ENQUETE POLITIQUE D ACCUEIL DE STAGIAIRE AIDES-SOIGNANTS(E)S L URIOPSS (Union Régionale Interfédérale des Organismes Privés Sanitaires et Sociaux) regroupe et soutient dans leur développement et leur fonctionnement les organismes sanitaires, sociaux et médico-sociaux privés à but non lucratif de la région. Elle rassemble aujourd'hui 280 organismes privés non lucratifs, assurant la gestion de plus de 800 établissements et services, ainsi que des missions caritatives au service des personnes fragilisées par des situations de handicap, de maladie, de dépendance, d exclusion sociale (109 Etablissements d Hébergement pour Personnes Agées Dépendante(EHPAD) associatifs gérés 95 associations - sont ainsi adhérents de l URIOPSS) Contexte : En matière d emploi, un certain nombre de difficultés sont observables : certains secteurs, dont les EHPAD associatifs, ont des difficultés d attractivité, le recrutement est difficile, la pénurie de certains professionnels qualifiés est constatée, la fidélisation du personnel est délicate, l absentéisme et le turn-over augmentent certains territoires peuvent être plus en difficultés que d autres. Pour relever les défis actuels et répondre à leurs objectifs de solidarité, les associations s interrogent sur leurs pratiques notamment en ressources humaines. Un des leviers de leur politique ressources humaine concerne l accueil des stagiaires. Cible : Dans le cadre d une convention avec le Conseil régional, l URIOPSS a souhaité soutenir les EHPAD associatifs dans leur politique d accueil de stagiaire aides-soignants(e)s. En effet, le stage constitue un moment stratégique dans la mise en œuvre de la politique des ressources humaines. Méthode : Echanges avec les adhérents lors des Commissions Secteur Personnes Agées, animées par l URIOPSS Collecte des outils mis en œuvre par les adhérents (notamment livret d accueil) Questionnaire sur les pratiques d accueil des stagiaires aides-soignant(e)s en EHPAD auprès de nos adhérents : - les modalités de «recrutement» de stagiaires - les conditions / pratiques d accueil des stagiaires - les possibilités d embauche suite à un stage - les liens avec les centres de formation - les attentes vis-à-vis de l URIOPSS Les centres de formation avaient la possibilité de faire remonter leurs constats. Nous avons pu échanger avec 3 centres de formation. Nombre d associations sollicitées sur la Région : 95 associations gestionnaires d EHPAD Nombre de retours des questionnaires : 24, soit un taux de retour de 25% Fonction des professionnels ayant répondu au questionnaire Directeur (17) IDE Réf/Co (2) 8% Non renseigné (8%) 24 % Les répondants sont en majorité des directeurs/trices d établissements. Les questionnaires pouvaient circuler en interne afin que les professionnels concernés par l accueil de stagiaires aides-soignant(e) puissent aussi y répondre. Seules 2 infirmières référentes y ont répondu. 1
LES PRATIQUES EN AMONT DU STAGE La fréquence d accueil des stagiaires par les associations Non (1) Oui (24) 96% 1 20 83% 3 Très rarement De temps en temps chaque année Parmi les associations ayant répondu, seule 1 a déclaré ne pas accueillir de stagiaire, malgré sa sollicitation auprès des écoles de formation, mais il n y avait pas eu de candidat. Pour les structures proposant des stages, la majorité en accueille chaque année (83%), seulement de temps en temps et une seule a mentionné qu elle en accueillait que très rarement. Le mode de «recrutement» des stagiaires Vous contactez les centres de formation et faites part de votre "besoin" Vous avez une convention de partenariat avec les centres de formation Les stagiaires vous contactent directement 0 42% (10) 50 % (12) Les centres de formation vous contactent 87,5% (21) Autre (1) Principalement (87,5%), ce sont les centres de formation qui contactent directement les structures afin qu elles se positionnent sur la possibilité d accueillir des stagiaires. Seulement 10% d entre elles ont une convention de partenariat formalisée avec des organismes, tels que : l IFSI, l IFSA, IFSO au Mans, IFSO à Angers, IFAS de Nantes et de Challans. On note que 50% des associations, reçoivent des demandes directement de personnes cherchant un stage. 96% des associations ayant répondu ne diffusent pas d offre de stage. Une seule association en diffuse et a précisé qu elle utilisée la presse régionale (Ouest France). *Autres : les structures avoisinantes. 2
