société d habitation du québec

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1 société d habitation du québec PROTOCOLE D INTERVENTION DES CONSEILLERS- INSPECTEURS POUR L APPLICATION DU CADRE DE GESTION DES INVESTISSEMENTS POUR LE MAINTIEN ET L AMÉLIORATION DU PARC de HLM

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3 Protocole d intervention des conseillers-inspecteurs pour l application du Cadre de gestion des investissements pour le maintien et l amélioration du parc de HLM Direction de l expertise technique Octobre Protocole d intervention des conseillers-inspecteurs

4 3 Protocole d interventions des conseillers-inspecteurs

5 Table des matières 1 Introduction Rôle des différents acteurs Conseiller-inspecteur de la SHQ Conseiller technique du CS Directeur de l OH Conseiller en gestion de la SHQ Chef d équipe de la SHQ Professionnels du SER de la SHQ Objectifs des interventions Encadrement et soutien du CS dans la réalisation de ses activités Contrôle de la qualité des interventions du CS Description des types d interventions Interventions liées à la connaissance du parc et des besoins Interventions liées à la planification des investissements et à l allocation des fonds Interventions liées à la réalisation des travaux Interventions liées à l entretien préventif Résolution de problèmes Constatation d un problème Pistes de solution liées au BSI Pistes de solution liées à la planification des PPI Pistes de solution liées à la réalisation de travaux Outils Répertoire CS Échéancier de réalisation des BSI Rapport d analyse d un BSI Rapport d analyse d un projet de rénovation Liste de projets Rapports de visites Communication Plan d intervention Annexes...17 Protocole d intervention des conseillers-inspecteurs 4

6 5 Protocole d intervention des conseillers-inspecteur

7 1 INTRODUCTION Ce document porte principalement sur les interventions des conseillersinspecteurs qui sont en relation avec les centres de services (CS). Évolutif, il sera révisé en fonction des modifications apportées au Cadre de gestion des investissements pour le maintien et l amélioration du parc de HLM (Cadre de gestion), et selon les besoins des clientèles externes et de la Société d habitation du Québec (SHQ). Pour tenir compte des orientations gouvernementales qui visent la modernisation de l État, la SHQ a modifié, au cours des dernières années, ses façons de faire concernant la gestion du logement social. Elle confie plus de responsabilités à ses partenaires et, dorénavant, elle se concentre principalement sur son rôle de soutien et d encadrement auprès d eux. Pour ce faire, les CS ont été mis sur pied sur l ensemble du territoire afin de réaliser les bilans de santé des immeubles (BSI) et de soutenir les organismes dans la préparation de leur budget de remplacement, d amélioration et de modernisation (RAM) et pour mener à bien des projets qui sont réalisés avec les budgets alloués par la SHQ. Cette nouvelle vision modifie notamment les rôles et les responsabilités des conseillers-inspecteurs de la SHQ. En se dotant du Cadre de gestion, la SHQ s assure de la saine gestion de ses investissements puisque celui-ci permet de remettre en état le parc de HLM, d en maintenir la qualité et d améliorer sa performance et sa fonctionnalité au profit de la clientèle actuelle et future. La SHQ concentre donc ses activités sur l encadrement et le soutien de ses partenaires, et veille à faire une reddition de comptes adéquate sur l état du parc et sur les fonds investis. L ensemble des interventions décrites dans le Protocole d intervention des conseillers-inspecteurs fait partie des mesures prévues dans le Cadre de gestion et répond aux objectifs qui y sont spécifiés : Acquérir et maintenir une bonne connaissance du parc de HLM, de son état, des investissements à y faire, des investissements faits et des travaux réalisés. Répondre aux orientations gouvernementales ayant un effet sur le parc de HLM telles que le développement durable, l économie d énergie, la sécurité, l accessibilité aux personnes handicapées, etc. Faire une planification, une allocation et une reddition de comptes des budgets RAM répondant aux exigences du gouvernement du Québec et de la Société canadienne d hypothèques et de logement. Protocole d interventions des conseillers-inspecteurs 6

