Gestion Commerciale v4. Support de Cours

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1 2011 Gestion Commerciale v4 Support de Cours

2 GESTIMUM 2 / 184

3 1 Périmètre Fonctionnel schéma général Ergonomie La fiche Tiers Familles et sous familles Fiche des tiers Commerciaux Les Critères Ŕ Tables de référence Grilles de tarifs Frais Natures comptables Modes de règlement Gestion des encours Actions Les Articles Familles et sous familles Fiche article Gammes Le conditionnement Nomenclature / Forfait Valorisation de stock Taxe sur les alcools & Ecotaxe DEE Gestion des numéros de lots Gestion des numéros de série Les Documents Achats / Ventes Saisie de nouveau document Gestion de documents de ventes Transferts Automatiques Gestion de documents de stocks Echéances & Règlements Encaissements / décaissements Relances GESTIMUM 3 / 184

4 5.3 Traitement des effets Virements internationaux Non payés et différés Statistiques & Tableaux Croisés Dynamiques Statistiques Tableau croisés dynamiques Traitements Gestion d affaires & Planning des ressources Réapprovisionnement Commissions Déclaration d Echange des Biens Mise en place des promotions Transfert comptable Clôture annuelle Divers Gestion des devises Glossaires Traductions Réimputation Administration de la base Archivage des documents Purge des documents Débridage Raccourcis clavier Exercices Enoncés Solutions Modules optionnels Connecteur Outlook Pack décisionnel Bien démarrer un dossier...erreur! Signet non défini. 11 Glossaire GESTIMUM 4 / 184

5 1 Périmètre Fonctionnel schéma général GESTIMUM 5 / 184

6 1.1 Ergonomie Les codes couleurs Afin de faciliter et sécuriser la saisie, GESTIMUM est construit autour de codes couleurs, valables aussi bien en Gestion Commerciale qu en Comptabilité. Les fonds d écran sont : Verts pour les Prospects Bleus pour les Clients / Documents de ventes Rouge pour les Fournisseurs / Documents d achats Mauve pour les Stocks GESTIMUM 6 / 184

7 Les personnalisations > Affichage/ Barre d outils/ Personnaliser les barres d outils GESTIMUM offre la possibilité d ajouter en raccourcis les accès aux modules. Dans toutes les grilles d affichages du produit, un clic droit dans la liste propriété de la grille permet d ajouter une multitude de champs disponibles pour compléter l affichage. Ces paramétrages sont sauvegardés dans les fichiers Gestimum.preferences et Gestimum.grilles dans le répertoire C:\Documents and Settings\NomUtilisateur\Application Data\Gestimum. GESTIMUM 7 / 184

8 Dans les listes d affichages, la création de filtres est possible pour affiner les recherches. La combinaison de variables est illimitée et affectable soit à un utilisateur, un groupe ou l ensemble des utilisateurs. La fonction de recherche dans les listes permet de filtrer sur la colonne sélectionnée, le % peut être utilisé pour rechercher une partie du nom. Lors d une recherche, il faut d abord sélectionner la colonne de référence, celle-ci sera identifiée par le triangle bleu. GESTIMUM 8 / 184

9 Il y a une fonction de recherche avancée, dans la barre des tâches : La fonction Glisser/Déplacer peut être utilisée entre la liste article et un document. Pour utiliser cette fonctionnalité, il faut ouvrir simultanément les fenêtres : - du nouveau document, - de la liste articles, Puis faire glisser l article de la liste vers les lignes du nouveau document. Toutes les grilles peuvent être exportées dans un fichier texte, Excel ou XML. Dans GESTIMUM 3.8, les fenêtres des différents modules ont un arrière-plan de couleur. GESTIMUM 9 / 184

10 Notes utilisateur : GESTIMUM 10 / 184

11 2 La fiche Tiers 2.1 Familles et sous familles > Données\ Tiers\ Familles- sous familles de tiers Les éléments des familles et sous familles de tiers seront appliqués au tiers qui y sera rattaché. Dans l onglet Compta., il faut attribuer les natures de ventes et d achats car une famille de tiers peut être attribuée à un client et/ou à un fournisseur. GESTIMUM 11 / 184

12 2.2 Fiche des tiers > Données \ Tiers \ Prospects - Clients - Fournisseurs Les fiches Clients et Fournisseurs sont similaires. En ce qui concerne les Prospects, seuls les onglets «Compta» et «Banques» ne sont pas disponibles. Un prospect sera transféré automatiquement en client lors du transfert d un devis vers une commande. Onglet Général Les informations relatives concernent les coordonnées du tiers. Il est possible de créer plusieurs adresses de livraison. Les onglets facturation et livraison ne sont pas modifiables. Onglet Admin. Permet d associer les éléments de paramétrage pour la gestion du compte client. (Remise accordée, grille de tarif, des critères, des affectations). Onglet Compta Permet de définir le compte comptable et la nature comptable, le mode de règlement et la notion d un tiers payeur et de visualiser les encours du tiers. Onglet Banques Stockage des informations bancaires du client (RIB). GESTIMUM 12 / 184

13 Onglet Info. Saisie de l identité du tiers, de cellule commentaire illimité et d un message affichable lors de la saisie d un document. Onglet Contact Saisie des contacts associés à la société. Cependant les contacts peuvent être détachés des tiers pour ce faire, il faut aller dans le menu Données\ Contacts. Onglet Actions Pour établir un suivi des échanges avec le client, création d une fiche avec association de plusieurs éléments pour les notes internes. Onglet Champs Utilisateurs Présent uniquement si au moins un champ utilisateur est créé sur la table Tiers. 2.3 Commerciaux > Données\ Autres\ Commerciaux La création des commerciaux, va donner la possibilité de calculer des commissions. Il sera également possible de l associer à un client et/ou aux documents de ventes. GESTIMUM 13 / 184

14 2.4 Les Critères Tables de référence > Fichier\ Table de référence Les tables de référence sont saisissables en connexion exclusive et permettent de renseigner toutes les données de GESTIMUM en complément du menu «Données». Pour renommer les critères, il faut aller dans les préférences de gestion onglet tiers sous onglet critères de 1 à 5, personnalisation identique pour les critères articles. Attention : pour valider une ligne, il faut passer à la ligne suivante pour que GESTIMUM prenne la modification en compte. 2.5 Grilles de tarifs > Donnés\ Tarifs\ Grilles de tarifs GESTIMUM 14 / 184

15 Les grilles de tarifs sont associées au tiers de l onglet «Admin» et consultables à la saisie des documents de vente dans l onglet «Entête (suite)». Saisie des lignes de tarif Vous pouvez créer autant de lignes de tarifs que de conditions particulières applicables à un même tiers ou à une famille de tiers. Lorsque plusieurs lignes de tarif concernent un même article, le logiciel respecte certaines priorités. Remise sur familles, sous-familles d articles et sur articles Saisir le code de la famille, de la sous-famille ou de l article puis saisir la valeur de la remise. Cas particulier : pour les articles gérant les gammes, vous n êtes pas obligé de sélectionner les éléments de la gamme. Si vous souhaitez appliquer un tarif particulier à une gamme précise, vous devez sélectionner celle-ci. Vous pouvez appliquer une remise unique ou des remises en cascade. Une éventuelle majoration peut également être paramétrée avec le signe - devant la valeur (-2% applique une majoration du prix de 2%) Si la remise dépend de la quantité vendue, saisissez la quantité dans la colonne Seuil. Prix pour un article donné Saisir la référence de l article, éventuellement sa gamme et son prix (par défaut en devise société). Pour définir des prix en devise, indiquez le code de la devise dans la colonne Devise. Si le prix dépend de la quantité vendue ou achetée, saisissez dans la colonne Seuil, la quantité à partir de laquelle le prix sera appliqué. Remises en cascade Les remises en cascade peuvent s appliquer à une famille, une sous-famille d articles ou à un article précis. Vous pouvez appliquer jusqu à 6 remises en cascade. La remise en cascade peut s appliquer sur : Une unique ligne de tarif Pour cette ligne de tarif, saisir dans la colonne Remise, chacune des remises séparées par le signe +. Par exemple : Plusieurs lignes de tarif Lorsque les remises dépendent d un seuil de quantité, créer autant de lignes de tarif qu il y a de seuils de remise à distinguer. Saisir alors dans chaque ligne de tarif le signe + suivi de la remise (à l exception de la première ligne). Exemple 1 GESTIMUM 15 / 184

16 Deux remises sur article sont appliquées : 10% puis 5%. Les deux remises s appliqueront l une après l autre automatiquement selon la formule. Prix - Remise1 - Remise2 Avec Remise 1 = Prix * Taux Remise1/100 Remise 2 = (Prix -Remise1) * Taux Remise2/100 Pour un prix article de 10 Euros, vous obtenez un prix remisé de 8,55 : 10 - (1) - (0,45) Exemple 2 Une première remise de 10% est appliquée sur un article puis une remise supplémentaire de 5% à partir de 50 articles vendus/achetés s applique. La première remise (10%) s applique pour toute vente ou achat de l article. La deuxième remise intervient uniquement si la quantité d articles vendus / achetés est supérieure ou égale à 50. Dans ce cas, la remise s applique sur le prix remisé précédent (voir formule précédente). Exemple 3 Une remise de 10% sur une famille d articles ou une remise de 15% à partir de 50 articles vendus / achetés sont appliquées. Chaque remise s applique pour un certain nombre d articles vendus/achetés, il n y a pas de remise en cascade. Exemple 4 Pour un même article, deux prix sont définis : l un en euros (ou devise société), l autre en dollars. En réalisation de document, le tarif sera appliqué suivant la devise de celui-ci. GESTIMUM 16 / 184

17 2.6 Frais > Données\ Autres\ Frais Les frais seront saisies aux tiers Onglets «Admin» et/ou aux pieds de document. Deux types de frais sont disponibles, ce choix est à faire à la création de la fiche Frais : les frais de port les autres frais Les formules de calcul sont soit par montant fixe, pour un pourcentage du HT, soit par paliers. Le tarif transporteur sera ajouté dans une prochaine version, avec l intégration d un module de tarif transporteur. GESTIMUM 17 / 184

18 2.7 Natures comptables Les natures comptables sont à définir avant la mise en place des fichiers de données (clients, fournisseurs, articles, frais de port, ). Les natures comptables sont utilisées lors de : la transformation des factures de ventes et d achats en pièces comptables de ventes et d achats A la saisie des documents de vente et achat. Le logiciel propose automatiquement 6 natures comptables. Définition Chaque nature comptable décrit les numéros de compte comptable, les taux de taxes, les natures de TVA et de TPF à utiliser pour chaque article en fonction du client ou du fournisseur, pour impacter le pied d un document et lors du transfert comptable. Utilisation de la nature comptable Sur chaque fiche client et fournisseur, il faut attribuer la nature comptable qui correspondra au régime applicable au tiers. Une nature comptable unique est associée à un tiers (onglet compta de la fiche tiers). Pour chaque fiche famille article, sous-famille article, article et fiche frais, les informations des natures comptables sont proposées par défaut et peuvent être modifiées (le symbole «punaise» signale alors la modification). Lors de la facturation, le logiciel recherche la nature comptable (Achat ou Vente) du tiers ou de l article. Exemple : Pour un client dont la nature comptable est Vente France taux 19.6, s il achète des articles à un taux de tva de 5.5%, il faut modifier le taux de TVA directement dans la fiche de la famille, sous-famille, article ou dans la fiche de l article pour appliquer directement ce taux. GESTIMUM 18 / 184

19 > Fichier\ Nature comptable Domaine La sélection d un domaine est obligatoire. Une nature peut être soit de type Vente, soit de type Achat. Compte général La saisie de ce champ est obligatoire pour le transfert comptable de vos pièces. Le compte général doit correspondre au compte de ventes ou d achats le plus courant. Section analytique Cette section analytique est prise en compte lorsque vous avez paramétré l option «Analytique en gestion» dans les préférences de la gestion (onglet ventes et/ou achats). La saisie de ce champ permet de réaliser le transfert comptable à 100% de cette section vers les écritures analytiques reliées au compte général ci-dessus. Journal Pour un transfert comptable vers GESTIMUM Comptabilité ou vers un fichier texte, le choix du journal est obligatoire. Le fichier des journaux est commun aux logiciels GESTIMUM Gestion Commerciale et GESTIMUM Comptabilité. Escompte / Remise en pied de facture / Retenue de garantie Sélection obligatoire des comptes pour distinguer les montants d escompte, de remise en pied de facture et la retenue de garantie sur les écritures comptables suite au transfert comptable. TVA Le numéro de compte de TVA doit correspondre au compte de TVA le plus courant pour ce type de vente ou d achat. Il en va de même pour le taux de TVA et la nature de TVA. En cas de changement du taux de TVA, il suffit d indiquer la date de mise en application et de saisir le nouveau taux pour que celui-ci soit pris en compte automatiquement. Attention : le compte de TVA appelé doit être correctement paramétré dans le plan comptable général GESTIMUM 19 / 184

20 1ère et 2ème TPF Il est possible de paramétrer deux TPF en indiquant pour chacune d entre elles si elle est soumise ou non à la TVA. Plusieurs formules de calcul sont disponibles. 2.8 Modes de règlement > Données\ Autres\ Modes de règlements Les modes de règlements associent un type de règlement et définissent le calcul de la date d échéance. Les types de règlement sont à créer dans les tables de référence. Le mode de règlement est associé au tiers et/ou aux documents. GESTIMUM 20 / 184

21 2.9 Gestion des encours Pour la gestion des encours clients, il faut paramétrer des niveaux de risques afin de différencier les clients bloqués et les clients à risques. Puis dans la fiche client mettre un encours maximum. Deux cas possibles : Le client «Bloqué» Dans le cas d une création de document gérant une échéance, à l appel du tiers un message d avertissement donne la situation du client. Après saisie des lignes articles, le message de blocage du tiers s affiche avec le recalcul du dépassement. Le message empêche l enregistrement du document. Le client à risque mais non bloqué Dans le cas d une création de document gérant une échéance, à l appel du tiers un message d avertissement donne la situation du client. GESTIMUM 21 / 184

22 Après saisie des lignes articles, le message d avertissement du tiers s affiche avec le recalcul du dépassement. Le document peut s enregistrer malgré l avertissement Actions Avant de créer des actions, il faut définir certains paramétrages pour bénéficier de tous les éléments. Dans les tables de référence, on peut définir plusieurs types d action et lier la notion de «Rendez-vous» pour voir apparaitre des «pop-up» de rappel. Il faut créer les salariés dans le menu Données\ Autres\ Salariés et associer le salarié à l utilisateur GESTIMUM. GESTIMUM 22 / 184

23 GESTIMUM 23 / 184

24 > Fichier\ Utilisateurs La gestion des actions peut être liés au tiers ou accessible directement depuis le menu Données\ Actions. GESTIMUM 24 / 184

25 Lors de la création de l action, il faut mettre le type de l action, le nom du salarié et cocher la case rappel pour que le salarié obtienne à l ouverture de GESTIMUM, une fenêtre de rappel des actions à faire. Le bouton «Faire disparaître» décocher la case «rappel» dans l action sélectionnée. GESTIMUM 25 / 184

28 3 Les Articles 3.1 Familles et sous familles > Données\ Article \Familles Sous Familles articles Les différents éléments composant la famille ou la sous famille seront appliqués à l article qui y sera rattaché. Nous y retrouvons notamment le type et la catégorie d article, ainsi que le type de gestion de stock, et mode de gestion de l article. L ordre d héritage des comptes comptables se fait lors de l affectation d une Famille et sous famille article à un article Définition Lors de la création d un article, d une famille et d une sous famille d article, le logiciel propose toutes les natures comptables paramétrées dans les natures comptables de la société. Tant que les comptes ne sont pas modifiés ni dans la fiche article, ni dans les familles, ni dans les sousfamilles, l article héritera des natures comptables de la société lors du transfert comptable. Attention : Il existe un ordre de priorité respecté si les comptes sont modifiés : Le compte d une nature comptable modifié dans l onglet compta de la fiche article sera toujours prioritaire et jamais remplacé même après affectation d une famille ou d une sous famille. Ce compte modifié sera identifié par une punaise placée sur la ligne de la nature Seulement les comptes modifiés d une fiche famille d articles et d une sous-famille seront pris en compte et affichés dans l onglet Compta, par contre la punaise sera affichée uniquement dans la fiche de la famille et non dans celle de l article. Les modifications apportées aux comptes d une sous-famille sont prioritaires par rapport aux modifications des comptes d une famille. GESTIMUM 28 / 184

