Alpha Visa Congrès Présentation - références 624, rue des Grèzes - 34070 Montpellier Téléphone : 04 67 03 03 00 Fax : 04 67 45 57 97 mail@alphavisa.com Statut : SARL au capital de 7 622! - RCS : Montpellier 97B 798 Siret : 412 853 194 000 14 - APE : 8230Z Directeur : Ginestet Michel Activité Depuis plus de dix neuf ans nous avons acquis une grande expérience dans l'organisation des congrès scientifiques, médicaux ou autres manifestations réunissant de 50 à 3 000 participants aussi bien en France qu'à l'étranger. Nous organisons 15 à 20 manifestations par an (voir nos références à la fin de ce document). Nous collaborons très souvent avec des associations ou des organismes aux moyens financiers très variables. Nous savons nous adapter en fonction de des besoins et des contraintes budgétaires, tout en veillant à un bon rapport "qualité/prix" pour chacune des prestations. Organisation générale, mise en place, suivi des manifestations - définition du cahier des charges, - proposition des prestations Alpha Visa Congrès, - calendrier des actions, - proposition de sites pour accueillir le congrès, - réalisation d'un budget prévisionnel de la manifestation, - mise en place des fichiers mailings papiers et e-mailings pour faire connaître la manifestation, - création des différents documents (préprogramme, bulletin d'inscription,...), - création de site internet pour enregistrer les inscriptions en ligne, les paiements sécurisés en ligne, la soumission des résumés en ligne, - gestion des inscriptions des intervenants, des invités, des participants (confirmation des inscriptions, enregistrement des paiements, facturation), - gestion des résumés, - gestion des salles de conférence et des prestations techniques, - gestion hôtelière, - gestion de la restauration, - proposition et organisation de dîner de gala, - gestion des transports : proposition de transporteurs locaux, gestion des navettes, tarifs réduits avec compagnies aériennes et SNCF,
- proposition de mallettes pour les congressistes, - aide à la recherche de subventions et de sponsors, - gestion de l'exposition : recherche d'exposants, gestion des prestataires (location des salles, standiste, mobilier, sécurité...) - gestion des fournisseurs (demandes de devis, contrats, suivi), - création des différents documents (livre des résumés, programme, liste des participants, badges, vouchers,...), - accueil pendant la manifestation : personnel, matériel informatique, signalétique, - vérification et paiement des factures fournisseurs, - bilan comptable, bilan TVA. Remise des comptes aux organisateurs. Communication - aide à la conception (mise en page) des différents documents : programme préliminaire, bulletin d'inscription, lettre accompagnement, imprimé d'appel à communication, - affranchissements en tarif économique, - site internet : première annonce, deuxième annonce, - dossier de presse et invitations journalistes. Site internet : inscriptions, réservations hôtelières en ligne - paiement sécurisé résumés en ligne - accès gestionnaire Création d un site internet avec : - message de bienvenue, - programme, - droits d inscription, - hôtels et tarifs, - renseignements pratiques, - plans d accès - liens internet utiles, - documents à télécharger en pdf, - gestion en ligne pour permettre : - demande de dossier inscription en ligne (1 ère annonce) - inscriptions en ligne (2 e annonce), - réservations hôtelières en ligne, - soumission des résumés, - inscriptions aux autres prestations facultatives, - paiement sécurisé en ligne, - accès gestionnaire pour les organisateurs pour suivre en temps réel les inscriptions et gérer les soumissions de résumés Un lien, sur le site général du congrès des organisateurs, donne l accès aux inscriptions en ligne sur le site de Alpha Visa Congrès. De même qu'un lien sur le site de Alpha Visa Congrès permet de revenir au site du congrès en toute transparence.