8 2 RÔLE DES DIFFÉRENTS ACTEURS La section qui suit présente le rôle des acteurs qui sont appelés à travailler avec le conseiller-inspecteur dans le cadre des interventions décrites dans ce protocole. 2.1 CONSEILLER-INSPECTEUR DE LA SHQ Le conseiller-inspecteur est le premier répondant du conseiller technique du CS. Lorsqu il constate un problème concernant un CS, il en informe le chef d équipe du Service de l expertise réseau (SER). Ses interventions auprès du CS sont décrites à la section 4 du présent document. 2.2 CONSEILLER TECHNIQUE DU CS Le conseiller technique du CS est le premier répondant des organismes desservis par le CS (offices d habitation [OH], coopératives et organismes à but non lucratif [coops et OBNL]). Il reçoit des directives du directeur du CS et exerce trois fonctions principales : Inspecteur en bâtiment; Conseiller technique régional; Chargé de projets. Selon l organisation du CS, une ou plusieurs personnes peuvent effectuer les tâches rattachées à ces fonctions. En tant qu inspecteur en bâtiment, le conseiller technique évalue, lors de la réalisation des BSI, l état technique du parc immobilier et consigne l information dans le logiciel SIGLS.net. Pour accomplir cette tâche, il doit suivre une formation donnée conjointement par la SHQ, le Regroupement des offices d habitation du Québec et la Corporation de gestion informatique des offices municipaux d habitation (COGI-OMH). En tant que conseiller technique régional, le conseiller technique formule, lors de la planification des travaux, des recommandations quant à la détermination des priorités et planifie les travaux à effectuer sur l ensemble du territoire. Au besoin, il peut notamment réaliser les expertises de premier niveau. Puisqu il agit aussi à titre de chargé de projets, il prépare notamment les mandats et les documents d appels d offres lors de l exécution des travaux, puis il effectue un suivi du chantier pour l organisme client. 2.3 DIRECTEUR DE L OH Le directeur de l OH est le répondant du conseiller-inspecteur exclusivement lors de vérifications concernant l entretien préventif. Lorsque l OH agit en tant que CS, le directeur de l OH est le gestionnaire responsable du CS et il dirige le ou les conseillers techniques. 2.4 CONSEILLER EN GESTION DE LA SHQ Le conseiller en gestion est le premier répondant du directeur du CS. Lorsqu il constate un problème concernant un CS, il en informe le chef d équipe des conseillers en gestion. C est le Service-conseil en gestion qui autorise les plans pluriannuels d intervention (PPI) présentés par les organismes. 2.5 CHEF D ÉQUIPE DE LA SHQ Les chefs d équipe des conseillersinspecteurs et des conseillers en gestion coordonnent le travail de ces derniers et assurent le suivi en ce qui a trait aux problèmes concernant un CS. De plus, les chefs de chacune des équipes travaillent en collaboration pour coordonner les activités liées au CS qui nécessitent une intervention mixte (technique et administrative). 7 Protocole d interventions des conseillers-inspecteurs

