FEUILLE DE CALCUL - RAPPROCHEMENT DE L'AIDE ASSUJETTIE AU CONTRÔLE DU REVENU - ARTICLE 95

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1 Bienvenue! Voici l'aide-mémoire de votre rapprochement. Veuillez lire les sept étapes avant de commencer Excel 2003? Utilisez-vous un logiciel autre que Microsoft Excel 2003? Les boutons fonctionnnent-ils? Les boutons des macros et de navigation fonctionnent-ils? Dans la négative, vous devez activer les macros. Comment dites-vous? Voici les notions et les termes utilisés dans la feuille de calcul. Oui? Vérifiez ici. 4 Qui êtes-vous? Nous avons besoin de renseignements de base au sujet de votre coopérative. 5 Où sont les données? Uutilisez le formulaire de saisie pour inscrire vos données relatives à l'aide. Aller à Qui êtes-vous? Aller au formulaire de saisie 6 7 Une erreur? Saisie en double. Coquilles. Données manquantes. Assurez-vous de lire ces directives avant de corriger votre erreur. Terminé? Si vous avez tout saisi et êtes satisfait des totaux, veuillez transmettre une copie de la feuille de calcul en la joignant à un courriel à l'agence. klawson@agence.coop Page 1

2 Pour que le tout fonctionne Voici les deux conditions nécessaires pour utiliser ce tableur 1. La première consiste à vérifier la résolution de votre écran en Windows. Elle devrait être d au moins 1024 x 768. Cette résolution semble être appréciée par plusieurs utilisateurs. Si la résolution est moindre (800 x 600, par exemple), vous ne pourrez avoir accès au formulaire de saisie de données. La résolution de l écran peut être changée facilement. Cliquer sur «Démarrer» ( Start ) puis sur «Panneau de configuration» ( Control Panel ) et ensuite sur «Affichage» ( Display Properties ) et finalement sur l onglet «Paramètres» ( Settings ). 2. Le logiciel adéquat pour utiliser cette feuille de calcul est la dernière version de Microsoft Excel, soit celle de Si votre ordinateur est équipé d une version antérieure d Excel, la feuille de calcul peut fonctionner ou ne pas fonctionner pour vous. Lors de tests, nous avons constaté que la feuille de calcul fonctionnait en utilisant la version Excel XP (aussi connue sous le nom d Excel 2002). La feuille de calcul ne fonctionnera pas si vous utilisez les versions d Excel 2000, 97 ou les versions antérieures du logiciel. Vous ne pouvez pas utiliser d autres logiciels tels que Quattro Pro avec cette feuille de calcul. Chères macros : Entrée et édition de données automatisées Vous devez entrer six éléments d information sur la page Qui êtes-vous? pour nous donner plus d information sur votre coopérative. Le formulaire de saisie de données est la page dans laquelle vous entrerez toutes les données nécessaires pour rapprocher l aide assujettie au contrôle du revenu (AACR). Pour que le formulaire de saisie de données fonctionne, vous devez activer les macros dans Excel lorsque vous utilisez cette feuille de calcul. Si les macros ne sont pas activées, vous ne pourrez pas avoir accès au formulaire de saisie de données lorsque vous irez au rapprochement de l AACR. Selon la configuration d Excel, les macros sont toujours activées ou désactivées, ou encore Excel peut vous demander chaque fois si vous voulez que les macros soient activées ou non. Peu importe la configuration actuelle, vous pouvez toujours modifier Excel pour activer les macros. Vous imprimez votre tableau de rapprochement en cliquant sur le bouton Imprimer le tableau, qui emploie également des macros. Les données seront transférées automatiquement à votre imprimante définie par défaut par Windows. Si vous voulez imprimer la page d accueil ou la page Qui êtes vous?, vous pouvez utiliser la fonction d impression habituelle dans Excel, qui vous permettra d imprimer sur n importe quelle imprimante à laquelle vous avez accès. Page 2

