Service de Messagerie évoluée Guide Utilisateur Novembre 2006 Messagerie évoluée Completel Guide Utilisateur 1
SOMMAIRE 1 LES POSSIBILITES DE MA MESSAGERIE...4 2 ACCES A MA MESSAGERIE DEPUIS MON LOGICIEL DE MESSAGERIE (POP/IMAP)...4 2.1 Configuration initiale...4 3 ACCES A MA MESSAGERIE SUR INTERNET (WEBMAIL)...6 3.1 Comment se connecter au Webmail...6 3.2 Boîte à lettres...7 3.3 Dossiers utilisateur...7 3.4 Composition et envoi de message...8 4 FONCTIONS AVANCEES...8 4.1 Modification de votre mot de passe...9 4.2 Personnalisation de votre compte...9 4.3 Groupes de diffusion...9 4.4 Alias de votre boite aux lettres...9 4.5 Consultation de vos autres boites aux lettres...10 4.6 Gestion des «indésirables»...10 4.7 Répondeur...10 4.8 Traitement des e-mails que vous recevez...11 4.8.1 Transférer vos e-mails vers une autre adresse...11 4.8.2 Notification sur une autre adresse e-mail...11 4.8.3 Envoyer une copie des messages que vous recevez sur une autre adresse e-mail...12 4.8.4 Trier automatiquement vos messages...12 4.8.5 Supprimer automatiquement certains messages...13 5 CONTACTS...13 5.1 Informations d ordre général...13 5.2 Catégories...13 5.3 Groupes de contacts...14 5.4 Fonctions de base...15 5.4.1 Création...15 5.4.2 Recherche...15 5.4.3 Affichage...16 5.4.4 Modification...16 5.5 Partage de contacts...16 5.5.1 Quels contacts partager?...16 5.5.2 Avec qui partager?...16 5.5.3 Comment partager?...16 5.5.4 Accès à des contacts partagés...17 5.6 Import/export...17 5.6.1 Importation de contacts dans le carnet d adresses...17 5.6.2 Exportation de contacts depuis le carnet d adresses...18 5.7 Accès aux contacts depuis d autres applications...18 6 ACCES A MA MESSAGERIE EN GPRS (ACCES WAP)...18 6.1 Comment se connecter au Webmail au format WAP...18 7 ACCES A MA MESSAGERIE PAR TELEPHONE...20 7.1 Paramétrage initial...20 Novembre 2006 Messagerie évoluée Completel Guide Utilisateur 2
7.2 Accès au serveur vocal...20 8 RECEVOIR MES E-MAILS PAR FAX...21 9 ETRE NOTIFIE PAR SMS DE L ARRIVEE D UN E-MAIL...22 10 TRANSFERER MES E-MAILS SUR MON PDA...23 10.1 Conditions minimum requises...23 10.2 Sélection des e-mails...23 10.3 Transfert des e-mails...23 10.4 Questions / Réponses...23 11 COMMENT BIEN GERER LE QUOTA DE MA BOITE AUX LETTRES...24 11.1 Accès Webmail...24 11.2 Accès en POP3...24 11.3 Accès en IMAP...25 Novembre 2006 Messagerie évoluée Completel Guide Utilisateur 3
1 LES POSSIBILITES DE MA MESSAGERIE Avec le service Messagerie évoluée de Completel, vous avez accès à votre messagerie en permanence : Depuis votre poste de travail, via votre logiciel de messagerie (Outlook, Eudora ) : pour accéder en temps réel à l ensemble des fonctionnalités de votre messagerie lorsque vous êtes à votre bureau. Depuis n importe quel PC connecté à Internet : pour accéder à l ensemble des fonctionnalités de votre messagerie, de n importe quel endroit de la planète. Par téléphone (fixe ou mobile) : pour écouter vos e-mails, y répondre ou envoyer des e-mails à vos principaux correspondants Par SMS sur votre téléphone mobile : pour être informé en temps réel dès réception d un e-mail important Sur votre PDA (PalmOS uniquement): pour y transférer vos e-mails et les consulter. Par Fax : pour recevoir vos e-mails par fax, y compris les fichiers joints (option non disponible dans Completude) 2 ACCES A MA MESSAGERIE DEPUIS MON LOGICIEL DE MESSAGERIE (POP/IMAP) 2.1 Configuration initiale Voici les paramètres à renseigner dans votre logiciel de messagerie pour pouvoir accéder à votre boite aux lettres évoluée: Serveur de courrier sortant (SMTP port 25): Serveur de courrier entrant: smtp.completel.net - Utilisation du protocole POP3 (port 110): pop.completel.net - Utilisation du protocole IMAP4 (port 143): imap.completel.net Identifiant / Mot de Passe : ils vous ont été communiqués par e-mail sinon, consulter l'administrateur de messagerie de votre société. Exemple de configuration POP3 sous Outlook Express: Novembre 2006 Messagerie évoluée Completel Guide Utilisateur 4
