PROJET INSTITUTIONNEL DE L ADMINISTRATION GENERALE DE L ASSOCIATION ENTRAIDE UNIVERSITAIRE

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1 ENTRAIDE UNIVERSITAIRE 31, rue d Alésia Tel : Fax : Courriel : [email protected] PROJET INSTITUTIONNEL DE L ADMINISTRATION GENERALE DE L ASSOCIATION ENTRAIDE UNIVERSITAIRE Président M Arnold Wessels Directeur M Yanick Boulet BY/BY/Projet institutionnel/administration générale/avril 2009

2 SOMMAIRE PREAMBULE INTRODUCTION VALEURS, FINALITES ET OBJECTIFS, PRINCIPES DE FONCTIONNEMENTS, OBLIGATIONS P4 P5 P7 1/ Valeurs P7 2/ Finalités et objectifs P7 2-a/ Finalité vis-à-vis de l action sociale et de l environnement social P7 2-b/ Finalité vis-à-vis des usagers des établissements et services P7 de l association et de leurs familles P7 2-c/ Finalité vis-à-vis des salariés P8 2-d/ Finalités vis-à-vis des instances politiques de l association P8 2-e/ Finalités vis-à-vis de l autorité de contrôle et de tarification P8 2-f/ Finalité vis-à-vis des structures et de leurs directions P9 2-g/ Finalité transversale P9 3/ Principes de fonctionnement P9 4/ Obligations P10 MOYENS ET ORGANISATION DE L ADMINISTRATION GENERALE P11 1/ Moyens P11 1-a/ Le personnel P11 1-b/ Autres moyens P13 2/ Organisation P14 2-a/ Les réunions et rencontres P14 LA FONCTIONNALITÉ DE L ADMINISTRATION GÉNÉRALE DU SIÈGE SOCIAL P15 GENERALITES DIRECTION DE LA VIE DES ETABLISSEMENTS P15 P17 A VIE DES ETABLISSEMENTS ET SERVICES B GESTION DES RESSOURCES ET DES RELATIONS HUMAINES C PROSPECTIVE ET DEVELOPPEMENT D MOYENS GENERAUX E COMMUNICATION P17 P19 P21 P22 P24 DIRECTION DE LA VIE ADMINISTRATIVE ET FINANCIÈRE P25 2

3 A - GESTION FINANCIERE ET COMPTABLE B - CONTROLE INTERNE C PATRIMOINE D CONTRATS CADRES E INFORMATIQUE CONCLUSION ANNEXES P25 P27 P28 P31 P32 P33 P34 3

4 PROJET INSTITUTIONNEL DE L ADMINISTRATION GÉNÉRALE DE L ENTRAIDE UNIVERSITAIRE Il est utile de distinguer: PRÉAMBULE - Le Siège Social : qui définit l implantation géographique et logistique de l Association. C est le lieu où elle exerce sa fonction politique à travers ses instances réglementaires (Assemblée Générale, Conseil d Administration, Bureau) en s appuyant sur un dispositif technique : l Administration Générale ; - L Administration Générale de l Association : qui est organisée en pôles fonctionnels de compétence animés par les directeurs et leurs collaborateurs et qui constitue l outil opérationnel de mise en œuvre des orientations associatives en interface avec les établissements et services de l association et sous contrôle de l autorité régionale de contrôle et de tarification. Le projet Institutionnel définit et délimite les missions confiées par la structure politique à la structure technique. Le Secrétaire Général de l association est le garant de la conformité des actions de l administration générale aux termes de son projet. Ce projet se définit comme institutionnel dans la mesure ou il relève du construit humain. Le vocable «établissement» ne désigne qu un bien physique situé géographiquement. Le projet institutionnel agit en direction d une recherche de sens, de cohérence et de pertinence d une action définie en fonction de finalités et d objectifs. Il demande l adhésion de tous en nourrissant l ambition de dépasser la simple énumération d intentions, certes louable, mais qui ne prendrait pas la dimension d un engagement d équipe appuyé sur les prédispositions personnelles propres à chacun des professionnels de l administration générale au profit d une réelle offre de service. Ainsi, chacun, conscient de son statut, de sa fonction, et des rôles qui lui sont attachés, va agir d une place particulière articulée dans un ensemble cohérent en fonction de finalités, de moyens et de principes méthodologiques communs à tous, afin de répondre au mieux aux attentes des professionnels des établissements et des administrateurs. Fruit d une réflexion collective riche et dynamique, ce document se présente comme la continuité du travail ayant permis l écrit initial réalisé durant l année Il se veut donc, de manière normale, davantage abouti et enrichi de 5 années d expériences 4

