Guide de la Sérénité Fiscale Sage Apimécanique Guide Sérénité Fiscale Page 1 sur 38
Sommaire Introduction... 3 Changement de TVA en 2014... 4 Comment déployer la version 12.01.00?... 5 Le paramétrage des taux de TVA... 6 La gestion des documents commerciaux en 2014... 12 Contrôle des comptabilités informatisées... 13 Le cadre légal... 13 L application dans les logiciels Sage Apimécanique... 16 Gérer vos prélèvements à la norme SEPA (*)... 31 Prérequis... 31 Les prélèvements SEPA... 32 CICE... 36 Rappel du cadre légal... 36 Vous faites déjà... 37 Prochaine étape... 38 Paye : Imposition de la part Patronale des cotisations de complémentaire santé... 38 Guide de la Sérénité Fiscale Page 2 sur 38
Introduction Dans un contexte économique difficile, le gouvernement a mis en place une série de mesures fiscales ayant un impact fort pour les entreprises. L'article 66 de la loi n 2012-1510 du 29 décembre 2012 de finances rectificative pour 2013 apporte de changement important dans la fiscalité des entreprises. De la mise en place du Crédit d Impôt Compétitivité Emploi en passant par les comptabilités informatisées, les changements de taux de TVA, sans oublier le changement des normes bancaires avec l arrivée de la norme SEPA règlement Européen N 260/2012. Ce guide a pour objectif de vous accompagner dans les étapes clés de ces changements. Mise en conformité DGI : En cas de contrôle fiscal, vous serez en mesure de fournir un archivage de vos données comptables conformes aux exigences légales. Crédit d Impôt Compétitivité Emploi : Même si les modalités d applications sont simples, les règles de calcul peuvent relever du «parcours du combattant». Par exemple, dans le monde du BTP, nous devons prendre en compte les paniers, les heures d intempéries, les congés payés acquis en décalés et gérés par la caisse de congés payés du BTP etc. Les changements de taux de TVA : Au 1 er janvier 2014, de nouveaux taux de TVA vont entrer en vigueur. Bénéficiez d un assistant de changement de taux de TVA, vous permettant de sécuriser ce changement dans votre gestion. Nouvelles normes bancaires (SEPA & EBICS): Ce sont des normes Européenne visant à uniformiser les échanges bancaires (virement, prélèvement etc.) sur l ensemble de la zone Euro. L arrivée de la norme SEPA (format du fichier) occasionne l utilisation d un nouveau protocole de communication : EBICS remplaçant ainsi les anciens protocoles ETEBAC. Les RIB disparaissent au profit de l IBAN. Bénéficiez d un raccourcissement des délais de paiement baisse des coûts liés à ces paiements et à leur traitement. Guide de la Sérénité Fiscale Page 3 sur 38
Changement de TVA en 2014 À partir du 1 er janvier 2014, les taux de TVA (taxe sur la valeur ajoutée) vont être modifiés, selon l article 68 de la 3 e loi de finances rectificative pour 2012 (publiée au Journal officiel le 30 décembre 2012) : Le taux normal, qui s applique à la majorité des biens et des prestations de service, passera de 19,6 % à 20 %. Le taux intermédiaire, qui concerne notamment la restauration, la vente de produits alimentaires préparés, les transports, les travaux de rénovation dans les logements anciens, sera relevé de 7 % à 10 %. Le taux applicable en Corse passera de 8 % à 10 %. Sources : http://www.service-public.fr/professionnels-entreprises/actualites/00891.html La version 12.01.00 des applications Apimécanique intègre à ce titre un assistant de changement des taux de TVA destiné à vous guider pas à pas. Afin d assurer le meilleur service, l Assistance Technique ne pourra pas prendre en compte les demandes relatives à des versions antérieures à la V12.01.00. Guide de la Sérénité Fiscale Page 4 sur 38
Comment déployer la version 12.01.00? Avant toute chose, commencez par réaliser une sauvegarde des données sociétés à mettre à jour (menu Utilitaires \ Sauvegarde/Restauration \ Sauvegarde). N'installez qu'ensuite la version 12.01.00 de votre application. Depuis une gamme Standard vers une gamme Evolution nous vous rappelons que la mise à jour nécessite de passer par l assistant de création de dossier. L'utilisateur sélectionné pour effectuer la mise à jour devra disposer des droits d'accès sur les fonctions de réorganisation. Guide de la Sérénité Fiscale Page 5 sur 38
Le paramétrage des taux de TVA A compter du 1 er janvier 2014, voire avant si vous le souhaitez, il vous est possible de mettre à jour les taux de TVA de votre dossier. L utilisateur sélectionné pour effectuer la mise à jour devra disposer des droits d accès sur l initialisation des taux de TVA. A la date du 1 er janvier 2014 vous n avez pas encore modifié vos taux de TVA A compter du 1 er janvier 2014, l assistant de changement des taux de TVA se déclenche de manière automatique à l ouverture de votre dossier société. Avant d aller plus loin, commencez par réaliser les opérations suivantes : Sauvegarde de vos dossiers sociétés et des dossiers sociétés liés s il y a lieu (Comptabilité, Financier et Paye). Clôture des postes et des magasins dans l application Caisse. Facturation des pièces commerciales en cours. Génération de vos relevés de factures. Transfert en comptabilité de vos factures. Les documents comportant d anciens taux de TVA ne seront plus modifiables dès lors que les nouveaux taux viendront les remplacer, aussi nous vous recommandons de clôturer toutes les chaînes de documents en cours et de procéder au transfert comptable des factures correspondantes. Si ce n est pas déjà fait, quittez l assistant pour réaliser ces opérations. Il vous sera possible de le relancer à l aide du bouton «Assistant changement de TVA de 2014» ou lors de la prochaine ouverture de votre dossier société. Cliquez sur le bouton «Suivant» de manière à poursuivre. Reportez-vous ensuite au paragraphe «Diagnostics» de ce document. Guide de la Sérénité Fiscale Page 6 sur 38
