MANUEL UTILISATEUR O T Y S 5. 1 2 GESTIONNAIRE D EMAILS A D R E S S E E T C O N T A C T S OTYS France INTERNET : www.otys.fr 22 boulevard de Stalingrad 92320 CHATILLON EMAIL : T : 01 46 12 11 07 Général : contact@otys.fr F : 01 49 85 08 91 Support : support@otys.fr Vous pouvez nous joindre du lundi au vendredi de 9 h 00 à 17 h 00. Accédez à la liste des manuels sur votre espace clients www.otys.fr/manuels
LE GESTIONNAIRE D'EMAIL TABLE DES MATIERES 7.1 FONCTION DE GESTIONNAIRE D EMAIL 7.2 UTILISATION DU GESTIONNAIRE D EMAIL 7.2.1 Rédiger et envoyer un email 7.2.2 Listes de diffusion 7.2.3 Désinscription 7.2.4 Ajouter un modèle de courrier électronique 7.2.5 Email entrant et dossiers 7.2.6 Marquer un email 7.2.7 Email et dossier 7.2.8 Filtre de spam 7.2.9 Créer candidat depuis l email 7.2.10 Chercher et trier 7.3 PARAMETRES 7.3.1 Options automatiques 7.4 DESCRIPTION DES BOUTONS 7.4.1 Vue d ensemble 7.4.2 Nouveau message 7.4.3 Message 7.4.4 Paramètres 2
Qu est ce que le gestionnaire d'email? Le gestionnaire d email vous permet d'envoyer, recevoir et gérer vos emails. Il peut remplacer votre programme d email actuel (par exemple Microsoft Outlook). Le plus gros avantage du gestionnaire d'email OTYS, est que les emails des collègues, relations professionnelles et candidats enregistrés dans votre base seront automatiquement classés dans les dossiers de chacun. Vous pouvez facilement retrouver vos mail et n avez donc pas besoin de créer des dossier par client / poste / candidat. Pour cette même raison, OTYS ne prévoit pas de système de sous-dossiers dans le gestionnaire d'email. N.B. Le gestionnaire d email n est pas fait pour envoyer des newsletters ; vous pouvez pour ce faire utiliser le gestionnaire de news. A NOTER : OTYS limite les envois et réception d'emails à 5Mo. 3
MISE EN ŒUVRE 1. Connectez-vous à votre compte OTYS en saisissant votre LOGIN et votre mot de passe, puis cliquez sur «Connexion». 2. Dans votre boîte à outils, cliquez sur l'icône «Gestionnaire d'email». 3. Une fenêtre apparaît : le Gestionnaire d'email. Vous apercevez : sur la gauche vos dossiers d'emails en haut sur la droite, la liste de vos emails reçus en bas à droite, l'aperçu de l'email sur lequel vous avez cliqué une fois. 4
Catégories d'expéditeur Vous pouvez voir si l expéditeur d un message se trouve dans le système, donc s il est connu. Des expéditeurs connus seront marqués par des lettres rouges dans la colonne C. Les expéditeurs inconnus n ont pas des lettres. C = Candidat O = Relation professionnelle E = Employé (Utilisateur du Back-Office) Quand un expéditeur se trouve dans la base de données, mais qu il n a pas de lettre, c est probablement parce qu il a utilisé une adresse e-mail alternative. Au paragraphe 7.2.7 le manuel pour montrera comment ajouter des adresses e-mails alternatives à une relation professionnelle. Pour les relations professionnelles dont l adresse est connue, les emails seront automatiquement enregistrés dans leur dossier. Vous avez donc la possibilité de le supprimer du gestionnaire d email. Les emails des expéditeurs qui ne se trouvent pas dans votre système ne seront pas enregistrés dans le dossier, à moins que vous le fassiez vous-même. N.B. Quand l expéditeur d un message n est pas connu, vous pouvez le créer étant nouveau contact dans le gestionnaire d email. Ceci est décrit au paragraphe 7.2.9. Email privé Quand vous mettez un message reçu en privé, vous voyez la lettre P dans la colonne C. Vous êtes alors la seule personne à voir ce message. Vos collègues ne pourront pas visualiser le détail dans le dossier. N.B. Au paragraphe 7.2.7 nous expliquons comment mettre un email en privé. 5
7.2.1 REDIGER ET ENVOYER UN EMAIL Rédiger un nouveau message Cliquez sur message pour ouvrir la fenêtre Nouveau message ; Rédiger votre email 6