9 2.6 PROFESSIONNELS DU SER DE LA SHQ Les professionnels du SER apportent un soutien technique aux conseillersinspecteurs et collaborent à des dossiers mixtes avec les conseillers en gestion. Ils conçoivent les outils de contrôle de la qualité et participent à la reddition de comptes liée au Cadre de gestion. De plus, ils peuvent être appelés à coordonner certains dossiers tels que : les projets spéciaux; les projets pilotes; la gestion de l énergie; le développement durable. 3 OBJECTIFS DES INTERVENTIONS Toutes les interventions du conseillerinspecteur qui découlent de ce protocole peuvent être regroupées en deux grands groupes, selon l objectif qu elles poursuivent : les interventions d encadrement et de soutien et celles visant un contrôle qualité. 3.1 ENCADREMENT ET SOUTIEN DU CS DANS LA RÉALISATION DE SES ACTIVITÉS L objectif principal des interventions d encadrement et de soutien est d aider les CS à être efficients dans leurs activités. Il peut être atteint notamment en partageant avec les conseillers techniques les notions et balises véhiculées par la SHQ. Celles-ci se trouvent essentiellement dans le Guide des immeubles, les bulletins techniques et les CS Info. Elles traitent, entre autres choses, de l inspection de bâtiments, de la planification et de la réalisation de travaux, de développement durable, de l accessibilité, de la sécurité des occupants, de la pérennité du bâtiment, de l économie d énergie et des travaux d amélioration. L accompagnement varie d un CS à l autre et les interventions sont ainsi adaptées aux besoins spécifiques du CS. 3.2 CONTRÔLE DE LA QUALITÉ DES INTERVENTIONS DU CS L objectif principal de ce type d interventions est de vérifier la qualité des actions relatives à la planification et à la réalisation des travaux rattachés aux budgets RAM. Cette vérification est nécessaire pour effectuer la reddition de comptes présentée aux autorités gouvernementales. Pour ce faire, les conseillers-inspecteurs font différents contrôles de qualité par échantillonnage, à partir du constat de désordre jusqu à la réalisation des travaux, en passant par la planification du projet et la demande de budget. Le contrôle qualité est obligatoire et identique pour tous les CS. Les informations que le conseillerinspecteur recueille sont utilisées par le SER pour effectuer la reddition de comptes présentée aux autorités gouvernementales. Si un écart est constaté à la suite d un contrôle de qualité, le SER peut modifier ses interventions auprès des CS afin d améliorer la situation. Par exemple, il peut mettre en place des mesures telles qu un suivi plus important par le SER, de la formation adaptée aux problèmes constatés ou des contrôles à priori. Protocole d intervention des conseillers-inspecteurs 8

10 4 DESCRIPTION DES TYPES D INTERVENTIONS Les interventions du conseiller-inspecteur, autant celles visant l encadrement et le soutien que celles ayant pour but le contrôle de la qualité du CS, peuvent être regroupées en trois thèmes : Les interventions liées à la connaissance du parc et des besoins, c està-dire au BSI; Les interventions liées à planification des investissements et à l allocation des fonds, c est-à-dire au PPI; Les interventions liées à la réalisation des travaux. À ces trois types d interventions effectuées par le CS s ajoutent les interventions liées à l entretien préventif, qui est la responsabilité de l organisme (OH, coops ou OBNL). Entretien préventif BSI Planification Mise à jour des constats PPI Réalisation des travaux Préparation Figure 1 Cycle des activités liées au Cadre de gestion des investissements pour le maintien et l amélioration du parc de HLM 9 Protocole d intervention des conseillers-inspecteur

