6075 Corbeil, Trois-Rivières (Québec) G8Z 4S6 : 819-378-1799 : 819-378-8763 Le module Estimations de Servicentre (Version Acomba et Avantage) Ce module, utilisable de façon autonome, est toujours installé lors de l activation du module CRM. Il permet la création d «Estimations» (appelée aussi «Soumissions Servicentre»), indépendantes du modèle de soumission proposée par le système comptable. Ce document a donc pour objet d'approfondir les fonctionnalités du module d estimations de Servicentre. «Dernière modification le 1er décembre 2014»
Sommaire Sommaire... 2 Description sommaire du module Estimation... 4 Description détaillée du module Estimation... 5 L entête de l estimation... 5 Le corps de l estimation : onglet «Items»... 7 Le corps de l estimation : onglet «Budget honoraire»... 8 Le corps de l estimation : onglet «Budget produit»... 9 Le corps de l estimation : onglet «Budget dépense»... 10 Le pied de l estimation : onglet «Totaux»... 11 Le pied de l estimation : onglet «Détails clients»... 12 Le pied de l estimation : onglet «Détails produits»... 12 Le pied de l estimation : onglet «Entrepôts»... 13 Le pied de l estimation : onglet «Data+»... 13 Compléments... 14 Les paramétrages du module Estimation... 15 Rapport... 16 Items... 16 Budget honoraire... 17 Budget produit... 17 Budget dépense... 17 Transfert d informations entre l estimation et le bon de travail... 18 Options... 18 Date échéance... 18 La liste des estimations... 19 L estimation par la pratique... 21 Page - 2 -
Nouvelle estimation : en utilisant uniquement l onglet «Items»... 21 Nouvelle estimation : en utilisant tous les onglets... 23 Modification d une estimation... 26 Nouvelle estimation «à partir de»... 27 Transférer l estimation en «commande» ou en «facture»... 28 1- L estimation est au nom d un prospect... 28 2 - L estimation est au nom d un client... 29 Transférer l estimation en «Bon de travail»... 30 1 - L estimation a été crée avec une catégorie de type «RÉGULIER»... 30 2 - L estimation a été crée avec une catégorie de type «FORFAITAIRE»... 35 Compléments d informations... 37 Pour conclure... 39 Page - 3 -
Description sommaire du module Estimation Ce module permet de créer des estimations indépendantes du système comptable. Pourquoi? Une soumission Acomba ou Avantage se «dessine» comme une transaction de facturation ou de commande, avec les données brutes des coûtants et des vendants issus des bases de données des produits comptables, ne tenant pas compte des coûts annexes éventuels (emballage, main d œuvre, sous-traitance, ). Le plus de l estimation Pour des propositions plus complexes, le module d estimation Servicentre va permettre de planifier les besoins de produits et/ou de main d œuvre nécessaires pour la réalisation d une offre de prix finale. Les nouvelles informations de coûtants honoraires (main d œuvre, déplacements, ) et de coûtants divers, du type dépenses (sous-traitances, frais divers, ) sont saisies dans des onglets distincts appelés «Budgets». Grace à un tableau récapitulatif des coûtants et des vendants budgétaires, visible dans tous les onglets de l estimation (items, honoraires, produits et dépenses), le calcul du vendant réel et de la marge résultante en est grandement facilité. Servicentre met également en valeur les écarts constatés entre le coûtant/vendant produit «imposé» par le système comptable et le coûtant/vendant calculé à l aide des onglets budgets. A l identique d une soumission d origine comptable (partiellement pour Avantage), l estimation Servicentre peut ensuite être transférée en commande client, en facture et en bon de travail. Mais dans le cas d un transfert en bon de travail, les onglets budgets de l estimation peuvent être cumulés dans l onglet budget du bon de travail, permettant ainsi le comparatif «prévisionnel vs réel» dans chaque bon de travail. Enfin, si le module CRM est activé, l estimation peut également être enregistrée avec un prospect issu du CRM et reliée à une opportunité. (Pour information, le guide d utilisation du module CRM est disponible sur le Site privé). Pour créer une nouvelle estimation, se rendre dans Facturation > Estimation > Estimation Page - 4 -