Cliquez sur Destinataire pour sélectionner l'adresse email de l'un de vos collègue ou sélectionner une adresse à qui vous avez déjà écrit ou présent dans votre Carnet d'adresses. Cliquez sur «Envoyer». N.B. La fonction des boutons s accorde en grande partie avec celui de traitement de texte régulier. Sélectionner un contact présent dans la base (Candidat / Relation professionnelle) Cliquez sur Message ; Cliquez sur Destinataire pour ouvrir le Carnet d adresses ; Remplissez le nom (une partie du nom) du destinataire dans le champ à côté de Rechercher ; Cliquez sur Entrée ou cliquez sur le bouton à côté du champ ; Cliquez sur le contact dans la fenêtre de gauche pour le sélectionner. La personne sera déplacée dansla fenêtre à de droite. Vous pouvez sélectionnez plusieurs personnes ; Cliquez sur Insérer pour insérer la personne ou les personnes sélectionnée (s) ; fermez le Carnet d adresses. 7
Utiliser la salutation automatique Attention : Vous pouvez utiliser la salutation automatique quand le nom complet du destinataire se trouve dans votre système. Cliquez sur Message ; Cliquez sur Formel ou Informelle ; Contrôlez si le titre est juste. Si le titre n est pas juste, cliquez sur Aucun. Vous pouvez alors l ajouter manuellement. Utiliser une autre salutation automatique Cliquez sur Message (pour créer un nouveau message) ; Cliquez sur ; Sélectionnez la salutation que vous voulez utiliser ; 8
Utiliser la signature automatique Si on l'éaquipe OTYS a paramétré une signature automatique, celle-ci apparaîtra automatiquement lorsque vous rédigez un nouvel email. Si cela n est pas le cas, vous pouvez vous-même en régler une. Voir paragraphe 7.3.1 (Options automatiques) Utiliser Modèle de message Cliquez sur Message ; Sélectionnez un modèle de message dans le menu Modèle de message ; Modifier éventuellement le modèle de message. Demande d accusé de réception au destinataire Cliquez sur Message (pour ouvrir la fenêtre Nouveau message) ; Cochez Confirmation. Enregistrer d emails temporairement Cliquez sur Message (pour aller au Nouveau message ) ; Cliquez sur Brouillon ; (l email est enregistré dans le dossier Brouillons) ; 9
Envoyer l email Cliquez sur Message (pour aller au Nouveau message ) ; Rédiger votre message ; Cliquez sur Envoyer. Envoyer l email de manière différée Cliquez sur Message ; Cliquez sur Envoi différé ; Sélectionnez la date et l heure que vous souhaitez envoyer le message ; 7.2.2 LISTES DE DIFFUSION Créer une liste de diffusion Cliquez sur Listes de diffusion ; Cliquez sur Nouveau groupe ; Remplissez les champs ; Ajoutez des membres ; Modifier la liste de diffusion Cliquez sur Listes de diffusion ; Double-cliquez sur la liste de diffusion ; Modifiez les données ; Supprimer la liste de diffusion Cliquez sur Listes de diffusion Double-cliquez sur la liste de diffusion. ; Cliquez sur Supprimer (le programme vous demande de confirmer). 10
Ajouter des candidats (du système) Cliquez sur Listes de diffusion ; Double-cliquez sur la liste de diffusion ou Nouveau groupe ; Cliquez sur Candidats ; Chercher les candidats souhaités par l aide de OTYS Match ; Cochez les candidats que vous voulez ajouter ; Cliquez sur Insérer. Ajouter une personne à la liste de diffusion Cliquez sur Listes de diffusion ; Double-cliquez sur la liste de diffusion ou cliquez sur Nouveau Groupe ; Cliquez sur Rechercher des personnes ; Sélectionnez le type de personne que vous voulez ajouter dans le menu Chercher dans ; Remplissez le nom ou la partie de l adresse email dans le champ à ; Cliquez à la fenêtre de gauche sur les personnes que vous voulez ajouter (ces personnes seront sélectés et déplacés à la fenêtre de droite ; Répétez les étapes si nécessaire ; Supprimer un ou plusieurs membres de la liste de diffusion Cliquez sur Listes de diffusion ; Double-cliquez sur la liste de diffusion ; Cochez un ou plusieurs membres dans la colonne S ; Cliquez sur Supprimer des membres. 