NOTA: Pour le relevé POP3 il est fortement conseillé de ne pas choisir l'option "conserver les messages sur le serveur", votre boite aux lettres serait très rapidement saturée (20 Mo en standard) et donc vous ne pourriez plus recevoir ni envoyer de nouveaux e-mails. Exemple de configuration IMAP4 sous Outlook Express: Novembre 2006 Messagerie évoluée Completel Guide Utilisateur 5
3 ACCES A MA MESSAGERIE SUR INTERNET (WEBMAIL) 3.1 Comment se connecter au Webmail Connectez-vous sur le site web : http://webmail.completel.fr Saisissez votre login et mot de passe (qui vous ont été communiqués par e-mail, sinon contactez l'administrateur messagerie de votre société). Vous êtes alors connecté sur votre compte Webmail et vous avez accès à l ensemble des fonctionnalités de votre messagerie : consulter, répondre, envoyer des e-mails Page d'identification: Novembre 2006 Messagerie évoluée Completel Guide Utilisateur 6
Page d accueil : La page d accueil est composée de 3 onglets principales : La Messagerie : permet de gérer votre compte de messagerie, de le personnaliser, de gérer des dossiers et d effectuer des recherches L Agenda : permettant de gérer vos rendez-vous (cf. Option Agenda Partagée Guide Utilisateur) Les Contacts : carnet d adresses, éventuellement partageable avec d autres utilisateurs 3.2 Boîte à lettres Une boîte à lettres se compose de plusieurs dossiers dans lesquels peuvent être classés les messages reçus et/ou envoyés. Parmi ces dossiers, certains sont les dossiers spéciaux : - le dossier Boîte de réception dans lequel arrivent automatiquement tous les nouveaux messages, - le dossier Messages envoyés dans lequel peut être stockée une copie des messages envoyés à partir du compte, - le dossier Messages supprimés dans lequel sont regroupés les messages d autres dossiers détruits par l utilisateur en attende de suppression définitive, - le dossier Brouillons dans lequel peuvent être stockés temporairement avant envoi des messages en cours d élaboration. 3.3 Dossiers utilisateur Pour classer vos messages et, plus généralement, gérer votre boîte à lettres, vous pouvez : - créer des dossiers, dits dossiers utilisateur, et des sous-dossiers de ces derniers, - déplacer tout message d un dossier ou sous-dossier- à l autre, Novembre 2006 Messagerie évoluée Completel Guide Utilisateur 7
- détruire des messages : les messages détruits sont déplacés dans le dossier messages supprimés - purger un dossier, ce qui a pour effet de détruire définitivement tous les messages qu il contient, - supprimer un dossier, ce qui purge le dossier et le supprime de la liste des dossiers composant la boîte à letrres. Les fonctions ci-dessus sont accessibles à partir de la commande Gérez vos dossiers. 3.4 Composition et envoi de message La composition d un message est accessible à partir de Nouveau Message selon les modalités suivantes: - Le message peut-être édité au moyen d un éditeur HTML ou d un éditeur basique (selon une option liée au profil du compte), - Il est possible de joindre au message édité un ou plusieurs fichiers quelconques, - L orthographe du texte saisi peut être vérifiée sur demande, Le message une fois édité peut-être envoyé : - à un ou plusieurs destinataires, - avec copie (CC) éventuellement secrète (BCC) à d autres destinataires, - au besoin, avec demande d accusé de réception. 4 FONCTIONS AVANCEES Un certain nombre de fonctions complémentaires sont offertes pour paramétrer et gérer un compte de messagerie. Ces fonctions sont accessibles à partir de Vos Préférences (rubrique Vos options) et sont décrites ci-après. Novembre 2006 Messagerie évoluée Completel Guide Utilisateur 8