Description détaillée du module Estimation L entête de l estimation Pour enregistrer et quitter l écran de l estimation. Pour enregistrer et demeurer dans l écran de l estimation. Pour insérer une ligne dans le corps de l estimation. Pour supprimer une ligne dans le corps de l estimation. Pour recalculer et mettre à jour tous les coûtants de l estimation (principalement lors de la modification d une estimation). Statistiques clients Acomba disponibles quand le CRM est activé. Accès à la liste détaillée de tous les produits déjà facturés au client. Statistiques clients Acomba et Avantage disponibles quand le CRM est activé. Accès au détail des ventes enregistrées pour une année sélectionnée. Pour enregistrer des pièces jointes. Celles-ci peuvent être ensuite transférées dans une commande, une facture ou un bon de travail (voir page 15). Pour accéder à la liste des rapports disponibles pour les estimations. Page - 5 -
Champs disponibles : Type : au choix, peut être «Régulier» ou «Forfaitaire». Permet de spécifier, dés la création de l estimation, le type de catégorie qui sera affectée lors du transfert de l estimation en bon de travail. No de projet : pour affecter un projet déjà enregistré dans le système comptable. Date et Expiration : pour la date de création de l estimation et pour sa durée de validité (Voir les paramètres de configurations page 15). Client ou Prospect : le «triangle» permet de sélectionner l origine du destinataire de l estimation (quand le CRM Servicentre est activé). Facturer à : par défaut et sauf indication contraire de la fiche du client, ce champ est la répétition des données du champ précédent. Description et Référence : champs libres qui pourront être ensuite transférés dans la commande, la facture ou le bon de travail (Voir les paramètres de configurations page 15). Vendeur [Acomba et Avantage], Terme et Expédition [uniquement Acomba] : se chargent automatiquement si ces champs sont déjà renseignés dans la fiche client. Contact et Contact fact. : permet de spécifier de nouveaux contacts destinataires de l estimation (ces champs sont visibles uniquement si le CRM est activé). Type réf. : permet de lier l estimation à une opportunité enregistrée dans le CRM Servicentre, si le module CRM est activé (Le guide d utilisation du CRM Servicentre est disponible sur le Site privé). Page - 6 -
Le corps de l estimation : onglet «Items» No item : champ numérique optionnel réservé à la programmation et utilisé pour «formater» les rapports d impression des estimations (Comme dans la majorité des écrans Servicentre, cette colonne peut être désélectionnée par «Bouton de droite» puis «Configurations personnalisées»). No produit : code produit référencé dans l inventaire général comptable par saisie manuelle ou par recherche avec la loupe. Un produit non inventorié ne peut être saisi que par sa description et ne comporte pas de N de produit. Description : description renvoyée par la fiche du produit. Ce champ est modifiable. Qté : la quantité proposée est celle définie par défaut dans le système comptable. Acomba : la quantité par défaut est dans Société > Société > onglet «Clients» : «Quantité facturée par défaut du produit». Avantage : la quantité par défaut est dans Opérateur > Paramètres de compagnie > Paramètres de facturation > onglet «Paramètres» : «Quantité comm. défaut». Coûtant : dernier coûtant renvoyé par la fiche du produit. Ce champ est modifiable. Marge : pourcentage calculé de la marge dégagée entre le vendant et le coûtant. Prix [présent uniquement avec Acomba] : prix de vente renvoyé par la fiche du produit. Pour un client, c est le niveau de prix de l onglet «Détail (suite) > Facturation» de la fiche client et pour un prospect, c est le «Prix 1». Rabais % [Acomba] ou Esc. [Avantage] : rabais client Acomba (modifiable au niveau de la ligne) ou escompte client Avantage (modifiable en bas de l estimation, onglets «Détails clients» et «Détails produit»). Vendant : - Avantage : prix de vente renvoyé par la fiche du produit. Pour un client, c est le niveau de prix de l onglet «Dossier > Code de prix» de la fiche client et pour un prospect, c est le «Prix de vente 1». Ce champ est modifiable. - Acomba : c est le prix de vente (Prix voir plus haut) moins le rabais client. Ce champ est non modifiable. Groupe [Acomba] ou G/L [Avantage] : Groupe ou G/L renvoyé par la fiche du produit. Ce champ est modifiable. Sous-total : prix final total proposé au client («Rabais» ou «Escompte» compris). Impression ligne [Acomba] : si coché, la ligne ne sera pas imprimable sur le rapport. Page - 7 -