Vous souhaitez modifier vos taux de TVA avant la date du 1 er janvier 2014 Si vous envisagez de mettre à jour vos taux de TVA avant l échéance, sachez qu il vous faudra ajouter les nouveaux taux en complément des anciens. Avant d aller plus loin, commencez par réaliser les opérations suivantes : Sauvegarde de vos dossiers sociétés et des dossiers sociétés liés s il y a lieu (Comptabilité, Financier et Paye). Clôture des postes et des magasins dans l application Caisse. Facturation de vos pièces commerciales en cours. Génération de vos relevés de factures. Transfert en comptabilité de vos factures. Rendez-vous ensuite dans le menu «Init. \ Taux de TVA». Créez les taux de 20 % et 10 %, en complément des taux déjà définis dans votre dossier société. A compter du 1 er janvier, l assistant se déclenchera : Si vous demander à l exécuter, les taux de 19.6 et 7 % seront remplacés par les taux de 20 et 10 %. Les taux de 20 et 10 % que vous aviez précédemment ajoutés seront donc présents en doublon. Vous pourrez les supprimer dès lors que vous en aurez terminé avec les documents dans lesquels ils sont valorisés, ou vous pourrez les conserver. Important : Si vous aviez créé ou modifié des fiches (pièce, forfait ) avec ces taux et que vous les supprimez, ces fiches se verront affecter un taux à 0%. Si vous fermez l assistant en demandant à ne plus l exécuter, notez que vous ne bénéficierez pas de la mise à jour globale de vos forfaits et VO/VN*. Il vous faudra mettre à jour leur taux de TVA manuellement, fiche par fiche. Reportez-vous au paragraphe «Mise à jour globale des fichiers» de ce document pour en savoir plus. *Ou équivalent suivant votre logiciel Guide de la Sérénité Fiscale Page 7 sur 38
Diagnostics L assistant établit un estimatif des modifications qui seront apportées de manière automatique à votre dossier société, ou qui seront à apporter ultérieurement. Cliquez ensuite sur le bouton «Suivant». Si des documents non facturés auxquels des acomptes associés sont trouvés, l assistant le signalera et vous proposera de les éditer. Cliquez ensuite sur le bouton «Terminer» de manière à refermer l assistant et procédez à la facturation des documents. Il vous faudra impérativement facturer ces documents de manière à pouvoir reprendre le déroulement de l assistant jusqu à son terme. Blocage des pièces commerciales L assistant vous permet d éditer la liste des pièces commerciales dans lesquelles les anciens taux de TVA sont valorisés : Documents non encore transférés en facture. Factures non transférées en comptabilité. Commandes non soldées. A l issue du changement des taux de TVA, ces documents ne seront en effet plus modifiables. Le champ «Documents datés après le» vous permet de filtrer les documents à prendre en compte dans l édition. Guide de la Sérénité Fiscale Page 8 sur 38
Cliquez sur le bouton «Afficher la liste des documents concernés» de manière à éditer les documents. Cliquez ensuite sur le bouton «Suivant». Avant d aller plus loin l assistant vous rappelle qu une fois les taux mis à jour les documents ne seront plus modifiables et que les commandes en cours seront soldées. Cliquez sur «Confirmer» pour passer à l étape suivante ou «Annuler» pour rester à l étape courante. Définition des comptes comptables Cette étape de l assistant vous permet de mettre à jour les comptes de TVA collectée et déductible pour les taux dont la valeur a été modifiée, signalés en surbrillance verte. Notez qu il vous sera toujours possible de modifier ces comptes ultérieurement si vous le souhaitez. Si vous êtes liés à la Comptabilité, n oubliez pas de contrôler que les informations des comptes créés en Comptabilité sont correctes : valeur et type du taux, critère d encaissements et racines des bases hors taxes associées. Guide de la Sérénité Fiscale Page 9 sur 38
Ne modifiez pas les comptes comptables correspondants aux anciens taux : ils seront en effet nécessaires au bon établissement de la déclaration de TVA, ainsi qu au transfert comptable des factures dans lesquelles les anciens taux de TVA sont valorisés. Cliquez sur le bouton «Suivant» de manière à poursuivre. Mise à jour globale des fichiers Cette étape de l assistant vous permet de procéder au recalcul des fiches pour tenir compte du changement de valeur du taux de TVA associé : Cochez «Recalcul marge» pour que le prix de vente TTC des fiches soit maintenu, la marge sera alors recalculée en conséquence. Cochez «Recalcul TTC» pour que le prix de vente TTC des fiches soit recalculé, vous permettant de maintenir vos marges. Cliquez enfin sur le bouton «Suivant». Application des nouveaux taux Notez qu à ce stade de l assistant aucune modification n a encore été apportée à votre dossier société. Cliquez sur le bouton «Terminer» pour appliquer les modifications demandées. Guide de la Sérénité Fiscale Page 10 sur 38
