Guide d utilisation STRATEGIE GLOBALE & SUIVI INDIVIDUALISÉ DE FORMATION

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1 Guide d utilisation STRATEGIE GLOBALE & SUIVI INDIVIDUALISÉ DE FORMATION Pilotage du groupe de travail : Dominique PERETTI & Romuald TOMASINI (IEN STI) Développement & programmation VBA : Jean-Pierre THILLARD (DDEPT) Développement et guide d utilisation : Rémi MARGUELON (DDEPT) Mise en œuvre : Gilles LEROY - Hervé BUCLIER - Marie BARBORIN - Claude MARTIN - Yannick KRATZ Stratégie globale de formation et suivi individualisé Guide d utilisation - Page 1

2 Tables des matières 1. Préambule Impératifs logiciels Exécution des macros Présentation de l outil Visuel Objectifs Philosophie du fonctionnement Paramétrage Introduction Page d accueil Unités et compétences Paramétrage des lieux de stages Validation des informations : Liste des élèves...8 Exemple de liste d élèves: Emploi du temps Intérêt Paramètres de l emploi du temps PFMP Principe général : Paramétrage initial : Ajout d une nouvelle entreprise Paramétrage des compétences liées à l entreprise Fonctionnement après paramétrage Travail de planification : Stratégie globale de formation...11 Exemple de planification : Suivi individualisé :...12 Niveau non atteint : Modification de la note obtenue Absence d élève : Modification du comptage des compétences travaillées Prise en compte des PFMP : Conditions de passage du CCF : Visualisation du bilan récapitulatif des CCF [en page d accueil] Exemple de suivi du Baccalauréat professionnel : Stratégie globale de formation et suivi individualisé Guide d utilisation - Page 2

3 Exemple de suivi du diplôme de certification intermédiaire (BEP ou CAP selon les formations) Fonction Impression : Nouveautés :...16 Stratégie globale de formation et suivi individualisé Guide d utilisation - Page 3

4 1. Préambule 1.1. Impératifs logiciels Cet outil est conçu pour fonctionner sous Excel 2010 et suivantes en 32 bits uniquement. Il ne peut pas fonctionner avec des versions antérieures, ni avec Open Office. Il ne nécessite aucune connaissance particulière du logiciel. Grâce à une programmation (VBA) poussée, des boîtes de dialogues et des automatismes aident à la saisie des renseignements nécessaires à son fonctionnement Exécution des macros La programmation nécessite l activation des macros. Les paramètres de sécurité des macros sont modifiables dans le Centre de gestion de la confidentialité Bouton Microsoft Office Bouton Options Excel Catégorie Centre de gestion de la confidentialité, Bouton Paramètres avancés du Centre de gestion de la confidentialité Catégorie Sécurité des macros. Ou dans l'onglet Développeur, groupe Code, bouton Sécurité des macros). Choisir le paramètre des macros «Désactiver toutes les macros avec notification». Vous pouvez aussi choisir d activer les macros, mais vous prenez alors le risque d être infecté par un programme malveillant. Stratégie globale de formation et suivi individualisé Guide d utilisation - Page 4