Le corps de l estimation : onglet «Budget honoraire» No item : champ numérique optionnel réservé à la programmation et utilisé pour «formater» les rapports d impression des budgets (Comme dans la majorité des écrans Servicentre, cette colonne peut être désélectionnée par «Bouton de droite» puis «Configurations personnalisées»). Catégorie : accessible avec la loupe, la catégorie sélectionnée amène la description générale de la catégorie et le vendant de la section «Main d œuvre» (tel que paramétré dans Fichier > Configuration > Serveur > Appels > Catégories). Si la configuration serveur l autorise (voir page 15), lors du transfert de l estimation en appel de service, les informations saisies dans l onglet «Budget honoraire» sont inscrites dans l onglet «Budgets» du bon de travail. Description : description générale de la catégorie sélectionnée. Ce champ est modifiable. Qté : la quantité proposée est par défaut à 1. Coûtant : coûtant horaire de la catégorie. Ce champ est modifiable. Marge : pourcentage calculé de la marge dégagée entre le vendant et le coûtant. Vendant : prix de vente horaire de la catégorie sélectionnée. Ce champ est modifiable. Sous-total : tarif total de la catégorie (quantité x vendant). Impression ligne [Acomba] : si coché, la ligne ne sera pas imprimable sur le rapport. Page - 8 -
Le corps de l estimation : onglet «Budget produit» No item : champ numérique optionnel réservé à la programmation et utilisé pour «formater» les rapports d impression des budgets (Comme dans la majorité des écrans Servicentre, cette colonne peut être désélectionnée par «Bouton de droite» puis «Configurations personnalisées»). No produit : code produit référencé dans l inventaire général comptable par saisie manuelle ou par recherche avec la loupe. Un produit non inventorié ne peut être saisi que par sa description et ne comporte pas de N de produit. Description : description renvoyée par la fiche du produit. Ce champ est modifiable. Qté : la quantité proposée est celle définie par défaut dans le système comptable. Acomba : la quantité par défaut est dans Société > Société > onglet «Clients» : «Quantité facturée par défaut du produit». Avantage : la quantité par défaut est dans Opérateur > Paramètres de compagnie > Paramètres de facturation > onglet «Paramètres» : «Quantité comm. défaut». Coûtant : dernier coûtant renvoyé par la fiche du produit. Ce champ est modifiable. Marge : pourcentage calculé de la marge dégagée entre le vendant et le coûtant. Prix [présent uniquement avec Acomba] : prix de vente renvoyé par la fiche du produit. Pour un client, c est le niveau de prix de l onglet «Détail (suite) > Facturation» de la fiche client et pour un prospect, c est le «Prix 1». Rabais % [Acomba] ou Esc. [Avantage] : rabais client Acomba (modifiable au niveau de la ligne) ou escompte client Avantage (modifiable en bas de l estimation, onglets «Détails clients» et «Détails produit»). Vendant : - Avantage : prix de vente renvoyé par la fiche du produit. Pour un client, c est le niveau de prix de l onglet «Dossier > Code de prix» de la fiche client et pour un prospect, c est le «Prix de vente 1». Ce champ est modifiable. - Acomba : c est le prix de vente (Prix voir plus haut) moins le rabais client. Ce champ est non modifiable. Groupe [Acomba] ou G/L [Avantage] : Groupe ou G/L renvoyé par la fiche du produit. Ce champ est modifiable. Sous-total : prix total de la ligne budgétée («Rabais» ou «Escompte» compris). Impression ligne [Acomba] : si coché, la ligne ne sera pas imprimable sur le rapport. Page - 9 -
Le corps de l estimation : onglet «Budget dépense» No item : champ numérique optionnel réservé à la programmation et utilisé pour «formater» les rapports d impression des budgets (Comme dans la majorité des écrans Servicentre, cette colonne peut être désélectionnée par «Bouton de droite» puis «Configurations personnalisées»). Date : date à laquelle la dépense budgétée pourrait être engagée. Champ optionnel. Modèle : la loupe permet de sélectionner un modèle de dépense préenregistré. Description : nom du modèle de dépense sélectionné. Ce champ est modifiable. Type : statut de la dépense sélectionnée qui ne peut être que «Fournisseur» ou «Employé». Ce champ est modifiable. Empl./fourn. : permet de sélectionner le pseudo d un employé ou le code du fournisseur concerné. Ce champ est obligatoire. Groupe [Acomba] ou G/L [Avantage] : Groupe ou G/L renvoyé par le modèle de dépense sélectionné. Ce champ est modifiable. Facturable : si coché, cette dépense apparaitrait dans la facture du client avec son prix vendant. Coûtant : coûtant budgétaire de la dépense. Marge : pourcentage de marge calculé entre le vendant et le coûtant budgétaire. Vendant : vendant budgétaire de la dépense. Impression ligne [Acomba] : si coché, la ligne ne sera pas imprimable sur le rapport. Page - 10 -
