PLANIFICATION STRATÉGIQUE DE LA SOCIÉTÉ FRANCOPHONE DE VICTORIA TABLE DES MATIÈRES

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1 PLANIFICATION STRATÉGIQUE DE LA SOCIÉTÉ FRANCOPHONE DE VICTORIA TABLE DES MATIÈRES MOT DE LA PRÉSIDENTE INTRODUCTION PORTRAIT DE LA SOCIÉTÉ FRANCOPHONE DE VICTORIA D'HIER ET D'AUJOURD'HUI FONCTIONNEMENT ET FINANCEMENT ANALYSE DE LA SITUATION DÉFIS POSSIBILITÉS ET RISQUES FORCES ET FAIBLESSES IDENTIFICATION DE LA CLIENTÈLE ENJEUX AUXQUELS FAIT FACE LA SFV LE CADRE DE RESPONSABILISATION MISSION VISION CLIENTÈLE VALEURS PRINCIPES AXES STRATÉGIQUES ANNEXE /CADRE STRATÉGIQUE LA MÉTHODOLOGIE REMERCIEMENTS

2 INTRODUCTION Au cours de l'année 2009, le conseil d'administration (C.A.) de la Société francophone de Victoria (SFV) et son directeur général entreprennent des démarches afin de développer une planification stratégique pour l'organisme. Après avoir consulté les membres, les partenaires et les bailleurs de fonds, le C.A. a amorcé une réflexion collective sur l'avenir de la SFV afin de faire le point sur la situation qui prévaut en cette fin de décennie. L'exercice permet d'identifier les enjeux auxquels fait face l'organisme et d'en préciser les orientations stratégiques pour les cinq prochaines années. PORTRAIT DE LA SOCIÉTÉ FRANCOPHONE DE VICTORIA D'HIER 1 ET D'AUJOURD'HUI Connue sous le nom de Société francophone de Victoria depuis 1982, l organisme a été fondé par six canadiens français réunis chez M. Joseph Tremblay au 730 avenue Princess à Victoria. «Ils décidèrent de former une association qu'ils nommèrent «Club canadien français de la Colombie Britannique. Les buts du Club sont de : s'efforcer de retrouver les Canadiensfrançais, les réunir, les grouper, favoriser les rencontres et développer le culte de la langue française.» Nous sommes le 21 avril 1941, le président, M. George Therrien, donne le mot d'ordre de rechercher tous les Canadiens français de l'île de Vancouver. Le Club continue ses activités et les gens se réunissent dans les maisons privées, à la bibliothèque de l'évêché ou dans les parcs. En 1945, le premier congrès de langue française se tient à Victoria et le Club participe à la fondation de la Fédération des francophones de la Colombie Britannique (FFCB). 2 Le Club acheta en 1957, la propriété d'une église anglicane et la remit aux paroissiens lors de la fondation de la paroisse St Jean Baptiste, le 4 mars de la même année. À partir des années 1970, le Club change de nom et devient Le Club canadien français de Victoria. Une nouvelle ère commence pour les 1 Extrait de l'historique en ligne du site de la SFV, 2 L'organisme porte parole officiel de la communauté francophone en C. B. 2