5 2. Présentation de l outil 2.1. Visuel 2.2. Objectifs Depuis la réforme de la voie professionnelle, de multiples facteurs rendent compliqué le suivi du travail effectué sur le cycle de formation (durée de 3 ans, instabilités des équipes, volatilité de certains élèves, prise en compte des PFMP, certification intermédiaire ). Partant de ce constat, le collège des IEN a souhaité mettre en place un outil d aide aux équipes enseignantes afin de favoriser l individualisation de la formation et son évaluation en CCF. Un groupe de travail composé d IEN, de Chef de Travaux et d enseignants s est constitué autour de cet objectif. Il a abouti à ce programme conçu comme un outil de planification et de coordination pédagogique sur la durée de la formation pour une classe. Sa finalité première est une aide au suivi individualisé qui permettra aux enseignants de déclencher les CCF (Contrôles en Cours de Formation) de manière optimale. Il dispose en outre de fonctionnalités supplémentaires : Un suivi de cohorte (permettant une vision sur le parcours de chaque élève, même démissionnaire). Un suivi des emplois du temps sur l ensemble du cycle qui permet de vérifier le total d heures dispensées sur les 3 ans Un suivi des PFMP permettant la validation de compétences en entreprise La finalité de cet outil est l aide aux enseignants et non une contrainte supplémentaire. Une des préoccupations principales des développeurs a été d éviter l écueil de «l usine à gaz». Après un paramétrage initial rigoureux permettant d adapter le fichier au référentiel concerné, il demandera peu d interventions (pas de recours permanent durant les séquences d enseignement) Philosophie du fonctionnement Concernant le contrôle en cours de formation, la philosophie qui doit prévaloir est qu un élève doit être mis en situation d évaluation au moment propice, c'est-à-dire quand il est prêt (à concurrence des échéances imposées par l institution). L enseignant met en œuvre des stratégies pédagogiques en développant des compétences à travers des séquences de formation. Cet outil permet d identifier les compétences travaillées [puis acquises] par l élève au cours de ces séquences (ainsi que des PFMP). Ainsi, en «capitalisant» des acquis à travers des compétences travaillées tout au long de la formation, l élève progresse vers le niveau d exigence attendu pour le passage des CCF. En recensant les compétences travaillées au fur et à mesure de la formation [dans la stratégie globale de formation], il est possible de connaître le moment où l élève aura acquis les compétences constitutives de l unité de l épreuve à évaluer en CCF. Stratégie globale de formation et suivi individualisé Guide d utilisation - Page 5

6 3. Paramétrage 3.1. Introduction A l ouverture du fichier, il est conseillé de l enregistrer sous le nom de la classe concernée (afin de conserver le fichier source). Le paramétrage permet d adapter le fichier à l établissement, la formation et la cohorte concernée. Il est à faire une fois pour tout le cycle de formation. Le menu suivant est proposé : 3.2. Page d accueil Renseigner les différents champs : Nom de l établissement Code Postal - VILLE Nom du Bac Pro suivi Année de début et de fin de cycle puis cliquer sur «Sauvegarder les Informations» de manière à écrire ces informations dans la page d accueil 3.3. Unités et compétences Renseigner ensuite les champs qui se trouvent sous les différents repères comme suit : Unités Référentiel Bac Pro (Niveau IV) - Repère Lister les unités à valider pour le Bac Pro (ces unités seront listées dans un menu déroulant qui permettra de repérer l unité correspondant à chaque compétence du Bac Pro). Compétences Référentiel Bac Pro (Niveau IV) - Repère Lister les compétences et/ou sous compétences à évaluer avec leur code (ex : compétence C2.1 / sous compétence C.2.11) Ces compétences et sous-compétences sont au centre du dispositif de suivi car elles constituent les unités du diplôme. Elles permettront, en élaborant une stratégie globale visant à les développer, de positionner chaque élève par rapport à un niveau de préparation au CCF du diplôme concerné. Leur nombre est limité à 50. Si un diplôme est constitué d un nombre supérieur à 50, il conviendra de ne sélectionner que celles qui sont indispensables à la validation du diplôme. Stratégie globale de formation et suivi individualisé Guide d utilisation - Page 6

7 Unités Référentiel Diplôme de Certification Intermédiaire (Niveau V : BEP ou CAP) - Repère Lister les unités à valider pour le BEP ou le CAP (ces unités seront listées dans un menu déroulant qui permettra de repérer l unité correspondant à chaque compétence du diplôme de certification intermédiaire). Compétences Référentiel Diplôme de Certification Intermédiaire (Niveau V : BEP ou CAP) - Repère Lister les compétences et/ou sous compétences à évaluer avec leur code (ex : compétence C2.1 / sous compétence C.2.11) Elles permettront, en élaborant une stratégie globale visant à les développer, de positionner chaque élève par rapport à un niveau de préparation au CCF du diplôme concerné Paramétrage des lieux de stages Entreprises - Repère Le tableau recense les entreprises disponibles pour l accueil en PFMP des élèves et les coordonnées qui y sont liées. Néanmoins, il est préférable de se reporter ci-après [chapitre PFMP] pour le paramétrage et l utilisation de ces données Validation des informations : Clic sur «Ecrire dans les différents tableaux» Les données sont alors prises en compte pour renseigner : Les compétences abordées dans les séquences développées [dans l onglet «stratégie globale de formation»] Les compétences travaillées et/ou validées dans le cadre du suivi individuel de formation (Nota : Seuls les codes sont visibles dans chaque colonne, les libellés correspondants sont indiqués en commentaires visibles au passage de la souris) Les coordonnées des entreprises éventuellement disponibles pour les PFMP Les compétences qu il est possible d attribuer à chaque entreprise dans le cadre des PFMP Stratégie globale de formation et suivi individualisé Guide d utilisation - Page 7