Le pied de l estimation : onglet «Totaux» Sous-total : cumul des sous-totaux vendants de chaque ligne de l onglet «Items». Taxes : cumul des taxes de chaque ligne de l onglet «Items». Total : montant total de l estimation, onglet «Items», taxes incluses. Coûtant budgétaire : cumul des coûtants présents dans les trois onglets de budget. Vendant budgétaire + % : cumul des vendants présents dans les trois onglets de budget et pourcentage de marge entre les coûtants et les vendants budgétaires. Prix de vente + % : report du «Sous-total» de l onglet «Items» et pourcentage de marge réalisé entre les coûtants et les vendants de l onglet«items». Écart + % : écart entre le «Prix de vente» de l onglet «Items» et le «Vendant budgétaire» provenant des onglets «Budget» et pourcentage d écart. Rapport : la loupe permet de sélectionner un rapport d impression de l estimation. Un rapport par défaut peut être configuré dans les paramètres «Estimations» de la configuration serveur (voir page 15). Imprimante : imprimante par défaut de Windows ou imprimante paramétrée dans la configuration locale de Servicentre, onglet «Imprimantes». Ce champ est modifiable. Tiroir : tiroir par défaut de l imprimante par défaut de Windows ou tiroir de l imprimante paramétrée dans la configuration locale de Servicentre, onglet «Imprimantes». Ce champ est modifiable. Copie : nombre de copies imprimées du rapport sélectionné. Le nombre de copie peut être prédéfini dans les paramètres «Estimations» de la configuration serveur (voir page 15). Page - 11 -
Le pied de l estimation : onglet «Détails clients» Facturer à : coordonnées issues de la fiche client du «Facturer à». Tous les champs sont modifiables, mais l estimation reste attachée au destinataire spécifié dans le «No client» ou «Prospect» de l entête de l estimation (voir page 5 et cidessous «Expédier à»). Seul le rapport d impression tiendra compte des modifications manuelles éventuelles. Expédier à : c est le «Client» ou le «Prospect» destinataire de l estimation. Toutefois, la loupe du champ «Nom» permet d accéder à la liste des clients ou des prospects et de charger automatiquement les coordonnées d un autre destinataire dans le champ «Expédier à» sans changer celui de l estimation. Seul le rapport d impression tiendra compte des modifications. Le pied de l estimation : onglet «Détails produits» Quantités : lorsqu une ligne de produit est sélectionnée dans l un des onglets «Items» ou «Budget produit», les quantités relevées dans la fiche du produit s affichent. La quantité «En inventaire» est la quantité en main de l inventaire général du système comptable. Les champs sont non modifiables. Détails : report des éléments d informations disponibles dans la fiche du produit sélectionné. Page - 12 -
Le pied de l estimation : onglet «Entrepôts» Cet onglet ne permet pas d affecter un entrepôt au produit, mais de connaitre les localisations du produit sélectionné dans le ou les entrepôts au moment de la création ou de la consultation de l estimation. Le pied de l estimation : onglet «Data+» Cet onglet donne accès aux Data+ «entêtes». Servicentre utilise ceux qui sont déjà définit pour le module de facturation. Pour les modifier ou en ajouter, se rendre dans Fichier > Configuration > Serveur > Data+, en sélectionnant «Factures (entêtes)» ou «Factures (lignes)» (Référence : Manuel d utilisation de Servicentre disponible en ligne sur le Site privé Section Data+). Page - 13 -
Compléments Dans le corps de l estimation (dans tous les onglets) : le clique-droit de la souris permet d atteindre un menu supplémentaire : «Insérer une ligne» et «Supprimer une ligne» : même comportement que les boutons et vus précédemment (Page 4). «Modifier la marge» permet de modifier le taux de la marge globale de la ligne sélectionnée : ce taux tient compte du Rabais client (Acomba) ou de l escompte client (Avantage). «Modifier la marge pour tous le items» permet de modifier le taux de la marge globale de l ensemble des éléments présents dans l onglet sélectionné : ce taux tient compte du Rabais client (Acomba) ou de l escompte client (Avantage). «Configurations personnalisées» donne accès à la personnalisation du nombre de colonnes visibles dans le corps de l estimation. Également, le maintient «appuyé» du bouton gauche de la souris sur le titre de la colonne permet de la déplacer : cette configuration d écran est ensuite enregistrée pour l utilisateur concerné. Page - 14 -
