Feuille de calcul rétroactif. Instructions Février 2014

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1 Feuille de calcul rétroactif Instructions Février 2014

2 Présentation Cet outil s adresse aux entreprises dont la démarche d équité salariale a été réalisée après les délais prescrits par la Loi sur l équité salariale. Il permet de calculer la valeur des ajustements salariaux qui devaient être versés au terme de la démarche ainsi que l intérêt applicable et ce, pour chaque titulaire de catégories d emplois à prédominance féminine (CEPF) touchées par un ajustement salarial. Configuration minimale et instructions générales L application Excel doit être installée sur votre ordinateur. La feuille de calcul effectue certaines opérations à l aide de l utilitaire d analyse d Excel. Pour vérifier et l activer, s il y a lieu, utilisez les commandes Outils / Macros complémentaires et cochez «Utilitaire d analyse». Lors de l ouverture de la feuille de calcul, le message suivant peut vous apparaître : Cliquez sur «Activer les macros» afin de poursuivre. Si le message suivant vous apparaît lorsque vous tentez de saisir des données : Le niveau de sécurité associé aux macros commandes de votre application est «élevé». Vous devez le modifier pour que la feuille de calcul effectue les opérations automatisées en utilisant les commandes Outils / Macro / Sécurité. Une fois le niveau de sécurité modifié, fermez puis redémarrez l application Excel. Vous ne pouvez inscrire de données que dans les cellules de couleur jaune. Les autres cellules sont traitées à l aide de macros commandes et sont protégées par un mot de passe. Lorsque vous tenterez d activer une cellule protégée, le message suivant apparaîtra : Février de 8

3 Cliquez sur «OK» et poursuivez. Pour modifier l information inscrite dans une cellule jaune, vous n avez qu à cliquer sur la cellule et entrer les nouvelles données. Pour l effacer, utilisez la touche «retour arrière» (backspace). Lorsque vous devrez inscrire des informations sous forme monétaire, décimale ou de date, assurez-vous d utiliser le format adéquat selon la configuration des options régionales de votre ordinateur. Pour vérifier ou modifier, s il y a lieu, vos options régionales, utilisez les commandes Démarrer / Paramètres / Panneau de configuration Le programme conserve tous les chiffres (après la décimale) pour effectuer ses calculs. Consultez l exemple en annexe au besoin. Étapes préalables au calcul rétroactif Si la structure salariale d une ou de plusieurs CEPF se présente sous forme d échelle salariale, le montant d ajustement déterminé au terme de la démarche d équité salariale est applicable au maximum de l échelle. Il revient donc au comité d équité salariale ou, à défaut, à l employeur de déterminer l ajustement applicable à chacun des échelons inférieurs. Il doit également s assurer que son application est non discriminatoire pour les CEPF. Vous devrez inscrire, à l étape 2.11 de la section suivante, le nombre d heures travaillées par période de paie pour chaque titulaire touchée par un calcul rétroactif. Assurez-vous préalablement de recenser ces informations afin de les avoir en main le moment venu. Utilisation de la feuille de calcul Étape 1 Comment sauvegarder la feuille de calcul. 1. Vous devez enregistrer la feuille de calcul sur le disque local ou réseau de votre ordinateur ou sur tout autre support. Février de 8

4 Pour ce faire, utilisez les commandes Fichier / Enregistrer sous du menu principal de l application Excel. Vous aurez probablement autant de feuilles de calcul, donc de fichiers, que de titulaires visées par la rétroactivité des paiements. Cependant, une feuille de calcul peut être utilisée pour plusieurs titulaires d une même CEPF si ces dernières ont droit aux mêmes ajustements et ont travaillé un nombre égal d heures pour chaque période de paie. Étape 2 Comment effectuer un calcul rétroactif. 1. Dans la cellule «Nom de l entreprise», inscrivez le nom de l entreprise pour laquelle vous effectuez le calcul. 2. Dans la cellule «Nom du titulaire», inscrivez le nom de la personne pour laquelle vous effectuez le calcul. 3. Dans la cellule «Titre de la catégorie d emplois», inscrivez le titre de la CEPF de la titulaire pour laquelle vous effectuez le calcul. 4. Dans la cellule «Ajustement salarial ($/h)», inscrivez le montant correspondant à l une ou l autre des situations suivantes : Pour les titulaires au maximum de l échelle salariale : inscrivez le montant de l ajustement déterminé au terme de la démarche d équité salariale ; Pour les titulaires situées à l un ou l autre des échelons inférieurs de l échelle salariale : inscrivez le montant d ajustement déterminé par le comité d équité salariale ou, à défaut, par l employeur pour l échelon correspondant à la situation de la titulaire. 5. Dans la cellule «Nombre de versements», inscrivez le nombre de versements déterminé pour la CEPF dont il est question. Ce nombre doit être compris entre 1 et 5 inclusivement. Le programme calcule et inscrit automatiquement le montant de chacun des versements dans les cellules appropriées. Si tel n est pas le cas, vérifiez si le format monétaire que vous avez utilisé dans la cellule «Ajustement salarial ($/h)» est conforme à la configuration des options régionales de votre système informatique. 6. Dans la section «Étalement des ajustements», indiquez le délai prescrit par la Loi pour la réalisation de l'exercice d'équité salariale dans votre entreprise. Février de 8

