Informations sur l utilisation du webmail du CNRS Webmail du CNRS Manuel Utilisateur V1.0 Octobre 2012
Table des matières Généralités... 2 Navigateurs testés... 2 Internet Explorer... 2 Firefox... 3 Connexion... 4 Courrier... 5 Lecture d un message... 6 Créer un nouveau message... 6 Accéder à une autre boite... 8 Calendrier... 10 Ajout de calendriers d autres utilisateurs... 11 Créer un rendez-vous avec invitations... 12 Contacts... 13 Taches... 14 Options... 14 Réponses automatique (message d absence)... 14 Smartphone... 15 Webmail du CNRS Page 1
Généralités L objectif de ce manuel est de vous donner des informations sur l utilisation de vote compte de messagerie national du CNRS depuis un navigateur internet. Il ne recense pas toutes les possibilités du webmail mais abordes celles qui sont les plus intéressantes. L accès au webmail s effectue via l adresse suivante : https://webmail.cnrs.fr La connexion au site est sécurisée Via cette interface, vous avez la possibilité d effectuer la plupart des opérations disponibles sur Oultook. Par contre, vous n avez pas accès aux messages archivés (fichier pst) Remarque : - N oubliez pas de fermer correctement votre session au webmail (en cliquant sur au haut à droite) lorsque vous avez fini de consulter vos messages. Cette remarque est surtout valable si vous utilisez un ordinateur partagé par plusieurs personnes. - Sur les smarphones, l utilisation du webmail n est pas recommandée. Il est préférable d utiliser la fonction de synchronisation des comptes de messagerie (ActiveSync) Navigateurs testés La plupart des navigateurs récents devraient permettre d utiliser le webmail. Cependant, il ne nous est pas possible de tester son fonctionnement sur chacun d entre eux, pour chacune des versions et tous les systèmes d exploitation. Nous avons donc fait des tests sur les deux navigateurs les plus utilisés actuellement : - Internet explorer qui est disponible sur l ensemble des PC sous windows (cela représente la majorité des équipements en France) - Firefox qui est le navigateur le plus utilisé sur tous les systèmes d exploitation (Windows, Mac OS, Linux) Internet Explorer Le webmail fonctionne sur les deux dernières versions d Internet Explorer (8 et 9). Lors de la première connexion au webmail sur un pc, le site propose d installer des composants supplémentaires et d approuver le site comme site de confiance. Ces opérations ne peuvent être faites que si vous êtes administrateur du poste et ont pour but d améliorer le travail avec le webmail. Webmail du CNRS Page 2
Même si vous n autorisez pas ces changement, vous pouvez accéder au webmail. Firefox Compte-tenu du rythme de changement de version de firefox (une version toute les 6 semaines), nous avons vérifié son fonctionnements des versions 11 à 15 (dernière version connue lors de la rédaction de ce document). Nous avons constaté un problème de connexion dans un cas spécifique (une demande de correction de ce problème est en cours) : Si la fenêtre suivante reste affichée plus de 15 secondes Il faut désactiver temporairement le plugins java SE de firefox. Pour cela, il faut aller dans le menu de gestions des modules complémentaires de firefox Puis désactiver le plugin Java SE En réactualisant la page du webmail, vous devriez avoir presque instantanément la fenêtre suivante Webmail du CNRS Page 3
En cliquant sur «suivant», pour atteindrez la page de connexion. Rem : N oubliez pas de réactiver le plugins après la consultation de votre messagerie. Connexion Après avoir tapé l adresse https://webmail.cnrs.fr dans votre navigateur, la fenêtre de connexion s affiche Saisissez votre nom d utilisateur et votre mot de passe. Pour les utilisateurs des délégations, il faut saisir votre nom de connexion de session et votre mot de passe. La première fois que vous vous connecterez au webmail, on vous demandera si vous souhaitez changer votre langue d affichage ainsi que le fuseau horaire de l endroit où vous êtes. Ces informations ne seront plus demandées par la suite. Vous devriez alors accéder à votre boite aux lettres Webmail du CNRS Page 4
Courrier Comme dans un client de messagerie classique, vos message non-lus sont en gras et leur nombre s affiche à côté de la boite de réception. Le message sélectionné s affiche dans la fenêtre de prévisualisation située à droite. Remarque : par défaut, le webmail affiche les messages par conversation et non par ordre d arrivée. Si vous souhaitez changer cela, il vous suffit d aller dans le menu «Affichage» et de cliquer sur «Utiliser Conversation» Webmail du CNRS Page 5
En passant la souris sur votre nom dans le menu de gauche, la taille de votre boite s affiche En cliquant avec le bouton droit de la souris sur un message, vous trouverez les actions rapides associées Lecture d un message En double-cliquant sur un message, celui-ci s affiche dans une nouvelle fenêtre dans laquelle on retrouve toutes les options classiques (répondre, transférer, ) Créer un nouveau message En cliquant sur «Nouveau» dans le menu du webmail, une nouvelle fenêtre s ouvre et vous permet de rédiger un nouveau message. Webmail du CNRS Page 6
Vous pouvez saisir directement l adresse mail de la personne à qui vous souhaitez écrire ou alors cliquer sur le champ «A» et sélectionner votre/vos destinataire(s) dans votre carnet d adresse ou dans la liste d adresses globale. Cette liste contient toutes les personnes ayant un compte sur le service de messagerie du CNRS (cela concerne le siège, les délégations et les instituts, ainsi que certains laboratoires) Vous pouvez faire des recherches en tapant le nom, puis la petite loupe Vous pouvez également afficher des listes d adresses préexistantes (listes pour chaque délégation) Webmail du CNRS Page 7
