furnisseurs différents d ù l imprtance d avir cet util. Vici les enjeux dnt la SNCF suhaite que le prgramme ERP réussisse à atteindre : Qualité du traitement cmptable Renfrcement de la qualité des relatins avec les furnisseurs 14
Optimisatin de la prductin administrative en réduisant les dubles saisies et en autmatisant certains prcessus Regrupement des acteurs dans des structures dédiées Dévelppement des cmpétences et des pratiques prfessinnelles des acteurs cmptables afin de répndre aux évlutins des métiers de la cmptabilité Cntributin à l bjectif de réductin des dépenses externes Le grand changement par rapprt à l ancien prgramme du SIC Mandatement est la dématérialisatin des factures. En effet, les factures snt désrmais traitées par flux électrnique. De plus, les activités cmptables furnisseurs nt changées depuis 2006. Ainsi, n a une rérganisatin de la fnctin cmptable qui cnsiste à une centralisatin des activités vers deux centres de cmptabilité furnisseurs, qui snt le CCF de Lyn et le CCF de Paris (cf partie 1). 2.3 Principes de fnctinnement Rappelns les principales étapes pur traiter un achat depuis la cmmande jusqu à sa cmptabilisatin. Tut d abrd, il y a une première partie qui est traitée par le prtail achat et ensuite une deuxième partie traitée par le prtail Cmptabilité Furnisseur. Cncrètement, le prcessus de gestin des achats et le prcessus de traitement des factures suivraient le cheminement suivant : Par exemple, pur l achat d un bureau : Dans une 1ère étape : a) le demandeur exprime le besin de dispser d un nuveau bureau b) il remplit la demande d achat qui cmprte l imputatin cmptable et analytique c) sn respnsable hiérarchique appruve la demande d achat d) le cntrôleur de gestin cntrôle l imputatin cmptable et analytique, et valide la demande par rapprt au budget e) l acheteur regrupe les demandes d achats et passe la cmmande auprès du furnisseur Dans une 2ème étape : a) le furnisseur livre le bureau b) le bureau est réceptinné physiquement. La réceptin est saisie dans l ERP, elle vaut acceptatin de l achat. Elle déclenche la charge à payer c) le furnisseur envie sa facture au CCF Lyn Dans une 3ème étape a) la facture est reçue par le CCF Lyn. Elle cmprte les références de la cmmande, ce qui permet de traiter les infrmatins de la cmmande d achat (ntamment les imputatins cmptables et analytiques) b) après cntrôle, et apprt de cmpléments si nécessaire, la facture est imputée. Cette étape est autmatisé si la facture crrespnd bien à la réceptin. c) un traitement infrmatique qutidien appelé «rapprchement cmmande d achat / réceptin / facture» permet alrs de s assurer que la facture crrespnd à la cmmande et à la réceptin, en quantité et en qualité d) dans le cas ù le «rapprchement cmmande d achat / réceptin / facture» ne se fait pas crrectement, le cmptable du CCF effectue u fait effectuer les actins nécessaires pur y 15
remédier (traitement de litige, demande d avir, mdificatin de la réceptin, cmptabilisatin des pératins nécessaires ) Dans une dernière étape : a) l rdre de règlement du furnisseur est déclenché, et le furnisseur sera réglé à date d échéance de sa facture. Afin de mieux cmprendre, le schéma ci-dessus résume le prcessus : Le prcessus général La partie qui nus cncerne dans ce schéma est la partie traitement cmptable des factures. 2.3.1 Prtail Achat Le prtail achat regrupe en fait les établissements et dnc les entités pératinnelles. Cette partie cmprend plusieurs étapes. Dans une première étape, il y a une demande transfrmée en une cmmande qui est faite auprès des furnisseurs par des acheteurs en 16