A l issue du traitement un récapitulatif des traitements réalisés s affiche. Cliquez enfin sur le bouton «Quitter». Guide de la Sérénité Fiscale Page 11 sur 38
La gestion des documents commerciaux en 2014 Dès lors que l assistant de TVA aura été exécuté intégralement, les documents dans lesquels les anciens taux de TVA sont valorisés ne seront plus modifiables : Documents qui n avaient pas encore fait l objet d un transfert en facture. Factures qui n avaient pas encore fait l objet d un transfert en comptabilité. Commandes qui n avaient pas encore été soldées. Un message vous en informera au moment de leur ouverture, de leur import ou de leur copie. Le transfert des documents sera toujours possible mais au même taux que celui en vigueur dans le document, leur date ne pourra donc pas excéder le 31/12/2013. Guide de la Sérénité Fiscale Page 12 sur 38
Contrôle des comptabilités informatisées Le cadre légal L instruction 13L-1-06 n 12 du 24 janvier 2006 publiée au Bulletin Officiel des Impôts et relative au contrôle des comptabilités informatisées impose un certain nombre d exigences aux entreprises françaises tenant leur comptabilité au moyen d un système informatisé afin qu elle soit réputée sincère, régulière et probante. Les exigences de la DGFIP (Direction Générale des Finances Publiques) en matière de comptabilités informatisées se résument ainsi : validation des écritures comptables. clôtures périodiques et d exercice. comptabilisation des pièces des applications en amont de la comptabilité. conservation et archivage des documents comptables. Retrouvez ci-dessous la description de ces principes. Validation des écritures comptables Paragraphe 19 à 24 de l instruction Principe du caractère intangible ou de l irréversibilité des écritures comptables. Historisation des écritures «brouillard» Un traitement informatique volontaire et irréversible de validation des écritures comptables, qui s oppose à la saisie en mode «brouillard», interdit toute modification ou suppression des enregistrements ayant fait l objet de ce traitement assurant ainsi l intangibilité des enregistrements comptables (PCG (*) 420-5). Attributs des écritures validées Chaque écriture validée doit présenter les attributs non modifiables suivants : date de valeur comptable ou date de validation, référence de la pièce justificative (PCG (*) 420-2) afin d assurer la permanence du chemin de révision (PCG (*) 410-3). Clôture périodique Paragraphe 25 à 29 de l instruction Principe d une procédure de clôture périodique des enregistrements chronologiques. Clôture périodique Il s agit d un processus figeant la chronologie et garantissant l intangibilité des enregistrements comptables. Il doit être mis en œuvre au plus tard avant l expiration de la période suivante. (*) Plan Comptable Général Guide de la Sérénité Fiscale Page 13 sur 38
La période est l intervalle de temps durant lequel les écritures sont enregistrées en vue de leur centralisation (mois ou trimestre par exemple) afin d établir des situations intermédiaires en cours d exercice comptable. D un point de vue pratique, il est vivement conseillé de procéder à la clôture après envoi de la déclaration de TVA. Comptabilisation d un évènement intervenant sur une période déjà clôturée Cette opération sera enregistrée avec une date de comptabilisation égale à la date du premier jour de la période non encore clôturée avec mention expresse de sa date de survenance. Clôture d exercices «[ ] au terme d une période de 12 mois [ ], il doit être obligatoirement procédé à la clôture de l exercice.». C est à la clôture annuelle que sont établis les comptes annuels au vu des enregistrements comptables et d inventaire : bilan, compte de résultat et annexe forment un tout indissociable. Pour les contrôles fiscaux engagés à partir du 1er janvier 2014 le contribuable doit remettre à l administration fiscale un fichier des écritures comptables au format décrit dans l article «A 47 A I du 02/08/2013». Archivage des données de la comptabilité Paragraphe 96 de l instruction Une procédure d archivage vise les objectifs suivants : donner une date certaine aux documents et données pour une période utile (période comptable, exercice comptable et fiscal) [ ] Copier sur un support informatique pérenne ces documents et données, de manière à permettre leur exploitation indépendamment du système [ ] Paragraphe 100 et 101 de l instruction : Le logiciel pourra proposer une procédure d archivage lors de la clôture de chaque période ou de l exercice correspondant aux déclarations déposées. Il est précisé que rien ne s oppose à ce que la clôture et l archivage des douze périodes mensuelles soient réalisés en une seule opération avant de réaliser la clôture et l archivage de l exercice. Cependant, la précision suivante est importante : «Si pour l administration, la périodicité de l archivage doit être annuelle, car liée à la clôture de l exercice, et corrélativement, au dépôt de la déclaration de résultat, la réalisation d archivages mensuels ou trimestriels, en fonction du régime d imposition des entreprises en matière de taxe sur la valeur ajoutée, peut constituer une sécurité supplémentaire.» Article A 47 A du livre des procédures fiscales «Lorsque la comptabilité est tenue au moyen de systèmes informatisés, le contribuable peut satisfaire à l'obligation de représentation des documents comptables [ ] en remettant, sous forme dématérialisée Guide de la Sérénité Fiscale Page 14 sur 38
