Formation Mes restitutions DDI Restitutions Budget

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1 Dernière modification : 03/02/2012 Formation Mes restitutions DDI Restitutions Budget REF : BUD_M00_000_01

2 Sommaire Restitutions Budget Comment suivre mon budget par axes d imputation? INF-BUD-41 : Tableau de bord de la consommation des crédits en AE et CP INF-BUD-40 : Suivi consommation AE et CP par Axe d analyse INF-BUD-39 : Situation à date de l exécution de la dépense Annexes : Explication des différents ratios, présentation de la FMEDDW et Trucs & Astuces 230 2

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4 Définition et enjeux des restitutions Budget Définition et enjeux Le suivi budgétaire consiste à connaître les disponibles et à suivre les consommations en AE et en CP selon différents axes d analyse. Le service prescripteur n étant pas exécutant de la dépense, il est donc indispensable qu il puisse suivre sa consommation budgétaire en AE et en CP. Chorus permet la prévision et la gestion des ressources, par le biais des restitutions budget afin que le service prescripteur puisse : - Mieux maîtriser le risque budgétaire, - Optimiser la gestion budgétaire des crédits cela à travers les restitutions budget clés présentées dans les diapositives suivantes. 4

5 Les objectifs du chapitre A l issue de ce chapitre, je serai capable de : Suivre les consommations budgétaires en AE et CP de mon service prescripteur Suivre mes disponibles pour commander et pour payer Comparer l exécution réelle du budget par rapport aux prévisions (programmation) 5

6 Les restitutions indispensables du Service Prescripteur BESOINS INFOCENTRE Obtenir un tableau de bord à date de ses crédits, de la consommation, et des disponibles INF-BUD-41 RESTITUTION CLE Suivre sa consommation suivant plusieurs axes d analyse INF-BUD-40 Pour aller plus loin Suivre sa consommation à date par rapport à la programmation INF-BUD-39 Pour aller plus loin 6

7 m2 Restitutions Budget Comment suivre la consommation par axes d imputation? INF-BUD-41 (1/3) La INF-BUD-41 permet d afficher à une date donnée un tableau de bord de la consommation des crédits en AE et CP RESTITUTION DE RÉFÉRENCE POUR PILOTER SON BUDGET : Permet de suivre son budget suivant les principaux axes budgétaires : «Centre Financier» (UO), «Centre de Coût» (service bénéficiaire de la dépense), «Référentiel de programmation» (activité) Affiche en même temps AE et CP (contrairement à d autres restitutions telles que la ZBUD01) Offre en option un premier niveau de détail sur la typologie des consommations Bénéficie des avantages de l Infocentre : simple, rapide et ergonomique. Ne nécessite pas ou peu de remise en forme. 7

8 Diapositive 7 m2 Pour la slide: Harmoniser les points apposés à la fin des phrases. Soit on en met partout soit on en met pas. Pour le commentaire de la slide: Faute d'orthographe "au détail des transactions ayant contribuées aux consommations" Faire une phrase complète et non une simple anotation "Toutefois, cette restitution suffit pour des besoins de pilotage et de constitution de tableaux de bord". mguignar; 14/03/2012

9 Comment suivre la consommation par axes d imputation? Utilisation de la restitution Infocentre INF-BUD-41 (2/3) Présentation théorique des critères de lancement : Axes d'analyse Périmètre financier Hiérarchie de centre financiers Centre financier Mois de fin de période Commentaires Budget général / Budget Annexe / Comptes Spéciaux O Niveau de regroupement des centres financiers ( Programmes/BOP/UO) O Structure organisationelle au sein de laquelle est mis en place et/ou exécuté le budget et qui correspond à la structure financière LOLF "Programme/BOP/UO" Mois dérivé de la date de comptabilisation des AE et CP O O Obligatoire (O/N) Hiérarchie de fonds Niveau de regroupement de fonds N Cliquer sur l icône Pour visualiser le résultat 8

