Appel permanent à propositions FORCO OPCA du Commerce et de la Distribution Partenaires des Formations & Inscriptions en Ligne FORCO - FIL 1-1 -
OBJET DE L APPEL PERMANENT A PROPOSITIONS Cette consultation a pour but de sélectionner des partenaires en mesure de réaliser des prestations de formation dédiées aux entreprises adhérentes du FORCO et organisées sous forme d actions «collectives» dans le cadre du dispositif FORCO-FIL (Formations et Inscriptions en Ligne) Destinées prioritairement aux entreprises TPE-PME, ces formations sont accessibles aux entreprises de toutes tailles à partir du site web du FORCO : www.forco.org ou directement à partir de l adresse suivante : http://portailformations.forco.org Le présent appel à propositions précise les informations diffusées aux prestataires consultés et notamment les spécifications qui leur sont nécessaires pour répondre avec pertinence à la présente consultation. 1. PRESENTATION DE L OPCA FORCO Depuis 1994, l OPCA FORCO accompagne les entreprises du Commerce et de la Distribution pour le financement de la formation professionnelle. Le siège social du FORCO est situé au 251 boulevard Pereire 75852 Paris cedex 17 14 branches professionnelles sont adhérentes au FORCO : Le commerce à prédominance alimentaire Les commerces de détail non alimentaires Les grands magasins et les magasins multi-commerces L horlogerie-bijouterie de détail L horlogerie de gros L import-export Les magasins de bricolage Le négoce et services médico-techniques L optique-lunetterie La photographie Le commerce des articles de sports Les succursalistes de la chaussure Les succursalistes de l habillement Les entreprises de vente à distance Dans le cadre du Plan de formation et de la Professionnalisation, les missions du FORCO sont : - Collecte et gestion des fonds de formation versés par les entreprises relevant des branches adhérentes - Gestion des financements confiés par les pouvoirs publics - Accompagnement des projets d entreprises adhérentes relevant de l emploi et de la formation - Financement de la formation professionnelle des salariés des entreprises adhérentes Le FORCO est organisé en 10 délégations inter-régionales, 1 délégation Moyennes et Grandes Entreprises et 1 délégation TPE 300 collaborateurs, dont 100 conseillers, répondent aux attentes des 46 000 entreprises adhérentes dont 81 % sont des TPE de moins de 10 salariés (source au 31 décembre 2013) 315 M sont collectés auprès des entreprises, auxquels s ajoutent les fonds confiés par les pouvoirs publics. L ensemble des ressources permettent de former plus de 250 000 salariés rattachés aux 14 branches gérées. 2-2 -
REPARTITION DES ENTREPRISES ADHERENTES : 38.000 entreprises de de 10 salariés 6.200 entreprises de 10 à 49 salariés 2.200 entreprises de 50 salariés et + TOTAL : 46.400 adhérents 2. LE CONTEXTE DE L APPEL PERMANENT A PROPOSITIONS Dans le cadre des décisions prises par son conseil d administration, le FORCO organise le financement de la formation professionnelle de ses entreprises adhérentes. L ambition du FORCO est notamment de développer et optimiser la gestion des formations dites «actions collectives» en assurant la diffusion d une offre la plus large possible et à destination du plus grand nombre des entreprises adhérentes. Cette démarche vise aussi à : - Accompagner le développement des TPE-PME dans leur projet de formation, par l accès à une offre référencée et négociée ; - Simplifier les processus administratifs d inscription et de prise en charge des formations ; - Permettre l adéquation des formations proposées avec les métiers et les qualifications afférentes aux branches adhérentes du FORCO et avec les besoins courants des salariés des TPE-PME ; - Accroître l employabilité et développer les compétences des bénéficiaires ; - Faciliter l accès à la formation des salariés et des entreprises, notamment celles et ceux qui sont éloigné(e)s de l offre de formation, de façon à accroître le nombre de bénéficiaires de formation et réduire ainsi les inégalités d accès à la formation ; - S assurer de la satisfaction finale des bénéficiaires et du retour sur investissement de l effort formation consenti. 