Les paramétrages du module Estimation Se rendre dans Fichiers > Configuration > Serveur > Estimation > Options Page - 15 -
Rapport Pour paramétrer le rapport par défaut d estimation (en français ou en anglais). ATTENTION : les éléments suivants concernent principalement le transfert de l estimation dans les différents onglets du bon de travail. Items Si coché, les produits présents de l onglet «Items» seront placés dans l onglet budget du bon de travail. Si «Qté de l estimation» est coché, les quantités des produits de l onglet «Items» sont placées dans la fiche produit du bon de travail : dans le champ «En comm. :» si «Insérer quantité en commande» est coché, dans le champ «Prévue :» si «Insérer quantité prévue» est coché, dans le champ «En prod. :» si «Insérer quantité» est coché. Si «Qté disponible en inventaire» est coché, les quantités des produits de l onglet «Items» sont placées dans la fiche produit du bon de travail comme précédemment, et seul le champ «En prod. :» est mis à zéro si le produit n est pas disponible en inventaire. Toutefois, la «Qté disponible en inventaire» est celle qui est calculée avec les paramètres saisis dans Configuration > Serveur > Inventaire > Option : «Règle de calcul pour la quantité disponible». Il s agit donc bien de la quantité disponible à la vente : si la quantité de l estimation dépasse cette quantité, c est la quantité réellement disponible qui sera insérée. Pour choisir la ou les destinations des lignes de commentaires produits de l onglet «Items». Page - 16 -
Budget honoraire «Budget honoraire» sera transféré dans l onglet budget du bon de travail. Budget produit Si coché, les éléments présents du «Budget produit» sont placés dans le budget du bon de travail. Si les options «Insérer» sont cochées, les produits présents dans l onglet «Budget produit» seront transférés dans l onglet «Produits» du bon de travail. Le comportement du transfert dans le bon de travail est identique à celui qui est décrit dans le précédent chapitre «Items» (Page 14). Ce paramétrage permet donc de construire une estimation avec les seuls éléments présents dans les différents onglets de budget sans jamais utiliser l onglet «Items». Ce paramétrage n est donc utilisable que dans le cas précité. ATTENTION : si des produits sont également présents dans l onglet «Items» de l estimation, ceux-ci s inscriront également dans l onglet «Produit» du bon de travail... Si les produits présents dans l onglet «Budget produit» de l estimation sont des composantes d un produit «fini» inscrit dans l onglet «Items», Servicentre permet de les inscrire non imprimables dans le bon de travail (actif uniquement avec Acomba) et/ou de remettre les prix de vente à 0$. Budget dépense «Budget dépense» est transféré dans «Budgets» et/ou «Dépenses» du bon de travail. Page - 17 -
Transfert d informations entre l estimation et le bon de travail Permet de choisir les champs de destination dans le bon de travail («P/O» & «Référence») pour les champs «Description» et «Référence» de l entête de l estimation. Les pièces jointes de l estimation peuvent être transférées en pièces jointes dans le bon de travail. Options Divers paramètres supplémentaires et spécification du nombre d impression par défaut du rapport d estimation. Date échéance Permet de calculer une date de validité de l estimation. Ce champ est imprimable sur le rapport d estimation. (Voir champ «Expiration» Page 5) Page - 18 -
La liste des estimations Boutons et menus déroulants Pour créer une nouvelle estimation «vide» ou recopiée à partir d une estimation existante. Pour ouvrir en lecture ou modification l estimation sélectionnée (Identique au double-clique gauche). Pour accéder aux fonctionnalités de transfert d une estimation. Après enregistrement de la transaction, la colonne «État» indiquera le type de transfert effectué. «Annulation» et «Vente perdue» sont pour information et ne sont reliées à aucune transaction. Pour transmettre par courriel l estimation sélectionnée. Pour consulter ou attacher des pièces jointes. Pour accéder aux rapports d impressions disponibles. Page - 19 -
