Introduction Nous vous souhaitons la bienvenue au système de commande en ligne de Prévost Parts. Ce manuel vous apprendra comment faire vos commandes de pièces via le site Internet de Prévost Parts. Avant que vous puissiez commander en ligne, vous devez vous inscrire dans notre liste de clients. Pour ce faire, contactez monsieur David P. Arsenault au (418) 654 0174, poste 289 ou envoyez un courriel à l adresse prevost.parts.online@volvo.com. Le manuel ci dessous vous démontrera comment faire vos commandes en ligne à l aide d illustrations, de vues d écran et d exemples. Table des matières Introduction...1 Accéder au site commande en ligne...2 S inscrire au site commande en ligne...4 Changer le mot de passe...5 Menu principal...6 Disponibilité...7 Commandes...9 Entrée rapide...9 Sélection des produits alternatifs... 11 Numéros de produit des compétiteurs... 12 Supprimer des lignes... 13 Effacer tout... 14 Réquisition de Catbase... 15 Quantités minimums... 17 Demande de prix... 18 Message pour l inventaire Modifier les quantités... 19 Sommaire de la demande de prix... 27 Prix par multiple... 32 Commander seulement la quantité disponible... 34 Changer l adresse... 35 Navigation à partir du sommaire de la demande de prix... 37 Panier... 39 Passer la commande... 41 Rechercher... 44 État d une commande... 49 Conditions de vente... 52 Politique de retour... 53 Demande de crédit... 54 1.0 1 de 54
Titre : Accéder au site commande en ligne À l aide de votre navigateur Internet, visitez notre site Web Prévost http://www.prevostcar.com/ Sélectionnez le site corporatif (ci dessous mis en évidence en jaune). Sélectionnez Outils dans la barre de menu, puis Commande de pièces (ci dessous mis en évidence en jaune). Dernier changement: Changement fait par : Version : 1.0 Page : 2 de 54
Cliquez sur ce lien pour accéder aux commandes en ligne (encerclé en rouge). Une nouvelle fenêtre s ouvre pour les commandes en ligne. Le lien direct pour les commandes en ligne en français est : https://prevostparts.volvo.com/online/scripts/wgate/yw20/%21?%7elanguage=fr ou en anglais : https://prevostparts.volvo.com/online/scripts/wgate/yw20/%21?%7elanguage=en 1.0 3 de 54
S inscrire au site commande en ligne L écran initial des commandes en ligne vous présentera des champs pour lesquels vous devrez entrer votre numéro de client et votre mot de passe. Vous pourrez également y personnaliser votre mot de passe. Entrez votre numéro de client et votre mot de passe Personnalisez votre mot de passe Cliquez sur Continuer pour entrer dans le site. Cliquez sur Changer mot de passe pour le changer. 1.0 4 de 54
Changer le mot de passe Entrez deux fois votre nouveau mot de passe. Cliquez sur Sauvegarder. Si vous avez sélectionné Changer mot de passe, entrez votre nouveau mot de passe deux fois Cliquez sur Sauvegarder 1.0 5 de 54
Menu principal L écran initial vous amène à la page de commande en ligne. Plusieurs options y sont disponibles. 2 3 4 5 6 7 1 1. Bienvenue : Cette page vous donne les informations pour la personne à contacter en cas d assistance sur le site commande en ligne de même que les informations pour contacter votre représentant régional de pièces. 2. Disponibilité: Disponibilité pour livraison. Donne la disponibilité pour n importe quelle pièce dans toutes nos succursales. 3. Commandes: Commander les pièces en ligne. 4. État d une commande: Indique l historique de vos achats avec nous, peu importe si ce sont des commandes que vous avez faites en ligne ou avec le bureau des commandes ou si ce sont des AFA s, des crédits, etc. Cette section vous permet également d avoir des informations importantes telles que les numéros d identification de colis pour suivre la progression des vos commandes. 5. Conditions de vente: Conditions de vente et modalités de paiement. 6. Politique de retour: Politique de retour de marchandises. 7. Demande de crédit: Formulaire d application de crédit commercial. 1.0 6 de 54
2 Disponibilité Les commandes en ligne vous permettent de voir la disponibilité des pièces à travers l ensemble de notre réseau de distribution. Entrez le numéro de pièce dans le champ Produit Cliquez sur Continuer Après avoir cliqué sur le bouton Continuer, la disponibilité des pièces dans le réseau est détaillée sous ce bouton. Les détails des disponibilités se présentent comme suit: Numéro de produit et description. Permet de déterminer si le numéro de produit a bien été saisi. Quantité disponible en inventaire pour chacune des succursales. Prix par multiple si disponible. Numéro de produit et description Quantité disponible en inventaire pour chacune des succursales Prix (Prix par multiple si disponible) 1.0 7 de 54
