Guide de l organisation d une manifestation pour les associations

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1 Fiche technique Guide de l organisation d une manifestation pour les associations Voici un mémo technique à la disposition des associations qui souhaiteraient organiser une manifestation. L organisation de toute manifestation nécessite l accord du Maire de la commune. 1 Par conséquent, avant toute autre démarche, il est nécessaire d adresser à M. Le Maire une demande d autorisation (par courrier) d organiser une manifestation dans un lieu public. Attention : Dans le cadre d une manifestation, qui nécessite de porter candidature auprès d une instance (comité, district,préfecture...), il est impératif d obtenir cet accord avant tout dépôt de dossier. Les différents services de la ville sont à votre service pour vous accompagner dans la mise en œuvre de votre manifestation : 2 Le service auquel vous êtes rattaché (service culturel, service social ou service sport) vous accompagnera dans les différentes démarches de mise en place (demande de matériel, mise en œuvre d un éventuel arrêté ) La police municipale : C est auprès de ce service qu il sera nécessaire de demander un débit de boissons. Le service communication : Vous permettra de communiquer sur la tenue de votre manifestation via les différents supports de communication publique de la ville : Site internet, newsletter, journal municipal, panneau lumineux. Dans le cadre d une manifestation de «grande envergure», les élus et/ou les services municipaux peuvent solliciter la tenue d une réunion de coordination, où sont alors souvent conviés : 3 Les organisateurs de la manifestation, Un représentant du service de rattachement (sport, social, culture) Un représentant du service technique, Un représentant de la Police Municipale, Un élu

2 Salles municipales La ville de Montreuil-Juigné met à disposition des associations différentes salles municipales pour organiser diverses manifestations : Diners dansants, réunions, spectacles. Possibilité de réserver la salle par 1/3. Vins d honneurs et réunions Salle Jacques-Brel Avenue du Président Kennedy Maison du parc Rue Pierre Mendès France 450 Personnes 120 Personnes Salle Emile Beauménil Place Robert Schuman Vins d honneurs et réunions 80 Personnes la Maison du XVI ème Rue Emile Zola Vins d honneurs et réunions 40 Personnes Salle convivialité -Espace Solidarité Nelson Mandela - Centre social Allée Henri-David Réunions 19 Personnes Hall d exposition - Centre Jacques-Prévert Rue Emile Zola Expositions 220 personnes Pour l ensemble de ces salles, une caution (montant de la location) est demandée pour valider les réservations. Les salles Henri-David et La Guyonnière sont destinées, en priorité, aux particuliers. Renseignements, tarifs et réservation : ipanneau@ville-montreuil-juigne.fr

3 Demande de matériel Matériel municipal La ville de Montreuil-Juigné met à disposition des associations du matériel municipal pour l organisation de manifestations. Pour obtenir le matériel souhaité, il est nécessaire de remplir le document «demande de matériel» disponible auprès des différents services municipaux. Cette demande doit être remplie et déposée, auprès du service qui vous l a délivrée, au minimum : 1 mois avant la manifestation 3 mois avant la manifestation : Pour les évènements importants nécessitant l avis du Service Départemental d Incendie et de Secours. La Ville ne peut être tenue responsable si une personne participant à la manifestation vient à se blesser avec du matériel appartenant à la Ville. C est pourquoi, il est obligatoire que l association organisatrice de l évènement soit couverte par une assurance responsabilité civile. La demande pourra être revue à la baisse en fonction des disponibilités (fourniture et moyens). Matériel associatif A noter que diverses associations disposent de matériel qu il est possible d emprunter (sous certaines conditions) : Le comité des fêtes : Des barnums Contact : thierry.m.reine@orange.fr L office municipal des sports (OMS): Un vidéoprojecteur Une friteuse Un photocopieur Des barnums Contact : oms.montreuil-juigne@wanadoo.fr