29 3.2 Fiche article Les prix Les prix de l onglet «Général» sont saisis à la création de la fiche article. Le prix d achat et le prix de revient seront identiques à la création puis le prix de revient sera modifié par les mouvements de stock (sauf l option de mise à jour du prix de revient : manuelle). Le prix de revient peut impacter soit sur le coefficient de vente soit sur le prix de vente directement. La première ligne de prix sera toujours dans la devise du dossier, la saisie pourra être faite en devise étrangère par la suite. Les frais d approche Les frais d approches seront créés dans les tables de référence et peuvent faire appel à des constantes numériques définissables également dans les tables de références. La constante numérique permet d appeler un code au lieu d un montant, ce qui représente un gain de temps en cas de mise à jour des montants. Les frais d approches d achat vont impacter sur le prix de revient tandis que les frais d approche de ventes vont impacter sur le prix de revient commercial. Complément d information sur la partie valorisation de stock Les critères GESTIMUM 29 / 184

30 Dans l onglet Autres, les critères sont à créer dans les tables de référence (module 2) et servent aux statistiques. Les cinq niveaux de critères sont renommables dans les préférences de gestion, onglet articles, sous onglet critères de 1 à 5. La comptabilité Les informations sont extraites des natures comptables, il est donc possible de personnaliser pour l article des comptes, taux ou TPF. Une punaise verte indique une modification apportée à l article. L onglet fournisseur Cet onglet vous permet de définir les différents fournisseurs affectés à l article, avec une priorité, un prix d achat et un mode de conditionnement. Les notions de prix d achat et de prix public permettent de distinguer les prix catalogues du fournisseur (prix public) et les prix obtenus (prix d achat).ainsi, dans les documents d achats passés au fournisseur, la ligne article affichera le prix public et appliquera une remise automatiquement pour s ajuster au prix d achat. L onglet client Cet onglet permet de mettre des références clients qui viennent en complément du code article interne. L onglet stock Cet onglet permet de définir le type de stock et le mode de gestion. Les quantités en stock sur les différents dépôts peuvent également être visualisées. Info Les commentaires relatifs à l article ainsi que l image de l article pourront être indiqués. De plus, vous pourrez saisir des articles équivalents et un article de remplacement. EQUIVALENCES ET GROUPES D'EQUIVALENCES : Pour gérer des équivalences, il est possible de saisir la référence des articles équivalents et/ou de saisir un nom de groupe d équivalence. En cas d indisponibilité de l article, les articles équivalents définis ici ou tous les articles ayant le même groupe d équivalence pourront être consultés. ARTICLE DE REMPLACEMENT : L article de remplacement sera celui qui sera sélectionné par défaut parmi la liste des articles équivalents. Champs Utilisateurs Présents uniquement lorsqu il y a au moins un champ utilisateur créé sur la table Articles. 3.3 Gammes Une gamme, est un ensemble d articles de même nature qui se déclinent en divers aspects. Un modèle de chaussure, par exemple, peut se différencier par la pointure, le coloris, le style, Pour gérer les gammes, vous devez obligatoirement créer : Les gammes élémentaires et leurs valeurs possibles, Les gammes et leurs compositions. La gamme élémentaire > Données\ Articles\ Gammes élémentaires GESTIMUM 30 / 184

31 Elles représentent toutes les valeurs que vous pourrez sélectionner lors de la réalisation de vos documents. La gamme > Données\ Articles\ Gammes Composition C est dans ce cadre que vous allez sélectionner les gammes élémentaires qui composent la gamme. Une gamme est composée au maximum de 9 gammes élémentaires. C est dans le cadre «Options» que vous allez paramétrer la visualisation des gammes élémentaires qui composent une gamme en cochant ou non la case «Vue cartésienne valorisation». C est cette visualisation qui vous sera proposée lors de la saisie de l article auquel cette gamme est affectée. GESTIMUM 31 / 184

32 Si la case n est pas cochée, vous pouvez choisir la visualisation des gammes élémentaires en : Vue standard : cette vue présente sous forme de fenêtres les valeurs à sélectionner des gammes élémentaires. Personnalisation : Vous déterminez la position des fenêtres des gammes élémentaires à l aide de : GESTIMUM 32 / 184

33 Vous avez la possibilité de positionner les fenêtres des gammes élémentaires sur 3 lignes avec un maximum de 4 fenêtres par ligne. > Si toutes les fenêtres sont sur une seule ligne, les valeurs de chaque fenêtre s afficheront au maximum sur 8 lignes. > Si les fenêtres sont réparties sur au moins 2 lignes, les valeurs de chaque fenêtre s afficheront au minimum sur 5 lignes. Particularité des prix des articles gérant les gammes Tarif référentiel Les articles gérant les gammes ont un tarif référentiel, il correspond au prix de base de l article, ce prix sera affecté par défaut si l article n a pas de prix spécifiques définis. Le tarif référentiel est constitué d un prix d achat, d un coefficient et d un prix de vente. Cette ligne, tarif référentiel, doit être obligatoirement saisie dans la grille des tarifs avant les tarifs spécifiques de l onglet «Général» de la fiche article. Le prix de revient de l onglet général lui est identique quel que soit la gamme définie après le référentiel. Cependant le prix unitaire de l onglet stock sera correctement mis à jour. Tarif spécifique Les articles gérant les gammes peuvent avoir, en plus du tarif référentiel, des tarifs multiples (spécifiques) pour chaque gamme élémentaire qui constitue les gammes GESTIMUM 33 / 184

34 3.4 Le conditionnement Le conditionnement est à disposition pour faire la différence entre les quantités achetées et les quantités vendues. Le paramétrage impose d avoir un conditionnement unique entre le stock et les ventes. Le conditionnement d achat peut être paramétré également au niveau du fournisseur déclaré dans l onglet fournisseurs de l article. Dans l exemple ce dessus : Achat par boite de 1000 unités \ stockage de 4 unités et vente de 4 unités Si l on achète une boite au fournisseur, alors le stock de l article sera de 50 quantités. Le stockage étant constitué de 20 unités, il décompose la boite de unités. Pour la vente d une quantité, le stock de l article passera alors à 49, car l unité de conditionnement est de 4 unités. GESTIMUM 34 / 184

35 3.5 Nomenclature / Forfait Définition Le forfait et la nomenclature sont des types d articles qui permettent d assembler des articles en tant que composant pour former l article principal. Le forfait est un article obligatoirement non gérer en stock, la composition peut être modifiée lors de l insertion du forfait dans un document de vente. La nomenclature est un article géré ou non en stock, il peut être assemblé dans GESTIMUM par la notion de fiche d assemblage dans les documents de stocks. La composition des composants ne pourra pas être modifiée à la vente. Cependant lors de l assemblage il est possible de remplacer un article par un autre avec les articles de remplacements. GESTIMUM 35 / 184

36 3.6 Valorisation de stock Introduction Le calcul de la valorisation de stock est basé sur la notion de prix de revient. Le prix de revient intervient à différents stades de l exploitation d un logiciel de Gestion Commerciale : la valorisation du stock Le calcul des marges commerciales Pour beaucoup, ces deux notions ne doivent pas forcement tenir compte des mêmes éléments dans leur calcul. Distinction des deux Prix de revient et leur rôle. Le PGI GESTIMUM, propose donc aux utilisateurs de gérer 2 valeurs de prix de revient : > Le premier affiché dans l onglet Général de la fiche article (sert au calcul du prix de vente et/ou à la remontée dans les documents de vente pour le calcul de la marge) > Le second consultable dans l onglet Stock de la fiche article ou depuis la consultation des stock (sert à la valorisation de stock et à la remontée dans les documents de vente pour le calcul de la marge) L option de l onglet stock «Sélection du prix de revient» permet de choisir le prix de revient utilisé pour le calcul de marge. Règles de mise à jour et de calcul Pour gérer ces deux valeurs de Prix de revient, vous allez pouvoir dissocier le rythme de mise à jour de ces valeurs : > Pour le PRV de l onglet Stock (Prix Unitaire): Il se calcule en permanence (indépendamment des règles de l onglet général), dépôt par dépôt en fonction de la méthode choisie dans la zone Type de Stock et des mouvements de réception et d entrée de stock : Rappel des règles de calcul : LIFO (Last In, First Out) équivalent à DEPS (Dernier Entré, Premier Sorti) PMA (stock en Prix Moyen d Achat) PUMP (stock en Prix Unitaire Moyen Pondéré) Pour un article géré en LIFO, la valeur de sortie est égale au coût du dernier article entré Attention ne fonctionnera qu avec des articles ayant une gestion avec numéro de lot. En PMA, la valeur en stock d un article est égale au prix moyen pondéré des différents prix d achats. Soit : (Qté1 * Prix d achat1) + (Qté2 * Prix d achat2) + Qté1 + Qté2 + En PMP, la valeur en stock d un article est égale au prix moyen des achats et des bons de retour. Soit : Qté1 * Prix d achat - Qté2 * Prix en retour + Qté3 * Prix d achat Qté1 - Qté2 + Qté3 Attention ces formules correspondent à la définition générale du prix moyen, cependant le logiciel appliquant le calcul selon la méthode de chaque entrée (et non pas sur une période), le calcul réellement effectué est le suivant : PUMP = (QteStk * PUMP précédent + Qte Achat * Prix d achat ) (QteStk + Qte Achat) Sauf si QteStk est négative ou nulle alors PUMP = Prix d achat. > Pour le Prix de Revient de l onglet général : Il se mettra à jour en fonction de la méthode choisie dans la zone «Mise à jour du prix de revient» : Manuel : Aucune mise à jour par rapport aux entrées de stock (BRF / SE / autre), mais uniquement par la saisie dans l onglet général sur le champ «Prix de Revient» GESTIMUM 36 / 184

37 Sur le dépôt principal (défini dans les préférences de Gestion / Onglet Stock) : La valeur du champ prix de revient se mettra à jour, seulement lors de mouvements sur le dépôt principal. La valeur sera celle correspondant à la méthode de valorisation définie dans l onglet stock sur «type de stock» calculée uniquement avec les éléments du dépôt principal. Sur tous les dépôts : La valeur du champ prix de revient de l onglet général, sera mis à jour lors de mouvement quel que soit le dépôt. La valeur sera celle correspondant à la méthode de valorisation définie dans l onglet stock sur «type de stock», mais calculée avec l ensemble des éléments des dépôts (sorte de moyenne de Prix de revient tous dépôts confondus) A partir du dernier mouvement d entrée : La valeur du champ prix de revient de l onglet général, sera mis à jour lors de mouvement quel que soit le dépôt. La valeur sera celle du prix d achat du dernier mouvement. Cas des nomenclatures: Pour le produit fini géré en stock (nécessite une fiche d assemblage) : Le rôle des prix de revient est similaire. C'est-à-dire que le prix de revient de l onglet général réagira en fonction du réglage de la zone «Mise à jour du prix de revient» et des dépôts sur lequel est effectué l assemblage. La valeur sera calculée avec la valeur du prix de revient des composants propres à leur dépôt de déstockage (valeur mise à jour au fur et à mesure de la réception des composants). En cas d achat de cette nomenclature le fonctionnement est similaire à un article. Exception : L utilisation de la calculette dans l onglet nomenclature, permet de réactualiser le prix de revient de tous les composants dans l onglet nomenclature du produit fini, et de ramener le résultat de cette actualisation dans l onglet général. Dans tous les cas le prix de revient des composants utilisés, dans une fiche d assemblage ou l onglet nomenclature, est celui de l onglet stock. Frais d approches : On distinguera deux types de frais que l on définira dans les tables de référence : Les frais d'approche définis ici pourront être appliqués sur le prix de revient. La colonne Complément permet de définir une formule de calcul utilisant : Le nom d'un champ (poids, prix,...) précédé du signe #. Exemples : Variables ART_P_ACH ART_P_PRV ART_POIDSN ART_POIDSB ART_POIDST Champs correspondant Prix d achat général Prix de revient de l article Poids Net de l article Poids Brut de l article Tare de l article Les opérateurs suivants : +, -, /, * Les constantes numériques (précédées du signe $). Exemple de formule : pour obtenir 2% du prix de revient, il suffit d inscrire : #ART_P_PRV * 0,02 ou #ART_P_PRV * $P2 (P2 est une constante numérique) GESTIMUM 37 / 184

38 Frais d approche de vente : Une fois appliqués à l article, ils s ajouteront : > Au prix de revient de l onglet général article pour calculer le prix de revient commercial (PRV+FRAIS1+FRAIS2+FRAIS3) permettant ainsi de calculer le prix de vente par coefficient. > Dans les lignes des documents de vente en plus, du prix de revient pour impacter la marge. (cout = PRV+FRAIS1+FRAIS2+FRAIS3) Frais d approche d achat : Une fois appliqués à l article, ils s ajouteront : > Au prix de revient de l onglet général de la fiche article si la mise à jour du prix de revient est manuelle. Sinon ils apparaitront mais ne s additionneront pas dans le PRV. > Dans les lignes des documents d achat et seront totalisés dans le prix de revient stock lors de l enregistrement du document. PRV = PA document+ FRAIS1+FRAIS2+FRAIS3). Ils seront donc inclus dans le PRV stock. 3.7 Taxe sur les alcools & Ecotaxe DEE Taxe sur les alcools Les taux et structures du système d'accises applicables à l'alcool et aux boissons alcoolisées sont définis dans la législation communautaire et par les directives suivantes : 1. Bases réglementaires. Directive n 92/83/CEE (site Europa) du Conseil du 19 octobre 1992 concernant l'harmonisation des structures des droits d'accises sur l'alcool et les boissons alcoolisées et, Directive n 92/84/CEE (site Europa) du Conseil du 19 octobre 1992, concernant le rapprochement des taux d'accises sur l'alcool et les boissons alcoolisées. Ces textes ont définis respectivement les catégories d'alcool et de boissons alcoolisées et la méthode de calcul sont soumises à l accise. Il s'agit des catégories suivantes : Bière. Vin. Boissons fermentées autres que la bière et que le vin (par exemple, le cidre et le poiré), produits intermédiaires (par exemple, le porto et le vin de Xérès). Alcool éthylique (boissons spiritueuses). 2. Les textes communautaires ont également précisé les bases d'imposition à retenir. Tarif exprimé en hectolitres de produit pour les vins, les boissons fermentées autres que les vins ainsi que les produits intermédiaires. Tarif exprimé en hectolitres de produit par titre alcoométrique acquis pour les bières. Tarif exprimé en hectolitres d'alcool pur pour les alcools éthyliques et les bières (soit un tarif exprimé par degré alcoométrique du produit). 3. Les boissons alcoolisées sont, par ailleurs, soumises à la TVA. 4. Fiscalité applicable aux boissons alcoolisées en France (Accises) : GESTIMUM 38 / 184

39 PRODUITS TAUX Vins tranquilles Vins mousseux Produits intermédiaires Vins doux naturels Alcools Bières dont le degré alcoométrique ne dépasse pas 2,8% vol. Autres bières 3,40 euros par hectolitre 8,40 euros par hectolitre 214 euros par hectolitre 54 euros par hectolitre euro par hectolitre d alcool pur 1,30 euro par hectolitre et par degré alcoométrique 2,60 euros par hectolitre et par degré alcoométrique Cidres, poirés, hydromels et pétillants de raisins 1,20 euros par hectolitre Taxe sur la valeur ajoutée : 19,6% à compter du 1er avril Cotisation sécurité sociale sur les boissons alcoolisées ayant un titre alcoométrique volumique acquis supérieur à 25% vol : 0,13 euros par décilitre ou fraction de décilitre, soit 1,30 euro par litre. Taxe sur les Premix : 11 euros par décilitre d alcool pur. Possibilité de consulter les sites ci-dessous pour obtenir un complément d information sur : «Les taux et structures du système d'accises applicables à l'alcool et aux boissons alcoolisées» définis dans la législation communautaire :* GESTIMUM 39 / 184