fnctin des stcks et des prévisins. Avant qu un cntrôleur de gestin cntrôle le budget, les demandeurs fnt leur demande d achat pur qu ensuite le respnsable de l établissement valide la demande. Ce respnsable est l apprbateur qui a pur rôle d appruver, de refuser, de réaffecter la cmmande à un autre apprbateur (ce cas apparaît lrsque l apprbateur cnsidère que ce n est pas lui qui dit être apprbateur de la cmmande en questin). On appelle cette étape la demande d apprbatin. Si la demande est appruvée, l acheteur fait la cmmande auprès des furnisseurs. Les cmmandes d achat peuvent prter sur différents types d achat. Il y a des cmmandes de furnitures, des travaux, des prestatins, des matériaux rulant neufs, La deuxième étape est la livraisn, qui cnsiste tut simplement à une livraisn de la cmmande par le furnisseur. S ensuit de la livraisn, une réceptin des cmmandes qui est traitée par le réceptinnaire. Cette étape cnsiste pur une entité à recevir les marchandises, matières u furnitures qu elle a cmmandées (Vir annexe 4). 2.3.2 Prtail cmptabilité furnisseur: Prcessus d acquisitin/ d enrichissement La deuxième partie, traitée par le prtail cmptabilité furnisseur, est celle qui nus dira plus sur le cntexte de mn stage. Dans une première étape, n a l acquisitin de la facture au frmat papier émise par le furnisseur adressée au CCF de Lyn. Le pôle acquisitin de Lyn, étant le pint unique de réceptin du currier, cntrôle le destinataire du currier et trie les factures par date de réceptin en vue de leur numérisatin. Ensuite, n a l étape de la dématérialisatin. La dématérialisatin représente l ensemble des pératins nécessaires à la transfrmatin d un flux papier (ici une facture papier) en un flux électrnique d images et de fichier de dnnées (fichiers de factures). La dématérialisatin se décmpse en deux étapes : La numérisatin : Cette étape est la transfrmatin de la facture papier en facture numérique. S ensuit une prcédure qui cnsiste en une créatin de la pièce cmptable dans PepleSft, avant une imputatin cmptable qui est une validatin cmptable de la facture. Ensuite, il y a déversement dans l applicatin de cmptabilité furnisseurs pur finir avec l étape de cmptabilisatin dite l étape d enrichissement pérée par les pôles cmptabilité furnisseur des deux CCF (vir la deuxième étape). Les factures furnisseurs peuvent faire l bjet de deux mdes d acquisitin seln que le furnisseur : Emette une facture électrnique : Il s agit généralement de furnisseurs à frt vlume de factures u dnt les factures nt un grand nmbre de lignes, et qui nt mis en place avec la SNCF une cmmunicatin par le biais d une «plate-frme d échange de factures» Si le furnisseur n a pas pté pur une dématérialisatin fiscale, il dit également envyer une facture papier, qui ne dit pas faire l bjet d une dématérialisatin et qui est directement archivée Pur plus de précisins, se reprter à la Prcédure Gestin du currier furnisseur 17
Les factures électrniques snt directement intégrées dans l applicatin de cmptabilité furnisseur AP pur créatin et imputatin des pièces cmptables crrespndantes. Se reprter à la Prcédure Enrichissement manuel des factures furnisseurs Emette une facture papier : Les factures papier fnt systématiquement l bjet d un traitement de numérisatin La numérisatin d une facture papier cnsiste à scanner la facture et à prduire un fichier image (image de la facture) La lecture autmatique de dcument cnsiste en la lecture autmatique des dnnées d entête et de pied de facture et en la cnstitutin d un fichier de dnnées Le vidécdage : Cette étape cnsiste à cntrôler et cmpléter si nécessaire les infrmatins lues et interprétées sur les factures des furnisseurs par l util de dématérialisatin. Une facture furnisseur papier numérisée fait l bjet d une interventin manuelle par vidécdage lrsqu au mins un des cntrôles de présence, de validité u de chérence des dnnées numérisées réalisés par l util de dématérialisatin n est pas satisfait. Cette interventin manuelle est nécessaire pur que la facture puisse pursuivre sn prcessus d acquisitin. Ces cntrôles d existence u de chérences qui ne snt pas satisfaites snt dues par : L absence d une dnnée bligatire : Numér SIRET Numér SIREN Numér TVA intracmmunautaire Nature du dcument (Facture / Avir) Numér du dcument Date du dcument Ttal HT Ttal TVA Mntant TTC La chérence des dnnées : Mntant TTC <> Mntant HT + Mntant TVA Furnisseur facture <> Furnisseur cmmande Devise facture <> Devise cmmande - L inexistence d une dnnée de référence : N cntrat N cmmande Furnisseur BU (entité destinataire de la dépense) 18