8 4. Liste des élèves Un clic sur l Onglet «liste des élèves», permet de renseigner les champs destinés : Au suivi individualisé des élèves d un groupe Au suivi de la cohorte (statistiques, suivi de sortie de cycle, etc.) Dans l onglet «Liste élèves» cliquer sur «Nouveau» puis renseigner les champs suivants dans la boite de dialogue. Enregistrer à chaque nouvel élève Le cas échéant, un clic sur «Modifier» permet d indiquer la sortie du cycle d un élève, ainsi que sa nouvelle orientation (ex : réorientation, apprentissage, entrée dans l emploi ) Les données concernant l élève sortie de cycle sont alors automatiquement bloquées et grisées à la date indiquée. Nota : Un clic sur «suppression» entraîne la disparition totale de l élève, ce qui ne permet plus aucun suivi. Il convient donc de ne supprimer un élève qu en cas d erreur de saisie. Exemple de liste d élèves: Les élèves apparaissent en «grisé» dès qu une date de sortie leur est attribuée. Nota : Sur l exemple ci-dessus, les élèves 2 & 3 ont quitté la formation pour un apprentissage et l élève 5 a été réorienté dans une autre formation. Stratégie globale de formation et suivi individualisé Guide d utilisation - Page 8

9 5. Emploi du temps 5.1. Intérêt Pour un suivi efficace sur l ensemble du cycle, il convient de paramétrer l emploi du temps hebdomadaire de la classe pour chacune des 3 années de la formation, ainsi que les dates des 2 PFMP prévues pour chaque année. Nota : Ce module «Emploi du temps» n est pas obligatoire pour le fonctionnement des autres onglets. Les informations portées par défaut peuvent être modifiées, ainsi que les codes couleurs (voir ci-après) La construction de l emploi du temps ne distingue volontairement pas les matières liées à l enseignement professionnel. Il convient donc de ne pas distinguer les heures de pratiques des heures de synthèse ou de technologie associée et de ne pas grouper de cases. Un comptage automatique est alors indiqué dans le tableau récapitulatif. L objectif principal est de s assurer de la conformité des volumes horaires dispensés aux élèves sur les 3 années du cycle avec les textes en vigueur. En effet, si des marges de manœuvres sont possibles sur 1 année donnée, il convient de respecter le nombre total d heures d enseignement sur le cycle Paramètres de l emploi du temps Dans l Onglet paramétrage, en déroulant la barre de défilement vers la droite au-delà des champs liés aux entreprises, il est possible de modifier les paramètres [Nom des matières] et [couleurs liées aux matières] dans l emploi du temps Attention, toute modification de ces paramètres nécessite une dé-protection du fichier. Stratégie globale de formation et suivi individualisé Guide d utilisation - Page 9

10 6. PFMP 6.1. Principe général : Dans le cadre du Bac Pro 3 ans, les PFMP doivent permettre de développer des compétences particulières. L outil permet d identifier les compétences qu il est possible de travailler dans chaque entreprise, de manière à pouvoir les prendre en compte dans le suivi individualisé de chaque élève Paramétrage initial : Les données liées aux entreprises sont visibles et modifiables dans l onglet de paramétrage. Lors de la première utilisation du fichier, il semble logique d y copier/coller les champs liés à ces entreprises, voire d y effectuer une éventuelle modification d un champ. Ensuite, les ajouts peuvent se faire plus simplement depuis la boîte de dialogue prévue à cet effet Ajout d une nouvelle entreprise Un clic sur le bouton «+» ouvre une boite de dialogue LIEUDESTAGE 1 rue de la PFMP NANCY-METZ Tél : mail@fai.fr Les coordonnées d un lieu de stage peuvent facilement être retrouvées avec les fonctions de recherche et de tri disponibles Paramétrage des compétences liées à l entreprise Dans l onglet PFMP, un clic sur le triangle bleu ouvre une boite de dialogue comme suit : LIEUDESTAGE 1 rue de la PFMP NANCY-METZ Tél : mail@fai.fr Il est alors nécessaire d affecter [en cochant les cases] les compétences qu il est possible de travailler dans chaque entreprise, puis d enregistrer le profil de l entreprise. Nota : Il est possible de faire apparaître (sur la droite de la boîte de dialogue) le profil actualisé des compétences de chaque élève pour une adéquation parfaite avec le lieu d accueil en PFMP, lui permettant de compléter ses compétences manquantes. Stratégie globale de formation et suivi individualisé Guide d utilisation - Page 10

