Une prestation de gestion. intégrale et intégrée. pour les écoles

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1 Une prestation de gestion intégrale et intégrée pour les écoles Février 2010

2 Un logiciel spécifique pour les écoles Une plateforme informatique ultra-moderne et complètement sécurisée Des spécialistes comptables et financiers pour la gestion du back-office

3 Le logiciel "Écoles" Facturation Clients Clients Fournisseurs Base scolaire Comptabilité Tiers Tiers Tableaux de bord Budget Budget Trafic Trafic des des Paiements Paiements et et Trésorerie Trésorerie Comptabilité générale générale Salaires Salaires 3

4 La Base scolaire Données Fiche d'identité des élèves Nom, prénom, sexe, date d'arrivée et de départ Recommandé par, confession, langue de correspondance, autorisation de sortie, autorisation photo publique ou privée Classe en cours, nationalité(s), langue(s), autorité parentale, photo de l'élève, champ notes Scolarité Année scolaire (+ historique), classe, montant à facturer, adresse de facturation, nombre de périodes de facturation, remise Adresses Par fonction (père, mère, baby sitter, employeur, etc...) : nom, prénom, rue, localité, téléphone privé, professionnel, portable, téléphone 4, 5, 6, adresse Personne(s) habilitée(s) à prendre l'enfant à l'école (nom, téléphone, personne ayant autorisé, période(s) et date(s) d'autorisation, commentaire) Santé Médecin traitant Liste des maladies / allergies 4

5 La Base scolaire Fonctionnalités Facturation Sur base des éléments de facturation provenant de Scolarité ou Activités Mensuelle Pluri-mensuelle (trimestrielle, annuelle) Éditions rapports tableaux de bord Sur l'ensemble des données disponibles dans la base scolaire Liste des élèves par classe, par activité, par langue,... Une activité ou plusieurs activités Par enfant ou par famille (plusieurs enfants) Liste des adresses des parents Etc... Avec référence à la facture émise et comptabilisée Avec référence à son statut (ouverte, payée) 5

6 La Base scolaire 6

7 La Facturation Clients Données Référentiel de tiers Multi-adresses : Parents Employeurs Médecins Etc... Adresse postale, , téléphones Référentiel unique pour tous les modules Fonctionnalités Factures Modularité : Par famille (plusieurs enfants) Partage entre plusieurs débiteurs Par prestations (écolage, garderie,...) Avec BVR Notes de crédit Rappels par factures ou par relevé de compte avec BVR + 7

8 La Facturation Clients 8

9 La Facturation fournisseurs Données Adresses Postale, , téléphones Références bancaires (IBAN) pour paiement en protocole DTA Fonctionnalités Factures Paiement à l'échéance sur proposition Protocole DTA Copie électronique de la facture Notes de crédit Échéancier des dettes 9

10 La Comptabilité générale Données Gestion des tiers Factures entrantes et sortantes Gestion bancaire Paiements entrants et sortants Fonctionnalités Situation et tableaux de bord Mensuelle, trimestrielle Clôture annuelle Bilan, Pertes et profits Gestion comptable Opérations diverses, provisions, amortissements, Journaux, relevés bancaires 10

11 Le Budget Données Budget annuel Fonctionnalités Suivi mensuel ou trimestriel Charges Revenus Ventilé selon activités Écolage Parascolaires Suppléments (repas, transports) 11

12 Le Budget 12

13 La gestion des salaires (*) Données Identification des employés Salaires mensuels / horaires Assurances sociales Fonctionnalités Calcul des salaires Mise en paiement par DTA Comptabilisation globale Décomptes sociaux mensuels et annuels (*) Sur plateforme informatique séparée 13

14 La gestion des salaires 14

15 Le trafic des paiements Fonctionnalités Factures clients Intégration et lettrage automatique des factures avec BVR Factures fournisseurs Mise en paiement par fichiers électroniques DTA Relevés bancaires Intégration automatique des écritures hors BVR et DTA par fichiers électroniques Swift 940 Mise à jour de la Base scolaire 15

16 La plateforme informatique Une infrastructure externe sécurisée technologie de pointe (cloud computing) coûts réduits plus besoin de serveur interne à votre école sécurité absolue (liaisons Web sécurisée, sauvegarde toute les heures,...) puissance adaptable aux besoins Des logiciels opensource gratuits OpenERP Jasper (éditeur de rapport) interface utilisateur client léger (GTK) ou ultra-léger (Web) éditions en Pdf, Excel, etc interface aisé avec tout autre système interne ou externe 16

17 L'externalisation des compétences Des spécialistes Gestion budgétaire Gestion comptable Gestion du trafic des paiements Gestion des salaires Gestion informatique Des activités Élaboration du budget Comptabilité des tiers Comptabilité générale Gestion administrative du personnel (salaires, impôts, permis) * La fiscalité n'est pas comprise dans le forfait 17

18 Qui fait quoi? Vous Saisie et mise à jour des référentiels Élèves, prestations, etc... Création et validation des factures clients Transmission des pièces comptables à Uniforme Nous Saisie des factures fournisseurs Calcul et mise en paiement des salaires Traitement des paiements entrants et sortants Comptabilité Déclarations TVA, tableaux de bord, bilan, PP, assistance à la révision Gestion de la plateforme informatique Etc... 18

19 Les étapes de mise en route Avant Mise en adéquation de l'organisation Création de l'environnement informatique Après Répartition des tâches Assistance au démarrage Formation complémentaire Paramétrage technique Paramétrage fonctionnel Reprise de données Tests Formation 19

20 Les tarifs Coût unique Création de l'environnement informatique, paramétrage CHF 4'000 Installation locale, liaison web Coût d'utilisation récurrent Par élève CHF par mois sur 12 mois = CHF par élève et par an Par PC : CHF 500 Formation Par collaborateur : CHF 2'500 Reprise de données Selon time-sheet 20

21 Les avantages Économies Suppression de l'informatique locale Serveur, sauvegarde Licences logiciels Disponibilité de professionnels de la gestion du back-office Qualité des prestations Rapidité d'exécution Performance Efficacité Intégration des outils de gestion Base de données unique Facilité Vous vous occupez de votre métier. Vous déléguez le reste! Un application unique et intégrée dédiée au métier des écoles Suppression des tableurs multiples Toutes les informations au même endroit 21

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