4 Lieux de convivialité pour les associations sportives La ville de Montreuil-Juigné met à disposition des associations sportives différents lieux de convivialité : Lieux Pavillon des sports Petite salle Grande salle Nombre de personnes maximum 8-10 personnes 20 personnes Mode de réservation Planning dans la salle Club house S. Mathieu personnes Réservation service des sports Club house P. Conotte Salle ronde (réunion) Salle convivialité 20 personnes 60 personnes Réservation service des sports Salle Langlet 40 personnes Réservation service des sports Principes de bonne entente : -Au même titre que l ensemble des salles de sports, les espaces de convivialité cités ci-dessus, sont des locaux municipaux dont l unique propriétaire est la ville de Montreuil-Juigné. -Il est rappelé que l utilisation de ces lieux à des fins privées (anniversaire, ) est interdite. - Comme l ensemble des salles municipales, l occupation de ces lieux doit prendre fin à 2h00 du matin. -Après utilisation de ces espaces, chaque association est tenue de rendre le lieu dans l état dans lequel celui-ci se trouvait à son arrivée. Du matériel de nettoyage est à la disposition. Critères d affectations : -L utilisation de ces locaux par toutes les associations sportives, repose sur : la sincérité des évènements qui se dérouleront dans ces lieux (objet de l évènement, nombre de personnes, ) Chaque association devra donc fournir l objet / le motif de l évènement qui s y déroule au moment de la réservation. - Il est demandé à chaque association de réserver le lieu en fonction du nombre de personnes présentes. - Pour l organisation des assemblées générales, chaque association privilégiera l utilisation de la Maison du Parc. - Pour réaliser les inscriptions, l utilisation du club house du stade Pierre Connote est réservée aux associations qui proposent des visites médicales. -La demande devra être effectuée par le Président de l association en remplissant le document prévu à cet effet, remis au service des sports, 15 jours minimum avant la tenue de la manifestation.

5 Communiquer un évènement En tant qu association vous avez accès à un certains nombre de supports qui doivent pouvoir vous aider à mieux faire connaitre vos projets et vos évènements : La communication publique - Le journal municipal - Le site internet - Le panneau lumineux - La newsletter Pour l ensemble de ces supports, prendre contact avec : Le service communication Agnès AUREGAN a.auregan@ville-montreuil-juigne.fr La presse - Via les correspondants de presse Deux correspondants de presse se tiennent à la disposition des associations sur RDV : *Courrier de l ouest : Robert ROLAN : robert.rolan@wanadoo.fr *Ouest France : Daniel CHARRON : charron.daniel@live.fr Via le site infolocale.fr Après avoir créé un compte gratuit, ce site permet d annoncer un évènement via la presse locale. Cela permet notamment de faire un rappel, quelques jours avant la tenue de la manifestation. Attention, le nombre de caractères y est limité. L affichage - Panneaux d information intérieure Des panneaux d affichage sont à la disposition des associations dans certains bâtiments communaux (Complexe sportif, Espace Solidarité, Centre culturel, Mairie, kiosque ) - Panneaux d affichage libre Des panneaux d affichage libre sont disponibles dans tous les secteurs de la ville de Montreuil-Juigné. Ils sont à la disposition de tous.

6 Débits de boisson Depuis le début de l année 2012, la police municipale est chargé de délivrer les débits de boisson temporaire. Le code de la santé publique ci-dessous, rappelle la législation en ce qui concerne la vente et la distribution d alcool dans tous les établissements d activités physiques et sportives : Article L Modifié par LOI n du 22 juillet art. 21 Modifié par LOI n du 22 juillet art. 26 La vente et la distribution de boissons des groupes 2 à 5 définis à l'article L est interdite dans les stades, dans les salles d'éducation physique, les gymnases et d'une manière générale, dans tous les établissements d'activités physiques et sportives. Des dérogations peuvent être accordées par arrêté des ministres chargés de la santé et du tourisme pour des installations qui sont situées dans des établissements classés hôtels de tourisme ou dans des restaurants. Sous réserve des décisions de justice passées en force de chose jugée, le maire peut, par arrêté, et dans les conditions fixées par décret, accorder des autorisations dérogatoires temporaires, d'une durée de quarante huit heures au plus, à l'interdiction de vente à consommer sur place ou à emporter et de distribution des boissons des deuxième et troisième groupes sur les stades, dans les salles d'éducation physique, les gymnases et les établissements d'activités physiques et sportives définies par la loi n du 16 juillet 1984 relative à l'organisation et à la promotion des activités physiques et sportives, en faveur : Des associations sportives agréées conformément à l'article L du code du sport et dans la limite des dix autorisations annuelles pour chacune desdites associations qui en fait la demande. La police municipale se tient à votre disposition pour toutes questions et pour vous délivrer ce formulaire aux heures d ouvertures suivantes : Poste de police municipale Esplanade Jean-Moulin - tél : Horaires d ouverture - (Horaires pouvant être modifiés selon les impératifs du service) Lundi : 15h30 à 17h30 Mardi : 11h00 à 12h00 / 16h00 à 18h00 Mercredi : 15h30 à 17h00 Jeudi : 15h30 à 17h30 Vendredi : 11h00 à 12h00 Samedi : 10h00 à 12h00 A noter : La demande de débit de boisson doit être effectuée 15 jours minimum avant la date de la manifestation.

