Fiche procédure n 16 Juin 2013 Lettre de relance 1. Préparer et éditer une relance a) Préparer des relances Cum@net Règlement > Relance > Préparation des relances Par défaut on laisse les critères de sélection vide, pour générer toutes les relances. Un texte différent sera envoyé automatiquement en fonction du degré de retard de paiement.. b) Consulter et modifier le texte proposé Cum@net Règlement > Relance > Consultation des relances Pour une 1 ère relance, je valide directement ces choix GIE Informatique 2013 Lettre de relance page 1 / 7
J ai la possibilité de consulter les relances préparées pour tous les adhérents ou pour un seul en précisant son numéro de code. Cas particulier de l initialisation du module (1 ère relance) : mettre toutes les relances sur le texte 10. Pour tout sélectionner, je clique sur CTRL A puis sur la touche «inverser les pointages» ou «F5» et je valide. Toutes mes factures sélectionnées ont désormais un code de texte souhaité au niveau 10, c est-à-dire au 1 er niveau de relance. GIE Informatique 2013 Lettre de relance page 2 / 7
Je constate que le texte proposé est «10» pour toutes mes relances Je peux bien sûr souhaiter un texte différent pour chaque facture. Pour modifier le texte souhaité, indiquer le numéro de texte, pointer les textes à changer par F5 ou double clic et valider c) Vérifier les relances Cum@net Règlement > Relance > Liste de contrôle Je peux sélectionner une fourchette de choix ou de code texte afin de contrôler un ou tous les adhérents que je vais relancer Je valide GIE Informatique 2013 Lettre de relance page 3 / 7
J édite la liste de contrôle avant d imprimer les courriers.! Attention le fait d imprimer les relances implique que vous les validez! Le passage par la liste de contrôle est donc fortement conseillé. L historique des relances est conservé et le système détecte si des relances ont déjà été imprimées afin de savoir quel texte utiliser. En effet, trois textes de relance sont paramétrés par défaut : Texte N 10 : relance simple : relance entre 10 j et 40 j de retard (règlement par chèque) Texte N 10 : relance simple : relance entre 05 j et 60 j de retard (règlement par LCR) Texte N 20 : relance plus ferme : relance entre 41 j et 140 j de retard (règlt par chèque) Texte N 20 : relance plus ferme : relance entre 61 j et 90 j de retard (règlt par LCR) Texte N 22 : Mise en demeure : relance après 141 j de retard (règlement par chèque) Texte N 22 : Mise en demeure : relance après 91 j de retard (règlement par LCR) Si une lettre a déjà été imprimée sur un impayé avec le texte 10, le fait de re-préparer les relances sur ce même impayé créera une relance avec le texte 20. Et ainsi de suite. A ce stade, vous pouvez encore modifier les codes texte de relance en retournant dans : Cum@net Règlement > Relance > Consultation des relances Si beaucoup de codes texte sont à modifier, il est préférable d effacer toute la préparation et de la refaire. Cum@net Règlement > Relance > Effacement des préparations GIE Informatique 2013 Lettre de relance page 4 / 7
d) Imprimer les courriers Cum@net Règlement > Relance > Impression des relances Filtre pour choix du type de texte à imprimer, Ou laisser vide pour imprimer toutes les relances Vous pouvez indiquer un taux d intérêt de retard Attention, ce taux est annuel! GIE Informatique 2013 Lettre de relance page 5 / 7
2. Ré-éditer une relance Cum@net Règlement > Relance > Ré-impression d une relance Il suffit de renseigner la date où les relances ont été faites et imprimées et de sélectionner l adhérent ou tous les adhérents 3. Annuler une relance Cum@net Règlement > Relance > Annulation d une relance Si, malgré la vérification avant impression des relances, je constate une erreur d application du code texte, je peux encore annuler une ou plusieurs relances en filtrant les codes adhérents et textes. Dans ce cas, je devrais bien sûr re-préparer les relances concernées. GIE Informatique 2013 Lettre de relance page 6 / 7
4. Paramètres complémentaires Cum@net Règlement > Tables et Paramétrage > Relance > Relance Ce tableau indique le code texte de la relance en fonction du degré de retard Pour une meilleure visibilité, je clique sur le bouton «mode fiche» et je constate le scénario de relance. Je peux le modifier, voire le compléter, mais attention, toute modification aura un impact sur toutes les CUMA car cette table est commune à tous les dossiers de l environnement et non propre à chaque dossier. Cum@net Règlement > Tables et Paramétrage > Relance > Texte de relance En fonction de numéro de texte, je consulte le contenu de la lettre de relance. Le contenu de ces lettres n est pas modifiable. Texte en tête Texte en pied GIE Informatique 2013 Lettre de relance page 7 / 7