L information sera affichée même s il n y a pas d inventaire. Également, s il n y a pas de de prix par multiple, alors le prix pour une quantité de 1 sera affiché. Cliquez sur le bouton Menu principal pour retourner au début et choisir Commandes. Menu principal 1.0 8 de 54
3 Commandes Entrée rapide À l écran Entrée rapide, vous pouvez inscrire les numéros de produit de Prévost Parts, les numéros de produit des fournisseurs de même que ceux des compétiteurs. Une fois que vous êtes dans la commande, il vous est possible de retourner à cette page pour entrer d autres numéros de produit ou pour changer votre commande et ce, à n importe quel moment en pressant le bouton Entrée rapide que vous trouverez en haut de la page. Entrez le produit (numéro de pièce) et la quantité 1.0 9 de 54
L écran Entrée rapide permet: d entrer le numéro de produit presser sur le tabulateur d entrer la quantité presser sur le tabulateur répéter 1.0 10 de 54
Pressez sur le bouton Entrée de votre clavier ou cliquez sur le bouton Rafraîchir pour télécharger l unité de mesure et la description. Sélection des produits alternatifs Si une sélection est nécessaire, alors une liste de produits apparaîtra. Cliquez sur le produit que vous voulez sélectionner à partir de la liste. Cliquez sur la pièce désirée Vous pouvez ajouter des lignes en continuant avec Entrée rapide. 1.0 11 de 54
Numéros de produit des compétiteurs À l écran Entrée rapide, vous pouvez ajouter des lignes en inscrivant directement les numéros de produit des compétiteurs. Si Prévost a l information pour des produits correspondants, les numéros de produit seront automatiquement convertis selon les numéros Prévost. Les numéros de produit des compétiteurs entrés directement à l écran Entrée rapide Quand la description est téléchargée : Une note concernant le numéro de remplacement apparaîtra Seulement le numéro Prévost apparaîtra dans le champ de Produit 1.0 12 de 54
Supprimer des lignes Les lignes peuvent être supprimées en cliquant sur la poubelle à droite (mise en évidence en jaune). La ligne est enlevée. 1.0 13 de 54
Effacer tout Le bouton Effacer tout enlèvera la liste entièrement. 1.0 14 de 54
Réquisition de Catbase La liste de réquisition de Catbase est seulement compatible avec les listes de réquisition créées dans la base de données Internet de Catbase. Si les listes de réquisition sont créées en utilisant les bases de données enregistrées sur disque, ces listes de réquisition ne pourront pas être chargées dans le site de commande en ligne. Utilisez la liste déroulante pour trouver la bonne liste de réquisition. Utilisez le bouton Télécharger. Cliquez Télécharger 1.0 15 de 54
La base de données Web de Catbase est importée dans la commande avec les quantités correctes. La liste de réquisition selon la base de données de Catbase est importée dans la commande Cliquez sur le bouton Rafraîchir pour télécharger l unité de mesure et la description. Cliquez sur Rafraîchir pour télécharger l unité de mesure et la description 1.0 16 de 54
Quantités minimums Par moments, une quantité minimum peut être demandée pour effectuer l achat. Ajustement nécessaire pour une quantité de 5 À l aide de l Entrée rapide, ajustez la quantité nécessaire pour pouvoir commander cette pièce. Le message disparaît 1.0 17 de 54
Demande de prix (Comment faire/remplir une commande) Une fois que la liste des pièces à commander est terminée, cliquez sur Demande de prix (étape obligatoire). Cliquez sur Demande de prix Choisissez l adresse de livraison. Cette adresse est celle où les pièces seront livrées. Les adresses de livraison disponibles sont celles de la base de données de Prévost selon votre place d affaires ou adresse personnelle. Sélectionnez l adresse de livraison où vous désirez recevoir vos pièces 1.0 18 de 54