Mailings postal (non retenu) E-mailings - impression des différents imprimés nécessaires, - routage (enveloppes, impression adresses, mise sous pli) - affranchissement au tarif envoi en nombre, - diffusion de l'annonce du congrès aux revues et journaux spécialisés, - diffusion de l'annonce du congrès aux associations et organismes proches du thème du congrès, - E-mailing aux participants potentiels. Gestion des participants (inscriptions, paiements, facturation) - gestion des inscriptions des participants (enregistrement des bulletins d'inscription d'après les bulletins d'inscriptions papier ou d'après les inscriptions par internet, enregistrement des acomptes, facturation, confirmation des inscriptions, suivi des paiements des soldes), - gestion des inscriptions des intervenants et invités (ainsi que du remboursement de leurs frais de déplacement), - saisie de la fiche de gestion permettant aux organisateurs d'estimer le nombre de repas et pauses nécessaires, des navettes nécessaires,... - demande d'agrément auprès de Air France pour bénéficier des tarifs congrès, - demande des fichets congrès auprès de la SNCF pour bénéficier des conditions congrès, - certificats de présence. Gestion hôtelière (réservations, paiements) - choix des hôtels selon les orientations des organisateurs, prise des options, paiement des acomptes, - enregistrement des demandes d hébergement et confirmation des réservations des participants, - confirmation auprès des participants des réservations les concernant, - envoi des rooming-lists aux hôtels, suivi des modifications, paiement des factures. Gestion des salles de conférences, de restauration, d exposition - proposition de lieux de congrès, - évaluation des besoins en salles, - gestion des prestations techniques.
Gestion de l'exposition et des sponsors Le comité d'organisation fournit la liste des sponsors potentiels et prend les 1ers contacts avec les principaux. Alpha Visa Congrès se charge de : - constitution du dossier sponsoring et exposition, plan prévisionnel de l exposition, - constitution des fichiers des sponsors potentiels, - réalisation du mailing sponsors, - gestion des exposants : attribution des stands, facturation avec TVA, suivi des paiements, - réalisation du dossier technique avec les règles de sécurité concernant l exposition, - gestion des différents prestataires : location salles, sécurité, location mobilier, location stands, électricité, téléphone, Wi-Fi, - accueil des exposants et mise en place de l exposition, signalétique, - réalisation du bilan TVA et paiement aux impôts. Gestion de la restauration, dîner du congrès - proposition de prestataires, - proposition de sites pour le dîner, - proposition d animation pour le dîner, - choix des prestataires et des menus avec les organisateurs, - évaluation des quantités pour les déjeuners, les pauses café, - suivi du bon déroulement sur place. Gestion des transports, des transferts - demande de tarifs congrès auprès des compagnies aériennes, - fichets de réduction auprès de la SNCF, - proposition de prestataires, - évaluation des besoins : navettes aéroport, navettes gare, autocars pour dîner, - réservations de taxis pour les participants, - suivi du bon déroulement, - remboursement des frais de déplacement aux invités et orateurs pris en charge par le congrès. Demandes de subventions Assistance pour la constitution des dossiers de demande de subvention : budget prévisionnel. Gestion des résumés - appel à communications, - enregistrement des résumés en ligne, - accès à l'interface web de gestion des résumés pour le Comité Scientifique.
Programme livre des résumés Alpha Visa Congrès peut se charger de la réalisation du programme, mise en page et impression. Les organisateurs doivent fournir les différents textes (programme, message de bienvenu,...) le concernant et assurer la correction finale des documents après mise en page et avant impression. Les résumés sont collectés, classés et uniformisés au niveau de la mise en page par le comité d'organisation. Liste des participants Alpha Visa Congrès remet au Comité d'organisation la liste des participants, mise en page faite. Cette liste peut-être intégrée au programme - livre des résumés remis aux participants. Badges et vouchers - support de badge (pochette 55 x 90 - pince-épingle), impression des planches de badges aux couleurs du congrès, impression du prénom, nom, ville, pays des participants, classement, - émission des différents bons d'échange personnalisés pour les différentes prestations : sacoche avec les documents du congrès, déjeuners, dîner du congrès, hébergement, excursions éventuelles. Ces vouchers sont assemblés en carnets à souche et remis nominativement