PROJET STRUCTURANT PES v2 ou LA DEMATERIALISATION DE LA CHAINE COMPTABLE Présentation de la procédure et du dispositif mis en place Réunion du 6 novembre 2015
Préambule : La dématérialisation sert à : - Diminuer les coûts de papier, d édition et de stockage. - Réduire le temps lié à l édition et à la transmission. - Faciliter les manipulations et les procédures. - Améliorer l accès aux documents.
Enjeux : - Maintenir la possibilité pour les familles de payer les factures périscolaires par prélèvement ( 72% des familles utilisent cette option) - Revoir la chaine organisationnelle pour dématérialiser et optimiser toute la chaîne comptable - Faire adhérer l ensemble des intervenants au processus.
AXES DE TRAVAIL Volet Axes Responsable En binôme avec Volet organisationnel Organisation humaine et matériel de la dématérialisation et son point de départ DGA DGS Volet comptable Volet technique Travaux préparatoires de mise en conformité de nos données avec le CFIP et les normes du PES v2 Réflexion sur les moyens techniques et informatiques à mettre en œuvre DGA Responsable NTIC Service comptabilité Elu NTIC
Echéancier : 1 année de mise en place Début 2013 : contact SEGILOG et Mégalis Début 2013 : début de la mise à jour des tiers dans le logiciel de comptabilité Début 2013 : sensibilisation des agents aux typages des titres et mandats 28 mars 2013 : réunion de lancement du projet avec l ensemble des services et l appui du maire Avril 2013 : décision du point de départ de la dématérialisation Juillet 2013 : fin de la mise à jour des tiers dans le logiciel de comptabilité, début des tests des flux
Echéancier : Septembre 2013 : approbation des choix techniques dont l outil de signature électronique et le tiers de transmission Octobre 2013 : présentation note de cadrage à la DRFIP Novembre 2013 : phase de tests de la dématérialisation des pièces jointes Décembre 2013 : Mise en production PES v2
PROPOSITION D UN SCHEMA ORGANISATIONEL
4 grandes étapes : 1. La numérisation des factures 2. Le visa des factures par l i-parapheur 3. La réalisation des bordereaux comptables avec pièces jointes dématérialisée 4. La signature et l envoi du flux à la DGFIP
Courrier arrivé Facture papier Numérisation agent chargé du courrier Enregistre ment sur le réseau via le copieur Insertion fichier dans le i- parapheur Agent chargé de la comptabilité Mail au responsable du visa via i- parapheur Visa facture Responsable le jour même ou au plus tard à J+5 i- parapheur Insertion des pièces justificatives par le Responsable Tiers transmis sion i-parapheur Signature Maire Agent chargé de la comptabilité Archivage dans le i-parapheur Archivage Sauvegarde serveur Mandatement Récupération de la facture et du visas + pièces justificatives
Seul le Maire dispose d un certificat numérique pour signer les bordereaux Souhait du maire de signer les factures «papier» pour optimiser les opérations de contrôle des dépenses Lors de son absence, signature des bordereaux en version «papier» par l adjoint qui a délégation Formation et accompagnement des agents réalisés en interne Rédaction de procédures Gestion des factures en flux tendu
Coût matériel de la mise en œuvre : - 2075 : Solution de numérisation permettant de scanner les factures et de produire 1 fichier par facture en un passage dans le copieur - 144 : Certificat RGS du maire pour la signature électronique des bordereaux - 300 : accès au i-parapheur de Mégalis (dorénavant supporté par l EPCI)
CLASSEMENT ET CODIFICATION DES FICHIERS
FREINS Temps d accompagnement technique des agents non négligeable Dysfonctionnements de mise en route entrainant des modifications dans la procédure Conjuguer projet / quotidien
GAINS Facilité dans le visa des factures Disponibilité des factures dans le i- parapheur pour les services (directeur d école) Gain de temps pour le service «comptabilité» Rapidité dans la recherche des factures et des pièces jointes
BILAN Nécessité d une impulsion politique et hiérarchique Nécessité d être pédagogue Adhésion et satisfaction de tous les services et directeurs d écoles publiques au visa des factures dématérialisées Gains de temps dans l élaboration des bordereaux et les recherches comptables Documents budgétaires également dématérialisés depuis.
QUESTIONS ECHANGES ET REFLEXION
Merci de votre attention Contact : Sabine LECHABLE GIRARDOT Directrice adjointe 02 99 05 70 13 dga.mairie@orgeres.fr