Rapprt de vérificatin interne du Cadre de gestin du rendement de la Divisin des ressurces humaines du Bureau du surintendant des institutins financières Nvembre 2010
Table des matières 1. Cntexte...3 2. Objectifs, prtée, méthde et critères de la vérificatin...3 3. Cnclusins déculant de la vérificatin...5 4. Répnse de la directin...7 5. Observatins et recmmandatins...8 Annexe A Critères de cntrôle en gestin du rendement...14
Bureau du surintendant des institutins financières du Canada SVC Services de vérificatin et de cnsultatin SVC 1. Cntexte RH Dispsitif de gestin du rendement Le Cmité de vérificatin et le surintendant nt appruvé la vérificatin du Cadre de gestin du rendement des ressurces humaines du BSIF et sn inclusin dans le plan de vérificatin des Services de vérificatin et de cnsultatin. À titre de première respnsable du prcessus de gestin du rendement (GR), il revient à la Divisin des RH (DRH) de cnseiller la directin du BSIF et de l aider à gérer et à superviser le prcessus pur en garantir la qualité, l équité, la transparence et la chérence. Le Guide de gestin du rendement décrit le prcessus de GR cmme un cycle permanent qui encurage les gestinnaires et les emplyés à établir ensemble des bjectifs de travail et de rendement, puis à vérifier le prgrès accmpli vers la réalisatin de ces bjectifs, tenant cmpte de la nécessité d adpter des mesures crrectives au besin. Cette apprche permet à l emplyé de furnir et d btenir des rétractins sur sn rendement et sur sn apprt à cncrétisatin des attentes de rendement du BSIF, cnfrmément au dcument des engagements à l égard des bjectifs (DEO) de l emplyé. En même temps, elle dnne l ccasin à l emplyé de discuter de perfectinnement de carrière avec sn gestinnaire et de planifier en ce sens. Le cycle de gestin du rendement du BSIF s élabre en quatre étapes : Déterminer les attentes en matière de rendement Surveiller le rendement tut au lng de l année Mesurer le rendement (y cmpris l évaluatin semestrielle et celle de fin d année) Récmpenser le bn rendement Cmpte tenu de l imprtance, de la cmplexité et de la difficulté d acquérir, de peaufiner et de cnserver les cmpétences, les cnnaissances et l expérience nécessaires à la bnne marche des activités du BSIF, le prcessus de GR favrise grandement la réalisatin de sn mandat. C est purqui les risques liés aux ressurces humaines tendent à btenir une cte élevée inhérente dans bien des secteurs du BSIF. Ce prcessus aide le BSIF à s acquitter de sn mandat en incitant la directin et les membres du persnnel à travailler en partenariat pur truver des slutins favrables au rendement et au perfectinnement de carrière. 2. Objectifs, prtée, méthde et critères de la vérificatin Objectifs de la vérificatin Cette vérificatin visait à garantir la pertinence du cncept et du fnctinnement du cadre de gestin, des pratiques et des cntrôles établis pur gérer et superviser le prcessus de gestin du rendement du BSIF dans une ptique de qualité, d équité, de transparence et de chérence. Suite à la page suivante Rapprt de vérificatin du cadre de gestin du rendement de la DRH 3 de 16
Bureau du surintendant des institutins financières du Canada SVC Services de vérificatin et de cnsultatin SVC 2. 2. Objectifs, prtée, méthde et critères de la vérificatin (suite) Objectifs de la vérificatin (suite) Méthde de vérificatin Il s agissait de déterminer : si des plitiques et prcédures liées aux activités du prcessus de GR avaient été mises au pint et fficiellement étayées; si les plitiques et prcédures en place étaient adéquates et bien cmmuniquées à tus les membres de la directin et du persnnel du BSIF; si l applicatin des plitiques et prcédures était cnfrme au but premier et unifrme à l échelle du bureau; si des améliratins purraient être apprtées, au besin. La vérificatin englbait le prcessus de gestin du rendement du BSIF, ntamment la planificatin, le suivi et l évaluatin du rendement, ainsi que les mesures de cntrôle et de surveillance de la directin applicables au prcessus de rendement. La prtée de la vérificatin n englbait pas le vlet suivant : Récmpenser le bn rendement Puisqu il s agissait de vérifier un cycle de rendement cmplet, les travaux de vérificatin nt surtut prté sur les activités de gestin du rendement de l exercice 2008-2009. Cmpte tenu de l évlutin cnstante du prcessus, les SVC nt tutefis établi qu il était nécessaire d examiner et de cmprendre l infrmatin inhérente aux événements survenus avant et après le cycle de rendement chisi, au besin. Critères de vérificatin Les critères de vérificatin présentés à l Annexe A snt tirés du cadre du COSO. Ils nt aidé à établir dans quelle mesure les cntrôles de gestin internes actuels permettent d atténuer et de surveiller les principaux risques assciés à la guvernance, aux ressurces humaines et aux prcessus. La vérificatin s est dérulée en pleine cnfrmité aux Nrmes internatinales pur la pratique prfessinnelle de la vérificatin interne définies par l Institut des vérificateurs internes et en accrd avec la Plitique sur la vérificatin interne du Cnseil du Trésr. Rapprt de vérificatin du cadre de gestin du rendement de la DRH 4 de 16