Si après le vidécdage, la facture est bien cntrôlée et cmplété alrs la facture, qui sera sus frme électrnique, peut pursuivre la prcédure nrmale d acquisitin et être imputée avant d être déversé dans l applicatin PepleSft et ainsi suivre la prcédure suivante. La facture riginale qui a été numérisée sera archivée et triée. Et si, à l issue du traitement du cntrôle des factures, il manque tujurs un élément, la facture est rejetée et renvyée au furnisseur. Vici un schéma mdélisant tus le prcessus traité par le pôle acquisitin du CCF de Lyn, de l envi de la facture par le furnisseur jusqu à la cmptabilisatin des factures : Prcessus de tri et de dématérialisatin des factures La deuxième étape qui intervient après l imputatin cmptable de la facture est l étape du traitement d enrichissement. C est le début de la partie qui nus cncerne. Elle cnsiste à la cmptabilisatin de la facture une fis que cette dernière est déversée dans l applicatin cmptabilité furnisseur. Il faut savir que le traitement d enrichissement est qutidien dans l applicatin ERP. Sn rôle est de permettre d enregistrer les factures furnisseurs dématérialisées qui nt été déversées dans l applicatin. Tut le prcessus d enrichissement turne autur de la pièce cmptable. Une pièce cmptable est un justificatif d une écriture cmptable. Dans ce cntexte, une pièce cmptable est la transpsitin électrnique d une facture. Cela permet à tus les cmptables de vir la facture par l intermédiaire de PepleSft et de prcéder au 19
traitement. Avant, l enrichissement la pièce prend le statut en curs d imputatin. Le but de l enrichissement étant de virer la pièce au statut imputable et permettre ainsi l imputatin. Ainsi, le traitement de l enrichissement se décmpse en deux étapes : La créatin de la pièce cmptable : - la pièce cmptable relative à la facture est crée autmatiquement à partir des : dnnées numérisées s il s agit d une facture furnisseur papier infrmatins issues de la cmmande, de la réceptin u du cntrat - seules les infrmatins d entête et de pied de facture snt utilisées pur créer la pièce cmptable - les infrmatins des lignes de la facture snt recnstituées à partir de la cmmande u de la cmmande réceptinnée qui sera cmmuniqué par l entité Un exemple de facture de furnisseur a été jint en annexe pur mntrer la lcalisatin des principales infrmatins (annexe V). La validatin de la pièce cmptable : La pièce cmptable relative à la facture créée est validée autmatiquement après applicatin des cntrôles de chérence: Une pièce cmptable ne peut pas être validée si au mins un des éléments de la clé des lignes de répartitin ne figure pas dans les référentiels cmptables de la SNCF: Entité GL Cmpte général Dmaine / Activité Segment Département Cmpte analytique / axe central Cmpte analytique / axe lcal Prjet Dmaine / activité partenaire Entité partenaire Supprt pératin Bénéficiaire Cette clé ù figurent les lignes de répartitin est appelée clé cmptable. La clé cmptable est le supprt de la cmptabilité générale et analytique et du cntrôle de gestin. Elle structure les dnnées cmptables saisies et restituées par le système d'infrmatin. De plus, elle cllecte des infrmatins financières d une transactin et permet de prduire des restitutins (bilan, cmpte de résultat, état de gestin, ) sur chaque axe défini. Dans l ERP, les infrmatins de la clé cmptable snt renseignées dès le stade de la demande d achat (u de la cmmande d achat s il n y a pas de demande d achat). La clé cmptable est validée par un apprbateur cmptable. La clé cmptable peut être mdifiée au niveau de la réceptin et ce uniquement si la facture n a pas encre été cmptabilisée. Cntrôle sur la ligne de répartitin : 20