GESTIMMO3.0. Guide utilisateur

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1 GESTIMMO3.0 Guide utilisateur

2 LCA Conseils. Tous droits réservés. Guide de l utilisateur Gestimmo pour Windows et Macintosh. Ce manuel, de même que le logiciel dont il traite, est fourni sous licence et ne peut être utilisé ou copié que conformément à la licence. Les informations contenues dans ce manuel ont un caractère informatif et peuvent être modifiées sans préavis. Elles ne constituent en aucune manière un engagement de la part de LCA Conseils. LCA ne peut être tenu pour responsable des erreurs ou des inexactitudes apparaissant dans ce document. Sauf autorisation spécifiée dans la licence, aucune partie de ce manuel ne peut être reproduite, enregistrée sur un système de recherche ou transmise sous quelque forme ou par quelque moyen que ce soit (enregistrement électronique, mécanique ou autre), sans l autorisation écrite préalable de LCA. Nous attirons votre attention sur le fait que les images ou illustrations que vous pouvez être amené à utiliser dans vos projets peuvent être protégées par des droits de propriété, auquel cas leur exploitation sans l autorisation de l auteur constituerait une violation de ses droits. Veillez à obtenir toutes les autorisations requises de la part des auteurs. Les références dans les modèles présentés sont fictives et ne réfèrent à aucune organisation particulière. LCA Conseils Guide Utilisateur 1

3 Sommaire Bienvenue dans Gestimmo Enregistrement... 4 Installation... 5 Configuration minimale requise... 5 Prise en main... 6 Utilisation du logiciel... 8 Chapitre 1 : Gestion de la base de données Gestion des biens Gestion des localisations Gestion Comptable Chapitre 2 : La barre d outils Supports de communication Exports et Contrôles Analyses de la base de données Option «Gestimmo Consult» Chapitre 3 : Mise à jour de son inventaire Export de la base de données Contrôle et mise à jour de l inventaire Import du fichier de contrôle dans Gestimmo...26 Paramétrage de Gestimmo Chapitre 4 : Configuration Utilisateurs «Général» «Utilisateurs» «Limitations Utilisateurs» Chapitre 5 : Intégration des données «Journal des sorties» «Requêtes» & «Ajouter une base» Chapitre 6 : Echange Administrateur «Photos / Plans» «Paramètres de connexion» «Nous contacter» LCA Conseils Guide Utilisateur 2

4 LCA Conseils Guide Utilisateur 3 GESTIMMO 3.0

5 Bienvenue dans Gestimmo 3.0 L e nouveau Gestimmo 3.0 offre une série de nouvelles fonctionnalités et améliorations qui le rendent encore plus rapide et économe en ressources que les versions précédentes. La nouvelle architecture de ses fonctionnalités, la mise à jour en continu des bases de données et son fonctionnement en multitâches vous assurent un suivi et une sauvegarde de votre gestion plus performante que jamais. L interface utilisateur a été améliorée pour la rendre encore plus intuitive. Toutefois, si vous êtes bloqué, l assistance à distance, qui équipe toutes nos solutions logicielles, vous permettra de solliciter à tout moment un de nos techniciens. Gestimmo s adresse aux professionnels du secteur public et privé, travaillant en local ou sur postes en réseau. Pour les plus grandes entreprises ou bureaux, nous recommandons nos produits à gestion centralisée illimitée. Gestimmo 3.0 dispose désormais d une analyse encore plus rapide avec une prise en main de la gestion des paramètres et accès utilisateurs complète. Il comprend en plus : Un module de contrôle externe permettant la mise à jour d un inventaire ; Une gestion de paramètres par compte utilisateur complète ; Un module d impression allant de la création de fiches à l export de listings. Gestimmo 3.0 est basé sur plusieurs agents de contrôle qui permettent un travail en simultanée de plusieurs postes clients sur la même base de données. Ses agents de contrôle assurent une protection résidente sur la base serveur et surveillent en permanence l ensemble des actions effectuées indépendamment sur chaque poste. Ainsi, tout risque de conflit et d erreur de manipulation sur la base est automatiquement détecté et signalé. Enregistrement Gestimmo et son pack de gestion de patrimoine contribueront à maintenir l état de votre patrimoine mobilier actualisé tout au long de l année, mais aussi par des contrôles aléatoires ou mise à jour complète de votre inventaire physique. Pour que LCA puisse continuer à vous fournir des logiciels de la meilleure qualité, à vous offrir un support technique et à vous tenir informé des derniers développements de nos outils, nos logiciels s accompagnent de licences liées à notre contrat de maintenance. La première fois que vous démarrez l application Gestimmo 3.0, vous êtes invité à procéder à l enregistrement des paramètres de connexion. Cet enregistrement vous permettra de valider votre licence client correspondante à votre pack logiciel et contrat de maintenance. LCA Conseils Guide Utilisateur 4

6 Installation Gestimmo 3.0 s installe sur un de vos serveurs en réseau alors que la ou les applications clients sont installées sur le disque dur des postes désignés pour l installation de l application. Configuration minimale requise Serveur SE : Windows Serveur ou système avec une base de données de type MySql Processeur : 1Ghz Ram : 1 a 2 GO Espace nécessaire : 1 GO avec stockage photo 200 MO sans photos Client SE : Windows XP, Windows Vista, Windows 7, Windows 8 Mise à jour Framework Microsoft 4.0 Processeur : 1Ghz Ram : 512 MO Carte graphique : 128 MO Espace nécessaire : 25 MO L application Gestimmo est installée par LCA Conseils via ses responsables informatiques. Ils se chargent d installer et mettre en place l architecture via l installation serveur et les installations clients. Une fois l installation terminée, il ne vous reste plus qu à lancer les applications clients sur les différents postes. Une fois lancée, l application vous demandera de renseigner les informations de paramètres de connexion et de noter votre numéro de licence. Si vous possédez déjà une licence, il vous suffit de copier celle-ci sur votre nouveau poste client. Si vous avez atteint la limitation de poste client associé à votre licence, contactez notre centre de support sur : LCA Conseils Guide Utilisateur 5