[ ], une copie des fichiers des écritures comptables définies aux articles 420-1 et suivants du plan comptable général.» Principe de la permanence du chemin de révision Paragraphe 30 de l instruction «[ ] les comptabilités informatisées doivent permettre de reconstituer à partir des pièces justificatives appuyant les données entrées, les éléments des comptes, états et renseignements, soumis à la vérification» et inversement il doit être possible depuis les comptes de remonter jusqu aux pièces justificatives. Archivage dans les applications périphériques Paragraphe 63 de l instruction «Les entreprises doivent conserver les livres, registres, documents [ ] sous une forme dématérialisée dans un format immédiatement lisible.» Le délai général de conservation est de 6 ans et de 3 ans minimum sur support informatique. Guide de la Sérénité Fiscale Page 15 sur 38
L application dans les logiciels Sage Apimécanique Retrouvez ci-dessous comment les logiciels Sage Apimécanique répondent à ces obligations, ainsi que des bonnes pratique. Validation des écritures comptables et clôture périodique La Comptabilité Apimécanique gamme Standard et gamme Evolution vous permet de réaliser la validation de vos écritures et de réaliser une clôture après chaque période déclarée. Suivant l instruction «13L-1-06 n 12 du 24 janvier 2006», et ce afin de garantir le principe d intangibilité des enregistrements comptables, nous vous conseillons de réaliser une clôture mensuelle de vos journaux après chaque déclaration de taxe sur la valeur ajoutée. Pour cela, voici la procédure à suivre une fois votre déclaration de TVA envoyée, et avant la fin de la prochaine période à déclarer : 1) Rendez-vous dans le menu Clôture\Clôture mensuelle. 2) Assurez-vous que la case Sauvegarde automatique soit cochée. Si ce n est pas le cas, cochez-la. Vous pouvez également réaliser une sauvegarde de sécurité avant de lancer l option de clôture mensuelle, mais nous vous conseillerons tout de même de cocher cette case Sauvegarde automatique pour encore plus de sécurité. Guide de la Sérénité Fiscale Page 16 sur 38
3) Renseignez, dans la colonne Clôturer jusqu au, le mois à clôturer. Dans le cas d une déclaration trimestrielle, indiquez ici le dernier mois du trimestre déclaré. 4) Cliquez sur Suivant. Par ce message, nous vous rappelons que les écritures de la période clôturée ne pourront plus être modifiées. Guide de la Sérénité Fiscale Page 17 sur 38
5) L étape suivante est la sauvegarde automatique de votre dossier. Cliquez sur Suivant pour réaliser cette sauvegarde et poursuivre la procédure. 6) Vous arrivez alors sur l étape d archivage mensuel. Nous vous conseillons de le réaliser afin de justifier de la période déclarée et clôturée. Cet archivage va créer une archive dont le nom est composé comme suit : M<Année><Mois> (exemple pour le mois de janvier 2014 : M201401). Guide de la Sérénité Fiscale Page 18 sur 38
Cette archive est enregistrée à partir du lecteur indiqué dans le champ Unité d archivage, puis suivant l arborescence : \Sage Apimécanique\ARCHIVES\DOSS01\ (exemple, ici, le chemin de stockage de l archive sera : C:\Sage Apimécanique\ARCHIVE\DOSS01\M201401) L archive contiendra une édition dématérialisée (format PDF) de la balance, du journal centralisateur, des journaux et du grand livre, ainsi qu une copie de la base de données et un certain nombre de fichiers destinés à justifier vos données clôturées. 7) Cliquez sur Suivant pour lancer l archivage. 8) Comme il vous incombe de conserver cette archive sur un support pérenne, nous vous conseillons de conserver une copie de cette archive sur un support non modifiable (CD ou un DVD non réinscriptible par exemple). Afin de sécuriser les données archivées et qu elles ne soient pas consultables par n importe qui, un mot de passe verrouille l archive créée. Ce mot de passe vous est demandé lors du premier archivage (mensuel ou annuel). Pour tous les archivages suivants, ce mot de passe est automatiquement repris. Conservez-le donc précieusement. Guide de la Sérénité Fiscale Page 19 sur 38
Clôtures d exercices Avant de lancer la clôture d un exercice, nous vous conseillons de réaliser un contrôle de vos données par rapport à votre liasse fiscale. Une sauvegarde automatique est lancée lors de la clôture annuelle. Vous pouvez néanmoins faire une sauvegarde sur le support de votre choix, afin de rajouter de la sécurité. Voici la procédure pour clôturer votre exercice : 1) Rendez-vous dans le menu Clôture\Assistant de clôture annuelle. 2) Sur la deuxième étape de l assistant, le logiciel vérifie si vous avez réalisé toutes les clôtures mensuelles, si le calcul du résultat a bien été effectué, ainsi que la présence du SIRET dans les Renseignements Généraux. A part pour ce dernier point, qu il vous faudra modifier manuellement après avoir quitté l assistant, ces étapes peuvent être effectuées depuis l assistant de clôture annuelle. 3) Cliquez sur le bouton Suivant. 4) Si vous n aviez pas réalisé vos clôtures mensuelles, le logiciel vous propose de réaliser une clôture mensuelle globale. Suivez les étapes de la clôture mensuelle. 5) Si vous n aviez pas réalisé le calcul du résultat, celui-ci vous est proposé. Cliquez sur Calculer pour lancer la procédure. 6) L étape suivante de l assistant correspond à la copie de clôture d exercice. Cette copie est une sauvegarde automatique obligatoire mise en place pour plus de sécurité. Cliquez sur suivant pour réaliser cette copie et passer à l étape suivante. Guide de la Sérénité Fiscale Page 20 sur 38