3 francophones car c'est le début des subventions fédérales du Secrétariat d'état d'ottawa, aujourd'hui le ministère du Patrimoine canadien. La vie française se développe. On loue un centre socioculturel, on embauche des animateurs, organise une chorale, un théâtre, des activités d'artisanat et accueille des artistes francophones de partout au Canada. À cette époque, le Club milite pour l'obtention de l'école française à Victoria. Il existe depuis 1973 une école française sur la base militaire d'esquimalt en banlieue de Victoria pour les enfants des militaires francophones. En 1985, la fusion du programme cadre public, en place depuis 1979 et de l'école des Forces armées canadiennes connue encore aujourd'hui sous le nom de l'école Victor Brodeur, est qualifiée de moment historique par la communauté de Victoria. En 1984, le C.A. de la SFV avec l'appui des membres des Nouveaux Horizons, crée un comité historique. Ce comité veille, le 18 décembre 1985, à la fondation de l'association historique francophone de Victoria qui a pour mandat de répertorier, analyser et exposer la contribution de la communauté. Quelques années plus tard en 1994, la première entente Canadacommunauté, entre le ministère du Patrimoine canadien et la FFCB, appuie le financement des activités francophones et permet à la SFV de mieux desservir ses membres. Puis en 1998, on ouvre avec l'appui du Collège Éducacentre et le ministère du Développement des ressources humaines Canada, un centre d'accueil et de services à l'emploi pour les francophones de la capitale. Depuis 2003, la SFV opère seule le centre d'emploi. Ajoutons qu'en 1999, la SFV met sur pied le Comité radio devant parrainer une radio communautaire à Victoria. Il veillera le 26 février 2004 à l'incorporation de la Société radio communautaire Victoria. Cette radio émet 24 heures par jour depuis le 7 novembre 2007 à la fréquence FM 107,9 sous le sigle CILS FM. Aujourd'hui, la SFV offre un service d'accueil et de références avec le service d'emploi. Elle propose également une gamme d'activités culturelles et communautaires allant de la Fête de Noël à la célébration de la St Jean Baptiste en passant par le Festival de la francophonie. En mars 2009, le Festival attire plus de participants et offre pendant quatre jours une programmation répondant aux besoins du milieu scolaire et de la population en général, avec des spectacles d'artistes d'ici et d'ailleurs. Les 3

4 Beaux Jeudis, activité de rencontre mensuelle, permet aux membres de même qu'aux nouveaux arrivants de se retrouver et d'échanger en français. La SFV soutient les personnes aînées en appuyant les activités de l'association des gens retraités et des aînés francophones et francophiles (Agraff). Elle maintient un service de bibliothèque virtuelle et une cinémathèque pour les francophones de tout âge. Grâce au Réverbère, publié mensuellement et au bulletin électronique bimensuel sur le site internet, la SFV et son réseau de communication rejoignent toutes les deux semaines plus de foyers, en annonçant les activités de la société mais également celles de tous les organismes de la région. La SFV appuie tous les organismes de Victoria dont l'association historique francophone de Victoria, l'alliance française de Victoria, la Troupe de danse les Cornouillers, les Scouts francophones de Victoria et la Société Radio communautaire Victoria. Elle offre également sur son site, de nombreux liens à ceux et celles qui désirent de l'information en français. FONCTIONNEMENT ET FINANCEMENT Organisme à but non lucratif, la Société francophone de Victoria s'incorpore le 9 octobre 1941 et elle est régie par la Loi des sociétés de Colombie Britannique. Elle célébrera son 70 e anniversaire en Sa mission est de promouvoir et défendre la langue et la culture françaises à Victoria et dans ses banlieues en regroupant la communauté et en se dotant d'institutions répondant aux besoins et aux intérêts des francophones. Gérée par un C.A. composé de neuf (9) membres, la SFV compte en 2009 plus de 700 membres individuels et associatifs. Elle est dirigée par une direction générale et emploie huit (8) employés permanents afin de mener à bien l'ensemble de la programmation annuelle. Elle fonctionne également grâce à l'apport et au soutien de plus d'une centaine de bénévoles qui participe à la réalisation d'activités tel le Festival de la francophonie. La SFV dessert le bassin de population francophone et francophile de la région métropolitaine de Victoria. Selon le recensement de 2006 de Statistique Canada, l'on dénombre personnes de français langue maternelle et représentant près de 10% de la population francophone de la province. De plus, personnes déclarent connaître le 4

5 français langue officielle. Ce nombre représente 10% de la population totale de la région. La SFV travaille de près avec les organismes francophones de Victoria dont la Société radio communautaire Victoria et la Société de développement économique de la Colombie Britannique, en établissant des ententes de partenariat en échange de services. Elle est membre de plusieurs organismes provinciaux dont la Fédération des francophones de la Colombie Britannique, la Société de développement économique de la Colombie Britannique, le Conseil culturel et artistique francophone de Colombie Britannique et la Fondation des francophones de la Colombie Britannique. En , la SFV gère un budget d'environ $. Près de quatre vingtdix pour cent (90%) des revenus proviennent de contributions gouvernementales des trois niveaux de gouvernement et l'autre dix pour cent (10%) de la vente de services. La SFV loue des locaux au centre ville de Victoria au 535 de la rue Yates, depuis près de 10 ans; toutefois, elle poursuit sa réflexion en ce qui a trait au manque d'espace. Elle étudie divers scénarios afin de répondre aux besoins de sa clientèle croissante et aussi regrouper certains services ou organismes dans un même endroit. ANALYSE DE LA SITUATION Défis Bien ancrée dans la communauté francophone de Victoria, la SFV maintient son rôle de bâtisseur et de rassembleur et ce, depuis ses débuts dans les années 40. Plus près de nous au cours des années 2000, la SFV joue un rôle de plus en plus grand dans l'offre de services. D'ailleurs, l'ouverture du centre d'emploi a attiré plusieurs francophones vers la société, lui permettant d'être le pôle de références non seulement pour la recherche d'emploi, mais également pour l'échange d'information et pour faciliter l'intégration dans la communauté. La SFV est également un diffuseur de la culture francophone. Lors des consultations auprès des membres pour l'élaboration de la planification stratégique, on retient qu'un taux de réponses de plus de cinquante cinq pour cent (55%) pour les grandes réalisations de la SFV a été attribué aux 5

