Extrait du chapitre 4 Rédiger le synopsis et le devis de production

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1 Extrait du chapitre 4 Rédiger le synopsis et le devis de production L'écrit n'a pas le monopole de la transcription de la pensée; la télévision et à fortiori le multimédia ont également la capacité de nous apprendre à penser 1. Les connaissances vivantes des membres de l équipe de conception, la recherche documentaire et l évaluation de sites apparentés ont mené à la découverte d'un monde à médiatiser dont une première représentation est la carte conceptuelle (chapitre 2). À la suite d une analyse des besoins de communication, une étude de faisabilité du projet en émergence s est imposée à qui veut mesurer l'adéquation existant entre les attentes des utilisateurs cibles et le développement de dispositifs particuliers. Cette étude, appelée aussi étude d'opportunité, a contribué à la mise en évidence de quelques solutions à considérer, d une évaluation globale des enjeux ou risques techno-financiers. Puis, une fois le plan média et le plan de gestion de projet déterminés, ce sont la liste des rôles attribués aux membres de l'équipe et l'échéancier qui ont été esquissés. Ces contributions particulières ont permis de compléter le travail à faire avant de procéder à la rédaction du devis de production. Ce devis sert à pousser plus loin les actions entreprises lors de l'écriture du synopsis, il sert aussi à intégrer les données dégagées du plan média et du plan de gestion et à confirmer les rôles et les tâches de chacun des membres de l équipe de conception et de production. Nous allons, dans cet extrait, présenter quelques définitions du devis de production et donner notre approche en la matière. LE DEVIS DE PRODUCTION ET LE CAHIER DES CHARGES De l Amérique à l Europe, les usages varient, devis et cahier des charges s emploient, mais avec des significations et une fréquence différentes. Il nous semble utile de définir ces termes et de proposer quelques usages dans le monde du multimédia. Définitions Dans le Grand Dictionnaire Terminologique 2, on ne retrouve pas la définition de devis dans les domaines du multimédia ou dans les sphères connexes. La définition de cahier des charges comporte cependant une note à l occasion de laquelle il est question de devis. Pour divers mondes de l activité humaine, l ingénierie, le droit et la construction, le cahier des charges est un Document annexé à un contrat ou à une convention, définissant certaines obligations administratives, techniques, financières ou autres imposées à l'un des contractants. Dans une note, on ajoute que L'état détaillé descriptif et estimatif de biens et de services, établi par un fournisseur en réponse à une demande, s'appelle devis. Cette distinction entre état descriptif et estimatif du devis est importante pour nous et elle sera retenue et présentée un peu plus loin dans la section Notre approche. 1 Francis Balle «L'internet face au défi de l'éducation» p. 135, dans Média, e-médias 2 Grand dictionnaire Terminologique.

2 Pour le cahier des charges et le devis de production, nous avons trouvé d autres références, propres à des pratiques particulières et relatives à des contextes spécifiques. Il s agit des définitions données par le CERIMES en France, par le Consortium EAS/SAE en Angleterre et par le SODEC au Québec. Pour le CERIMES 3, le terme cahier des charges marque la deuxième étape de la conduite d un projet multimédia. Il s agit d un dossier présentant principalement les usages prévus et les objectifs visés par la production, les caractéristiques du produit annoncé, la structure de l équipe projet, les standards de matériels et les normes techniques, ainsi que les coûts estimés et financement envisagé. Du côté anglais, le consortium EAS/SAE 4 définit le cahier des charges d un produit pédagogique comme suit: [ ] outil qui décrit avec précision le projet relatif au produit, le contexte pédagogique dans lequel il va être utilisé, les objectifs de formation auquel il répond, les conditions nécessaires à la réussite du projet ainsi que le scénario pédagogique qui va le mettre en scène. Pour la SODEC 5, c est le terme devis qui s affiche, n intégrant pas de résumé ou des caractéristiques du contenu du projet. Il est défini, dans le domaine du cinéma, de la manière suivante : Le devis de production, élaboré à partir des besoins du scénario, est un budget prévisionnel de dépenses comprenant la description détaillée des postes créatifs et techniques, des droits, des matériaux et des opérations nécessaires pour réaliser la production. C est sur la base de ce devis que la structure financière sera préparée. Ce qui se dégage de ces définitions, c est que le terme devis est associé, du moins au Québec, au budget tandis que le terme plus européen de cahier des charges embrasse plus large et intègre des informations relatives à l