40 GESTIMUM vous propose une gestion complète des taxes sur l alcool, plusieurs options sont désormais disponibles : Préférences de gestion onglet Article\ zone TPF quantité La création de ces champs permet d identifier plus clairement les données concernant les taxes et de laisser en plus le libre choix à l utilisateur d utiliser la terminologie souhaitée. Zone de saisie 1 et zone de saisie 2 = Le libellé saisi correspondra à la description qui sera affichée dans la Fiche article onglet Compta\ TPF quantité 1 et TPF quantité 2, ainsi que dans le libellé des formules des natures comptables onglet TPF. Prorata zone 1 et prorata zone 2 = Ces deux champs permettront de définir un prorata des zones de saisies complémentaires TPF de la fiche article. Ce champ vous permettra d utiliser directement le taux dans le paramétrage de la fiche article (par exemple : 3,40 euros par hectolitre pour les Vins tranquilles). Le prorata sera utilisé lors du calcul de la taxe dans les documents et nous obtiendrons dans le cas d un prorata de 100 et une taxe TPF2 de 3,40 la valeur de 3.40/100= GESTIMUM 40 / 184

41 Natures comptables Dans l onglet 1 ère TPF et 2 ème TPF des natures comptables, des formules de calcul sont disponibles : Qte * Champ 1 Qte * Champ 2 Qte * Conditionnement (vente)* Champ 1 Qte * Conditionnement (vente)* Champ 2 Qte * Conditionnement (vente) *Champ 1 * Champ 2 Ces formules se basent sur la quantité «vendue» et les valeurs définies selon la formule choisie. Comme pour les TPF déjà existantes, elles pourront être soumises à la TVA, et applicables les unes après les autres. Le champ 1 et le champ 2 correspondent aux données disponibles dans la fiche article. GESTIMUM 41 / 184

42 Ecotaxe DEEE Le décret relatif à la composition des équipements électriques et électroniques (DEEE) et aux déchets qui en sont issus, y compris tous les composants, sous-ensembles et produits consommables faisant partie intégrante du produit au moment de la mise au rebut. On entend par équipements électriques et électroniques, les équipements fonctionnant grâce à des courants électriques ou à des champs électromagnétiques, ainsi que les équipements de production, de transfert et de mesure de ces courants et champs, conçus pour être utilisés à une tension ne dépassant pas volts en courant alternatif et volts en courant continu et qui relèvent des catégories mentionnées : Catégories d équipements électriques et électroniques auxquelles s applique le présent décret : 1. Gros appareils ménagers. 2. Petits appareils ménagers. 3. Equipements informatiques et de télécommunications. 4. Matériel grand public. 5. Matériel d éclairage (à l exception des appareils d éclairage domestique et des ampoules à filament, auxquels s appliquent néanmoins les articles 4 et 5 du présent décret). 6. Outils électriques et électroniques (à l exception des gros outils industriels fixes). 7. Jouets, équipements de loisir et de sport. 8. Dispositifs médicaux (à l exception de tous les produits implantés ou infectés). 9. Instruments de surveillance et de contrôle. 10. Distributeurs automatiques. Pour plus d information consultez les sites officiels : Fiche article Dans l onglet Compta de la fiche article, partie TPF, vous pouvez saisir un % de TPF (1% par exemple), paramétrer le compte comptable sur lequel cette taxe devra être affectée, définir le taux de TVA à appliquer, puis son compte comptable. Les champs ajoutés dans cette version «TPF Quantité 1» et «TPF Quantité 2». GESTIMUM 42 / 184

43 3.8 Gestion des numéros de lots Les numéros de lots permettent de définir pour une quantité renseignée un numéro. Un numéro de lot peut être réutilisé autant de fois que nécessaire. 3.9 Gestion des numéros de série Les numéros de série permettent d identifier un article, le numéro de série est unique. Le stock négatif est impossible, pour les articles gérés par numéros de série. GESTIMUM 43 / 184

46 4 Les Documents 4.1 Achats / Ventes La création des documents est accessible depuis : le menu Achats / Ventes \ Nouveau document d achat/ vente ou la liste des documents d achat / vente, puis Nouveau. Avant création de documents, le paramétrage à contrôler se trouve dans les préférences de gestion GESTIMUM 46 / 184

47 Pour lier le contrôle des achats avec la gestion budgétaire en comptabilité, il suffit d activer l alerte / blocage de l onglet Achat Ŕ Menu Fichier/paramétrage/Préférences de gestion/achat. Le paramétrage d origine est modifiable. Ces préférences seront appliquées à tous les utilisateurs, la modification impose donc une connexion exclusive. L onglet «Noms» permet de personnaliser la liste des documents ainsi que les noms des documents appelés par GESTIMUM. L action de masquer un type de document empêchera la création. Dans une liste de documents : La première partie permet de filtrer les documents affichés, tous les filtres renseignés seront rappelés pour une prochaine consultation s ils ne sont pas supprimés avant de sortir de la fenêtre. La grille d affichage des documents peut être personnalisée par la propriété de la grille. Les filtres des documents sont donc personnalisables uniquement par les préférences, cependant on peut en créer de nouveaux par la création de filtres par la propriété de la grille. (Ici l onglet portefeuille). GESTIMUM 47 / 184

48 Se reporter au Chapitre - Ergonomie 4.2 Saisie de nouveau document E n t ê t e O n g l e t s En achat avec l alerte sur dépassement de budget. GESTIMUM 48 / 184

49 En achat avec blocage sur dépassement de budget. Dans l entête du document : Vous retrouvez les informations du tiers, du commercial, de l affaire, du dépôt et du mode de règlements qui lui sont liés. La date et le N pièce sont des éléments pris automatiquement lors de l enregistrement, s il n y a pas de modification de la part de l utilisateur, c est le n de pièce qui correspond aux compteurs Gestimum (préférences de la société). Et par défaut la date du document est la date système du serveur SQL (date du jour). Une fois le document enregistré le n pièce, date et dépôt sont des informations non modifiables. Il est possible de rattacher un document à une affaire. (Modules Ŕ Gestion des affaires). Si vous ne souhaitez pas facturer en HT, cochez la case «TTC». Les prix de vente des articles seront alors considérés comme des prix TTC. La TVA et le HT seront recalculés à partir de ce montant. Il est possible de saisir un acompte au document, qui aura pour action l enregistrement d une ligne d acompte dans l échéancier du document. Le mode de règlement est associé à la fiche du tiers du document (ou du tiers payeur).il est automatiquement proposé et reste modifiable. Ce mode de règlement est important puisqu il permet de générer les lignes d'échéances. Un icône à coté de ce champ vous permet d accéder à l échéancier du document. GESTIMUM 49 / 184

50 Dans les onglets du document : Conseil : voir chapitre ergonomie pour l utilisation du Glisser/Déplacer Onglet Lignes L onglet «Lignes» est en visuel à l ouverture de tout document, il permet d insérer toutes les lignes articles nécessaires à la transaction, des lignes de commentaires, des lignes de sous total, de total. La grille de saisie des lignes articles vous permet d enregistrer des : Articles référencés : La saisie d articles référencés, appelle automatiquement toutes les informations saisies dans les fiches articles et concernant le document en cours d élaboration (quantité par défaut, prix, remise ) Articles sans référence : Saisissez directement une désignation, une quantité et un prix. Cet article ne sera pas géré en stock. GESTIMUM 50 / 184

51 Articles avec une référence non répertoriée : La saisie d articles non référencés est possible à condition de l avoir défini dans l option Préférence de Gestion Ŕ Onglet Ventes, case «Contrôle de la référence article» non cochée. Pour un Devis la case «Devis avec contrôle de la réf. article» doit être non cochée. Ces articles sont traités comme des articles sans référence. Lignes commentaires : La saisie des lignes commentaires s effectue dans la colonne Désignation. GESTIMUM 51 / 184

52 Lignes de sous-total et de total : Pour ajouter ces lignes (clic droit sur la grille pour ouvrir le menu contextuel). Elles permettent d insérer un montant intermédiaire pour distinguer des groupes d articles. Vous pouvez pour chaque ligne de sous-total ou de total modifier la désignation par défaut. Une ligne de sous-total ou de total s inscrit au-dessous de la ligne courante. Une ligne «sous-total» totalise le prix des lignes d articles placées au-dessus et non encore totalisées. Une ligne «total» totalise toutes les lignes précédentes. GESTIMUM 52 / 184

53 Onglet Entête (Suite) Dans cet onglet vous pouvez modifier diverses informations complémentaires à celles de l onglet général (tiers payeur, nature comptable, grille de tarifs ). Les informations : Origine (origine d un document : courrier, presse) Refus (type de refus) permettent d obtenir des informations marketing et commerciales Elles sont à définir dans les tables de référence. intéressantes. Onglet Adresses GESTIMUM 53 / 184

54 L adresse de facturation correspond à l adresse du tiers payeur, à défaut à celle du tiers et sont modifiable dans le document. Onglet Pied Les champs poids brut, poids net, volume, nombre de colis sont alimentés en fonction de la saisie effectuée sur les lignes articles. Les frais de port, autres frais, frais supplémentaires et acomptes sont des zones communes aux onglets «Lignes» et «Pied». Possibilité de choisir de visualiser le détail du montant de la TVA ou de la TPF. La remise sur facture peut être saisie par pourcentage ou par montant, elles se cumulent aux remises des lignes articles. Onglet Infos GESTIMUM 54 / 184

55 Les incoterms sont les seuls termes commerciaux internationaux acceptés par les tribunaux en cas de litige pour une évaluation du risque et des coûts afférents au transport de marchandise à l international. La saisie d un commentaire général peut être prise en compte lors de l impression, cette zone est illimitée. Onglet Champs utilisateurs Présent uniquement si au moins un champ utilisateur est créé sur la table Documents. Voir Module 1 Ŕ Les champs utilisateurs GESTIMUM 55 / 184

56 4.3 Gestion de documents de ventes Depuis la liste des documents de ventes, plusieurs actions vont être lancées, tel que la consultation, la modification, la duplication, le transfert, le regroupement, l impression ou la suppression Le menu contextuel obtenu par le un clic droit sur un document de vente : ) > La consultation : C est l action d ouvrir le document, le document peut être ouvert par plusieurs utilisateurs, mais seul le premier pourra faire les modifications nécessaires, les autres seront en «lecture seule». > La modification : La modification est possible si le document est en cours (non transféré, non comptabilisé) > La duplication : Permet de faire une copie d un document vers un document d achat ou de vente quel que soit le type de document (commande, livraison, facture, avoir). Cependant les documents transférés non pas de liaison entre eux. > Le transfert : Le transfert d une pièce vers une autre, permet de faire suivre le document pour ces différentes étapes (Accusé de réception, Bon de livraison, Facture). Les documents transférés sont liés. Le champ «Réf Pièce» permet de connaitre le document d origine. > Le regroupement : Le regroupement de documents consiste à sélectionner (par la touche espace ), un ensemble de document d un même tiers pour former un document final reprenant toutes les lignes des documents d origine. > L impression : L impression des documents se fait par le clic droit, plusieurs modèles sont mis en standard dans GESTIMUM, pour toute personnalisation de modèles il faut utiliser le générateur d état correspondant. (Report Maker ou Report Builder). GESTIMUM 56 / 184

57 Il est possible lors de l impression de générer l impression directement au format «PDF» ou de l envoie du document en pièce jointe sous le format choisi. > La suppression La suppression d un document n est possible que si le document est dans l état «En cours». Si pour le document, la zone état est «Transféré Partiellement», la suppression du document, entrainera la suppression des lignes de reliquats et la mise à jour vers l état «Transféré» 4.4 Transferts Automatiques > Ventes Transfert automatique des commandes GESTIMUM 57 / 184

58 Le transfert automatique des commandes permet de transférer toutes les commandes vers des bons de livraison ou des factures, ce mode permet de prendre en compte le paramétrage fait dans les fiches articles (priorité, date prévu, montant TTC décroissant, ) Portefeuille des commandes Le portefeuille des commandes permet d avoir une vue détaillée de tous les articles à livrer avec la colonne du stock actuel du dépôt saisie dans l accusé de réception. Depuis cette fenêtre, il est possible de sélectionner un ou plusieurs articles pour les transférer en Bon de livraison. La case mettre à 0 la quantité restante à livrer permet à l utilisateur de renseigner manuellement les quantités à livrer, ce qui évite les erreurs lors du transfert. Les documents de type EDI avec une référence EDICOT seront exclus de la liste de la Gestion de reliquat. Par contre les documents EDI sans référence EDICOT seront intégrés dans la liste. GESTIMUM 58 / 184

59 Regroupement automatiques des Bons de Liaison /Bon de Retour M e n u C o n t e x t u e l En fonction du type de regroupement défini dans la fiche des tiers, onglet «Compta», le regroupement des Bons de Livraison pourra s effectuer comme suit : Tous : Regroupe pour un même tiers tous les Bons de Livraison jusqu à une date souhaitée. Un seul : GESTIMUM 59 / 184

60 Génère une Facture par Bon de Livraison. Par commande : Regroupe pour un même tiers tous les Bons de Livraison issus d une même Commande en une seule Facture. Par mois : Regroupe pour un même tiers tous les Bons de Livraison réalisés dans le même mois en une Facture. Par décade : Regroupe pour un même tiers tous les Bons de Livraison réalisés jusqu à dix jours après la date du premier Bon de Livraison, en une Facture. De plus, il est possible de définir des tris supplémentaires sur les tiers, familles et sous familles de tiers, représentant, et périodicité. En ce qui concerne la périodicité, il faut dans un premier temps créer toutes les périodicités dans la table «Périodicité de regroupement», puis affecter une périodicité aux tiers de votre choix, onglet «Compta». Les Bons de Livraison seront regroupés par couleur correspondant à la génération d une facture. Enfin, au même titre que pour l affectation de commandes, il est possible d exclure ou inclure tout ou partie des Bons de Livraison proposés. (Voir le menu contextuel) Même principe pour le côté Achat, avec le regroupement automatique des bons de réception et de retour Les abonnements La fiche d abonnement vous permettra de réaliser automatiquement des factures périodiques, pour le(s) article(s) et tiers de votre choix. GESTIMUM 60 / 184

61 La génération de la facturation périodique sera à activer depuis le menu «Ventes/Abonnements/ Facturations d Abonnements». De plus, certaines facturations peuvent apparaître en couleur rouge si celles-ci sont en retard de génération. Il vous est également possible à partir de cette fenêtre de génération de visualiser par un clic droit les articles qui composent l abonnement. La contremarque GESTIMUM vous propose une génération automatique des commandes fournisseurs à partir des commandes clients (Accusés de réception), utilisé dans le cadre d une gestion à flux tendu. Une commande client peut générer plusieurs commandes fournisseurs. Les paramétrages suivants seront nécessaires pour déclencher la gestion de la contremarque : Fiche Article : L option «gérer en contremarque» disponible dans l onglet «autres» de la fiche article doit être cochée. Un fournisseur devra être renseigné dans l onglet «Fournisseurs» de la fiche article. La priorité du fournisseur la plus haute sera prise en compte pour la génération de la commande fournisseur. Attention si plusieurs fournisseurs ont la même priorité, le premier fournisseur de la liste sera considéré comme étant le fournisseur principal. Saisie d une commande client (accusé de réception) : A la validation de la commande, la génération des commandes fournisseurs sera proposée automatiquement. L utilisateur sera alerté des incohérences du paramétrage retrouvées par le logiciel. GESTIMUM 61 / 184