10 Comment suivre la consommation par axes d imputation? Utilisation de la restitution Infocentre INF-BUD-41 (3/3) Présentation pratique des critères de lancement : Rester sur BG00 (Budget Général) Renseigner «Hiérarchie données de base BG00, BA00 et CS00» de l année de votre choix (par exemple 2012). Choisissez une ou plusieurs UO (par exemple votre UO DDI sur le programme 0333). Attention à ne pas sélectionner un programme en entier! Saisissez directement le mois sur 3 chiffres (001 = janvier et 012 = décembre) puis l année (2012), séparés par un point. Attention à choisir une année cohérente avec celle de la «hiérarchie de centres financiers retenue». Pour gagner du temps : Sauvegarder ses critères de lancement pour ne pas avoir à les ressaisir à chaque utilisation de la restitution 9

11 Comment suivre la consommation par axes d imputation? Comprendre la restitution Infocentre INF-BUD-41 (1/3) Cliquer sur la flèche affiche des détails supplémentaires LIGNES = Axe(s) d analyse affiché(s) par défaut. Dans cette restitution, le Centre Financier (UO) CARACTERISTIQUES LIBRES = Axes budgétaires optionnels que vous pouvez rajouter dans la restitution. Les plus utiles sont : le centre de coûts, le domaine fonctionnel (action-sous-action) et le référentiel de programmation (activité). Pour rajouter un axe dans le tableau : le faire glisser de «Caractéristiques libres» à «Lignes» 10

12 LES CONSOMMATIONS PROVIENNENT DE PLUSIEURS SOURCES : Restitutions Budget Comment suivre la consommation par axes d imputation? Comprendre la restitution Infocentre INF-BUD-41 (2/3) Nom de la colonne Définition des indicateurs Affiché par défaut? Crédits AE / Crédits CP Consommations AE Engagements juridiques sans pièces BN Dotations d AE ou de CP descendues au niveau de vos UO (attention la notion n a pas de sens à un niveau infra UO) Montants consommés par : les EJ «commandés», les DP Directes, les rétablissements de crédits, les écritures correctives, la paie et les autres dépenses, incluant les mouvements sur EJ et DP d années antérieures. Montant d AE consommé par des EJ - pièces de blocage de fonds 11 Oui Oui (détail de conso AE) DP Directes Montants consommés par les DP Directes (détail de conso AE) Opérations de régularisations en AE RDC en AE Paie PSOP / Paie HPSOP en AE Montants consommés par des opérations de régularisation Montants consommés par des rétablissements de crédits (la variante RDC BN en AE se focalise sur ceux de ces rétablissements qui s opèrent sur des pièces de blocages de fond Montants consommés par la paie PSOP ou Hors PSOP en AE (détail de conso AE) (détail de conso AE) (détail de conso AE) Autres dépenses Montants consommés par tous les autres types de dépenses (détail de conso AE) 4 colonnes additionnelles permettent de visualiser la part de leur consommation qui découle (détail de POUR LES PLUS CURIEUX SEULEMENT :

13 UTILE POUR UN SUIVI DES EN- COURS Restitutions Budget Comment suivre la consommation par axes d imputation? Comprendre la restitution Infocentre INF-BUD-41 (3/3) Nom de la colonne Consommations CP Montants de CP préenregistrés Définition des indicateurs Montants consommés par : les CP «payés» (DP mises en paiement), les rétablissements de crédits, la paie PSOP et HPSOP, et les autres dépenses en CP. Lorsque le Service exécutant reçoit la facture, il enregistre la DP dans chorus, les CP sont alors consommés au statut «Pré-enregistrés» Affiché par défaut? Oui Oui Montants de CP facturés Lorsque la DP est comptabilisée par le comptable, les CP consommés sont au statut «Facturés» Oui Montants de CP payés Lors que la DP est mise en paiement par le système, le virement à lieu, les CP consommés sont donc considérés comme effectivement «Payés» Non Disponible pour préenregistrer Budget en CP Montant des DP en cours de saisie dans Chorus Oui Disponible pour facturer Budget en CP Montant des DP validées dans Chorus Oui Attention Disponible! Le calcul pour des payer disponibles Budget n a en pas CP de Montant sens en dessous DP payées du niveau dans UO, Chorus car c est à l UO que les crédits Oui sont mis à disposition (et non a l action ou au centre de coût). Lorsqu on ajoute des axes budgétaires autres que le centre financier, il ne faut donc pas tenir compte des chiffres négatifs qui s affichent dans les colonnes «disponible» au niveau de ces axes 12 additionnels.