Bureau du surintendant des institutins financières du Canada SVC Services de vérificatin et de cnsultatin SVC 3. Cnclusins déculant de la vérificatin Le cadre de cntrôle interne qui sus-tend le prcessus de gestin du rendement dit être améliré pur en garantir la qualité, l équité, la transparence et la chérence à l échelle du bureau. Le BSIF utilise le Guide de gestin du rendement (le Guide) cmme dcument de référence pur régir la gestin du rendement (GR). On cnstate tutefis que certains aspects du dcument snt nébuleux, cmme sa frce exécutire (c.-à-d. bligatire u nn) et sa vraie nature (c.-à-d. plitique u simple guide). Ensemble, la cmplexité du prcessus, l ambiguïté du Guide, la désuétude des dcuments d accmpagnement et l ignrance du cntenu du Guide nt dnné lieu à maintes interprétatins et incngruités tuchant l applicatin. L inaptitude à gérer efficacement les risques inhérents à la GR purrait grandement miner le mral des emplyés et nuire au maintien en pste du persnnel. La gestin du rendement a beau été attribuée le deuxième purcentage le plus bas des ctes favrables lrs du récent sndage auprès des emplyés (sur six catégries de sndage), les résultats glbaux du sndage étaient favrables. Effectivement, 92 % des participants nt déclaré qu ils recmmanderaient «le BSIF cmme un bn lieu de travail». Cmpte tenu de l imprtance, de la cmplexité et de la difficulté d acquérir, de peaufiner et de cnserver les cmpétences, les cnnaissances et l expérience nécessaires à la bnne marche des activités du BSIF, le prcessus de GM favrise grandement la réalisatin de sn mandat. Cmpte tenu de la nécessité d amélirer le dispsitif de gestin du rendement de la Divisin des ressurces humaines et de renfrcer ses cntributins à l rganisme, les RH nt récemment articulé des initiatives axées sur le changement. Ces dernières divent entraîner une série d améliratins, ntamment au frmulaire d évaluatin de rendement, dnt l intégratin de plans d apprentissage au frmulaire et au prcessus. Même si ces changements snt psitifs et traduisent les rientatins prises, bn nmbre d autres éléments divent être mdifiés pur garantir la cnfrmité du mde de gestin du rendement de la Divisin des RH au mandat établi. Vici un aperçu de ces éléments : Établir une plitique fficielle et s y cnfrmer; Revir le Guide pur s assurer que les prcédures et cnseils, y cmpris les attentes, les rôles et les respnsabilités, snt pertinents, clairs et fficiellement établis; Expliquer clairement à tus les emplyés et cadres hiérarchiques le fnctinnement du prcessus; Exiger qu n impse à tus les gestinnaires une frmatin bligatire sur la gestin du rendement; S assurer qu il existe une descriptin de tâches pur chaque pste; Intégrer les plans d apprentissage et de perfectinnement prfessinnel des emplyés au prcessus de gestin du rendement. À titre de première respnsable du prcessus de gestin du rendement (GR), il revient à la Divisin des RH de déterminer péridiquement l efficacité du prcessus en regard des bjectifs du BSIF et de gérer les risques inhérents aux ressurces humaines en évaluant les résultats en fnctin de nrmes prédéterminées, ainsi que la cnfrmité à la plitique. Les résultats de ces évaluatins péridiques devraient être acheminés à la haute directin et les leçns apprises devraient enrichir les prgrammes de frmatin pur favriser l améliratin cntinue des résultats. Rapprt de vérificatin du cadre de gestin du rendement de la DRH 5 de 16
Bureau du surintendant des institutins financières du Canada SVC Services de vérificatin et de cnsultatin SVC Ns bservatins et recmmandatins snt présentées en détail à la sectin 5. Les Services de vérificatin et de cnsultatin désirent remercier tutes les parties en cause de leur cpératin et de leur gracieuse participatin à ce prjet. Dirigeant principal de la vérificatin, SVC Date Rapprt de vérificatin du cadre de gestin du rendement de la DRH 6 de 16