11 4.1 INTERVENTIONS LIÉES À LA CONNAISSANCE DU PARC ET DES BESOINS a) ACCOMPAGNER LE CONSEILLER TECHNIQUE LORS D UNE VISITE D INSPECTION Le conseiller-inspecteur peut, à la demande du CS, accompagner le conseiller technique lorsque celui-ci fait une visite d inspection BSI. Le conseillerinspecteur doit alors consigner ses commentaires dans un rapport de visite (document en annexe). b) AIDER LE CONSEILLER TECHNIQUE DANS LA RÉALISATION D EXPERTISES RÉSULTANT DU BSI Des demandes d expertises sont formulées par le conseiller technique à la suite d une inspection BSI. Comme il est précisé dans la formation BSI, les expertises peuvent être réalisées par le conseiller technique lorsque leur nature relève de son champ de compétence, par une firme externe mandatée pour le faire ou, en dernier recours, par les experts du SER (conseillers-inspecteurs ou professionnels). Si un conseiller-inspecteur procède à une expertise, celle-ci doit être réalisée en compagnie du conseiller technique afin de favoriser le transfert de connaissances. c) VÉRIFIER LE SUIVI DES DEMANDES D EXPERTISES RÉSULTANT DU BSI Le conseiller technique doit analyser les demandes d expertises résultant du BSI afin d établir l ordre de priorité et de s assurer de leur suivi. Notamment, les expertises considérées comme urgentes doivent être réalisées dans l année suivant l inscription du constat «expertise» dans le rapport du BSI. Après chaque expertise, un rapport doit être produit afin d aider à la planification des travaux. Un contrôle par échantillonnage est mis en place par le SER et vérifié par le conseiller-inspecteur pour s assurer que les expertises urgentes sont réalisées dans le délai prescrit et que les expertises sont adéquates. d) VÉRIFIER L AVANCEMENT DES BSI Pour suivre l avancement des BSI, le CS doit préparer un échéancier de réalisation pour les cinq prochaines années. L échéancier sera intégré dans le module BSI de SIGLS.net. Par la suite, le conseiller-inspecteur approuve l échéancier déposé par chacun des CS et fait ensuite des vérifications en novembre et en juin pour s assurer que le CS respecte l échéancier. e) VÉRIFIER LA QUALITÉ DES BSI Le processus d évaluation de la qualité des BSI se fait en deux étapes : la vérification méthodologique (rapport papier) et la validation du constat (inspection sur place). Au besoin, l analyse sur le terrain pourra se faire en compagnie du conseiller technique ayant rédigé le rapport. Chaque année, le conseiller-inspecteur vérifie au minimum deux rapports BSI pour chaque conseiller technique. Si un des deux rapports est inadéquat, une troisième analyse doit être effectuée. Il faut notamment faire les vérifications suivantes : Un rapport du BSI d un ensemble immobilier (E.I.) avec plusieurs travaux prévus; Un rapport du BSI d un E.I. avec peu de travaux prévus. f) VÉRIFIER LA QUALITÉ DES BSI APRÈS QU UN CONSEILLER TECHNIQUE A SUIVI LA FORMATION THÉORIQUE Afin d évaluer si un conseiller technique a bien compris et intégré les principes expliqués durant la formation BSI, au moins un des deux premiers rapports BSI doit être analysé pour chaque nouveau conseiller technique. Protocole d intervention des conseillers-inspecteurs 10

12 g) VÉRIFIER LA MISE À JOUR DE LA BANQUE DE DONNÉES BSI Afin de garantir que les informations sont fiables et qu elles permettent de connaître l état du parc de HLM, le conseiller technique doit mettre à jour la banque de données BSI. Cette mise à jour est nécessaire afin d intégrer : les constats pour lesquels des travaux ont été réalisés; les constats qu il faut modifier à la suite d une inspection ad hoc. Ainsi, les composants majeurs seront réévalués, notamment le délai d intervention prévu dans le BSI arrivant à échéance. Par exemple, à la suite d une inspection ad hoc, le conseiller technique peut modifier le délai d intervention pour un constat et repousser une intervention. Lors de la vérification qualitative d un BSI (paragraphe 4.1 e), le conseiller-inspecteur prend note des constats devant être mis à jour et s assure, au moyen d un contrôle à posteriori, que le CS fait le suivi approprié. 4.2 INTERVENTIONS LIÉES À LA PLANIFICATION DES INVESTISSEMENTS ET À L ALLOCATION DES FONDS a) PARTAGER L INFORMATION, LES DONNÉES, LES CONNAISSANCES ET LES OUTILS NÉCESSAIRES Le conseiller-inspecteur met à la disposition du conseiller technique des documents relatifs au parc de logements. Il peut s agir : de plans numérisés; de rapports d inspections antérieures; de documents relatifs aux projets réalisés antérieurement. Le conseiller-inspecteur peut, à la demande du CS, aider le conseiller technique à formuler ses recommandations quant à la priorisation technique des PPI. À cette fin, il se sert des informations contenues dans les rapports du BSI, de l indice de vétusté, des communications avec le CS et des rapports de visite. Suivant les règles de priorisation technique et selon les besoins cernés sur le terrain, le conseiller technique compile une liste de projets pour l ensemble des organismes de son CS. Le conseiller-inspecteur peut, sur demande, accompagner le conseiller technique lors de la visite d un immeuble pour lequel les interrogations persistent quand à la planification des PPI. Par exemple, il peut recommander au CS de faire réaliser une expertise plus approfondie ou de repousser une intervention s il juge que le remplacement d un composant majeur est prématuré. b) SOUTENIR LE CONSEILLER TECHNIQUE DANS LA PLANIFICATION DES PROJETS SPÉCIAUX Le conseiller-inspecteur peut, à la demande du CS, aider le conseiller technique à remplir le formulaire de projet spécial. Il peut alors recommander des expertises qu il juge nécessaires à la préparation du projet. c) VÉRIFIER L INDICE DE VÉTUSTÉ DES IMMEUBLES INCLUS DANS LE PPI Le conseiller technique doit s assurer que l on considère l indice de vétusté physique au moment de planifier les interventions à faire sur un immeuble. Lors de la vérification qualitative d un BSI, le conseiller-inspecteur prend note de l indice de vétusté de l immeuble et s assure, au moyen d un contrôle à posteriori, que le CS fait le suivi approprié. d) VÉRIFIER LA QUALITÉ DES PPI Le conseiller-inspecteur doit s assurer que les critères de la SHQ pour prioriser les interventions sont respectés. Lors de l analyse d un BSI, le conseiller inspecteur vérifie la cohérence entre les demandes budgétaires du PPI et les besoins inventoriés dans le BSI. 11 Protocole d intervention des conseillers-inspecteur

