Formation La messagerie électronique Outlook 2010 Laurent ROBIN
1 Paramétrer la boîte à lettres électronique (Outlook express) Création du compte - Lancer le client de messagerie Outlook 2010. - Cliquer sur l onglet Fichier. - Appuyer sur le bouton Ajouter un compte Il est préférable de configurer manuellement Outlook 2010, pour une adresse de type xxxxx@ac-clermont.fr 1
2 Boîte à astuces (envoyer et recevoir des messages) Choisir l adresse de l émetteur Créer un nouveau message Dérouler le menu de l émetteur Choisir l adresse d envoi La liste est active si plusieurs comptes de messagerie sont paramétrés Afficher la priorité du message Créer un nouveau message Choisir l importance à donner au message : - Faible - Normal - Haute Choisir le critère de diffusion : - Normal - Personnel - Privé - Confidentiel Afficher de tous les en-têtes (A, Cc, Cci) Créer un nouveau message Dérouler le menu Option Choisir Afficher les Champs Cci Compresser des fichiers à joindre Sélectionner les fichiers Dérouler le menu contextuel (clic droit) Sélectionner Envoyer vers Choisir Dossier compressé xxxxxxxx.zip 2
Demander un accusé de réception ou de lecture du message transmis Créer un nouveau message Dérouler le menu Options Choisir : Demander un accusé de réception Lorsque le message est réceptionné par le destinataire, le message suivant est reçu : Demander un accusé de lecture Utiliser des boutons de vote Créer un nouveau message Dérouler le menu Options Choisir le type de réponse que doit formuler le destinataire Pour personnaliser les éléments de réponses : Saisir les éléments entre [ ; ] Message expéditeur : Message destinataire : Gérer la remise des messages La réception d un accusé de réception, d un vote du destinataire, la réponse reçue peut être paramétrée : ou Créer un nouveau message avec un accusé de réception ou un vote Dérouler le menu Message Cliquer sur Indicateurs - Envoyer les réponses à une autre personne du carnet d adresse ou non - Envoyer une copie du message à une autre personne - Paramétrer le jour et l heure de l envoi - Marquer le message d une catégorie pour en assurer le suivi 3
Assurer le suivi des messages Chaque message peut faire l objet d un suivi. Un indicateur définit la nature et la date de l action de traitement. Les éléments marqués s affichent dans la barre de tâche. Effectuer un clic droit sur l indicateur du message Sélectionner personnaliser Chaque indicateur peut être personnalisé en fonction de : Choisir la nature du suivi Appel Ne pas transférer Assurer un suivi Pour information Transférer Aucune réponse nécessaire Lire Répondre Répondre à tous Révision Choisir le début du suivi et la date d échéance Insérer une alerte qui s affichera sur l écran à la date et l heure choisie Le message sera marqué avec les indicateurs comme ci-dessous : Cliquer avec le bouton gauche pour marquer le message lorsque l action est effectuée Afficher le calendrier pour visualiser toutes les actions de suivi paramétrées 4
3 La gestion du carnet d adresses Lancer Outlook 2010 Cliquer sur le bouton des contacts dans le volet de navigation Créer des nouveaux contacts Appuyer sur le bouton nouveau contact Saisir l identité du contact avec les informations utiles Enregistrer le contact Créer un groupe d envoi Appuyer sur le bouton nouveau contact Ajouter les membres À partir du carnet d adresse En créant un nouveau contact 5
4 Outlook et ENT Auvergne Les messages reçus sur l ENT Auvergne peuvent être redirigés vers l adresse électronique de son choix. Lancer l ENT Auvergne Dérouler le Menu Communication Choisir Gestion des filtres Dans la fenêtre suivante : Sélectionner l onglet Filtres Créer un nouveau filtre Dans la fenêtre suivante : Donner un nom au Filtre Appliquer le filtre à tous les messages Dérouler la liste des actions et choisir rediriger le message à Saisir l adresse de destination des messages à rediriger Sauvegarder 6
5 La personnalisation des messages Le papier à lettres et les thèmes constituent un ensemble d éléments de conception et de schémas de couleurs unifiés. Ils spécifient la police, les listes à puces, la couleur de l arrière-plan, les lignes horizontales, les images et d autres éléments de mise en forme à ajouter aux messages électroniques sortants. Pour améliorer la qualité des courriers électroniques, Créer un nouveau message (ce message sera supprimé après avoir réalisé les étapes suivantes). Personnaliser le message en choisissant une police, une liste à puces, une couleur d arrière-plan, des lignes horizontales, des images et autres éléments de mise en forme à inclure. Dérouler l onglet Fichier. Cliquer sur Enregistrer sous. Rechercher le dossier dans : C:\Documents and Settings\ «nomutilisateur»\applicationdata\microsoft \Stationery Nommer le fichier pour votre nouveau papier à lettres. Choisir le format de fichier html Enregistrer 7