7 Prise en main B ienvenue dans l application Gestimmo 3.0, référence en matière de gestion de patrimoine mobilier. Avec son module de gestion mutualisée, ce nouveau logiciel offre aux gestionnaires de patrimoine un environnement complet pour suivre et gérer l ensemble des biens de manière intuitive et sécurisée. De plus, Gestimmo 3.0 étend la gestion de patrimoine mobilier en offrant dorénavant des options d administrations avancées, des exports personnalisés par filtre, des outils de statistiques et de requêtes plus performants ainsi qu une interface utilisateur enrichie. Gestimmo permet de réaliser un suivi et une gestion précise des biens, de faire le lien entre le gestionnaire comptable et le gestionnaire physique. Il fonctionne en réseau et peut être utilisé en simultanée sur plusieurs postes. Le nombre de licences correspond à une licence serveur plus les licences clients (fonction de votre pack). Pour les structures les plus importantes, nous recommandons une offre à licences illimitées permettant un déploiement sur un très grand nombre d utilisateurs (plus de 100) tout en gardant une gestion centralisée. Après avoir enregistré votre produit, obtenu vos licences et réalisé l installation auprès de nos techniciens, il vous suffit de double-cliquer sur l icône Gestimmo présente sur les postes clients. Une première fenêtre d identification apparaît à l écran permettant de vous identifier. Le nom d utilisateur et le mot de passe (définis par l administrateur) permettent l ouverture de Gestimmo avec les droits d accès correspondants. Une fois les identifiants validés, Gestimmo 3.0 s ouvre sur la fenêtre d accueil : - Les trois principales fonctions permettant d accéder aux fenêtres de gestion de votre base de données ; - La barre latérale regroupant une série d outils liés aux fonctionnalités précédentes - L accès au gestionnaire des paramètres. LCA Conseils Guide Utilisateur 6

8 Gestimmo 3.0 GESTIMMO 3.0 LCA Conseils Guide Utilisateur 7

9 Utilisation du logiciel En tant qu administrateur, quand le logiciel s ouvre avec la fenêtre d accueil, vous disposez de toutes les fonctions du logiciel Gestimmo 3.0. Cet affichage sera modifié en fonction des droits d utilisateur correspondant aux identifiants validés (l indication est précisée via les pastilles de couleur précédent la fonction : vert = activée ; jaune = désactivée). La navigation s effectue en cliquant sur les différentes fonctionnalités qui, en ce qui concerne les outils secondaires, peuvent être masqués pour optimiser l affichage des informations. L affichage des options s effectue en cliquant sur la flèche déroulante. Les trois onglets en haut de la fenêtre permettent de naviguer entre les trois principales fonctions : «Gestion des biens», «Gestion des localisations» et «Gestion comptable». Enfin, l accès aux paramètres généraux de Gestimmo 3.0 s effectue via la fenêtre d accueil en cliquant sur le logo situé à côté de votre identifiant. LCA Conseils Guide Utilisateur 8

10 Chapitre 1 : Gestion de la base de données G estimmo 3.0 est en charge de vous accompagner dans la gestion de votre base de données de votre patrimoine mobilier. La fenêtre d accueil de Gestimmo est composée de plusieurs onglets dont les trois principaux se situent en haut de celle-ci. La gestion directe de votre base de données s effectue au travers des ces trois principales fonctionnalités : Gestion des biens Gestion des localisations Gestion comptable Vous sélectionnez une fonction en cliquant sur son onglet, cela fera apparaître une nouvelle fenêtre. Pour la suite de la présentation du logiciel, nous serons en situation administrateurs afin d évoquer l ensemble des fonctions. 1.1 Gestion des biens Une fois cliqué sur l onglet «Gestion des biens», la fenêtre correspondante apparaît. Celle-ci contient l ensemble des informations relatives aux biens présents (étiquetés ou dénombrés) dans votre base de données. Elle se compose de 4 parties distinctes et d une barre de menu. LCA Conseils Guide Utilisateur 9

11 Sur la gauche de la fenêtre «Gestion des biens», nous retrouvons toutes les caractéristiques de localisations permettant d atteindre les biens contenus dans une salle. Arborescence des localisations Cette partie regroupe l ensemble des biens présents dans la base de données, triés en fonction de leur localisation. L arborescence des localisations vous permet de vous déplacer dans votre base de données à la manière d un explorateur Windows. Une fois atteinte la localisation désirée (Site->Bâtiment->étage->Salle), il ne reste plus qu à la sélectionner. Chaque salle est précédée de son code de localisation correspondant au numéro de code à barre attribuée lors de l inventaire (Code à barres disposé sur le chambranle de la porte ou à proximité de l entrée). Au dessus de cette arborescence permettant la navigation dans la base, un suivi apparait en fonction de l avancée dans celle-ci. Pour chaque niveau (Site -> Bâtiment ), un onglet permet un retour direct. Liste des biens Dans cet encadré, vous allez retrouver tous les biens d une localisation sélectionnée précédemment dans la partie «Arborescence des localisations». Ces informations sont réparties sur trois colonnes : - Le code : Numéro d inventaire (pour les biens étiquetés) précédé d un logo correspondant à la famille du bien (Mobilier, Informatique, Technique) ; - La quantité : Celle-ci est à 1 pour les biens étiquetés. Pour les biens dénombrés, la quantité de bien se trouvant dans la salle est indiquée ; - La désignation : Appellation du bien inventorié. Sur la droite de la fenêtre de «Gestion des biens», nous retrouvons toutes les caractéristiques techniques relatives à un bien ainsi que la zone d action associée. Caractéristiques d un bien Les informations précises du bien et toutes ses caractéristiques s affichent sur deux encadrés se situant sous la photo représentative du bien sélectionné (photo générique ou personnalisée). Ses caractéristiques se distinguent en deux catégories, la première reprenant les informations de localisations, et la seconde les caractéristiques techniques, comptable et autre du bien. LCA Conseils Guide Utilisateur 10

