Contrôler efficacement les coûts de copies et d impressions avec uniflow Output Manager

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1 Contrôler efficacement les coûts de copies et d impressions avec

2 Apportez plus de contrôle et d efficacité à votre environnement d impression Avec, optimisez votre parc matériels grâce à la gestion des process de production de documents. Cette solution logicielle, grâce à sa modularité va s adapter aux besoins spécifiques de tous types d entreprises : grands comptes, petites et moyennes entreprises, universités, organismes publics, copyshops et centres de reprographies*. Objectif d! Economisez du temps et de l argent en contrôlant plus efficacement l intégralité du parc imprimantes et multi-fonctions (MFP). En fonction de vos besoins, peut être configuré avec différents modules. A la base, un serveur héberge le produit ainsi que les modules pour les fonctionnalités logicielles. Des composants matériels optionnels gèrent le contrôle d accès aux unités. Il est possible d intégrer directement la solution Output Manager dans l imprimante Canon MEAP (Multi-functional Embedded Application Platform) pour permettre une interaction avec l utilisateur. S adapte à tout type et taille d entreprises s adapte à toutes tailles d entreprises. Les versions sont définies en fonction du nombre d utilisateurs : 0, 0, 00 et illimité pour permettre adaptabilité et flexibilité, peu importe le type d activités de votre entreprise. Basée sur une architecture web, la solution fonctionne sur plusieurs locations avec des bâtiments multiples et les données sont sauvegardées dans une base de données centrale SQL server. Architecture Modulaire Il est possible de compléter la fonctionnalité de base d Output Manager par des modules additionnels. Chaque module apporte des avantages et une complémentarité aux autres entités de votre organisation. Avec des fonctionnalités d impressions sécurisées pour une gestion plus efficiente de votre salle d impression, est un système de gestion des impressions dans son intégralité. Le mode de licence pour chaque chaque module est évalué par installation. Ainsi, même pour une entreprise avec une centaine de serveurs ou d imprimantes, offrira un retour sur investissement clair, rapide et précis. Server éloigné Cluster de serveurs Statistiques Job Ticketing* Impression Sécurisée Copy Shop* Office OM MEAP Applet Modules d Archive Document* Professional Reconnaissance digitale Preprint* Gestion imprimantes locales Job Conversion Instance Passerelle Internet* Gestion Centralisée des Commandes* Répartition de charges*

3 Gestion globale de votre flotte d imprimantes en tenant compte des besoins de votre activité Comptabilisation des impressions et audit Traçabilité complète des impressions, des copies et des coûts associés, avec sauvegarde de ces données. Le système de rapport intégré permet à l administrateur ou le département des finances de connaitre Qui fait Quoi pour chaque imprimante et le coût pour l entreprise. Summary Report Ces informations sont utiles pour réaliser un audit d impression et peuvent servir de support d aide à la décision pour un futur achat d imprimantes mais elles vont aussi permettre d identifier les postes d économies. Impression Sécurisée Universelle Les documents confidentiels sont mis en attente sur un serveur d impression et libérés lorsque l utilisateur s identifie. L utilisateur libère son impression à n importe quel endroit et sur n importe quelle imprimante sachant que son document sera imprimé en toute sécurité. On élimine ainsi tout gâchis papier car les documents non imprimés sont automatiquement supprimés, au lieu de stagner autour des imprimantes. Router les documents vers l imprimante la plus économique Même si elles sont positionnées à côté des utilisateurs, les imprimantes laser de bureau sont chères à l exploitation. Avec, un utilisateur peut imprimer un petit document sur son imprimante de bureau et à partir d un certain nombre de pages une reqête invitera l utilisateur à rediriger son job vers une imprimante Canon MFP plus économique. Il est possible d effectuer cette redirection de documents de manière automatique. Renforcer la sécurité des unités Grâce à l intégration des éléments avec le matériel Canon MFP, Output Manager assure la gestion des droits d accès des unités. Les paramètres des unités relatifs à ces droits d accès sont sauvegardés. On peut définir pour certains utilisateurs (en fonction de leurs statuts) des droits d accès à certaines fonctions sur les unités. Par exemple, certains utilisateurs ont accès à la copie noir&blanc alors que d autres utilisateurs ont accès à la copie couleur. Gestion de la salle d impression En environnement d impression professionnelle le système peut être configuré pour améliorer une étape du process de production ou la totalité du process (de la soumission jusqu à la finition) dans un souci constant de gain de temps et d argent. La flexibilité et la modularité d garantissent l adaptabilité des paramètres du système à vos besoins spécifiques, améliorant en continu l efficacité, les process ainsi que le contrôle des coûts et la sécurité des informations au sein de toute organisation.

