Questions concernant le processus de planification du programme

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1 Réforme du Secteur de l éducation de l'unesco Section VI : Planification et management de l information Planification du programme et Gestion de lʹinformation Questions concernant le processus de planification du programme Le Cycle de gestion du programme (cʹest à dire planification, budgétisation, évaluation des performances et suivi/rapport dʹexploitation) comporte trois grosses lacunes : la cible stratégique, la mise à niveau technologique et une mauvaise information de gestion. Dʹune part, des projets sont élaborés sans avoir la cible stratégique adéquate pour sʹattaquer aux priorités fixées par la Conférence générale. Dʹautre part, lʹinsatisfaction est générale à lʹégard du soutien technologique au Cycle de gestion du programme. En particulier, SISTER suscite, en tant quʹinstrument de planification efficace, un mécontentement partagé par tout le Secteur. En conclusion, lʹabsence dʹinformation de gestion du programme disponible pour la mise en œuvre, le suivi et le rapport dʹexploitation empêche clairement la performance optimale du programme. Cette section du rapport se limite à une discussion sur le Cycle de gestion du programme envisagé seulement en ce quʹil concerne le processus de planification, la mise à niveau technologique de la planification, et le support dʹinformation. Elle comprend deux recommandations liées à la planification. La première est en relation avec le cycle de planification de six ans en cours, dans lequel lʹunesco est aujourdʹhui engagé, et la planification de son premier exercice bisannuel.

2 La seconde recommandation traite de la technologie employée pour soutenir la planification. La planification étant en cours à lʹheure actuelle, l équipe de la réforme du budget et de la planification a élaboré une approche pour améliorer la contribution du Secteur au processus et pour associer plus étroitement celui ci au travail du Secteur. Il intègre les besoins des pays et les plans du processus de l UNESS et implique dans la démarche toutes les entités du Secteur (Siège, instituts, bureaux régionaux et nationaux.) La synchronisation est modifiée pour rapprocher la planification de la mise en œuvre. Le processus est également simplifié pour se concentrer sur la substance du programme plutôt que sur la planification. Ce cycle de deux et six ans recommandé figure à la fin de cette section. Cʹest ce que recommande le Secteur pour travailler à lʹintérieur du cadre de la planification actuelle. Questions relatives à la technologie de la planification Nombre de problèmes avec le processus de planification en cours ont de sérieuses implications à long terme. La tendance actuelle de lʹunesco est de soutenir un système inefficace avec un logiciel dépassé appelé SISTER. Des investissements sont effectués pour actualiser ce logiciel obsolète et en faire un meilleur outil. Toutefois, concevoir et développer un logiciel dʹapplication totalement personnalisé est difficile et ne donne pas forcément les fonctionnalités et l usage promis et espérés. On connaît de nombreux exemples dans ce genre. On peut donner l exemple d une organisation nationale de soins

3 de santé en Amérique, qui sʹest embarquée dans la conception d un système dʹinformation clinique qui a coûté sept ans dʹeffort et fait appel à pas moins de 300 personnes au cours de sa réalisation. Et tout cela pour un coût atteignant les trois milliards de dollars pour le développement du logiciel avant de limiter les dégâts en achetant un module de gestion de lʹinformation clinique. Le recours à un produit industriel standard sʹest également révélé coûteux. Mais il a été et sera plus rentable à l usage que de continuer à jeter de l argent par les fenêtres avec des produits personnalisés. La découverte dans le diagnostic initial de la performance du Secteur a été un mécontentement quasi unanime suscité par SISTER en tant qu outil de budget/planification, sur le terrain comme au Siège. Les efforts faits pour actualiser SISTER en SISTER II pour corriger les problèmes nʹont guère été couronnés de succès. Même si SISTER pouvait un jour fonctionner dʹune façon satisfaisante, le manque de compatibilité avec les autres systèmes dʹinformation standard adoptés par lʹunesco formerait un barrage à lʹutilisation efficace et satisfaisante du Cycle de gestion du programme. Comme il n est compatible avec SAP, SISTER II ne peut pas être facilement associé aux autres systèmes intégrés de gestion dans lesquels lʹunesco a investi, en particulier le module SAP pour les Ressources humaines (STEPS) et le progiciel financier SAP pour le budget et FABS pour la comptabilité. Si lʹon veut que le processus de planification soit validé et dʹautres phases du cycle de gestion du programme correctement soutenus au point de vue de lʹinformation, les systèmes doivent être compatibles et, si possible, gérés par une plateforme, minimisant une reconfiguration

