Guide des logiciels de facturation

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1 mant pour votre type de pratique. Encore une fois, il est ici question de votre argent et de vos revenus. Facturer avec un logiciel non adéquat vous fera certainement perdre des précieux dollars qui vous sont dus. Prenez-vous le temps de refacturer les paiements refusés? Un logiciel avec un bon module de refacturation vous aidera à le faire. Votre secrétaire est réticente à un changement de logiciel? Pourtant, vos revenus payent son salaire et la plupart des développeurs offrent une formation Bref, que vous soyez médecin seul, en clinique à plusieurs médecins, en hôpital ou en groupe de médecine, vous trouverez, nous l espérons, les informations pertinentes menant au choix du logiciel le plus adapté à vos besoins. N oubliez jamais qu au-delà de ces informations, du prix des logiciels ou de sa performance, vous devez avant tout vous sentir à l aise avec la compagnie avec laquelle vous désirez faire affaire. Et il s agit là d un sentiment propre à chaque médecin, difficilement transmissible dans un tel guide. Guide des logiciels de facturation Analyses, verdicts et commentaires pour survivre dans la jungle des logiciels L INDUSTRIE DES LOGICIELS DE facturation est une véritable jungle. Comment s y retrouver sans perdre sa chemise et trouver un logiciel performant qui permet aux médecins de réduire le temps requis pour leur facturation, tout en s assurant que les erreurs soient minimisées? Bref, quel est le meilleur logiciel pour vos besoins? N espérez pas trouver de réponse objective chez les agences de facturation, pas plus que sur le site de la RAMQ : la liste qui y est offerte est tellement désuète qu environ 40 % des développeurs qui y sont répertoriés n offrent plus de logiciel de facturation pour les médecins. Nous nous sommes donc penchés sur le sujet avec pour objectif de tester tous les logiciels de facturation de façon exhaustive, les analyser et de vous faire part de nos commentaires, le tout afin de vous aider à dénicher le logiciel le plus perfor- Méthodologie Le travail a débuté en novembre dernier. Après maintes discussions avec neuf médecins tous des utilisateurs de logiciels différents de facturation, nous avons mis sur pied une série de critères permettant de mesurer la qualité d un logiciel de facturation. Ces critères étaient basés sur le consensus général des médecins participants et ont été regroupés en trois catégories : convivialité et interface, performance de facturation et service à la clientèle. La performance de facturation regroupe toutes les capacités techniques du logiciel en termes d automatisation de l entrée des données, la conciliation des paiements, la qualité du module de refacturation, la vitesse d exécution et l intégration à des bases de données. Par la suite, tous les développeurs ont été invités à venir nous présenter leur logiciel et nous remettre une copie démo pour analyses et tests subséquents. Ces rencontres se sont déroulées en janvier. Nous vous présentons donc le résultat de ces démarches dans les pages qui suivent. Les prix indiqués sont à titre informatif et peuvent être modifiés à tout moment. Si l intérêt pour un tel guide se manifeste de façon évidente, nous en ferons une mise à jour annuelle, un guide qui sera constamment amélioré à partir de vos commentaires. Important Tous les logiciels de facturation se ressemblent d une façon ou d une autre. À la base, ils possèdent tous un certain niveau d automatisme et de validation. Étant donné que les besoins de chaque médecin, de chaque clinique ou de chaque hôpital sont différents, il est très difficile de les juger de façon globale. Ainsi, la grille d étoiles a été établie en fonction d un point milieu, à savoir trois étoiles. Tous les logiciels partaient avec cette note. À éviter À améliorer Bien Se démarque Difficile de faire mieux 38 SANTÉ INC. MARS 2005

