TERMES DE REFERENCE Mission n 13INI133

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1 TERMES DE REFERENCE Mission n 13INI133 I. Informations générales Intitulé de la mission Composante Thématique(s) Bénéficiaire(s) Pays Durée totale des jours prévus Elaboration d un manuel des procédures de gestion administratives, financières et comptables dans le cadre de la mise en œuvre du nouveau projet de lutte contre le paludisme. 96 Paludisme Gouvernance Programme National de Lutte contre le paludisme(pnlp) Congo Contact FEI Personne référente Coordonnées Clarisse Veylon-Hervet [email protected] II. Justification de la mission Le PNLP a été sous bénéficiaire du projet Mise à l échelle des moustiquaires imprégnées à longue durée d efficacité et des combinaisons à base d artémisinine (Série 8). Lors de l évaluation de la phase I, ce projet a été noté C, à cause de nombreuses faiblesses inhérentes à l environnement du projet (absence d un cadre de concertation, absence d un cadre stratégique national de lutte contre le paludisme et d un manuel de procédure au PNLP). Ce constat a entraîné la suspension de cette subvention par le Fonds mondial. Dans le cadre du nouveau modèle de financement (NMF) du Fonds mondial, le Congo souhaite soumettre en 2014 une nouvelle demande de financement sur le paludisme. La lettre de suspension de la subvention du Fonds mondial a listé des conditions devant être remplies avant de relancer une discussion pour une nouvelle proposition concernant le paludisme dans le cadre du NMF. Pour une meilleure gestion de cette subvention, le PNLP envisage de se doter d un manuel de procédures administrative, financière et comptable. Suite à l arrêt de la subvention de la série 8 paludisme, plusieurs mesures ont été prises au niveau du Ministère de la santé et de la population en réponse aux faiblesses qui ont motivé cette décision du conseil d administration du Fonds mondial de lutte contre le SIDA, la Tuberculose et le paludisme. Il s agit : - de la restructuration du PNLP et d un nouvel organigramme ; - de la nomination d une équipe de gestion de cinq personnes au niveau du PNLP ; - de la mise en place de comité de quantification et de suivi des médicaments antipaludiques ; Termes de références 13INI133 1

2 - de l accélération du processus de la revue des performances du PNLP(RPP) qui sera suivi de l élaboration du nouveau cadre stratégique national de lutte contre le paludisme ; - de l actualisation de la politique nationale de lutte contre le paludisme afin d intégrer les nouvelles recommandations de l OMS dans la prise en charge du paludisme ; - de l élaboration d un manuel de procédures comptables financières et administratives, afin d améliorer la gouvernance en matière de lutte contre le paludisme ; - de la révision des termes de référence de la Task-force. Cette mission vise à remplir la condition relative à l élaboration du manuel des procédures pour le PNLP. III. Objectifs et résultats poursuivis 1) Objectif général de la mission Contribuer à renforcer les capacités du PNLP du Congo pour permettre au Congo de déposer une note de concept pour le financement d une nouvelle subvention paludisme. 2) Objectifs spécifiques L objectif spécifique de la mission est d appuyer le PNLP à élaborer un manuel des procédures administratives, comptables et financières. 3) Résultats à atteindre Résultat 1 : Un manuel de procédures administratives, comptables et financières est élaboré de façon participative. Résultat 2 : Les nouvelles procédures sont appliquées par le PNLP. IV. Description de la mission 1) Activités prévues Dans le cadre de leur mission, le(s) consultant(s) aura (ont) à conduire les activités suivantes : 1. Réaliser un diagnostic Le diagnostic visera à identifier et évaluer les procédures existantes et leur niveau d application et à identifier les problèmes en termes de procédures de gestion qui ont été relevés lors de la mise en œuvre de la subvention paludisme de la série 8. Il portera sur les procédures administratives, financières, comptables et de gestion des ressources humaines (procédures de recrutement, fiches de postes, rémunération, formation continue, etc.). Le diagnostic se basera sur l analyse de documents et sur des entretiens avec les acteurs clés, au sein du PNLP et auprès des partenaires (Fonds mondial notamment). Le diagnostic doit être mené de façon participative avec les personnels du PNLP de façon à aboutir à des conclusions partagées par le Programme. Termes de références 13INI133 2

3 2. Accompagner la rédaction du manuel de procédures L expert technique définira avec le PNLP le cadre de rédaction du manuel, et rédigera le manuel de procédures avec la participation et l appui des personnels, pour assurer une appropriation optimale des procédures. Cette phase de la mission se terminera par un atelier de restitution du manuel. 3. Evaluer les écarts Après deux mois d application, les experts techniques réaliseront une évaluation de l application des procédures, afin d identifier les écarts en termes d application ainsi que les ajustements nécessaires des procédures. 4. Accompagner la mise à jour du manuel A la suite de l évaluation des écarts et des ajustements nécessaires, les experts accompagneront les personnels du PNLP dans la correction des procédures, si nécessaire, et de leur application. 2) Livrables attendus - Document de diagnostic sur les procédures existantes; - Document de cadrage de la rédaction du manuel ; - Manuel des procédures de gestion administratives, comptables, financières et de gestion des ressources humaines : version initiale et version finale. V. Lieu, Durée et Modalités d exécution 1) Période de mise en œuvre : de février à mai ) Date de démarrage : février ) Date de fin : mai ) Durée effective : 96 jours prestés au total La durée effective des prestations (jours ouvrables) des experts est de 48 jours par expert, soit 96 jours de prestation. Ce travail sera réalisé à Brazzaville afin de permettre tous les échanges nécessaires et la remise au Comité de Pilotage. 2 jours d appui à distance sont prévus pour répondre aux questions entre l élaboration et la rédaction du manuel et sa finalisation. 5) Planning/calendrier : Le calendrier prévisionnel d exécution des missions se présente comme suit : Termes de références 13INI133 3