Répartition des associations menant un entretien préalable avec les stagiaires potentiels et identification des professionnels participant à cet entretien Associations menant un entretien préalable avec les candidats stagiaires Professionnels participant à l entretien L'infirmièr(e) référent(e) 78,5% (11) Non (10) 42% Oui (14) 58 % Le/la directeur/trice Autre Aide-soignant(e) référent(e) du stagiaire 1 (2) 1 (2) 43 % (6) Le/la responsable RH 7% (1) Parmi les associations accueillant des stagiaires, 58% d entre elles rencontrent les candidats stagiaires en entretien, et ce sont principalement les IDE référent(e)s qui réalisent l entretien (78,5%), et pour 43% les directeurs-trices. Les aides-soignant(e)s qui seront référent(e)s des stagiaires y participent rarement (2). LES PRATIQUES AU COURS DU STAGE Fonction du professionnel référent Autre; 10% (3) Un(e) aidesoignant(e) 67% (20) Un(e) infirmièr(e) référent(e) 23% (7) Le/la directeur-trice n a jamais été cité(e) comme référent du stagiaire aides-soignant(e). Pour 67% des associations, elles nomment un(e) soignant(e) comme tuteur et 23 % nomment l IDE référente. Notons que la moitié des tuteurs ont suivi une formation spécifique à l accompagnement de stagiaires (formation du tuteur). La moitié d entre eux ont suivi une formation de tuteur. *Autre : le centre de formation 3
Présentation des modalités d accueil du stagiaire (lors du 1 er jour) Les stagiaires sont accueillis par l IDE référente/cadre de santé (4) soit par la direction (3) ou par l aide-soignant(e) tuteur (3). Il a été mentionné que cela dépend aussi de la disponibilité des professionnels. 9 répondants soulignent que la première étape consiste à faire visiter l établissement. Celle-ci est réalisée soit par la direction soit par l IDE référente. Lors de cette visite le/la stagiaire est présenté(e) aux professionnels présents. 4 personnes ont précisé que cette visite se faisait en amont du stage. 1 souligne qu un café est pris avec l équipe. 1 souligne que le/la stagiaire est présenté(e) lors des transmissions. 8 personnes précisent qu ils remettent aux stagiaires des documents internes : (se référer aussi au contenu du livret d accueil ci-dessous) - Règlement intérieur/ fonctionnement de l établissement / organigramme ; - Document de présentation de l établissement ; - Numéros de téléphone / coordonnées du référent ; - Planning ; - Plans de l établissement. Certains (4) ont souligné que les premiers jours le/la stagiaire reste en observation. Suite à cela il y a des mises en situations concrètes (des toilettes avec des résidents les plus autonomes). Répartition des associations ayant un livret d accueil et contenu de celui-ci Non 46% Oui 5 Parmi les associations accueillant des stagiaires, 5 ont un livret d accueil qu elles remettent aux stagiaires. Le contenu du livret d accueil remis aux stagiaires est propre à chaque association et ne contient pas les mêmes informations. Nous pouvons cependant noter, que pour la majorité, ils remettent : - le règlement intérieur, - le plan de la structure - le plan de sécurité et d évacuation - les protocoles existants (exemples : les règles d hygiènes et de sécurité, la méthode HACCP, tri du linge ) Quelques associations ont précisé aussi qu elles remettaient le projet associatif, l organigramme, la liste des résidents (n de logement/chambre, n de téléphone, ), une charte de bonne pratique de la personne âgée. Nous pouvons soulever que le livret ou les documents ne sont pas systématiquement remis lors de l arrivée du stagiaire. 4
Répartition des associations réalisant un «entretien» à mi-stage Non 17% ( 4) Oui 83% (20) Parmi les associations ayant répondu, 83% d entre elles, réalisent un entretien avec le/la stagiaire à mi-stage. Seulement 4 (17%) n en proposent pas. Les professionnels qui participent à cet entretien sont majoritairement les aides-soignant(e)s référentes pour 8 des cas et les infirmières référentes dans 63% des situations. Seulement 4 directeurs/trices participent à cet entretien (21%). Les motifs invoqués par les associations qui ne mettent pas en place ce type d entretiens, sont : - la durée du stage - trop court - le contact permanent avec les stagiaires ne nécessite pas de formalisation sauf en cas de problème. Les conditions matériels/logistiques d accueil L association fournie / propose : Nombre de réponses Badges / étiquettes nominatives 25% (6) Tenues 25% (6) Repas offert 71% (17) Entretien de la tenue 8% (2) Accès aux systèmes d information Mêmes conditions que les salariés 8% (2) 8% (2) Chariot spécifique stagiaire (1) remarques 6 associations ont répondu que les stagiaires doivent venir avec leurs propres tenues qui sont souvent fournies par le centre de formation. 1 association mentionne que lorsque le stagiaire perçoit une gratification le repas est payant. La majorité ont mentionné que le repas ainsi que les pauses sont prises avec l équipe soignante. Pas de conditions particulières (1) 5