12 Zone d action La zone d action permet d effectuer des modifications sur les biens contenus dans votre base de données, qu ils soient étiquetés ou dénombrés. Différentes options sont possibles : - Ajouter : permet d ajouter un nouveau bien à votre base de données. Lors de l ajout d un bien, les caractéristiques principales sont obligatoirement à renseigner. Pour les champs tels que «Libellé» ou «Marque», Gestimmo vous proposera ceux déjà existants afin d homogénéiser la base de données. Un message d erreur apparaitra si le code-barre attribué existe déjà dans la base. - Modifier : permet de modifier tous les champs relatifs au bien. Pour confirmer les modifications apportées sur un bien, cliquer sur «Valider» ; - Supprimer : cette action permet de supprimer un bien directement de la base de données. Toute suppression de ce type est définitive. - Déplacer : permet de modifier la localisation d un bien et de l attribuer sur une autre salle. Une nouvelle fenêtre vous permet de sélectionner et faire «basculer», via les flèches, un bien d une localisation vers sa nouvelle destination. Un clic droit permet de cocher l ensemble des biens d une localisation. Barre de menu La barre de menu située en haut de la fenêtre permet d accéder aux fonctions «secondaires» de la gestion des biens : - Imprimer : Cette option vous permettra d imprimer automatiquement une fiche du bien sélectionné ; - Recherche : Au travers de la fonction «Rechercher», vous pourrez trouver un ou plusieurs biens par recherche de localisation, du code à barres, d index ou par des informations diverses ; - Plus d options : Ce menu permet d accéder aux fonctions «Envoyer une demande de réforme» et «Informer service fait». Ces demandes sont par la suite directement envoyées sur le compte utilisateur destinataire (défini en phase de configuration), dans l onglet «Gestion comptable». Ce menu contient également l option «Associer un fichier» permettant d attribuer tout type de document au bien sélectionné. LCA Conseils Guide Utilisateur 11

13 1.2 Gestion des localisations Une fois cliqué sur l onglet «Gestion des localisations», la fenêtre correspondante apparaît. Celle-ci contient l ensemble des informations relatives aux localisations recensées dans votre base de données. Elle se compose de 2 parties distinctes et d une zone d action. Arborescence des localisations Vous retrouvez sur cette fenêtre le même mode de navigation que précédemment, en arborescence. La navigation sous format «explorateur Windows» vous permet de sélectionner la localisation à modifier. Comme dans la fenêtre de gestion des biens, un suivi apparait en fonction de l avancée dans l arborescence des localisations. Caractéristiques des localisations L encadré situé à droite de l arborescence permet de visualiser toutes les caractéristiques de la localisation sélectionnée. LCA Conseils Guide Utilisateur 12

14 Zone d action La zone d action permet d effectuer les modifications désirées : Modifier : permet d accéder aux différents champs des caractéristiques de localisation pour y effectuer des modifications. Il est impossible de modifier le champ «CODELOC» correspondant au code de localisation attribué à la salle. Comme pour les codes de biens, celui-ci est unique et ne peut être modifié. Pour attribuer un nouveau code à une localisation, il faut supprimer l ancien puis en attribuer un nouveau. - Supprimer : cette fonction permet de supprimer définitivement la localisation avec l ensemble de ses caractéristiques. Cette action n est possible qu à condition que la localisation ne contienne aucun bien. - Ajouter : permet de créer une nouvelle localisation avec un nouveau «CODELOC». Gestimmo 3.0 fera un contrôle lors de la saisie du code de localisation afin d éviter un éventuel doublon avec une pièce existante. Cette fonction permet non seulement d ajouter une salle, mais aussi un bâtiment avec l ensemble de ses niveaux. Pour cela il suffit de se positionner sur le site choisi dans l arborescence et de cliquer sur «Ajouter». Gestimmo vous propose alors d ajouter un bâtiment en créant la première localisation. Il vous faudra alors renseigner les différents champs correspondant à la première localisation. Cette opération permettra à Gestimmo de créer l architecture de votre nouveau bâtiment. La création de nouveaux étages se réalise de manière identique à celle des bâtiments. Barre de menu La fenêtre de «Gestion des localisations» dispose de la fonction «Rechercher» permettant de trouver directement une localisation par son code à barres. Une fois cliquée sur «Ok», la localisation recherchée apparaitra directement sur la fenêtre avec son arborescence correspondante. LCA Conseils Guide Utilisateur 13

15 1.3 Gestion Comptable La fonction «Gestion Comptable» permet de centraliser les opérations des différents gestionnaires du patrimoine mobilier et de valider ou non leurs demandes. Vous trouverez deux catégories d actions : «Demande de réforme» et «Acquisitions» Demande de réforme Sur cet onglet, l utilisateur visualise l ensemble des biens pour lesquels une demande de réforme a été effectuée au travers de l interface «Gestion des biens». L affichage de ces biens s effectue de manière chronologique et affiche les informations suivantes : Utilisateur -> Date -> Désignation du bien En sélectionnant un bien, vous pourrez identifier plus précisément ses caractéristiques dans la partie de droite et/ou obtenir plus d informations : - Caractéristiques : L option «Imprimer fiche» vous permettra d afficher la fiche du bien et l option «Ouvrir fiche» vous redirigera vers la zone «Gestion des biens». LCA Conseils Guide Utilisateur 14