Message pour l inventaire Tout d abord, il faut savoir que chaque client a une succursale désignée par défaut. Celle ci est la succursale privilégiée pour la livraison. La commande Internet sera faite par défaut à cette succursale; toutefois, si l inventaire n est pas disponible, il est possible de sélectionner une autre succursale. Numéro de bâtiment (Succursales/Lieux d expédition) 177A Jacksonville, Floride (É. U.) 177B Mira Loma, Californie (É. U.) 177D Goodlettsville, Tennessee (É. U.) 177E South Plainfield, New Jersey (É. U.) 177F Fort Worth, Texas (É. U.) 177Z Columbus, Ohio (É. U.) 200C Ste Foy, Québec (Canada) Dans l exemple ci dessous, la succursale par défaut est Ste Foy, Québec (200C); l inventaire est disponible en Californie (177B). Trois notes sont inscrites au bas donnant les options pour faire l ajustement de l inventaire. 1 Modifier la quantité commandée pour recevoir les pièces d une succursale les ayant en inventaire. (Voir l exemple ci dessous.) 2 Garder la commande à la succursale par défaut en ayant les pièces en rupture de stock. Une date pour le délai de livraison apparaît. (Voir l exemple ci dessous.) 3 Ajuster la quantité à partir de n importe quelle succursale pour obtenir la quantité demandée selon les délais de livraison requis. 4 Réduire la quantité de la commande si les pièces sont en rupture de stock. (Voir l exemple cidessous.) Note 1 1.0 19 de 54
Modifier les quantités en fonction de l inventaire disponible Les résultats des modifications sont affichés sous la colonne Quantité entrée. Par contre, l ajustement des quantités se fait dans la colonne Modification de quantité en utilisant les boutons plus et moins. 1 Entrez la quantité dans la colonne Modification de quantité. 2 Cliquez sur le bouton plus pour augmenter la quantité et sur le bouton moins pour la diminuer. 1.0 20 de 54
Exemple 1 Changer la commande pour une autre succursale qui a l inventaire Entrez la quantité 5 dans la colonne Modification de quantité Cliquez sur le bouton plus La Quantité entrée a été modifiée à 5 pour la succursale 177B. 1.0 21 de 54
Exemple 2 Les pièces en rupture de stock seront expédiées à partir de la succursale par défaut dès que disponible. Cliquez sur Continuer. 1.0 22 de 54
Exemple 3 Changer les quantités et les succursales dans la commande pour répondre à vos besoins Modifiez la quantité à 1 pour la Californie parce qu une telle quantité est requise immédiatement. Modifiez la quantité à 4 à la succursale par défaut étant donné qu une telle quantité n est pas un besoin urgent et qu elle peut demeurer en rupture de stock. 1.0 23 de 54
Exemple 4 Réduire la quantité dans la commande Modifiez l inventaire des succursales tel que désiré. Quoique seulement 3 pièces sur 5 soient assignées, les 2 pièces restantes sont attribuées à la succursale par défaut dans le sommaire de la demande de prix. Quantité de 2 non entrée Cliquez sur Entrée rapide. Cliquez sur Entrée rapide 1.0 24 de 54
Réduisez la quantité dans Entrée rapide Retournez à la demande de prix. 1.0 25 de 54
Cliquez sur Continuer lorsque les quantités sont correctes pour chacune des succursales. Cliquez sur Continuer lorsque les quantités sont correctes 1.0 26 de 54
Sommaire de la demande de prix Lorsque toutes les modifications des quantités sont terminées, une soumission est affichée. Ceci est un sommaire de la demande de prix. 1.0 27 de 54
Sommaire de la demande de prix Description détaillée 1. Quantité commande La quantité commandée. 2. Quantité disponible La quantité disponible pour la première livraison. Ceci ne veut pas dire que la quantité est actuellement en inventaire. Si les montants diffèrent des quantités commandées, alors les deux chiffres apparaîtront en rouge. Également dans la colonne 13, un bouton apparaîtra pour permettre l option de changer la quantité commandée selon la quantité disponible. 3. Unité L unité de mesure. L unité de mesure la plus souvent utilisée est EA (chacun). 1.0 28 de 54
4. Succursale Lieu d expédition de Prévost. 177A Jacksonville, Floride (É. U.) 177B Mira Loma, Californie (É. U.) 177D Goodlettsville, Tennessee (É. U.) 177E South Plainfield, New Jersey (É. U.) 177F Fort Worth, Texas (É. U.) 177Z Columbus, Ohio (É. U.) 200C Sainte Foy, Québec (Canada) 5. Prix unitaire Le prix unitaire avec le rabais de commande en ligne. 6. Pièce Sub. X indiquera si la pièce remplace celle entrée initialement. Ces pièces sont soit identiques, soit recherchées pour déterminer si elles sont conformes pour remplacer l ajustement, la forme et la fonction. 7. Produit Le numéro de pièce Prévost et sa description. 1.0 29 de 54