7) Vous arrivez alors sur les principales éditions. Cliquez sur chaque nom d édition pour lancer les impressions. Vous pouvez réaliser ces éditions en PDF. Pour cela, choisissez Sortie sur Ecran puis cliquez sur le bouton Imprimer vers et choisissez Fichier\Fichier PDF. 8) Une fois ces édition réalisées, cliquez sur Suivant. 9) Pour réaliser l archivage annuel de vos données cliquez à nouveau sur Suivant. Guide de la Sérénité Fiscale Page 21 sur 38
Cet archivage va créer une archive dont le nom est composé comme suit : E<Année><Mois> (exemple pour l exercice 2013 : E201312). Cette archive est enregistrée à partir du lecteur indiqué dans le champ Unité d archivage, puis suivant l arborescence : \Sage Apimécanique\ARCHIVES\DOSS01\ (exemple, ici, le chemin de stockage de l archive sera : C:\Sage Apimécanique\ARCHIVE\DOSS01\E201312) L archive contiendra une édition dématérialisée (format PDF) de la balance, du journal centralisateur, des journaux et du grand livre de clôture, ainsi qu une copie de la base de données et un certain nombre de fichiers destinés à justifier vos données clôturées. 10) Sur l étape suivante, renseignez les éléments utiles pour le nouvel exercice et la génération des Reports à nouveau. 11) Cliquez sur Suivant puis sur Terminer afin de lancer le traitement. Guide de la Sérénité Fiscale Page 22 sur 38
Le fichier des écritures Pour les contrôles fiscaux engagés à partir du 1 er janvier 2014, le contribuable doit remettre à l administration fiscale un fichier des écritures comptables au format décrit dans l article «A 47 A I du 02/08/2013». L absence de production du fichier des écritures, obligatoire depuis 2006, peut dorénavant être sanctionnée par une amende minimale de 1 500 Euros par exercice ou année soumis à contrôle, qui pourra être portée, en cas de manquements graves, à 5 du chiffre d affaires ou du montant des recettes brutes déclarées ou rehaussées (selon le cas) par exercice ou année soumis à contrôle (article 1729 D du Code général des impôts), ou encore, par la taxation d office en cas d opposition à contrôle fiscal («article L 74 du Livre des Procédures Fiscales»). L article A 47 A I du 02/08/2013 précise le format du fichier des écritures à remettre en cas de contrôle. Le logiciel Comptabilité Apimécanique V12.00 permet la création de ce fichier. Voici comment faire. Contrôle des exercices clôturés avec la V12.00 A la fin de chaque clôture annuelle réalisée avec une Comptabilité V12.00, un fichier des écritures est généré et son emplacement vous est indiqué. Cet emplacement peut varier selon le dossier comptable et votre configuration informatique. A cet emplacement, vous trouverez un dossier compressé nommé Fichiers_DGI.zip. Guide de la Sérénité Fiscale Page 23 sur 38
Il contient le fichier des écritures ainsi que des fichiers annexes. Tous ces fichiers sont utiles. Aussi, nous vous conseillons de remettre l intégralité du dossier compressé Fichiers_DGI.zip au contrôleur qui en fait la demande. Contrôle sur les exercices clôturés avant la V12.00 Pour les exercices passés, qui ont été clôturés avec une version antérieure à la V12.00, cette archive ZIP n a pas été générée automatiquement. En cas de contrôle sur ces exercices, nous vous conseillons de suivre la procédure suivante : 1) Rendez-vous dans le menu Utilitaires\Archivage\Fichier des écritures comptables. Guide de la Sérénité Fiscale Page 24 sur 38
2) Cliquez sur l icône, à droite du champ Exercice, afin de choisir l exercice comptable demandé. 3) Double-cliquez sur l exercice concerné. 4) Validez cette fiche pour générer le fichier des écritures de l exercice à fournir au contrôleur. Guide de la Sérénité Fiscale Page 25 sur 38
Principe de la permanence du chemin de révision Numéro d identification de la pièce : Conformément aux exigences fiscales de traçabilité, un code IDENTDGI est automatiquement associé aux factures clients et fournisseurs dans la base de données de votre gestion lors du transfert comptable. Le code IDENTDGI est unique à chaque document et s inscrit dans une suite de nombres ininterrompue (jamais deux fois le même numéro, pas de trou dans la numérotation). Il est invisible pour l utilisateur dans ses tâches quotidiennes et ne sera utilisé qu en cas de contrôle fiscal. Cette numérotation est totalement indépendante de celle définie en en-tête des documents. Cette séquence ininterrompue vient répondre à une exigence de traçabilité voulant qu il n existe pas de "vide" dans la numérotation de toutes les données produisant une écriture comptable. Une fois le transfert comptable réalisé, le code IDENTDGI d un document devient le code DGIORIGINE identifiant ce document dans la base de données de Comptabilité. En cas de besoin, il est possible d exporter les factures, écritures, règlements et bulletins afin de retrouver ces champs (menu Utilitaires\Export). Modification ou suppression de l écriture comptable d une facture : De plus, pour assurer cette permanence du chemin de révision, la modification ou la suppression d une écriture issue d un autre logiciel Apimécanique entraîne l affichage d une fenêtre invitant l utilisateur à saisir la raison de la modification ou de la suppression. Nous vous conseillons de saisir la cause de cette modification dans le champ prévu à cet effet. Cette justification pourra vous être réclamée en cas de contrôle fiscal puisque d après les principes comptables, vous n êtes pas censé modifier ou supprimer les écritures intégrées, vous devez théoriquement saisir des écritures de contrepassation. Réimputation comptable En application des instructions DGI, les réimputations sur comptes d écritures intégrées en comptabilité ne sont pas possibles. En revanche, la réimputation sur journal demeure réalisable. Guide de la Sérénité Fiscale Page 26 sur 38