11 La fonction «Filtrer» permet d isoler une entreprise ayant un profil qui répond aux besoins d un élève en particulier. 7. Fonctionnement après paramétrage 7.1. Travail de planification : Stratégie globale de formation Pour établir une stratégie globale de formation visant à couvrir l ensemble des compétences terminales listées dans le référentiel, des séquences (ou des centres d intérêts) sont crées, puis segmentées en séances (ou activités) par un professeur (repéré par ses initiales) pour les élèves d une classe donnée à une date donnée. Chaque séquence est donc destinée à travailler des compétences qu il convient d identifier en cochant les cases du tableau. Ce travail de stratégie est prévisionnel. Il concerne toute la classe et peut être fait à n importe quel moment de l année. Elles doivent être planifiées dans l onglet «Stratégie globale de formation» qui se présente comme suit : Après avoir créé une séquence développée dans le cadre d une séance ou d un centre d intérêt, un clic sur le triangle vert permet d ouvrir la boîte de dialogue suivante : Il convient donc de renseigner les champs suivants : Repérage de l année scolaire concernée (2 nd, 1 ère ou Terminale) Repérage des initiales de l enseignant prenant en charge la séquence Repérage des compétence(s) qui va (vont) être travaillé(es) au cours de la séquence [via les cases à cocher] Inscription de la date (réelle ou prévisionnelle) de la séquence proposée [facultatif] Nota : Si la date est prévisionnelle (postérieure à la date en cours), elle apparaît en rouge Le numéro de semaine s inscrit automatiquement mais peut être utilisé pour une planification prévisionnelle Un double clic sur la date permet d ouvrir un calendrier d aide à la saisie Il est possible d insérer une ligne en positionnant le curseur à l endroit voulu (via la boite de dialogue ci-dessous) Les triangles permettent un accès rapide en bas / haut de page Exemple de planification : Stratégie globale de formation et suivi individualisé Guide d utilisation - Page 11

12 7.2. Suivi individualisé : Il s agit, pour chaque élève d un groupe, de disposer d une image des compétences qu il a travaillées, ainsi que du niveau d acquisition de cette compétence via une note de 0 à 3. Pour valider l acquisition d une compétence par un élève, 2 paramètres sont pris en compte : Le nombre de fois que la compétence est travaillée Son niveau d acquisition (ou niveau taxonomique) 0 : Compétence non maîtrisée 1 : Compétence en cours d acquisition 2 : Compétence partiellement maîtrisée 3 : Compétence maîtrisée En marche normale, les compétences travaillées lors d une séquence sont automatiquement prises en compte pour l ensemble des élèves de la classe selon le mode opératoire suivant : Compétence travaillée 1 fois Note attribuée par défaut : 2/3 [deux sur trois] si elle est travaillée au cours de la 2 nde et 3/3 [trois sur trois] si elle est travaillée en 1 ère et terminale (car le niveau d approfondissement est présumé moins élevé en 2 nde ). Visualisation du niveau de l élève pour l unité Date effective de passage du CCF Nb de fois que la compétence a été travaillée Plus haute note obtenue pour cette compétence Pour chaque élève, la ligne du haut recense le nombre de fois qu une compétence a été travaillée [encadré en vert] et la ligne du bas indique la plus haute note obtenue [encadré en rouge]. Les indications «Niveau» [encadré en bleu] et «Date» [encadré en violet] ne concernent que les unités. Ces paramètres programmés par défaut pour l ensemble des élèves de la classe (pour limiter le nombre d interventions de l enseignant) peuvent être modifiées de manière à individualiser le suivi : Niveau non atteint : Modification de la note obtenue Si un élève n a pas atteint le niveau attendu pour la compétence, il est possible de forcer la cellule «évaluation» manuellement et d écraser la note indiquée de manière automatique [encadré en rouge]. Cette modification n altérera pas le fonctionnement «automatique» lors d une éventuelle évaluation ultérieure entraînant un meilleur résultat. Absence d élève : Modification du comptage des compétences travaillées En cas d absence par exemple, un clic sur le triangle vert (correspondant à la sélection des compétences visées par une séquence dans la stratégie globale de formation) permet de supprimer la comptabilisation des compétences pour le(s) élève(s) concerné(s). Le triangle passe alors à l orange pour identifier visuellement l individualisation. Stratégie globale de formation et suivi individualisé Guide d utilisation - Page 12