7.2.3 DESINSCRIPTION En bas de votre newsletter vous trouverez un lien avec lequel le destinataire peut indiquer de ne plus vouloir recevoir des newsletters. Le contact est alors intégré dans la liste de désinscription. Voir la liste de désinscription Cliquez sur Listes de diffusion ; Cliquez sur Liste de désinscription ; Utilisez éventuellement la barre d outils de recherche. N.B. : L utilisation de la barre de recherche est expliquée à la fin de ce manuel Retirer un contact de la liste de désinscription Quand un contact indique être à tort sur la liste de désinscription, vous pouvez le retirer. Cliquez sur Listes de diffusion ; Cliquez sur Liste de désinscription ; Double-cliquez sur la personne dont il s agit ; Cochez Ignorer cette adresse de messagerie ; 11
Attention : Utilisez cette option uniquement si le destinataire a indiqué vouloir recevoir vos mails. 7.2.4 AJOUTER UN MODELE DE COURRIER Cliquez sur Paramètres ; Cliquez sur Modèles email ; Cliquez sur Nouveau ; Remplissez les champs souhaités. Cochez Disponible pour tous les consultants lorsque vous voulez que vos collègues l utilisent également ; N.B. La fonction des boutons se correspond en grande partie avec celui d un traitement de texte régulier ; 12
7.2.5 EMAIL ENTRANT ET DOSSIERS Supprimer un message Double-cliquez sur le message ; Cliquez sur Supprimer (le programme vous demande de confirmer). Supprimer plusieurs messages en même temps Cochez les messages. Pour cocher tous les messages veuillez cochez la case ci-dessus la colonne de sélection S ; Sélectionnez dans le menu Déplacer vers l option Eléments supprimés ; Cliquez sur Ajouter des dossiers derrière le menu. Cliquez sur le champ au dessous de Nouveau dossier ; Tapez le nom du dossier que vous voulez ajouter ; Cliquez sur à droite du champ. Déplacer un email dans un dossier Cochez le message à déplacer (Vous pouvez cochez plusieurs messages en même temps) ; Sélectionnez le dossier souhaité dans le menu Déplacer vers ; Cliquez sur. 13
Supprimer des dossiers Double-cliquez sur le dossier ; Cliquez sur (programme vous demande de confirmer) N.B. Vous pouvez uniquement supprimer des dossiers que vous avez ajouté vous-même. Modifier le nom du dossier Double-cliquez sur le dossier ; Remplissez au champ nom, le nom souhaité ; Cliquez sur. N.B. Vous pouvez seulement supprimer des dossiers que vous avez ajouté vous-même 7.2.6 MARQUER UN EMAIL Marquer un email comme Important, A faire, Plus tard, Fait, En attente ou Personnel Double-cliquez sur le mail que vous voulez marquer ; Sélectionnez un des drapeaux dans la fenêtre ( Important, A faire, Plus tard, Fait, En attente, Personnel ) ; Attention : Avec les drapeaux en haut, dans la fenêtre de vue d ensemble vous ne pouvez pas marquer des emails. Ces sont des filtres vous permettant de visualiser tous les emails Importants par ex.. N.B. Il n est pas nécessaire de cliquez sur Enregistrer. Le marquage sera automatiquement enregistré. 7.2.7 EMAIL ET DOSSIER Mettre un email reçu en privé Tous les emails des expéditeurs qui se trouvent dans le système sont enregistrés dans le dossier. Dans certains cas ça peut être souhaitable que tout le monde ne peut pas voir un message particulier. Vous avez la possibilité de mettre vos messages en privé, pour être la seule personne à le voir. Cliquez sur le dossier souhaité dans la fenêtre de gauche ; Double-cliquez sur le message ; Cochez Privé. 14