Pour faire apparaitre ou disparaitre les filtres de liste des estimations. État : permet de limiter l affichage de la liste des estimations. Statut : permet de filtrer le statut des estimations à afficher. Rechercher par et Rechercher : permet de positionner le pointeur dans la liste des estimations pour les éléments saisis dans le champ «Rechercher». Clic-gauche dans la liste des estimations Permet de faire apparaitre un menu qui résume toutes les fonctions disponibles par les boutons ou les menus déroulants vus précédemment. Configurations personnalisées : donne accès à la personnalisation du nombre de colonnes visibles dans la liste des estimations. Page - 20 -
L estimation par la pratique Au programme : l exemple choisi est loin d être exhaustif, mais il va permettre d utiliser tous les onglets présents dans l estimation. L estimation sera complétée et ensuite dupliquée pour un destinataire identique ou différent. Elle sera ensuite transférée dans une commande, dans une facture ou dans un bon de travail. Nouvelle estimation : en utilisant uniquement l onglet «Items» Se rendre dans Facturation > Estimation > Estimation et saisir les éléments de l entête 1) Sélectionner l onglet «Items» pour y placer le ou les produits proposés au prospect ou au client Cette saisie du produit dans l onglet «Items» permet de créer très rapidement la proposition de prix. L onglet «Totaux» dans le bas de l estimation, montre qu il n y a pas de données saisies dans les différents onglets de budget. Page - 21 -
2) Impression ensuite avec le rapport par défaut «Estimation.rtm». Pour information : tous les rapports fournis par Servicentre sont personnalisables. Pour en savoir plus, contacter le support Servicentre par téléphone ou via le «Site privé». Page - 22 -
Nouvelle estimation : en utilisant tous les onglets 1) Sélectionner l onglet «Budget produit» pour y placer le ou les produits qui vont composer l offre produit à proposer au prospect ou au client Dans l onglet «Totaux», les coûtants et vendants budgétaires sont le cumul des coûtant et des vendants produits. Le pourcentage de marge brute obtenu est à droite du vendant budgétaire. 2) Sélectionner l onglet «Budget honoraire» pour y placer la main d œuvre estimée nécessaire pour le montage et la préparation du produit proposé Page - 23 -
3) Sélectionner l onglet «Budget dépense» pour y placer, par exemple, les frais du transport et de la livraison, assurés par un sous-traitant L onglet «Totaux» dans le bas de l estimation, reprend l ensemble des coûtants et des vendants budgétaires et permet de dégager une marge brute moyenne de 47%. 4) Sélectionner l onglet «Items» pour y placer le produit fini à proposer au client/prospect. Dans l onglet «Totaux» : - Le prix vendant budgétaire est de 157.25$ et dégage toujours 47% de marge brute, - Le prix proposé est de 179.95$, rabais inclus : celui-ci permet de dégager 54% de marge brute (par rapport au coûtant budgétaire), - L écart entre les deux vendants est de + 22.70$ soit de 13%. Page - 24 -
Un rapport d impression à usage interne permet de lister tous les éléments de tous les onglets de l estimation : «Estimation (items, honoraire, produit, dépense) (de base).rtm» Page - 25 -
Modification d une estimation Se rendre dans Facturation > Estimation > Liste des estimations et cliquer sur le signe «+» de la ligne de l estimation concernée pour visualiser toutes les versions de cette estimation. Version active (3) Anciennes versions (1 et 2) Lors de l ouverture pour modification de l estimation 1003, c est la dernière version enregistrée qui apparait (version 3 dans l exemple). A l enregistrement, et seulement si des éléments ont été modifiés, la version 3 est placée dans les anciennes versions et la nouvelle version active porte le numéro 4. Le clic droit sur une des anciennes versions ouvre un nouveau menu : «Ouvrir estimation» permet d ouvrir en consultation la version sélectionnée «Réactiver estimation» permet de «réanimer» la version sélectionnée dans les anciennes versions. C est principalement utile lorsque le choix du prospect ou du client se porte sur une version antérieure pour la modifier de nouveau, et dans ce cas, l enregistrement de cette version réactivée la place au rang de la version active, soit dans l exemple, en version 4. Cette réactivation sera également indispensable pour que la version choisie par le client ou le prospect puisse être transférée en commande client, en facture ou en bon de travail. Page - 26 -