Bureau du surintendant des institutins financières du Canada SVC Services de vérificatin et de cnsultatin SVC 4. Répnse de la directin Nus remercins les membres de l équipe de vérificatin de leur démarche cllabrative et de leur minutieux travail. Quique d accrd avec les cnclusins de la vérificatin de la gestin du rendement, nus tenns à préciser que les résultats d anciens sndages auprès des emplyés et l accent crissant mis sur la frmatin et le perfectinnement nus nt incités à examiner le prcessus de gestin du rendement de l an dernier, terminant avec l examen du frmulaire de gestin du rendement et l intégratin des plans d apprentissage au frmulaire et au prcessus. En utre, les grupes de cnsultatin d emplyés nus nt indiqué qu ils vulaient btenir plus d infrmatin et de frmatin sur le prcessus de gestin du rendement cmme tel, et sur ses liens avec la rémunératin. Nus avns l intentin d ffrir cette frmatin vers la fin du présent exercice. À l instar des auteurs du rapprt, nus cryns qu un meilleur cadre de cntrôle interne est requis. Nus cnvenns également de la nécessité de revir ns lignes directrices sur la gestin du rendement et d articuler une plitique fficielle. Nus vyns l utilité de se dter d un prcessus de cntrôle et de surveillance de la qualité. Par cntre, il faudra viser un juste équilibre entre les tâches de surveillance et de prductin de rapprts d une part, et le fardeau administratif y afférent, d autre part. Nus smmes déterminés à dnner suite aux recmmandatins issues de la vérificatin. Cmme susmentinné, des mesures nt déjà été prises en répnse à certains résultats et d autres le sernt au curs des 6 à 8 prchains mis. Rapprt de vérificatin du cadre de gestin du rendement de la DRH 7 de 16
Bureau du surintendant des institutins financières du Canada SVC Services de vérificatin et de cnsultatin SVC 5. Observatins et recmmandatins 5.1 Cadre stratégique de gestin du rendement (GR) fficiel Observatin : Le dcument de référence régissant la gestin du rendement (GR) au BSIF est le Guide de gestin du rendement (le Guide). Nus avns cnstaté que certains aspects du dcument snt nébuleux, cmme sa frce exécutire (c.-à-d. bligatire u nn) et sa vraie nature (c.-à-d. plitique u simple guide). Même si plusieurs dcuments sur la GR figurent au BSIFNet, nus avns cnstaté que la plupart ne snt pas datés et que certains snt désuets car leur cntenu ne cncrde pas avec les pratiques actuelles. En l absence d un cadre stratégique fficiel sur la gestin du rendement, le prcessus servant à évaluer le rendement des emplyés et le traitement des emplyés au rendement insuffisant risque d être irrégulier. Il se purrait aussi qu n n ait pas en main tute la dcumentatin nécessaire pur prendre des décisins éclairées sur la ntatin du rendement. Ceci purrait miner le mral des emplyés et dnner lieu à des prblèmes de maintien en pste, autant de prblèmes qu il faudrait truver le myen de régler. Nus avns bservé ce qui suit : Les attributins des parties intéressées décrites dans le Guide de GR snt mécnnues, peu respectées, mal interprétées et leur mise en œuvre n est pas unifrme. Il n existe aucun prcessus défini pur garantir que les RH revient régulièrement la qualité et la pertinence du guide et des prcédures. Nus ntns tutefis que les RH nt décidé d examiner le frmulaire d évaluatin de rendement. Il n existe aucune plitique u prcédure fficielle pur traiter du début à la fin du cas d emplyés avec des prblèmes de rendement, y cmpris l articulatin claire des attributins des parties intéressées quant aux diverses étapes d une démarche crrective et à la rédactin, la cnservatin et le suivi des dcuments requis. Il n existe aucun prcessus u prcédé clair sur la réceptin et le traitement des plaintes ayant trait au rendement d emplyés nn syndiqués, ni sur la façn de les transmettre aux échelns supérieurs. Le Guide n exige pas d examen du dssier de rendement des emplyés u le suivi de la dcumentatin cnnexe sur la GR pur vérifier si les exigences énncées dans le Guide nt été respectées et pur évaluer l efficacité du prcessus de GR. L accès de tus les prépsés aux RH à l infrmatin sur le rendement des emplyés a été élargi puisque ces renseignements snt centralisés. Un accès inapprprié à l infrmatin persnnelle des emplyés purrait entraîner l inbservance des règles sur la prtectin des renseignements persnnels. Suite à la page suivante Rapprt de vérificatin du cadre de gestin du rendement de la DRH 8 de 16