13 4.3 INTERVENTIONS LIÉES À LA RÉALISATION DES TRAVAUX a) PARTAGER L INFORMATION, LES DONNÉES, LES CONNAISSANCES ET LES OUTILS NÉCESSAIRES À LA RÉALISATION DES TRAVAUX Le conseiller-inspecteur met à la disposition du conseiller technique des documents ayant trait à la réalisation des travaux. Il peut s agir : de formulaires pour le suivi des travaux; d outils de gestion de projets; de contrats types; de lettres types. b) ACCOMPAGNER LE CONSEILLER TECHNIQUE DANS LA PRÉPARATION DES MANDATS Le conseiller-inspecteur peut, à la demande du CS, aider le conseiller technique à préparer les mandats de services professionnels. Pour ce faire, il doit suivre les indications contenues dans le document Réalisation des travaux et du suivi des projets et dans le Cadre normatif de rénovation, dans le but d assurer la qualité et une gestion efficace des coûts. c) SOUTENIR LE CONSEILLER TECHNIQUE DANS LE SUIVI DES TRAVAUX DE CONSTRUCTION Le conseiller-inspecteur peut, à la demande du CS, soutenir le conseiller technique dans le suivi des travaux de construction. d) VÉRIFIER LA CONFORMITÉ DES TRAVAUX AVEC LES EXIGENCES DE LA SHQ Afin de s assurer du respect des exigences de la SHQ, le conseillerinspecteur doit effectuer le suivi en temps réel d au moins un projet par CS par année. De plus, il doit réaliser un contrôle par échantillonnage et à posteriori de deux autres projets. Lors de cette vérification, le conseillerinspecteur complète le rapport d analyse d un projet de rénovation en s assurant, notamment, du respect des exigences : du document Réalisation des travaux et du suivi des projets; du Cadre normatif de rénovation. 4.4 INTERVENTIONS LIÉES À L ENTRETIEN PRÉVENTIF a) ACCOMPAGNER ET SOUTENIR LES ORGANISMES DANS L APPLICATION DU SYSTÈME D ENTRETIEN PRÉVENTIF Le conseiller-inspecteur peut, à la demande d un organisme, apporter son aide lors de la mise en place du système d entretien préventif. Aussi, à tout moment, il peut répondre à différentes interrogations des organismes concernant le système d entretien préventif. b) VÉRIFIER L APPLICATION DU SYSTÈME D ENTRETIEN PRÉVENTIF PAR LES ORGANISMES Le conseiller-inspecteur doit s assurer que les organismes appliquent le système d entretien préventif. Tous les trois ans, chaque organisme (OH, coops et OBNL) doit faire l objet d une vérification par échantillonnage d immeubles. c) VÉRIFIER LA QUALITÉ DU PLAN D ENTRETIEN PRÉVENTIF DES ORGANISMES Le conseiller-inspecteur doit s assurer que les organismes respectent la méthodologie relative au système d entretien préventif. Tous les organismes (OH, coops et OBNL) doivent être soumis à une vérification par échantillonnage (environ 10 % des organismes par année). Protocole d intervention des conseillers-inspecteurs 12