5 INTRODUCTION Contexte du projet Le projet d établissement de l administration générale déposé par l association Entraide Universitaire dans le cadre de sa première demande d agrément auprès de l autorité désignée par l article R du CASF date du 22 octobre L autorisation a été délivrée par la DRASSIF en date du 23 septembre 2005 et demeure valable pour une durée de 5 années Si ce projet initial, à l époque de sa rédaction, a pu être influencé par la promulgation encore récente de la loi et de ses premiers décrets d application, le contexte d évolution des structures sanitaires, sociales et médico-sociales gérées par l association Entraide Universitaire, relativement stable depuis les lois de 1975, a depuis considérablement évolué avec un abondement législatif et règlementaire conséquent : - - Décret budgétaire du 22 octobre Décrets afférents à la loi (CVS, règlement de fonctionnement, contrat de séjour,.) - - Loi du 11 février 2005 pour l'égalité des droits et des chances, la participation et la citoyenneté des personnes handicapées - - Loi du 5 mars 2007 sur la protection de l enfance (circulaire de mai 2007 sur les ITEP, ) - - Décret n du 19 février 2007 pris en application du II de l'article L du code de l'action sociale et des familles relatif aux modalités de délégation et au niveau de qualification des professionnels chargés de la direction d'un ou plusieurs établissements ou services sociaux ou médicosociaux - - Décret n du 15 mai 2007 fixant le contenu du cahier des charges pour l évaluation des activités et de la qualité des prestations des établissements et services sociaux et médico-sociaux - Décret n du 20 mars 2009 relatif aux obligations des établissements et services accueillant ou accompagnant des personnes handicapées adultes n ayant pu acquérir un minimum d autonomie - Décret n du 2 avril 2009 relatif à la scolarisation des enfants, des adolescents et des jeunes adultes handicapés et à la coopération entre les établissements mentionnés à l article L du code de l éducation et les établissements et services médico-sociaux mentionnés aux 2o et 3o de l article L du code de l action sociale et des familles - Pour ne citer que les textes les plus signifiants pour nos secteurs d activité. Bien entendu, cette évolution importante du contexte législatif et règlementaire a généré la nécessité d élaborer et de mettre en œuvre de nouvelles pratiques de prise en charge ou d accompagnement des personnes accueillies dans nos structures prenant en compte ces nouvelles dispositions et notamment : - - Les droits et participation des personnes accueillies - - La place des familles dans la prise de décision sur le projet de la personne accueillie - - Le libre choix du placement et des prestations et leur contractualisation - - Par ailleurs et de manière complémentaire, est également apparu l impératif d élaborer et de mettre en œuvre de nouvelles pratiques de gestion administrative, financière, budgétaire, juridique ou humaine dans nos différentes structures en accord avec les orientations voulues par les politiques sociales : - - Mise en place des CPOM et des GCSMS - - Mise en œuvre de nouvelles exigences budgétaires (cadre normalisé, PPI, ) 5

6 - - Orientation vers une GPEC généralisée - - Evaluation interne et externe - - Indicateurs sociaux et médico-sociaux - - Bonnes pratiques professionnelles - - Principe des enveloppes limitatives - -. Ces nouvelles pratiques sont de nature à renforcer les missions d une administration générale d association. Le présent projet est donc conçu comme fondement de l existence de l administration générale et outil de définition de ses missions. Par ses orientations, son organisation et ses modalités de fonctionnement, il réalise l interdépendance entre la stratégie politique de l Association et la «gestion» technique par les acteurs de l Administration Générale. Pour définir ses finalités, ses objectifs opérationnels et ses priorités d action le projet de l administration générale s appuie sur les documents suivants : - Le projet associatif de l Entraide Universitaire et les valeurs fortes qui y sont attachées ; - Les différentes chartes d engagement éthique définies par les commissions techniques ; - La législation en vigueur et particulièrement les articles R à R du CASF faisant référence à l agrément, au financement et au fonctionnement des sièges associatifs - L autorisation actuellement délivrée Le projet de l administration générale consiste donc en la mise en œuvre opérationnelle d une mission d intérêt générale articulée avec l action publique. Cette mission est déléguée par l Etat à l Entraide Universitaire, personne morale de droit privé constituée en association qui en assure l animation et la gestion. 6