3. PRESENTATION DU DISPOSITIF FORCO-FIL Pour répondre aux besoins de compétences identifiés par ses branches professionnelles ou ses relais locaux (délégations inter-régionales et conseillers formation) le FORCO a organisé et mis en œuvre le dispositif FORCO-FIL permettant aux entreprises adhérentes de bénéficier du libre choix parmi une importante offre de formation référencée et adaptée, via l accès au site web http://portailformations.forco.org Le dispositif s adresse prioritairement aux entreprises de moins de 50 salariés et se caractérise par la transversalité des thèmes proposés, la pluralité des modes d apprentissage, le référencement de prestataires de formation chacun spécialiste dans son domaine, la facilité d accès et d inscription utilisant les nouvelles technologies, la simplification administrative via la dématérialisation des pièces, ainsi qu un droit d inscription contribuant à éviter les risques d annulation et fixé à 50 TTC par stagiaire (montant que le FORCO se réserve le droit de faire évoluer en cours d année si nécessaire) En complément du droit d inscription, les formations sont financées par les fonds mutualisés du FORCO, auxquels viennent s ajouter le cas échéant certaines ressources mobilisées auprès de partenaires institutionnels extérieurs. Le lancement du dispositif FIL a eu lieu en novembre 2011 suite appel d offres et sélection des prestataires de formation. 3-3 -
Le FORCO a sélectionné ses partenaires prestataires au titre des compétences de formation les plus attendues par les entreprises adhérentes. Pour couvrir l ensemble de l espace territorial occupé par les entreprises adhérentes au FORCO, il a référencé des prestataires intervenant en offre «présentielle» ou en offre «distancielle». Pour garantir aux adhérents une visibilité cohérente de l offre de formation, le FORCO a référencé, par compétence thématique sur chaque pôle économique géographique, un seul prestataire présentiel et un seul prestataire distanciel. En limitant le nombre de prestataires sélectionnés, le FORCO a mis ceux-ci en situation d atteindre une volumétrie significative d inscriptions et leur a demandé une tarification ajustée en conséquence ainsi qu un plan d action pro-actif afin de continuer à promouvoir le dispositif. Depuis cette période, le FORCO maintient son approche de veille permanente sur le marché de la formation, afin le cas échéant de remplacer les prestataires non reconduits d une année sur l autre et afin d identifier toute offre complémentaire susceptible de s inscrire dans le cadre du dispositif existant. Cette recherche s exerce notamment dans les contextes suivants : thématique ou compétence de formation absente du dispositif toutes régions confondues alors qu elle répond à un besoin collectif des entreprises adhérentes, offre de formation figurant déjà parmi les produits proposés sur le portail FORCO mais non pourvue sur certains pôles économiques ou présente avec un autre mode d apprentissage C est dans le cadre de ces recherches que s inscrit la présente démarche d appel permanent du FORCO pour recevoir les propositions complémentaires des prestataires de formation quelque soit leur localisation territoriale. 4. CAHIER DES CHARGES POUR INTRODUCTION DE NOUVEAUX PRODUITS DE FORMATION SUR FORCO-FIL La réponse à l appel permanent à proposition entraîne l acceptation par le prestataire de formation des spécifications présentées ci-dessous : - Sauf exception, les produits de formation proposés en «présentiel» (classique ou en «entréessorties permanentes») sur le portail FORCO-FIL sont des actions de formation rassemblant plusieurs stagiaires et ouvertes à plusieurs entreprises, lesquelles sont adhérentes au FORCO ou à d autres OPCA. Le choix de l inter-entreprises permet aux adhérents de bénéficier d avantages tels que : accès public à des sessions affichées à l avance, amplitude du nombre de places proposées, partage d expériences, économies d échelle au titre du financement, diminution du risque d annulation ; - Les produits proposés en «présentiel» sur le portail FORCO FIL sont majoritairement des actions transversales : ces formations peuvent cibler des métiers et niveaux professionnels hétérogènes. Des salariés de niveau, de poste et de secteurs d activité différents sont susceptibles de suivre une même action de formation. Il est donc essentiel de tenir compte de ce contexte pour la composition des programmes, la méthodologie retenue et la définition des pré-requis ; - Les produits proposés en