Les obligations dans vos applications «périphériques» Automobile Standard et Evolution : o La validation des factures Dès lors qu une facture est remise à un client, cette facture ne devrait plus être modifiable. Afin de répondre à cette problématique, nous avons retenu le principe de l édition définitive. De plus, tous les documents concernés par une déclaration (TVA ou autre) doivent être validés et, du même coup, non modifiables. Pour réaliser une édition définitive, cocher la case Edition définitive lors de l édition de votre facture. L édition générée portera alors la mention «Original» et ne sera plus modifiable. Toute réédition ultérieure de cette facture portera la mention «Duplicata». Il est à noter que les factures (ou avoirs) clients n ayant pas été éditées de manière «définitive» et qui sont transférées en comptabilité, prennent automatiquement l attribut de factures définitives suite au transfert comptable o L archivage périodique des données Dès lors qu une période a été déclarée, il est de votre responsabilité de clôturer cette période de manière comptable (cf. paragraphe sur la clôture mensuelle comptable), et par extension, de verrouiller et d archiver vos données de gestion. Pour vous aider dans cette tâche, l archivage d une période dans la comptabilité déclenche un message à l ouverture de votre logiciel de gestion, vous rappelant de réaliser l archivage également dans ce logiciel. Il est toujours possible de créer des documents sur une période déjà archivée. Notez cependant que cette démarche n est pas cohérente au niveau des principes de gestion mais qu elle est surtout illégale. Vous devrez pouvoir justifier en cas de contrôle fiscal de l absence dans l archivage de documents transférés en comptabilité. Guide de la Sérénité Fiscale Page 27 sur 38
Pour archiver vos données sur un mois, vous devez suivre les étapes suivantes : 1) Choisir la période à archiver. Vous pouvez choisir une période mensuelle, et/ou, à la fin de l année, une période annuelle. 2) L unité d archivage correspond au disque logique sur lequel l archive sera générée. 3) Vous visualisez le chemin complet dans lequel se trouvera votre archive (ici : C:\Sage Apimécanique\ARCHIVES\DOSS01\M201301\APISOFT\SOC01) 4) Cliquez sur Continuer pour lancer la procédure. 5) Si vous n aviez jamais saisi de mot de passe d archive, il vous sera demandé d en saisir un. Conservez-le précieusement, car il ne vous sera plus demandé. 6) Il reste à votre charge de récupérer l archive et de la stocker sur un support pérenne. Vous pouvez également lancer l archivage manuellement en vous rendant dans le menu Utilitaires\Archivage\Lancement. o Conservation dématérialisé des Factures Suivant l instruction DGI vous devez également conserver vos documents (Factures de ventes, factures d acompte ) sous forme dématérialisée. Pour cela nous vous conseillons de réaliser systématiquement une édition PDF en plus de votre édition papier, et de la conserver sur un support viable et pérenne. Pour réaliser cette édition PDF, vous pouvez passer par l aperçu avant impression, cliquer sur le bouton Imprimer ver\fichiers\fichier PDF et choisir l emplacement où enregistrer le fichier. Si vous avez une grande quantité de document à éditer en PDF, nous vous conseillons de passer par l édition groupée de factures et d utiliser un générateur PDF gratuit (du type PDF Creator par exemple). Financier Standard et Evolution : Afin de conserver une trace de votre dossier Financier conforme au dossier comptable déjà clôturé, nous vous conseillons d archiver votre dossier au même rythme. Comme pour votre logiciel de gestion, si vous êtes lié à une Comptabilité et qu un archivage a été réalisé dans ce logiciel, un message vous proposera de réaliser l archivage à l ouverture de votre dossier. La procédure à suivre correspond alors à celle décrite ci-dessus pour le logiciel de gestion. Vous pouvez également lancer l archivage manuellement en vous rendant dans le menu Utilitaires\Archivage\Lancement. Guide de la Sérénité Fiscale Page 28 sur 38
Paye Standard et Evolution : o La validation des bulletins : Dès lors qu un bulletin a été établit et remit à votre employé, celui-ci ne doit plus être modifiable. Pour répondre à cette problématique, nous vous conseillons de réaliser systématiquement la clôture de vos bulletins dès qu elle vous est demandée. Ainsi, en principe, dès que vous changez de mois, le message suivant apparaît : Cliquez sur Oui et la clôture se lance automatiquement. Si vous vous apercevez avoir fait une erreur, vous devrez alors pratiquer une régularisation sur le bulletin suivant. o L archivage périodique des données Sur le même principe que nous avons indiqué plus haut, à chaque fois que vous aurez réalisé un archivage en Comptabilité, il vous sera proposé de réaliser un archivage au lancement de votre dossier de Paye. Le principe est de disposer des archives de Comptabilité, de gestion, de Financier et de Paye correspondant toutes à la même période. Suivez la procédure indiquée dans le paragraphe sur l archivage dans votre logiciel de gestion. Vous pouvez également lancer l archivage manuellement en vous rendant dans le menu Utilitaires\Archivage\Lancement. Guide de la Sérénité Fiscale Page 29 sur 38