4 superflue (et parfois impossible). Il est vivement recommandé quʹà long terme lʹunesco exploite ses systèmes intégrés de gestion à partir dʹune seule plateforme ou, si ce nʹest pas faisable, lʹunesco devrait au moins investir en modules avec la compatibilité et lʹinterface prouvées de SAP. La découverte des problèmes avec SISTER II n est guère surprenante étant donné les difficultés inhérentes au développement d un système personnalisé, au lieu de se tourner vers l un des produits standards du secteur Enterprising Resource Planning (ERP) (SAP, SABA, oracle, PeopleSoft), qui ont fait leurs preuves, notamment en ce qui concerne des systèmes à utiliser en de multiples points du globe comme lʹexige l UNESCO. Les problèmes avec SISTER II font apparaître plusieurs préoccupations : 1) Étant donné les fonctionnalités limitées de cette application et sa faible utilisation, lʹunesco peut escompter une rentabilité faible voire nulle dans lʹactualisation de SISTER. 2) Considérant que peu d améliorations ont été apportées aux fonctions de SISTER II et que ses utilisateurs continuent de faire état de son instabilité, on peut penser que cette application ne marchera pas ou ne fournira pas les fonctionnalités requises, indépendamment des sommes investies. Il est toujours difficile pour des gestionnaires de changer dʹoption. Cependant, si on ne fait rien pour corriger le problème général, mais au contraire on continue à soutenir un système qui ne répond pas aux besoins ni aux souhaits de l organisation, le résultat risque de se faire à son détriment.

5 Approche suggérée pour aller de lʹavant : Arrêter de chercher à modifier SISTER et se tourner vers une application standard (un produit non personnalisé). Deux approches sont possibles dans ce but: Approche 1: Refaire un appel dʹoffres à une liste de fournisseurs sélectionnés Accélérer le processus de sélection des fournisseurs et impliquer les utilisateurs. Exiger des fournisseurs quʹils procèdent à des démonstrations définies par les utilisateurs pour répondre à leurs besoins. Visiter les sites des clients qui utilisent cette application avec succès. Déployer une configuration rapide et développer une méthodologie. Exiger que les constructeurs fournissent la preuve de la compatibilité de leurs produits avec SAP et FABS et que leurs interfaces aient été expérimentées avec succès avec ces programmes. Approche 2 : application exclusive à SAP pour assurer la fonctionnalité et la compatibilité avec les autres systèmes de lʹunesco Exiger que SAP fasse une démonstration de fonctionnalité fondée sur les caractéristiques et les scénarios développés par les utilisateurs UNESCO. Utiliser une méthodologie rapide de développement pour raccourcir le temps de mise en place.

6 Engager les utilisateurs et favoriser le réalignement de processus dʹaffaires inefficaces par une remise à niveau technologique. Cʹest une solution plus rentable que de configurer un logiciel pour lʹadapter à des processus dʹaffaires dépassés. [Tableau] Pour Contre Approche 1: Appel dʹoffres pour sélectionner les fournisseurs Donner l occasion de choisir le ʺmeilleurʺ produit pour satisfaire vos besoins Délais permettant de résoudre une situation aussi vite quʹun contrat dʹexclusivité Donner lʹoccasion de parler avec les personnes qui utilisent le logiciel plutôt que de parler seulement à celles qui le vendent Le fournisseur contacté peut soumettre une nouvelle proposition Évaluation de prix concurrentiels et comprenant la différentiation des prix Approche 2: Origine exclusive pour que SAP construise une plateforme, compte tenu de la décision antérieure dʹutiliser SAP au Siège et pour le budget. Exige que SAP montre quʹil possède les fonctionnalités nécessaires Utiliser une approche d origine exclusive peut empêcher lʹunesco dʹexplorer dʹautres options qui pourraient être les bonnes Se déployer rapidement en utilisant la version ʺwavesʺ Sʹintègre avec les Ressources Humaines actuelles actuel et la suite de modules financiers SAP

7 Le personnel se décide à acheter en raison de lʹutilisation réussie pour les Ressources Humaines et les modules financiers Donne l occasion de corriger des systèmes inefficaces et des procédures fondées sur la contribution de lʹutilisateur Peut être mis en application de façon rapide et efficace pour compenser le temps perdu à faire fonctionner SISTER. Lʹutilisation dʹune source unique peut empêcher lʹunesco dʹexplorer dʹautres options qui pourraient être des solutions valables SAP peut être cher. Il peut y avoir dʹautres solutions qui ont prouvé leur capacité à se connecter à SAP et qui pourraient être plus rentables Le logiciel choisi doit être flexible pour permettre des modifications par UNESCO sans implication onéreuse du fournisseur. Cela permettrait au processus de planification dʹévoluer et de sʹaméliorer en permanence comme il le faut. Résumé des points à considérer : A. Répondre aux exigences organisationnelles :» Les applications standards fournissent habituellement : a. Une importante pratique de fonctionnalité b. Capacités de configuration pour l utilisateur c. Extensibilité de grande ampleur, déploiements internationaux traversant des régions géographiques d. Capacité à opérer des transferts de données et des manipulations à travers des modules et des exigences fonctionnelles

8 B. Viabilité et soutien à long terme» Les applications standards fournissent : a. Des possibilités de maintenance standard à travers des vastes zones et des régions géographiques b. Des codes mis à niveau et dépannés selon les accords de maintenance c. Des codes qui ne seront pas perdus ou désactivés sans accord officiel d. Lʹutilisateur international et le service technique seront exigés e. Sʹassocier pour embaucher des spécialistes en application interne, si cela sʹavère nécessaire Planification de la Réforme et Équipe du budget Recommandation pour le Cycle de planification du budget actuel

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