Recherche en Managemen de Proje Panorama des méhodes de coûenance Pour réduire les coûs de vos projes e augmener vos marges, quelle méhode choisir? François GAGNÉ, FGF Consulan Les Renconres 2005 du Managemen de Proje Paris - 12 mai 2005 Les projes son de plus en plus présens dans nore environnemen e leur impac sur l économie, qu il s agisse de celle des Enreprises ou de celle de l ensemble de la collecivié, es de plus en plus grand. Pour maîriser les dépenses qu ils génèren, des méhodes on éé élaborées : les méhodes de coûenance. Quelles son ces méhodes? Laquelle choisir? Panorama des méhodes classiques e nouveaués. Un éa des lieux des méhodes disponibles pour maîriser les coûs des projes me en évidence deux méhodes bien développées : la méhode du Rese à Faire e la méhode des Courbes en S. Deux méhodes classiques Ces deux méhodes reposen sur l éablissemen préalable d un budge, c es-à-dire d une prévision de dépense cohérene avec le financemen mis en place sur le proje par son commandiaire. Dans la méhode du Rese à Faire, on esime périodiquemen, pendan le déroulemen du Proje, le coû des ravaux resans à faire. Cee esimaion, addiionnée aux dépenses déjà réalisées, fourni la prévision acualisée des dépenses nécessaires à la réalisaion du Proje. L écar enre cee prévision e le Budge, appelé Ecar final, doi êre mainenu à une valeur accepable : c es lui qui es le paramère de piloage des coûs dans cee méhode. La méhode des Courbes en S, élaborée aux USA e don le DoD (Deparmen of Defense) a largemen conribué à la diffusion, repose principalemen sur l analyse Coû Méhode des Courbes en S Monan oal de l évoluion des dépenses du BàD cumulées pendan le déroulemen du Coû Prévisionnel proje. On complèe préalablemen l esimaion du budge global par une prévision du flux des dépenses Variance délai Reard cumulées au cours du proje. De Variance coû même, on complèe l esimaion du coû global des ravaux resan à faire par la prévision de l évoluion de ce Reard final coû dans le emps. Enfin, on évalue Bude périodiquemen la valeur Acquise Valeur Acquise dans le Proje, c es-à-dire le monan Coû des ravaux Resan à Faire prévu au budge pour réaliser les ravaux réellemen effecués. Ces rois élémens dépenses, Ecar final Coû des ravaux Resan à Faire F prévue à
Panorama des méhodes de coûenance Les Renconres 2005 du Managemen de Proje Paris 12 mai 2005 budge e valeur acquise son représenés sur un même graphique par rois courbes, généralemen en forme de S, d où le nom de la méhode. La comparaison de la dépense consaée e de la dépense budgéée avec la valeur acquise fourni deux écars, appelés variances coû e délai, qui complèen l Ecar final pour déclencher des acions de piloage. Comme on le voi, la méhode des Courbes en S es plus puissane que la méhode du Rese à Faire puisqu elle en reprend le conenu e y ajoue d aures paramères de piloage. Elle présene aussi l avanage d êre plus performane en communicaion grâce à sa représenaion : «le poids des chiffres, le choc des graphiques». Mais elle a aussi des inconvéniens majeurs. Beaucoup plus lourde à mere en œuvre, il fau plus de emps pour disposer des paramères de piloage, ce qui diminue la réacivié e, par conséquen, l efficacié des acions de piloage. Elle es aussi plus chère e donc conribue à réduire les marges dégagées par les projes. Ces deux méhodes présenen donc chacune des avanages qui jusifien leur co-exisence. Mais oues les deux présenen des inconvéniens. Face à ce bilan, il es légiime de s inerroger : exise--il d aures méhodes? Commen se posiionnen-elles vis-à-vis des crières principaux que son : l énergie à déployer pour leur mise en œuvre, leur conribuion à la réacivié, leur efficacié en erme de communicaion e bien sûr leur niveau d informaion de piloage? Peu-on en rouver une qui offre un compromis opimal enre les deux méhodes déjà connues? Tour d horizon des méhodes de maîrise des coûs des projes La méhode Budge - Dépenses Une recherche approfondie des différenes méhodes de maîrise des coûs des projes m oblige à cier en premier celle qui es la plus primaire e qui fai l obje d une large uilisaion. Cee méhode, que j appelle «méhode Budge-Dépense», es issue du managemen par méiers