o Conservation dématérialisé des Bulletins Suivant l instruction DGI vous devez également conserver vos documents (Bulletin de paie) sous forme dématérialisée. Pour cela nous vous conseillons de réaliser systématiquement une édition PDF en plus de votre édition papier, et de la conserver sur un support viable et pérenne. Pour réaliser cette édition PDF, vous pouvez passer par l aperçu avant impression, cliquer sur le bouton Imprimer ver\fichiers\fichier PDF et choisir l emplacement où enregistrer le fichier. Si vous avez une grande quantité de document à éditer en PDF, nous vous conseillons de passer par l édition groupée de bulletins et d utiliser un générateur PDF gratuit (du type PDF Creator par exemple). Guide de la Sérénité Fiscale Page 30 sur 38
Gérer vos prélèvements à la norme SEPA (*) Après l arrêt de l utilisation du protocole Etebac en juin 2012, le Comité Français d Organisation et Normalisation Bancaire (CFONB) a officiellement choisi, en remplacement, l utilisation des protocoles : - EBICS (Electronic Banking Internet Communication Standard) - SWIFT (Society for Worldwide Interbank Financial Telecommunication Dans le logiciel Financier Apimécanique, le protocole retenu est le protocole EBICS. Ce changement de protocole s est accompagné de la possibilité de remplacer la norme du fichier transmis CFONB, nationale, par la norme SEPA, européenne. A partir du 1 er février 2014, le virement et le prélèvement à la norme SEPA remplaceront définitivement le virement et le prélèvement national tant pour les paiements nationaux que transfrontaliers (intra-européens ou internationaux). L application Financier V12.10 vous permet de gérer le format SEPA sur les prélèvements (le format SEPA sur les virements étant déjà géré ultérieurement). (*) Single Euro Payments Area Prérequis Afin d utiliser la génération de règlements SEPA dans vos applications Sage Apimécanique, vous devez vous assurer d être conforme aux recommandations suivantes : - disposer de l utilitaire Sage Direct. C est cet outil qui vous permettra de transmettre, par voie électronique vos prélèvements SEPA ; - les coordonnées bancaires de vos tiers (clients, fournisseurs, employés ) et de vos propres banques devront contenir les codes BIC et IBAN. Le RIB ne suffit plus. Pour vous aider à mettre vos données en conformité, nous disposons d un utilitaire, dit de «Bicanisation» qui vous permettra de transformer facilement tous les RIB présents sur vos fiches en code BIC et IBAN, et ainsi, de renseigner ces valeurs. Guide de la Sérénité Fiscale Page 31 sur 38
Les prélèvements SEPA Pour gérer les prélèvements SEPA, vous devez avoir paramétré votre logiciel. 1) Les banques Par le menu Init.\Banques, Caisses, il vous faudra avoir choisi le format de prélèvement, ainsi qu avoir saisi votre Identifiant Créancier SEPA (ICS). Bien évidemment, comme il est précisé plus haut, il faudra que votre code BIC et votre IBAN soient également présents. Guide de la Sérénité Fiscale Page 32 sur 38
2) Le mandat Le virement SEPA ne nécessite pas de sécurité particulière puisque c est le débiteur qui envoie l ordre de paiement. Au contraire, le prélèvement SEPA, qui permet au créancier d effectuer un ordre de paiement sur le compte du débiteur, obéit, par nécessité, à des règles plus strictes. Le prélèvement SEPA repose principalement sur un mandat qui est signé par le débiteur afin d autoriser le créancier à prélever des montants sur son compte. La gestion de ces mandats est désormais à la charge du créancier uniquement (et non plus à la banque du créancier). Certaines informations sur le mandat se retrouvent sur le fichier d ordre de prélèvement SEPA. Vous devrez donc créer vos mandats et les présenter à vos clients pour signature. Pour saisir les mandats de vos clients, rendez-vous dans le menu Init.\Mandat SEPA. Vous pourrez y créer de nouveaux mandats, en supprimer et les éditer pré-remplis. Vous avez également la possibilité d éditer un mandat vierge à remplir à la main. Toutefois, vous devrez quand même le saisir pour pouvoir envoyer la demande de prélèvement depuis votre logiciel Financier. Sur la fiche de saisie, vous trouverez toutes les informations nécessaires, préremplies si elles ont été trouvées dans le logiciel (adresse du client, adresse de l entreprise ). En cas de changements dans ce mandat après son acceptation et son utilisation, modifiez directement les nouvelles informations. Les informations précédentes seront alors conservées dans le bouton Amendement. Guide de la Sérénité Fiscale Page 33 sur 38