4 Comptabilisation totale au travers du réseau Avec, il est facile de répertorier les usages ainsi que les coûts par utilisateur, département ou projet. A l aide des rapports statistiques détaillés, optimisez vos ressources humaines et matérielles en minimisant vos coûts d impressions. Comptabilisation des coûts de copies et d impressions pour une maîtrise des dépenses d impressions. apporte une traçabilité des coûts d impressions qui permettra de refacturer ces coûts et d auditer les habitudes d impressions. Le contrôle s effectue sur toute imprimante: locale, réseau, multi-fonction (MFP), grand format. Ave les Canon MFPs, il est possible de répertorier toute activité de copie, fax, scan et impression. Peu importe la taille de votre entreprise! PME avec imprimante ou entreprise internationale multi-sîtes avec des serveurs en cluster, assurera la gestion des impressions. Il est possible de définir une structure de prix multiples par imprimante afin de connaitre les coûts achats et les coûts vente. Possibilité de paramètrer des budgets par utilisateur pour éviter les impressions supplémentaires en cas de limite budget atteinte. Possibilité de demande de validation par un chef de service pour toute impression volumineuse ou coûteuse. Possibilité de travailler en mode projet pour refacturer le coût copie/ impression à un client final. Les utilisateurs s identifient à l aide de différents moyens d identification : carte de proximité, empreinte digitale, nom utilisateur et mot de passe. Le moyen de synchroniser l utilisateur avec la carte pose souvent un problème. résoud cette probématique en demandant à l utilisateur dès la première utilisation de sa carte le nom utilisateur et le mot de passe ou un code Pin. Rapports simples et faciles L administrateur visualise l utilisation de toutes les unités au sein de l organisation et accède aux différents rapports existants : par utilisateur, unité, groupe ou projet. Les informations contenues dans les rapports standards sont : quelle est l unité la plus utilisée et qui dépense le plus. Pour des informations spécifiques il est possible de créer des rapports personnalisés. fournit des rapports sur les économies réalisées. Par exemple, si un document est redirigé vers une imprimante plus économique ou si un document sécurisé a été supprimé et non imprimé. Impression Sécurisée Universelle Les imprimantes locales peuvent être remplacées par le système d impression sécurisée universel qui va garantir qualité et rapidité d impression, tout en conservant la confidentialité du document. OM sauvegarde les documents sécurisés sur le serveur et les libère à l identification de l utilisateur sur n importe quelle imprimante. L utilisateur s authentifie à l aide d une carte de proximité, une empreinte digitale, un nom utilisateur/mot de passe ou un badge magnétique. Sur l écran de la Canon MFP, l utilisateur visualise la liste de ses documents personnels, peu importe l endroit ou il demande l impression. Il sera également possible de modifier l impression (par exemple : recto-verso). Le système universel assure la conformité de l impression avec la demande initiale du document et ce, sur n importe quelle imprimante réseau, peu importe le modèle. Reroutage de documents Une imprimante laser de bureau sise à côté d un bureau est certes confortable pour l utilisateur mais coûte chère comparée à une MFP. OM peut inciter l utilisateur à imprimer sur du matériel moins cher ou rerouter automatiquement les documents sur une imprimante moins chère, sur la base de conditions telles que : nombre de pages, prix, contient de la couleur, selon application. Une fois la suggestion acceptée ou le reroutage automatique effectué, l impression se fait sur l imprimante la moins coûteuse. Le reroutage automatique peut aussi se faire selon incident comme par exemple, lorsque l imprimante ne fonctionne pas (plus de papier ou de toner). Dans ce cas, OM dirigera automatiquement l impression vers l imprimante disponible la plus proche et l utilisateur en sera averti. Gestion des imprimantes Il est possible d informer par le service informatique ou le prestataire pour toute problématique telle que plus de papier. De la même manière la lecture des compteurs MFP peut être automatisée afin d éviter que cette étape s effectue manuellement pour chaque compteur de chaque unité. OM est intégré avec la technologie d envoi universel Canon pour faciliter scan vers et serveurs fax à l aide d une seule touche. Il est possible pour les utilisateurs de s authentifier au système ecopy ShareScan en utilisant leurs cartes de proximité ou la gestion d empreintes digitales. Avec la gestion du système des accès Canon (AMS), l administrateur contrôle les accès aux fonctions sur les MFPs. Par exemple : certains utilisateurs ont des droits pour faire des copies noir&blanc sur toutes les unités sauf sur une unité du département marketing alors que la direction peut faire des copies couleur partout et sur n importe quelle unité.

