Solution Web Apologic Version 1.30.1 Avril 2016
SOMMAIRE 1 Transversal... 3 1.1 Fiche Client : sélection de plusieurs documents à éditer... 3 1.2 Fiche Client : accès aux prises en charge selon les services autorisés... 3 1.3 Fiche Client : évolution de la notion de foyer... 3 1.4 Gestion des prises en charge : raccourci vers la fiche Client... 4 1.5 Gestion des prises en charge : filtrer les clients archivés... 4 1.6 Fiche Contact : raccourci pour ajouter l utilisateur connecté... 5 2 Planning... 5 2.1 Planning hebdomadaire intervenant : calcul des compteurs selon le service sélectionné... 5 2.2 Plannings multi-intervenants, journalier et mensuel : calcul des compteurs... 6 2.3 Edition du planning mensuel : détail des rubriques... 6 3 Facturation... 7 3.1 Saisie et facturation de compléments «hors planning»... 7 3.2 Avoirs partiels sur des financeurs à facturation collective... 9 4 Statistiques...12 4.1 Tableau de bord, motifs de clôture des clients...12 4.2 Evaluations, prise en compte des clients archivés...12 4.3 Statistiques des évaluations par motif et graphe de Pareto...12 5 Export...13 5.1 Envoi des attestations fiscales vers ServaDomicile...13 5.2 Export en paie d informations liées à la modulation...13 6 Mots-clés...14 6.1 Attestations fiscales : détail des montants réglés selon le mode...14 7 Correctifs et améliorations diverses...14 Page 2 sur 14
1 Transversal 1.1 Fiche Client : sélection de plusieurs documents à éditer Depuis la fiche d un client, le bouton «Imprimer» affiche la liste des documents disponibles (modèles ). La colonne de sélection permet d éditer plusieurs documents en une seule manipulation. 1.2 Fiche Client : accès aux prises en charge selon les services autorisés Lorsqu un client est actif sur différents services, il est susceptible d avoir une ou plusieurs prises en charge sur ces services. Tous les utilisateurs peuvent prendre connaissance de la liste des prises en charge mais l accès aux fiches détaillées est réservé aux utilisateurs autorisés sur chaque service. Par exemple : un client actif en «Prestataire» et en «SSIAD Personnes Handicapées». Un utilisateur autorisé uniquement en prestataire voit la liste complète des prises en charge mais il ne peut pas modifier ni même consulter une prise en charge SSIAD (idem pour la suppression ou la fonction dupliquer). 1.3 Fiche Client : évolution de la notion de foyer La notion de foyer était accessible uniquement pour les clients actifs sur un service de type «Portage de repas» (cf. onglet Repas de la fiche Client). Afin de servir à de futures évolutions, la constitution du foyer a été déplacée dans l onglet «Environnement», quel que soit le ou les services pour lesquels le client est actif. Page 3 sur 14
Ainsi, dès qu un client a été associé à une autre fiche pour constituer un foyer, un logo le signale depuis l écran de gestion des clients. Dans les prochaines versions, il sera possible d éditer une facture unique regroupant tous les membres d un foyer ou d éditer un planning consolidé. 1.4 Gestion des prises en charge : raccourci vers la fiche Client Le menu Gestion Prises en charge propose un accès rapide vers la fiche de la PeC sélectionnée ; un nouveau raccourci ouvre la fiche du client associé. Ce bouton est soumis aux droits du bouton Modifier de l écran de gestion des clients. 1.5 Gestion des prises en charge : filtrer les clients archivés L écran de gestion des prises en charge dispose d un nouveau filtre permettant d inclure ou d exclure les clients archivés (ce filtre tient également compte de la date de clôture du client). Page 4 sur 14
1.6 Fiche Contact : raccourci pour ajouter l utilisateur connecté Lors de la création d une nouvelle fiche Contact, le destinataire (ou l émetteur pour un contact sortant) n est pas renseigné par défaut. Pour un gain de temps, le bouton «+» ajoute directement l intervenant lié à l utilisateur courant. 2 Planning 2.1 Planning hebdomadaire intervenant : calcul des compteurs selon le service sélectionné La sélection d un service dans le planning hebdomadaire intervenant calcule les compteurs selon le ou les contrats actifs de l intervenant sur ce service. Exemple : pour un salarié ayant un contrat prestataire et plusieurs contrats en mandataire. Le filtre Service permet de calculer les compteurs d heures selon l une ou l autre activité (ou les deux combinées). Contrat Mandataire de 30h par mois, 35h planifiées en avril Contrat Prestataire de 100h par mois, 105h planifiée en avril - Sélection du service Prestataire uniquement : Page 5 sur 14
- Ajout du service Mandataire à la sélection : 2.2 Plannings multi-intervenants, journalier et mensuel : calcul des compteurs L option «Calcul des compteurs» modifie la présentation des plannings multi-intervenants en indiquant pour chaque salarié le nombre d heures planifiées et la référence contractuelle. Planning journalier : heures planifiées sur la journée, sur le mois en cours et les heures mensuelles du contrat. Planning mensuel : heures planifiées sur le mois et les heures mensuelles du contrat. 2.3 Edition du planning mensuel : détail des rubriques A l édition du planning mensuel (intervenant ou client), l option «Détail des rubriques» ajoute une indication sur chaque prestation en faisant référence à la légende éditée en fin de document. Chaque rubrique est désignée par un numéro. Page 6 sur 14
3 Facturation 3.1 Saisie et facturation de compléments «hors planning» Les rubriques complémentaires facturables aux clients ou aux financeurs peuvent être saisies directement dans le planning ou ajoutées aux factures lors de leur calcul par l ajout de lignes manuelles. Un mode de saisie supplémentaire est proposé dans l écran de vérification des heures. Il permet de créer des compléments facturables sans nécessairement les associer à une prestation du planning. L objectif est de faciliter la saisie d éléments de facturation, tout au long du mois, en anticipant les traitements mensuels. Menu Planning Vérification des heures : onglet Compléments. Par défaut, sont affichées les rubriques complémentaires associées aux prestations du planning. Le quatrième bouton ouvre une nouvelle fenêtre de gestion des compléments hors planning. Les informations principales sont remplies à partir des filtres renseignés dans l écran de vérification des heures. Page 7 sur 14