Mettre des éléments envoyés en Privé Cliquez sur Eléments envoyés dans la fenêtre de gauche ; Double-cliquez sur le message ; Cochez Privé (la lettre P apparaîtra dans la troisième colonne). Supprimer privé Double-cliquez sur le message dans votre gestionnaire d email ; Cochez encore une fois Privé pour le supprimer (la lettre P disparaîtra de la troisième colonne). Ajouter une adresse email alternative à votre candidat ou relation Quand un candidat connu ou une relation connue vous envoie un mail à partir d une adresse email qui n est pas dans le système, le message ne sera pas enregistré dans le dossier. Si vous souhaitez que ces messages soient également enregistrés dans le dossier, vous pouvez ajouter une adresse email au candidat ou à la relation. Des messages de deux adresses vont être enregistrés dans le dossier. Cliquez sur ; Modifiez éventuellement le nom dans le champ Rechercher pour chercher ; Cliquez dans la fenêtre de gauche sur l adresse avec laquelle le candidat/relation trouve dans le système ; 7.2.8 FILTRE DE SPAM Le gestionnaire d email dispose d'un filtre de spam. Des mails venant des spam seront immédiatement reconnus et déplacés vers le dossier de «éléments indésirables». Il peut arriver que des mails venant d'expéditeurs fiables, passent à travers le filtre de spam. Si c'est le cas, cela signifie qu'ils répondent à certains critères du filtre de spam. Pour que le filtre antispam soit optimal, le gestionnaire d email vous permet d'enregsitrer vous-même des éléments à envoyer directement à votre courrier indésirable, ou à considérer comme fiable un expéditeur qui aurait été déplacé vers le courrier indésirable. Vous pouvez ajouter des expéditeurs non désirés sur le Expéditeurs indésirables (Blacklist). Des emails venant des adresses et domaines qui se trouvent ici, tomberaient toujours dans le dossier de spam. Des expéditeurs fiables peuvent être ajoutés aux Expéditeurs fiables (Whitelist). Des mails venant des adresses et domaines qui se trouvent ici, n'iront jamais dans le dossier courrier indésirable. Attention : Le mail dans le dossier de spam sera automatiquement supprimé sur une base régulière. Il est donc important de contrôler toutes les semaines le dossier de spam pour s'assurer que d autres mails ne sont pas considérés à tort comme spam. Etant donné que l email dans le dossier d email sera automatiquement supprimé, vous n'aurez pas besoin de le faire manuellement. Si vous l'avez fait manuellement, le courrier sera transféré dans le dossier «éléments supprimés», dans lequel il restera encore 3 mois. 15
Déplacer d emails de certains expéditeurs vers le dossier de spam (Expéditeurs indésirables) Cliquez sur Paramètres ; Cliquez sur Expéditeurs indésirables ; Cliquez sur Nouveau ; Remplissez l adresse email ou domaine (par exemple. @inbox.fr ), duquel vient le mail indésirable ; Attention : La modification prendra environ une heure avant d'être opérationnelle. Définir un expéditeur comme fiable Cliquez sur Paramètres ; Cliquez sur Expéditeurs fiables ; Cliquez sur Nouveau ; Remplissez l adresse email ou domaine (par exemple. @inbox.fr ), duquel l email ne doit jamais être considéré comme spam ; Attention : La modification prendra environ une heure avant d'être opérationnelle. 16
Adapter ou supprimer des éléments du dossier Expéditeurs indésirables /Expéditeurs fiables Cliquez sur Paramètres ; Cliques sur Expéditeurs indésirables ou Expéditeurs fiables ; Double-cliquez sur l élément que vous désirez adapter ou supprimer ; Adaptez éventuellement les données ; Cliquez sur Supprimer pour supprimer ou Enregistrer pour enregistrer les modifications. 7.2.9 CREER UN CANDIDAT / CONTACT PROFESSIONNEL DEPUIS UN EMAIL Si vous recevez un mail d un contact qui n est pas dans le système OTYS, vous pouvez l'ajouter à partir du gestionnaire d email. Vous pouvez créer cecontact en tant que candidat (Gestionnaire de candidats) ou en tant que contact professionnel (Gestionnaire de relations professionnelles). Au paragraphe 7.2 le manuel vous explique comment savoir si un candidat est connu du système OTYS. Savoir si un expéditeur est connu Des messages provenant des expéditeurs connus sont marqués par des lettres rouges dans la colonne C. Quand l'expéditeur se trouve dans le système OTYS, mais qu'il n'y a pas delettre dans la colonne, c'est probablement qu'une adresse e-mail alternative a été utilisée. Il est alors judicieux pour pouvoir rediriger le mail dans le dossier du contact / candidat d'ajouter cette adresse email. Double-cliquez sur le message de l expéditeur ; Cliquez sur ; Adaptez éventuellement le nom dans le champ Rechercher et cliquez sur Rechercher ; Les adresses e-mails venant probablement du même expéditeur apparaissent dans la partie gauche de la fenêtre. Quand l expéditeur se trouve déjà dans le système vous pouvez ajouter une adresse email alternative. Cliquez éventuellement dans la fenêtre à gauche à l adresse avec laquelle le candidat/ ou la relation se trouve dans le système d OTYS. 17