Bureau du surintendant des institutins financières du Canada SVC Services de vérificatin et de cnsultatin SVC 5. 5. Observatins et recmmandatins (suite) 5.1 Cadre stratégique de gestin du rendement (GR) fficiel (suite) Recmmandatin : Le prcessus de GR devrait être régi par une plitique et sutenu par des dcuments prcéduraux qui stipulent clairement les exigences bligatires. Au mment d élabrer la plitique sur la GR, il faudra mettre l accent sur les principales activités du prcessus de GR et favriser l équité, la transparence et la chérence dans tus les secteurs du bureau. On devra aussi prter une attentin particulière au libellé afin que tute marge de manœuvre sit explicitement décrite dans la plitique. 5.2 Applicatin du Cadre stratégique de gestin du rendement (GR) La nuvelle plitique sur la GR devrait : garantir que les attributins des divers intervenants du prcessus de GR, y cmpris le champin de la GR, snt clairement et fficiellement établies; décrire les mesures à prendre pur assurer la qualité du prcessus de GR, pur vérifier régulièrement la qualité et la pertinence de la plitique et pur vir si les exigences snt bien cmprises et respectées; cmprendre une sectin distincte décrivant les étapes à suivre pur transiger avec les emplyés au rendement insatisfaisant et pur amélirer le rendement; cmprendre une sectin distincte décrivant les prcédures à suivre pur gérer les cas d emplyés qui se plaignent de leurs évaluatins et pur transmettre ces plaintes aux échelns supérieurs; établir des mécanismes pur évaluer la cnfrmité au prcessus de GR; définir les attentes quant aux bjectifs, à la prtée et à la fréquence des examens des RH dans le but d évaluer l efficacité du prcessus de GR; restreindre l accès aux renseignements et dssiers de GR des emplyés aux persnnes autrisées. Observatin : L imprécisin et l ambiguïté du libellé du Guide et des dcuments cnnexes nt dnné lieu des interprétatins et à des applicatins inchérentes et disparates. Nus avns bservé ce qui suit : Il n existe aucun critère pur aider les gestinnaires à déterminer l imprtance relative des principales respnsabilités par rapprt aux buts fixés. Ntre examen de la questin révèle que le degré d imprtance accrdé aux principales respnsabilités par rapprt aux buts semble entièrement aléatire et varie d un gestinnaire à l autre. Dans l esprit du Guide, les principales respnsabilités snt tirées des descriptins de tâches et ne devraient pas changer d une année à l autre. Par cntre, le persnnel et les membres des RH nt cnfirmé qu il n existe pas de descriptins écrites à jur pur tus les pstes. Par cnséquent, n tend suvent à utiliser les dcuments des engagements à l égard des bjectifs en remplacement des descriptins de pste inexistantes. Chaque année, n chisit quatre cmpétences liées au cmprtement prvenant du mdèle de cmpétences pur inclusin dans le prcessus de GR. Mais parce que le Guide n indique pas clairement le chix qui s ffre entre les cmpétences liées au cmprtement et les cmpétences techniques, n tient cmpte des deux. Ntre examen a fait ressrtir plusieurs incngruités dans la sélectin des cmpétences. Rapprt de vérificatin du cadre de gestin du rendement de la DRH 9 de 16
Bureau du surintendant des institutins financières du Canada SVC Services de vérificatin et de cnsultatin SVC 5. Observatins et recmmandatins (suite) 5.2 Applicatin du Cadre stratégique de gestin du rendement (GR) (suite) Le dcument des engagements à l égard des bjectifs cmprend tris barèmes assrtis de définitins différentes qui attribuent des valeurs variables aux principales respnsabilités, aux buts et aux cmpétences. En raisn de la cmplexité des calculs de pintage effectués en fin d année et de l imprtance qu n leur accrde, l applicatin de ctes numériques est devenue inefficace et ne favrise pas l atteinte des résultats prévus en gestin des RH. Dans les dssiers examinés, il n existe pas de lien apparent entre l évaluatin de rendement et la rémunératin au rendement. Les discussins indiquent que le rôle des RH est limité lrsqu un emplyé dépse une plainte au sujet de sn évaluatin Les RH cnseillent généralement aux emplyés d étayer leurs arguments et d expliquer purqui ils cntestent une partie de leur frmulaire d évaluatin. Ce dcument est ensuite versé au dssier de l emplyé. Cela dit, nus n avns rien truvé dans les dssiers indiquant que le prblème avait été réslu. Même si les dssiers pertinents examinés cntenaient des plans d améliratin du rendement, rien n indiquait que des discussins prgressives avaient eu lieu u que des mesures de suivi avaient été engagées avant l évaluatin de rendement de fin d année. Nus avns cnstaté qu aucune