Les fonctions d ajout ou de modification d un complément reprennent le fonctionnement standard du planning : sélection de la rubrique, lien éventuel avec une prise en charge et un tarif ou saisie manuelle du taux, quantité. Les compléments issus du planning et ceux saisis hors planning sont affichés dans le même écran. Seules distinctions : l absence des heures de la prestation liée et du nom de l intervenant. Remarque : la facturation de ces compléments n est possible qu après leur vérification ; cette opération peut être réalisée directement dans l onglet «Compléments» de l écran de vérification des heures. Menu Facturation Calcul des factures. Le bouton «Rechercher» liste tous les clients pour lesquels il existe des prestations ou des compléments à facturer. Si pour un client donné, seuls des compléments «hors planning» ont été saisis, il figurera dans la liste au même titre que les autres clients ayant des prestations à facturer. Page 8 sur 14
Le traitement de facturation est identique pour ces différents cas de figure. 3.2 Avoirs partiels sur des financeurs à facturation collective Jusqu à présent, il était impossible de faire un avoir sur une facture organisme à facturation collective. Cette nouvelle fonctionnalité permet de créer un avoir partiel sur une facture organisme collective sur des lignes de factures concernant un client en particulier de la facture. Page 9 sur 14
En cliquant sur le bouton de création d un avoir automatique, si la facture est collective, une fenêtre s ouvre avec les clients présents dans la facture et les lignes de facture concernées que l on peut annuler : Lorsque l on sélectionne les clients concernés par l avoir et que l on valide, un avoir côté organisme est créé pour les clients sélectionnés : Des avoirs sont générés également côté client : Page 10 sur 14
Les prestations sont alors dé-validées et on les retrouve dans la vérification des heures. Elles peuvent être supprimées ou modifiées ; dans ce dernier cas il suffira ensuite de les valider de nouveau pour les refacturer. Remarque : la génération d un avoir partiel n est disponible qu à partir de l onglet financeur pour générer les avoirs partiels. Côté client, la création d un avoir reste impossible lorsque ce dernier est pris en charge par un financeur en facturation collective. Le message précise désormais qu il est possible de faire l avoir par le biais de la facture financeur. Page 11 sur 14
4 Statistiques 4.1 Tableau de bord, motifs de clôture des clients Le tableau de bord disponible dans le menu Statistiques exploite le motif de clôture renseigné dans les prises en charge des services de soins. Cet écran évolue pour les autres services en tenant compte du motif de clôture indiqué dans l écran principal de la fiche Client. 4.2 Evaluations, prise en compte des clients archivés Menu Suivi Qualité Evaluation : ajout d un filtre selon l état archivé (ou clôturé) des clients. 4.3 Statistiques des évaluations par motif et graphe de Pareto Menu Suivi Qualité Evaluation, onglet Statistiques. La répartition des évaluations par motif n était présentée qu en pourcentage. Cette statistique est complétée avec la quantité et le calcul du pourcentage cumulé pour figurer le graphe de Pareto. Page 12 sur 14
5 Export 5.1 Envoi des attestations fiscales vers ServaDomicile Le portail ServaDomicile propose aux clients un espace personnel pour visualiser leur planning d interventions (en lien avec la télégestion Domatel), leur historique de factures ainsi que leurs attestations fiscales. La Solution Web est désormais compatible à 100% avec notre portail avec l export des attestations fiscales. Menu Facturation Attestation fiscale : calculer les montants déductibles pour l année fiscale. Le bouton «Exporter vers ServaDomicile» génère les documents et les met à disposition sur le portail. 5.2 Export en paie d informations liées à la modulation De nouveaux indicateurs de modulation peuvent être exportés en paie. Ecran d accueil Modifier l agence, onglet Modulation. Méthode de suivi en heures rémunérées : export des heures calculées en cas de jours fériés non travaillés Méthode de suivi en potentiel : nombre de jours ouvrés du mois, les jours d absence, les jours potentiels. Après l export en paie, ces informations pourront être reprises sur les bulletins pour justification de l écart mensuel. Page 13 sur 14
6 Mots-clés 6.1 Attestations fiscales : détail des montants réglés selon le mode Présentation sous forme de tableau : «TableStart:LngAnnexeTab3» Mode de paiement «@MODE_PAIEMENT» Montant réglé «TableEnd:LngAnnexeTab3» «@MTPAYE_MODE» Présentation libre dans l attestation : Prélèvement automatique @FISC_MODEPREL Chèque bancaire @FISC_MODECHQ CESU @FISC_MODECESU Virement @FISC_MODEVIR Espèces @FISC_MODEESP Autres @FISC_MODEAUTRE Montant total acquitté @FISC_MONTPAYE 7 Correctifs et améliorations diverses - Réduction du nombre de caractères affichés dans l édition des plannings mensuels pour éviter les retours à la ligne sur le nom du client - Afin d améliorer la lisibilité, la présentation des clients et des différentes informations en annexe au planning mensuel a été revue. - Création d un droit utilisateur pour bloquer/autoriser l accès au bouton «Agenda» de l écran d accueil. - Création d un droit utilisateur pour l accès aux tableaux des «Tâches à réaliser» situés dans l écran d accueil. Page 14 sur 14