Enfin, nous vous rappelons que vous avez l obligation de conserver chaque mandat. Pour ce faire, nous vous conseillons de scanner le mandat, signé par le client, et de le stocker dans un répertoire unique de votre ordinateur ou votre serveur si vous êtes en réseau. Vous pourrez ensuite le joindre à la fiche du mandat dans le Financier, à partir de l onglet Document. Clic-droit 3) La fiche Règlement Sur la fiche règlement, si le mode de paiement est Prélèvement, vous retrouverez le BIC et l IBAN récupéré de la fiche du client, mais aussi le mandat. Celui-ci peut se pré-renseigner automatiquement s il en existe qu un seul pour ce client. Guide de la Sérénité Fiscale Page 34 sur 38
4) La remise en banque : La fiche de remise en banque s utilise de la même manière que la fiche de virement : Si votre banque de remise est paramétrée pour traiter des prélèvements SEPA, le Type de support sera obligatoirement Sage Direct Ebics. Avant de générer votre envoi, vous avez la possibilité de modifier le mandat rattaché au règlement. Guide de la Sérénité Fiscale Page 35 sur 38
CICE Rappel du cadre légal L'article 66 de la loi n 2012-1510 du 29 décembre 2012 de finances rectificative pour 2012 crée le Crédit d Impôt Compétitivité Emploi (CICE) Le CICE a pour objet le financement de l amélioration de la compétitivité des entreprises à travers notamment des efforts en matière : d investissement, de recherche, d innovation, de formation, de recrutement, de prospection de nouveaux marchés, de transition écologique et énergétique de reconstitution de leur fonds de roulement. Il s adresse à toutes les entreprises employant des salariés, imposées à l impôt sur les sociétés ou à l impôt sur les revenus, ainsi que certaines entreprises dont le bénéfice est exonéré. Le crédit d impôt se calcule sur la base du cumul de la masse salariale sur une année sociale. Il est calculé sur les rémunérations versées aux salariés au cours d une année civile. Les salaires versés ne doivent pas excéder 2,5 fois le smic. Les rémunérations versées en 2013 et retenues pour le calcul du CICE bénéficieront d un crédit d impôt de 4% pour l année 2014 puis 6% à compter de 2015. Guide de la Sérénité Fiscale Page 36 sur 38
Vous faites déjà Depuis la Déclaration Unifiée des Cotisations Sociale (DUCS) URSSAF du mois de juin (déclarée au mois de juillet), vous êtes tenu de déclarer l effectif éligible, ainsi que la masse salariale correspondante, dans un Code Type du Personnel 400. Cette obligation est gérée dans le logiciel Paye Apimécanique Evolution. Attention : L administration fiscale a modifié, en date du 26 novembre 2013, les documents relatifs au CICE. On y retrouve notamment le changement du salaire de base à prendre en compte pour la détermination des employés éligibles. En effet, pour réaliser ce calcul, vous ne devez plus utiliser le salaire avant abattement, mais le salaire brut abattu. De plus, cette mesure est rétro-active sur 2013 et ce mode de calcul devra donc être utilisé pour déterminer l effectif et la masse salariale présente sur votre DUCS de décembre 2013 (déclarée en janvier 2014). La modification à effectuer se trouve dans le paramétrage de calcul (menu Editions\Cotisations\Déclaration Unifiée des Cotisations Sociales EDI, bouton Calcul CICE). Vous devrez alors y mentionner la variable BASENC à la place de BASEBC dans le poste nommé BRUT. Enfin, si, en plus de l abattement pour frais professionnels, vous avez remboursé certains frais à vos employés, vous devez également ajouter une rubrique dans laquelle se trouveront ces remboursements de frais. NB : Les remboursements de frais versés à des employés ne bénéficiant pas d un abattement pour frais professionnels, ne sont pas à ajouter à la base de comparaison. Guide de la Sérénité Fiscale Page 37 sur 38
SERENITEFISCALE1213_NB Prochaine étape 1) La déclaration des salaires (DADS-U N4DS) Avant le 31 janvier 2014, vous devez envoyer votre DADS-U N4DS afin de déclarer vos salaires. Cette déclaration contient éventuellement la masse salariale servant d assiette au crédit d impôt. Le logiciel Paye Evolution Apimécanique V12.00 contient déjà tous les dispositifs nécessaires pour cette déclaration, au moyen de l outil Déclarations Sociales. 2) La liasse fiscale Lors du dépôt de vos comptes, il faudra déclarer les éléments de calcul du Crédit d Impôt Compétitivité Emploi, afin qu il soit pris en compte et déduit du paiement du solde de l Impôt sur les Sociétés au 15/04/2014. A cet effet, le formulaire 2079-CICE-SD a été publié et sera disponible dans le logiciel ECF (Etats Comptables et Fiscaux). A compter du 1 er janvier 2014, les entreprises pourront déposer ce formulaire via la procédure TDFC. Paye : Imposition de la part Patronale des cotisations de complémentaire santé La Loi de Finance 2014 prévoit de considérer la part patronale des cotisations de complémentaire santé comme un avantage. A ce titre, elle devra être ajoutée au salaire imposable de l employé. Il est également prévu une rétro-activité de cette mesure au 1 er janvier 2013. Afin de mettre en place un calcul rétroactif au sein de votre logiciel Paye Apibâtiment et transmettre aux salariés un courrier rectificatif mentionnant le salaire net imposable comprenant la part patronale des cotisations de complémentaire santé, une manipulation est nécessaire. Celle-ci doit également permettre de mentionner ce salaire net imposable sur votre DADS-U N4DS. Nous vous proposons de prendre contact avec votre chargé de clientèle au 0 825 92 93 afin qu il vous présente la solution préconisée par Sage. Guide de la Sérénité Fiscale Page 38 sur 38