Nouvelle estimation «à partir de» Se rendre dans Facturation > Estimation > Liste des estimations et sélectionner une estimation dans la liste. Faire un clic-droit sur la ligne de cette estimation et choisir dans le menu l option «Nouvelle estimation à partir de». Servicentre ouvre une nouvelle estimation avec tous les éléments de l estimation sélectionnée : nom du prospect ou du client, produits et informations de tous les onglets, etc. Tous les champs sont ouverts à la modification, y compris le N du client ou du prospect. Si ce dernier est modifié, Servicentre propose de remettre à jour les prix de l estimation en fonction des tarifs du nouveau destinataire. L estimation est ensuite enregistrée avec le dernier numéro disponible. Un exemple : l offre promotionnelle de notre modèle de «brouette» précédemment traitée fait l objet d une communication publicitaire auprès des clients et des prospects. Les demandes de prix affluent et pour y répondre rapidement, il suffit de créer des estimations avec l option «Nouvelle estimation à partir de» afin de dupliquer la proposition originale à volonté. Page - 27 -
Transférer l estimation en «commande» ou en «facture» Se rendre dans Facturation > Estimation > Liste des estimations et sélectionner une estimation dans la liste. Faire un clic-droit sur la ligne de cette estimation et choisir dans le menu l option «Créer une commande» ou «Créer une facture». ATTENTION : - seuls les éléments de l onglet «Items» seront présents dans la nouvelle transaction, - il est possible de sélectionner plusieurs estimations dans la liste et de les transférer en commande ou en facture pour le même client (touche «Ctrl» maintenue pendant la sélection des estimations). 1- L estimation est au nom d un prospect Servicentre propose de transférer les éléments disponibles de la fiche prospect dans une nouvelle fiche client dans le système comptable respectif. Page - 28 -
L enregistrement de la fiche client ouvre ensuite la commande client ou la facture à créer. Acomba Avantage 2 - L estimation est au nom d un client Servicentre ouvre immédiatement les écrans de commande client ou de facture pour enregistrement. Dans la liste des estimations, l estimation transférée change de statut selon la transaction effectuée : Avant la transaction Page - 29 -
Transférer l estimation en «Bon de travail» Se rendre dans Facturation > Estimation > Liste des estimations et sélectionner une estimation dans la liste. Faire un clic-droit sur la ligne de cette estimation et choisir dans le menu l option «Créer un bon de travail». 1 - L estimation a été crée avec une catégorie de type «RÉGULIER» Servicentre ouvre un écran de transfert correspondant aux paramètres saisis dans Configuration > Serveur > Estimation > Options (voir page 18) Ligne sélectionnée Onglet d origine de l item Code produit (catégorie/employé/ fournisseur) Description du produit (ou commentaire) Entrepôt destination Quantité de l estimation Quantité disponible (dans l entrepôt sélectionné) Destination Imprimable? Page - 30 -
Précisions sur quelques-unes des options d importation : «Choisir une catégorie» permet de sélectionner la catégorie de type «RÉGULIER» qui doit être affectée au nouveau bon de travail. «Entrepôt» permet de sélectionner l inventaire général ou l entrepôt d origine de tous les produits du nouveau bon de travail (La sélection «ligne à ligne» est également possible : voir ci-dessous). Permet de sélectionner/désélectionner la ligne à importer. Permet de modifier l entrepôt d origine uniquement pour la ligne sélectionnée (inventaire général ou entrepôt). 1) La ligne s affiche en rouge si le produit n existe pas dans l entrepôt. 2) La ligne s affiche en noir si la «Qté dispo.» de l entrepôt sélectionné (inventaire général ou entrepôt) est supérieure ou égale à la quantité de l estimation. Pour mémoire (page 18) : le paramétrage Fichier > Configuration > Serveur > Estimation > Options demande le transfert des lignes de produits de l onglet «Budget produit» dans l onglet «Budgets» du bon de travail. Page - 31 -
L appui sur la disquette permet de finaliser la création d un nouveau bon de travail. A l identique de l option «Placer un appel» du menu «Appel de service», Servicentre offre la possibilité d associer un contrat de service existant pour ce client à ce nouveau bon de travail. Les éléments entourés sont directement issus de l estimation et des options d importation. Les autres champs sont chargés par les éléments paramétrés dans la Configuration > Locale, onglet «Options». Page - 32 -
