MODE D EMPLOI ENTREPRISE formulaire de Gestion des demandes ouvriers
GESTION DES DEMANDES OUVRIERS : SE CONNECTER table des matières Se connecter 1. Accéder au formulaire 2. Se connecter à l extranet entreprise 3. Fiche entreprise Introduire une nouvelle demande de prime 4. Interface de gestion des demandes 5. Créer une nouvelle demande 6. Fiche formation 6.1 Nouvelle formation 6.2 Nouvel opérateur 7. Encodage manuel de la fiche détaillée 7.1 Dates de formation - ajouter une date - modifier ou supprimer une date 7.2 Participants - ajouter un participant à la formation - créer un nouveau participant - modifier un participant existant 7.3 Planning de formation 8. Encodage des détails de formation par fichier CSV 8.1 Formation suivie par plusieurs travailleurs aux mêmes dates 8.2 Formations suivies à des dates différentes 9. Gérer la demande Gérer les dossiers de l entreprise 10. Gérer les demandes en cours 11. Créer une nouvelle demande 12. Voir l historique des demandes 13. Corriger une demande sur requête de l IFPM 14. Quitter l extranet entreprise 2
GESTION DES DEMANDES OUVRIERS : SE CONNECTER Accéder au formulaire Sur le site Internet www.ifpm.be Cliquez sur le pavé Entreprises......puis sur le lien Gérer les demandes ouvriers Se connecter à l extranet entreprise Entrez votre nom et votre adresse email Ces informations nous serviront à recontacter si nécessaire l auteur de la demande. Complétez le n ONSS de votre entreprise et le mot de passe Si vous n avez pas de mot de passe ou si vous l avez oublié : support@ifpm.be...puis cliquez sur le bouton 3
GESTION DES DEMANDES OUVRIERS : SE CONNECTER Fiche entreprise Une modification? Envoyez-nous un mail via ce lien Afin de garantir l intégrité des données, elles ne peuvent être modifiées que sur demande par email. Le nombre de travailleurs dans l entreprise est une donnée dont les champs sont modifiables et doivent être mises à jour par vos soins IBAN & BIC doivent impérativement être complétées si ils sont manquants Cliquez pour passer à la gestion des demandes 4
Interface de gestion des demandes Vous arrivez sur la vue de vos dossiers pas encore envoyés D ici, vous pouvez accéder à toutes les fonctions Quitter l extranet Créer une nouvelle demande - Accéder aux listes de vos demandes en cours d agrément ou déjà agréées Voir la liste de vos demandes en cours Gérer vos demandes en cours Créer une nouvelle demande Cliquez sur le bouton 5
Fiche formation Choisissez le site concerné, s il y a lieu Inroduisez votre référence Cette référence peut être un code spécifique interne à l entreprise. Elle peut aussi être un moyen aisé de retrouver une formation dans la liste. Créez-la si elle ne s y trouve pas (détails au point 9.1) Créez-le s il ne s y trouve pas (détails au point 9.2) Choisissez la formation dans la liste Choisissez l opérateur dans la liste Sélectionnez le responsable (s il y en a plusieurs) Sélectionnez le type de formation Adressez si souhaité un commentaire à l IFPM Sélectionnez ce que vous souhaitez demander Sélectionnez la méthode pour encoder les détails Cliquez pour encoder les détails selon la méthode choisie = prime et attestation Congé Éducation Payé (32h et plus) = prime uniquement, pas d attestation CEP (moins de 32h) = attestation Congé Éducation Payé, pas de prime (si le plafond est atteint) = compléter un formulaire en ligne = fichiers CSV (via Excel) avec plusieurs participants aux mêmes dates & horaires = fichier CSV avec des participants à des dates différentes Encodage via fichiers CSV : détails au point 11 Introduisez le nombre de sessions identiques 6 Le formulaire créera autant de copies de la présente demande que vous devrez ensuite compléter avec les détails. En cas d encodage par fichier CSV, laissez ce nombre à 1.