4.1 Modification de votre mot de passe Nous vous conseillons de modifier le mot de passe qui vous a été attribué par votre administrateur, dès votre première connexion : Connectez-vous sur le web http://webmail.completel.fr Cliquez sur «Vos Préférences» dans la page d accueil Cliquez sur «Modifier votre Mot de Passe» Saisissez l ancien puis le nouveau mot de passe dans les zones indiquées Cliquez sur «Sauvegarder les préférences» pour valider votre nouveau mot de passe En cas de perte de votre mot de passe de votre boite aux lettres, votre administrateur de messagerie aura la possibilité de vous attribuer un nouveau mot de passe temporaire au travers de son interface d'administration. Nous vous conseillons alors de modifier votre mot de passe sitôt que vous avez retrouvé l'accès à votre boite aux lettres (voir procédure ci-dessus). 4.2 Personnalisation de votre compte Vous pouvez personnaliser un certain nombre d éléments de votre messagerie, à savoir : Votre nom : il est ajouté à chaque message en plus de votre adresse. Vous pouvez le modifier à tout moment. Votre signature : elle est ajoutée lorsque vous écrivez un message, à la fin du message. Vous pouvez la modifier à tout moment. La langue : vous pouvez choisir la langue utilisée pour votre accès webmail (français, anglais, espagnol, allemand, italien ). Page d accueil : vous pouvez choisir d afficher en première page tous les dossiers ou uniquement la boite de réception (choisissez «Gérer votre profil»). Pour cela, il vous suffit de cliquer sur «Vos Préférences» dans la page d accueil, puis de cliquer sur votre choix dans le menu «Personnaliser votre compte». 4.3 Groupes de diffusion Les groupes de diffusion vous permettent de regrouper plusieurs adresses e-mail sous un seul nom. Vous pouvez gérer jusqu'à 5 groupes de diffusion, et chaque groupe de diffusion peut contenir jusqu à 10 adresses e-mail. Pour gérer vos groupes de diffusion : cliquer sur «Vos Préférences» dans la page d accueil cliquer sur «Groupes de diffusion» dans le menu «Vos options» Vous pouvez alors créer, modifier ou supprimer des groupes de diffusion. 4.4 Alias de votre boite aux lettres Vous pouvez créer des alias sur votre boîte aux lettres, ceci vous permettant de communiquer des adresses différentes selon ce que vous souhaitez envoyer ou à qui vous l envoyer (par exemple votre adresse professionnelle standard, ou une adresse générique du type info@masociete.com). En créant un alias, vous aller pouvoir envoyer/recevoir des messages dans votre boîtes aux lettres par une ou plusieurs autres adresses e-mail. Lorsque vous écrirez un message, vous aurez le choix de votre adresse d'envoi. Pour créer un alias : Novembre 2006 Messagerie évoluée Completel Guide Utilisateur 9
cliquer sur «Vos Préférences» dans la page d accueil cliquer sur «les alias de votre boite aux lettres» dans le menu «Vos options» Vous pouvez alors créer, modifier ou supprimer des alias. 4.5 Consultation de vos autres boites aux lettres Cette rubrique vous permet de relever jusqu à 5 boîtes aux lettres distantes. Cela vous permet de centraliser la consultation de toutes vos boîtes aux lettres depuis votre messagerie Completel. Une fois vos accès paramétrés, vous pourrez les utiliser à partir de la liste des dossiers du menu. Pour paramétrer l accès à une autre boite aux lettres : cliquer sur «Vos Préférences» dans la page d accueil cliquer sur «relever vos autres boites aux lettres» dans le menu «Vos options» Vous pouvez alors créer, modifier ou supprimer des boites aux lettres. 4.6 Gestion des «indésirables» Ce système vous permet de ne pas recevoir les e-mails provenant de personnes que vous jugez "indésirables". Attention, les mails provenant des personnes inscrites dans cette liste seront automatiquement détruits. Pour ajouter ou supprimer des adresses e-mail dans la liste des «indésirables : cliquer sur «Vos Préférences» dans la page d accueil cliquer sur «gestion des indésirables» dans le menu «Vos options» Vous pouvez alors créer, modifier ou supprimer des boites aux lettres. 