5 7. Dans la cellule appropriée, inscrivez la date à laquelle les sommes rétroactives seront versées à la titulaire de la CEPF. Cette date peut correspondre, par exemple, à la prochaine date de paie. 8. Dans la cellule appropriée, indiquez la fréquence de paie. Pour une paie hebdomadaire, inscrivez «7» et pour une paie aux 2 semaines, inscrivez «14». Option : Dans la situation où la paie est aux 14 jours, vous pouvez sélectionner la feuille «Fréquence de paie aux 14 jours» afin de minimiser le nombre de pages du rapport lors de l impression. 9. Dans la cellule appropriée, indiquez le nombre de jours qui séparent le dernier jour de la semaine de travail et le jour de paiement de cette semaine de travail. Par exemple : supposons une semaine de travail dont le dernier jour travaillé est le vendredi. Le jour de paiement de la semaine de travail est le jeudi suivant. Ainsi, 6 jours séparent la fin de la semaine de travail et le paiement de celle-ci. 10. Dans la cellule jaune de la colonne «Date de paiement des heures travaillées», inscrivez la date de paiement de la première période de paie suivant la date du premier versement. Par exemple : le premier versement devait être effectué le 21 novembre Dans ce cas, la date de la première période de paie suivant cette date est le 6 décembre 2001 et correspondait à la période travaillée du 18 novembre au 01 décembre 2001 pour une paie aux 2 semaines. Les données suivantes vous apparaîtront : Dans la colonne «Date de paiement des heures travaillées» : la date de paiement de toutes les périodes de paie suivantes jusqu à la date de versement des sommes rétroactives. Assurez-vous que celles-ci correspondent bien à votre registre de paie. Si tel n est pas le cas, vérifiez si le format de date que vous avez utilisé dans la cellule jaune est conforme à la configuration des options régionales de votre système informatique. Dans la colonne «b» : le versement du montant d équité salariale qui correspond à chacune des périodes de paie ; Dans la colonne «d» : le nombre de jours depuis lesquels les versements sont dus soit, la différence entre la date de paie de chacune des périodes travaillées et la date de versement des sommes rétroactives. Février de 8

6 11. Dans la colonne «a», inscrivez le nombre d heures travaillées pour chacune des périodes de paie correspondantes. Les données suivantes vous apparaîtront : Dans la colonne «c» : le montant de l ajustement salarial pour chacune des périodes de paie; Dans la colonne «e» : l intérêt applicable au montant de l ajustement salarial pour chacune des périodes de paie ; Dans la colonne «f» : la valeur actuelle des ajustements salariaux pour chacune des périodes de paie. Si tel n est pas le cas, vérifiez si le format de décimale que vous avez utilisé pour inscrire le nombre d heures travaillées de la colonne «b» est conforme à la configuration des options régionales de votre système informatique. Notez que les heures supplémentaires doivent être comptabilisées conformément à la Loi sur les normes du travail, aux contrats de travail individuels ou aux conventions collectives en vigueur dans l entreprise. Par exemple : chaque heure travaillée au-delà de la semaine normale de travail de 40 heures doit être majorée de 50%. Le calcul qui s applique est donc le suivant pour 42 heures : 42 heures temps réel travaillé 40 heures semaine normale de travail 2 heures heures supplémentaires 1 heure (50% de 2 heures) majoration des heures supplémentaires 43 heures nombre d heures travaillées à inscrire dans la colonne «a». Février de 8

7 12. Vous trouverez le total actualisé des ajustements salariaux ainsi que l intérêt à verser à la section «Sommaire» de la première page. Les ajustements salariaux ainsi que les intérêts doivent être traités conformément aux lois fiscales provinciales et fédérales en vigueur. 13. Répétez ces opérations pour chaque titulaire des CEPF qui a droit à un montant rétroactif. Pour nous joindre De partout au Québec : (sans frais) Région de Québec : Site Internet : Courriel : equite.salariale@ces.gouv.qc.ca Février de 8

8 Annexe 1 Exemple Février de 8