8. Dave de livraison Date de la première livraison. Si la date est la date courante alors l inventaire est disponible dans la succursale sélectionnée. Si s agit d une pièce en rupture de stock, la date apparaîtra en rouge. La date fournie sera une date estimée pour la livraison de la ou des pièces. 9. Taxe Taxe calculée selon le point de vente (l adresse où les pièces sont livrées). 10. Total (CAD) Prix total de la ligne avec les taxes. 11. Prix qté. Affichage des prix par multiple ou des rabais pour l achat d une plus grande quantité de pièces. (Voir ci dessous pour information). 1.0 30 de 54
12. Supprimer Supprimer ou annuler la ligne. 13. Commandez seulement la quantité disponible Option de cliquer pour ajuster la quantité à commander selon la disponibilité. Ceci s applique seulement lorsque la succursale a une quantité partielle en inventaire. (Voir ci dessous pour information). 14. Total Prix total de la commande. Inclut toutes les pièces avec les taxes. 15. Changer adresse Changer l adresse si une autre adresse de livraison est nécessaire. (Voir cidessous pour information). 1.0 31 de 54
Prix par multiple Les prix par multiple sont des rabais alloués lorsque de plus grandes quantités sont achetées. Les quantités spécifiques pour obtenir ces rabais peuvent être affichées permettant une meilleure décision d achat. Cliquez sur la loupe pour l affichage des prix par multiple. Cliquez sur la loupe Une nouvelle page affiche les détails pour les prix par multiple selon les quantités ou les rabais de quantité. Détails des rabais de quantité Possibilité de changer les quantités par succursale Toutes les succursales ayant les pièces en inventaire apparaîtront. L écran montre également toutes les succursales ayant les pièces en inventaire 1.0 32 de 54
Ajustez la quantité si le prix par multiple est désiré. Ajuster la quantité désirée Cliquez sur Continuer Le nouveau prix apparaît au sommaire de la demande de prix. Nouveau prix apparaît 1.0 33 de 54
Commander seulement la quantité disponible Cliquez sur le bouton Diminuer la quantité La quantité est réduite (aucun avertissement) 1.0 34 de 54
Changer l adresse L adresse de livraison peut être changée. Cette caractéristique peut être utile lorsqu un autobus qui se trouve sur la route a besoin d une pièce. Commencez en cliquant sur le bouton Changer adresse. Cliquez sur Changer adresse Entrez la nouvelle adresse. 1.0 35 de 54
Sélectionnez la combinaison adéquate pour la ville et la province. Ceci est nécessaire afin que les taxes appropriées soient chargées. Sélectionnez la combinaison adéquate pour la ville et la province Cliquez sur Sauvegarder. Cliquez sur Sauvegarder L adresse de livraison corrigée apparaît maintenant au bas du sommaire de la demande de prix. L adresse de livraison corrigée 1.0 36 de 54
Navigation à partir du sommaire de la demande de prix Pendant que vous êtes dans l écran de la demande de prix, vous pouvez naviguer dans les autres zones du site de commande en ligne. 1. Menu principal 2. Panier 3. Entrée rapide 1.0 37 de 54
1 Menu principal. Retourner au menu principal causera la perte des pièces de la commande en cours; un avertissement sera affiché. Cliquez pour retourner au menu principal. Retournez au Menu principal Un message d avertissement apparaît. Cliquez sur Oui pour continuer au menu principal et sur Non pour retourner à la demande de prix. Retour au menu principal. 1.0 38 de 54
2 Panier. Le panier fournit une autre vue des pièces ajoutées à l aide de l Entrée rapide. De nouvelles pièces ne peuvent pas être ajoutées, cependant les quantités peuvent être ajustées ou des lignes supprimées. Cliquez pour naviguer au Panier. Cliquez Panier Affichage du Panier. En cliquant sur Entrée rapide, cela permet d entrer plus de pièces. En cliquant sur Demande de prix, le prix est fourni et cela permet de faire la commande. 1.0 39 de 54
3 Entrée rapide. La page d Entrée rapide est l écran d entrée lors de l accès initial au site de commande en ligne. Cliquez sur Entrée rapide. Cliquez Entrée rapide Affichage de l écran Entrée rapide. 1.0 40 de 54
Passer la commande Pour pouvoir passer la commande, vous devez être dans le sommaire de la demande de prix. Entrez votre numéro de commande. Entrez le nom de la personne à contacter advenant le cas où il y aurait des questions. Ajoutez votre numéro de commande Entrez le nom (personne à contacter pour la commande) 1.0 41 de 54