62 L utilisateur pourra valider ou non la génération des commandes fournisseurs. Le numéro de la commande fournisseur sera affiché. Les articles de la commande client ayant un même fournisseur seront regroupés dans la même commande fournisseur. Pour un document n ayant pas généré de contremarque, l utilisateur pourra à tout moment changer de fournisseur, modifier la priorité et revenir sur son document de vente, puis à partir du menu contextuel disponible dans l entête du document : «Générer la contremarque». L utilisateur pourra visualiser et consulter seulement les documents d achats générés à partir de cette commande à partir du document menu contextuel : «Voir les documents générés par la contremarque». La liste des documents d achat proposera les commandes fournisseurs à l état «En cours», «Imprimées», «Reliquats». GESTIMUM 62 / 184

63 4.5 Gestion de documents de stocks Les documents de stocks > Stock\ Liste des documents de stocks Depuis la liste des documents de stocks, Il est possible d établir des documents qui vont mouvementer directement le stock. Une fiche de stock permet d insérer plusieurs informations de suivi, avec une visualisation instantanée des quantités en stocks. GESTIMUM 63 / 184

64 Inventaire > Stocks\ Inventaire Attention il est fortement conseillé, à la création du dossier, de faire un inventaire complet. Quatre étapes sont à respecter pour faire un inventaire : 1. Préparation d inventaire. 2. Nouveau document d inventaire. 3. Validation d inventaire. 4. Impression d inventaire. 1. Préparation d inventaire Cette étape consiste à initialiser l inventaire pour une date et sur un dépôt. La date d inventaire est importante car c est la date de valorisation de l inventaire, elle est indépendante de la date de validation. Deux choix pour le type d inventaire : Le complet : Il prend en compte tous les articles de la base, il permet de saisir les quantités réelles du stock et de saisir la valorisation des articles. Il peut être validé plusieurs semaines ou mois après saisie, car après validation tous les documents créés prendront une date postérieure à la date d inventaire. Aucun document ne pourra être saisi postérieurement à la validation de l inventaire Le tournant : GESTIMUM 64 / 184

65 Possible à la condition qu un inventaire complet soit déjà réalisé sur le dossier, il prend un échantillon d article pour régulariser les stocks de ces quelques articles. Il est conseillé de préparer l inventaire et de le valider dans la même journée. 2. Nouveau document d inventaire. Deux options sont disponibles : Générer : Permet de remonter tous les articles du dépôt, avec la possibilité de choisir la liste articles par famille, type d article, zone de stockage Importer : Permet d importer un fichier *.csv pour remonter la liste des articles. Ce fichier peut être créé avec une douchette. Une fois la liste générée, la colonne «Quantité inventoriée» est à l identique de la colonne «Quantité Stock», il ne reste plus qu à noter les éventuelles corrections sur les lignes articles dans la colonne «Quantité inventoriée». Après enregistrement de la pièce, on peut la rouvrir et la modifier tant que la pièce n est pas validée. La consultation se fait dans le menu stocks\ liste des documents de stocks onglet inventaire. GESTIMUM 65 / 184

66 3. La validation d inventaire La validation d inventaire va traiter tous les articles. Attention la phase de validation passe les stocks à zéro, ce qui implique qu un article absent de la fiche d inventaire va passer à zéro en quantité. 4. L impression d inventaire L impression de l inventaire permet de connaitre la valorisation du stock pour le dépôt concerné. GESTIMUM 66 / 184

67 Les consultations du stock > stock\ Consultation du stock Vous disposez de la consultation du stock qui vous permet d obtenir le stock actuel en quantité et en valeur des articles de votre choix. Si vous avez demandé un état de stock sur plusieurs dépôts ou sur tous les dépôts, il est possible de décomposer cet état (bouton Décomposer).La décomposition de la liste d articles permet d obtenir une meilleure lisibilité. Cette fenêtre permet d obtenir le stock en cours ou le stock à une date donnée avec ou non prise en compte des articles dont la quantité en stock est égale à zéro. Le stock en cours affiche les quantités pour chacun des états de stock suivi par le logiciel : Stock d inventaire, entrées, sorties, stock réel, stock comptable, stock théorique, perte, seuil d alerte, stock mini, stock maxi, commandes fournisseurs, commandes clients. Le stock à une date donnée affiche pour chaque article : Le prix moyen, Le prix unitaire, La quantité, La valeur du stock, Le type de stock de l article, Les informations sur le dernier mouvement de stock, La famille, la sous-famille, Le type de stock, Pour les articles gérants les numéros de lot, les gammes et les colonnes du même nom sont renseignées, Lorsque vous gérez les articles périssables, vous disposez dans les propriétés de la grille de plusieurs champs spécifiques. A partir de l état de stock en cours, double-cliquer sur la ligne de l article pour obtenir la «Consultation des mouvements». Cette option est également disponible à partir du menu contextuel. Lorsque le mot Multiple apparaît dans les colonnes Dépôt, N de Lot et/ou Gammes, cela signifie que les quantités représentent un total tout dépôt, numéros de lot et gammes confondus. Le bouton Décomposer permet de demander un détail. Lorsque le terme N/S apparaît dans les colonnes Seuil d alerte, Stock Mini et/ou Stock Maxi, cela indique que la décomposition des dépôts n est pas sélectionnée et par conséquent les chiffres sont Non Significatifs (N/S). GESTIMUM 67 / 184

68 L onglet Derniers mouvements : Il affiche les informations concernant le dernier mouvement d entrée et le dernier mouvement de sortie pour le dépôt. Lorsque vous demandez la consultation de stock pour un article unique, les mouvements affichés sont ceux de cet article. La pièce correspondante au mouvement peut être consultée directement par le bouton Pièce. L onglet Numéros de série : En consultation d un article unique gérant les numéros de Série, apparaît ici le détail des séries avec leur état : Disponible, Sorti ou Réservé. Un double-clique sur une ligne de série affiche les mouvements des numéros de série. Vous pouvez accéder à cette fenêtre par le menu contextuel ou le raccourci clavier Ctrl + O. Ce menu vous permet également de consulter les numéros encore disponibles ainsi que le raccourci Ctrl + D. La consultation des mouvements de stock > Stock\ Consultation des mouvements de stock GESTIMUM 68 / 184

69 La consultation des mouvements permet d obtenir pour un article d un dépôt, l historique complet de ses mouvements de stock sur une période précise. Article à consulter La consultation des mouvements de stock peut être demandée pour : Un article précis (Unique) : Vous avez le choix de saisir le code article. Vous disposerez des informations suivantes : Le type de l article Le type de gestion de stock Le mode de gestion de stock ( sérialisé, lot ou rien ) Une sélection d'articles (Avancée), La totalité des articles (Tous). Grâce aux boutons Suivant et Précédent de la barre d outils, il est ensuite très facile de consulter respectivement, les mouvements de l article suivant et précédent. Lorsque l article gère les numéros de lot et/ou les gammes, la sélection du numéro de lot et/ou la gamme peut être précisée. GESTIMUM 69 / 184

70 Dépôt La sélection du dépôt peut être pour : Un dépôt précis (Unique), Une sélection manuelle (Ensemble), La totalité des dépôts (Tous). Tiers La sélection de tiers peut-être : Unique : Vous avez la possibilité de saisir le code tiers, de le sélectionner dans la liste déroulante ou de le rechercher. Tous : Les mouvements de stock concernant tous les tiers seront affichés. Période à consulter Le logiciel propose par défaut de consulter les mouvements des 30 derniers jours. La liste déroulante permet de sélectionner une autre période ou d introduire une période précise. La quantité des différents stocks pour l article courant s affiche en unités de conditionnement de vente. Liste des mouvements L'onglet Tous affiche la totalité des mouvements d'un article. Les onglets Inventaire & Ecarts, Entrées ou Sorties affichent uniquement les mouvements d'inventaire et d écart, d'entrée (ventes, entrées, bons de livraison client,..) ou de sortie (achats, sorties, pertes..). Le logiciel signale une ligne erronée par une couleur rouge lorsque : > Une ligne de mouvement est erronée sur un article de type Lot ou de type Série. Vérifiez dans ce cas, l affectation des numéros de série ou de lots sur ce mouvement. > Qu aucun prix n aura été affecté à un mouvement d entrée de stock (inventaire, entrée, bon de réception achat,..) GESTIMUM 70 / 184

71 Pour ouvrir automatiquement le document à l'origine du mouvement, sélectionner le mouvement puis cliquer sur l'icône Ouvrir de la barre d'outils (vous pouvez également double-cliquer sur le mouvement ou utiliser la touche Entrée ou le menu contextuel). Le curseur est alors automatiquement placé sur la ligne de l'article consulté. La fiche d assemblage Il est à noter que la réalisation d une fiche d assemblage n est possible que si la nomenclature est gérée en stock. Suivant la ligne sélectionnée, vous retrouverez le stock de la nomenclature ou du composant. De plus, en cas de non disponibilité en stock de l un des composants, vous avez la possibilité de changer l article par un article de remplacement ou équivalent, ces articles sont accessibles par un clic droit «stock article et équivalences». GESTIMUM 71 / 184

72 La gestion des Numéros de Lots Une fois l article défini de type lot, la création des numéros de lots peut être réalisée depuis : > La fiche article onglet «Stock» (touche F4+F2 ou F4+Insert depuis le combo de la colonne «N de lot» pour accéder à la création), > La création d un bon d entrée en stock, > La création d un bon de réception ou facture fournisseur, Fenêtre proposée lors de la saisie d un article de type lot : vous avez donc la possibilité de ramener un numéro de lot déjà existant, ou de créer un nouveau numéro de lot. De plus, il est possible d'associer à un numéro de lot une date de péremption, lors de la création d'un numéro de lot dans la saisie de documents de stock, ou lors de la création ou modification de la fiche article. Pour épurer les gammes et les numéros de lot que vous avez créé et qui n ont jamais été mouvementés depuis le dernier inventaire complet et inventoriés à 0 sur ce dernier. Vous trouverez cette option dans : > Le menu contextuel du stock d'un article, > Le menu contextuel de l'affectation d'une gamme ou d'un lot, > Le menu contextuel la liste des numéros de lot, > Le traitement du «recalcul du stock» du menu Outils. GESTIMUM 72 / 184

73 La gestion des Numéros de série L affectation des numéros de série peut se faire : > par une entrée en stock, > par un bon de réception, > une facture fournisseur, La fenêtre de saisie des numéros de série vous sera automatiquement proposée. De même, la saisie des numéros de série dans les documents de vente, achat et stock, peut être faite manuellement, ou à la douchette. Vous avez également la possibilité d accéder à la consultation du stock depuis la fenêtre de saisie des numéros de série. GESTIMUM 73 / 184

74 Pour avoir une vue détaillée de tous les mouvements, il y a la fenêtre des mouvements des numéros de série. De même, la gestion des numéros de série, se détermine à partir des onglets «Vente» et «Achat» des préférences de Gestion. Ainsi, vous avez le choix de définir une affectation automatique des numéros de série ou non, et cela à partir du document de votre choix. Le fonctionnement est le même pour la réservation des numéros de série. L'affectation automatique est donc facultative, et vous pourrez réserver des numéros de série avant les bons de réception ou de livraison. De plus, la fenêtre d affectation des numéros de série vous sera automatiquement proposée à partir du bon de réception et livraison dans le cas où vous ne gérez pas l affectation par défaut. GESTIMUM 74 / 184

77 5 Echéances & Règlements 5.1 Encaissements / décaissements Ce module est commun à la gestion commerciale et gestion comptable, il traite de toutes les échéances générées par la saisie de documents ou par les écritures comptables. La visualisation de toutes les échéances est accessible dans la fenêtre des échéances clients ou échéances fournisseurs. > Traitement\ Encaissement \ échéances clients ou Traitement\ Décaissement\ échéances fournisseurs Depuis la liste des échéances plusieurs actions sont disponibles pour solder les échéances. GESTIMUM 77 / 184

78 Régler l échéance : Permet de régler l échéance sélectionnée, cette action peut combiner la réception et la remise en banque directement. Il est possible de sélectionner plusieurs échéances d un même tiers pour régler plusieurs factures pour un seul règlement GESTIMUM 78 / 184

79 Règlements et remises : Permet de régler plusieurs échéances ayant le même type de règlement (BOR, LCR, prélèvement, traite et virement). Solder l échéance avec : Permet de rapprocher une facture avec un avoir dans le cas où les deux échéances s annulent totalement. Marquer comme soldée : Permet de marquer comme soldée une échéance sans génération d écritures dans le journal de banque de la comptabilité. > Le règlement d échéances Le règlement des échéances ce fait en deux étapes: GESTIMUM 79 / 184

80 Pour les échéances clients : 1. la réception des règlements, 2. une remise en banque, Pour les échéances fournisseurs : il faut faire 1. la préparation des paiements, 2. une émission des paiements, Réception de règlement\ Préparation de règlement La fenêtre de réception des règlements affiche la liste de toutes les réceptions faites mais non remises en banque. La zone du bas permet de générer de nouvelles réceptions. L action de réception des règlements marque l échéance comme soldée. Le bouton Modifier ouvre une liste d éléments : GESTIMUM 80 / 184

81 > Les échéances : Par défaut, GESTIMUM sélectionne l échéance correspondant au montant saisi, s il trouve un montant identique dans la liste. Cependant il est possible, de désélectionner (double-clique sur la ligne) l échéance prise par défaut pour pointer les autres échéances disponibles. Il est possible lors d un règlement supérieur aux échéances de prendre l option «trop perçu». Gestimum va générer deux échéances, une échéance supérieure pour solder l échéance et le trop perçu, puis une échéance négative pour déduire le «trop perçu» lors d un prochain règlement. > Les écarts : Dans le cas où le règlement ne correspond pas au montant de l échéance, Gestimum peut affecter le montant en écart de règlement, de conversion ou de change GESTIMUM 81 / 184

82 Le montant d écart doit être défini dans les préférences de la société, onglet Comptes. Attention, il est possible de considérer que l écart vient d un règlement partiel dans le cas où le montant de l écart est inférieur au montant de l échéance. > Le RIB : Permet de sélectionner un RIB différent saisi dans l onglet Banque de la fiche Tiers. La remises en banque /Emissions de paiements A l ouverture de la fenêtre, c est la liste des remises/émissions qui s affiche. Pour enregistrer une remise, il faut faire un clic-droit nouveau pour sélectionner toutes les échéances d un même mode de règlement préalablement réceptionné. GESTIMUM 82 / 184

83 5.2 Relances > Encaissement\ Relance\ Génération des relances La gestion des relances clients permet de lister toutes les échéances à recevoir des clients qui ne sont pas soldées. Il est possible de faire des relances avec un nombre de jours de dépassement ou un nombre de jours antérieurs à la date d échéance. Une fois la recherche lancée, les échéances sont par défaut cochées pour être relancées. Après sélection des échéances, il est possible de les relancer avec la génération automatique d une impression et d une création d action dans la fiche du tiers pour suivre l historique. Il est possible de visionner les historiques de toutes les relances, par degrés. Il existe 4 niveaux de relance 0, 1, 2, 3. Il existe, pour l impression des relances, des fichiers d impression RTF, personnalisables avec un éditeur de traitement de texte. Ces documents sont stockés dans le répertoire par défaut, C:\ProgramFiles\Gestimum\Documents\Relances GESTIMUM 83 / 184

84 Particularité : dans la gestion des relances, on peut sélectionner une échéance pour la modifier, ce qui permet de décaler la date de relance. 5.3 Traitement des effets Cas des échéances avec des modes de règlements associés tel que LCR acceptée et Billet à ordre relevé : > Traitement\ Encaissement Etape spécifique pour l encaissement de ces modes de règlement. Le premier point va consister à faire la Réception des règlements. GESTIMUM 84 / 184

85 Une fois la réception faite sur les différentes échéances, se reporter au menu des Historiques des Effets. C est l action de mise en portefeuille qui sera choisie dans cette fenêtre. GESTIMUM 85 / 184

86 Une fois la mise en portefeuille effectuée, vous pouvez lancer votre transfert comptable avec les règlements en portefeuille. Ainsi dans le journal du portefeuille des effets, vous trouverez vos écritures d attente. Pour finir, il reste à faire une remise à l encaissement ou à l escompte. Dans la 1 er fenêtre liste des remises à l encaissement\l escompte, il faut créer une nouvelle remise pour pouvoir sélectionner les différentes échéances. GESTIMUM 86 / 184