14 Comment suivre la consommation par axes d imputation? Exploiter la restitution Infocentre INF-BUD-41 (1/2) 1/ SUIVRE SA CONSOMMATION SUR UNE UO PROPRE À LA DDI : aucun changement de mise en forme n est nécessaire. 2/ SUIVRE SA CONSOMMATION SUR UNE UO «MUTUALISÉE» (i.e. sur laquelle plusieurs services viennent consommer ex: UO Préfecture du programme 0333) ou bien s assurer qu aucun autre service n est venu consommer par erreur des crédits sur votre UO : faire glisser «Centre de Coûts» de «Caractéristiques libres» vers les «Lignes», comme ceci : 3/ SUIVRE SA CONSOMMATION À L ACTION /SOUS-ACTION : Faire glisser «Domaine Fonctionnel» de «Caractéristiques Libres» vers les «Lignes» : 13

15 m1 Restitutions Budget Comment suivre la consommation par axes d imputation? Exploiter la restitution Infocentre INF-BUD-41 (2/2) 4/ SUIVRE SA CONSOMMATION PAR ACTIVITÉ : Faire glisser «Référentiel de programmation» de «Caractéristiques Libres» vers les «Lignes». Remarque : L activité est une maille de référence pour la programmation budgétaire. Elle sera à terme utilisée sur tous les programmes. Points d attention - «Pourquoi je vois apparaitre des disponibles négatifs?» - «Qu est-ce que c est que ce machin NON AFFECTE?» Comme évoqué plus haut, les budgets sont mis à disposition au niveau des UO. Lorsqu on descend d un cran au niveau d un centre de coût, il n y a donc pas de budget alloué, donc pas de «disponible» non plus. Pour avoir une idée de son disponible, il faut donc toujours regarder au niveau de la ligne correspondant à l UO. Un axe tel que le centre de coût n est renseigné qu au moment de l engagement juridique. Aussi, tant qu il n y a pas eu d engagement (et donc de consommation), le budget n est donc affecté à aucun centre de coût, d où la mention «non affecté». 14

16 Diapositive 14 m1 Doit-on vraiment garder cette formulation? "Qu est-ce que c est que ce machin NON AFFECTE " Je remplacerai le mot machin... Le point 4 n'a pas la même police que les points précédents... à revoir mguignar; 14/03/2012

17 Exercice Manipulation de l INF-BUD-41 Objectifs de l exercice 1/ Lancer et mettre en forme une INF-BUD-41 afin de piloter la consommation des crédits sur des programmes de votre périmètre 2/ Détecter d éventuelles erreurs d imputations sur les UO mutualisées 15

18 Exercice : manipulation de l INF-BUD-41 Enoncé Votre mission consiste à : - Sortir un état des consommations en AE / CP pour les fonctions support (programme 0333) de votre département : UO Préfet + UO DDI. - Rajouter les axes d analyses pertinents et ainsi vous permettre d analyser vos consommations par rapport à vos centres de couts, domaines fonctionnels, et référentiel de programmation - Rajouter une UO «métier» (programme 0177 ou 0206) dans votre tableau sans revenir à l écran de lancement de la restitution - Exporter votre tableau au format tableur. Conseils : - Pour rendre l affichage des activités plus parlant : Clic droit sur une activité : Propriétés > Caractéristiques : Afficher clef et texte. - Permuter les colonnes CC et DF afin de voir pour une UO si la dépense à bien été effectuée sur la bonne action, ou bien de voir pour une action donnée quelle UO a été imputée - Pour rajouter une UO dans la restitution : cliquez sur le bouton «Filtre» puis «Ecran de variables» 16

19 Les restitutions indispensables du Service Prescripteur BESOINS INFOCENTRE Obtenir un tableau de bord à date de ses crédits, de la consommation, et des disponibles INF-BUD-41 RESTITUTION CLE Suivre sa consommation suivant plusieurs axes d analyse INF-BUD-40 Pour aller plus loin Suivre sa consommation à date par rapport à la programmation INF-BUD-39 Pour aller plus loin 17