2 ADN Médical André Dallaire 1 (800) adnmedical@adnmedical.com ANDX Benedict Edgar (514) andx@andx.ca Ce logiciel est le parfait exemple d un outil fiable qui possède toutes les caractéristiques d un bon logiciel au chapitre automatisation et validation, sans nécessairement offrir une plus-value notable. Fait intéressant, cette compagnie met à la disposition des nouveaux utilisateurs un manuel imprimé sur la facturation au Québec, mis à jour depuis plusieurs années, un plus pour ceux qui s y connaissent moins. D un côté plus pratique, les actes qui posent problème lors de la visualisation du lot avant envoi à la RAMQ pourraient être plus en évidence. Par contre, les messages d erreur lors de l entrée de données sont bien présentés. Pour toutes ces raisons, ce logiciel est idéal pour un particulier, un utilisateur peu expérimenté ou une clinique médicale. Ce logiciel a toutes les qualités d un bon logiciel de facturation, sans nécessairement se démarquer des autres. Il est très facile d utilisation et le temps nécessaire pour le connaître est généralement court. Il se différencie par son prix, puisque le coût d achat et les frais annuels sont valides pour un nombre illimité d utilisateurs. Une formation gratuite de 12 heures est incluse. Le module de sauvegarde préventive des données est optimal et facile d utilisation. Bref, il est idéal pour les utilisateurs multiples, les groupes de médecins et les cliniques. Prix d achat : 995 $ Frais annuels : 600 $ : 8 h 30 à 17 h Type de pratique : Acte / Mixte / Salariat Prix d achat : $ / $ (utilisateurs illimités) Frais annuels : 500 $ : 8 h à 18 h + fin de semaine Type de pratique : Acte / Mixte Caduceus - Omni-med.com / Mac Louise Lemelin 1 (800) info@omni-med.com Carefile Medical System M. Castelli (514) info@carefile.com Ce logiciel utilise une technologie unique au Québec : l utilisateur se connecte, grâce à Internet, à un serveur sécurisé à distance, sans passer par le Web ou un fureteur comme Internet Explorer. Ceci offre plusieurs avantages au point de vue du support technique et de la sécurité. En effet, on peut prendre le contrôle de votre session à distance et vous aider instantanément. Les mises à jour se font donc automatiquement et les sauvegardes sont effectuées de façon quotidienne. Une formation à distance est aussi offerte. Pour utiliser ce logiciel, Internet haute vitesse est obligatoire. La validation pour les groupes de médecine familiale est bien intégrée. L entreprise conserve l historique des prix d actes. Conçu principalement pour les cliniques, ce logiciel ne se démarque pas particulièrement de ses compétiteurs. Il possède une base solide pour facturer convenablement, sans plus. Principal hic pour les utilisateurs francophones : le logiciel est uniquement déployé en anglais. Bref, idéal uniquement pour les médecins anglophones qui ont des difficultés prononcées à lire en français. Prix d achat : Entre 500 $ et 750 $ (pour un poste) Frais annuels : Entre 300 et 450 $ (pour un poste) : 8 h à 22 h + week-end Type de pratique : Acte / Mixte / Taux horaire Prix d achat : $ / $ (utilisateurs illimités) Frais annuels : 325 $ / 395 $ (utilisateurs illimités) : 9 h à 17 h 39 MARS 2005 SANTÉ INC.

3 CTRL Informatique Daniel Girard 1 (888) ctrl@ctrl.com Facturation.net / Mac Suzanne Dorion 1 (877) info@facturation.net Ce logiciel fait partie d une gamme complète de logiciels pour gestion de cliniques et entreprises privées. Le module de facturation seul est performant, mais il a été conçu dans une vision de gestion intégrée plus complexe. Il n a pas été conçu pour les particuliers. À titre d exemple, le module de facturation comprend même les modalités pour le paiement par carte de crédit pour les cliniques entièrement privées ou celles qui facturent à leurs patients les actes non assurés. Le lien entre les dossiers patients et la facturation est optimal. Bref, idéal pour les cliniques en croissance ou les cliniques à fort volume. Facturation.net est un des seuls logiciels à utiliser le Web comme plate-forme d exploitation. Il n y a donc pas d installation de logiciels, les mises à jour sont automatiques et les sauvegardes des données sont centralisées et quotidiennement réalisées par l entreprise. Évidemment, de par les caractéristiques du Web, l utilisateur peut s en servir où qu il soit (maison, bureau, hôpital, etc.) à condition d avoir accès à Internet haute vitesse. Il s agit de loin du logiciel le plus performant pour les psychiatres, grâce entre autres aux associations automatiques des actes et du temps alloué minimum par session. Bref, Facturation.net est idéal pour tous étant donné sa structure de services et de prix extrêmement flexible et son intégration aux logiciels de gestion de clinique existants. Prix d achat : $ Frais annuels : 300 $ : 8 h à 18 h Type de pratique : Acte / Mixte Frais annuels : Entre 50 $ et $ (selon le niveau de service) : 8 h à 18 h Logiciels CX (PARAM) M. Vaillancourt info@param.qc.ca (514) Logiciels FMP Windows Dominic Senay (514) facturation@fmp-inc.com Ce logiciel se distingue particulièrement par l automatisation des entrées répétitives. Par exemple, un médecin qui facture régulièrement le même acte dans un même établissement pourrait programmer en quelques secondes une touche raccourci unique permettant d éviter d avoir à entrer ces données à répétition. Principal hic : le support se fait uniquement par courriel. Le logiciel PARAM est donc idéal pour les particuliers ou les cliniques qui ont une certaine expérience en facturation ou une capacité d apprentissage personnelle développée. Pour ses capacités, le prix de ce logiciel est faible. Le point fort de ce logiciel est sa facilité d entrée de données. Les utilisateurs à fort volume, mais expérimentés, l apprécieront. Les touches de raccourci sont très présentes et utiles. L interface gagnerait à être améliorée. Frais annuels : 300 $ : Courriel 7 jours Frais annuels : 35 $ par mois : 9 h à 17 h Type de pratique : Acte / Mixte 40 SANTÉ INC. MARS 2005