87 Après transfert en comptabilité de vos remises, les journaux seront ventilés. 5.4 Virements internationaux Pour faciliter les transactions bancaires avec vos interlocuteurs internationaux, GESTIMUM a développé la génération des fichiers de virements internationaux au format CFONB en euros ou en devises. L environnement GESTIMUM dispose de tous les paramètres nécessaires pour vous permettre de gérer un nombre de banques illimitées, les coordonnées bancaires de destinataires, la génération de remises bancaires et la génération d un fichier aux normes CFONB. Paramétrage : > Pour pouvoir générer votre fichier CFONB, vous devez préalablement avoir généré le règlement de cet effet. > Depuis la fonctionnalité Traitements/ Décaissement/ Emission des paiements via le clic droit «Virement international» le fichier pourra être généré. > Renseigner le «Numéro de client» fourni par votre organisme bancaire dans la sous partie Transferts internationaux de l onglet «Transmission bancaire» de la fiche banque. > L option «Passer à la ligne» à la fin de chaque enregistrement doit être cochée si le fichier à générer doit avoir une longueur limitée par enregistrement (320 pour le format CFNOB). > Procéder à la préparation de votre paiement par le menu Traitement /Décaissement. > Générer votre remise bancaire par le menu Traitement/décaissement/ Emission de paiements, la remise doit être de type «Virement bancaire». > Renseigner la «Date d exécution», le code «Motif économique» puis, «Imputation des frais : bénéficiaire, émetteur, émetteur et bénéficiaire» : GESTIMUM 87 / 184

88 Remarques : > En fonction de la sélection effectuée dans les Imputations des frais, votre banque effectuera la répartition des frais nécessaires. > Le fichier ne peut être généré que : Si les coordonnées bancaires de l émetteur et du bénéficiaire sont valides. Si le code IBAN du compte émetteur et bénéficiaire est renseigné. 5.5 Non payés et différés > Traitement\ Encaissement\ Non payés et différés L enregistrement d un montant non payés ou d un montant de règlement à différer a pour effet de générer une nouvelle ligne d échéance dans l échéancier ce qui permet de modifier la date d échéance et d enregistrer un nouveau règlement. Pour un tiers donné, vous obtenez la liste de toutes les échéances en cours (réglées ou non) sur la période de votre choix. L enregistrement d un non payé consiste à saisir le montant non payé pour un règlement donné et de préciser la raison (le type) de cet impayé. Les types de non payés/différés sont à définir dans les tables de votre dossier. GESTIMUM 88 / 184

89 GESTIMUM 89 / 184

92 6 Statistiques & Tableaux Croisés Dynamiques 6.1 Statistiques > Traitement\ Statistiques Le module des statistiques est exclusivement réservé aux ventes, il permet de faire des statistiques sur la base sur une période définie et d associer jusqu à cinq critères de regroupement dans les paramètres. Le contenu des colonnes : Brut global : correspond aux montant Brut des documents (Factures-Avoirs) Brut remisé :correspond aux montant Brut Remisé des documents (Factures-Avoirs) Net : correspond aux totaux HT des documents (Factures-Avoirs) Résultat : correspond à la marge des documents. GESTIMUM 92 / 184

93 6.2 Tableau croisés dynamiques Cette version des tableaux croisés dynamiques proposée par Gestimum, vous offre plusieurs options supplémentaires pour vous permettre une analyse puissante et complète de vos données. Cet outil décisionnel vous aidera à construire votre requête par la simple sélection de vos tables de données, de champs, ainsi que des filtres à appliquer. Il est accessible à partir du menu Traitements de la Gestion commerciale et la de la Gestion comptable. Remarque La fonction «tableaux croisés dynamiques» et le requêteur SQL intégré a pour objectif de faciliter l obtention de statistiques ciblées sur l exploitation de l entreprise avec un nombre limité de requêtes calculées simultanément ; En cas de volumétrie importante (taille de la base de données, nombre d utilisateurs simultanés, nombre de requêtes calculées simultanément), le risque de lenteur est important. Dans ce cadre, les outils Microsoft de business Intelligence disponible dans MS-SQL Server 2008 seront plus adaptés (SQL Server Integration Services, SQL Server Analysis Services et SQL Server Reporting Services) en particulier la brique «ETL» [Extract, Transform and Load] pour créer et alimenter un data warehouse. Interface Fichiers /Préférences de l utilisateur/ Tableaux croisés dynamiques Cette option permet de choisir un autre répertoire que celui défini par défaut. Pour placer vos propres requêtes (C:\Documents and Settings\ All Users\Application Data\Gestimum\Tableaux croisés). Ce module est disponible dans la liste des droits utilisateurs du menu Fichier. GESTIMUM 93 / 184

94 Icônes Fonctionnalités Nouveau : Une nouvelle page vierge est affichée et le logiciel se place directement sur l onglet conception. Le bouton Nouveau sera accessible dès qu une modification sera effectuée dans cette fenêtre pour permettre la création de la requête suivante. Enregistrer : Permet la sauvegarde de la requête générée ou modifiée. Le nom du fichier, le nom de la requête et la description sont proposés. Le fichier enregistré portera l extension par défaut TCD. Cette extension est non modifiable. Enregistrer sous : Permet la sauvegarde de la requête générée ou modifiée sous un autre Nom Supprimer : Supprimer une requête de la liste Annuler : Annuler les modifications Importer une requête : Accessible à partir de la liste de requêtes. Une fenêtre qui permet de parcourir et sélectionner un fichier est affichée. Le fichier d import ayant ou non l extension TCD pourra être importé. Le logiciel analysera la validité de la requête et générera une nouvelle requête avec l extension tcd. Exécuter : Exécuter une requête Aperçu : Disponible dans les onglets : Vue multi dimensionnelle, données et vue graphique. Impression : Disponible dans les onglets : Vue multi dimensionnelle, données et vue graphique. Export de données : Disponible dans l onglet Données. Permet l export de données vers un fichier au format XML, XLS, HTML, Texte Affichage des tables : Disponible dans l onglet Conception, cette option propose l affichage des tables et de champs de données avec ou sans le libellé de description, triés ou non par ordre alphabétique. Volets de conception : Disponible dans l onglet Conception - Afficher le volet requête - Afficher le volet tables - Afficher le volet paramétrage de la requête GESTIMUM 94 / 184

95 Les Onglets Les onglets sont affichés dans cette fenêtre dans un ordre logique d analyse, la vue Multi dimensionnelle, les Données et la vue Graphique sont le résultat de l onglet Conception. Nous vous présenterons chaque onglet avec les fonctions disponibles pour vous permettre d affiner votre analyse et d exploiter au mieux cet outil. Liste des requêtes Cet onglet affiche la liste des requêtes proposées par défaut par GESTIMUM et toutes celles créées par l utilisateur. Cette grille est composée des champs suivants : Nom, Fichier, Description, Crée par, Date de création, modifié par, Date de modification. Le nom de la requête sélectionnée est affiché sur la barre de titres. Les icônes disponibles dans la barre de menus sont également accessibles par le menu contextuel. Vue multidimensionnelle Dans cet onglet, vous pouvez construire une représentation multidimensionnelle de données proposées résultant de la requête en cours définie dans l onglet Conception. Il existe trois zones disponibles pour contenir les champs qui servent à construire la représentation de données : Zone champs de Données Zone champs de Lignes Zone champs de Colonnes Les champs peuvent être déplacés à l aide de la souris. GESTIMUM 95 / 184

96 Certaines de ces données vous serviront de paramètres qui pourront être empilées suivant plusieurs dimensions possibles, d autres seront utilisées en tant que données d analyse. A l exécution de votre requête tous les champs de données sélectionnés dans chaque table sont disposés en haut de la fenêtre. Tout champ laissé dans la zone Champs de données n est pas impliqué dans la représentation à construire. Cette fenêtre offre les fonctions suivantes : Un Total général au pied du tableau. Un Sous-total pour chacune des ruptures (d après l exemple : sous total client, famille, sous famille). Des filtres disponibles dans tous les champs. Dans l entête des colonnes et de lignes, le menu contextuel propose la possibilité «d Afficher ou cacher la liste de champs». GESTIMUM 96 / 184

97 Conseil Avant de commencer la construction du tableau, l objectif de votre analyse doit être clair et bien défini. Il faut se poser la question «Que voulez-vous analyser dans ces données?» Consultez l annexe de cette fiche pour suivre pas à pas l exemple proposé. Données Cet onglet affiche de manière tabulaire tous les champs ayant été choisis dans la conception de la requête après application de filtres définis dans le volet de paramétrage de volet Cette fenêtre propose les fonctions suivantes : Une barre de regroupements pour glisser les champs des entêtes de colonnes à regrouper. Les données seront affichées selon le ou les regroupements choisis. Les filtres sont disponibles dans chaque champ L option «Personnalisé» propose différents choix de sélection des données pour affiner vos résultats GESTIMUM 97 / 184

98 Sur les lignes de totaux, le menu contextuel propose un calcul adapté au type de donnée : Somme, Minimum, Maximum, Compter, Moyenne. L icône Export de données propose l export aux formats suivants : Excel, XML, HTML, Texte. Sur la barre d entête de colonnes, le menu contextuel propose les options suivantes : Trier dans l ordre ascendant et descendant, ainsi qu annuler le tri Grouper en utilisant ce champ (équivalent à déplacer la colonne dans la barre de regroupement) Grouper par sélection Pied de page : Affiche ou non la barre de totalisation du bas de page Groupe de pied de page : Non disponible Supprimer cette colonne : Supprime la colonne de la barre de colonnes, elle reste disponible dans la liste de champs. Liste de champs : Affiche la liste des champs pour ajouter et ou enlever des champs non nécessaires. Par défaut, tous les champs sélectionnés dans les tables sont disponibles dans la barre de colonnes. Ajustement automatique colonne : seulement la colonne sélectionnée Ajustement automatique toutes les colonnes. GESTIMUM 98 / 184

99 Remarque Les colonnes de montants et quantités sont formatées avec un séparateur de millier et deux décimales par défaut. Vue Graphique Cet onglet permet de représenter vos données en forme graphique Pour obtenir cette représentation, vous devez placer les données à représenter dans la partie supérieure de la fenêtre «Niveau de données». Les données sont accessibles à partir du bouton «Personnaliser le graphique». Ce bouton propose les onglets suivants : Axe abscisses Y : Les données champs de données choisis doivent être de valeurs qui varieront en fonction de données sélectionnées dans l axe X. Il suffit de cocher le champ souhaité. Nous pouvons sélectionner par exemple le champ Montant TTC. Axe (X) : Les données sélectionnées dans cet axe doivent être placées dans le Niveau de données. Elles feront varier les montants de l axe Y. Dans notre exemple, nous pouvons choisir le code article puis la famille placée à droite. Paramètres : Permet de configurer l affichage de données. Pour modifier la présentation du graphique, le bouton «Type de graphique» propose le choix suivant : Barres, Histogramme, Courbes, Aires, Secteurs. Dans la zone Niveau de données, l option «Sélectionner la valeur» permet d affiner les données à représenter. Pour obtenir un affichage de la sous donnée Famille placée à droite du champ Code article, il suffit de double cliquer sur la colonne d un code article affiché pour obtenir un sous graphique avec l option «Sélectionner la valeur» et affiner d avantage l affichage. GESTIMUM 99 / 184

100 Conception Cet onglet destiné à la conception de la requête vous offre plusieurs fonctions très puissantes. Par la sélection des tables, des champs et les liens définis entre chaque table et chaque champ, votre requête sera générée automatiquement. La fenêtre est composée de trois parties : GESTIMUM 100 / 184

101 1. Le volet de Tables sélectionnées Cette zone reste toujours affichée. Elle dispose des fonctions décrites ci-dessous, accessibles à partir du menu contextuel : Ajouter tables : Même fonction que l option «Afficher volet tables» à droite de la fenêtre. Ajouter une table dérivée : Opération qui permet d ajouter une sous requête dans la requête principale. Union : Option qui permet : D ajouter une nouvelle sous requête d union De placer entre parenthèse. Editer : Accessible également par l icône permet l ajout des options affichées dans cette fenêtre dans la construction de la requête. Par exemple, après sélection de l option DISTINCT, la requête se construit comme suit : Select Distinct * From ACTIONS GESTIMUM 101 / 184

102 2. Le volet Paramétrage de la requête : Ce volet affiche les champs sélectionnés dans chacune des tables. Les choix effectués dans cette partie se refléteront sur les données proposées dans l onglet Données. Il est possible d ajouter des clauses de filtres, de calculs et de groupements dans la requête. Il est possible d ajouter des colonnes de calcul supplémentaires pour permettre une analyse complète. Exemple : Si vous souhaitez calculer la commission de représentants à partir de la marge en utilisant uniquement la table Documents qui contient le tiers, le code représentant, la marge, le montant TTC, puis le montant HT, il suffit de créer un champ variable supplémentaire. Sélectionner dans la colonne Expression, le champ Marge, ajouter l opération de calcul 2%. Saisir le nom de votre variable «Commission» dans la colonne Alias. Cocher la colonne Sélection pour qu elle soit visible dans l onglet Données. Dans l onglet Données, on retrouve notre colonne Commission! GESTIMUM 102 / 184

103 3. Le volet de requête. Ce volet affiche la requête SQL générée automatiquement d après votre sélection de données, l ajout des filtres et différentes options disponibles. Les utilisateurs expérimentés pourront modifier et adapter librement ce résultat. Enregistrement des paramètres Cet outil permet d enregistrer les paramètres d affichage de données, résultat de requêtes. Dans l onglet Données Les regroupements permettent de regrouper les lignes du tableau. Les filtres des colonnes (définis dans le combo qui s ouvre dans l en-tête de chaque colonne). Le paramétrage de colonnes (largeur, etc.) Dans l onglet Vue multidimensionnelle Le paramétrage du tableau : données, colonnes et lignes sont enregistrés. Dans l onglet Vue graphique Les champs activés pour les deux axes X et Y Le type de graphique (Histogramme, courbe ) Quand on modifie ce paramétrage et même sans avoir modifié la requête elle-même, le bouton enregistrer devient actif, il faudrait alors enregistrer pour le sauvegarder. Exemple : vue multidimensionnelle Un exemple illustrera de manière concrète et significative la puissance de cet outil et facilitera sa compréhension. Notre exemple part des tables Documents Lignes et Tiers dans lesquelles ont été sélectionnés les champs : code Client, Code article, Libellé,. Montant TTC. Dans notre exemple, on procédera progressivement pour illustrer méthodiquement cette démarche. La réponse à la question «Que voulez-vous analyser dans ces données?» est : représenter le chiffre d affaire par mois. Dans ce cas, notre donnée unique est le chiffre d affaire, et notre paramètre unique est le mois. Avec la souris déplacer le champ Mois vers la zone de Colonnes. A ce stade rien ne s affiche encore dans le tableau car les valeurs ne s affichent pas tant que la zone des données ne comporte aucun champ. GESTIMUM 103 / 184

104 Placer le champ Chiffre d affaires dans la zone de données. Noter la notion de variation des données en fonction des paramètres, Chiffre d affaire en fonction des mois. Cette représentation est monodimensionnelle. Dans la vue multi - dimensionnelle, le contenu du tableau est constitué de données variables. Dans le cas de données constantes (libellés...) rien n est affiché Faisons maintenant évoluer notre représentation pour obtenir la variation du chiffre d affaires en fonction des mois et des familles d articles. Il suffit pour cela de déplacer le champ Famille d articles dans la zone des lignes. Maintenant notre vue est bidimensionnelle. Par simple clic de souris, il est possible d étendre vers d autres dimensions, afin d affiner notre analyse. A cette étape, on souhaite obtenir en plus dans la même vue, le détail des chiffres d affaires par article. Notre vue deviendra tridimensionnelle et pour cela, il suffit de déplacer le champ Libellé article vers la zone des lignes. GESTIMUM 104 / 184