Créer un candidat avec Textkernel Vous pouvez gagner du temps en utilisant Textkernel. En outre, l information dans votre base de données sera plus complète. Une extraction de Textkernel vous permettra d'avoir : Le CV original dans le dossier du candidat. vous pouvez facilement trouver et faire des matching par l aide des mots clés. Des coordonnés reconnues et intégrées dans le système. Il vous suffit de les contrôler. Formation et expérience sont reconnues et mis dans le système. Si vous voulez créer un CV commercial, il vous suffit de contrôlez l information. Certains critères de matching sont reconnus et intégrés. Vous aurez également la possibilité d ajouter des informations vous-même. N.B. Comme Textkernel reconnaît des informations basées sur des CV-standards, il peut arriver que le système ne trouve pas quelques parties du cv. Les informations non correctes peuvent être modifiées ou ajoutées manuellement. En outre, le cv original sera ajouté dans le dossier. Ouvrez l email de l expéditeur que vous voulez créer comme candidat ; Cliquez en haut à gauche sur Candidat ; ( ) Cochez Lancer Textkernel ; Sélectionnez dans le menu le CV de l annexe de l email ou bien sélectionnez l option il n y a aucun CV ; Cliquez sur OK. Une nouvelle fenêtre apparaîtra avec le CV original en gauche de la page et à droite une proposition d extraction du CV. Modifiez éventuellement les données à la fenêtre de droite ; Cliquez sur Intégrer ou accepter Attention : Vous serez basculé directement dans le gestionnaire de candidats. Ceci est décrit dans le paragraphe 12.2.1. N.B. Vérifiez bien l onglet Informations personnelles, il contient les coordonnées du candidat. 18
Créer un candidat manuellement Ouvrez le Gestionnaire d email ; Cliquez sur Candidat ; Remplissez les champs ; Sélectionnez dans le menu l option Il n y a aucun CV ; Cliquez sur OK. 7.2.10 CHERCHER ET TRIER VOS EMAILS Chercher des données par l aide de champs de recherches Le gestionnaire d email dispose d un champ de recherche pour pouvoir trouver plus rapidement des données. Avec ceci vous pouvez chercher dans des dossiers, mais aussi par mot-clé ou par code. Sélectionnez ou remplissez le critère de recherche ; Cliquez sur ; Effacez éventuellement le critère de recherche en cliquant sur. 19
Trier des mails par l aide d une des colonnes Cliquez sur le titre de la colonne sur laquelle vous voulez trier l email. 7.3 PARAMETRES N.B. La fonction des boutons s accorde en grande partie avec celui de traitement de texte régulier. Régler le son dans les mails entrants Cliquez sur Paramètres ; (voir capture d écran) ; Sélectionnez l onglet Général ; Sélectionnez dans le menu Notification d émail reçu le son souhaité. Si vous ne préférez pas entendre de son, sélectionnez l option ---- dans le menu. Adapter le nombre de messages dans la fenêtre Cliquez sur Paramètres ; Sélectionnez l onglet Général ; Remplissez dans le champ Messages par page le nombre de messages souhaité ; Ajouter des adresses emails au carnet d adresses personnel Cliquez sur Carnet d adresses (voir capture d écran) ; Cliquez sur Nouveau contact ; 20