7 1/ Valeurs VALEURS, FINALITES ET OBJECTIFS, PRINCIPES DE FONCTIONNEMENTS, OBLIGATIONS Le projet d établissement de l administration générale, outre les valeurs associatives, a pour socle deux valeurs fortes qui fondent l engagement de chacun des acteurs membres de l équipe : 2/ Finalités et objectifs 1. - L idée que cette action, même si elle est distanciée du terrain, participe à garantir la qualité d une prise en charge évolutive de toute personne accueillie dans nos établissements, quels que soient sa maladie, son handicap, sa difficulté, sa déficience, sa problématique personnelle et familiale L idée, également que la mission générale de nos structures (éducative, thérapeutique, pédagogique, professionnelle, sociale) doit être placée au centre de nos réflexions puis de nos actions avec des choix stratégiques et organisationnels appropriés. L action de l administration générale est pensée, orientée et engagée en fonction de finalités et d objectifs principaux. Le principe intangible est de situer cette action davantage dans une réelle offre de services que dans une simple déclaration d intention. Le principe philosophique désigne, pour définir le concept de finalité, le fait que toute chose est créée en vue d une fin. Les finalités définies par notre projet s entendent donc comme l objet ultime à atteindre, la vocation, la raison d être des services de l administration générale. Nos finalités, concernent différents interlocuteurs en des modalités particulières à chacun. Les objectifs doivent, eux, se penser comme une déclinaison logique des finalités recherchées. Ils concernent donc les orientations d action poursuivies dans nos différents domaines de compétence. 2-a/ Finalité vis-à-vis de l action sociale et de l environnement social Finalité : «Faciliter la réponse aux besoins ciblés de la population en matière de prise en charge ou d accompagnement» Objectif : Encourager la participation des établissements et services aux travaux des PRIAC et schémas départementaux, influencer les orientations de ces plans d action. Objectif : Faire remonter les informations sur les besoins ressentis auprès des autorités de contrôle et de tarification Objectif : Proposer de nouvelles formes de prise en charge innovantes, améliorer celles déjà existantes Objectif : Répondre aux orientations nationales et aux besoins départementaux en matière de création de places ou de diversification d accueil. Objectif : Organiser des pôles de réflexion sur des sujets importants pour nos secteurs d activité pour les professionnels de l association et le public (colloque sur la sexualité, réflexion éthique sur la maltraitance, ) 2-b/ Finalité vis-à-vis des usagers des établissements et services de l association et de leurs familles Finalité : «Assurer une qualité d accueil et d accompagnement à toute personne prise en charge dans l une des structures de l association» Objectif : Vérifier et garantir l effectivité des droits des usagers et de leur participation par la validation de tous les documents obligatoires par l instance de décision associative et par la mise en place de modalités de consultation des usagers. Rappeler la place de la famille dans les décisions de prise en charge ou les orientations proposées aux usagers 7