4.7 Répondeur Le répondeur vous permet de prévenir les personnes qui vous écrivent que vous êtes absent. Pour gérer votre répondeur : cliquer sur «Vos Préférences» dans la page d accueil cliquer sur «Répondeur» dans le menu «Vos options» Vous pouvez créer plusieurs messages pour votre répondeur, et lors de votre absence, vous choisirez celui que vous souhaitez activer. Pour créer un message, il vous suffit de saisir le texte, puis de cliquer sur «Enregistrer». Vous pouvez ensuite choisir quel message vous souhaitez utiliser par défaut (de base, c est le premier message qui est activé par défaut, mais vous pouvez changer en cliquer sur «changer» à coté du message que vous souhaitez activer par défaut). Lors de votre absence, vous devez activer votre répondeur. Pour cela, assurez vous que le message que vous souhaitez utilisé est bien le message par défaut. Puis cliquez sur «activer». A votre retour au bureau, pensez à désactiver votre répondeur, en cliquant sur «désactiver». NOTA : Le répondeur ne répond qu'une fois au même expéditeur durant une période de 7 jours. Passé ce délai de 7 jours, une nouvelle réponse lui sera envoyée dés la réception d'un mail. Le fait de désactiver et réactiver le répondeur ne réinitialise pas cette période. Novembre 2006 Messagerie évoluée Completel Guide Utilisateur 10
4.8 Traitement des e-mails que vous recevez 4.8.1 Transférer vos e-mails vers une autre adresse Cette option vous permet de renvoyer tous les messages arrivant sur votre boîte vers une autre adresse e-mail. Attention: dans ce cas, les messages ne sont pas conservés dans votre boite aux lettres. Pour transférer l ensemble de vos messages : cliquer sur «Vos Préférences» dans la page d accueil cliquer sur «Faire suivre vos messages» dans le menu «Vos options» saisissez l adresse e-mail sur laquelle vous souhaitez transférer tous vos e-mails cochez la case «activé» cliquez sur le bouton «sauvegarder les préférences» Pour transférer uniquement certains e-mails : cliquer sur «Vos Préférences» dans la page d accueil cliquer sur «Gestion des filtres» dans le menu «Vos options» Définissez quels messages vous souhaitez transférer, en renseignant les champs «en-tête», «condition» et «critère». Cochez comme action la case «transférer à» et saisissez l adresse e-mail sur laquelle vous souhaitez recevoir vos messages Cliquez sur le bouton «Ajouter» 4.8.2 Notification sur une autre adresse e-mail Cette option vous permet d'être prévenu de l'arrivée de nouveaux messages sur une autre adresse e- mail tout en les conservant dans votre boîte aux lettres. Vous pouvez choisir la forme du message que vous recevrez: notification simple ("vous avez reçu un message"), notification courte (seuls l'expéditeur et le sujet du message vous seront indiqués) message complet Pour être notifié pour tous les e-mails que vous recevez : cliquer sur «Vos Préférences» dans la page d accueil cliquer sur «Notification sur mobile ou adresse e-mail» dans le menu «Vos options» saisissez l adresse e-mail sur laquelle vous souhaitez recevoir vos notifications cochez la case «activé» sélectionnez le type de notification que vous souhaitez recevoir cliquez sur le bouton «sauvegarder les préférences» Pour être notifié uniquement pour certains e-mails, vous devez ensuite : cliquer sur «Vos Préférences» dans la page d accueil cliquer sur «Gestion des filtres» dans le menu «Vos options» Novembre 2006 Messagerie évoluée Completel Guide Utilisateur 11