6 concerts, aux soirées avec des artistes francophones et au Festival de la francophonie. La SFV est également une plaque tournante de l'information, grâce au Réverbère, au bulletin électronique bimensuel et au site internet incluant de nombreux liens. Cependant, malgré cette stabilité et ces acquis, la SFV doit faire face à plusieurs défis, ne serait ce que celui du financement pour les nombreux services à la population francophone et francophile. En effet, la responsabilité du financement du Centre d'emploi provenant de Service Canada a été transférée, en , au gouvernement provincial. Cette situation a nécessité plusieurs rencontres avec les nouveaux gestionnaires du programme afin de s'informer sur la façon dont se fera le prochain appel d'offre ainsi que sur la nouvelle entente de services que doit négocier la SFV, d'ici septembre Mentionnons que les contributions provenant du ministère du Patrimoine canadien n'ont pas augmenté depuis 2004 et que les demandes de services sont de plus en plus nombreuses. Cette situation exige des gestionnaires de la société une attention particulière et constante du dossier des finances afin de pouvoir répondre aux besoins des membres. Un autre défi auquel fait face la SFV est celui d'offrir des activités qui répondent aux besoins de la clientèle qui est de plus en plus diversifiée pour ce qui est de l'âge, des intérêts et de la culture. Enfin, le C.A. doit poursuivre le travail de recrutement et de rétention des bénévoles afin de former et d'intégrer de nouveaux administrateurs pour assurer la continuité de la SFV, attirer de nouveaux membres pour soutenir l'organisation et retenir les bénévoles nécessaires pour offrir une programmation d'activités assurant la transmission de la langue et de la culture francophones. 6

7 POSSIBILITÉS ET RISQUES À cette étape de l'exercice, l'analyse et la réflexion du C.A. permettent d'identifier les possibilités et les risques qui se dessinent dans l'environnement de la SFV qui pourraient avoir une influence sur son l'avenir. POSSIBILITÉS Explorer le rapprochement avec les milieux scolaires francophone et de l'immersion. Établir des liens avec la Base militaire d'esquimalt, les familles de l'école Victor Brodeur, l'université de Victoria, la Paroisse St Jean Baptiste, les gens d'affaires, le réseau d'organismes francophones, la Victoria Immigrant and Refugee Society, l'inter Cultural Association et la fonction publique. Reconnaître la présence d'un bassin de population francophone et francophile de plus de personnes et représentant 10% de la population totale de la région. Profiter de la venue de nombreux touristes dans la capitale provinciale et faire connaître l'histoire des francophones. Valoriser le fait d'être membre de la FFCB et les liens avec la francophonie provinciale et canadienne. RISQUES La grande dépendance de la SFV pour l'offre de services aux contributions et aux subventions gouvernementales demeure une situation préoccupante. La dévolution ou le transfert de responsabilités du fédéral vers la province pour les services d'emploi peut mettre en péril la survie du centre d'emploi offert par la SFV. Les coupures du gouvernement provincial provenant de BC Gaming peuvent affecter l'offre de services. Le vieillissement de la population et le phénomène de l'assimilation sont des situations qui doivent être prises en compte. 7