8 Objectif : Veiller à la qualité générale de l accueil et de l accompagnement (architecture, formation des accompagnants, sécurité, projets, participation, accès à la scolarisation et à la formation professionnelle ) Objectif : Veiller au maintien de la technicité des équipes Objectif Produire, activer et vérifier les modalités de prévention des situations préoccupantes et encourager la mise en œuvre des bonnes pratiques professionnelles délivrées par l ANSEM Objectif : Vérifier l existence d une démarche d évaluation interne réelle, contrôler le suivi des préconisations délivrées lors d éventuelles missions de contrôle des autorités 2-c/ Finalité vis-à-vis des salariés Finalité : «Assurer une gestion qualitative et quantitative des ressources et des relations humaines au sein de l association» Objectif : Développer la conscience associative de chaque salarié par le partage des valeurs, par une communication efficace et ciblée, par la définition de règles collectives communes et par l élaboration d un livret d accueil du salarié. Objectif : Elaborer des outils de gestion des ressources humaines facilitant l élaboration du bilan social, le recueil de données et le dialogue social Objectif : Permettre le développement des qualités professionnelles et l épanouissement personnel à travers des orientations de formation adaptées et, si possible, un parcours professionnel évolutif. Objectif : Mettre en place et respecter les instances représentatives règlementaires. Enrichir le dialogue social. 2-d/ Finalités vis-à-vis des instances politiques de l association Finalité : «Veiller au respect des valeurs et des engagements associatifs» Objectif : Vérifier que les projets institutionnels des établissements et services font bien référence aux valeurs et aux chartes d engagement (surdité, sexualité des personnes, ) Objectif : Informer, conseiller sur les différents dossiers, alerter sur les situations préoccupantes Finalité : «Améliorer la lisibilité et la compréhension, par les administrateurs, des enjeux des différents projets et de la gestion des structures». Objectif : Collecter, synthétiser, analyser et transmettre les données susceptibles d aider à la décision des administrateurs Objectif : Présenter et défendre les projets des établissements et services Finalité : «Mettre en œuvre les choix stratégiques et les décisions politiques» Objectif : Positionner l administration générale comme l interface de la mise en œuvre des décisions associatives, en garantir la rapidité, l effectivité et l efficacité Objectif : Choisir les moyens de communication, d application et de contrôle appropriés 2-e/ Finalités vis-à-vis de l autorité de contrôle et de tarification Finalité : «Garantir le bon emploi et la gestion maîtrisée des budgets accordés, assurer la transparence des opérations» Objectif : Assurer un contrôle de gestion régulier et cohérent Objectif : Produire des documents de qualité et instaurer un dialogue permanent avec les autorités de tarification. Finalité : «Garantir le respect de la règlementation» Objectif ; Contrôler la conformité des établissements avec les attendus de la règlementation médicosociale (conditions d accueil et de sécurité, budget, droits des usagers, évaluation, ) Finalité : «Répondre aux sollicitations des autorités de contrôle et de tarification en matière de création ou de reprise de structures» Objectif : Positionner l association, en fonction de ses orientations, sur les appels à projet émis par les Conseils Généraux et les DDASS. 2-f/ Finalité vis-à-vis des structures et de leur direction 8

9 Finalité : «Optimiser la gestion des structures gérées par l association et faciliter le travail des directeurs de sites» Objectif : Créer des références techniques modélisées facilitant les opérations de gestion (procédures, tableaux de bord, fiches techniques, ). Ces références sont harmonisées pour tous les établissements et services. Objectif : Créer, dans le cadre de la mission de contrôle et d évaluation, un dialogue de gestion permanent. Objectif : Développer un guide des bonnes pratiques professionnelles. Objectif : Développer un outil informatique de qualité, mutualiser les connaissances par un système de banque de données Objectif : Favoriser l expression des directeurs et la réflexion collective à travers des temps de travail organisés en commun (réunions de directeurs, séminaires, groupes de travail, commissions techniques..) Objectif : Encourager la participation externe par l adhésion à des réseaux de professionnels Objectif : Définir des objectifs opérationnels réalisables aux établissements et services et accompagner la dynamique créée. Objectif : Créer une veille règlementaire assurant la meilleure information ciblée en direction des établissements. Objectif : Assurer aux établissements des réponses rapides et de qualité pour la gestion efficace de leurs dossiers (juridiques, humains, organisationnels, budgétaires, ). Développer une solidarité interétablissements à travers le partage des pratiques et des ressources. 2-g/ Finalité transversale : L administration générale de l association Entraide Universitaire développe, en collaboration avec d autres associations du secteur médico-social, un pôle de ressources documentaires sur ses domaines de compétence : ressources humaines, vie des établissements, communication, veille règlementaire, gestion finance, reprenant les dossiers, documents, chartes, guides, procédures, fiches techniques, utiles à la bonne gestion des établissements. 3/ Principes de fonctionnement L Administration Générale du siège social pilote, anime, accompagne, soutient, facilite, contrôle et évalue le réseau diversifié d établissements et de services de l Entraide Universitaire dans un contexte d expertise. Pour rappel, elle se situe à l interface des orientations décidées par les instances statutaires de l Association et des projets des établissements dans toutes leurs dimensions. Pour soutenir son action, elle s appuie sur des stratégies d action et de communication conformes aux projets de l Association et de ses établissements Le projet d établissement défini un cadre qui permet à chaque acteur, de chaque pôle fonctionnel de l administration générale, s appuyant sur ses compétences, sur son expérience et sur ses constats d être force de proposition afin d améliorer les procédures,.de générer des synergies Le projet de l administration générale nécessite donc d être adapté aux exigences et contraintes d une organisation comprenant au 31 décembre 2008 quarante établissements et services, plus de un millier de salariés, et plus de personnes accueillies ; Ce projet doit également s adapter à la complexité générée par : - Le choix associatif d un éventail de prises en charge très large. Actuellement 17 domaines de compétence enrichissent la pratique associative dans les domaines du social, du sanitaire et du médico-social, dans des catégories d âges différentes et dans des profils de problématiques diversifiées. - Une évolution législative et règlementaire quasi permanente affectant les différents secteurs d activités gérés. 9