e consise, comme dans la méhode des Courbes en S, à esimer avan le débu du proje, les flux de dépenses e d en déduire une évoluion dans le emps des dépenses cumulées : c es cee évoluion qui consiue le budge. Pendan le déroulemen du proje, on compare les dépenses réelles consaées avec le monan budgéé à la même dae. Le piloage ne peu uiliser l écar enre ces deux valeurs, car la combinaison des décalages calendaires e des variaions enre dépenses consaées e prévues ôe oue perinence à ce écar. Cee méhode es, en fai, la méhode des Monan oal du BàD Coû Prévisionnel Courbes en S sans uilisaion de la valeur acquise. Elle en cumule les inconvéniens (lourdeur donc mauvaise réacivié e coû de mise en œuvre élevé) avec ceux d avoir une bonne communicaion sur un message ambiguë e de ne disposer que d un seul paramère de piloage, l Ecar final. Cee méhode, bien que rès répandue, n es pas saisfaisane. Coû Méhode Budge-Dépenses Bude Coû des ravaux Resan à Faire Reard final Ecar final Coû des ravaux Resan à Faire F prévue à 2
Panorama des méhodes de coûenance Les Renconres 2005 du Managemen de Proje Paris 12 mai 2005 Sa version simplifiée par suppression de l esimaion du coû des ravaux Resan à Faire es à proscrire. La méhode des Courbes en S C es pourquoi la méhode des Courbes en S a éé créée. Elle consise, comme on l a vu plus hau, à uiliser la noion de valeur Acquise. Celle-ci, sousraie à la dépense consaée pour donner la variance coû, informe sur la siuaion économique du proje. Sousraie au Budge, elle fourni une informaion sur l éa calendaire du proje. La méhode des Courbes en S prévoi l esimaion du Coû Prévisionnel à Terminaison, ce qui perme de disposer aussi de l Ecar final différence enre Budge global e Coû Prévisionnel à Terminaison comme roisième paramère de piloage. Rappelons que cee méhode offre, en oure, l avanage rès imporan pour la communicaion au sein du proje de s appuyer sur une représenaion graphique. La méhode des Courbes en S simplifiée Plusieurs axes de simplificaion de cee méhode peuven êre explorés. La méhode des Courbes en S es parfois présenée sans esimaion du Coû Prévisionnel à Terminaison. J appelle cee méhode, «méhode des Courbes en S simplifiée». Le nombre des paramères de piloage es ramené de rois à deux ; seules son conservées les variances coûs e délais. La «méhode des Courbes en S simplifiée» présene l avanage éviden de réduire de façon imporane l énergie nécessaire à sa mise en œuvre. L esimaion du Coû Prévisionnel à Terminaison es en effe la plus lourde âche de la méhode lorsque, comme c es souven le cas, on dispose d une compabilié analyique efficiene pour accéder aux dépenses. La siuaion économique du proje rese parfaiemen connue grâce à la Monan oal du BàD variance coû. Malheureusemen, l économie n es qu apparene. En effe, le bu de la prise de connaissance de l éa économique du proje es d agir, si besoin, sur les ravaux resan à faire pour ramener le Coû Prévisionnel à Terminaison à une valeur accepable. Les prises de décision liées à une mauvaise siuaion économique insananée renden inconournable la connaissance de la prévision à Terminaison. Cee connaissance es même souven nécessaire pour «plusieurs fins du proje» afin de choisir la meilleure soluion. L Ecar final es le principal paramère de piloage e la «méhode des Courbes en S simplifiée» es donc sricemen héorique : elle ne répond pas à un besoin réel de piloage de proje. Coû Méhode des Courbes en S simplifiée Reard Bude Valeur Acquise Variance délai Variance coû La méhode de la Valeur Acquise Il es héoriquemen possible d alléger encore la méhode des Courbes en S en éliminan les informaions relaives à la variance délai. Le Piloage du proje n es que faiblemen affecé par cee simplificaion, car la maîrise des délais fai l obje d une approche spécifique basée sur les méhodes de planificaion. Cee deuxième simplificaion de la méhode des Courbes en S, que je nomme «méhode de la Valeur Acquise» ne repose donc que sur un seul paramère de piloage, la variance coû. 3