8 FORCES ET FAIBLESSES La poursuite de la réflexion stratégique permet au C.A. et au personnel d'évaluer la progression de la SFV au cours des dernières années et d'en dégager les forces et les faiblesses. Mentionnons que la vitalité et le dynamisme de la SFV sont reconnus dans la communauté et se traduisent par l'offre de services et par la programmation des activités culturelles et ses effets de rassemblements autour de la paroisse, de l'école et de la radio. On reconnaît le dévouement et l'expertise du C.A. dans la saine gestion de la société, appuyé par un personnel compétent et professionnel et un réseau de bénévoles disponibles et généreux, actifs dans la réalisation d'événements de grandes envergures et dans le maintien d'une programmation diversifiée. Les divers noyaux de francophones qui se retrouvent sur la base militaire d'esquimalt, à l'université de Victoria ou encore les familles dont les enfants fréquentent l'école Victor Brodeur, représentent des regroupements importants pour la société dans la poursuite de sa mission. Le bassin de population francophile dans la région métropolitaine de Victoria et son intérêt envers la langue et la culture francophones ainsi que le nombre grandissant des classes d'immersion française sont des éléments positifs pour l'avenir du français dans la capitale provinciale. On note également la localisation de la SFV au centre ville de Victoria comme étant un atout pour l'utilisation régulière des services. Enfin, la mission de l'organisme et son rôle de rassembleur et de concertation avec l'ensemble des associations francophones sont considérés comme des forces par la communauté. Le C.A. retient, en ce qui a trait aux faiblesses, les éléments mentionnés lors de la consultation comme devant être pris en compte. Tout d'abord, le peu de visibilité de la SFV est apparu comme une situation devant être examinée afin d'augmenter la rentabilité des activités et des services. On souhaite plus de liens avec l'école Victor Brodeur et un rapprochement avec la jeunesse afin d'assurer une relève et la pérennité du fait français à Victoria. L'absence systématique d'une campagne de recrutement de membres de façon annuelle est déplorée et l'on ajoute que l'exercice ferait connaître la société et assurerait une plus grande 8

9 participation aux activités. On signale le peu de participation du milieu des affaires et il est proposé d'y remédier car la communauté francophone a besoin de la participation et des habiletés de ce segment de la population pour l'appuyer dans son développement. Il faut aussi mentionner le manque d'espace pour la tenue des activités qui revient de façon récurrente. Et finalement, on reconnaît que les revenus de l'organisme pour l'offre de services et la réalisation de certaines activités comme étant trop dépendants de sources gouvernementales. Cet état de fait exige des administrateurs et de la direction générale un examen de la situation et la mise en place d'une stratégie de financement qui assurera à la société moins de contraintes et une meilleure emprise sur ces actions futures. IDENTIFICATION DE LA CLIENTÈLE Bien cibler la clientèle est un élément important du processus de planification stratégique. Reconnaître pour qui on agit est fonction de la mission ou du mandat spécifique que l'on a reçu des membres. Le C.A. convient que la clientèle de la SFV est la population francophone et francophile de la région métropolitaine de Victoria. Elle se compose de personnes de tout âge et de toute origine incluant les jeunes, les parents, les personnes aînées, les gens d'affaires et les nouveaux arrivants. ENJEUX AUXQUELS FAIT FACE LA SFV À cette étape de l'exercice de réflexion stratégique, le C.A. s'entend pour retenir quatre enjeux déterminants pour l'avenir de la société. Le premier enjeu vise la situation financière. En effet, le C.A. souhaite trouver une solution à sa dépendance financière aux subsides gouvernementaux pour l'offre de services. Il est normal de dépendre des fonds gouvernementaux pour les opérations du centre d'emploi mais il faut diminuer la dépendance en ce qui a trait aux autres services offerts par l'organisme. Le deuxième enjeu touche à la visibilité que doit acquérir la SFV auprès des groupes cibles de la communauté francophone et francophile ainsi qu'une 9