10 4/ Obligations - Des interlocuteurs multiples et polymorphes (Etat, départements, CRAM, Education Nationale, ) La mission de l administration générale définie au présent projet entraîne les obligations suivantes: - optimiser la stratégie et l organisation des différents pôles fonctionnels de l administration générale pour générer une efficience maximale ainsi que renforcer leur cohésion et leur polyvalence afin d assurer un appui technique et un accompagnement efficace des établissements et services dans leurs missions d accueil et de prise en charge et dans leurs projets - assurer le contrôle des établissements. - anticiper les problématiques et développer une démarche prospective en relation avec les besoins des établissements et les orientations des PRIAC et des schémas départementaux - assurer une veille règlementaire (fiscale, sociale, juridique, ) permanente. - rechercher l adéquation des moyens à la mission générale de l association. - mettre en place une cellule de veille et de réponse aux appels d offre et aux propositions de reprises ou de rapprochements. - rapprocher les salariés de l association dans une véritable culture associative et maintenir la qualité du dialogue social dans le contexte de la loi de modernisation du marché du travail et de démocratie sociale et dans celui de l évolution des conventions collectives - s adapter au contexte de mutation des différents secteurs d interventions et du rapprochement sanitaire- médico-social voulu par la loi HPST. - être à l écoute permanente des attentes des établissements, des administrateurs et des autorités de contrôle et générer des réponses rapides. - favoriser la participation des directeurs, s appuyer sur la complémentarité de leurs compétences pour initier en commun : les procédures, les méthodes, les programmes d action, les stratégies de mise en œuvre de la logistique associative (humaine, financière, matérielle). - réaffirmer que l administration générale est l interlocuteur principal des autorités de contrôle 10