5 . Un utilisateur imprime ses documents sur l'imprimante laser. Reroutage interactif selon règles. analyse. l'impression Un utilisateur imprime ses documents sur l'imprimante laser... Si Un le utilisateur document imprime est supérieur ses à. pages, documents on Output propose sur l'imprimante Manager à l'utilisateur analyse laser. de rerouter l'impression son document. analyse.. Le l'impression Si le document rerouté est supérieur s'imprime à sur une pages, MFP on propose à l'utilisateur de. Si rerouter le document son document est supérieur à. Les pages, économies propose réalisées à l'utilisateur grâce aude. reroutage rerouter Le document son sont document rerouté sauvegardées s'imprime dans surla base une MFP de données.. Le document rerouté s'imprime sur. une Les économies MFP réalisées grâce au. Les base économies de données. réalisées grâce au base de données. Nom document My Doc.doc Format papier A Nombre de pages Nom document My Doc.doc Recto-verso Non Format papier A Couleur Oui Nombre de pages Staple Non Nom document My Doc.doc Recto-verso Non Agrafage Bac Format papier LTR Couleur Oui Coût, Nombre de pages Staple Non Recto-verso Non Agrafage Bac Couleur Oui Coût, Staple Non Agrafage Bac Coût,0$ $. Un utilisateur imprime ses documents sur l'imprimante laser.. Un utilisateur imprime ses. documents Output sur l'imprimante Manager analyse laser. l'impression. Un utilisateur imp. documents analyse sur l'im. Si l'impression le document est supérieur à pages, on propose à l'utilisateur de. Output M. rerouter Si le document son document est supérieur l'impression à pages, on propose à l'utilisateur de. Le rerouter document son document rerouté s'imprime sur. Si le document es une MFP pages, on propose. Le document rerouté rerouter s'imprime son sur docu. Les une économies MFP réalisées grâce au. Le document rero. base Les économies de données. réalisées une MFP grâce au base de données.. Les économies réa reroutage sont sau base de données. Reroutage. L'utilisateur en imprime cas incident. OM contrôle la disponibilité de l'imprimante. L'utilisateur imprime. Si l'imprimante ne fonctionne pas,.. le L'utilisateur job est rerouté OM imprime contrôle vers une la autre imprimante disponibilité du de groupe l'imprimante. OM contrôle la.. En disponibilité Si l'imprimante de ne l'imprimante fonctionne pas, pop-up le job est à l'utilisateur rerouté vers une autre. Si imprimante l'imprimante du ne groupe fonctionne pas, le job est rerouté vers une autre. imprimante En du groupe. En. L'utilisateur imprime.. L'utilisateur OM imprime contrôle la disponibilité de l'imprimante. OM contrôle. L'utilisateur la imprim. Si disponibilité l'imprimante de ne l'imprimante fonctionne pas, le job est rerouté vers une autre. OM cont. imprimante Si l'imprimante du groupe ne fonctionne disponibilité pas, de l'i le job est rerouté vers une autre. En imprimante du groupe. Si l'imprimante ne le job est rerouté v. En imprimante du gro. En pop-up à l'utilisate Impression sécurisée driver universel. En utilisant le driver universel, le job sécurisée.. Le En job utilisant est retenu le driver sur universel, le serveur le job.. L' En sécurisée utilisant le driver universel, le job et est sa enliste de documents à imprimer. sécurisée Le job est retenu sur le serveur... L'utilisateur Le job est retenu sélectionne sur serveur un document. si L' nécéssaires.. Les L'utilisateur informations sélectionne du document un document ainsi que les coûts sont sauvegardés dans la. base L'utilisateur si nécéssaires de données sélectionne d' document Output. si Les nécéssaires informations du document ainsi que les coûts sont sauvegardés dans la. Les base informations de données du d' document Output ainsi que les coûts sont sauvegardés dans la base de données d' Output Rapports Rapports Output Clients Manager Clients $ Rapports Clients. En utilisant le driver universel, le job. sécurisée En utilisant le driver universel, le job. Le sécurisée job est retenu sur le serveur. En utilisant le driv.. L' Le job est retenu sur sécurisée le serveur. L'. Le job est retenu s. L'utilisateur sélectionne un document. L' et sa liste de docu. si L'utilisateur nécéssaires sélectionne un document. Les si nécéssaires informations du document ainsi. L'utilisateur sélect que les coûts sont sauvegardés dans la. base Les informations de données d' du si document Output nécéssaires ainsi que les coûts sont sauvegardés dans l base de données. d' Les informations Output d que les coûts sont base de données d

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