présentiel par FORCO FIL sont accessibles sur plusieurs sites ou pôles économiques au sein d une même région ou sur le territoire national ; - Les produits proposés en distanciel sur FORCO-FIL relèvent de l e-learning asynchrone tutoré, ou de la formation par téléphone, ou de la visio-formation synchrone et en ligne, ou d un mixte de ces modes d apprentissage avec du présentiel ; - Chacun des produits référencés sur le portail FORCO-FIL est proposé sur une durée comprise entre 6 et 40 h ; - Chacun des produits référencés sur le portail FORCO-FIL est éligible à la Formation Professionnelle Continue, en conformité avec les dispositions d imputabilité règlementaires en vigueur ; 4-4 -
- Afin d orienter les adhérents du FORCO à s inscrire sur le portail FORCO-FIL plutôt que via une demande de prise en charge traditionnelle, le prestataire propose au FORCO une remise signifiante au titre de chacun des produits de formation visant un référencement sur FORCO-FIL. La remise n est pas proposée par rapport aux tarifs des autres prestataires éventuellement référencés au titre des mêmes thématiques et dans la même région sur le portail FORCO-FIL. La remise est calculée par rapport au tarif public figurant au catalogue inter-entreprises du prestataire sollicitant le référencement ; - Chaque nouveau produit proposé au référencement du FORCO sur le portail FIL doit être complémentaire à ceux déjà référencés sur le portail, en termes de thématique ou de mode d apprentissage ou de territorialité. - Afin que la candidature soit recevable, chaque nouveau produit proposé au FORCO devra obligatoirement être identifié par le prestataire sur le fichier EXCEL figurant en PJ du présent texte. - Pour motiver sa candidature, il appartiendra également au prestataire de joindre un exposé de présentation situant la complémentarité de l offre proposée par rapport à celle déjà existante sur le portail FORCO-FIL. 5. CAHIER DES CHARGES POUR INTRODUCTION DE NOUVEAUX PARTENAIRES FORMATION SUR FORCO-FIL La réponse à l appel permanent à proposition entraîne l acceptation par le prestataire de formation, des spécifications présentées ci-dessous : PLANIFICATION : - Via l espace formateur lui ayant été préalablement ouvert, le prestataire de la formation enregistre sur FORCO-FIL son offre de formation référencée par le FORCO et figurant à l annexe financière du contrat annuel signé au titre du dispositif FORCO-FIL ; - Le prestataire qui propose une offre de formation présentielle tient à jour la planification des sessions de formation proposées sur FORCO-FIL au titre de l exercice visé, de telle sorte que l offre correspondante soit affichée et disponible sans délai sur le portail ; - Le prestataire s engage à éviter toute annulation ou report à son initiative et garantit 90% de fiabilité pour maintenir les sessions proposées sur FORCO-FIL, en gardant les mêmes dates, durées et nombre de places ; - Le prestataire veille à assurer les meilleures conditions de confirmation d inscription ou de présence en formation. Un adhérent préinscrit peut demander 2 reports de formation au plus. Audelà, la procédure d inscription est réinitialisée. Aucun dédommagement du FORCO n est prévu en cas d annulation de la part d un adhérent sans volonté de report de sa part, même en cas de signalement avec un délai minimal ; - Le référencement du prestataire est défini au titre d un exercice civil. La reconduction du dispositif et des partenariats est définie côté FORCO année par année, en fonction de la situation générale de l OPCA et du portail FORCO-FIL, après analyse des résultats quantitatifs et qualitatifs obtenus par le prestataire sur FORCO-FIL au titre de l exercice précédent et au vu de son respect des spécifications inscrites dans le présent appel permanent à propositions. 5-5 -