105 Un champ déposé à droite du champ qui est déjà dans la zone constitue un détail. Un champ déposé à gauche constitue un groupement. Dans notre exemple, les articles étant le détail de familles d articles, le champ Libellé article sera déposé à droite. En procédant de la même manière, il est possible d affiner encore plus notre analyse en ajoutant une quatrième dimension à notre vue de données. Supposons qu on veut examiner, en plus, la répartition par client du chiffre d affaires. Il suffit de glisser le champ Client à côté du Champ mois dans la zone des colonnes pour obtenir ce résultat. Dans cette quatrième dimension de la vue aurait pu être introduite différemment : dans les lignes à gauche des deux champs qui sont déjà présents ou dans les colonnes à gauche du champ mois pour avoir des totaux par client. GESTIMUM 105 / 184

106 Ici on retrouve bien, dans ces différentes représentations, le chiffre d affaires des Boîtiers PC de la société Couzon SA du mois de Janvier Il fait partie à chaque fois d un regroupement différent et c est l un des intérêts d une telle analyse. Cette dernière remarque nous conduit à attirer l attention sur le fait que cet outil permet d atteindre un objectif d analyse de données, la construction de la vue devrait donc être guidée par cet objectif. Attention : - La construction de ce type de requête n est pas acceptée par cet outil : inner join DOCUMENTS D on D.DOC_NUMERO = L.DOC_NUMERO and DOC_TYPE = 'V' and DOC_STYPE in ('A', 'F', '0', '1') Il faut reporter la condition dans la clause Where pour obtenir le même résultat : inner join DOCUMENTS D on D.DOC_NUMERO = L.DOC_NUMERO Where DOC_TYPE = 'V' and DOC_STYPE in ('A', 'F', '0', '1') GESTIMUM 106 / 184

109 7 Traitements 7.1 Gestion d affaires & Planning des ressources L objectif du module des affaires, est de permettre un suivi de vos affaires, tant au niveau financier que du planning. Pour cela nous vous proposons la saisie d un budget, d un avancement ainsi que la planification par journée de vos équipes. Suivi budgétaire des affaires Vous pourrez étudier et ventiler votre budget sur 4 grands thèmes : Les Frais (financiers, transports, etc.) La Main d œuvre (organisée par trois critères) Les achats (par fournisseur, par article, par famille, etc.) Les ventes (total de document, de ligne de documents, de famille, de sous famille, ou d article, etc.) Pour chacun des thèmes, nous avons inséré de nouveaux champs pour structurer et analyser les différents frais et la main d œuvre. C est ainsi que vous pouvez maintenant ajouter un type et un sous-type de frais et de main d œuvre dans la saisie du budget et du réalisé. Nous avons également ajouté trois critères de classification (affectable au salarié). Le module vous permet également de saisir le réalisé pour les frais, et la main d œuvre ainsi que de suivre le détail des lignes de document (achats, ventes, stocks) affectées aux affaires. Ces éléments étant synthétisés dans un tableau de bord, permettant l analyse sur les types, sous - types, fournisseurs, familles et sous-familles articles. Nouveaux paramétrages : Type et sous type de frais et de main d œuvre : A partir du menu Fichier\ Tables de références Affaires : Type de frais : Saisir les différents type de frais (Exemple : Déplacement, administratif, etc.) GESTIMUM 109 / 184

110 Affaires : Sous-type de frais : Saisir les différents sous-types de frais (Exemple : Hôtel, Frais kilométriques, taxes locales, royalties, etc.) Affaires : Type de Main d œuvre : Saisir les types de MO (Exemple : Production, Etude, etc.) Affaires : Sous-type de Main d œuvre : Saisir les sous-type de main d œuvre (Exemple : Cadre, Etam, OS, Sous-traitant, etc.) Critères de classification des salariés Concernant les trois critères de classification supplémentaires et affectables sur la fiche salarié, vous pouvez les labelliser à votre convenance. Pour cela, il faut les saisir à partir du menu : Labellisation des titres des critères A partir du menu Fichier\ Préférences de gestion, onglet «Affaires» GESTIMUM 110 / 184

111 Valeurs des critères de classification : A partir du menu Fichier\ Tables de références Vous pouvez saisir dans les tables de références les valeurs des critères de classification des salariés Salariés : Critères 1 Salariés : Critères 2 Salariés : Critères 3 GESTIMUM 111 / 184

112 Pour chacune des nouvelles tables de référence, il faut associer un code (15 caractères alphanumériques maximum) et un libellé (60 caractères alphanumériques maximum) Fiche salaries Affectation des critères aux salariés: A partir du Menu Données \Autres\ Salariés onglet «Affaires» Vous pouvez maintenant affecter vos critères aux fiches salariés : GESTIMUM 112 / 184

113 Affaires Onglet Général Il permet de définir les éléments de classification et d état de l affaire, ainsi que l affectation (non obligatoire à un client) Onglet Budget : Saisie du budget des frais et de la main d œuvre : La saisie peut se faire sans alimenter toutes les colonnes type, sous-type, critère 1, critère 2, critère 3, salarié, article, quantité, prix unitaire. La saisie d un article, alimente automatiquement le libellé avec celui de l article. (Seuls les articles de catégorie Autre sont saisissables dans les frais, de catégorie Main d œuvre et sous-traitance dans la Main d œuvre) La saisie d un salarié alimente automatiquement les 3 Critères qui lui ont été affectés dans sa fiche. Le même principe est utilisé pour la saisie du budget main d œuvre. GESTIMUM 113 / 184

114 Saisie des budgets d achat : La saisie peut se faire sans alimenter toutes les colonnes famille, sous-famille, code tiers, article, quantité, prix unitaire. Saisie des budgets de ventes : Plusieurs choix (cumulatifs) s offre pour l alimentation du budget de ventes : Vous pouvez saisir les lignes une à une en alimentant ou pas les différentes colonnes comme pour les achats mais sans possibilité de saisie d un code tiers. Ou vous pouvez aussi choisir d intégrer le pied (total hors taxes) ou les lignes détaillées d un document. GESTIMUM 114 / 184

115 Sélectionner alors le document servant à alimenter le budget. Si un client a été affecté à l affaire, la liste des documents de vente apparaît avec les valeurs du code affaire et du client affecté à l affaire. Vous pouvez modifier ces valeurs pour rechercher un document d une autre affaire ou d un autre client. Double cliquez sur le document choisi, il sera alors automatiquement alimenté dans le budget des ventes : Onglet Réalisé : Saisie du réalisé des frais et de la main d œuvre : Nous avons gardé la philosophie et la liberté de la saisie des budgets. Pour accélérer la saisie, vous pouvez utiliser la fonction du menu contextuel : «Dupliquer la ligne». GESTIMUM 115 / 184

116 Visualisation du réalisé Achats, Ventes : Ce sous-onglet permet d obtenir le détail des lignes des documents engageant la société (Commande / BL : Facture / Etc.) D un simple clic droit, vous pouvez ouvrir le document ou en créer un pour cette affaire. GESTIMUM 116 / 184

117 Visualisation du réalisé Stock : Nous permettons de voir les lignes d entrée et de sortie de Stock ainsi que les fiches d assemblages (ne sont pas pris en compte les documents d inventaire) : Tableau de Résultat (Ancien onglet) : Ce tableau permet de lister les articles, les frais et la main d œuvre affecté à l affaire, en consultant pour chaque élément les quantités vendues et achetées (Le coût prévu est calculé sur la base du prix de revient des documents des ventes). Seuls les documents à partir des bons de livraison et de réception sont pris en compte dans ce tableau, ainsi que les documents de stock (exclut des inventaires et écarts de stock) GESTIMUM 117 / 184

118 Onglet Tableau de Bord : La vue la plus synthétique reprend les quatre grands thèmes Frais / Main d Œuvre / Achats / Ventes et les consommations de stock Un clic gauche sur la croix permet d obtenir le détail du poste : GESTIMUM 118 / 184

119 Pour les frais et la main d œuvre : regroupé par Type et sous-type On peut alors également détailler les valeurs prise en compte en cliquant sur la croix du sous-type ou en faisant un clic droit : On obtient alors le détail des éléments pris en compte dans le réalisé avec possibilité de faire afficher une zone de regroupement : GESTIMUM 119 / 184

120 Il suffit alors de sélectionner le titre des colonnes en déposant dans la zone de regroupement pour obtenir le regroupement souhaité. Pour les achats : présentation par fournisseur Pour les ventes : présentation par famille et sous famille d articles Dans les deux cas d achat et de vente, il est possible d afficher également une zone de regroupement dans le détail et sélectionner les critères de regroupement. GESTIMUM 120 / 184

121 Le menu contextuel général permet la gestion de l ouverture des regroupements et l ajustement des colonnes ainsi que l export et l impression : Les résultats : Le pied du tableau calcule la marge [(Frais + Mo + Achats+Stock) Ŕ Ventes] ainsi que le pourcentage de marge. Concernant les écarts, ils sont calculés au prorata du budget en fonction de l option choisie concernant l avancement : Ne pas tenir compte de l avancement budgété = Ecart sur budget total Tenir compte de l avancement budgété : Il calcule et affiche un prorata du budget par rapport au pourcentage d avancement saisi dans la colonne Pourcentage d avancement de l onglet budget : Tenir compte de cet avancement : Calcul tous les postes budget au prorata du pourcentage saisi dans la zone à côté. GESTIMUM 121 / 184

122 Planification des affaires Vous pouvez saisir pour chaque affaire la liste des journées de travail et les salariés que vous planifiez pour réaliser les affaires et ainsi les visualiser dans une vue graphique pour une période donnée. Nouveaux Paramétrages Jours travaillés et périodes de fermeture de la société Il faut définir les jours travaillés dans l entreprise ainsi que les périodes de fermeture (congés ou jours fériés) A partir du menu Fichier\ Préférences de gestion, onglet «Affaires» Jours travaillés Il faut cocher les jours de la semaine travaillés au sein de l entreprise (Il sera possible lors de la planification de forcer un jour défini comme non travaillé en journée de travail) Périodes de fermeture Vous pouvez saisir les jours (par période) de fermeture de la société (exemple: les congés d été si la société ferme complètement), les jours fériés. Pour la France, vous pouvez les insérer automatiquement en cliquant sur le bouton Ajouter les jours fériés (Vous pourrez alors choisir l année, pour laquelle les jours doivent être insérés). Couleurs d affichage dans le planning Couleurs par défaut Vous pouvez définir deux couleurs d affichage par défaut pour les absences et les jours travaillés. Ces deux couleurs seront alors reprisent par défaut lors de la création des types d absence et des salariés. Elles seront alors modifiables. A partir du menu Fichier\ Préférences de gestion, onglet «Affaires» GESTIMUM 122 / 184

123 Vous pourrez mettre à jour (avec la valeur de la couleur par défaut des jours travaillés la liste de vos salariés en cliquant sur le bouton : «Mettre à jour tous les salariés» Couleur d affichage des salariés Vous pouvez distinguer la couleur qui sera utilisée pour afficher dans le planning, les journées de travail pour chaque salarié. (Par défaut, la couleur défini dans les préférences sera utilisée pour tous les salariés) A partir du Menu Données\ Autres\ Salariés onglet «Affaires» Vous pouvez soit choisir dans la liste qui vous est proposée, Soit personnaliser vos couleurs en choisissant «personnalisée» à la fin de la liste : GESTIMUM 123 / 184

124 Type d absence Vous pouvez si vous le souhaitez définir différents types d absence et leur affecter d es couleurs différentes qui seront alors utilisées lors de l affichage du planning. Il suffit de cliquer dans la cellule «Couleur», puis sur les apparaissant à côté de la valeur de couleur. A partir du menu Fichier\ Tables de référence : «Salariés : Type d absence» Absence des Salariés A partir du Menu Données\ Autres\ Salariés onglet «Absence» Vous pouvez saisir dans cet onglet les jours ou la période d absence de vos salariés, cela permettra lors de la planification des salariés sur les affaires, de contrôler leur disponibilité. GESTIMUM 124 / 184

125 Planification des affaires : Saisie du planning : A partir de la fiche affaire, dans l onglet «Planning» La saisie peut-être : - ligne par ligne en saisissant la date et le salarié : - pour un ensemble de lignes : pour faciliter le travail de saisie, nous vous proposons un outil d aide à la saisie à partir du menu contextuel choisissez «Ajouter un ensemble de lignes» : Une fenêtre d aide à la saisie vous permet alors de saisir les salariés soit : GESTIMUM 125 / 184

126 Par fourchette : Ou par l un des trois critères affectés puis de saisir la date de début de la mise en production ainsi que la durée (nombre de jours calendaires) prévue. La grille affiche alors les jours pour les salariés concernés, avec une coche dans la colonne «Sélectionné» pour les jours ouvrables. La coche ne sera pas activée pour les absences (le libellé indique le type et la date) ni pour les journées où le(s) salarié(s) sont affecté(s) à un autre chantier. Vous pouvez alors forcer en journée de travail un jour d absence en cochant la colonne «Sélectionné» du jour concerné. Par contre, une journée déjà affecté à un chantier (exemple le 01/10/2009» ne pourra pas être affecté au chantier comme travaillé. Une fois les modifications effectuées, cliquez sur le bouton «Ok» pour alimenter l onglet «Planning» avec les éléments présents dans la grille. Vous pouvez renouveler l opération avec d autres salariés, ou critères, ainsi que modifier un salarié sur une date : Le menu contextuel vous permet également de revenir sur la fiche «Salarié» depuis cet onglet. GESTIMUM 126 / 184

127 Visualisation du planning : A partir du menu Données\ Planning des affaires ou depuis la liste des Affaires dans le menu contextuel : «Planning» Affaires affichées : Le planning affichera toutes les affaires en cours dans la période sélectionnée. La période d affichage est calculée par rapport à la date de référence (initialisée à la date du jour) moins le nombre de jours sélectionné dans l option «Nombre de jours passés à afficher» plus le nombre de jours sélectionnés dans l option «nombre de jours à venir à afficher» Vous pouvez vous déplacer dans cette période à l aide de l ascenseur, ou : Reculer la période de 30 jours, en cliquant sur le bouton : Choix des colonnes Avancer la période de 30 jours, en cliquant sur le bouton : Vous pouvez décider d afficher dans le tableau les champs utilisateurs des affaires et les critères des fiches salariés. Pour cela, il vous suffit de cliquer sur le titre : «Choisir les colonnes» GESTIMUM 127 / 184

128 Il ne reste plus qu à choisir la rubrique et cocher les champs ou les critères que vous souhaitez visualiser dans le planning. Filtre du planning : ou Vous pouvez également décider de filtrer les affaires qui s affichent dans le planning par rapport aux éléments suivants : Affaire / Champs utilisateurs / Salariés / Critères salariés. Cliquer sur le titre «Filtrer» pour faire apparaître une fenêtre de filtre contenant ces éléments : GESTIMUM 128 / 184

129 Dans chaque cadre d affichage, apparaît les valeurs des éléments présents dans le planning. Il suffit de décocher les valeurs que vous ne souhaitez pas faire apparaître. Exemple : Dans le critère Equipe, vous pouvez décocher l équipe 3 (E3) L affichage du planning ne tient alors plus compte des journées des salariés affectés à l équipe 3 GESTIMUM 129 / 184

130 Autres fonctions du planning Accéder à la fiche affaire Vous pouvez à l aide du menu contextuel ouvrir la fiche affaire sur laquelle le curseur est positionné : Accéder à la fiche salarié Vous pouvez à l aide du menu contextuel ouvrir la fiche du salarié sur lequel le curseur est positionné Impression du planning A l aide du menu contextuel, vous pouvez imprimer le planning. L impression passe par un aperçu vous permettant de configurer votre impression (Format, Style, entête et pied de page, etc.). Nous vous conseillons d utiliser une imprimante au format A3. Vous pourrez enregistrer votre configuration. Export Excel A l aide du menu contextuel vous pouvez exporter au format Excel votre planning. Il vous sera proposé d enregistrer le fichier (par défaut dans le répertoire temporaire GESTIMUM) GESTIMUM 130 / 184