Les professionnels qui participent à l évaluation du stagiaire sont : Aide-soignant (tuteur) + IDE (co) 58.6% (14) Aide-soignant tuteur L'aide-soignant(e ) tuteur et l'équipe soignante Direction + IDE Co Direction + Aide-soignant(e ) tuteur 16.6% (4) 12.5% (3) 8.2% (2) 4.1% (1) Pour près de 60%, ce sont les aides-soignant(e)s tuteurs du stagiaire accompagné(e)s de l infirmière coordinatrice/référente qui participent à l évaluation. Il a été cependant soulevé que la direction pouvait être présente en fonction des situations. Pour réaliser l évaluation, les professionnels utilisent les grilles remis par l organisme de formation. Seulement 1 association a mentionné qu elle n avait aucun outil. Aussi, une structure utilise en parallèle une grille interne qui permet de déterminer si elle peut par la suite proposer un contrat de travail (notamment CDD). SUITE DU STAGE Répartition des associations qui recrutent par la suite des stagiaires 96% des associations embauchent des stagiaires ayant réalisé un stage dans leur structure. C est donc un vivier important de recrutement, lorsque le stage s est bien déroulé. 75% (18) des associations précisent que les embauches se font majoritairement en CDD pour remplacer des salariés absents, notamment pendant les vacances (surtout en période estivale) et le week-end. 4 associations mentionnent qu à l issue d un CDD des stagiaires se sont vus proposer des CDI lorsqu il y a des postes vacants. LIEN AVEC LES CENTRES DE FORMATION Les motifs de rencontres/d échanges entre les centres de formation et les associations 5% 5% (Verbatim) Ils nous sollicitent pour des stages (remplir planning des stages 16% possibles) Tout au long de l'année (notamment lors des évaluations) 7 Demande d'intervention du cadre de santé dans leurs formations 6
Le professionnel étant en lien avec les centres de formation Directeur-trice / IDE réferente / tuteur du Hôtesse d'accueil Tuteur du stagiaire directeur-trice et IDE IDE Directeur-trice et l'ide référente IDE Référente / Cadre de santé 33% Directrice-teur 0 1 2 3 4 5 6 7 8 Nb de réponses ATTENTE VIS-A-VIS DE L URIOPSS Veille juridique sur l'accueil de stagiaires Financer des formations de tuteur Proposer des formation de tuteur Un modèle / une trame de livret d'accueil 3 0 1 2 3 4 5 6 7 8 Nb de réponses Nous pouvons relever 2 actions principales proposées par les associations ayant répondu à cette question : - proposer une trame de livret d accueil des stagiaires - proposer des formations de tuteur 7
Conclusion Accueillir des stagiaires : un véritable enjeu pour les associations Le stage permet la mise en œuvre de connaissances théoriques dans un cadre professionnel et donne au stagiaire une connaissance du monde de l entreprise et de ses métiers. Il est une étape essentielle durant un parcours de formation. La formation des étudiants basée sur une pédagogie de l alternance permet une appropriation des compétences attendues, un positionnement professionnel, la construction d un «savoir-être» professionnel. La mise en œuvre entre la théorie et la pratique est un processus qui permet de prendre de la distance, de vérifier la cohérence, le sens à l action. Cette articulation est indispensable dans la formation. Cette alternance suppose une régulation, un véritable travail de partenariat entre les différents acteurs : stagiaires, centres de formation, et les sites qualifiants (structures d accueil). A condition d avoir les moyens (en temps, financiers ), les acteurs associatifs souhaitent soutenir, s impliquer, participer, contribuer à la formation des étudiants. De plus, l arrivée d un stagiaire dans une association constitue une véritable ressource, à condition que ce temps soit anticipé. Cet accueil permet aux établissements une ouverture, un nouveau regard ouvrant à une évaluation permanente, permettant la remise en question des pratiques et des équipes. Aussi, nous pouvons souligner le rôle valorisant pour les salariés agissant en qualité de tuteur. Pour les employeurs, cet accueil a notamment pour avantage de disposer d un vivier de candidats potentiels en cas de recrutement ultérieur. La qualité du stage est essentielle pour que l expérience soit bénéfique à la structure, comme au stagiaire. De bonnes pratiques sont donc à développer ou à consolider : charte/livret d accueil, formation des tuteurs, partenariat privilégiés et pérenne avec les centres de formation, 8