PROMOTION : - Il est défini un objectif mensuel moyen d un minimum de stagiaires inscrits auprès de chaque prestataire via le portail FORCO-FIL ; - Via une action de marketing et relance téléphonique pérennisée tout au long de l exercice, le prestataire s engage à promouvoir le dispositif FIL auprès des adhérents du FORCO et à mobiliser à cet effet les ressources correspondantes ; - Le prestataire n effectue pas de démarche spontanée de promotion concernant le dispositif FORCO-FIL sans consultation et accord du FORCO. Toute communication écrite et tout argumentaire de promotion doivent être préalablement visés et validés par le FORCO, notamment les argumentaires téléphoniques et mailings ; - Le prestataire interroge l adhérent sur ses besoins de formation et le relance selon un planning établi en concertation avec celui-ci. En l absence de besoin précis ou d échéance fixée par l adhérent, le prestataire effectue les relances dans la limite maximum d un appel qualifié par mois. Dans le cas où l adhérent a exprimé une absence de besoin, le prestataire ne recontacte pas l adhérent avant le semestre suivant ; - Le prestataire renseigne l adhérent sur le FORCO et sur l utilisation du dispositif FIL en général, de la création de compte à l inscription. - Au titre du portail FORCO-FIL, le prestataire cible son action commerciale sur les seuls produits de formation listés dans l annexe financière du contrat signé avec le FORCO ; - Le prestataire indique à l adhérent les modalités de financement de l action entièrement prise en charge par le FORCO moyennant droit d inscription réduit et l informe le cas échéant de l intervention des cofinanceurs extérieurs impliqués sur le portail FORCO-FIL ; - Le prestataire vérifie l adéquation du programme de formation avec le niveau du stagiaire pressenti ; - En cas d incohérence entre le besoin de l adhérent et l offre de formation visée, ou si l adhérent exprime au prestataire un besoin de formation relevant d un produit ne figurant pas au contrat signé entre celui-ci et le FORCO, le prestataire doit réorienter l adhérent vers les autres prestataires de formation référencés sur le portail ou vers l assistance-utilisateurs du portail ; - Au fur et à mesure de son action promotionnelle auprès des adhérents du FORCO, le prestataire met à jour le fichier d échanges et restitue les informations correspondantes au FORCO avec le reporting des contacts pris. - Le prestataire limite l usage du nom FORCO à la promotion du portail FORCO-FIL et n utilise pas dans ses publications le logo du FORCO ni toute mention citant le FORCO, sans autorisation préalable de ce dernier. REALISATION, GESTION ET ADMINISTRATION : - Le prestataire de formation garantit les modalités permettant d assurer les prestations de qualité attendues par les adhérents du FORCO, dont notamment les meilleures conditions de mise en œuvre de la formation auprès des stagiaires ; - Le prestataire de formation «distancielle» garantit l adéquation des ressources nécessaires pour les phases d ingénierie pédagogique et d accompagnement des stagiaires à toutes les étapes du parcours de formation ; - Le prestataire de formation «présentielle» dispose de salles dédiées exclusivement à la prestation des formations et qui permettent d accueillir du public selon les exigences de sécurité en vigueur. Ces salles sont au standard d équipement garantissant un confort réel des stagiaires et accessibles aux personnes en situation de handicap. Le prestataire dispose d un équipement 6-6 -
pédagogique complet (outils audiovisuels, matériels informatiques actuels, supports de formation) accessibles aux stagiaires et aux formateurs, ainsi que des espaces de pause équipés ; - Le prestataire garantit avoir recours à des formateurs spécialisés et expérimentés au titre de chacune des formations mises en œuvre ; - Le prestataire garantit un service administratif assurant les relances et la gestion des convocations ainsi que la confirmation en temps réel des entrées en formation ou reports ; - Le prestataire assure la réalisation de la formation conformément au programme affiché sur FORCO-FIL ; - Le prestataire fournit au stagiaire les supports pédagogiques qui correspondent au programme (de préférence sous clef USB) et qui respectent la réglementation en vigueur concernant le droit de la copie ; - Le prestataire mobilise une équipe dédiée à la mise en place, au suivi et au contrôle de la qualité des actions de formation, notamment pour assurer le traitement préventif et curatif des écarts constatés ; - Le prestataire désigne un interlocuteur responsable pour le dispositif FORCO-FIL. Celui-ci assure notamment le lien entre les stagiaires, les entreprises et le FORCO ; - Le prestataire accompagne le stagiaire afin que celui-ci renseigne le questionnaire d évaluation de fin de formation mis en place par le FORCO, notamment dès qu il