131 7.2 Réapprovisionnement La gestion du Réapprovisionnement automatique de Gestimum consiste à proposer sur un ou plusieurs dépôts, pour une fourchette d articles, familles, sous familles, type d article, catégorie d article et fournisseur donnés, les articles à réapprovisionner. Il permet de préparer les lignes d articles à commander pour l opération de Génération des commandes fournisseurs. Paramétrage Un article est à réapprovisionner à partir du moment où son «stock à terme» est négatif. Le besoin est calculé à partir de cette formule de base du stock à terme calculé: Stock à terme = Stock Réel + Commande fournisseurs Commandes clients Vous avez la possibilité d intégrer différents critères dans le calcul et de modifier la formule de base. GESTIMUM 131 / 184

132 La fenêtre du réapprovisionnement automatique propose : Choix d un dépôt ou des plusieurs dépôts : Si aucun dépôt n est choisi, le dépôt principal défini dans les Préférences de gestion/ Onglet stock sera utilisé. Regrouper sur le dépôt principal : Cette option permet de regrouper les besoins de différents dépôts vers le dépôt principal défini dans les Préférences de Gestion/Onglet Stock. Si l option n est pas cochée, on obtient le résultat suivant Si l option est cochée, on obtient les mêmes articles avec les besoins cumulés sur le dépôt principal. Sélection des articles : Famille Sous famille Type d article Catégorie Articles Fournisseurs Sélection SQL : Permet de définir une requête SQL précise pour définir une sélection d articles particulière. Options du réapprovisionnement : Calcul du stock à terme : Le Besoin peut être calculé à partir de la formule de base. Si aucun de ces éléments n est coché, le besoin sera calculé à partir du stock réel négatif Calcul du Stock à terme : Stock réel + Commandes fournisseur Commandes clients (articles) Commandes clients (composants). Il est possible d inclure et d exclure le stock réel du calcul. Dans ce cas, le stock réel sera considéré comme étant égal à zéro : Besoin = Stock à terme = 0 + Commandes fournisseurs Commandes clients (articles) Commandes clients (composants). Il est possible d inclure et d exclure les commandes fournisseurs et clients. Dans ce cas : Besoin = Stock à terme = Stock réel + 0 Commandes clients (articles) Commandes clients (composants). Il est possible d inclure et d exclure les commandes clients. Dans ce cas : Besoin = Stock à terme = Stock réel + Commandes fournisseurs 0. GESTIMUM 132 / 184

133 Remarque Importante : Le champ «Commandes clients STK_CMDCLI» disponible dans l onglet stock de la fiche article a été modifié et intègre désormais deux nouvelles éléments : Commandes clients (articles) et commandes clients (composants). Lors de la création d une commande client, l article commandé mouvemente désormais le champ «Commandes clients (articles) STK_CMDCLA» y compris pour les nomenclatures gérées et non gérées, ainsi que les forfaits. Tous les composants des forfaits et des nomenclatures (gérées et non gérées) mouvementent le champ «Commandes clients (composants) STK_CMDCLC». La quantité totale nécessaire pour ce composant commandée à partir de la nomenclature ou forfait est renseignée dans ce champ. Le champ «Commandes clients STK_CMDCLI» de la fiche article devient la somme des champs Commandes clients (articles) et Commandes clients (composants). Lors de la migration du dossier la valeur du champ Commandes clients sera recopiée dans le champ Commandes clients (articles). Pour les dossiers gérant les forfaits et nomenclatures, un recalcul du stock est nécessaire avant de lancer ce nouveau traitement pour la première fois, ce qui mouvementera le champ Commandes clients (composants)! Calcul du Besoin : Le besoin peut intégrer dans son calcul le Stock Mini et Maxi définis dans l onglet stock de la fiche article. Le bouton radio «Inclure le stock mini ou maxi de la fiche article dans la formule» permettra d ajouter ou non dans la formule du réapprovisionnement le stock Mini ou le stock maxi de la fiche article. Le bouton radio «Stock à terme» appliquera la formule suivante : Besoin = Stock à terme (calculé) Le bouton radio «stock mini» coché appliquera la formule suivante : Besoin = Stock Mini Stock à terme (calculé) Le bouton radio «stock maxi» appliquera la formule suivante : Besoin = Stock Maxi Stock à terme (calculé) Par exemple, pour les articles suivants et les commandes fournisseurs et clients saisis, si l option Au stock mini est cochée, le besoin proposé est : ARTICLE SEUIL MINI MAXI STK.REEL CO CLI CO FOU BESOIN ARTTOUT = Mini-(Réel+CO F CO C) ARTSEUIL ARTMAXI ARTMINI = Mini-(Réel+CO F CO C) ARTRIEN 1 2 Par exemple, pour les articles suivants et les commandes fournisseurs et clients saisis, si l option Au stock maxi est coché, le besoin proposé est : ARTICLE SEUIL MINI MAXI STK.REEL CO CLI CO FOU BESOIN ARTTOUT = Maxi - (Réel+CO F CO C) ARTSEUIL ARTMAXI ARTMINI = Maxi - (Réel+CO F CO C) ARTRIEN 1 2 L option «Commander au moins à hauteur du stock mini de la fiche article» permet de forcer le besoin ou moins à hauteur du mini si la quantité à commander est < au mini. Dans ce cas, le besoin GESTIMUM 133 / 184

134 proposé est : ARTICLE SEUIL MINI MAXI STK.REEL CO CLI CO FOU BESOIN ARTTOUT = Besoin =Mini ARTSEUIL ARTMAXI ARTMINI = Besoin = Mini ARTRIEN 1 2 L option «Plafonner la quantité réapprovisionnée à hauteur du stock maxi de la fiche article» permet de plafonner le besoin à hauteur du maxi si la quantité à commander est supérieure au stock maxi. Dans ce cas, le besoin proposé est : ARTICLE SEUIL MINI MAXI STK.REEL CO CLI CO FOU BESOIN ARTTOUT ARTSEUIL ARTMAXI = Besoin = Maxi ARTMINI ARTRIEN CONSULTER LES ARTICLES A COMMANDER Si vous souhaitez simplement consulter les articles à réapprovisionner : cliquer sur le bouton Annuler pour sortir de l assistant. Ensuite, choisir d imprimer et/ou de générer les commandes fournisseurs en cochant/décochant les case puis en cliquant sur Terminer. Si vous avez demandé une génération des commandes, le logiciel génère les lignes d articles à commander, ce qui permet de les récupérer en Génération des commandes fournisseurs du menu Traitements. GESTIMUM 134 / 184

135 Champs DEP_CODE ART_CODE ART_GAMME STK_NUMLOT ART_LIB ART_LIBC ART_TYPE ART_CATEG FAR_CODE SFA_CODE ART_STOCK ART_TGAMME STK_MINI STK_SEUIL STK_MAXI STK_REEL STK_CMDFRS STK_CMDCLI STK_CMDCLA STK_CMDCLC STK_TERME STK_BESOIN Description Dépôt Code article Gamme N de lot Libellé Libellé court Type Catégorie Famille Sous-famille Type de stock Type de gamme Stock Mini Seuil d alerte Stock maxi Stock actuel Commandes fournisseurs Commandes clients = Commandes clients (articles) + Commandes clients (composants) Commandes clients (articles) = Commandes clients passées directement sur un article nomenclaturé ou forfait ou un composant. Commandes clients (composants)= Commandes clients passées sur un composant lorsqu il fait partie d une nomenclature ou forfait A terme = Champ calculé à partir du Stock réel + Commandes fournisseurs Commandes clients Besoin = Stock à Terme. Le stock mini et le stock maxi peuvent intervenir sur ce résultat en fonction des options cochées. Menu contextuel Fiche article Historique des articles Export de la grille Recherche dans la grille Propriétés de la grille Mode d application de la génération La génération des commandes fournisseurs peut s appliquer aux articles d un dépôt ou de tous les dépôts. La sélection du fournisseur s effectue en tenant compte ou non de la priorité fournisseur et des trois critères suivants : meilleur délai de livraison, meilleur prix ou plus petite quantité à commander. Le choix du fournisseur de la commande est propre à chaque article et dépend de la priorité définie (priorité fournisseur, délai de livraison, quantité minimum et prix d achat). Sélection du dépôt Par défaut, la génération des commandes fournisseurs s effectue sur les articles à réapprovisionner sur la totalité des dépôts mais elle peut être demandée pour un dépôt unique ou un intervalle de dépôts. Informations fournisseur Dans chaque fiche article, l'onglet Fournisseur contient la liste des fournisseurs possibles avec les informations suivantes : le prix d achat, le délai de livraison, la remise, la quantité minimum à commander et la priorité. Le choix du fournisseur auquel vous allez commander chaque article dépend du type de priorité choisi. Le classement des fournisseurs s effectue sur les trois critères suivants : prix d achat, délai et quantité minimum. GESTIMUM 135 / 184

136 Cocher la case Prise en compte de la «priorité fournisseur», pour tenir compte en premier lieu de la priorité du fournisseur puis ensuite, des trois critères précédents, Autrement, le logiciel prendra en compte uniquement les critères de prix, délai et quantité minimum. Détail des commandes à générer A partir des critères définis dans l étape précédente, le logiciel affiche pour chaque article, une liste de fournisseurs classés par ordre de priorité. Le meilleur fournisseur est coché et placé en premier et les autres suivent selon leur priorité. La sélection du fournisseur s effectue en tenant compte ou non de la priorité fournisseur et des trois critères suivants : meilleur délai de livraison, meilleur prix ou plus petite quantité à commander. La colonne «Devise» correspond à la devise de la fiche fournisseur et celle «Prix brut» au prix de l article dans la devise du fournisseur. GESTIMUM 136 / 184

137 La colonne «Euro» ou «un autre nom de devise» correspond au prix de l article dans la devise société. Cocher la case Prise en compte de la «priorité fournisseur», pour tenir compte en premier lieu de la priorité du fournisseur puis ensuite des trois critères précédents, Autrement, le logiciel prendra en compte uniquement les critères de prix, délai et quantité minimum. Pour éventuellement modifier le fournisseur proposé par défaut, il suffit de double-cliquer sur la case à cocher du fournisseur que vous souhaitez affecter à la commande de l article. Vous avez la possibilité de créer (F4+Ins) ou de modifier (F4+F2) les fiches fournisseurs directement depuis cet onglet. Lorsque vous cliquez sur le bouton Terminer, le logiciel génère les commandes fournisseurs correspondantes. Quantité mise en commande fournisseur La quantité commandée sera égale au Besoin calculé dans les étapes précédentes. La quantité devra toujours être au moins égale à une unité de conditionnement d achat. Particularités sur les articles gérant les gammes et les lots Pour un article gérant les gammes et les numéros de lot, plusieurs lignes de commande peuvent être générées. En effet, vous aurez plusieurs lignes avec des gammes et/ou des numéros de lot différents pour un article à commander. Dans le cas où, un numéro de lot ou une gamme est renseigné sur le réapprovisionnement pour un article, la génération de commande fournisseur affichera ces numéros/gammes. Sinon, le traitement ne vous demandera pas de numéro de lot, ni de gamme, les colonnes resteront vides. Sur vos commandes fournisseurs générées, vous n aurez donc pas de numéro de lot ni de gamme. Lors du transfert de ces Commandes en Bons de livraison, une fenêtre d'affectation de numéro de lot/gamme vous sera proposée. Lorsque vous cliquez sur le bouton Terminer, le logiciel génère les commandes fournisseurs correspondantes. La date de réception La date est calculée à partir du délai de réception général (voir les préférences de la gestion). Lorsqu un délai de réapprovisionnement particulier est défini pour un fournisseur donné dans la fiche article (onglet Fournisseur), le logiciel propose la date de réception prévue la plus tardive. Complément d information Avant de lancer ce traitement, vous pouvez utiliser d autres fonctions disponibles dans GESTIMUM pour vous aider à mieux analyser vos besoins : A partir de la Liste des documents de ventes ou de l Accusé de réception ouvert, consultez «L état du stock de la commande». Vous visualisez au fur et à mesure de vos commandes clients l état du stock réel, à terme et des commandes clients (articles, composants) et fournisseurs passées sur votre article, ainsi que tous les niveaux de la composition si votre article et nomenclaturé. GESTIMUM 137 / 184

138 A partir de la liste des articles ou d une fiche article ouverte, consultez «L Historique». Exemple : Par exemple, si vous sélectionnez le code article COMPOSANT2, on constate que cet article a été commandé directement sur l accusé de réception AR00039 et qu il fait partie également de la composition de la nomenclature NOMGS1ER du même document. Si on consulte la nomenclature NOMGS1ER, on constate que seulement la nomenclature commandée s affiche. A partir du menu Ventes \ «Portefeuille de commandes», vous pouvez consulter les commandes fournisseurs déjà passées, les commandes clients (articles) et (composants) pour faciliter votre gestion de livraison. GESTIMUM 138 / 184

139 7.3 Commissions > Traitement\ Commissions des commerciaux Ce module implique d avoir créer dans la base des commerciaux, ainsi que des barèmes Dans l exemple ci-dessus la formule prend le chiffre d affaire qui multiplie 2%. > Les commerciaux : Dans la fiche d un commercial, il faut attribuer un barème pour qu il soit pris en compte dans les calculs des commissionnements. Le Taux de commission sera affecté à chaque ligne article dans les documents. GESTIMUM 139 / 184

140 > Les barèmes : Deux types de barèmes sont à votre disposition. Sur un barème de type Global, le logiciel recherche la ligne de l objectif en fonction du montant réalisé (marge ou chiffre d affaires) ou de la quantité vendue puis calcule le montant de la commission d après la formule de cette ligne d objectif. Sur un barème de type Tranche, le logiciel calcule un montant de commission pour chacune des lignes d objectif dont le seuil est inférieur ou égal au montant réalisé (marge ou chiffre d affaires) ou à la quantité vendue. GESTIMUM 140 / 184

141 7.4 Déclaration d Echange des Biens La déclaration d échanges de biens (Préparation de la DEB du menu Traitements) est un document destiné à l'administration des Douanes afin de déclarer les achats et les ventes dans l Union Européenne (UE). Il concerne uniquement les personnes physiques et morales qui déclarent fiscalement les opérations de TVA et qui dépassent un certain seuil. Attention dans le logiciel, ce document n'est qu'un état préparatoire et il ne propose qu une édition papier et non la transmission directe. Dans le logiciel, seule les valeurs saisies dans les factures de ventes avec un client dont le pays de livraison est de type Union Européenne (UE) et dans les factures d'achat avec un fournisseur dont le pays de facturation est de type Union Européenne (UE) sont reprises. Les importations et exportations avec le reste du monde ne sont pas concernées. GESTIMUM 141 / 184

142 7.5 Mise en place des promotions > Données\ Tarifs\ Promotions Les promotions permettent de gérer des tarifs préférentiels pour une durée déterminée pour une population concernée. Sélection de la période d une promotion La promotion ou les soldes s appliqueront du premier jour ou dernier jour de la période indiquée ici. Le booléen "Suspendue" vous permettra de bloquer la promotion pendant la période en cours. De ce fait lors de la consultation de tarif ou de la réalisation de document, celle ci ne sera pas prise en compte. Population de tiers concernée par la promotion La promotion s applique par défaut sur la totalité de vos clients et de vos prospects mais il est possible de préciser une population de tiers donnée : famille ou sous-famille de tiers, pays particulier. Saisie des lignes de promotions Une ligne de promotion permet : - D appliquer des remises sur une famille, une sous-famille d articles et un article donné, - De préciser un prix promotionnel de vente dans une devise pour un article donné, - De paramétrer un article de remplacement, - De préciser un article supplémentaire (gratuit) pour l achat ou la vente d un article donné ou d un article d une famille ou une sous-famille. Remises et prix promotionnels Ces lignes de promotions fonctionnent comme des lignes de tarifs dans une grille de tarifs. GESTIMUM 142 / 184