Après enregistrement, l onglet «Produits» du bon de travail est conforme aux options de l importation. De plus, le coûtant des produits se remet à jour lors du transfert. ATTENTION : la colonne «Imprimante» n est disponible qu avec Acomba. L onglet «Transactions» (uniquement en Acomba) référence l origine du bon de travail. L onglet «Budgets» est conforme aux options de l importation. Page - 33 -
Enfin, l onglet «Sommaire» est également conforme aux valorisations attendues pour le sommaire des montants comme pour l avancement des travaux, en budgétaire et réel. Page - 34 -
2 - L estimation a été crée avec une catégorie de type «FORFAITAIRE» Les options d importation pour l estimation «FORFAITAIRE» sont identiques à celles d une estimation de type «RÉGULIER» : il convient juste de sélectionner une des catégories «FORFAITAIRE» valide (dans l exemple choisi, cette catégorie couvre pièces et main d œuvre). Le résultat est immédiatement visible dans l écran de création du bon de travail : le «Forfait produits» est ajusté à la valeur totale des éléments de l onglet «Items» de l estimation et le «Forfait travaux» est à un prix vendant nul. Page - 35 -
Tous les autres onglets du bon de travail sont semblables à ceux du bon de travail en catégorie «Régulière», hormis l onglet «Produits» dans lequel tous les produits importés des différents onglets de l estimation sont à un prix vendant nul. Page - 36 -
Compléments d informations 1 En versions Acomba et Avantage Les taxes sont calculées selon le groupe de taxes spécifié dans le dossier du client ou du prospect (module CRM). L annulation d une estimation est toujours possible. Si cette estimation est liée à une opportunité crée dans le module de CRM, cette estimation n apparaitra pas dans le sommaire de l opportunité. Le statut «VENTE PERDUE» est réservé aux fins de statistiques. Le module d estimation n utilise pas les entrepôts Servicentre. Le menu obtenu par l appui du bouton de droite de la souris dans la liste des appels ouverts, permet de créer une estimation avec les coordonnées du client du bon de travail sélectionné. Uniquement dans l onglet «Items» de l estimation, le clic droit dans la liste des produits fait apparaitre un menu avec deux fonctions supplémentaires utilisant Excel : 1) Création d un fichier modèle en format Excel : Ce fichier est destiné à être enrichi des éléments de produits que l on désire importer. 2) Importation du fichier Excel : Les données saisies dans le fichier Excel peuvent ensuite être incorporées dans le corps de l estimation, dans l onglet «Items». A savoir : les données du fichier Excel s insèrent dans le corps de l estimation en dessous de la ligne déjà sélectionnée dans l onglet «Items», les données déjà présentes dans le corps de l estimation ne sont pas effacées. Page - 37 -
2 En version Acomba Lors de l insertion d un produit avec des composantes, les composantes sont bien ajoutées dans l estimation, mais elles deviennent des lignes de produits indépendants. Il n y a donc plus de liens entre les composantes et le produit «maitre», ni dans l estimation, ni dans les transactions de commande ou de facture, ni dans le bon de travail que peut générer cette estimation. Il n y a pas de gestion des B.O. de produits lors du transfert d une estimation en facturation partielle des éléments de l onglet «Items». La quantité par défaut des produits dans l estimation est dépendante de la valeur du champ «Quantité facturée par défaut du produit» défini dans Acomba, dans les paramètres Société > Société > Informations société et onglet client. 3 En version Avantage Les kits Avantage ne sont pas gérés dans les estimations. Le module d estimation gère les quantités en B.O. lorsque l estimation est facturée partiellement : dans l exemple ci-dessous, l estimation comportait 5 items et il n y en a que 3 de facturés. Deux items sont donc mis en reliquat. Le statut de l estimation passe en statut «FACTURE PARTIELLE» dans la liste des estimations. Page - 38 -
Pour conclure Le présent guide d utilisation des estimations Servicentre mentionne à de nombreuses reprises l utilisation du module «CRM» : ce module est l outil de prospection commerciale de Servicentre. La description du fonctionnement du «CRM» fait l objet d un guide d utilisation à part, disponible sur le site privé Servicentre. Page - 39 -