4 Logiciels Info-Data (Factura-MED) Étienne Mercier (418) Logiciels Info-Data (FmedX) / Mac OS X Étienne Mercier (418) emercier@infodata.ca Tout comme son jeune frère FMDX, ce logiciel est efficace au chapitre de la rapidité des entrées de données. En effet, toute tâche répétitive peut être automatisée. Le logiciel s est aussi énormément développé au fil des années pour s adapter à différentes spécialités, notamment les urgentologues, les radiologistes et les anesthésistes. Bref, il peut s adapter à tous étant donné sa structure de prix flexible. Ce logiciel est sans aucun doute le seul qui offre à son utilisateur un niveau de personnalisation aussi poussé. En effet, plus l utilisateur devient habile avec le logiciel, plus les raccourcis individuels, les automatismes et l interface à sa disposition servent. Le logiciel propose aussi une fenêtre de messageries directes pour du soutien. Bien qu il soit publicisé comme étant conçu pour le système d exploitation Mac OS X, il est aussi disponible pour les utilisateurs Windows. Principal hic : le logiciel est relativement nouveau et certains détails seront appelés à être corrigés. Bref, ce logiciel est idéal pour tous en raison notamment de sa structure de prix flexible. Frais annuels : Entre 37,95 $ à 64,95 $ par mois : 8 h à 18 h Frais annuels : 44,95 $ par mois + 3 $ par médecin supp. : 8 h à 18 h Logiciels Medicus (514) medicus@videotron.ca Logiciels Systamex Pour Mac OS 9 André Milot (514) info@systamex.ca Ce logiciel, comme bien d autres, possède les caractéristiques de base pour être considéré comme un logiciel de facturation fonctionnel. Cependant, il n offre aucun supplément lui permettant de se démarquer. Il fait peu de personnalisation de raccourcis et automatismes et l interface est standard. Par contre, son niveau de validation est adéquat. Ce logiciel est uniquement offert aux utilisateurs du système d exploitation Mac OS 9, un système relativement vieux. En fait, tous les nouveaux acheteurs d ordinateur Apple ne pourront utiliser ce logiciel étant donné qu ils viennent avec le système Mas OS X (la version 10, beaucoup plus avancée). Le bassin de clients potentiels est donc extrêmement réduit. La validation mériterait d être améliorée (on ne tient pas compte du tout des GMF ou de la clientèle vulnérable). Il n offre pas de module de conciliation. Ce logiciel offre donc une interface simple, peut-être trop, idéale pour ceux qui ont une facturation très standard à réaliser, sans plus. Prix d achat : $ Frais annuels : 300 $ : 8 h à 18 h Type de pratique : Acte / Mixte / Salariat Prix d achat : $ Frais annuels : Non disponible : 9 h à 17 h Type de pratique : Acte / Mixte 41 MARS 2005 SANTÉ INC.