Accéder à une autre boite Si vous disposez d accès à une autre boite de messagerie (boites génériques, autres utilisateurs), vous pouvez ajouter la boite de réception dans votre webmail. Cliquez avec le bouton droit de la souris sur le nom du compte et sélectionner «Ouvrir la boite de réception d un autre utilisateur..» Une fenêtre s ouvre ; cliquer sur «Nom», Tapez le nom de la boite dans la case, puis sur la petite loupe pour rechercher la boite Webmail du CNRS Page 8
Sélectionnez la boite voulue (elle doit apparait en bas de la fenêtre), puis cliquer sur OK Le nom apparaitra dans la fenêtre, puis cliquer sur OK La boite sera alors visible dans le menu de gauche Webmail du CNRS Page 9
Il est possible ensuite d envoyer un message depuis la boite générique en cliquant sur le champ «De :» Calendrier Le webmail vous donne accès à votre calendrier. Il vous est donc possible de consulter vos rendez-vous, de les modifier, d en créer, d envoyer des invitations de réunion aux participants de celle-ci, voire de réserver une salle pour la réunion. Webmail du CNRS Page 10
Ajout de calendriers d autres utilisateurs Comme pour le courrier, vous avez la possibilité d afficher le calendrier d autres personnes dans votre webmail. Par défaut, vous pouvez voir la disponibilité de toutes personnes de la messagerie du CNRS. Chaque personne peut modifier ce paramètre (cf doc sur outlook) pour donner plus d informations (lieu, objet) ou aucune. Pour ajouter un calendrier, cliquer avec le bouton droit sur «Mes calendriers» et choisissez «Ajouter un calendrier..» Choisissez la personne (de la même manière que pour ouvrir une autre boite aux lettres) Le calendrier de la personne s affiche en plus du votre. Webmail du CNRS Page 11
Créer un rendez-vous avec invitations Pour créer un, il suffit de cliquer sur le bouton nouveau après avoir sélectionné «calendrier» dans le menu de gauche. Commencez par saisir les informations générales sur la réunion comme pour un rendez-vous normal Puis, allez dans l onglet «Assistant de planification». Vous avez alors la possibilité d ajouter des participants, ainsi que de sélectionner une salle de réunion (si elles ont été créées) Si un participant dispose d une boite aux lettres sur le système de messagerie du CNRS, vous pouvez taper son nom dans la case prévue à cet effet et appuyer sur la touche de saut de ligne (entrée). Le système devrait le retrouver automatiquement. En cas d homonymie, le nom se souligne en rouge, il suffit alors de cliquer avec le bouton droit de la souris sur le nom pour choisir le bon participant. Vous pouvez également taper l adresse mail du participant ou le choisir parmi vos contacts en cliquant sur Comme par défaut vous avez accès aux informations de disponibilités des personnes utilisant la messagerie du CNRS, vous verrez rapidement, si le créneau pour votre réunion est le meilleur. Webmail du CNRS Page 12
En cliquant sur «Envoyer», chaque participant reçoit une invitation, qu il peut accepter ou refuser. Vous êtes averti de leur choix. Si vous changer un éléments du rendez-vous (date, heure, )ou si vous le supprimé les autres participant seront automatiquement mis au courant. Contacts Le webmail permet de gérer vos contacts personnels. Webmail du CNRS Page 13
Taches Vous avez également la possibilité de gérer des tâches Options Différentes options sont disponibles en passant par le menu mais nous nous attarderons que sur 2 : Les réponses automatiques et un paramètre de sécurité concernant les smartphones. Remarque : L option «changer votre mot de passe» ne dit pas être utilisée car un autre système de gestion des mots de passe est utilisé au CNRS. Réponses automatique (message d absence) En choisissant cette option vous pouvez mettre en place un message qui sera envoyé automatiquement a toute personnes qui vous écrira durant votre absence. Webmail du CNRS Page 14
Il faut noter que l expéditeur ne recevra qu une seule fois le vôtre message d absence, même s il vous écrit plusieurs messages. Une fois cette option activée, il suffit de saisir le message que devrons recevoir les expéditeurs. Si vous n avez pas saisi de date/heure de fin, il faut désactiver cette option manuellement. Smartphone L usage des smartphone devant de plus en plus répandu, le système de message du CNRS permet de synchroniser votre compte de messagerie sur celui-ci. En cas de perte ou de vol de votre smartphone, vos messages risquent d être lus, voire on peut envoyer des messages en utilisant votre compte. Il est possible, via le webmail, de demander l effacement de votre smartphone à distance (dès qu une synchronisation sera effectuée par celui-ci). ATTENTION : si vous utilisez les applications de messagerie par défaut de votre équipement, celui-ci sera complétement effacé (retour aux paramètres d usines). N utilisez cette option qu en cas de perte ou de vol et pensez à faire régulièrement des sauvegarde des données (autre que la messagerie) de votre smartphone. Voici la procédure à utiliser pour effectuer cette opération Webmail du CNRS Page 15
Sélectionnez le téléphone et choisissez «effacement du périphérique» Un processus d effacement se met en place. Lorsque le téléphone se synchronise, l effacement a lieu vous recevez un message de confirmation Webmail du CNRS Page 16
Sur le webmail, l état a été modifié Comme indiqué dans le message que vous avez reçu, n oubliez pas de supprimer ce téléphone de votre liste des téléphones. Webmail du CNRS Page 17