cliquer sur «le formulaire» Définissez pour quels messages vous souhaitez être notifié, en renseignant les champs «en-tête», «condition» et «critère» Cochez comme action la case «notifier à» et saisissez l adresse e-mail sur laquelle vous souhaitez recevoir vos messages Cliquez sur le bouton «Ajouter» 4.8.3 Envoyer une copie des messages que vous recevez sur une autre adresse e-mail Cette option vous permet de renvoyer tous les messages arrivant sur votre boîte vers une autre adresse e-mail, tout en conservant les messages dans votre boite aux lettres. Pour faire suivre tous les e-mails que vous recevez : cliquer sur «Vos Préférences» dans la page d accueil cliquer sur «Notification sur mobile ou adresse e-mail» dans le menu «Vos options» saisissez l adresse e-mail sur laquelle vous souhaitez recevoir vos notifications cochez la case «activé» sélectionnez comme type de notification «message complet» cliquez sur le bouton «sauvegarder les préférences» Pour faire suivre uniquement certains e-mails, vous devez ensuite : cliquer sur «Vos Préférences» dans la page d accueil cliquer sur «Gestion des filtres» dans le menu «Vos options» cliquer sur «le formulaire» Définissez pour quels messages vous souhaitez être notifié, en renseignant les champs «en-tête», «condition» et «critère» Cochez comme action la case «notifier à» et saisissez l adresse e-mail sur laquelle vous souhaitez recevoir vos messages Cliquez sur le bouton «Ajouter» 4.8.4 Trier automatiquement vos messages Si vous le souhaitez, vos messages (envoyés ou reçus) peuvent être automatiquement rangés dans les dossiers de votre choix. cliquer sur «Vos Préférences» dans la page d accueil cliquer sur «Gestion des filtres» dans le menu «Vos options» cliquer sur «le formulaire» Définissez quels messages vous souhaitez classer, en renseignant les champs «en-tête», «condition» et «critère» Cochez comme action la case «ranger dans» et sélectionnez le dossier dans lequel vous souhaitez classer vos messages Cliquez sur le bouton «Ajouter» Vous pouvez définir jusqu à 10 filtres (avec 2 conditions par filtre). Novembre 2006 Messagerie évoluée Completel Guide Utilisateur 12
4.8.5 Supprimer automatiquement certains messages Si vous le souhaitez, votre messagerie peut supprimer automatiquement certains messages que vous recevez. cliquer sur «Vos Préférences» dans la page d accueil cliquer sur «Gestion des filtres» dans le menu «Vos options» cliquer sur «le formulaire» Définissez quels messages vous souhaitez supprimer, en renseignant les champs «en-tête», «condition» et «critère» Cochez comme action la case «supprimer» Cliquez sur le bouton «Ajouter» Vous pouvez définir jusqu à 10 filtres (avec 2 conditions par filtre). 5 CONTACTS A chaque entrée du Carnet d Adresses est associé un ensemble de champs dont les valeurs sont définies par l utilisateur lors de l introduction d un nouveau contact dans le Carnet ou lors d une mise à jour ultérieure de celui-ci. 5.1 Informations d ordre général La première série de champs donne, outre la ou les adresses email associées à un contact, des informations de nature générale telles que : - Le nom et le prénom du contact, - Son entreprise, - Son adresse professionnelle et éventuellement privée, - Ses diverses coordonnées téléphoniques 5.2 Catégories Les contacts d un carnet d adresses peuvent être organisés par l utilisateur et classés dans des Catégories. Un contact peut être classé dans une catégorie et une seule. Novembre 2006 Messagerie évoluée Completel Guide Utilisateur 13
A titre d exemple, un contact peut être classé dans la catégorie «Clients», la catégorie «Fournisseurs» ou la catégorie «Privé». Les diverses catégories utilisables sont entièrement définies par l administrateur du système. L ensemble de ces catégories est structuré sous la forme d un arbre de profondeur maximale 3. On pourra ainsi parler de la catégorie «Clients>Produits>Export», sous-catégorie de la catégorie «Clients>Produits», elle-même sous-catégorie de la catégorie «Clients». Un contact placé par l utilisateur dans une catégorie appartient à cette catégorie et aux éventuelles catégories