20 Pour aller plus loin : suivre ses consommations suivant des axes spécifiques INF-BUD-40 (1/5) La INF-BUD-40 permet de suivre la consommation (et uniquement la consommation) des AE et CP à une maille plus fine que les 5 axes budgétaires classiques (centre financier, compte budgétaire, fonds, tranche fonctionnelle, domaine fonctionnel). QUAND UTILISER CETTE RESTITUTION PLUTÔT QUE LA INF-BUD-41? Lorsque vous ne vous intéressez qu au consommé, Lorsque vous souhaitez restituer le consommé en fonction d axes spécifiques comme le compte général (comptes PCE) ou les axes ministériels libres (axes qui peuvent être renseignés dans Chorus Formulaires pour isoler/identifier certaines dépenses). Lorsque vous souhaitez construire des tableaux montrant l évolution de votre consommation dans le temps sur une base mensuelle. 18

21 Pour aller plus loin : suivre ses consommations suivant des axes spécifiques? Utilisation de la restitution Infocentre INF-BUD-40 (2/5) Présentation théorique des critères de lancement : Axes d'analyse Périmètre financier Commentaires Budget général / Budget Annexe / Comptes Spéciaux O Obligatoire (O/N) Cliquer sur l icône Pour visualiser le résultat Hiérarchie de centre financiers Centre financier Service Exécutant Mois de fin de période Compté général Localisation interministérielle Niveau de regroupement des centres financiers ( Programmes/BOP/UO) O Structure organisationelle au sein de laquelle est mis en place et/ou exécuté le budget et qui correspond à la structure financière LOLF "Programme/BOP/UO" O Service de la personne à l'origine de l'événement de gestion qui impacte les AE et CP. Les services exécutants seront par exemple ceux des personnes ayant créé l'engagement juridique, la demande de paiement ( directe ou sur EJ), les écritures correctives, les écritures de régularisation, etc... N Mois dérivé de la date de comptabilisation des AE et CP O Compte PCE saisi sur le poste de l'écriture qui peut être un compte de résultat (charge ou produit), ou un compte de bilan N La localisation interministérielle représente un axe géographique : pays, région, département, commune N 19

22 Pour aller plus loin : suivre ses consommations suivant des axes spécifiques? Utilisation de la restitution Infocentre INF-BUD-40 (3/5) Présentation pratique des critères de lancement : Rester sur BG00 (Budget Général) Renseigner «Hiérarchie données de base BG00, BA00 et CS00» de l année de votre choix (par exemple 2012). Choisissez une ou plusieurs UO (par exemple votre UO DDI sur le programme 0333). Saisissez directement le mois sur 3 chiffres (001 = janvier et 012 = décembre) puis l année (2012), séparés par un point. Attention à choisir une année cohérente avec celle de la «hiérarchie de centres financiers retenue». Commentaires : * Modalités de lancement globalement identiques à celles de la INF-BUD-41 * A moins de vouloir cibler sa requête, il est inutile de renseigner le service exécutant (i.e. CSP/CPCM) ou le compte PCE à ce stade. 20

23 Pour aller plus loin : suivre ses consommations suivant des axes spécifiques? Utilisation de la restitution Infocentre INF-BUD-40 (4/5) Mise en forme minimale proposée Le service exécutant utile peu dans votre cas, il est recommandé de le remplacer par l axe de votre choix, par exemple le compte général (compte PCE) Remarque : Le compte général (compte PCE) est la maille fondamentale du Plan Comptable de l Etat (PCE). Afficher «clef et texte» permet de rendre plus lisibles les comptes PCE 21 Les consommations s affichent par défaut par mois (en cumulé).