13 Prise en compte des PFMP : Les PFMP sont prises en compte comme s il s agissait de séquences pédagogiques qui valident des compétences différentes selon chaque cas. En effet, lors de la saisie d un lieu de PFMP, il convient de renseigner, en plus des champs d identification de l entreprise, les compétences qui peuvent y être travaillées. Dès lors, elles seront prises en compte pour le Bac Pro dans le suivi individuel des élèves sur la même forme qu une séquence (Notation 3 en Première et Terminale) à une différence prêt : La note apparaitra en rouge et la cellule sera verrouillée (pas de changement inopiné possible). Conditions de passage du CCF : La somme des informations concernant le travail des compétences et leur évaluation est compilée dans 2 onglets différents pour le BEP et le Bac Pro. Chaque unité d examen est constituée d un nombre variable de compétences Un élève est considéré comme «Prêt à être mis en situation d évaluation» lorsque : L ensemble des compétences d une unité a été vu au moins 1 fois Les compétences d une unité ont été vues en moyenne 2 fois La note moyenne obtenue est 2/3 Visualisation du bilan récapitulatif des CCF [en page d accueil] Les pastilles vertes indiquent que, pour l U21, les élèves 1 ; 4 ; 6 ; 7 ; 8 ; 9 ; 12 ; 13 sont prêts à être mis en situation d évaluation pour le CCF de l unité U21. Ce n est pas le cas des élèves 2 ; 3 ; 10 (ayant quitté la formation), ni de l élève 5 qui n a pas atteint les critères de maîtrise de la compétence. On notera que le CCF concernant l U31 a été passé lors de la seconde, le 06/03/12 pour la majorité des élèves, le 23/04/12 pour l élève 5. L élève 7 n est pas encore prêt pour cette évaluation. Concernant l UP1 de la certification intermédiaire, tous les critères ne sont pas réunis pour procéder à l évaluation. 06/03/12 06/03/12 23/04/12 06/03/12 06/03/12 06/03/12 06/03/12 06/03/12 Stratégie globale de formation et suivi individualisé Guide d utilisation - Page 13

14 Exemple de suivi du Baccalauréat professionnel : Exemple de suivi du diplôme de certification intermédiaire (BEP ou CAP selon les formations) Stratégie globale de formation et suivi individualisé Guide d utilisation - Page 14

15 8. Fonction Impression : Une fonction d aide à l impression est disponible pour l affichage «papier» Une boîte de dialogue permet d imprimer tous les éléments du fichier : La stratégie Globale de Formation peut être imprimée au choix : 1. Dans sa globalité 2. Par professeur 3. Par niveau de classe : - Seconde - Première - Terminale 4. Emploi du temps (par année ou bilan total) 5. Page d accueil (Bilan des CCF niveau 4 & 5) Stratégie globale de formation et suivi individualisé Guide d utilisation - Page 15

16 9. Nouveautés : Rentrée 2015 : Insertion/Suppression d une ligne dans la stratégie globale de formation. Positionnez-vous à l endroit où vous souhaitez insérer une ligne et cliquez sur le bouton Ins. L. On vous demande de confirmer l insertion. Celle-ci est accompagnée d un schéma pour limiter les erreurs. La suppression fonctionne de la même manière. la ligne à supprimer et de confirmer la suppression. Il suffit de se positionner sur Absences aux cours En page d accueil un nouveau bouton Absence. Il affiche le nombre d absences par élève accompagné d un graphique. Stratégie globale de formation et suivi individualisé Guide d utilisation - Page 16