Remplissez les champs ; Cliquez sur Enregistrer Attention : Vos collègues ne peuvent pas voir les adresses emails ajoutées ici. Les adresses qui se trouvent dans le système seront automatiquement ajoutés au carnet d adresses général. Utiliser plusieurs adresses dans le gestionnaire d email Cliquez sur Profils d Envoi (voir capture d écran) ; Cliquez sur Nouveau profil (une nouvelle fenêtre s ouvre) ; Remplissez les champs ; Donner des droits aux collègues pour votre messagerie Cliquez sur Paramètres ; Cliquez sur Droits ( ); Sélectionnez dans le menu la part de votre messagerie à laquelle vous voulez accorder des droits, Sélectionnez dans le menu le collègue à qui vous voulez accorder des droits. Pour tous les collègues cliquez sur Tous ( ); Cliquez à gauche sur le (s) droit(s) que vous voulez accorder ; Le droit sélectionné apparaîtra à la fenêtre de droit et est donc accordé. Vous pouvez supprimer le droit en cliquant encore une fois dans la fenêtre de droit. 21
Ajouter une liste de diffusion Cliquez sur Listes de diffusion ( ) ; Cliquez sur Nouveau groupe ; Remplissez le nom, description et objet. 7.3.1 OPTIONS AUTOMATIQUES Cliquez sur Paramètres ; Cliquez sur Général ( ) ; Cochez la salutation souhaitée ; Modifiez éventuellement la salutation ; Régler le texte de la salutation Cliquez sur Paramètres ; Régler la salutation en cliquant sur le champ après Formel ou Informel et modifiez ; Cliquez sur Enregistrer ; Régler ou modifier la signature automatique Cliquez sur Paramètres ; Cliquez sur Général ; Cliquez sur la partie basse de la fenêtre ; Attention : Si la fenêtre n a pas encore du texte il faut cliquez sur la partie haute de la ligne pour pouvoir le rédiger. Créez la signature standard ou modifiez la signature ; 22
Régler ou modifier la signature alternative Cliquez sur Paramètres ; Cliquez sur Général ; Remplissez le nom de la signature dans le champ Nouvelle Signature ; Cliquez sur Créer (La nouvelle signature apparaîtra dans le menu Signature ) Cliquez sur la partie basse de la fenêtre ; Créez votre signature alternative ou modifiez la signature ; Ajouter un filtre Par l aide des filtres, vous pouvez automatiquement trier votre mail. Un filtre fait un scan de tous les mails entrants et les déplacent vers un dossier par l aide des caractéristiques que vous avez rempli. Cliquez sur Paramètres ; Cliquez sur Filtres email ; Cliquez sur le bouton Nouveau filtre ; 23
exemple : Placer les messages qui contiendront un mot dans les éléments supprimés. Indiquez le nom de votre filtre. Etape 1 Si l'élément contient un mot commun, Etape 2 : Placez le message dans un dossier > Eléments supprimés Ajouter une réponse automatique Cliquez sur Paramètres ; Cliquez sur Réponse Automatique ; Sélectionnez Démarrer dans la barre la plus haute ; Sélectionner le période dans lequel la réponse sera automatiquement envoyée ; Réglez la réponse automatique (y compris l objet) ; Transférer des emails entrants automatiquement vers une autre adresse email Cliquez sur Paramètres ; Cliquez sur Transfert automatique ; Cliquez sur Nouvelle adresse de transfert ; Tapez dans le champ au dessous de adresse email l adresse vers lequel le mail doit être transférer ; 24
Arrêter ou adapter le transfert automatique Cliquez sur Enregistrer Cliquez sur Transfert automatique ; Double-cliquez sur l adresse ; Modifiez éventuellement les données ; Cliquez sur Supprimer pour supprimer l adresse (Le programme vous demande de confirmer) ou cliquez sur Enregistrer pour enregistrer les modifications. 25