7 Office Municipal des Sports (OMS) L office municipal des sports (OMS) est une association fédératrice de l ensemble des sections sportives de la ville de Montreuil-Juigné. Elle est dirigée par un bureau élu lors de l assemblée générale, et qui se compose comme suit : Président : Serge Barthe Vice Président : Bruno Orain Secrétaire : Delphine Mocquart Trésorier : Christophe Pasquier Membres : Michel Graveleau Gérard Claire A noter que le Président de l OMS est membre du Comité sport de la ville de Montreuil-Juigné. Les missions de cette association fédératrice sont les suivantes : Gestion du planning du pavillon des sports Gestion de la mise à disposition du minibus Proposition de la répartition des subventions aux associations sportives Mise à disposition du matériel (photocopieur, friteuse, vidéoprojecteur) Coordination des animations scolaires Mise en place de formations (prévention, santé ) Contacts : Site internet : Adresse oms.montreuil-juigne@wanadoo.fr Adresse postale : 15 rue David d Angers Montreuil-Juigné.

8 Service municipal des Sports Le service des sports, est un service municipal dont les MISSIONS principales sont les suivantes : Mettre en œuvre la politique sportive élaborée par les élus municipaux (Liens entre les acteurs sportifs et le Comité sport) Assurer la maintenance, l entretien et la planification des structures sportives. Elaborer et suivre le budget communal alloué aux sports (achat de matériel, travaux, nouvelles installations) Soutenir, à l aide de moyens humains et de matériels, les associations dans l organisation de manifestations sportives. Gérer le fonctionnement de la piscine municipale. Ce service est composé de 9 AGENTS MUNICPAUX qui se répartissent l ensemble des tâches : Responsable du service : Michèle PICHON - Gestion du service - Suivi des plannings des structures extérieures - Suivi du fonctionnement de la piscine municipale - Suivi du budget alloué aux sports Secrétariat et accueil : Paquita JUIN - Accueil et informations auprès des associations - Secrétariat du service - Suivi des plannings des structures couvertes et de convivialité. Gardiennage : Yves LAMOTTE, Denis BREILLON, Abderrahmane AKKI - Surveillance et entretien des structures sportives Maitres-nageurs : Roland LEGALL, Franck LIXFE - Surveillance des bassins et dispense de cours Entretien : Edith FOURY, Philippe LOUET - Entretien des structures sportives et de la piscine Contacts et heures d ouverture du service : ou service-sport@wanadoo.fr // Téléphone des gardiens Lundi : 9h00-12h00 / 14h00 17h30 Mardi et Mercredi : 9h00 12h00 / 14h30 17h30 Jeudi : 14h30 17h30 Vendredi : 9h00-12h00

9 Prêt de gobelets Angers Loire Métropole propose gratuitement aux associations, aux collectivités territoriales, aux professionnels d Angers Loire Métropole une mise à disposition de gobelets réutilisables de 25cl pour leurs évènements. Quels sont les bénéfices d une telle action : L utilisation de gobelets réutilisables permet de réduire le volume de vos déchets en n utilisant pas de gobelets jetables, et de ne plus avoir de gobelets jonchant le sol. Cela permet également une sensibilisation des organisateurs et du public sur la réduction des déchets. Cette action favorise également le travail de personnes en situation de handicap. A qui s adresser? Pour réserver vos gobelets, vous pouvez appeler au : , numéro vert déchets d Angers Loire Métropole (gratuit depuis un poste fixe) L association Les ateliers de l ADAPEI 49 est en charge de la gestion et du lavage des gobelets réutilisables pour Angers Loire Métropole. L ADAPEI 49 est une association au service des personnes en situation de handicap, de leur famille et de leurs proches. Le but de cette association est la promotion de la personne en situation de handicap. Modalités Les délais de réservation : Commande inférieure à 500 gobelets : 1 semaine Commande comprise entre 500 et 4000 : 2 semaines Commande supérieure à 4000 gobelets : 4 semaines Le retrait des gobelets : Les gobelets sont à retirer directement à l accueil des ateliers de l ADAPEI 49 à l adresse suivante : ZI La Croix Cadeau - 7 rue Paul Langevin AVRILLE Du lundi au vendredi entre 9h et 11h30 et entre 13h30 à 15h (sauf le vendredi après-midi). Les gobelets sont prêtés dans des caisses en plastiques qui doivent elles aussi être restituées. La consigne : Afin d utiliser de manière optimum les gobelets réutilisables, vous pouvez mettre en place un système de consigne, à savoir 1 euro par gobelet. La restitution : Une fois votre manifestation terminée, vous déposez vos gobelets NON LAVÉS aux ateliers de l ADAPEI aux horaires indiquées ci-dessus. Pour chaque gobelet non ramené, vous devrez payer un euro à Angers Loire Métropole. Le jour de la restitution, il sera établi un document attestant du nombre de gobelets manquants. Vous recevrez par la suite une facture correspondant au nombre de gobelets manquants. ATTENTION : le retrait et la restitution se font uniquement à l heure que vous avez indiqué lors de votre appel pour la réservation.