Panorama des méhodes de coûenance Les Renconres 2005 du Managemen de Proje Paris 12 mai 2005 La prévision des flux de dépenses budgéées n es plus nécessaire. Cee économie de débu de proje es ouefois limiée car le piloage du proje nécessie une prévision des flux de ressources nécessaires e des flux financiers associés. L économie réelle es après. Sur la majorié des projes, des évoluions du produi parfois nombreuses, e plus globalemen, des révisions du processus que consiue le proje, son des sources de variaion du Budge Iniial. La mise à jour des flux de dépenses associées à ces variaions consiue une âche lourde qui disparaî dans la «méhode de la Valeur Acquise», ce qui condui à la fois à une réducion des effors à consacrer à la coûenance e à une augmenaion de la réacivié dans la mise à jour des Tableaux de Bord. Cee méhode, opimisée par rappor à la «méhode des Courbes en S simplifiée», présene ouefois le même inconvénien majeur vis-à-vis des acions de piloage du fai de la nonconnaissance du Coû Prévisionnel à Terminaison : elle ne répond donc pas à un besoin réel de piloage de proje. Un aure axe de simplificaion de la méhode des Courbes en S, on le pressen, es de supprimer le suivi du paramère variance délai, ou en conservan l esimaion du Rese à Faire e donc le paramère Ecar final. Je reviendrai sur cee pise plus loin. Coû Méhode de la Valeur Acquise Valeur Acquise Variance coû La méhode du Rese à Faire Comme on l a vu, la méhode «Budge-Dépenses» n es pas saisfaisane pour maîriser les coûs des projes. La méhode des Courbes en S consiue, quan à elle, une voie d amélioraion par adjoncion de paramères de piloage supplémenaires. Une aure voie d amélioraion a pris pour axe l allègemen de la méhode e condui à la méhode du Rese à Faire. Cee méhode consise, à parir de la connaissance de l éa d avancemen physique du proje, à prévoir les ravaux «resan à faire» e à en esimer le coû. Ce dernier, addiionné aux dépenses déjà effecuées, perme de connaîre le Coû Prévisionnel à Terminaison. En comparan ce coû au monan oal du budge, on dispose d un diagnosic économique puissan du proje. Le seul paramère de piloage es, dans cee méhode, l écar final. Cee méhode a l avanage de consommer le minimum d effor pour un résula rès perinen. Elle présene ouefois deux inconvéniens. Le premier es qu elle repose sur un enregisremen des siuaions successives du proje sous forme de ableaux. La lecure de ces derniers, réservée à des spécialises, n a pas le pouvoir médiaique d une présenaion sous forme de courbes, comme dans le cas de la méhode des courbes en S. Le deuxième inconvénien provien «du sérieux» des responsables de proje. Leur voloné farouche d assumer correcemen les responsabiliés qui leur son confiées, les pousse à sousesimer l impac des écars consaés sur le résula final du proje : les dysfoncionnemens seron moins nombreux e nécessieron moins d effors dans l avenir, la producivié va s améliorer grâce à une meilleure mobilisaion des ressources, ec. Ainsi le coû du «rese à faire» es souven sous-esimé pendan la majeure parie du proje, conduisan à un écar final 4
Panorama des méhodes de coûenance Les Renconres 2005 du Managemen de Proje Paris 12 mai 2005 saisfaisan e, par suie, à l absence d acion de piloage adapée. C es seulemen sur la fin du proje, quand il devien éviden que le budge ne pourra pas êre respecé, que le chef de proje annonce un «rese à faire» plus réalise. Quand, malheureusemen, il es rop ard pour que les acions correcives sur le proje permeen de revenir à une dépense oale cohérene avec le budge. Une nouvelle méhode : plus performane, plus réacive, moins coûeuse Pour évier cee siuaion dégradée dans l uilisaion de la méhode du Rese à Faire, il fau ajouer un deuxième paramère de piloage des coûs. La variance coû es oue désignée. En effe, la variance coû, écar aujourd hui enre la dépense e la valeur acquise, c es-à-dire écar enre la dépense réelle consaée e celle qu on espérai pour les mêmes âches mainenan achevées, donne une informaion objecive sur l éa économique acuel du proje. La connaissance de la variance coû e de l écar final prévisionnel fai naîre la définiion d une poliique de maîrise du coû des ravaux resan à faire, de par la nécessié de mere en cohérence ces deux paramères. En effe, lorsque la variance coû me en évidence une mauvaise siuaion économique acuelle du proje, l