16 - Traitement de la demande : L option «Annuler la réforme» aura pour effet de supprimer le bien de cette fenêtre et «Valider la réforme» qui impliquera la suppression du bien de cette liste, mais aussi de la base de données. Acquisitions Identique à la demande de réforme, l utilisateur dispose sur cet onglet de toutes les actions effectuées comme «Service fait» ou «Ajout de biens» effectués dans la fenêtre «Gestion des biens». Comme pour les réformes, cet onglet liste de manière chronologique les actions d ajout et de service fait effectuées en «Gestion des biens». Pour chaque bien, vous pourrez là aussi imprimer ou ouvrir la fiche du bien et valider le service fait ou l ajout, ce qui entrainera la suppression du bien de cette liste. LCA Conseils Guide Utilisateur 15

17 Chapitre 2 : La barre d outils L a nouvelle interface Gestimmo 3.0 fournit des outils intégrés pour optimiser la gestion de votre patrimoine mobilier et fournir des supports d échanges et des extractions permettant l analyse et le suivi précis de votre base de données. Cette barre latérale, qui se rétracte sur la partie gauche du logiciel, peut s afficher à tout moment dans l utilisation de Gestimmo et ce, quelle que soit la fonction en cours (Gestion des biens, des localisations ou comptable). Grâce à ces nouveaux outils, vous pourrez mettre en place un suivi cohérent entre les différents utilisateurs et effectuer des tâches de contrôle élaborées et des exports précis de base ou statistiques. 2.1 Supports de communication Gestimmo 3.0 est un logiciel permettant de mutualiser les actions de l ensemble des utilisateurs. Dans un souci de circulation d informations entre les différents gestionnaires, différentes options permettent d échanger les actions réalisées, mais aussi des messages quels qu ils soient. LCA Conseils Guide Utilisateur 16

18 Messagerie Lorsque vous cliquez sur la fonction «Messagerie», une nouvelle fenêtre apparaît contenant deux onglets : - L onglet «Envoyer un message» - L onglet «Boîte de réception» «Envoyer un message» vous permettra de sélectionner un utilisateur de Gestimmo pour lui transmettre un message, quel qu il soit. La saisie s effectue dans l encadré puis il suffit de cliquer sur «Envoyer». La «Boîte de réception» contient l ensemble des messages que vous avez reçus. Ceux-ci peuvent provenir d un autre utilisateur ou de Gestimmo si votre gestion comporte le traitement comptable. Dans ce dernier cas, vous recevrez les confirmations ou annulations de «Réforme» et de «Service fait». Lorsque vous souhaitez supprimer un message de votre boîte de réception, il vous suffit de cocher le message à supprimer et de cliquer sur la «Corbeille» Bloc Note Cet outil vous permet de faire apparaitre un bloc notre sur lequel vous pourrez notifier toutes les informations souhaitées. Les informations saisies seront mémorisées à la fermeture et seront toujours présentes au lancement suivant. Les outils de «Messagerie» et de «Note» sont totalement indépendants de vos outils de gestion de messagerie habituels. Ils ne s appliquent qu à Gestimmo et ne sont pas en relation avec vos logiciels de bureautique (Ex : «Note» est indépendant de votre bloc note Windows). Cela dans le but de centraliser toutes les informations relatives à Gestimmo et à la gestion de votre parc mobilier. LCA Conseils Guide Utilisateur 17

19 2.2 Exports et Contrôles L utilisation de ses données en dehors d un gestionnaire de patrimoine est un fonctionnement nécessaire. Pour cela, Gestimmo 3.0 permet un accès intégral à la base de données et la possibilité de la mettre à jour au travers de contrôles optimisés par son module externe, LCA C&P. Exporter La fonction exporter permet d obtenir une copie de sa base de données au format.csv qui permet une ouverture libre via différent tableur. «Exporter» permet non seulement d obtenir une copie intégrale de sa base de données au format.csv mais il offre aussi la possibilité d effectuer un export personnalisé en appliquant différents filtres et/ou en sélectionnant les champs que l on souhaite faire apparaitre dans l export. Le filtrage peut s opérer en deux opérations, indépendantes ou cumulées : - L utilisateur peut directement sélectionner les champs qu il souhaite faire apparaître dans son export (partie de gauche) - L utilisateur peut appliquer un ou plusieurs filtres précis sur des champs croisés (zone «Options filtrage») Ces personnalisations d export peuvent être cumulées. Il ne reste plus qu à cliquer ensuite sur «Export Personnalisé» pour récupérer le fichier souhaité. LCA Conseils Guide Utilisateur 18

20 Imprimer La fonction «Imprimer» va vous permettre de générer l impression de fiches et/ou de listes sur l ensemble de votre base de données. Elle se divise en 3 onglets : «Imprimer des fiches» : vous pouvez imprimer une ou l ensemble des fiches d une localisation. Pour cela, il suffit de sélectionner la zone ou l impression doit avoir lieu. Cela peut aller d un bien à tout un bâtiment. «Imprimer des listes» : cette option vous permettra d imprimer le listing d une localisation après l avoir sélectionnée (allant d un site à une salle). Sur l aperçu, impression du listing d un étage avec sur la première ligne le récapitulatif du listing : localisation/nbre de lignes/nbre de pièces «Imprimer des codes-barres» : cette fonction vous permettre, si vous êtes équipé d une imprimante correspondante, de générer vos étiquettes avec une sérigraphie personnalisée. Vous pourrez définir vous-même le format et l apparence de votre étiquette, la sauvegarder puis l imprimer directement via Gestimmo 3.0. Contrôles La fonction de «Contrôles» dans Gestimmo 3.0 va vous permettre de vérifier et, si nécessaire, mettre à jour votre base de données. Pour cela, Gestimmo est lié à notre outil de mise à jour d inventaire, «LCA C&P» qui permet de ramener directement les informations récupérées lors du contrôle d inventaire. LCA C&P est un outil de mise à jour indépendant à Gestimmo, installé sur un ordinateur portable ou un Netbook. Via l option «Exporter les données pour le contrôle» de la fonction «Contrôles» de Gestimmo, vous allez pouvoir enregistrer, sur un support amovible, une copie de la base de données. Pour des raisons de sécurité, il est impossible d extraire directement la base de données de Gestimmo. LCA C&P se connectera à la copie de la base transmise sur laquelle toutes les modifications seront apportées. Le mode de fonctionnement du logiciel LCA C&P est présenté en Chapitre 3. LCA Conseils Guide Utilisateur 19