sera mis en ligne via le site FORCO Eval. Le questionnaire rempli est exigé par FORCO pour le paiement de la formation une fois celle-ci terminée ; - Via l espace formateur lui ayant été ouvert sur FORCO-FIL, le prestataire facture dès la formation terminée, en téléversant les pièces et justificatifs dématérialisés nécessaires au paiement par le FORCO. Le paiement est réalisé au pro-rata des heures effectuées et attestées par rapport aux heures prévues et inscrites sur le programme de formation correspondant. Pour toute formation terminée et faisant l objet d une facture téléversée sur le portail FORCO-FIL avant le 20 du mois avec l ensemble des justificatifs complets et conformes, le paiement sera réalisé en moyenne avant le 10 du mois suivant. Aucun acompte n est versé à l entrée en formation ni préalablement à celle-ci. - Afin que sa candidature soit recevable, chaque prestataire sollicitant un 1 er référencement sur le portail devra obligatoirement s identifier en renseignant complètement le fichier EXCEL figurant en PJ du présent texte ; - Pour motiver sa candidature, il appartiendra également au prestataire de joindre un exposé de présentation situant sa position pro-active par rapport aux spécifications listées ci-dessus. 7-7 -
6. TRAITEMENT DES CANDIDATURES Les offres complètes doivent obligatoirement être transmises sous format électronique uniquement et à l adresse mail suivante : assistance-utilisateurs@forco.org Aucun envoi de documents papier ne sera recevable L OBJET du mail devra être renseigné comme suit, avec dans l ordre : «FORCO-FIL : candidature de REGION» (indiquer la raison sociale et la région d implantation du siège social Chaque pièce jointe devra être désignée par : «raison sociale du prestataire» - «type de document» (exemple : Centre de formation XXX fichier d identification) Parmi les pièces jointes, devront obligatoirement être présents le fichier d identification figurant en annexe et dument complété, ainsi que les CV des formateurs intervenant sur les produits proposés Toute proposition non conforme aux conditions mentionnées ci-dessus ne sera pas étudiée Toute proposition recevable et pré-sélectionnée sera examinée et présentée à l instance FORCO en charge de la décision. L analyse de la réponse sera faite à partir des éléments fournis dans les dossiers de candidature. FORCO se réserve le droit de ne pas donner suite aux réponses reçues pour tout ou partie de l appel permanent à propositions et s engage à garder confidentielles les offres reçues. Les conditions proposées par les prestataires de formation pourront être négociées de gré à gré au regard des précisions complémentaires apportées. Chaque prestataire ayant adressé une proposition sera informé de la suite donnée à son dossier. Le prestataire de formation non retenu ne peut prétendre à aucune indemnité ni contester pour quelque motif que ce soit le bien-fondé de la décision du FORCO. Le FORCO n est engagé qu après notification écrite adressée au prestataire de formation et acceptation formelle des conditions proposées. Le calendrier de traitement des candidatures est précisé ci-après à titre indicatif et n engage pas le FORCO : Réception de la candidature au jour J de l année N ; J + 15 : premier examen de la candidature proposée ; J + 30 : pré-sélection et audition éventuelle du prestataire visé ; J + 45 : décision concernant la candidature proposée ; J + 50 : réponse écrite au prestataire concernant la suite donnée à la candidature ; J + 50 au prestataire retenu : envoi de la liste des instructions préparatoires à la mise en ligne, avec les documents contractuels relatifs au partenariat annuel reconductible sur le dispositif FORCO-FIL (précisant les modalités de collaboration dont notamment celles de règlement des factures) ; J + 55 : retour du prestataire retenu concernant les documents contractuels, ainsi que les éléments nécessaires à la mise en ligne ; J + 70 : intégration des données par le prestataire sur FORCO-FIL ; J + 85 : validation par FORCO des données intégrées par le prestataire sur FORCO-FIL (ouverture des inscriptions). Période d inscription ouverte : du jour de validation de la mise en ligne jusqu au 31/12/N. Période de réalisation ouverte : du jour de validation de la mise en ligne jusqu au 30/6/N+1. 8 ***************************************** - 8 -