.1 Nouvelle formation Introduisez l intitulé de la formation Choisissez le domaine auquel il se rapporte Détaillez les objectifs de la formation.2 Nouvel opérateur Complétez les coordonnées de l opérateur Cliquez pour ajouter la personne de contact Complétez les coordonnées du contact 7
Encodage manuel des détails de la formation Ce formulaire s ouvre vierge si vous optez pour l encodage manuel ou complété si vous éditez le dossier ou êtes passé par fichier CSV. Vous retrouvez les données de la formation au-dessus du formulaire..1 Dates de formation Indiquez la 1ère date et les horaires de cette journée Cliquez sur Ajouter Répétez autant de fois qu il y a de dates de formation La date et les horaires introduits apparaissent au-dessus Vous pouvez aussi modifier les horaires d une date Ou supprimer toute une ligne La date choisie apparaît mais ne peut être modifiée Cliquez sur le bouton pour enregistrer les modifications 8
.2 Participants Cliquez sur le titre de l onglet pour l ouvrir La liste des travailleurs de votre entreprise présents dans la base de données IFPM apparaît Cliquez sur Ajouter sous le nom du participant à ajouter Ou encodez les coordonnées d un participant...... non listé et cliquez sur Ajouter Les participants sélectionnés ou ajoutés apparaissent dans le haut de la fenêtre 9
Vous pouvez modifier les coordonnées d un travailleur Ou le supprimer de la formation Les données de base pour l identification du participant (nom, prénom, date de naissance) apparaissent mais ne peuvent pas être modifiées. Si une modification de ces informations était nécessaire : ouvriers@ifpm.be Cliquez sur le bouton pour enregistrer les modifications.3 Liste des présences Cliquez sur le titre de l onglet pour l ouvrir Les participants sélectionnés apparaissent Choisissez si nécessaire le site régional dont dépend le participant Cliquez sur le nom d un participant Les dates de formation encodées apparaissent Adaptez si nécessaire les informations (si absences) Les heures de présence effective du participant à la formation s affichent pour vérification 10
Encodage par fichiers CSV Le fichier CSV est un fichier généré par le programme Excel. Lors de l enregistrement, il faut sélectionner l option CSV - séparateur point-virgule Rappel Sélectionnez la méthode pour encoder les détails = fichiers CSV (via Excel) avec plusieurs participants aux mêmes dates & horaires = fichier CSV avec des participants à des dates différentes La 1ère étape est de rédiger le fichier CSV Sa structure est toujours la même et doit être scrupuleusement respectée : Principes de base de l encodage - Grouper chaque participant en un bloc, ne commencer l encodage d un participant que lorsque le précédent est complet. - Copier les lignes concernant le participant à l identique en regard de chaque date de formation. Exemple: CSV type 1 = Exemple: CSV type 2 11
.1 Formation pour plusieurs travailleurs aux mêmes horaires Précisions concernant le fichier CSV - une seule formation par fichier CSV - tri des données par participant puis par dates de formation (chronologique) - dates et horaires identiques pour tous les participants (présence, début absence et fin absence peuvent être différentes) Voir exemple au point 11 Sélectionnez la deuxième option Cliquez pour sélectionner le fichier CSV sur votre PC Le nom du fichier sélectionné apparaît Si le fichier n est pas bien rédigé, un message d erreur apparaît Et procédez de même pour lier le fichier Ajoutez autant de fichiers CSV que vous le souhaitez... Lorsque tous les fichiers sont liés, cliquez Enregistrer Le système va alors traiter les fichiers et ouvrir successivement les dossiers encodés dans les fichiers CSV. Pour vérifier les données, suivez les instructions liées au formulaire aux points 7.1, 7.2 et 7.3. Pour clôturer l édition du dossier, voir le point 12 12
.2 Formations de travailleurs a des horaires différents Précisions concernant le fichier CSV - tri des données par participant - tri chronologique des dates de formation (groupées par participant) Voir exemple au point 11 Sélectionnez la deuxième option Cliquez pour sélectionner le fichier CSV sur votre PC Le nom du fichier sélectionné apparaît Lorsque le fichier est lié, cliquez Enregistrer Le système va alors traiter les fichiers et ouvrir successivement les dossiers encodés dans les fichiers CSV. Pour vérifier les données, suivez les instructions liées au formulaire aux points 7.1, 7.2 et 7.3. Pour clôturer l édition du dossier, voir le point 12 Gérer la demande Lisez bien les termes et cochez les cases (obligatoire) Choisissez l une des options Les données encodées sont enregistrées et vous restez dans le formulaire pour continuer l encodage Les données encodées sont enregistrées et vous revenez à la page de gestion des dossiers Les données encodées sont enregistrées et le dossier est envoyé à l IFPM : vous ne pourrez dès lors plus le modifier. N oubliez pas de vérifier les présences et de cocher la case! 13
GESTION DES DEMANDES OUVRIERS : GÉRER LES DOSSIERS Gérer les demandes en cours Vous arrivez sur la vue de vos dossiers pas encore envoyés Triez-les Retrouvez vos demandes en cours Votre référence Formation - Opérateur Participants Dates - Durée Gérez vos demandes en cours Modifiez-les Supprimez-les Créer une nouvelle demande Cliquez sur le bouton (détails au point 7) 14
GESTION DES DEMANDES OUVRIERS : GÉRER LES DOSSIERS Voir l historique des demandes Cliquez pour accéder aux dossiers envoyés à l IFPM Suivez l évolution de vos demandes Statut Dates - Durée Formation - Opérateur Participants Visualisez les détails de la demande Les données sont en cours de traitement à l IFPM, elle peuvent donc uniquement être consultées mais plus modifiées. Si vous l avez envoyée mais que vous souhaitez la modifier : ouvriers@ifpm.be 15
GESTION DES DEMANDES OUVRIERS : GÉRER LES DOSSIERS Corriger une demande sur requête de l IFPM Le dossier à modifier revient dans la zone en cours Le souci est décrit en rouge Editez la demande et corrigez ce qui doit l être Renvoyez la demande à l IFPM (détails au point 10.4) Quitter l extranet entreprise Cliquez sur le bouton en haut de l écran 16