14 5 RÉSOLUTION DE PROBLÈMES Durant l une des interventions mentionnées précédemment, un conseillerinspecteur peut constater un problème. Il doit alors intervenir pour rectifier la situation en fonction de la gravité du problème. 5.1 CONSTATATION D UN PROBLÈME Lorsque le conseiller-inspecteur constate un problème, il doit en aviser le conseiller technique et, au besoin, son chef d équipe. Le conseiller-inspecteur peut, entre autres choses, informer le conseiller technique des règles à suivre, fournir des outils adéquats ou proposer une formation particulière. À l occasion, il peut aussi l aider à achever un travail précis. Lorsque le problème ne peut être résolu au moyen d une des interventions mentionnées au paragraphe précédent, un plan d intervention doit être établi. Ainsi, une équipe formée du conseillerinspecteur, du conseiller en gestion et de leurs chefs d équipes respectifs analyse le problème et dresse une liste des différentes pistes de solution. Par la suite, le conseiller en gestion rencontre le directeur du CS pour lui exposer le problème et lui présenter les différentes pistes de solution. D un commun accord, le CS et la SHQ s entendent sur les mesures à mettre en place et sur le suivi à effectuer pour résoudre le problème. 5.2 PISTES DE SOLUTION LIÉES AU BSI Lorsque l on constate un problème lié au BSI, différentes pistes de solution peuvent être envisagées, dont celles-ci : Le conseiller technique peut suivre de nouveau la formation BSI. Le conseiller technique peut suivre une formation particulière. Une inspection peut être faite conjointement avec un conseillerinspecteur. Un échéancier révisé peut être proposé pour permettre l atteinte des objectifs de la SHQ. Une visite du conseiller-inspecteur peut être planifiée pour aborder un sujet précis. Un CS voisin peut apporter son aide au CS de façon temporaire. 5.3 PISTES DE SOLUTION LIÉES À LA PLANIFICATION DES PPI Lorsque l on constate un problème lié au PPI, différentes pistes de solution peuvent être envisagées, dont celles-ci : Le conseiller technique peut faire approuver l information plus fréquemment par le conseiller-inspecteur. Des visites de bâtiments peuvent être organisées avec le conseillerinspecteur. 5.4 PISTES DE SOLUTION LIÉES À LA RÉALISATION DE TRAVAUX Lorsque l on constate un problème lié à la réalisation de travaux, différentes pistes de solution peuvent être envisagées, dont celles-ci : Le formulaire de contrat SHQ peut devenir obligatoire pour ce CS. Le conseiller technique peut suivre une formation sur la gestion de projets. Le suivi d un projet peut se faire conjointement avec un conseillerinspecteur. 13 Protocole d interventions des conseillers-inspecteurs

15 6 OUTILS 6.1 RÉPERTOIRE CS Le conseiller-inspecteur recueille l information et la consigne dans le répertoire CS. Ce dossier informatique contient, entre autres choses, les comptes rendus de communications, les rapports de visites et les rapports d analyse. Les renseignements contenus dans le répertoire CS (rapports de visite, comptes rendus de communications, etc.) servent notamment à documenter un problème. La nomenclature des dossiers principaux est la même pour tous les CS et les documents sont classés selon l arborescence suivante : Nom_du_CS 01_Echeancier_BSI aaaa-mm-jj_echeancier Suivi 02_Rapport_analyse_BSI Nom_du_conseiller_technique_01 Nom_du_conseiller_technique_02 aaaa-mm-jj _Analyse_papier-terrain 03_Planification_PPI 04_Rapport_analyse_projet aaaa-mm-jj _Analyse_#EI 05_Liste_de_projets 06_Rapport_de_visite aaaa-mm-jj _Accompagnement aaaa-mm-jj _Travaux aaaa-mm-jj _Projets_speciaux 07_Communication aaaa-mm-jj _Co_titreducourriel aaaa-mm-jj _Ct_titredelaconversationtelephonique aaaa-mm-jj _Co_Envoi_de_document aaaa-mm-jj _Plan_intervention Classer_les_info_des travaux_dans_prj_en_fonction_ei Figure 2 Classement des fichiers dans le répertoire CS Protocole d intervention des conseillers-inspecteurs 14