opimisme des responsables ne peu à lui seul convaincre que cee siuaion va s améliorer jusqu à un niveau suffisan pour êre quanifié par un écar final saisfaisan. Cee nouvelle méhode, que je nomme «méhode FGF», améliore en cela, de façon déerminane, la performance réelle de la méhode du Rese à Faire. Un deuxième axe d amélioraion de la méhode du Rese à Faire es l adjoncion d une représenaion graphique. Cee représenaion doi évidemmen êre compaible avec les informaions disponibles au ire de la méhode e ne pas inroduire de complicaion. La représenaion reenue dans la méhode FGF respece ces conraines. En oure, elle présene le double avanage de donner une représenaion graphique de l éa des deux paramères de piloage e de présener un hisorique permanen de leurs évoluions, ce qui n es pas le cas de la méhode des Courbes en S. CBTE Valeur Acquise La «méhode FGF» peu aussi êre considérée comme une simplificaion de la méhode des Courbes en S. Elle n exige pas la connaissance des flux de dépenses budgéées (CBTP), ce qui, comme on l a vu précédemmen, perme une économie imporane e une augmenaion de la réacivié lors des révisions du Budge. Elle perme de simplifier aussi l approche du coû du Rese à Faire en ne nécessian pas la connaissance du flux. Elle perme donc de réduire foremen les lourdeurs de la méhode des Courbes en S. Mais, elle conserve les performances offeres par la connaissance de la variance coû e par l exisence d une représenaion graphique, un aou majeur dans le domaine de la communicaion qui es, elle-même, un faceur esseniel du managemen de proje. Coû Budge Iniial CRTE Méhode FGF Bude à Dae Coû Prévisionnel à Terminaison Ecar final Variance coû Coû des ravaux Resan à Faire F prévue à 5
Panorama des méhodes de coûenance Les Renconres 2005 du Managemen de Proje Paris 12 mai 2005 Enre méhodes du Rese à Faire e des Courbes en S, la méhode FGF L éa des lieux des méhodes disponibles pour maîriser les coûs des projes me en évidence deux méhodes : la méhode du Rese à Faire e la méhode des Courbes en S. Cee dernière présene des avanages sur deux plans. Elle offre rois paramères de piloage au lieu d un pour la méhode du Rese à Faire, e une présenaion graphique qui améliore neemen la communicaion en maière de coû au sein des projes. Mais elle a aussi des inconvéniens majeurs. Elle demande plus de emps pour disposer des paramères de piloage que la méhode du Rese à Faire, ce qui, à la fois, rédui la réacivié du piloage e augmene les coûs. La recherche d une soluion opimisée a condui à l élaboraion d une roisième méhode, la méhode FGF, qui rassemble les poins fors des deux méhodes de base sans en avoir les inconvéniens majeurs. La méhode FGF offre deux paramères de piloage des coûs : la variance coû e l écar final. Ces deux paramères permeen de prendre en compe l éa économique consaé au momen du bilan fai sur le proje e son éa final compe enu des prévisions relaives aux ravaux Resan à Faire. La méhode FGF perme, en oure, de disposer d une représenaion graphique des valeurs de ces paramères e de leurs évoluions depuis le débu du proje. Ceci es rès inéressan sur le plan de la communicaion. Par conre, elle ne demande ni l acualisaion des flux de dépenses budgéées, ni l évaluaion des flux des ravaux Resan à Faire. Elle mobilise donc moins de ressources ou en offran une plus grande réacivié : les rappors de coûs périodiques son disponibles plus ô e les acions correcives lancées plus vie. La méhode FGF es donc, à la fois, plus performane que la méhode du Rese à Faire e plus légère que la méhode des Courbes en S. La méhode FGF ne serai-elle pas la soluion pour réduire le coû de vos projes e augmener vos marges? François GAGNÉ 25 ans d expérience en Managemen de Projes 25 ans de managemen opéraionnel au sein d une sociéé inernaionale 15 ans de recherche appliquée 10 ans de formaion 5 ans de conseil Aujourd hui, il dirige FGF Consulan, sociéé spécialisée dans la Recherche, le Conseil e la Formaion en Managemen de Proje. FGF Consulan Rhapsodie de Ligondra - 11, allée de Blanchard - 33460 ARSAC Tél. 33 (0)871 245 606 & 33 (0)6 22 72 71 30 - Fax 33 (0)825 147 403 E-mail : fgfconsulan@wanadoo.fr Sie : www.fgfconsulan.fr 6