frmatin spécifique n est fferte aux gestinnaires pur les aider à cmpser avec les emplyés au rendement insatisfaisant. Même si le persnnel des RH est en mesure de venir en aide aux gestinnaires sur demande, ces cas tendent à être réglés de manière infrmelle. Rien ne cnfirmait la tenue régulière et pnctuelle des évaluatins semestrielles. Les discussins avec les RH et le persnnel nt révélé qu n ne savait pas tujurs exactement à qui servait l évaluatin semestrielle, à savir sa frce exécutire (bligatire u nn), ses bjectifs (accent exclusif sur les questins de rendement u également les changements au plan de travail de l emplyé liés aux circnstances u aux ressurces); et sa prtée (rétractins destinées à tus les emplyés du BSIF u juste à ceux au rendement insatisfaisant). Suite à la page suivante Rapprt de vérificatin du cadre de gestin du rendement de la DRH 10 de 16
Bureau du surintendant des institutins financières du Canada SVC Services de vérificatin et de cnsultatin SVC 5. Observatins et recmmandatins (suite) 5.2 Applicatin du Cadre stratégique de gestin du rendement (GR) (suite) Recmmandatin : Afin de garantir l instauratin efficace du cadre de GR, nus recmmandns l engagement des mesures suivantes : La gestin du rendement exige la créatin d un curs spécifique permettant d ffrir une frmatin plus pussée, y cmpris une frmatin précise prtant sur les grandes étapes du prcessus (c.-à-d. la déterminatin des attentes liées aux respnsabilités clés, des bjectifs et des cmpétences; la tenue d évaluatins semestrielles et de fin d année) et sur la gestin des emplyés au rendement insuffisant. Les nuveaux gestinnaires et les gestinnaires exerçant leurs fnctins depuis un mment seraient bligés à suivre cette frmatin. Il devrait y avir une descriptin de tâches pur chaque pste, puisque ces descriptins cnstituent le fndement général de nmbreux prcédés des RH, y cmpris la cnceptualisatin des systèmes de rémunératin, la classificatin des grupes et des niveaux d empli, le recrutement et la gestin du rendement. Il faudrait clarifier la raisn d être de l évaluatin semestrielle, y cmpris sa frce exécutire, ses bjectifs et sa prtée. Les RH devraient s assurer que les évaluatins semestrielles se tiennent au mment indiqué, que les résultats (c.-à-d. rétractins psitives u négatives, mesures crrectives à prendre, frmatin nécessaire) snt dûment étayés dans le frmat qui cnvient, et que le gestinnaire et l emplyé signent fficiellement le dcument. Il faudrait définir des critères frmels pur aider les gestinnaires à évaluer les réalisatins de leurs emplyés et à établir des liens clairs avec la rémunératin au rendement. 5.3 Supervisin par la directin Observatin : Les mesures de cntrôle et de supervisin de la directin en matière d infrmatin, de cmmunicatin et de surveillance ne snt pas assez intégrées au prcessus de gestin du rendement. Nus avns bservé ce qui suit : Avant de fixer des attentes individuelles en matière de rendement, il faut d abrd prduire les plans d activités du BSIF et définir les prirités cnnexes de l rganisme, puis les cnvertir en buts sectriels et divisinnaires pur appuyer le plan d activités et la réalisatin des bjectifs du BSIF. Suivant l annnce des buts de la divisin, les emplyés et les gestinnaires se réunissent pur établir les buts individuels de l année. La lettre d appel de la directin exige la prductin des dcuments des engagements à l égard des bjectifs avant la fin du premier mis de l exercice financier, mais cmpte tenu du fréquent délai mis à cmmuniquer fficiellement les buts et bjectifs de l rganisme au persnnel, il arrive très suvent que ces dcuments sient prduits en retard. Par cnséquent, les emplyés divent parfis travailler sans idée précise des prirités et des bjectifs visés. Rapprt de vérificatin du cadre de gestin du rendement de la DRH 11 de 16
Bureau du surintendant des institutins financières du Canada SVC Services de vérificatin et de cnsultatin SVC 5. Observatins et recmmandatins (suite) Suite à la page suivante 5.3 Supervisin par la directin (suite) À la fin de chaque cycle de GR, les équipes de gestin sectrielles examinent, par suci d unifrmité, tutes les ctes de rendement préliminaires des emplyés. Ce prcessus nécessite tutefis une cmmunicatin franche et uverte pur inspirer cnfiance dans le prcessus de rendement, ce qui n est pas le cas à l heure actuelle. Les RH n examinent pas le prcessus de GR pur évaluer sa qualité et sn efficacité. Le dernier examen remnte au cycle de rendement de 2003-2004. Les entretiens avec des