16 6.2 ÉCHÉANCIER DE RÉALISATION DES BSI L échéancier de réalisation des BSI permet au CS et à la SHQ de suivre l évolution de l ensemble des inspections BSI d un CS. Il sera intégré dans le module BSI de SIGLS.net. 6.3 RAPPORT D ANALYSE D UN BSI Le rapport d analyse d un BSI, qui est inclus en annexe, permet de vérifier l application de la méthodologie présentée durant la formation BSI. Cette analyse permet aussi de valider la cohérence entre les demandes budgétaires du PPI et les besoins inventoriés dans le BSI. Le rapport d analyse est rempli en deux étapes. Tout d abord, le conseillerinspecteur doit compléter le formulaire Rapport d analyse d un BSI - version papier afin de relever les erreurs dans la rédaction de constats. Il doit ensuite vérifier la qualité des inspections lors de la visite de l ensemble immobilier. Les informations additionnelles seront notées dans le formulaire Rapport d analyse d un BSI - version terrain. Tous les documents d analyse doivent être placés dans le dossier à cet effet. 6.4 RAPPORT D ANALYSE D UN PROJET DE RÉNOVATION Le rapport d analyse d un projet de rénovation, qui est inclus en annexe, permet de vérifier l application des directives de la section 3 du Guide des immeubles - Réalisation des travaux et suivi des projets ainsi que des prescriptions techniques de la section 4 du Guide des immeubles - Cadre normatif de rénovation. 6.5 LISTE DE PROJETS Le CS doit dresser une liste de tous les projets qui nécessitent une dépense importante et qui impliquent l exécution de travaux urgents dans l année courante. Cette liste présente une brève description des travaux, le degré d avancement du projet (planification, préparation, soumission, signature du contrat, travaux, achèvement) et son niveau de priorité 1. Une collaboration entre la Direction générale de l habitation sociale et la Direction de l expertise technique est nécessaire pour mettre en place l outil qui sera utilisé par le CS. Un modèle de liste devra être conçu en fonction des besoins des deux directions et des CS. Nom du projet E.I. Priorité du projet Description des travaux Coûts estimés Degré d avancement Figure 3 Ébauche de la liste de projets 1. La priorité du projet est définie dans la section 2 du Guide des immeubles - Plan pluriannuel d intervention. 15 Protocole d intervention des conseillers-inspecteur

17 6.6 RAPPORTS DE VISITES Au nombre de trois à quatre par année, les visites servent à soutenir le conseiller technique dans l exécution de ses différentes tâches et à effectuer le contrôle de la qualité des interventions techniques du CS. Un rapport doit être produit après chacune des visites effectuées sur le terrain et conservé dans le dossier à cet effet. Son contenu peut varier en fonction de la raison du déplacement et des informations recueillies. Un exemple de rapport de visite est présenté en annexe. 6.7 COMMUNICATION Le conseiller-inspecteur doit veiller à conserver dans le répertoire CS les courriels et le résumé des conversations téléphoniques importantes. 6.8 PLAN D INTERVENTION Le plan d intervention, préparé par l équipe de la SHQ, doit faire état du problème, exposer les solutions envisagées et présenter l intervention choisie avec le CS ainsi que le suivi de celle-ci. Protocole d interventions des conseillers-inspecteurs 16

18 ANNEXES RAPPORT DE VISITE D UN CS 17 Protocole d intervention des conseillers-inspecteur

19 RAPPORT DE VISITE D UN CS (SUITE) Protocole d intervention des conseillers-inspecteurs 18

20 RAPPORT D ANALYSE D UN BILAN DE SANTÉ 19 Protocole d intervention des conseillers-inspecteur

21 RAPPORT D ANALYSE D UN BILAN DE SANTÉ (SUITE) Protocole d intervention des conseillers-inspecteurs 20

22 RAPPORT D ANALYSE D UN BILAN DE SANTÉ (SUITE) 21 Protocole d intervention des conseillers-inspecteur

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