Présentation et l écran principal Création d une nouvelle personne Nom prénom et date de naissance et catégories d âge Grade

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1 GESTION DES PERSONNES Présentation et l écran principal Création d une nouvelle personne Nom prénom et date de naissance et catégories d âge Grade Certificat médical et passeport Remarques enregistrées Adresse Photo Groupes et fonctions Charger un fichier de licences FFJDA Imprimer ou envoyer par mail un formulaire de licence Gérer le calendrier d une personne Archiver et recharger des personnes

2 PRESENTATION ET L ECRAN PRINCIPAL La gestion des personnes est le noyau du logiciel. Les différentes possibilités offertes sont : La gestion classique des personnes avec les informations habituelles. Nom Prénom Adresse Téléphone photo Remarques personnelles La gestion des grades avec la possibilité d imprimer des diplômes. Le suivi des certificats médicaux. Le suivi de la mise à jour des passeports sportifs. Le contrôle d enregistrement des licences à la FFJDA. L affectation de personnes aux événements du calendrier. L envoi de convocations par mail. L édition de calendriers individuels pour chaque judoka. L édition de la liste des judokas convoqués à un événement. Le calcul des distances de déplacement. L envoi par mail de formulaire de licence prérempli. La constitution de groupes de personnes. L édition de trombinoscope par groupe. L enregistrement des fonctions de chaque personne. L édition de trombinoscope par fonction. L envoi de mail. Prochainement Facturation Suivi des paiements

3 PRESENTATION ET L ECRAN PRINCIPAL PHOTO Nom et Prénom Sexe Zone de recherche L écran apparait initialement de la manière suivante. La personne affichée est la première par ordre alphabétique. CREER NOUVELLE : l écran apparait alors en mode saisie DUPLIQUER : Permet de créer une personne à partir des informations d une autre. C est pratique pour ne pas tout ressaisir pour une famille. RECHARGER : Permet d accéder aux personnes archivée pour sélectionner et recharger. Comme son nom l indique la zone de recherche permet de rechercher une personne. Il suffit de saisir une partie du nom ou du prénom pour que la liste au dessus se mette à jour. Vous pouvez alors cliquer sur la liste pour sélectionner.

4 CREATION D UNE NOUVELLE PERSONNE Vous avez choisi de créer une nouvelle personne L écran apparait de la manière suivante et vous pouvez débuter votre saisie CATEGORIE(S) D AGE : Après saisie de la date de naissance, la ou les catégories d âge sont affichées. Dans cet exemple, il y en a 3 comme indiqué par le petit chiffre entre parenthèses. Dans cet exemple, le judoka est minime, mais il est également minime 2 et kata partenaire ces niveaux de détail permettent de sortir des listes plus précises. Nombre de catégories d âge pour ce judoka Bouton permettant de faire défiler les différentes catégories d âge

5 CREATION D UNE NOUVELLE PERSONNE Vous avez cliqué sur le grade Grade actuel Cliquer ici pour valider le grade suivant. En l occurrence la ceinture blanche J ai cliqué plusieurs fois et le judoka est maintenant ceinture jaune. Vous avez cliqué sur un grade Cliquer sur un grade pour modifier la date, le supprimer ou imprimer un diplôme. Imprimer un diplôme : Le logiciel imprime le nom, le prénom, le grade etc de manière à correspondre à un diplôme FFJDA. Il suffit donc de mettre le diplôme vierge dans l imprimante. Supprimer le grade Saisir une nouvelle date de grade

6 CREATION D UNE NOUVELLE PERSONNE Vous avez cliquer sur «OUI» pour le certificat médical Saisir la date du certificat médical Vous pouvez enregistrer la personne sans indiquer de date de certificat médical dans le cas où vous ne l avez pas au moment de saisir mais en sachant qu il sera nécessaire. La zone apparaitra en rouge lors des consultations. Lorsque vous saisissez la date, la fin de validité (1an) est indiquée ainsi que la date de fin de validité pour un sur-classement d âge (120 jours) Lorsque la date de fin de validité est dépassée, elle apparait en rouge Vous avez cliquer sur «OUI» pour le passeport sportif Cette zone permet de faire un suivi des judokas auxquels pour avez remis un passeport. Le passeport doit être vérifié tous les ans pour mettre à jour les grades, pour les timbres de licences ou pour le certificat médical. Le logiciel va donc contrôlé que le passeport a été vérifié dans la saison en cours et indiquer vérifié à NON si ça n est pas de cas.