7.4 DESCRIPTION DES BOUTONS 7.4.1 VUE D ENSEMBLE BOUTON ELEMENT DESCRIPTION Message Ouvre une fenêtre pour rédiger un nouveau message Listes de diffusion Paramètres Carnet d adresses Envoi/réception Profils Modèle de document Support OTYS Today Chercher Supprimer critère de recherche Mot clef Dossier objectif pour rechercher Sélectionner type d email pour chercher Marquage des drapeaux Nouveau dossier Ouvre une fenêtre avec des listes de diffusion Ouvre les paramètres Ouvre le carnet d adresses Envoie et reçoit l email de et au serveur d email Ouvre les profils Partie du gestionnaire de document Ouvre la fenêtre de support Ouvre OTYS Today Exécute la requête Supprime le critère de recherche Remplissez un mot clef pour la recherche Détermine dans quel dossier la recherche sera faite Détermine sur quel type d email la recherche sera faite Trier mail par les marquages assignés Ajoute un nouveau dossier Sélectionne tout Déplacer vers Options Sélection Colonne de marquage Type de contact Pièce jointe Sélectionne tous les mails Déplace le mail sélectionné au dossier indiqué Exécute l action avec le mail sélectionné Sélectionne l email Montre le marquage assigné à l email Montre de quel type de contact il s agit Montre si l email contient d une pièce jointe 26
Expéditeur/Destin ataire Objet Reçu/Envoyé Montre le destinataire Montre l objet du message Montre la date et l heure sur laquelle le message a été reçu/envoyé 7.4.2 NOUVEAU MESSAGE BOUTON ELEMENT DESCRIPTION Envoyer Envoi le message Envoi différé Salutation Paramètres de salutation Support OTYS Today Confirmation Langue Destinataire Carbon Copy Copie caché Fichier Objet Modèle de message Profil Ouvre la fenêtre pour envoyer le message plus tard Sélectionne la salutation automatique Ouvre les paramètres pour la salutation automatique Ouvre la fenêtre de support Ouvre OTYS Today Détermine si on demande de confirmation de réception au destinataire Sélectionne la langue pour le vérificateur d orthographe Remplissez ici le nom du destinataire Remplissez le nom des destinataires qui doivent recevoir une copie du message Remplissez le nom des destinataires qui doivent recevoir une copie sans que les autres destinataires le voient Ouvre une fenêtre sur laquelle on peut ajouter un fichier Remplissez l objet de votre newsletter Sélectionnez éventuellement un modèle de message Sélectionnez éventuellement un 27
Enregistrer le brouillon Utilisation HTML Insérer un fichier profil Enregistre les mails comme brouillon Détermine si le message est en HTML Ajoute un lien vers un fichier 7.4.3 MESSAGE BOUTON ELEMENT DESCRIPTION Toile d araignée Ouvre la fenêtre avec les adresses emails alternatives de l expéditeur Candidat Ouvre la fenêtre pour entrer l expéditeur comme candidat Relation Ouvre la fenêtre pour entrer l expéditeur comme relation Répondre Ouvre un nouveau message adressé à l expéditeur Répondre à tous Ouvre un nouveau message adressé à l expéditeur et les autres destinataires Transférer Ouvre une copie du message Support Ouvre la fenêtre de Support OTYS Today Ouvre OTYS Today Print HTML Drapeaux de marquage Déplacer vers Exécuter Tâche Rappel Supprimer Print HTML Cliquez ici sur le marquage souhaité Sélectionne le dossier vers lequel vous voulez déplacer le message Déplace le message vers le dossier sélectionné Ouvre une tâche qui est lié au message Ouvre un rappel qui est lié au message Supprime le message Ouvre la fenêtre pour imprimer. 28
7.4.4 PARAMETRES BOUTON ELEMENT DESCRIPTION Paramètres Ouvre les paramètres généraux Modèles email Ouvre un champ pour rédiger un modèle email Filtres email Ouvre un champ pour régler des filtres Réponse Ouvre un champ pour automatique Expéditeur fiables Ouvre la liste des Expéditeurs fiables Expéditeurs indésirables Ouvre la liste des Expéditeurs indésirables Droits Ouvre un champ pour instituer des droits Enregistrer Enregistre les Transfert automatique Format préféré Afficher l aperçu Nombre des messages par page Notification d email reçu Salutation automatique Signature Supprimer Signature alternative modifications Ouvre une fenêtre pour régler le transfert automatique Règle le format préféré des messages Détermine si on affiche un aperçu de l email Détermine le nombre des messages à afficher par page Fait entendre le son de notification Règle la salutation automatique Sélectionne la signature qui peut être modifié Supprime la signature sélectionnée Ajoute une signature alternative 29