mères dans l arbre des catégories. La catégorie dans laquelle est placé un contact peut être choisie par l utilisateur lors de la création de ce contact. La valeur attribuée peut ensuite être modifiée sans contrainte. Par défaut, un contact n est lié à aucune catégorie. L utilisateur peut restreindre l ensemble des catégories utilisables en sélectionnant, à partir de celles définies par l administrateur le sous-ensemble correspondant le mieux à ses besoins : il sélectionne ainsi ses Catégories Préférées (à partir de la commande Options). Les catégories préférées sont alors celles proposées comme valeurs possibles du champ catégorie lors de la création d un nouveau contact ou lors de la recherche d un contact dans le carnet d adresses. 5.3 Groupes de contacts Il existe une seconde façon d organiser les contacts. Les contacts d un utilisateur peuvent être classées par lui non seulement en catégories, mais encore en groupes et sous-groupes de contacts. Le carnet d adresses est ainsi organisé selon une structure arborescente de profondeur maximale 2 : - au niveau 0, le groupe racine peut contenir des contacts et un nombre quelconque de groupes de niveau 1, - chaque groupe de niveau 1 peut à son tour contenir des contacts et un nombre arbitraire de groupes de niveau 2 ou sous-groupes, - Au niveau 2, les sous-groupes contiennent des contacts. Le groupe ou sous-groupe dans lequel doit être placé un contact est déterminé lors de la création de ce contact mais peut être modifié ultérieurement sans contrainte. Par défaut, un contact est créé dans le groupe racine. Un contact appartient au groupe dans lequel il a été placé ainsi qu à l éventuel groupe père dans l arbre et, dans tous les cas, au groupe racine. A la différence des noms de catégories, les noms des groupes et sous-groupes sont choisis entièrement par l utilisateur (commande Mes groupes de contacts sous la rubrique Options). Par ailleurs, et c est là une autre différence avec les catégories, les groupes de contacts constituent l unité de partage du carnet d adresses. Novembre 2006 Messagerie évoluée Completel Guide Utilisateur 14
5.4 Fonctions de base 5.4.1 Création La création de contact se fait sous une forme rapide (Ajout rapide) ou complète (extension de l opération Ajout rapide). Elle consiste à définir tout ou partie des divers champs associés au contact créé, notamment la catégorie et/ou le groupe auquel il est rattaché. Lors de la création d un nouveau contact, toute existence d un contact similaire est détectée. Deux contacts sont considérés similaires si leurs champs «nom» et «adresse email» sont identiques ou, lorsqu aucune adresse email n est précisée, leurs champs «nom» et «nom de société» sont identiques. En cas de doublon détecté, il est proposé de modifier le ou les contacts similaires déjà existants au lieu de créer un nouveau contact. Note : Les lettres accentuées ne sont pas prises en compte dans la recherche de contacts similaires 5.4.2 Recherche La fonction de recherche de contacts, sous sa forme Recherche rapide ou Recherche avancée, permet de sélectionner un sous-ensemble de contacts satisfaisant un ou plusieurs critères de recherche. On peut ainsi procéder à une recherche : - sur le nom du contact, - sur celui de son entreprise, - sur sa fonction, - sur son adresse email, - sur la catégorie et/ou le groupe de contacts auquel il appartient. Certains de ces critères peuvent être combinés, implicitement par l opérateur logique ET. On pourra ainsi recherche tous les contacts dont le nom commence par «Be» ET qui sont dans la catégorie «Clients>Export» ET qui font partie du groupe «Projets>ProjetX». Novembre 2006 Messagerie évoluée Completel Guide Utilisateur 15