143 L article de remplacement L article de remplacement permet de vendre, pendant toute la durée de la promotion, un article à la place d un autre tout en conservant le prix de l article d origine. L article en plus (gratuit) Pour offrir un article gratuit pour tout achat/vente d un article précis ou d un article appartenant à une famille ou une sous-famille d articles, il faut saisir la référence de l article puis dans la colonne Article en plus, la référence de l article gratuit. De ce fait, l article gratuit sera bien décrémenté du stock actuel à un prix de vente nul. Cas particulier : Il est possible de déterminer une promotion pour une gamme particulière par un clic dans la colonne gamme de la grille de saisie. La sélection des éléments de la gamme s effectue par une vue déterminée au préalable dans les tables (vue cartésienne ou vue standard). 7.6 Transfert comptable > Traitements\ Transfert comptable Le transfert comptable consiste à comptabiliser : les pièces de ventes/achats (Factures/Avoirs) les opérations de trésorerie (règlements en portefeuille, remises, avis d encaissement, impayés ) Le transfert comptable type Gestimum 3 ventile les écritures dans le dossier, suivant un paramétrage défini au préalable. (Natures comptables). GESTIMUM 143 / 184

144 7.7 Clôture annuelle > Menu Traitements\ Clôture annuelle La clôture annuelle dans la gestion commerciale est possible uniquement s il n y a pas de licence pour la gestion comptable. La clôture annuelle impose la sauvegarde de la base de donnée. GESTIMUM 144 / 184

147 8 Divers 8.1 Gestion des devises > Menu Données\ Autres\ Actualisation des devises Pour bénéficier d une devise sur le dossier il faut passer par l actualisation des devises, puis insérer un cours à la devise. Cotation `Au certain' Cette cotation consiste à donner le nombre d'unités monétaires étrangères équivalent à une unité de monnaie locale. Exemple : 1 euro = 0,9430 USD. Cotation `A l'incertain' Cette cotation indique le nombre d'unités monétaires locales correspondant à une unité de monnaie étrangère. Exemple : 1$ = 1,0604 euro. GESTIMUM 147 / 184

148 8.2 Glossaires > Données\ Autres\ Glossaires Les glossaires permettent de constituer un ensemble de textes. Ils pourront être insérer dans le corps des documents de ventes ou d achats. A l'intérieur d'un document de vente ou d'achat, vous choisissez de faire figurer différents glossaires qui pourront ensuite être sur l imprimé. GESTIMUM 148 / 184

149 8.3 Traductions > Données\ Autres\ Traductions des libellés GESTIMUM vous propose un système de traduction multi-langues pour les libellés : des articles, frais et ports, les modes de règlements, Le système de traduction est associé à un code langue et permet de récupérer en saisie de documents et à l impression, un libellé dans une langue étrangère. Création des langues : Fichier\ Tables de références Une fois la langue créée il faut l associer au pays, puis à la création des tiers l association du pays attribura automatiquement la langue. GESTIMUM 149 / 184

150 8.4 Réimputation > Outils\ Réimputation\ Réimputation de tiers L outil de réimputation permet de modifier les codes articles ou les codes tiers. Il impose une connexion exclusive à la base de donnée. La réimputation modifie la codification sur tous les documents archivés et actifs. 8.5 Administration de la base > Outils\ Administration de la base de données Les options Restauration complète et Maintenance sont disponibles uniquement lorsque GESTIMUM est démarré sans avoir ouvert de société. La sauvegarde complète GESTIMUM 150 / 184

151 La sauvegarde complète doit être lancée uniquement depuis le poste serveur, elle sauvegarde les données de la base SQL, les fichiers de paramétrage, les modèles et les documents. La restauration complète La restauration complète doit être lancée uniquement depuis le poste serveur, elle restaure tous les éléments pris en compte lors de la sauvegarde. Cette action écrase toutes les données saisies depuis la date de la sauvegarde. La sauvegarde simple des données La sauvegarde simple peut être lancée depuis le serveur ou les postes clients, la sauvegarde sera faite par SQL donc stockée sur le serveur. Cette sauvegarde prend uniquement les données SQL. La restauration simple des données GESTIMUM 151 / 184

152 La restauration simple des données, doit être lancée depuis la société ouverte dans Gestimum, elle restaure uniquement les données de la base SQL. La maintenance La maintenance permet après la sélection de la société, d effectuer des opérations de maintenance, notamment la suppression des «Verrous», en cas de coupure de courant le serveur SQL garde les connexions des utilisateurs, à leur reconnexion ils auront le message «utilisateur déjà connecté» si la maintenance n est pas faite avant reconnexion. GESTIMUM 152 / 184

153 8.6 Archivage des documents > Outils\ Archivage des documents La fonction d archivage permet d épurer la liste des documents de ventes ou d achats. Il n est possible de lancer l archivage que pour les documents transférés ou comptabilisés. La consultation des documents archivés est possible dans le menu Ventes\Achats puis Liste des documents de Ventes\Achats Archivés. La fonction extraire permet de faire basculer les documents archivés s vers la liste des documents de ventes\achats. GESTIMUM 153 / 184

154 8.7 Purge des documents > Outils\ Purge des documents La purge a pour but de réduire la taille de votre base en supprimant certaines données : Les documents archivés Les mouvements de stocks antérieurs aux derniers inventaires complets de tous les dépôts. Avant purge des documents, il faut effectuer une sauvegarde complète de la base. GESTIMUM 154 / 184

155 8.8 Débridage > Gestimum\ Débridage du PGI Le débridage du PGI peut être lancé depuis n importe quel poste du réseau, cependant, c est sur le poste qui en a fait la demande que vous devrez renseigner le code qui vous sera délivré. Dans le cas de société multiple, il suffit de rattacher les autres sociétés à la société principale par la liste de l option «Sélection de la société dans laquelle le code de débridage a déjà été saisi». GESTIMUM 155 / 184

156 8.9 Raccourcis clavier Liste non exhaustive ACCES AUX FENETRES Accès au menu Ouvrir le menu contextuel Ouvrir la fenêtre suivante Ouvrir la fenêtre précédente Ouvrir le contrôle suivant Ouvrir le contrôle précédent ALT ou F10 Maj+F10 Ctrl+Tab ou Ctrl+F6 Maj+Ctrl+Tab ou Maj+Ctrl+F6 Tab Maj+Tab MENU PRINCIPAL Nouveau Ouvrir Enregistrer Enregistrer/fermer Imprimer Précédent Suivant Ctrl+N ou F11 Ctrl+O ou Ctrl+F12 Ctrl+S ou F12 Alt+F12 Ctrl+P ou Maj+Ctrl+F12 Maj+F6 F6 MENU & MENU CONTEXTUEL Ligne suivante ou précédente Sous menu, menu suivant ou précédent Fermeture Tab ou Maj+Tab ou Echap CHAMPS EN EDITION Activer l option dans le champ Désactiver l option dans le champ F12 Echap ONGLETS Onglet suivant ou précédent ou 1 e ou dernier onglet Home ou Fin CASES A COCHER Sélection de vrai ou faux & inversement Espace COMBO Ouvrir ou fermer la liste Liste suivante ou précédente 1 e ou dernière ligne F4 ou ou DATE Augmente ou diminue la date Date du jour ou ou + ou - A ou T GESTIMUM 156 / 184

157 CALENDRIER Ouverture Fermeture sans sélection Fermeture avec sélection Jour suivant ou précédent Semaine suivante ou précédente Mois suivant ou précédent Année suivante ou précédente Début ou fin de mois F4 Echap Entrée ou ou ou Ctrl+ ou Ctrl+ Home ou Fin LISTE SIMPLE Ligne suivante ou précédente Changer de page Début ou fin de liste Sélection ou désélection Multi-sélection Multi-sélection en lot Tout sélectionner ou ou Home ou Fin Simple clic CTRL+ clic Maj+ ou Maj+ ou Maj+Clic CTRL+A LOOKUP OU LISTE DEROULANTE Ouvrir ou fermer la liste Ouvrir la fenêtre liste Ouvrir la fenêtre de recherche Fermer la liste sans sélection Fermer la liste avec sélection Ligne suivante ou précédente 1 e ou dernière ligne Ouvrir une nouvelle fiche Ouvrir la fiche de la ligne sélectionnée F4 Alt+ Maj+F4 Esc Entrée ou ou Ins F2 GRILLE Début ou fin de liste Début ou fin de page Changer de page Passage du champ en mode édition Champ suivant ou précédent Champ saisissable suivant Champ saisissable précédent 1 e ou dernier champ de la ligne Suppression de la ligne Passer à l enregistrement suivant Insérer une ligne (au-dessus) Sélection ou désélection Tout sélectionner Tout désélectionner Sélection ou désélection en lot Home ou Fin Ctrl+ ou Ctrl+ Ctrl+ ou Ctrl+ F2 ou Tab ou Entrée MajTab Ctrl+Home ou Ctrl+Fin Ctrl+Suppr Ctrl+Entrée Inser Ctrl+Clic ou Espace Ctrl+A Maj+ Ctrl+A Maj+ ou Maj+ RADIO BOUTON Bouton suivant ou précédent ou GESTIMUM 157 / 184

160 9 Exercices 9.1 Enoncés Exercice 1 : Personnalisation de GESTIMUM 1. Afficher dans la liste des documents de vente la colonne Total HT avant la colonne Total TTC. 2. Afficher dans la liste des clients un filtre de tous les clients résidants dans l Ile de France. 3. Créer un champ utilisateur dans les articles, qui affiche le prix de vente de l article en TTC. (5 min) Exercice 2 : Création client et d une facture (15 min) 1. Créer une grille de tarifs Condition : Article , en cumulant 5 % puis 2 % de remise Article avec un premier prix fixé à 150, un seuil pour 2 quantités à 145 et un seuil de 10 pour Créer un mode de règlement chèque à 45 jours 2. Créer un risque sans notion de blocage pour avec le libellé client a risque faible 3. Créer un client avec association des 3 étapes (grille de tarif, mode de règlement, risque) et saisir un montant de 1500 d encours maximum. Condition : Créer le client SEMAT pour Raison Sociale 4. Créer une facture pour le client Exercice 3 : Création d articles 1. Article simple Condition : P1 = Pièce 1 PA=10 PV=15 P2 = Pièce 2 PA=20 PV=15 P3 = Pièce 3 PA=30 PV=35 (20 min) 2. Article nomenclature géré en stock Condition : N0 = Nomenclature 0 Pour les composants intégrés les 3 articles pièces 3. Article sérialisé Condition : ARTSERIE : Article sérialisé 4. Article géré par lot Condition : ARTLOT : Article Lot 5. Créer des documents Faire un achat des articles simples, de l article sérialisé et de l article géré par lot. Faire une fiche d assemblage de la nomenclature. GESTIMUM 160 / 184

161 Exercice 4 : Encaissement d une facture en deux étapes (10 min) 1. Réception d un chèque pour 50 % de l échéance et par carte bleu pour 50 % du reste pour le client SEMAT 2. Remise en banque des réceptions Exercice 5 : Statistique des ventes puis ventilation comptable 1. Statistique sur les ventes réalisées Condition : Critère de sélection 1 er Client 2 ème Article Et un filtre sur le client SEMAT (10 min) 2. Transfert comptables des documents et règlements créées Condition : Faire l aperçu des documents de vente et d achat et remises des règlements GESTIMUM 161 / 184

162 9.2 Solutions Exercice 1 : Personnalisation de Gestimum 1. > Vente\ Liste des documents de vente, Afficher le menu contextuel par le clic droit, ouvrir les propriétés de la grille. Trier par intitulé pour chercher la colonne Total HT, la déplacer vers la droite dans la liste des colonnes affichées. Pour modifier l ordre, les flèches bleues sont à disposition après sélection du champ. 2. > Données\ Tiers\ Clients. Afficher le menu contextuel par le clic droit, ouvrir les propriétés de la grille et le menu filtres. Il est possible de créer une variable et de les cumuler pour obtenir le résultat attendu. GESTIMUM 162 / 184

163 3. > Fichier\ Champs utilisateurs, saisir le champ dans la table Articles et faire une formule de calcul. Le # prend la variable du champ Prix de vente fois pour avoir le TTC. Pour l affichage de la valeur dans le champ calculé, insérer de nouveaux prix de vente. Exercice 2 : création client et d une facture 1. Créer d une grille de tarifs > Données\ Tarifs\ Grille de tarifs, saisir les codes articles et insérer les valeurs correspondantes GESTIMUM 163 / 184

164 2. Créer un mode de règlement chèque à 45 jours > Données Autres\ Mode règlements Créer un mode de règlement l associé au type de règlement chèque bancaire, paramétrer une date d échéance à 45 jours La date de test permet de valider le bon paramétrage. 3. Créer un risque sans notion de blocage > Fichier\ Tables de référence, ajouter une ligne avec un code et un libellé, la case ne doit pas être cochée pour avoir uniquement les messages d avertissements. GESTIMUM 164 / 184

165 4. Créer un client avec association des 3 étapes > Données\ Tiers\ Clients, créer un client. Attribuer la grille de tarifs préalablement créé dans l onglet Admin, et dans l onglet Compta, associer le mode règlement, l encours maximum et le risque. GESTIMUM 165 / 184

166 5. Créer une facture pour le client > Vente\ Nouveau document\ Facture, attribuer le tiers et les articles noté dans la grille de tarifs. Apres saisie du document, un message d avertissement informe du montant de dépassement de l encours. Exercice 3 : Création d articles 1. Article simple > Données\ Articles\ Nouveau, créer les 3 articles de type pièce avec les paramétrages, ces articles doivent être gérés en stock en «Prix Moyen Pondéré». GESTIMUM 166 / 184

167 2. Article nomenclature géré en stock > Données\ Articles\ Nouveau, créer un article de type nomenclature, ajouter un les composants dans l onglet nomenclature, sélectionner la gestion du stock «prix moyen pondéré» GESTIMUM 167 / 184

168 3. Article sérialisé > Menu Données\ Articles\ Nouveau, créer un article de type pièce avec un mode de gestion «sérialisé» dans l onglet stock. GESTIMUM 168 / 184

169 4. Article géré par lot > Données\ Articles\ Nouveau, créer un article de type pièce avec un mode de gestion «lot» dans l onglet stock. GESTIMUM 169 / 184

170 5. Créer des documents Créer les documents avec les informations complémentaires GESTIMUM 170 / 184

171 Exercice 4 : Encaissement d une facture en deux modes de paiement à des dates différentes 1. > Traitement\ Encaissement\ Réception des règlements, pour le client SEMAT, saisir le montant de Pour affecter la somme saisie, faire Modifier\ Echéancier puis sélectionner la facture concernée, puis valider. GESTIMUM 171 / 184

172 2. Remise en banque des réceptions > Traitement\ Encaissement\ Remise en banque, sélectionner le type de règlement «chèque». Liste des échéances, sélectionner la ligne correspondante. Exercice 5 : Statistique des ventes - transfert comptable 1. > Traitement \Statistique, paramétrer les variables de regroupement sur Client pour le premier critère puis Article sur le second. Vue tabulaire, GESTIMUM affiche les résultats issus de la facture créée. GESTIMUM 172 / 184

173 2. > Traitement\ Transfert comptable, sélectionner la période concerné, cocher les documents de vente et d achat et les remises de règlements. L aperçu permet de visualiser tous les éléments qui seront ventilés dans Gestimum Gestion Comptable. GESTIMUM 173 / 184

176 10 Modules optionnels 10.1 Connecteur Outlook > Menu Outils\ Synchronisation Outlook Le connecteur Outlook permet de transférer les données de GESTIMUM vers Outlook. Le paramétrage permet de sélectionner les dossiers contacts, tâches et calendrier pour indiquer la destination des éléments qui seront synchronisés. GESTIMUM 176 / 184

177 Dans la fiche salarié, il faut affecter les éléments dont il est nécessaire de synchroniser les données vers Outlook. Il faut sélectionner les filtres avant le lancement de la synchronisation. GESTIMUM 177 / 184

178 10.2 Pack décisionnel Ces requêtes ont été réalisées pour permettre aux Dirigeants et Managers de piloter leurs activités. D autres requêtes viendront enrichir ces modules. 4 vues disponibles : Analyse multidimensionnelle, analyse des données (somme, minimum, maximum, compter, moyenne) Vue graphique (histogrammes, barres, courbes, aires, secteurs), GESTIMUM 178 / 184

179 Conception et modification des requêtes. GESTIMUM 179 / 184

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