21 Après avoir effectué la mise à jour de l inventaire via l outil LCA C&P, il faut importer ces nouvelles données dans la fonction «Contrôles» de Gestimmo : «Importer un dossier de contrôle» Gestimmo 3.0 va alors importer l ensemble du fichier enregistré à la fermeture de LCA C&P, lors de la fin du contrôle d inventaire. Une fois importés, tous les biens ayant subi une modification au cours du contrôle vont apparaître dans un tableau de rapport. Ci-dessous, aperçu de la fenêtre de contrôles suite à un import de données : A ce stade des opérations, aucune modification ni n ont été effectuées sur la base de données. Cette opération ne sera effective qu après avoir cliqué sur l option «Lancer la mise à jour». Avant cela, il faut valider l ensemble des modifications relevées lors du contrôle d inventaire au travers du le tableau ci-dessus. Celui-ci regroupe l ensemble des opérations réalisées : - Id : chronologie des modifications enregistrées lors du contrôle d inventaire. C est également sur cette colonne que l utilisateur va sélectionner ou non la ligne pour mise à jour dans la base de données. - Table : indique si la modification concerne les caractéristiques d un bien ou d une localisation. - Types : signale l objet de la modification apportée lors du contrôle (déplacement, modification des caractéristiques, ajout, réforme). - Détails : précise les informations relatives au bien (quantité, localisation, caractéristiques). Une fois que l utilisateur a sélectionné les lignes pour lesquelles il accepte les modifications, il ne reste plus qu à cliquer sur : «Lancer la mise à jour». Ces modifications seront donc appliquées sur la base de données. L encadré du dessous permet de visualiser le bilan des modifications apportées avec la possibilité d exporter ce rapport sous format Word via l onglet bleu. LCA Conseils Guide Utilisateur 20

22 2.3 Analyses de la base de données Gestimmo permet d obtenir un rapport complet au travers de ses outils statistiques et d historique. Vous pouvez effectuer une analyse détaillée de la base de données et un suivi précis de l ensemble des actions réalisées sur Gestimmo 3.0. Statistiques Au travers de cette fonction, vous pourrez générer automatiquement un rapport de statistiques précis sur l ensemble de votre base de données. Ce rapport se crée directement sous format PowerPoint, ce qui rend obligatoire la présence sur le poste de ce logiciel du pack Microsoft Office. Les biens contenus dans la base sont rattachés à une «famille» (Mobilier, Informatique, Technique). Pour ceux dont la famille n a pas été renseignée, vous avez la possibilité de l attribuer directement via cette interface. Les biens non rattachés ne seront pas pris en compte lors de l analyse. Historique L option «Historique» de Gestimmo 3.0 permet de mémoriser l ensemble des actions effectuées par un utilisateur. Un tableau général des actions effectuées s implémente au fur et à mesure. Celui-ci indique : l utilisateur -> la date de l action effectuée -> le type d opération -> les détails de celle-ci. Une fonction «Filtres» est disponible afin de trouver directement les actions correspondantes à une opération particulière. Il est possible d exporter ces informations sous format.csv pour l enregistrer directement sur votre poste de travail ou sur un support amovible : «Exporter». Un utilisateur bénéficiera de l ensemble de l historique de ses actions alors que l administrateur Gestimmo pour visualiser l historique de tous les comptes utilisateurs. LCA Conseils Guide Utilisateur 21

23 2.4 Option «Gestimmo Consult» Une gestion de patrimoine mobilier et un suivi d inventaire physique ne peuvent être cantonnés et limités sur des postes dédiés avec un logiciel de gestion tels que Gestimmo. Il peut s avérer nécessaire pour des gestionnaires physiques ou même des responsables de services ou autres de bénéficier d un accès aux données. Pour cela, Gestimmo 3.0 permet un accès à la base de données externe en mode «consultation» via une simple adresse url. Tous les comptes utilisateurs de Gestimmo peuvent bénéficier d un accès à la consultation en ligne de la base de données (localisation + biens). Pour cela, il suffit de se rendre sur l adresse url correspondante et de s identifier avec le même nom et mot de passe que sur Gestimmo Application. Il est également possible de créer des comptes utilisateurs uniquement dédiés à l accès et la consultation en ligne de la base de données. (Ces comptes sont illimités en nombre) Si vous le souhaitez, l accès à cette consultation en ligne peut également se faire via le site internet de LCA Conseils (Contactez pour cela notre administrateur) LCA Conseils Guide Utilisateur 22