Sélectionnez le type de commande: o Commande Prévost paye le transport. Date de livraison non garantie o Commande urgente : sélectionnez soit Commander ou Commande urgente Les frais de transport sont ajoutés à la commande Les pièces seront expédiées le jour même si la commande est faite avant 14 h 00 (heure locale de la succursale d expédition) Sélectionnez soit Commander soit Commande urgente Sélectionnez le type de paiement. o Facture : indique quel montant sera chargé à votre compte si vous avez un compte ouvert avec Prévost. o Carte de crédit : les informations de la carte de crédit devront être entrées. Sélectionnez Facture ou Carte de crédit 1.0 42 de 54
Entrez les informations de la carte de crédit Le type de la carte de crédit (sélectionnez à partir de la liste déroulante) Le numéro de carte de crédit (aucun espace entre les caractères) La date d expiration (sélectionnez à partir de la liste déroulante) Le nom inscrit sur la carte de crédit (exactement comme il apparaît sur la carte) Le code de sécurité à l endos de la carte (Master Card et Visa ont un code à 3 caractères à l endos) La commande est confirmée. 1.0 43 de 54
Rechercher (à partir de l écran Entrée rapide) Rechercher est une fonction qui permet de faire la recherche pour une pièce adéquate. Des portions d informations peuvent être entrées afin d identifier la pièce. Cliquez sur Rechercher pour commencer la fonction de recherche. Cliquez sur Rechercher Trois sortes de recherches sont possibles: o Par numéro de produit o Par description de produit o Par groupe de produit No Produit Entrez le numéro de produit. Ceci est particulièrement utile si vous vous souvenez seulement d une portion du numéro de produit et que vous n êtes pas certain du numéro en entier. Aucun caractère de remplacement est nécessaire. Cliquez sur Rechercher. Portion du numéro de produit Cliquez sur Rechercher 1.0 44 de 54
Les résultats de la recherche fourniront tous les numéros de produits ayant une portion du numéro de produit entré. Les résultats peuvent être triés soit par tri ascendant ou par tri descendant et ce, par numéro de produit ou par description de produit. Trier 1.0 45 de 54
À partir de la liste, sélectionnez le groupe de produit. Utilisez les combinaisons de descriptions de produit et de groupes de produits. 1.0 46 de 54
Cliquez sur le numéro de la pièce. Cliquez Ajouter au panier. Cliquez Ajouter au panier 1.0 47 de 54
Un message confirme que la pièce a été ajoutée au panier. Vous devez choisir Panier pour afficher celui ci. 1.0 48 de 54
4 État d une commande L état d une commande peut être suivi à l aide du système de commande en ligne. Le suivi des commandes peut autant être fait pour les commandes passées sur le site de commande en ligne ou passées par téléphone directement à une succursale ou au centre d appel. Cliquez sur État d une commande. Cliquez État d une commande Entrez les paramètres pour la recherche: o Votre numéro de bon de commande o Le numéro de pièce Prévost o Une plage de dates pour la commande Cliquez sur Continuer. 1.0 49 de 54
Résultats 1. Numéro de vente est le numéro de commande Prévost. 2. Date du document indique la date lorsque la commande a été générée. 3. Document interne correspond au numéro de la facture. 4. Bon de commande est le numéro de commande client. 5. Numéro de transport est le numéro à utiliser pour le suivi. 6. Nom du transporteur est le nom de la compagnie qui fait la livraison de la pièce. Les liens des transporteurs habituels sont fournis pour permettre un accès rapide à leurs sites qui fournissent les informations de suivi. Cliquez sur un numéro de vente Cliquez sur le numéro de la commande pour voir les détails. Cliquez sur Plus de détails 1.0 50 de 54
Cliquez sur Plus de détails pour obtenir des informations additionnelles. 1.0 51 de 54
5 Conditions de vente Les conditions de vente de Prévost sont disponibles sur le programme de l application Web. Cliquez sur Conditions de vente au menu principal. Une nouvelle fenêtre s ouvrira avec les détails des conditions de vente et des modalités de paiement. 1.0 52 de 54
6 Politique de retour La politique de retour de Prévost est disponible sur le programme de l application Web. Cliquez sur Politique de retour au menu principal. Les détails de la politique de retour de même que les indications pour commencer le processus de retour sont indiqués. 1.0 53 de 54
7 Demande de crédit L application Web fournit un lien pour faire des demandes de crédit tant au Canada qu aux États Unis. Cliquez sur Demande de crédit pour ouvrir une nouvelle fenêtre accédant au processus de demande de crédit. 1.0 54 de 54