L intermédiaire du spectacle

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1 L intermédiaire du spectacle Préambule Contrat de mandat organisateur Le présent document a pour but d officialiser la collaboration entre ViaEVA et l Organisateur. Il est constitué de trois parties distinctes et d une annexe. Il est demandé à l organisateur de compléter le contrat de mandat, de le signer, de le renvoyer par courrier ou scanné par mail à ViaEVA et d en conserver un exemplaire. Adresse Mail ViaEVA, 40 rue Monge DIJON contact@viaeva.com Partie 1 : La fiche de renseignements est un résumé des informations nécessaires à ViaEVA pour vous identifier, créer votre compte personnel et vous contacter durant sa mission. Ces éléments sont ensuite uniquement conservés par ViaEVA et ne sauraient en aucun cas être divulgués sans votre accord. Partie 2 : Le mandat est un document par lequel l Organisateur donne pouvoir à ViaEVA pour le représenter dans la recherche d artiste-producteur. Ce mandat définit les obligations de chacune des parties et décrit les conditions nécessaires à sa bonne réalisation. Il s agit d un contrat cadre unique valable pour tous vos ordres de missions (recherches d artistes). Partie 3 : La charte Organisateur a été rédigée afin de définir les règles de bonne conduite à tenir le jour de l évènement. Elles ont pour but de faciliter le bon déroulement de ce dernier. Artistes et Organisateurs devront l avoir lu et y accepter les termes. Annexe 1 : Les conditions tarifaires de ViaEVA. Une fois le document en possession la société ViaEVA et validé par cette dernière, l Organisateur aura accès à son compte personnel sur et pourra compléter sa fiche événement dans l attente de la proposition de l artiste adéquat par ViaEVA. 1

2 PARTIE 1 // FICHE RENSEIGNEMENTS! Merci d écrire le plus lisiblement possible VOUS ORGANISEZ UN EVENEMENT POUR LE COMPTE D UNE STRUCTURE -NOM ET NATURE DE LA STRUCTURE (Entreprise, Association, Collectivité, autre précisez) : -NUMERO IDENTIFICATION / SIRET : -TITULAIRE D UNE LICENCE DE SPECTACLE (cochez votre choix) : OUI NON -NOM, PRENOM ET QUALITE DE L INTERLOCUTEUR DE VIAEVA DANS SA MISSION DE RECHERCHE D ARTISTE : -DATE ET LIEU DE NAISSANCE : -ADRESSE : -CODE POSTAL : -VILLE : -TELEPHONE : - VOUS ETES UN PARTICULIER ET ORGANISEZ UN EVENEMENT A TITRE PRIVE -NOM, PRENOM ET QUALITE DE L INTERLOCUTEUR DE VIAEVA DANS SA MISSION DE RECHERCHE D ARTISTE : -DATE ET LIEU DE NAISSANCE : -ADRESSE : -CODE POSTAL : -VILLE : -TELEPHONE : - 2