24 Chapitre 3 : Mise à jour de son inventaire C ontrairement à Gestimmo qui permet de gérer l ensemble de vos biens, LCA C&P n est pas voué à faire de la gestion de biens, mais à faire la mise à jour de votre inventaire. LCA C&P est l outil vous permettant d effectuer les contrôles précis et rapides avec, si besoin, la mise à jour physique de votre inventaire. LCA C&P n effectue aucune modification sur votre base. Il se connecte à une copie de votre base de données sur laquelle les contrôles ou la mise à jour sont effectués. Ensuite, lors de l import de ceux-ci, ces modifications doivent ou non être validées. 3.1 Export de la base de données La fonction «Contrôles» de Gestimmo 3.0 permet d exporter une copie de la base de données. Cet export crée un dossier à l emplacement choisi via une fenêtre de destination. Ce dossier va contenir toutes les informations nécessaires au contrôle de votre inventaire via LCA C&P. Il sera à copier au même emplacement que celui où se situe LCA C&P (par défaut, sur le bureau de l ordinateur portable ou du Netbook). 3.2 Contrôle et mise à jour de l inventaire LCA C&P est une application spécialement conçue pour réaliser des contrôles d'inventaires mobiliers, informatiques et/ou techniques. L'utilisation de cet outil permet d'effectuer des relevés de façon fiable et rapide. Au lancement de l application, LCA C&P va charger les informations contenues dans le dossier exporter de Gestimmo : «ControleInventaire». Une fois chargé, la fenêtre principale du logiciel s ouvre. Si le dossier de contrôle n est pas détecté et qu aucun chargement ne se lance, le logiciel va alors vous demander d importer ce dossier. Il faudra alors sélectionner celui-ci à l endroit où il a été copié. LCA Conseils Guide Utilisateur 23

25 Les étapes du contrôle L étape 1 consiste à scanner le code à barres d une localisation. Cela aura pour effet d afficher dans la partie gauche de la fenêtre l ensemble des informations relatives à celle-ci. L étape 2 correspond à la validation ou la modification de ces informations. Vous pouvez, à ce stade, soit «Valider» les informations affichées, soit les «Modifier» ou alors «Annuler». «Modifier» aura pour effet de déverrouiller tous les champs pour y effectuer les modifications nécessaires. «Annuler» vous redirigera vers l étape 1. Situations particulières : - Si le code de localisation est inconnu, LCA C&P vous proposera de créer une nouvelle localisation en renseignant les informations souhaitées. - Si le code est illisible, il sera plus fiable de retrouver ce numéro plutôt que d en créer un autre. Pour cela, il suffit de cliquer sur «Pas de code» au moment de scanner la localisation. Une nouvelle fenêtre apparaitre afin de saisir le code à barres d un bien se trouvant dans la pièce. Si une correspondance est trouvée, vous verrez les informations de localisation apparaitre avec l ancien code de localisation. Il ne vous reste plus qu à modifier celui-ci pour attribuer le nouveau puis valider. L étape 3, après validation de l étape 2, donne accès au contrôle d une localisation. Sur l encadré de droite apparait l ensemble des biens présents dans la pièce : les biens dénombrés (précédés de ) et les biens étiquetés (précédés de et de leur numéro). LCA Conseils Guide Utilisateur 24

26 Sur l encadré de gauche, vous trouvez : - la fenêtre permettant de saisir ou de scanner un code-barre de bien ; - le récapitulatif des éléments et actions réalisées dans la pièce (nombre de biens, nombre de biens modifiés, nombre de biens ajoutés, nombre de biens déplacés) ; - la zone d action (scanner ou saisir, ajouter ou modifier un lot, supprimer un bien) Lorsque vous scannez les codes bien présents dans une localisation, plusieurs scénarios sont alors possibles : - le bien présent correspond à la localisation, il apparait en - le bien scanné provient d une autre localisation, il apparait en - le biens scannée est inconnu et n est pas inscrit dans la base de données. LCA C&P vous proposera d ajouter ce bien en entrant les informations correspondantes (Libellé, Type ). Une fois les informations validées, le bien apparaitra alors en Il est également possible qu un bien présent dans la pièce soit mal référencé dans la base de données (caractéristiques erronées). Il faut alors sélectionner le bien et cliquer sur «Modifier Bien/Lot» dans la zone d action. Une fenêtre avec les caractéristiques du bien apparait alors sur l encadré de droite. Il ne reste plus qu à modifier les champs puis valider. Le bien apparaitre alors en Lorsque tous les biens ont été scannés, cliquez sur l onglet L étape 4 consiste à traiter les biens dénombrés et pour lesquels il n existe pas de code à barres. Si les lots de la pièce ont changé, il va falloir ajuster les informations (opération identique à celle évoquée précédemment). Tous les ajouts ou modifications vont passer par une fenêtre d identification des caractéristiques. Une fois les champs renseignés, il faut valider pour attribuer ces nouvelles informations. Les différents scénarios possibles sont : - un lot nécessite une modification (correction de quantité ou de caractéristiques). Sélectionnez le lot puis cliquez sur «Modifier Bien/Lot». Une fois les informations notifiées et validées dans la fenêtre d identification, le lot apparaitra en - un nouveau lot est à ajouter à la pièce. Cliquez sur «Ajouter Lot» puis renseignez informations dans la fenêtre d identification. Le lot sera ajouté et apparaîtra en LCA Conseils Guide Utilisateur 25

27 L étape 5 correspond à la fin du contrôle d inventaire. Une fois le contrôle terminé, fermez simplement le logiciel en cliquant sur Une sauvegarde locale est effectuée, vous devez maintenant effectuer une sauvegarde sur un support amovible afin de rapatrier les données dans Gestimmo. Fonction spécifique : Si un bien ou un lot a été détruit, il vous est possible de supprimer un bien ou un lot lors du contrôle. Il vous suffit de sélectionner la ligne correspondante puis de cliquez sur «Supprimer Bien». Toutefois, les biens supprimés ne sont pas mis à jour automatiquement lors de l import dans Gestimmo. Une demande de réforme est envoyée sur l onglet «Gestion Comptable» afin de valider ou non la sortie du bien de l inventaire. 3.3 Import du fichier de contrôle dans Gestimmo Une fois les opérations de contrôles terminées, un dossier est automatiquement crée à la fermeture de LCA C&P pour lequel vous avez choisi un répertoire de destination. Ce dossier va contenir toutes les modifications effectuées lors des contrôles et va se charger dans la fonction «Contrôles» de Gestimmo lors de l import des données. Il ne vous reste plus qu à traiter les modifications identifiées et les valider ou on sur la base de données (Cf. Contrôles p.18). LCA Conseils Guide Utilisateur 26