7 CREATION D UNE NOUVELLE PERSONNE Cliquer sur le libellé pour déverrouiller les remarques Le logiciel permet d ajouter des remarques. Par défaut, elles n apparaissent pas car ce sont des informations interne au club et confidentielles. Si votre écran est visible par le public, il est souhaitable que les remarques soient masquées. Les remarques imprimées figurent sur les trombinoscopes et autre ne figure que sur cet écran. Exemple de remarque imprimée : untel est sujet à des crises d asthme Exemple de remarque non imprimée : paiement par chèque au nom de tartempion (cela peut éviter de passer du temps à chercher à qui correspond un chèque )

8 CREATION D UNE NOUVELLE PERSONNE Vous avez cliquer sur ADRESSE Saisir ici le code postal pour filtrer la liste des villes. Sélectionnez ensuite la ville dans la liste proposée Ajouter des villes Cet écran vous permet de modifier, ou ajouter des villes. Pour fusionner deux villes créées par erreur, d abord cliquer sur FUSIONNER pour la ville qui va disparaitre puis ensuite, le logiciel vous demandera sur quelle ville vous souhaitez fusionné. Il sera charge alors de la mise à jour de toutes les adresses de l ancienne ville vers la nouvelle avant de supprimer l ancienne.

9 CREATION D UNE NOUVELLE PERSONNE Vous avez cliquer sur la photo Le programme va ouvrir l explorateur de fichier et il vous suffit de sélectionner la photo au format JPEG que vous voulez utiliser Lors de la première utilisation, le logiciel va vous demander de l autoriser à créer un répertoire pour le stockage des photos. Attention, les photos ne sont pas stockées dans le logiciel luimême mais dans un répertoire sur le PC. Cela signifie que si vous utiliser la base de données sur un autre PC vous n aurez pas les photos si voues n avez pas pris le soin de les copier vous même. Les photos sont dans le répertoire x:jita_kyoei\club\photo où x et le disque que vous avez choisi pour les fichiers locaux (sauvegardes par exemple) Le nom de la photo correspond au numéro de licence. Dans le cas ci-contre, la photo s appel M APAVI01.JPG Si vous changer de photo, l ancienne est conservé. Elle s appellera M APAVI01 (1).JPG et ainsi de suite. Bientôt, il sera possible de faire défiler les photos d une personne afin de voir les évolutions d années en année.

10 CREATION D UNE NOUVELLE PERSONNE Qu il s agisse de groupe ou de fonction, le principe est le même. Tout ce qui est indiqué cidessous pour les fonctions est applicable pour les groupes Cliquez sur gérer les fonctions de cette personne A gauche, les fonctions actuelle, à droite, les fonctions possible. Il suffit de sélectionner la fonction à ajouter ou a supprimer Puis d utiliser la flèche à vers la gauche pour ajouter ou vers la droite pour supprimer. Dans cette exemple, c est la fonction président qui est sélectionnée en vue d être ajoutée.

11 CHARGER UN FICHIER DE LICENCES FFJDA PRINCIPE Téléchargez votre fichier de licence club sur l extranet FFJDA Dans le logiciel, menu fichiers : importer et analyser un fichier de licence format FFJDA Le contenu du fichier FFJDA est chargé dans une structure de données indépendante de vos de données. La structure qui contient le fichier FFJDA est comparée avec votre base et les différences sont affichées. A l aide du logiciel, vous traiter les différences constatées. En résumé, votre base n est pas remplacée par le fichier FFJDA Dans un fonctionnement normal, vous avez d abord créé vos personnes puis fait les demandes de licences et dans ce cas, lorsque vous importez le fichier FFJDA, il n y a pas de différence. L importation va seulement mettre à jour l existence de licence afin que la saison apparaisse en vert dans la consultation des personne. Avant importation du fichier FFJDA Après importation du fichier FFJDA

12 CHARGER UN FICHIER DE LICENCES FFJDA Cliquez sur l importation d un fichier de licences Le logiciel ouvre alors l explorateur de fichiers pour vous permettre de choisir le fichier à charger Vous devez alors indiquer la saison à la quelle ce fichier correspond

13 CHARGER UN FICHIER DE LICENCES FFJDA A la fin du chargement, la liste des différences et affichée Ce bouton est paramétrer en fonction du type de différence rencontrée Par exemple, dans le cas ci-dessous il s agit d une licence sans correspondance dans le fichier des personnes. Autrement dit, une personne qui manque dans votre base de donnée. Le logiciel vous propose donc de la créer à partir des informations du fichier FFJDA. A NOTER : Si vous avez chargé un fichier sans traiter toutes les différences, vous pouvez Recharger ce fichier autant de fois que vous voulez Reprendre uniquement l analyse des différences en utilisant l option du menu fichier «traiter les anomalies après importation d un fichier de licence FFJDA»

14 IMPRIMER OU ENVOYER PAR MAIL UN FORMULAIRE DE LICENCE AVERTISSEMENT La partie concernant les mails de ce chapitre de la documentation suppose que vous avez configuré votre ou vos adresses mails dans le logiciel et que vous êtes connectés à internet. Pour configurer, voyez le chapitre correspondant le la documentation. Lorsque vous cliquez sur ce bouton, la liste des saisons possibles est déroulée. Il vous suffit alors de cliquer sur celle qui vous intéresse. La première page du document que vous allez imprimer ou envoyer par mai sous forme de PDF s affiche avec le petit écran de choix.