3 PARTIE 2 // MANDAT ORGANISATEUR Il est convenu et arrêté ce qui suit entre : [Titre, Nom et Prénom du représentant de l organisateur et nom de la structure le cas échéant], :,, désigné(e) ci-dessous par le «mandant» ET ViaEVA SARL, 40 rue Monge Dijon, représentée par Emmanuel LAURIN et David BENINI, désignée ci-dessous par le «mandataire» Considérant que le mandant donne mandat expresse et spécial au mandataire, que le mandataire accepte d'exercer le mandat expresse et spécial et que les parties entendent formuler par le présent contrat leur entente, que les parties ont les capacités et qualités d'exercer tous les droits requis pour la conclusion et l'exécution de ce contrat. En conséquence, les parties conviennent ce qui suit : ARTICLE 1 : OBJET Le mandat porte sur la recherche d un artiste et la négociation du cachet pour l organisation d un événement. Pour se faire, l organisateur confie à ViaEVA une liste complète d informations et de critères de réussite qu il juge déterminants pour le bon déroulement de son événement. Le mandat permet également à l organisateur de jouir des conseils de ViaEVA dans la mise en place de son événement ainsi que de la promotion de ce dernier par les outils que ViaEVA a en sa possession. ARTICLE 2 : OBLIGATIONS DU MANDATAIRE Le mandataire s'engage à exécuter personnellement son mandat dans les limites des pouvoirs qui lui ont été conférés par le présent contrat et dans le cadre des lois en vigueur. Il contracte, en raison de cette mission, une obligation de moyen et non de résultat. Le mandataire s engage à ne présenter que des artistes ayant acceptés les termes la charte artiste pour le bon déroulement de l événement. Le mandataire s engage à présenter une fiche artiste avec une proposition chiffrée qui reste la propriété du mandataire et qui ne saurait être diffusée ou exploitée par le mandant dans le cadre d un autre événement. Le mandataire s engage à respecter le budget communiqué par le mandant et ne saurait modifier celui-ci sans son accord. Le mandataire s'engage à informer le mandant de toute situation le justifiant, ou à la demande de celui-ci, de l'état de l'exécution du contrat. ARTICLE 3 : OBLIGATIONS DU MANDANT Le mandant, s'engage à tout mettre en œuvre afin de faciliter les missions du mandataire. En cas de demande exceptionnelle (supposant des couts supplémentaires inhérents au mandataire), celle-ci sera chiffrée par le mandataire et devra être validée par le mandant. Le mandant s engage à accepter les termes de la charte Organisateur pour le bon déroulement de l événement. Le mandant s engage à déterminer un budget par mission qui servira de plafond à ViaEVA et qui intégrera le cachet de l artiste et la commission de ViaEVA. Le mandant s engage de manière FERME ET DEFINITIVE à ne pas rentrer directement en contact avec les artistes proposés par ViaEVA, sans son accord. Celui-ci sera délivré par le mandataire lors de la présentation de la fiche et du paiement de la commission due par l organisateur. Dans le cas où la proposition d artiste effectuée par ViaEVA est refusée par le mandant, ce dernier s engage à repenser sa demande et à revoir ses critères de recherche. L artiste présenté par ViaEVA reste la propriété de ViaEVA et ne pourrait être contacté par l organisateur par quelque moyen que ce soit. ARTICLE 4 : RÉMUNÉRATION L accès, l inscription et l utilisation du site viaeva.com sont gratuits. En considération de l'exécution de son mandat, le mandataire recevra une rémunération (voir annexe 1) à la validation de l Artiste via le site internet viaeva.com ou tout autre moyen de paiement. Le cachet de l artiste souhaité sera perçu directement par la structure représentant l artiste. Il devra lui être payé par l Organisateur le jour de l événement sur présentation d une facture. En aucun cas la somme des deux (rémunération de ViaEVA plus cachet de l Artiste) ne pourra excéder le budget alloué par l Organisateur. La rémunération sera due au Mandataire, même si l'opération n'est pas réalisée, si le défaut d'exécution est dû au Mandant, le Mandataire ne pouvant être considéré comme responsable des éventuelles défaillances de celui-ci. ARTICLE 5 : DURÉE Le présent contrat, qui prend effet à compter de sa signature, est conclu pour une durée indéterminée. En conséquence, chacune des parties pourra y mettre fin, à tout moment, sans avoir à justifier sa décision, mais à condition de respecter un préavis de rupture 3 mois avant la cessation effective des relations contractuelles, courant à compter de la réception de la notification adressée afin de signifier la résiliation du contrat, en lettre recommandée avec demande d'avis de réception, au cocontractant, par la partie ayant pris l'initiative de la rupture. 3

4 ARTICLE 6. RÉSILIATION PAR ANTICIPATION Inexécution fautive Le présent contrat pourra être résilié par anticipation, par l'une ou l'autre des parties, en cas d'inexécution de l'une quelconque des obligations y figurant et/ou de l'une quelconque des obligations inhérentes à l'activité exercée. Sauf stipulations contraires du présent contrat prévoyant une résiliation immédiate lorsqu'il n'est pas possible de remédier au manquement, la résiliation anticipée interviendra un mois après une mise en demeure signifiée par lettre recommandée avec demande d'avis de réception à la partie défaillante, indiquant l'intention de faire application de la présente clause résolutoire expresse, restée sans effet Cessation d'activité Le présent contrat pourra également être résilié par anticipation en cas de liquidation ou redressement judiciaire de l'une ou l'autre des parties dans les conditions légales et réglementaires en vigueur, et sous réserve, le cas échéant, des dispositions d'ordre public applicables. ARTICLE 7.- LITIGE En cas de litige ayant trait à l'exécution ou à la résiliation du présent contrat, et à défaut de solution amiable, les parties sont convenues de faire attribution de juridiction au Tribunal de commerce de Dijon, si l organisateur est commerçant ou dans le tribunal compétent de la ville la plus proche pour tout autre organisateur. ARTICLE 8 : DOCUMENTS ANNEXES En cas de litige ayant trait à l'exécution ou à la résiliation du présent contrat, et à défaut de solution amiable, les parties sont convenues de faire attribution de juridiction au Tribunal de commerce de Dijon, si l organisateur est commerçant. Fait à, le / / Le Mandant, Le Mandataire, 4