3 Définition du numéro d'unité bénéficiaire et du bloc de subvention Une unité bénéficiaire est une unité qui a reçu une aide assujettie au contrôle du revenu (AACR) à un moment donné dans l'année. Lorsque vous préparerez le rapprochement, vous assignerez à chaque unité bénéficiaire un numéro de séquence unique, qui commence par 1. (Soulignons que ces numéros ne concordent pas avec l'adresse de l'unité.) L'entrée pour une unité bénéficiaire consistera en une ou plusieurs lignes, chaque ligne représentant un bloc de temps continu pendant lequel l'unité a reçu le même montant mensuel de subvention. Ces blocs de temps peuvent compter de un à douze mois. Un nouveau bloc de subvention commence lorsque le montant attribué à l'occupant actuel change ou lorsqu'un nouvel occupant reçoit une subvention pour la première fois. L'exemple qui suit illustre un cas assez complexe d'unité bénéficiaire : Janv.-mars : l'occupant 1 reçoit 250 $ par mois Avril-mai : l'occupant 1 reçoit 300 $ par mois Juin-juil. : l'occupant 2 emménage et n'a besoin d'aucune aide Août-oct. : l'occupant 2 perd son emploi et reçoit maintenant 400 $ par mois Nov.-déc. : l'occupant 2 reçoit 350 $ par mois Dans cet exemple, il y a quatre (4) blocs de subvention distincts, et quatre lignes seraient donc nécessaires dans le rapprochement. La période de juin à juillet ne serait pas incluse, car aucune AACR n'a été attribuée. Le nombre total de mois couverts par ces quatre lignes serait de dix. Utilisation du formulaire de saisie Le formulaire de saisie sert principalement à ajouter des lignes au rapprochement, mais il peut également servir à la révision et la modification des données saisies. (Par «ligne», on entend lignes de données ou données saisies dans le tableau de rapprochement, et non les numéros de rangées dans Excel.) Chaque fois que le formulaire est demandé, le numéro de la ligne courante sera d'une unité plus élevé que celui de la dernière donnée saisie dans le tableau. Lorsque le tableau est utilisé pour la première fois, il est vide, et le numéro de la ligne courante est établi à 1. Pour modifier une ligne saisie, cliquez sur Premier, Précédent, Suivant ou Dernier et apportez la modification. Vous pouvez aussi entrer le numéro de la ligne de l'entrée que vous voulez modifier puis cliquer sur Actualiser pour afficher les données à modifier. Soulignons que les nouvelles entrées sont toujours affichées sur la dernière ligne du tableau, une fois que vous avez cliqué sur Enregistrer. Pour les remettre en ordre, cliquez sur Trier. Truc : Lorsque vous saisissez les détails de chaque ligne, vous pouvez garder votre main gauche sur la touche de tabulation et saisir les données avec la main droite à l'aide du pavé numérique. Page 3

4 Modification de données existantes Il existe plusieurs façons de modifier des données déjà saisies. Édition Pour apporter des changements simples à des valeurs saisies, suivez d'abord les instructions ci-dessus pour afficher la ligne à modifier. Naviguez vers les champs pertinents avec la touche de tabulation, saisissez une nouvelle valeur et cliquez sur le bouton Enregistrer approprié pour mettre à jour l'entrée. Une fois que vous avez cliqué sur Enregistrer, le formulaire passera toujours au chiffre le plus élevé (l'entrée au bas du formulaire), car il présume que la prochaine entrée sera nouvelle. Pour modifier plus d'une ligne, répétez les étapes ci-dessus. Supprimer Pour supprimer une ligne entière, par exemple une entrée en double, cliquez sur le bouton d'action à cet effet. Avant de cliquer, assurez-vous que les données affichées dans le formulaire de saisie sont bien celles que vous voulez supprimer. Trier Le formulaire comprend un bouton qui vous permet de trier toutes les données du tableau. Cette fonction sert à plusieurs fins. Puisque l'enregistrement de nouvelles entrées les amène toujours à la fin d'une unité oubliée. D'autre part, si le numéro d'unité ou de bloc d'une unité antérieure est hors séquence, vous pouvez cliquer sur Trier pour mettre l'unité au bon endroit. Sautez le formulaire de saisie Vous devriez pouvoir remplir le rapprochement au moyen du formulaire de saisie et des boutons d'action. Si vous trouvez des erreurs, vous voudrez peut-être les corriger directement dans le tableau de rapprochement en déplaçant un certain nombre de rangées ou en modifiant certaines données. Si vous connaissez bien Excel et voulez avoir la liberté de modifier manuellement certaines données, suivez les directives suivantes : Faites tout d'abord une copie de sauvegarde du fichier. Ôtez la protection de la feuille de rapprochement de l'aacr au moyen de Outils Protection Oter la protection. Pour supprimer une rangée, cliquez à droite sur le numéro de la rangée Excel et sélectionnez Supprimer. Pour copier-coller ou couper-coller une ou des lignes du rapprochement, vous devez sélectionner une ou plusieurs rangées entières de la feuille de calcul. (Vous raterez des cellules cachées si vous copiez moins que la rangée entière.) Cliquez à droite sur les numéros de rangées sources d'excel et sélectionnez Copier ou Coller. Cliquez ensuite à droite sur le numéro de la rangée de destination et permettra d'insérer une nouvelle copie de la ou des rangées originales. Enregistrez votre travail et vérifiez que tout est complet avant de retourner au formulaire de saisie. La protection de la feuille sera réactivée automatiquement lorsque vous fermez et rouvrez le présent classeur, ou si vous naviguez hors de cette feuille et y revenez. Page 4