Note : Lorsque l option Préparation email est sélectionnée, la fonction de recherche produit l ensemble des contacts disposant d une adresse email qui satisfont les critères de recherche et, en complément, fournit une aide à la composition de l en-tête d un mail destiné à l ensemble des contacts correspondants. 5.4.3 Affichage L affichage des listes que produit une recherche peut se faire ligne à ligne ou à l aide de vignettes, une ligne ou une vignette regroupant les valeurs des principaux champs associés à un contact (voir commande Mes préférences sous la rubrique Options). Par ailleurs, un simple clic sur le nom d un contact figurant dans la liste que produit une recherche provoque l affichage d une fenêtre donnant la valeur de tous les champs associés à ce contact. 5.4.4 Modification Il est possible, à partir de la fenêtre affichant l ensemble des champs associés à un contact, d éditer ce contact. Chacun des champs peut être modifié. Lors d une telle modification, la présence de doublon est à nouveau détectée. 5.5 Partage de contacts Option payante non disponible dans Completude. Un utilisateur peut, sur option, partager tout ou partie de ses contacts avec d autres utilisateurs. Via la commande Partage de contacts ou l icône, Il peut déterminer explicitement : - ce qu il partage, - avec qui il partage, - comment il partage. 5.5.1 Quels contacts partager? L unité de partage est le groupe (ou le sous-groupe) : tous les contacts figurant dans un groupe partagé et dans les éventuels sous-groupes qu il contient deviennent accessibles aux utilisateurs avec qui est partagé ce groupe. Par défaut, le groupe partagé est le groupe racine c est-à-dire l ensemble du carnet d adresses. 5.5.2 Avec qui partager? Il est possible de partager un groupe ou sous-groupe avec tout utilisateur de la plateforme à condition que celui-ci dispose aussi de l accès optionnel aux contacts partagés. Chaque bénéficiaire d un partage de contacts peut être indiqué : - Par sélection à partir de l annuaire, - Ou en indiquant explicitement son adresse email. 5.5.3 Comment partager? L utilisateur peut attribuer sélectivement différents droits d accès à chacun des bénéficiaires d un partage. Ces droits sont : a) Lecture : Dans ce cas, le bénéficiaire ne pourra que consulter le groupe auquel lui est donné accès. b) Ecriture : Le bénéficiaire pourra alors aussi modifier des contacts ou en créer de nouveaux dans le groupe auquel on lui donne accès. c) Administration : Dans ce dernier cas, en plus des possibilités ci-dessus, le bénéficiaire pourra partager à son tour avec d autres utilisateurs le groupe auquel lui est donné accès. Il pourra en outre y créer de nouveaux groupes ou sous-groupes. Novembre 2006 Messagerie évoluée Completel Guide Utilisateur 16
5.5.4 Accès à des contacts partagés Lorsqu un utilisateur dispose d un accès à tout ou partie des contacts d un autre utilisateur, l espace correspondant est vu par lui comme un carnet d adresse supplémentaire qu il pourra, selon les droits qui lui ont été attribués, consulter, modifier et au besoin administrer. Son carnet d adresses personnel ainsi que ce nouveau carnet d adresse deviennent alors accessibles au travers d onglets portant chacun le nom de leur propriétaire. Chaque onglet peut en outre donner accès à des fonctions repérées par des icônes particulières : - Icône : création d un nouveau contact dans le carnet correspondant, - Icône : fonction Partage de contacts pour le carnet, - Icône : fonctions d administration autorisées (import/export, création de groupes ). 