28 Gestimmo 3.0 GESTIMMO 3.0 LCA Conseils Guide Utilisateur 27

29 Paramétrage de Gestimmo 3.0 G estimmo 3.0 met à votre disposition une fonction «Paramètres» qui contient un certain nombre d options permettant de configurer entièrement les fonctionnalités et les accès aux différentes interfaces de l application. Cette fonction vous permettra d adapter entièrement Gestimmo aux profils des utilisateurs que vous pourrez créer. Elle permet de piloter entièrement l application en fonction de vos besoins. L accès à la fonction «Paramètres» est possible via l interface d accueil de Gestimmo 3.0, en cliquant sur le logo La fonction «Paramètres» se compose de neuf onglets distincts, uniquement accessibles en mode «Administrateur» : Général ; Utilisateurs ; Limitations Utilisateurs ; Journal des sorties ; Ajouter une base ; Photos/Plans ; Paramètres de connexion ; Nous contacter Pour vous guider au mieux dans la prise en main de toutes ces options et vous présenter les différents modes de configurations possibles, nous détailleront l ensemble de ces onglets en trois parties distinctes : «Configuration Utilisateurs», «Echange Administrateur» et «Intégration des données». LCA Conseils Guide Utilisateur 28

30 Chapitre 4 : Configuration Utilisateurs L a nouvelle version de Gestimmo a été élaborée afin de traiter plusieurs demandes simultanées par différents comptes utilisateurs, et ceux quel que soit le nombre de licences clients et le nombre de comptes utilisateurs mis en place. L un des objectifs de Gestimmo 3.0 consiste à mettre en place un suivi des biens en faisant le lien entre différents gestionnaires pouvant interagir de manière simultanée, depuis plusieurs postes et/ou comptes. Trois onglets vous permettent d administrer l ensemble de l application pour tous les comptes crées. 4.1 «Général» La fenêtre des «Paramètres» ouvre directement sur l onglet «Général» sur lequel vous pourrez obtenir les informations principales relatives à Gestimmo 3.0 (après avoir cliqué sur «Visualiser les paramètres»), mais aussi l accès aux configurations d accès des comptes utilisateurs. Paramètres de connexion à la base de données Numéro de licence Définit le dossier en se trouve les photos, plans, logo,... Paramètres d'impression des étiquettes Code-barres Mod1 à Mod 10 indique les chemins d'accès aux modules complémentaires Sur la droite de cet onglet, vous pourrez accéder aux paramètres identifiants du poste LCA Conseils Guide Utilisateur 29

31 Une fenêtre «Compte Utilisateur» apparait alors avec deux onglets distincts : «Modifier Compte» et «Général». Modifier Compte Cet onglet vos permettra de modifier l identifiant et le mot de passe du compte utilisateur en cours d utilisation sur Gestimmo. Sur un poste client ne bénéficiant pas des droits de paramétrage, seul cet onglet apparaitra directement au clic de la fonction «Paramètres» de la page d accueil : Général L onglet «Général» n est présent que sur un compte administrateur. Il se compose de plusieurs fonctionnalités spécifiques : - Dossier de l application : vous pourrez ici accéder directement au dossier dans lequel Gestimmo 3.0 est installé. - Télécharger Logo : permet d insérer directement votre logo sur l application. - Télécharger Photos : permet d insérer directement les photos destinées à illustrer votre base de données sur l application (un dossier doit au préalable être chargé avec ces photos). - Télécharger Plans : permet d insérer directement les plans correspondants à vos bâtiments sur l application (un dossier doit au préalable être chargé avec ces photos). - Raccourci Module : permet de donner l accès aux modules activés dans Gestimmo. Pour rappel, cet onglet n est pas présent sur les comptes utilisateurs n ayant pas accès à la fonction «Paramètres», mais uniquement sur un compte administrateur. 4.2 «Utilisateurs» L onglet «Utilisateurs» permet de gérer l ensemble des comptes utilisateurs de l application. Via ce mode, vous pourrez identifier tous les comptes existants, modifier leurs droits d accès sur l application, en ajouter ou encore en supprimer. Vous bénéficiez également d une option «Groupe» permettant de rattacher un utilisateur au groupe «Comptable» ou «Alertes». Ceci aura pour effet de permettre à ces utilisateurs de recevoir les messages relatifs à la gestion comptable (réforme, service fait) ou la gestion des alertes. LCA Conseils Guide Utilisateur 30

32 Onglet «Utilisateurs» : Cette fenêtre s organise en deux parties avec, sur sa gauche, l affichage des comptes existants et la zone d action (Modifier, Ajouter, Supprimer, Groupe) et à droite l ensemble des options pouvant être attribuées aux différents utilisateurs. La partie de droite se compose de 6 encadrés sur lesquels l administrateur peut sélectionner les droits pour un utilisateur : - Les champs accessibles par l utilisateur dans la gestion des biens ; - Les champs accessibles dans la gestion des localisations ; - Les fonctions accessibles pour l utilisateur (Gestions des biens ) ; - L autorisation d accès aux modules optionnels (Fol, SIFAC ) ; - L accès aux options dans la gestion des biens (Modifier ) ; - L accès aux options dans la gestion des localisations (Modifier ) ; Sur la partie de gauche, vous visualisez les utilisateurs existants. Un clic sur l un d eux permet d afficher ses droits. La zone d action située dessous permet de traiter ces comptes : - Modifier les droits d accès d un utilisateur ; - Ajouter un nouvel utilisateur ; - Supprimer un utilisateur ; - Attribuer un groupe à un utilisateur. Le bouton «Sauvegarder permet de mémoriser les attributions ou suppressions de droits effectuées pour un compte utilisateur. LCA Conseils Guide Utilisateur 31