aux participants à leur arrivée avec les badges. Accueil pendant la manifestation - préparation des sacoches avec les documents à insérer, - matériel nécessaire pour l'accueil sur le lieu de la manifestation (ordinateurs, imprimantes, borne Wi-Fi, téléphones, télécopieur,...). - personnel d accueil bilingue ou trilingue (remise des badges, vouchers, sacoches, nouvelles inscriptions, gestion hôtelière, paiement des soldes, inscriptions au programme social, renseignements pratiques ou touristiques) Une personne est nécessaire par tranche de 80 participants. - gestion du personnel complémentaire nécessaire (micros salles, vestiaire, accueil général) Gestion des fournisseurs - bilan comptable du congrès - élaboration du budget prévisionnel en apportant les conseils nécessaires à l'organisation pour un budget équilibré ou bénéficiaire, - gestion les frais de transport et l'hébergement des intervenants et invités, - gestion de l'ensemble des prestataires (salles, traiteur, transports locaux, prestations diverses), ainsi que l'ensemble des factures de toutes les dépenses, - négociation des meilleurs tarifs, - confirmation des réservations et versement des acomptes, - vérification des factures,
- règlement des soldes, - réalisation du bilan du congrès à la fin de la manifestation, - bilan de la TVA, sur la partie commerciale exposition et sponsors, ou sur l ensemble de la manifestation, à reverser au Trésor Public, - versement à l organisme ou à l'association organisatrice du résultat du congrès, déduction faite des frais bancaires concernant les paiements des inscriptions par CB (0,8% à 1,5 %), des frais éventuels des virements et compte tenu des sommes encaissées directement ou des factures payées par les organisateurs.
PRÉSENTATION d'alpha Visa Congrès Notre structure est très souple, très disponible et très motivée. Notre polyvalence permet d'avoir, si vous le désirez, un seul interlocuteur pour la gestion de votre manifestation. Notre équipe se compose de 8 permanents : - deux responsables de manifestations, - trois gestionnaires d'évènements bilingues ou trilingues, - une comptable, - un concepteur PAO, pour la création des documents et les sites internet, - un développeur informatique pour la création des formulaires en ligne (inscription, soumission de résumés), - un informaticien, qui gère notre propre logiciel de gestion de congrès, développé et amélioré en interne depuis quinze ans. Cela nous permet de le faire évoluer en fonction des besoins et des demandes particulières de nos clients. Nous réalisons ainsi des documents très personnalisés : depuis les lettres de confirmation d'inscription et de réservations hôtelières, en passant par des bons d'échange personnalisés remis sous forme de carnets à souche aux participants pour les prestations auxquelles ils se sont inscrits, la création automatique des listes de participants à remettre à chacun d'entre eux, les badges, la réalisation de pages Web pour annoncer le congrès ou pour s'inscrire. Nous disposons d'une liaison Internet haut débit par ADSL, qui permet une connexion permanente de nos postes de travail et un échange rapide de données avec les organisateurs (documents, situation des inscriptions, bilans...), les fournisseurs (documents à destination de l'imprimeur) et les participants (messagerie, documents...). Toutes les tâches de gestion, d'édition des documents sont automatisées au maximum ce qui nous permet : - de réaliser des économies importantes de charges salariales et donc d'être très compétitifs, - d'être plus disponibles pour nos clients et de veiller aux détails qui font que les participants se sentent bien accueillis. Toutes les manifestations que nous organisons sont des demandes spontanées de la part de personnes qui nous ont rencontré sur des manifestations organisées par nous ou qui nous sont envoyés par des personnes avec qui nous avons travaillé. Nous ne faisons aucune publicité, aucune démarche commerciale. Nous avons l'habitude d'organiser des manifestations nationales ou internationales de 50 à 3 000 personnes. Tous nos clients ont été très satisfaits de nos prestations et ceux qui organisent des manifestations régulièrement, continuent à nous confier leurs opérations (Perspectives in Percutaneous Penetration - Cardiff UK, Association Française de Cytométrie - Paris, Société Francophone de Primatologie - Paris, Association Française des Sciences et Techniques des Animaux de Laboratoire - Paris, Caisse Nationale de Prévoyance, Caisse des Dépôts et Consignation - Paris, La Poste - Marseille - Lille - Paris, IDATE, Orangina-Schweppes,...), plusieurs services hospitaliers (ORL, Gynécologie, Chirurgie Digestive, Médecine Interne, Sénologie).