équipe et aux rôles, au calendrier des opérations ainsi qu au budget prévisionnel. La définition ou le résumé du contenu n est pas nécessairement inclus par tous dans ce dossier, mais lorsque le contexte est éducatif, cette information s impose. De notre côté, ce que nous privilégions, c est l emploi de l expression devis de production plutôt que devis pédagogique 6, en y distinguant deux volets: le volet descriptif du contenu et le volet estimatif du calendrier et du budget prévisionnel. Nous allons maintenant rapporter deux pratiques exemplaires où le cahier des charges encadre le projet multimédia à gérer et où nous pourrons ainsi situer notre propre façon de faire. CONSEILS POUR RÉDIGER/COMPRENDRE LE DEVIS DE PRODUCTION Notre approche comporte deux moments qui débouchent sur la rédaction du devis de production dans lequel se retrouve le synopsis. Le premier moment consiste dans la 3 Centre de Ressources et d Informations sur les Multimédias pour l Enseignement Supérieur: 4 Université de Derby : Le devis pour la Société de Développement des Entreprises Culturelles est entièrement dédié aux frais encourus comprenant quatre parties distinctes : i) les frais de développement et honoraires ; ii) les frais de tournage ; iii) les frais de postproduction ; et iii) les frais généraux. 6 Le Ministère de l éducation du Québec donne une signification précise à devis pédagogique. On retrouve sur le site la définition suivante : Le devis reconnu par le Ministère est le profil pédagogique constitué de la liste des programmes conduisant au DEC qu un établissement est autorisé à offrir ainsi que de la ventilation de l effectif par programme. Au plan budgétaire, le devis pédagogique est l assise principale par laquelle repose la planification des investissements effectués par le parc mobilier et immobilier des cégeps. (MEQ, DGFE).

3 délimitation du sujet au moyen de cinq questions qui permettent la rédaction du synopsis; le deuxième moment, quant à lui, comporte quatre temps forts qui débouchent sur la rédaction du devis comme tel. Rédiger le synopsis Une fiche synthèse du synopsis est d abord proposée pour amorcer le travail d'écriture du devis. Ce document encadre l activité préparatoire qui s'impose dans le cadre de notre approche pédagogique. Il s'agit, en fait, de répondre à cinq questions qui sont au cœur de toute situation de communication, avant de bien cerner le contenu à communiquer comme tel. Le résumé du contenu ou synopsis est dégagé à partir des idées clés, ce qui va permettre d identifier ou de confirmer les séquences principales ou pages de contenu et de les distinguer des produits (ex. tutoriel) et des services (ex. forum de discussion ou aide en ligne) éventuellement offerts. Ce résumé emprunte au plan média des éléments qui y ont déjà été esquissés, dont l arborescence de départ et la métaphore d accueil. À partir de la fiche repère du synopsis (modèle proposé dans le volet 2 de l ouvrage), le travail permet aux auteurs du projet de procéder à une mise à l essai des idées dégagées auprès d experts et de personnes du groupe cible. De plus, la métaphore choisie et l argumentaire ou le slogan énoncé pourront aussi être testés. Une fois le synopsis rédigé, le moment est venu de rédiger le devis de production. Le pas à pas qui suit constitue un guide sûr dans ce travail de rédaction; il est alimenté par celui qui a été accompli à partir de la fiche repère du synopsis. Les quatre temps forts du devis de production Les activités menant à la finalisation du devis de production sont les suivantes: 1) dégager le thème général et cerner le sujet; 2) définir le but et l intention dégagés; le groupe cible identifié; les besoins et les contraintes de production cernés, les ressources listées; 3) rédiger le synopsis et préciser la métaphore d'accueil; 4) parachever la rédaction du devis de production proprement dit : l équipe de conception et le calendrier prévisionnel seront confirmés. 1. Dégager le thème et cerner le sujet Ce premier temps fort comprend: i) la formulation d un titre temporaire; ii) la définition des hypothèses de traitement du sujet et iii) la présentation des idées principales et des liens sémantiques à favoriser. Le travail qui consiste à dégager les idées principales, reliées au sujet, va baliser cette étape de la conception du projet. Cela va contribuer à mettre en relief les réseaux de liens marquant la complexité de ce monde d idées. Voilà des façons de procéder pour faire surgir la matière utile à l'écriture du devis de production. La liste de questions proposées ci-dessous (Liste 4.1) sert de repère pour la réalisation de ce travail. Quelle est l'idée directrice à développer (noyau thématique)? Ce sujet est-il intéressant, au départ, pour mon public cible et pourquoi? Sous quels angles (hypothèses de traitement du sujet) puis-je aborder le sujet pour le rendre accessible, intéressant?