5 Qui êtes-vous? Veuillez entrer les renseignements de base dans les champs suivants : Dénomination de la coopérative : Coopérative d'habitation Bonheur Inc. Pour l'exercice (mois/année) : p. ex. avr à : p. ex. mars 2006 Le ratio droits d'occupation/revenu le plus faible appliqué par la coopérative : 25 p. 100 Le ratio droits d occupation/revenu le plus élevé que la coopérative utilise (inscrivez le même ratio si vous n utilisez qu un seul ratio) : 30 p. 100 Total en argent des subventions internes attribuées pour l'exercice : 0 $ Les droits d occupation complets indiqués dans la colonne [B] du formulaire de rapprochement sont les droits qui s appliquent lorsque les logements ne sont pas occupés par des ménages qui reçoivent une aide assujettie en fonction du revenu. Veuillez répondre oui ou non : Oui Si vous répondez non, veuillez préciser : <Pas d explication> Préparé par : <Nom>, <Fonction>

6 DÉNOMINATION DE LA COOP. : PÉRIODE DE DÉCLARATION : PRÉPARÉ PAR : Coopérative d'habitation Bonheur Inc. p. ex. avr à p. ex. mars 2006 <Nom>, <Fonction> SOMMAIRE DE LA FEUILLE DE CALCUL : 1. La coopérative utilise une échelle mobile pour le ratio droits d occupation/revenu de : 25 p. 100 à 30 p Les droits d occupation complets indiqués dans la colonne [B] ci-après sont les droits qui s appliquent lorsque les logements ne sont pas occupés par des ménages qui reçoivent une aide assujettie en fonction du revenu : Si vous répondez non, veuillez préciser : Oui <Pas d explication> 3. Nombre total de ménages ayant reçu une aide pendant l'année : 1 4. Droits d'occupation normaux moyens : 5. Moyenne de l'aide mensuelle attribuée : 0 $ 0 $ Printed Page 1

7 Bloc de subvention 25 Numéro de la ligne Numéro de l'unité bénéficiaire Nombre de chambres à coucher Numéro du bloc Numéro de l'occupant Nombre de mois [A] Droits d'occupation normaux [B] Revenu mensuel ajusté [C] p. 100 de [C] [D] ACR attribuée [E] Droits d'occupation graduels * [F] = [B]-[E] Total de l'acr exigée [G] = [A]*[E] Total pour l'unité TOTAL DE L'AIDE ASSUJETTIE AU CONTRÔLE DU REVENU ATTRIBUÉE 0 0 Moins : partie provenant des subventions internes 0 0 TOTAL DE L'AIDE ASSUJETTIE AU CONTRÔLE DU REVENU REÇU DE LA SCHL UTILISÉE 0 0 * le plus élevé du pourcentage du revenu mensuel ajusté, des droits d'occupation minimum ou des allocations au logement pour assistés sociaux (le cas échéant); plus les droits d'occupation excédentaires (le cas échéant); plus ou moins les droits (rabais) au titre des services, le cas échéant Printed Page 2