33 4.3 «Limitations Utilisateurs» L onglet «Limitations Utilisateurs» permet de gérer la visibilité d une localisation (Etage, Bâtiment ou Site) pour un compte utilisateur. Cette option va vous permettre de limiter un utilisateur à ne visualiser que la zone souhaitée. Pour cela, sélectionner l utilisateur dont l accès doit être limité dans la partie de gauche. Ensuite, il ne vous reste plus qu à choisir la zone à laquelle il aura accès en la sélectionnant dans l arborescence de droite et en cliquant sur. Il vous est possible de sélectionner plusieurs localisations pour un même utilisateur. Celles-ci apparaîtront dans l encadré situé sous l arborescence. Une fois terminé, il ne reste plus qu à valider la configuration en cliquant sur «Valider». Lorsqu une restriction est paramétrée sur un utilisateur, un message vous l indiquera à sa sélection en vous précisant les zones accessibles par celui-ci. La suppression des restrictions s effectue en sélection celles-ci dans l encadré correspondant puis en cliquant sur «Supprimer» LCA Conseils Guide Utilisateur 32

34 Chapitre 5 : Intégration des données G estimmo 3.0 est un logiciel ouvert et non restrictif avec un accès intégral sur les échanges avec la base de données, son traitement avancé par envoi de requêtes et l ajout possible de base de données. Ces actions sont disponibles au travers de trois onglets qui sont mis à la disposition des responsables informatique ou pour l intervention d une mise à jour ou maintenance d un technicien LCA Conseils. Ces fonctions, principalement destinées à l administrateur LCA Conseils pour l installation et le paramétrage de l application, ne doivent, à priori, n avoir aucune utilité pour nos clients. Leur présence dans les paramètres permet une intervention ponctuelle pour une mise à jour du logiciel ou de votre base de données. Pour cela, vous trouverez ci-dessous une présentation succincte de ces trois fonctions. 5.1 «Journal des sorties» Cet onglet permet de visualiser tous les «appels» effectués par le logiciel à la base de données. Cela concerne uniquement le récapitulatif d une session, avec une remise à zero à chaque fermeture de l application. Aucune modification ou action n est réalisable sur cet onglet. LCA Conseils Guide Utilisateur 33

35 5.2 «Requêtes» & «Ajouter une base» Ces deux fonctions, très spécifiques», sont exclusivement réservées aux responsables LCA Conseils et/ou à vos administrateurs informatiques. Via ces fonctions, un traitement direct peut être effectué sur la base de données et les configurations internes de Gestimmo 3.0 qui s avéreront irréversibles. Envoi de requêtes : Cette fonction permet d envoyer directement une requête informatique sur la base de données afin d apporter une modification interne à l application ou aux données (modifications techniques ne pouvant être gérées par les interfaces de l application). Ajouter une base de données Par cet onglet, il est possible de remplacer une table de votre base de données (biens ou localisations), de supprimer ou d ajouter une base de données. Là encore, ces opérations sont irréversibles et ne doivent être pratiquées que par un responsable informatique. LCA Conseils Guide Utilisateur 34

36 Chapitre 6 : Echange Administrateur L e ou les administrateurs de Gestimmo 3.0 vont avoir à disposition un accès à la gestion des éléments complémentaires pour la base de données (plans/photos), aux paramètres de connexion de l application ainsi qu a l accès direct auprès d un responsable technique de chez LCA Conseils. Concernant les fonctions de modifications des plans est de paramètres de connexion, il est conseillé de prendre contact avec un responsable de chez LCA Conseils avant toutes modifications. 6.1 «Photos / Plans» Cette fonction vous permettra de gérer les photos contenues dans la base de données et d attribuer celles à ajouter. L option «Photos» Sur l encadré de droite, par l option «Liste des biens sans photos», vous pourrez obtenir tous les biens contenus dans Gestimmo pour lesquels aucune photo n a été attribuée. Il suffit alors de sélectionner un bien puis de lui attribuer une photo sur la partie de gauche en cliquant ensuite sur «Envoyer les photos». LCA Conseils Guide Utilisateur 35

37 Il vous est également possible d attribuer directement les photos manquantes par l option «Google». Gestimmo 3.0 ira alors directement chercher les photos sur le site internet de recherche Google. L option «Plans» L administrateur LCA Conseils pourra attribuer des plans fournis au format pdf sur les différents bâtiments recensés dans la base de données,lors de la configuration de l application. L attribution des plans se fait en sélectionnant le dossier contenant ceux-ci au format pdf puis en sélectionnant le bâtiment sur lequel ils doivent être attribués. 6.2 «Paramètres de connexion» Les paramètres de connexion sont traités au moment de l installation de l application, sur chaque poste client. Cette installation est gérée par un responsable LCA Conseils. Sur cette fenêtre, les informations de connexion à la base de données sont à renseigner. C est également à ce moment que le numéro de licence est à inscrire pour le déverrouillage de l application. LCA Conseils Guide Utilisateur 36

38 6.3 «Nous contacter» Cet onglet permettra à l administrateur de Gestimmo d envoyer directement un message aux techniciens de chez LCA Conseils. Une réponse vous sera alors renvoyée par mail ou par un contact téléphonique, dans un délai maximum de 72 heures. LCA Conseils Guide Utilisateur 37

39 LCA Conseils Guide Utilisateur 38 GESTIMMO 3.0

40 LCA Conseils s érige en partenaire afin que vous viviez la gestion de vos immobilisations comme une solution nouvelle répondant à vos obligations et aux nécessités de votre gestion interne, et non plus seulement comme une contrainte. Mail : contact@lcaconseils.com Web : Portable : LCA Conseils Guide Utilisateur 39