5 PARTIE 3 // CHARTE ViaEVA REGLES DE BONNE CONDUITE DES ORGANISATEURS La charte ViaEVA liste les engagements que les acteurs de la prestation se doivent de respecter pour le déroulement d un événement. Elle est basée sur le professionnalisme, l entente mutuelle et le respect de l autre dans le but d assurer l événement dans les meilleures conditions pour les artistes-producteurs comme pour les organisateurs. ARTICLE 1 : LE RESPECT GENERAL DU RECAPITULATIF PRE-EVENEMENT Le récapitulatif pré-événement synthétise l ensemble du déroulement de la manifestation. Il définit les engagements, droits et devoirs de chacun. Il rappelle les éléments clés de l événement (date, lieu, horaire, conditions générales, cachet). Aucune modification ne pourra être apportée aux termes de ce récapitulatif, sauf cas exceptionnel approuvé par toutes les parties engagées. Ce récapitulatif sera conservé par chacune des parties. ARTICLE 2: : LES DEMARCHES AVANT L EVENEMENT Avant d organiser un événement incluant une animation musicale, l organisateur se doit de se renseigner sur les droits et devoirs qui lui incombent. ViaEVA s engage à vous fournir les informations nécessaires à ce sujet. Toutefois cette liste de recommandations n est pas exhaustive. Tous les liens des différentes structures à contacter pour l organisation d un événement (public ou privé) sont à retrouver sur le site a) LA SACEM En fonction du type d organisateur que vous êtes et du type d événement que vous souhaitez organiser, une prise de contact avec la SACEM est obligatoire. Pour rappel La SACEM est une société civile à but non lucratif gérée par les Auteurs, Compositeurs et Editeurs de musique. Société indépendante de l Etat, elle protège, collecte et répartit les droits d auteur qui sont l unique source de revenus des créateurs. Un forfait est proposé par le SACEM qui varie en fonction du type d événement que vous souhaitez mettre en place. Le document «programme des œuvres diffusées» est à compléter avec les artistes-producteurs au préalable ou le jour de l événement et à retourner à La SACEM une fois l événement terminé. ViaEVA s engage à vous fournir ce document type au moment de la validation de l artiste-producteur sur son site internet. b) ASSURANCE En tant qu organisateur, l événement que vous organisez engage votre responsabilité sur le plan pénal comme sur le plan civil. Afin de couvrir au mieux votre responsabilité dans le cas notamment où des dommages seraient occasionnés, ViaEVA recommande vivement aux organisateurs de se rapprocher de leur compagnie d assurance et de leur indiquer la nature et les caractéristiques de l événement programmé. c) LICENCE D ENTREPRENEUR DU SPECTACLE ET DÉCLARATION PRÉALABLE Nous vous rappelons que la loi exige qu une structure qui serait amenée à organiser plus de six manifestations par an doit posséder une licence d entrepreneur du spectacle (Ordonnance du 13 octobre 1945 modifiée relative aux spectacles). Les événements publics engagent votre responsabilité ainsi que celle de la commune qui l accueille. Il est conseillé de se rapprocher de la mairie au minimum un mois avant l événement et de faire toutes les déclarations préalables auprès des instances compétentes. d) DESCRIPTION DES MOYENS TECHNIQUES Une description précise du matériel mis à disposition par l'organisateur sera détaillé dans la fiche, qui sera mise à jour régulièrement (ex: nombre de prises électriques, nombre de chaises, nombre de mètres carrés mis à disposition, micro, enceintes, tables...) Il sera précisé si l'événement se déroulera à l'intérieur ou à l'extérieur dans la fiche technique organisateur (faite pendant l'inscription). Dans les 2 cas, l'organisateur s'engage à suivre les lois françaises en vigueur concernant le tapage nocturne et diurne. Une personne (Nom Prénom rôle dans la société ou type de «référence») sera identifiée par l'organisateur pour accueillir l'artiste-producteur et pour lui permettre de réaliser la prestation prévue dans de bonnes conditions. ARTICLE 3 : COMPORTEMENT GENERAL DE L ORGANISATEUR LE JOUR DE L EVENEMENT a) LA PONCTUALITE Le récapitulatif pré-évènement stipule l heure d arrivée des artistes producteurs. Elle est importante en ce sens qu elle permet à l organisateur (ou à une personne identifiée par celui-ci) de se rendre disponible pour leur arrivée. ViaEVA recommande aux organisateurs de se rendre disponible 2h à 3h avant l événement afin de les accueillir dans de bonnes conditions. 5