5 Logiciels Sys-Thèmes M. Pelletier (514) Novamed / Mac OS X André Roussil (514) SALUS@Novamed.ca Ce logiciel a pour plate-forme d exploitation le Web, ce qui implique aucune installation de logiciel, la sauvegarde des données est centralisée et quotidienne et les mises à jour sont automatiques. Les qualités de validation et automatisme sont adéquates. Cependant, le logiciel n offre pas de module de conciliation de paiements, ce qui rend la refacturation plus difficile. Ce logiciel, comme bien d autres, possède les caractéristiques de base pour être considéré un logiciel de facturation fonctionnel. Cependant, il n offre aucun supplément lui permettant de se démarquer des autres. Le système de base de données utilisé permet une programmation réseau simple. Le prix comprend un système de rendez-vous de base et d un système de prescriptions informatisées. En d autres mots, ce logiciel est idéal pour une petite clinique médicale qui désire un système intégré, sans être complet. Frais annuels : 75 $ par mois : 9 h à 17 h Type de pratique : Acte Prix d achat : 900 $ Frais annuels : 280 $ : 9 h à 17 h Purkinje 1 (800) support@purkinje.com Soft Informatique (450) docinfo@soft-informatique.ca Purkinje offre un module de facturation entièrement autonome et fonctionnel à l intérieur d une gamme complète de logiciels de gestion de cliniques. Le module de facturation est très performant, tout étant validé automatiquement. La conciliation est aussi très efficace. Évidemment, la puissance de ce logiciel est décuplée lorsque plusieurs modules sont utilisés, étant donné les liens entre eux. L entreprise possède le dossier patient électronique le plus complet au Québec. Bref, logiciel idéal pour les cliniques médicales et les groupes de médecins. Soft Informatique propose une suite complète de gestion de clinique, comprenant entre autres un module de facturation ultraperformant. Par exemple, la base de données du logiciel conserve l historique des prix antérieurs de tous les actes, ce qui permet une refacturation optimale plusieurs années après une modification du prix. Ce logiciel peut aussi, selon la tendance des paiements, établir un rapport sur l atteinte des plafonds salariaux et leurs dates d arrivées estimées. On offre un soutien 24 heures par jour, 365 jours par année. Ce logiciel est idéal pour les cliniques à fort volume, celles qui aspirent à croître et les agences de facturation. Prix d achat : $ (Un utilisateur) Frais annuels : 500 $ (Un utilisateur) : 9 h à 22 h (cliniques ) / 24 h (hôpitaux) Prix d achat : $ (Un utilisateur) Frais annuels : 995 $ (Un utilisateur) : 24 h / 365 jours par année 42 SANTÉ INC. MARS 2005

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7 Tableau récapitulatif et technique ADN Médical ANDX Cad. - OMNI-MED.com Carefil Medical Sys. CTRL Informatique Facturation.net Logiciels CX (PARAM) Logiciels FMP Factura-MED (Info-Data) FmedX (Info-Data) Logiciels Médicus Logiciels Systamex Logiciels Sys-Thèmes Novamed Purkinje Soft Informatique Interface inspirée de la castonguette Interface moderne Module de refacturation Refacturation en lot Conciliation des paiements Avertisseur de plafonds Logiciel démo disponible Démonstration en personne disponible Créateur de statistiques Récupération des historiques Formation disponible Support / interface multi-médecins Récupération des anciennes données Gratuit * Récupération des anciennes données Frais * Base de données des médecins intégrée Intégration à un système de rendez-vous Mises à jour des données RAMQ automatisées Validations particulières pour GMF Validations particulières pour anesthésistes Validations particulières pour la clientèle vulnérable Validations particulières pour les radiologistes Logiciels non testés Arithmtech Corporation Dr Robert Schlesinger Gestimed Johnston Lake Software Logimedic MEdbBase Research Medisolution Nexus Informatique & Marketing Norbel Informatique Physician Pixor Inter Proximi-T Systèmes Médicaux Esys Systèmes Santé ACL Vigie Informatique 2000 Explications Leur logiciel n offre pas de module de facturation Agence de facturation dont le logiciel maison sert à l interne uniquement Logiciel de facturation pour les médecins ontariens Logiciel non compatible TIP-I (aucune mise à jour du logiciel en 15 ans) Entreprise n est plus en activité Supporte ses clients actuels uniquement; ne déploie plus de logiciel de facturation Supporte ses clients actuels uniquement Supporte ses clients actuels uniquement Pour les radiologistes uniquement * Lors d un changement de fournisseur de logiciel - Si possible 44 SANTÉ INC. MARS 2005

8 Votre facturation médicale vous complique la vie? Changez pour Facturation.net, la solution qui vous simplifie la tâche Un outil simple et efficace Facturation.net est la solution que vous attendiez. Il vous débarrasse des problèmes et des erreurs qui vous font perdre temps et argent. Accessible de partout 24 heures sur 24 et 7 jours sur 7 via Inernet, il est le système de facturation le plus simple et le plus efficace sur le marché. Facturation.net vous en offre plus 3 options de services (Solo, Avantage, Élite) adaptées à vos besoins Aucune installation requise et aucun frais de mise à jour Support technique et conseils d experts Compatible avec Windows et Mac OS X Collecte de données à l aide de votre Palm Garantie de satisfaction totale ou argent remis * Simplifiez-vous la vie. Téléphonez-nous dès aujourd hui FACNET ( ) * Informez-vous des modalités Un produit développé par