représentants des RH et l examen des dcuments nt fait ressrtir de graves lacunes au niveau du transfert des cnnaissances et de la respnsabilisatin assciées au dernier examen du prcessus de GR, u à tut autre examen antérieur u pstérieur. Les RH nt engagé très peu de mesures de suivi et de cntrôle pur vérifier si les gestinnaires avaient remis leurs dcuments sur la GR et respecté les échéances, cmme indiqué dans la lettre d appel des RH. Par cnséquent, les RH ne sauraient identifier les dcuments de GR manquants pur un cycle de GR dnné, u faire le suivi qui s impse. Même si, à l échelle des Services intégrés, l évaluatin des risques est de haut niveau, n ne sait pas très bien s il existe un prcessus de gestin des risques fficiel pur déterminer, évaluer et surveiller les risques en GR et pur prduire des rapprts en ce sens. Recmmandatin : En vue de garantir la mise en œuvre efficace du cadre stratégique de gestin du rendement, il faut renfrcer les mesures de cntrôle de supervisin de la directin, y cmpris ce qui suit : Le prcessus de transmissin des buts et prirités devrait être revu pur garantir que les gestinnaires nt tute l infrmatin nécessaire pur respecter les échéances indiquées dans la lettre d appel. Il faudrait que les cadres hiérarchiques rendent cmpte de leurs respnsabilités en matière de gestin des persnnes. Ces respnsabilités devraient être prises en cmpte dans leurs prpres évaluatins de rendement. Ainsi, n purrait évaluer les gestinnaires en fnctin de leurs cmpétences en gestin des persnnes, de même que de leurs respnsabilités, buts et cmpétences cnnexes. Il imprte que tutes la cmmunicatin sur le prcessus de GR de la haute directin à l ensemble des gestinnaires et des emplyés du BSIF sient claire et uverte, de manière à favriser l équité, l unifrmité et la transparence, et à inspirer cnfiance en le prcessus de GR. À titre de première respnsable du dispsitif de GR, la Divisin des RH devrait mener des examens péridiques pur évaluer sn efficacité en mesurant les extrants et les résultats par rapprt aux nrmes prédéterminées et en surveillant les tendances du rendement. Ces examens permettraient aux RH de cerner les enjeux de GR prblématiques et les situatins ù les gestinnaires, nuveaux u exerçant déjà leur fnctins, nt besin de frmatin. Suite à la page suivante Rapprt de vérificatin du cadre de gestin du rendement de la DRH 12 de 16
Bureau du surintendant des institutins financières du Canada SVC Services de vérificatin et de cnsultatin SVC 5. Observatins et recmmandatins (suite) 5.3 Supervisin par la directin (suite) Il en va de même pur les représentants des RH qui devraient être tenus respnsables de la qualité de leurs activités de cntrôle, d examen et de prductin de rapprts ayant trait au prcessus de GR, y cmpris les pratiques de transfert des cnnaissances. Leur rendement à cet égard devrait être pris en cmpte dans leurs prpres évaluatins de rendement. RH - Les risques inhérents à la gestin du rendement devraient être examinés péridiquement et il faudrait mettre en place des dispsitifs permettant à la directin de déterminer péridiquement si les cntrôles existants atténuent adéquatement les risques cernés. 5.4 Perfectinnement prfessinnel et planificatin de carrière Observatin : La déterminatin des besins en matière d apprentissage et de perfectinnement ne relève pas d un prcessus fficiel et ne fait pas partie du dispsitif de gestin du rendement, cmme le recmmande le Guide. Nus avns bservé ce qui suit : Même si le principal extrant du prcessus de GR est l examen de l évaluatin du rendement entre un gestinnaire et sn subalterne immédiat, le prcessus ne fait pas ressrtir les lacunes éventuelles entre ce qu n attend de l emplyé et ce qu il cntribue à sn pste sur le plan des habiletés, des cmpétences et des cmprtements. Sans ces renseignements, les emplyés ne purrnt amélirer leur rendement actuel u prduire les plans de perfectinnement de carrière dnt ils nt besin pur accéder au pste qu ils cnvitent, u les deux. Les RH n examinent pas péridiquement les frmulaires d évaluatin pur cerner les tendances du rendement de l emplyé et en tirer des renseignements intégrables aux prgrammes de frmatin. Il se peut dnc que les RH n arrivent pas à cerner les dmaines particuliers ù les emplyés du BSIF purraient bénéficier d une frmatin u d un sutien. Recmmandatin : Pur garantir l applicatin unifrme d une apprche systématique et disciplinée à l échelle de l rganisme, la frmatin et le perfectinnement des emplyés divent cnstituer une partie intégrante du