4 Un angle personnel, émotif (texte en je), un angle plus descriptif (texte en il), un angle plus implicatif, collaboratif (texte en nous). Quelles sont les idées qui pourraient être développées autour du noyau principal? (Dégager quatre bonnes idées qui vont alimenter la thématique de départ). Liste Questions pour aider à cerner l idée principale et les idées secondaires Cette démarche, à caractère plutôt technique, invite à chercher quatre bonnes idées porteuses ou quatre idées que nos destinataires garderont en mémoire. N'est-ce pas l occasion de constater qu'il est difficile de formuler clairement des idées clés et de les exploiter par la suite? Il faut aussi se poser la question suivante : comment traite-t-on telle idée jugée importante? Ce COMMENT trouve son explicitation dans le scénario. La rédaction du synopsis est considérée comme une étape préliminaire à celle du devis de production. C est par le synopsis, en effet, que l on concourt à esquisser les différents axes ou unités sémantiques. On est soucieux de poser des limites, de clarifier le champ du monde à explorer: on s'engage précisément dans le projet. Pour y cheminer avec assurance, il faut mettre de l'ordre dans ses idées de manière à énoncer, en une phrase, l'idée générale, l'intention (la mission) de communication qui domine, et cela, pour parvenir à une délimitation encore plus précise du sujet. 2. But et intention, groupe cible, besoins, inventaire des ressources À l occasion de ce deuxième temps fort pour préparer la rédaction du devis de production, il faut préciser : i) le but et l intention, ii) le groupe cible, iii) les besoins et contraintes de production et iv) l inventaire des ressources. Quel est le but ou l'intention poursuivie par les auteurs du site (mission du site)? Quel public cible rejoindre? Caractéristiques et contextes socio-culturels, attentes, valeurs Quels sont les besoins qui justifient la production : besoins liés à la clientèle, besoins liés à des carences ou à des changements dans le milieu d intervention? Et quelles sont les contraintes ou les limites de la production? Liste Questions pour aider à dégager la mission, les besoins et les contraintes de production 3. Synopsis, unités de contenu et métaphore Puis vient le troisième moment, auquel est associée la rédaction du synopsis. Il comprend la confection du plan ou l identification des unités du contenu auxquels sont associés des résumés pour chacune d entre elles. Ce troisième moment comporte l écriture d hypothèses qui vont servir à orienter les activités (services ou produits à offrir) prévues autour de ces unités. Quels sont les besoins de communication de notre groupe cible? Dans quels espaces virtuels du site seront situés leurs intérêts? Pourquoi devrait-il s intéresser à notre site? Est-il nécessaire de faire remarquer qu on mise déjà, ce faisant, sur une première identification des points d entrée du site en développement? 4. Rédaction du devis de production proprement dit Enfin, dans un moment final, les renseignements nécessaires à la rédaction du devis de production se retrouvent mis ensemble. Un bon devis est à la fois un plan de travail, une

5 description de tâches, un estimé des coûts, tout autant qu une répartition du temps et des énergies. On distingue donc deux volets au devis : 1) le volet descriptif du contenu et sa mise en forme (caractéristiques du public cible, besoins auxquels le projet veut répondre, objectifs visés, unités de contenu dégagées); cela va favoriser le développement d un concept de communication (métaphore) et d une stratégie de participation (principes d'interactivité); 2) le volet estimatif et organisationnel qui comprend le calendrier prévisionnel, la répartition des rôles dans l équipe, le partage d un agenda; l`estimation des coûts et besoins en ressources humaines et matérielles. Volet descriptif du devis : le contenu et sa mise en forme Il faut bien cerner le contenu, par la question porteuse ou l idée maîtresse, par la mission du site ou l intention de l auteur, par la description du groupe cible, par la nature, le genre et les stratégies de communication à développer. Les unités ou séquences du contenu peuvent adopter différents styles, selon le type d'œuvre à créer (site d'informations, site ressources, site de formation en ligne ). Voici la fiche 4.1 qui sert de guide dans ce travail. Fiche Dimension descriptive du devis de production 1. Titre temporaire du projet média. 2. Question ou courte affirmation à énoncer par rapport au sujet pour provoquer ou faire réfléchir. 3. But/objectif général/mission du site : informer sur, agir sur le comportement, exprimer un point de vue, favoriser les échanges 4. Clientèle cible: âge, sexe, milieu social, connaissances acquises, goûts, intérêts, valeurs. 