Pour utiliser le thème par défaut Dérouler l onglet Fichier Appuyer sur le bouton Options Sélectionner les options de courrier Appuyer sur le bouton Papier à lettre et polices Appuyer sur le bouton Thème Choisir le thème créé Valider le choix Pour utiliser un autre thème Créer un nouveau message en utilisant Davantage de papier à lettre Choisir le thème à utiliser dans la boite de dialogue qui s ouvre 8
6 La signature des messages Créer un nouveau message Dérouler les options du bouton Signature Sélectionner Signatures Appuyer sur le bouton nouveau Donner un nom à la signature ❶ Associer le compte de messagerie à la signature sélectionnée ❷ Associer la signature aux nouveaux messages ❸ Associer la signature aux réponses et aux transferts ❹ Saisir les informations de la signature ❺ Valider À chaque nouveau message la signature associée au compte sera automatiquement insérée dans le message. Plusieurs signatures peuvent être associées au même compte 9
7 Les règles de courrier Dérouler le menu Accueil Sélectionner Règles de messages Choisir Créer une règle Création rapide Sélectionner les conditions de la règle Choisir les opérations à effectuer sur le message Création personnalisée Appuyer sur le bouton Paramétrer la (les) condition(s) de la règle ❶ Sélectionner une ou plusieurs conditions ❷ Préciser la condition ❸ Saisir ou modifier le critère de la condition ❹ Valider Paramétrer la (les) action(s) de la règle ❶ Sélectionner une ou plusieurs actions ❷ Préciser l action à réaliser ❸ Saisir ou Modifier le critère de l action ❹ Valider 10
Paramétrer la (les) exception(s) de la règle ❶ Sélectionner une ou plusieurs exceptions ❷ Préciser l exception à réaliser ❸ Saisir ou Modifier le critère de l exception ❹ Valider Nommer la règle Cocher les cases pour activer la règle et/ou pour l appliquer aux messages qui sont déjà présent dans la boite de réception Terminer Gérer les règles de message Une règle peut contenir une ou plusieurs conditions, une ou plusieurs actions mais attention à la cohérence entre les actions Dérouler le menu Accueil Sélectionner Règles de messages Choisir Gérer les règles Choisir de : - créer une nouvelle règle - modifier une règle - supprimer une règle - activer/désactiver un règle Appliquer les modifications 11
8 Le partage par message électronique du calendrier d Outlook 2010 Lancer Outlook 2010 Se connecter au Calendrier Appuyer sur le bouton Envoyer le calendrier par courrier électronique Choisir le nom du calendrier Choisir les plages à partager Choisir le détail des plages à partager Envoyer un mél au destinataire du partage 12
9 Le partage en ligne du calendrier d Outlook 2010 Le calendrier est partagé via Windows live. Un compte (gratuit) doit donc être créer au préalable : https://login.live.com/ Lancer Outlook 2010 Se connecter au Calendrier Sélectionner le calendrier à partager Appuyer sur le bouton publier en ligne Choisir publier sur Office.com Choisir les options de partage limiter l accès au calendrier à des utilisateurs autorisés Se connecter au compte Windows Live A la première utilisation du service de publication de calendrier Outlook, une boîte de dialogue invite à s inscrire sur Office.com à l aide d un compte Windows Live ID.. Outlook établit la connexion et avertit si le calendrier a été publié Autoriser les utilisateurs à accéder au calendrier ou Appuyer sur le bouton Partager le calendrier pour générer un mél à l attention des utilisateurs autorisés à le consulter 13
L utilisateur reçoit un mél lui proposant de s abonner au calendrier qui vient d être partagé L utilisateur doit valider son inscription au partage l utilisateur n a pas besoin de compte Windows Live Un nouveau calendrier partagé est disponible dans son espace Outlook 2010 14
10 Réaliser un e-mailing Un publipostage à partir de Word peut être réalisé à l aide d Outlook. Un même message peut être envoyé par message électronique à plusieurs destinataires : Chaque utilisateur est le seul destinataire de son message Chaque message peut contenir des variables qui proviennent d une source de données Préparer une source de données qui doit contenir un champ dans lequel sont saisies les adresses électroniques Fermer Outlook avant de commencer Lancer Word Cliquer sur l onglet Publipostage Démarrer la Fusion et le publipostage Choisir Message électronique automatiquement l affichage de la page passe en mode Web Saisir le texte du message type 15
Sélectionner la liste des destinataires du message Cette liste contient toutes les variables à faire figurer dans le message Utiliser une liste existante Parcourir les dossiers Choisir la source de données Sélectionner le tableau qui contient les données Vérifier que la case soit cochée La première ligne du tableau contient le nom des champs Insérer les champs de variable en déroulant le menu Lancer la fusion Cliquer sur terminer & Fusionner Cliquer sur envoyer des messages électronique Choisir le champ dans lequel se trouve les adresses électroniques Définir l objet du message électronique Garder le format html du message Valider la fusion Ouvrir Outlook Vérifier que les messages sont envoyés 16