10 reconnaissance accrue auprès des gouvernements municipal et provincial. La SFV dessert dix pour cent (10%) de la population totale de la région et doit poursuivre ses activités de promotion et de sensibilisation afin de faire connaître les besoins et les aspirations des francophones et des francophiles et revoir ses stratégies de communication dans le but de rentabiliser ses actions. Le troisième enjeu est lié au recrutement des membres. La SFV doit augmenter son nombre de membres même si en ce moment, elle compte plus de 700 membres. Elle reconnaît que la pérennité de l'organisme passe par une relève communautaire qui inclut toutes les composantes de la communauté et tous les groupes cibles de la clientèle de la société. Enfin le quatrième enjeu se rapporte aux services et à la programmation que la SFV doit mettre de l'avant afin de répondre aux besoins d'une clientèle de plus en plus diversifiée pour ce qui est de l'âge, de l'origine culturelle et des intérêts. LE CADRE DE RESPONSABILISATION Le C.A. est prêt à inscrire sa réflexion stratégique dans un cadre de responsabilisation qui comprend la mission, la vision, la clientèle cible, les principes et les valeurs de l'organisme, les axes stratégiques et les résultats visés pour les cinq prochaines années. La mission qui précise la raison d'être de la SFV est : de promouvoir, représenter et défendre la langue française et la culture francophone de Victoria et de ses banlieues, en regroupant la communauté et en se dotant d'institutions répondant aux besoins et aux intérêts de ses membres. La vision de la SFV traduit le monde dans lequel elle veut évoluer. Elle a pour but d'inspirer les membres et d'encourager la loyauté vis à vis les actions entreprises par celle ci au nom des membres et pour le mieux être de la communauté. La Société francophone de Victoria rassemble toutes les forces de la communauté francophone. La clientèle de la SFV se compose des francophones et des francophiles de la région métropolitaine de Victoria de tout âge et de toute origine incluant les 10

11 jeunes, les parents, les personnes aînées, les gens d'affaires et les nouveaux arrivants. Les valeurs auxquelles adhère la SFV témoignent du savoir être de l'organisme et relèvent de sa culture organisationnelle. Elles sont le respect des individus, l'ouverture à la diversité et le respect des cultures francophones. Les principes représentent le savoir faire de la SFV et les approches privilégiées dans son fonctionnement. Ils sont : l'inclusivité, la transparence, le respect du savoir vivre, la collégialité et la collaboration et l'imputabilité aux statuts et règlements de l'organisme. Les axes stratégiques sont issus de la démarche de la communauté francophone en Colombie Britannique et se retrouvent dans le Plan de développement global Les axes stratégiques sont fondés sur l'hypothèse qu'une communauté vivante et dynamique dépend d'un accès accru et d'une plus grande utilisation de services de qualité en français et ce, au sein d'infrastructures francophones. Ils sont : Programmes et services, Renforcement des liens, Sensibilisation, promotion et recrutement et Capacité organisationnelle. Les résultats d'impact et d'effets stratégiques se retrouvent dans la représentation graphique du cadre stratégique en annexe. Ils découlent de l'analyse effectuée par le conseil et son personnel et des enjeux qui ont été identifiés. Ils traduisent les changements et les transformations que doit mettre en œuvre la SFV afin de réaliser sa mission et sa vision au cours des cinq prochaines années. LA MÉTHODOLOGIE Ce document de planification stratégique est le résultat d une démarche entreprise par le C.A. de la SFV qui a débuté à l'automne 2008 et qui s'est poursuivie au cours de l'année Elle a été dirigée par Mme Yseult Friolet de la Fédération des francophones de la Colombie Britannique. 11

12 PHASE 1 : MISE EN PLACE DE LA CONSULTATION Afin de mener à bien la planification stratégique, nous avons préparé trois questionnaires : un pour le C.A., le deuxième envoyé aux membres et aux bénévoles, le troisième dirigé vers les membres associatifs, les partenaires et les bailleurs de fonds. La consultation a permis de rassembler des données probantes sur l environnement dans lequel évolue la société, de mieux comprendre les besoins des membres, la perception des partenaires et de dégager des orientations futures pour l avenir de l'organisme. Les questionnaires ont été administrés de façon strictement confidentielle. De plus, nous avons procédé à une collecte de documents relatifs à l exercice. Cette phase s est déroulée des mois de mars à juillet PHASE 2 : SÉANCE DE TRAVAIL AVEC LE CONSEIL D ADMINISTRATION Une séance de travail a eu lieu avec le C.A. et le personnel afin d analyser les données recueillies et jeter les bases de la planification stratégique. Cette séance s est tenue le 17 octobre 2009 au bureau de la société. PHASE 3 : RÉDACTION DE LA PLANIFICATION STRATÉGIQUE Rédigée par Madame Friolet, une ébauche a été présentée au C.A. et à la direction générale pour son approbation en février Version du 24 mars