24 Pour aller plus loin : suivre ses consommations suivant des axes spécifiques? Utilisation de la restitution Infocentre INF-BUD-40 (5/5) Pour passer d une vision mois par mois à une vision «à date», faire glisser «Ex. compte. Période» en dehors du tableau Exemple d utilisation des axes ministériels libres pour identifier des dépenses spécifiques sur le BOP 206 : 22

25 Exercice Manipulation de l INF-BUD-40 Objectifs de l exercice Lancer et mettre en forme l INF-BUD-40 pour mesurer les consommations imputables aux intérêts moratoires. 23

26 Exercice : manipulation de l INF-BUD-40 Enoncé Votre mission consiste à : - Afficher les montants consommés par les intérêts moratoires à date sur le programme de votre choix. Conseil : 1/ Affichage des comptes PCE avec clé et texte 2/ Filtre uniquement sur le compte PCE des intérêts moratoires 24

27 Les restitutions indispensables du Service Prescripteur BESOINS INFOCENTRE Obtenir un tableau de bord à date de ses crédits, de la consommation, et des disponibles INF-BUD-41 RESTITUTION CLE Suivre sa consommation suivant plusieurs axes d analyse INF-BUD-40 Pour aller plus loin Suivre sa consommation à date par rapport à la programmation INF-BUD-39 Pour aller plus loin 25

28 Pour aller plus loin : suivre ses consommations suivant des axes spécifiques? INF-BUD-39 (1/2) Cette restitution a pour objectif de comparer les montants programmés, les crédits ouverts, les montants mis à disposition et les montants consommés au niveau des AE et des CP. Pour la programmation, cette restitution n affiche que la version de programmation D_ACT_REF. QUAND UTILISER CETTE RESTITUTION PLUTÔT QUE LA INF-BUD-41? UNIQUEMENT lorsque vous souhaitez comparer les montants que vous avez consommés aux montants que vous aviez prévu de consommer au titre de la programmation (naturellement, si vous n avez pas fait de programmation dans Chorus, rien n apparaitra dans les champs «AE/CP programmés»). 26

29 Pour aller plus loin : suivre ses consommations suivant des axes spécifiques? INF-BUD-39 (2/2) Critères de lancement : Axes d'analyse Commentaires Obligatoire (O/N) Périmètre financier Hiérarchie de centre financiers Centre financier Mois de fin de période Budget général / Budget Annexe / Comptes Spéciaux O Niveau de regroupement des centres financiers ( Programmes/BOP/UO) O Structure organisationelle au sein de laquelle est mis en place et/ou exécuté le budget et qui correspond à la structure financière LOLF "Programme/BOP/UO" Mois dérivé de la date de comptabilisation des AE et CP O O Cliquer sur l icône Pour visualiser le résultat 27

30 Pour aller plus loin : suivre ses consommations suivant des axes spécifiques? Comprendre la restitution Infocentre INF-BUD-39 (1/2) Les indicateurs de la INF-BUD-39 ne portent pas toujours des noms très intuitifs du point de vue UO (ils sont en revanche très clairs pour un RPROG). Voici le sens des indicateurs utiles : Nom de la colonne AE / CP programmés pour l année xxxx Définition des indicateurs Montant des AE ou des CP que vous avez programmés sur votre UO pour l année sélectionnée. Affiché par défaut? Oui Dotation répartie Montants des AE délégués à votre UO Oui Consommation AE Montant de vos consommations d AE Oui Mises à dispo et réallocations Montants des CP délégués à votre UO Oui Montants payés Montants des CP consommés. Oui Astuce : Pour en savoir plus sur le contenu d une restitution Chorus, cliquer sur le bouton «aide». Dans la plupart des cas, cela ouvre une fenêtre informative qui vous permet de connaitre la définition des indicateurs restitués. 28

31 Exercice Manipulation de l INF-BUD-39 Objectifs de l exercice -Sortir un état des consommations en AE et CP par rapport à la programmation - Rajouter l indicateur de votre choix dans la mise en forme permettant un maillage plus fin que la INF-BUD-41 (compte PCE par exemple) 29

32 Exercice : manipulation de l INF-BUD-39 Enoncé Votre mission consiste à : - Sortir un état des consommations des AE et CP programmés et consommés. -Visualiser le montant payé. 30