5.6 Import/export 5.6.1 Importation de contacts dans le carnet d adresses Pour éviter de saisir à nouveau des contacts déjà enregistrés dans d autres applications, il est possible d importer des fichiers de contacts et de mettre à jour en conséquence le carnet d adresses. Cette opération est accessible à partir du menu Options, rubrique Import/Export. Différents formats de fichiers peuvent être importés : - Format Cartes de visite (.vcf), - Format Outlook Express (fichier de contacts créé avec Outlook Express), - Format d Outlook (fichier de contacts créé avec Outlook), - Format csv (champs séparés par des virgules ou points-virgules). Avant de suivre la procédure d importation décrite ci-dessous, il faut créer le fichier à importer soit en effectuant une exportation à partir d un logiciel de messagerie, soit en éditant un fichier au format csv. 5.6.1.1 Importation : étape 1 Il convient de procéder comme suit : - sélectionner le format du fichier à importer et en indiquer le nom, - choisir éventuellement le groupe ou sous-groupe de contacts dans lequel sera placé l ensemble des contacts importés (par défaut les contacts seront placés dans la racine), - si des catégories préférées ont été définis, choisir la catégorie dans laquelle seront placés, au choix, tous les contacts importés ou ceux pour lesquels le champ catégorie est vide, - valider. 5.6.1.2 Importation : étape 2 Après validation de l étape 1, le système indiquera : - le nombre de contacts pouvant être importés (et allant effectivement être importés), - le nombre de contacts erronés (adresses e-mail, numéros de téléphones invalides ) et ne pouvant donc pas être importés, - la présence éventuelle de doublons, - les éventuelles erreurs de format de fichier. Au cas où l importation d un contact conduit à la création d un ou plusieurs doublons dans le carnet d adresses, le système liste ces derniers et donne la possibilité d accéder directement à leur fiche descriptive pour effectuer d éventuellement modifications. Lorsqu aucune erreur n est signalée ou lorsque celles mentionnées sont jugées acceptables, il est possible de lancer l opération d importation en validant définitivement la demande. Novembre 2006 Messagerie évoluée Completel Guide Utilisateur 17
Au cas où le nombre d erreurs est trop important, il n est pas possible de valider l importation. Il est alors demandé à l utilisateur de corriger le fichier à importer avant de recommencer l opération. Après importation, un compte rendu indique le nombre de contacts effectivement enregistrés. 5.6.2 Exportation de contacts depuis le carnet d adresses A partir du menu Options, rubrique Import/Export, il est possible d exporter l ensemble du carnet d adresses en demandant la création d un fichier destiné à être ensuite importé dans une autre application.. Selon la langue utilisée dans le Webmail, ce fichier peut être de différents formats. Les formats principaux sont : - format Outlook avec diverses variantes, - format Outlook Express, - format csv, - format LDIF. A partir de la fiche détaillée d un contact, il est également possible de demander l exportation de ce contact uniquement. Le contact concerné pourra alors être exporté soit dans l un des formats ci-dessus, soit dans le format carte de visite (.vcf). 5.7 Accès aux contacts depuis d autres applications Le carnet d adresses de chaque utilisateur est compatible LDAP : on peut ainsi y accéder à partir d autres applications supportant ce protocole, en particulier depuis la plupart des logiciels clients de messagerie (Outlook ou équivalent). Un tel accès n est cependant possible que sur option. Si cette option est activée, l utilisateur trouvera à partir de Options sous la rubrique Accès distant à vos contacts LDAP, l ensemble des informations lui permettant de configurer le logiciel externe pour accéder à ses contacts à partir de ce dernier. 6 ACCES A MA MESSAGERIE EN GPRS (ACCES WAP) 6.1 Comment se connecter au Webmail au format WAP Connectez-vous depuis votre terminal sur le site : http://webmail.completel.fr/wpm/ Saisissez le même login et mot de passe que pour votre accès WebMail. Vous êtes alors connecté sur votre Boite aux lettres en Webmail sous un format lisible par votre terminal GPRS Page d'identification: Novembre 2006 Messagerie évoluée Completel Guide Utilisateur 18