prcessus de gestin du rendement. Les plans de perfectinnement devraient permettre aux emplyés d évluer naturellement à travers l rganisme et assurer le maintien des pstes quand les titulaires quittent. Le plan de relève de l rganisme purrait alimenter les plans de perfectinnement des emplyés. Pur ce faire, la directin dit garantir ce qui suit : La déterminatin des besins d apprentissage aux fins du pste actuel et des futurs besins en planificatin du perfectinnement de carrière devraient faire partie du prcessus de gestin du rendement. Il faudrait aussi déterminer les cmpétences manquantes et les bjectifs de carrière persnnels à curt et lng termes pur permettre à l emplyé Rapprt de vérificatin du cadre de gestin du rendement de la DRH 13 de 16
Bureau du surintendant des institutins financières du Canada SVC Services de vérificatin et de cnsultatin SVC d acquérir les qualités, les habiletés et les cmpétences vulues et pur cerner les pssibilités prfessinnelles qui s ffrent aux individus. Annexe A Critères de cntrôle en gestin du rendement Éléments Guvernance : Cadre stratégique de GR Guvernance : Supervisin par la directin Cmpsantes Des plitiques et prcédures de GR adéquates snt en place et ces dernières snt régulièrement examinées, évaluées et mises à jur pur en garantir la qualité. Les fnctins, les respnsabilités et l bligatin de rendre des cmptes des diverses parties intéressées impliquées dans le prcessus glbal de GR snt clairement étayés à l intérieur du cadre et n les respecte systématiquement. Les plitiques sur la GR énncent clairement les mesures à engager pur garantir l assurance de qualité du dispsitif de GR. Les critères servant à évaluer les réalisatins et mérites snt clairement établis et cmmuniqués aux gestinnaires et aux emplyés du BSIF. Les liens entre l évaluatin du rendement, la rémunératin au rendement et le mérite snt fficiellement établis, ils snt transparents et ils snt cmmuniqués clairement au persnnel du BSIF. Le cadre cmprte une plitique u une prcédure écrite sur les mesures disciplinaires prgressives u les mesures crrectives à prendre dans le cas d emplyés dnt le rendement est jugé insatisfaisant. Le cadre intègre un prcessus et des prcédures clairement définis permettant d accepter et de traiter les plaintes sur le rendement d un emplyé de manière à garantir la réslutin rapide et efficace des cnflits, y cmpris un mécanisme de transmissin des prblèmes de rendement à un écheln supérieur. Le cadre cmprend un calendrier de GR, ainsi que des prduits et des pints de cntrôle en matière de GR clairement définis. Des mécanismes snt en place pur cerner, appliquer et vérifier régulièrement l bservance du cadre et des cnventins cllectives, s il y a lieu, et pur engager rapidement des mesures efficaces au besin. Les activités de supervisin de la directin snt enchâssées dans le prcessus, s intègrent aux fnctins curantes, cmme l élabratin frmelle de la stratégie pératinnelle glbale et la déterminatin des buts ministériels annuels, et permettent la transmissin en aval transparente et rapide de ces éléments aux sus-sectins et, ultérieurement, aux gestinnaires et aux emplyés. Il existe un prcessus d examen annuel clair applicable à l échelle de l rganisme, des sus-sectins et des emplyés. Ce prcessus permet d évaluer les réalisatins en fnctin des prirités et des buts fixés, de cerner les dmaines à amélirer et de prduire des plans. Chaque secteur de l rganisme pssède un rganigramme à jur. Il existe une liste maîtresse qui énumère chaque pste au sein de l rganisme et qui précise sn statut. Il existe une descriptin de tâches pur chaque pste relevant de l rganisme. Les gestinnaires nt l bligatin de suivre tutes les étapes du prcessus de GR nécessaires pur répndre aux besins de leurs subalternes immédiats. De plus, les RH surveillent et vérifient si les résultats du prcessus de GR nt été prduits à Rapprt de vérificatin du cadre de gestin du rendement de la DRH 14 de 16