4 Description des activités Lieu Période Durée (H/J) Expert 1 Réaliser un Brazzaville Février 8 8 diagnostic Accompagner la Brazzaville Février-mars rédaction du manuel de procédures Atelier de Brazzaville Mars 2 2 Restitution Appui à distance A distance Mars-avril 3 3 pour l international et sur place pour le local Evaluer les écarts Brazzaville Avril 5 5 Accompagner la Brazzaville Avril-mai 7 7 mise à jour du manuel Total Durée (H/J) Expert 2 Les experts se rendront au Service de Coopération et d'action Culturelle (SCAC) de l'ambassade de France en début et en fin de mission pour une réunion d'échanges avec le Conseiller Régional de Coopération en Santé, le Dr Jean-Pierre Lamarque. VI. Expertise et profil demandés 1) Nombre d experts : 2 2) Profils des experts Poste : Expert international en renforcement organisationnel A. Qualifications et compétences : - Titulaire d un diplôme universitaire (2nd cycle) dans un domaine pertinent à la mission : administration, renforcement des organisations, gestion administrative, financière et RH, santé publique ou expérience équivalente. - Excellentes qualités /capacités : de communication de travail en équipe et relationnel de transmission des savoirs de supervision d analyse et résolution des problèmes de prise de décision et d initiative - Excellente maitrise du français (écrit / oral) B. Expérience professionnelle générale - Expérience professionnelle d au moins 10 ans dans le renforcement des systèmes de santé dans les pays en développement. Termes de références 13INI133 4

5 - Expérience professionnelle d au moins 4 ans en appui ou gestion administrative, financière, comptable des programmes financés par le Fonds mondial. C. Expérience professionnelle spécifique - Expérience indispensable similaire à la mission d élaboration d un manuel de procédures de gestion de subventions du Fonds mondial. - Bonne connaissance souhaitée des acteurs/parties prenantes du domaine de la santé au niveau local. Une expérience préalable dans le pays ou la zone est un atout. Poste : Expert national en gestion administrative et financière Qualifications et compétences : - Titulaire d un diplôme universitaire (2nd cycle) dans un domaine pertinent à la mission : administration, renforcement des organisations, gestion administrative, financière et RH, santé publique ou expérience équivalente. - Excellentes qualités /capacités : de communication de travail en équipe et relationnel de transmission des savoirs de supervision d analyse et résolution des problèmes de prise de décision et d initiative - Excellente maitrise du français (écrit / oral) D. Expérience professionnelle générale - Expérience professionnelle d au moins 5 ans en gestion financière et administrative de projets. - Expérience professionnelle d au moins 2 ans dans le secteur de la santé. E. Expérience professionnelle spécifique - Expérience de gestion de financements du Fonds mondial souhaitée. - Bonne connaissance souhaitée des acteurs/parties prenantes du domaine de la santé au niveau national. VII. Compte-rendu de missions Un compte rendu (maximum de 15 pages et suivant le modèle fourni) devra être remis par mail après chaque mission dans un délai de 10 jours après le retour. Ce compte-rendu, rédigé en français, devra pouvoir être diffusable auprès de l ensemble des partenaires concernés par la mission. VIII. Suivi-évaluation Dans l intérêt du bénéficiaire et de FEI, les indicateurs ci-dessous permettront d évaluer pendant et après la mission les résultats de la mission d expertise, afin de pouvoir à terme mesurer l atteinte des objectifs propres à la mission ainsi que l évolution de la performance des programmes financés par le Fonds mondial. Termes de références 13INI133 5

6 Indicateurs de performance Livrables Effets immédiats Effets intermédiaires Document de diagnostic sur les procédures existantes. Document de cadrage de la rédaction du manuel. Le document de diagnostic est approuvé par le Comité de pilotage préalablement à l élaboration du manuel. Les rôles et responsabilités au sein du PNLP sont clairs et bien définis. Les faiblesses en matière de gestion et d organisation sont connues et partagés par le PNLP, ce qui favorise l appropriation du Manuel de procédures par les membres du PNLP. Sources de vérification Compte-rendu de l expert. Retour du PFM. Retour du PNLP. Atelier de restitution et suivi. Manuel des procédures de gestion administratives, comptables et financières. Version initiale. Manuel des procédures de gestion administratives, comptables et financières. Version finale. Le manuel est appliqué au sein du PNLP. Le manuel est validé par le Comité de pilotage et est appliqué au sein du PNLP. Les écarts sont évalués. La condition suspensive du FM est levée et la négociation sur la nouvelle subvention paludisme a commencé. IX. Informations pratiques Le bénéficiaire met à disposition de l expert les moyens matériels suivants : - bureau - accès internet - voiture - ordinateur et imprimante Pour l organisation de cette mission, le PNLP mettra en place un Comité de Pilotage (CP). Ce comité sera présidé par le Directeur de la Direction de l épidémiologie et de la lutte contre la maladie (DELM). Le point focal et les autres membres de ce CP seront désignés par le Directeur (pour information le PNLP est logé au sein de la Direction de l épidémiologie et de la lutte contre la maladie). Les missions de ce Comité seront : - d apporter tout le soutien nécessaire à l expert en charge de cette mission (bureau, logistiques...) ; - d appuyer à la mise à disposition des informations et documents nécessaires pouvant faciliter le travail de l expert (chaque membre du comité dans son domaine de compétences); - de veiller et de valider chaque étape du travail de l expert ; - de valider les livrables : rapport de diagnostic, document de cadrage de la rédaction du manuel, manuel de procédures administratives, comptables et financières. Termes de références 13INI133 6