33 Conclusions Les restitutions de l Infocentre Chorus offrent un outil de suivi budgétaire pratique, simple d utilisation, et particulièrement adapté à la production de tableaux de bord. La restitution INF-BUD-41 se suffit à elle dans la plupart des cas. Pour répondre à des besoins d analyse plus spécifiques, il peut ponctuellement être utile d utiliser les restitutions INF-BUD-40 et INF-BUD-39 en complément. En revanche, sauf cas exceptionnels, nous vous recommandons d éviter le recours aux restitutions du cœur de Chorus (ex : zbud01) à des fins de pilotage budgétaire : La manipulation et l interprétation de ces restitutions, peu ergonomiques, requiert une haute technicité, Leur lancement est susceptible d affecter les performance de Chorus dans son ensemble, Leur seul intérêt est de permettre de remonter à un événement précis à partir d une consommation à condition de ne pas se perdre en chemin! Enfin, quelle que soit la restitution Chorus utilisée, il faut garder en tête qu elle ne restituera jamais que ce qui est contenu dans Chorus. Autrement dit : sans EJ au statut «commandé», pas de consommation d AE. Sans DP «payée», pas de consommations de CP. 31

34 Annexes 32

35 Annexes Détail pièces de saisie de budget Affichage des crédits DEFINITION Les pièces de saisie affichées via la transaction FMEDDW ont été créées depuis la transaction FMBB : LFI, PLF mise à disposition, mouvements de fongibilité, mouvements de crédits, réallocation de crédits et d ETPT, affectation et retrait d affectation sur tranche fonctionnelle, blocage de dépenses. La transaction «FMEDDW» permet un affichage de plusieurs pièces par poste ainsi qu une recherche des pièces selon des critères variés. Elle offre la possibilité de retrouver une pièce notamment à partir de la saisie du type de budget, d un centre financier, d un domaine fonctionnel ou encore d un fonds. Critères de lancement FMEDDW le périmètre financier la catégorie budgétaire (AE ou CP) Critères facultatifs mais conseillés : exercice comptable, type de pièce de saisie, centre financier 33

36 Annexes Indicateurs budgétaires Explication des principaux axes d analyse 34

37 Annexes Indicateurs budgétaires Explication des principaux ratios Libellé de l indicateur Consommation AE Consommation de CP Règles de gestion Montants engagés cumulés depuis le 1er janvier de l exercice sélectionné en critère de lancement Montants payés cumulés depuis le 1er janvier de l exercice sélectionné en critère de lancement : Montants CP payés et Ecritures correctives et régularisations, paie PSOP et paie Hors PSOP Affiché par défaut Oui Oui 35

38 Trucs et astuces Ne pas comparer les restitutions standard et les spécifiques Les restitutions spécifiques ECC commencent par «Z». Elles sont agrégées en fonction des besoins des ministères, des maîtrises d ouvrage et de la comptabilité publique. Les autres restitutions transactionnelles ECC sont des restitutions standards Exemple : Il est déconseillé de comparer la ZBUD01 avec la FMAVCR01 La transaction FMAVCR01 donne une situation macroscopique des budgets et ne peut donc pas convenir aux exigences de la LOLF. Seule la ZBUD01 fait foi car elle établit une situation aux travers de différents indicateurs conforme aux prérogatives de la DB. Exemple : dans la FMAVCR01, les crédits mis en réserve (pour aléas de gestion et régulation budgétaire) sont considérés comme disponible à engager. Dans la ZBUD01, ils sont bien «sanctuarisés» et n apparaissent pas dans le disponible. 36

39 Annexes Pour approfondir (1/2) Liens utiles Dans Diapason : rubrique «Restitutions» : > Guide des restitutions Infocentre (16/05/11) > Ateliers Restitutions (03/05/11) > Glossaire restitutions > Mode Opératoire - Restitution reporting hebdomadaire pour les gestionnaires > Les grands principes Dans Diapason : première page, sujet «Restitutions pour les Services Prescripteurs (1/2) - Le suivi budgétaire» (09/05/11) Dans Diapason : première page, sujet «Restitutions pour les Services Prescripteurs (2/2) - Le suivi de l'exécution de la dépense» (17/05/11) 37