15 IMPRIMER OU ENVOYER PAR MAIL UN FORMULAIRE DE LICENCE Le document complet se présente de la manière cicontre. Le première page est à l attention du judoka et la seconde à l attention du club. Sur la seconde page, la description du contrat d assurance est remplacée par un fiche sur laquelle vous pourrez porter des annotations.

16 IMPRIMER OU ENVOYER PAR MAIL UN FORMULAIRE DE LICENCE Si vous avez choisi de l envoyer par mail, l écran suivant est affiché avant l envoi. Titre du mail avec le nom et le prénom du judoka La ou les adresses mail du judoka. Vous pouvez en ajouter en séparant par un point virgule Vous pouvez ajouter des destinataires en copie. Attention, l adresse mail émettrice reçoit systématiquement les mails en mode copie. Si vous avez plusieurs adresses mail, cliquez sur celle que vous voulez utiliser pour envoyer. La pièce jointe indiquée correspond au formulaire de licence en format PDS. Si vous souhaitez ajouter d autres pièces jointe, il suffit de cliquer sur la zone pour ouvrir l explorateur et ajouter des fichiers Message complémentaire facultatif

17 GERE LE CALENDRIER D UNE PERSONNE Il y a deux approches pour la gestion des calendriers par personne. La première approche depuis le calendrier général où vous pouvez affecter des personnes à un événement. Cette approche est présentée dans la documentation générale du calendrier. La seconde approche depuis les personnes. C est le sujet du paragraphe qui suit. Vous avez donc cliqué sur le bouton CALENDRIER de la personne et l écran ci-dessous s affiche. N ayant pas encore d événement pour cette personne, il est vide. Etat du certificat médical de la personne Etat du passeport sportif de la personne Permet d imprimer ou d envoyer par mail le calendrier personnel. Ajouter des événements

18 GERE LE CALENDRIER D UNE PERSONNE Vous avez cliqué sur AJOUTER et la liste des événements s affiche. Attention, la date minimum correspond à la date courante moins 1 mois. Ceci afin de ne pas polluer la liste avec des quantités d événements obsolètes. Cliquer ici pour ajouter cette événement au calendrier de cette personne. Restreindre la liste en fonction du niveau d organisation (Club, Comité Nord, Ligue ) Restreindre la liste en fonction du type d événements (Compétition, stages, grades ) Restreindre la liste en fonction de la catégorie d âge concernée Après avoir cliqué sur GO, vous devrez préciser la fonction de cette personne pour cet événement. La liste de fonctions proposées correspond à la liste que vous avez définie. Cliquer pour attribuer une fonction à cette personne pour cet événement/

19 GERE LE CALENDRIER D UNE PERSONNE Le calendrier de la personne s affiche maintenant avec des événements. Cliquer ici supprimer la participation de cette personne à cet événement

20 GERE LE CALENDRIER D UNE PERSONNE Vous avez cliqué sur l impression ou envoi par mail. Le calendrier personnel s affiche alors et vous pouvez l imprimer ou l envoyer par mail. Pour l envoi par mail, le principe est le même que pour l envoi de formulaire de licence tel que décrit précédemment dans ce document.

21 ARCHIVER ET RECHARGER DES PERSONNES L archivage d une personne permet de la supprimer de votre liste active sans pour autant perdre toutes les informations. Par exemple, en fin de saison sportive, vous envoyez tous les formulaires de licence pour la saisons suivante puis vous archivez tous vos adhérents. Ensuite, lors des inscriptions, il vous suffit de recharger les personnes au fur et à mesure et de faire les mises à jour si nécessaire. Pour archiver une personne, il suffit de cliquer sur le bouton ARCHIVER Vous avez cliqué sur le bouton RECHARGER UNER PERSONNE ARCHIVEE. La liste ci-dessous apparait et il vous suffit d un double clic sur la personne pour la recharger. Double clic sur la ligne pour recharger Pour limiter la liste, vous pouvez saisir une partie du nom ou du prénom.