5. Besoins ou problèmes de communication identifiés chez les groupes cibles qui motivent la production?: d'ordre pédagogique, comportemental, culturel, autres. 6. Compétences à développer: que voulez-vous que les groupes cibles apprennent/retiennent/fassent? 7. Résumé ou plan des unités du contenu. 8. Choisir un genre ou un style pour chaque unité du contenu: factuel (du type démonstration, reportage, enquête ) 7, narratif (fable, récit d aventure, récit historique), argumentaire (débat, publicité sociétale), mixte 9. Confirmer la métaphore: choix d'une représentation symbolique pour marquer le site ainsi que des symboles de repérage, de lieux ou de communication pour faciliter la navigation éventuelle 10. Choisir les ressources matérielles appropriées pour coder les informations textuelles, discursives, musicales, et animées (logiciels impliqués) et s adapter au support de diffusion: cdrom, web 11. Sélection des références médiagraphiques pertinentes:oeuvres apparentés sur le web ou ailleurs, sources documentaires et experts à contacter. La dernière étape, pour compléter la rédaction du devis, est celle qui porte sur la constitution d une équipe où les rôles et responsabilités sont fixés, avec un calendrier prévisionnel un échéancier et un budget hypothétique. Il s agit du volet estimatif qui suit. Volet estimatif du devis : l équipe, le calendrier et le budget L établissement d un calendrier prévisionnel constitue une première démarche de consolidation auprès des membres de l équipe de conception et de production. Il va s en dire que des réajustements constants devront être apportés tout au long de la réalisation du projet. Outils indispensables lors de projets impliquant des travaux collaboratifs, le calendrier 7 Apprendre avec la presse (le CLEMI, Ed. Retz, Paris 1999 ) est un ouvrage de référence pour les enseignants qui veulent s approprier à la fois un langage et des outils pédagogiques pour initier les jeunes à la presse (écrite et en ligne) et à ses genres ainsi qu aux rôles que peut jouer l information. C est un livre qui adopte une approche et un vocabulaire adaptés à des jeunes de la fin du primaire et début secondaire (équivalent au collège en France).

6 prévisionnel, mis en ligne et associés à un agenda partagé s accommode d un échéancier avec lequel il doit concorder. C est dans le respect de l échéancier fixé et du budget alloué que le projet se réalisera harmonieusement. Un inventaire des ressources humaines, matérielles et logicielles nécessaires à la production et le choix du ou des supports de diffusion de l'œuvre demeurent l autre dimension du projet à ne pas négliger. Là encore, il importe de comprendre que cette écriture préliminaire du devis de production et de la liste des personnes pouvant œuvrer à la conception et à la production pourra être ajustée en cours de route, afin de respecter le budget qui sera alloué et l'échéancier fixé. C est le plan média qui témoignera de ces réajustements en cours de route, car il offre un canevas souple et des espaces précis d informations, donc un dossier facile à remanier et à consulter pour chaque membre de l équipe. Pour conclure En début de production, le temps accordé à l évaluation des contenus ou à leur mise en forme est moindre qu en fin de projet, lorsque le matériel est devenu volumineux. La consultation d experts offre donc une bonne occasion au chargé de projet d avoir accès à des points de vue autres; ce qui va permettre à l équipe de conception de se réajuster quant à certains aspects du contenu ou de la mise en forme esquissée. De plus, la rédaction du devis de production peut être aussi un document à soumettre auprès d organismes subventionnaires d aide à la création d œuvres multimédia 8. Ce qu il faut retenir La rédaction du devis de production est un moment de consolidation avant la réalisation du projet média. Il faut garder en mémoire que : - le synopsis, fait partie intégrante du devis et sert à rappeler le cycle de vie du projet durant son orientation; - les personnes choisies pour faire partie d une équipe média, leurs rôles ainsi que la répartition des tâches qui leur incombent, sont des repères rassurants, annoncés dans le devis de production. 8 Il s agit d établir un budget qui sera subdivisé entre la rédaction du contenu, la production du matériel multimédia et la programmation. Pour obtenir une évaluation assez juste des coûts de production d un site, il est nécessaire de déterminer la taille du contenu, le matériel multimédia désiré et les besoins d'interactivité nous rappelle Denyse Gilbert ( qui précise que le coût d un site dans le privé au Québec coûte au moins $. Il faudra donc «élaborer un scénario détaillé du site, avec le type d'interactivité souhaité et définir les besoins en matière de conception, de réalisation, de production multimédia, de gestion de données, de sécurité et d'hébergement de site».