Bureau du surintendant des institutins financières du Canada SVC Services de vérificatin et de cnsultatin SVC Éléments Cmpsantes l intérieur des délais fixés et fnt parvenir des avis aux gestinnaires si nécessaire. Les RH examinent péridiquement les ctes de rendement et la dcumentatin cnnexe pur déceler les disparités et les tendances de rendement dans l ensemble du bureau. Les RH prduisent également des rapprts fficiels sur les résultats à l intentin de la haute directin. Le prcessus de GR (surtut l examen sectriel par les pairs) est uvert et transparent, et le flux d infrmatin est cmplet, adéquat, fiable et rapide. On effectue péridiquement (à intervalles acceptables) des sndages auprès des emplyés pur aider la directin à déceler et régler les prblèmes bservés. Guvernance : Perfectinnement des cmpétences et frmatin Prcessus de cntrôle : Applicatin du Cadre stratégique L rganisme furnit aux emplyés les utils, la frmatin, les ressurces et l infrmatin dnt ils nt besin pur s acquitter de leurs fnctins. La directin et les emplyés des RH nt les cnnaissances, les cmpétences et l expérience requises pur exécuter les tâches qui leur snt cnfiées cmpte tenu de leurs respnsabilités et de leurs bligatins redditinnelles en matière de RH. Les pstes essentiels et les activités imprtantes en matière de GR nt été recensés au sein des RH, les pratiques de transfert des cnnaissances snt adéquates, et les ressurces de dépannage snt suffisantes parmi les prépsés des RH pur garantir une gestin harmnieuse et cntinue des fnctins des RH ayant trait à la GR. On a déterminé et décrit les cmpétences essentielles en gestin et en leadership qui sus-tendent la réussite rganisatinnelle et n ffre aux gestinnaires (nuveaux et exerçant déjà leurs fnctins) la frmatin requise pur leur permettre de perfectinner leurs cmpétences en gestin des persnnes. Les évaluatins de rendement mettent l accent sur des plans d actin axés à la fis sur l améliratin des persnnes qui atteignent u surpassent les bjectifs fixés et sur l améliratin de celles qui ne les atteignent pas. Par cnséquent, l évaluatin de rendement annuelle de chaque emplyé cmprend un plan d apprentissage persnnel qui fait le lien entre les aptitudes prfessinnelles et les ccasins de frmatin. Les résultats de l examen péridique des dcuments sur la gestin du rendement par les RH, ainsi que les résultats des analyses des tendances en gestin de rendement à l échelle du bureau alimentent les prgrammes de frmatin cmme il cnvient. Les plitiques sur la GR, de même que les utils et les gabarits s y rattachant, ayant pur but d aider les gestinnaires à s acquitter de leurs respnsabilités en GR snt unifrmément appliqués de la façn vulue. On ffre cnstamment aux emplyés des rétractins sur leur rendement et de l encadrement. Il existe une prcédure des RH pur faire face aux plaintes sur le rendement insatisfaisant des emplyés. Cette prcédure vise à garantir le règlement rapide et pertinent des cnflits entre emplyés et l accès de tus les emplyés du BSIF aux services «d experts» capables de faire enquête et de régler les plaintes. La haute directin examine régulièrement la nature et le mde de règlement des plaintes pur s assurer que les plitiques sur la GR nt été respectées tut au lng du prcessus. Une prcédure des RH permet de gérer les plaintes sur le rendement des emplyés et garantit que les gabarits types des mesures disciplinaires prgressives et des mesures crrectives snt cnfrmes aux lis de l empli en vigueur; que les gestinnaires dcumentent rapidement et cmme il se dit les étapes franchies pur aider l emplyé à amélirer sn rendement et le type de la participatin de l emplyé; que Rapprt de vérificatin du cadre de gestin du rendement de la DRH 15 de 16
Bureau du surintendant des institutins financières du Canada SVC Services de vérificatin et de cnsultatin SVC Éléments Cmpsantes les emplyés assujettis à des mesures disciplinaires u crrectives snt infrmés de leurs drits et respnsabilités; que les emplyés btiennent régulièrement de l aide sur la façn d amélirer leur rendement; que les discussins enturant leur prgrès snt dûment étayées; et que les RH, en accrd avec les cadres hiérarchiques, surveillent le prgrès accmpli par tus les emplyés sumis à des plans d améliratin de rendement fficiels et vérifient le respect des échéances. Les RH examinent péridiquement les dcuments de GR dûment remplis pur évaluer la qualité des cntenus (c.-à-d. cncrdance entre les respnsabilités clés et l empli, buts réalistes et mesurables, cmpétences liées aux bjectifs pératinnels, etc.) et étayent le rendement pur s assurer que le prcessus est transparent, équitable et appliqué unifrmément à l échelle du BSIF. L accès aux dssiers et à l infrmatin sur la GR est réservé aux persnnes autrisées et seulement sur justificatin, de manière à garantir la cnfidentialité des renseignements persnnels. Gestin du risque La directin cerne les principaux risques liés à la GR par les RH et évalue péridiquement si les cntrôles en place permettent de les atténuer suffisamment. Rapprt de vérificatin du cadre de gestin du rendement de la DRH 16 de 16