6 b) LES HORAIRES DU CONCERT (HEURE DE DEBUT ET HEURE DE FIN) Les horaires de début et de fin de concert sont à respecter strictement. Selon ce qui aura été convenu avec l organisateur, le concert pourra être scindé en plusieurs parties. Dans ce cas, il est nécessaire de définir précisément la longueur des pauses prévues avec les artistes-producteurs. c) LE VOLUME SONORE Il est entendu que le volume sonore défini lors des balances se doit de respecter le type d événement et le lieu. Il est primordial que celui-ci soit validé par l organisateur avant le début du concert. Si toutefois ce dernier jugeait que le volume présente des nuisances au public présent ou au voisinage, il se réservera la faculté de le faire diminuer. d) LE CATERING (BOISSONS / REPAS) En fonction de ce qui a été convenu dans le récapitulatif pré-évènement, une prise en charge des boissons et repas peut être prévue par l organisateur pour les artistes-producteurs. Pour le bon déroulement de l événement il est obligatoire que les quantités définies soient scrupuleusement respectées. Dans le cas contraire il appartient à l organisateur de limiter les boissons lorsque les demandes des artistes-producteurs paraissent déraisonnables. Dans le cas où aucun repas et aucune boisson ne sont fournis, ViaEVA demandera au minimum de fournir une bouteille d'eau par personne. ARTICLE 4 : L APRES EVENEMENT RETOUR DE L EVENEMENT A ViaEVA ViaEVA considère comme primordial d avoir un retour après événement des artistes-producteurs et organisateurs qu elle a mis en relation dans le cadre de l organisation d un événement. Dans un souci d amélioration constante, ViaEVA vous invite donc à lui indiquer votre avis sur l artiste-producteur proposé pour votre événement directement sur son site internet Je, soussigné(e) représentant la structure atteste avoir lu la charte et en accepter les termes. (Mention manuscrite : Lu et approuvé) Date : Signature : DATE SIGNATURE 6

7 ANNEXE 1 // LES CONDITIONS TARIFAIRES L accès, l inscription, l utilisation et la consultation du site sont gratuits. ACTIVITÉ D INTERMÉDIATION Sauf offre promotionnelle explicitement stipulée sur ViaEVA une commission sur le cachet négocié est due lorsqu une prestation est confirmée entre un artiste et organisateur. Cette commission comprise entre 15% et 30% du budget de l organisateur, est à payer par celui-ci à ViaEVA, au moment de la validation de l artiste-producteur, directement sur le site ou par tout autre moyen de paiement. Cette commission due pour chaque ordre de mission correspond à un acompte sur le budget global alloué. Le restant dû est à payer par l organisateur directement à l artiste-producteur le jour de l évènement. Le budget alloué par un organisateur ne saurait être inférieur à 200 TTC, la commission de ViaEVA inférieure à 50 TTC. LA COMMISSION EST DUE ET JUSTIFIÉE POUR : 1) le conseil et l expertise artistique fournie par ViaEVA à l organisateur dans la recherche de l artiste-producteur et l organisation de son événement. 2) le travail de mise en relation par ViaEVA de l artiste-producteur dans un évènement pour lequel elle a été sollicitée. 3) La garantie pour l organisateur et l artiste-producteur, que le déroulement de l évènement sera professionnel, encadrée par les chartes et engagements, une proposition écrite et un récapitulatif pré-événement. 4) La prospection d évènements sur le plan national, et l enrichissement permanente de la base de données Artiste-producteur. 5) La mise à disposition et l actualisation d un site internet dédié à cette activité. 6) La promotion de votre évènement dans l agenda culturel. Fiche Artiste-producteur «Lumière sur» Cette offre est proposée aux artistes-producteurs souhaitant faire ressortir leur fiche artiste-producteur directement sur la Home Page a l attention des personnes qui consultent ou utilisent le site. La durée de cette mise en avant est de 1 mois (30 jours) pour la somme de 30 euros TTC. Cette mise en avant est renouvelable. 7