11 Moyens et organisation de l administration générale 1/ Moyens : Pour rappel, «L administration générale du siège social pilote, anime, accompagne, soutient, facilite, contrôle et évalue le réseau diversifié d établissements et de services de l Entraide Universitaire dans un contexte d expertise». Elle s appuie, pour réaliser cette mission complexe, sur les compétences et les savoirs faire de techniciens organisés en pôle de compétences spécifiques par activité fonctionnelle. Les moyens de l administration générale sont donc essentiellement humains. 1-a/ Le personnel Le personnel de l administration générale est recruté pour ses qualifications, ses compétences techniques et sa polyvalence dans le domaine d activité qui lui est dévolu. La stratification hiérarchique est volontairement réduite pour faciliter l information et la communication. L autorité hiérarchique générale est assurée par le directeur de l administration générale mais de manière plus directe par le directeur du pôle de compétence considéré qui exerce également une autorité fonctionnelle. Les deux directeurs de l administration générale agissent, chacun dans leurs domaines de compétences, dans le cadre de la lettre de mission et de la délégation de pouvoir accordées par les instances associatives. Leurs actions sont nécessairement complémentaires et nécessitent un dialogue permanent. Engagés dans les valeurs associatives, ils ont pour objectif général d améliorer dans toutes leurs dimensions les performances des structures et de l association, de promouvoir les projets et les actions, d assurer la pérennisation et le développement des moyens et de rechercher les meilleures conditions d activités pour chacun Chaque technicien reçoit sa lettre de mission en ce qui concerne les cadres ou sa fiche de poste en ce qui concerne les salariés non cadre. Ces documents, au départ descriptifs des tâches à accomplir et de l esprit de travail souhaité, évoluent en référentiels de compétences au gré des entretiens périodiques d évaluation réalisés (formations reçues, responsabilités ou initiatives prises,..). Chaque technicien participe à l organisation de son travail et bénéficie d une certaine autonomie dans le traitement des dossiers qui lui sont confiés. Les cadres font preuve d une autorité de compétence portant sur la guidance technique des structures dans leur domaine d intervention et l organisation des dossiers traités. Ils s engagent sur les deux valeurs fortes qui sous-tendent ce projet, mais également sur des principes éthiques d engagement aux valeurs associatives, de rigueur, de probité et le souci constant d améliorer le fonctionnement des services de l administration générale et de l association. Ils orientent leurs actions dans le but : - de conjuguer des stratégies d actions et de communication - d accompagner, de soutenir les établissements dans leur programme d objectifs annuels, dans la gestion et le suivi de leurs moyens humains, financiers, organisationnels, dans l amélioration de leurs performances, dans l élaboration de leurs projets - d harmoniser pour l ensemble des Établissements : les méthodes et les outils nécessaires à ce suivi ; - de mettre en œuvre, avec les directeurs d Établissement, des complémentarités d actions et des synergies de moyens ; - d accroître la cohésion interne (administration générale) et la cohérence externe (établissements) ; Dans le cadre de la réalisation d une mission d expertise, la formation des cadres est particulièrement importante, notamment dans les domaines très techniques que sont la législation du travail, la règlementation sociale et médico-sociale ou la gestion financière. Pour la partie informatique, l administration générale de l association fait appel à un prestataire, tout comme pour ce qui concerne l entretien des locaux. 11

12 Les organigrammes présentés évoquent les postes existants ainsi que les postes à créer pour satisfaire le besoin d organisation des services de l administration générale. Ils indiquent également les liens fonctionnels qui interagissent dans l action quotidienne. Organigramme hiérarchique Erreur! Liaison incorrecte. Erreur! Liaison incorrecte. Organigramme fonctionnel 1-b/ Autres moyens Outre les moyens en personnel qui en sont la conséquence principale, l administration générale de l association bénéficie, pour assurer sa mission, d un budget accordé par l autorité régionale de contrôle et de tarification représentant un pourcentage des charges brutes des établissements et services. Elle est, par ailleurs, dotée d une logistique matérielle adaptée aux besoins (bureaux, véhicules et système informatique et de communication). 2/ Organisation : L organisation de l administration générale repose sur les réunions et rencontres nécessaires à l accomplissement de sa mission et sur sa définition en pôles de compétences spécifiques par activité fonctionnelle. 2-a/ Les réunions et rencontres: Réunions de coordination des services de l administration générale (internes): hebdomadaires, elle permettent l information des cadres sur l actualité institutionnelle et la coordination des différents pôles de compétence en fonction des dossiers traités : - Planning des rencontres prévues ou à prévoir - Organisation de l emploi du temps, déplacement dans les structures - Information générale sur les dossiers en cours - Evaluation et coordination des actions - Procédure d organisation à mettre en place - Communication aux partenaires, aux salariés, aux institutionnels ou au public - Veille règlementaire et actualité du secteur 12

13 -.. Réunions de réflexion thématique (internes) : organisées selon le besoin elles réunissent les personnels intéressés et permettent une réflexion commune sur des dossiers en cours, des documents ou des procédures à créer (reprise d établissement, évaluation, projet, ). Réunions spécifiques (ouvertes) : - Les comptables des différentes structures sont régulièrement réunis pour des informations concernant la campagne budgétaire et l organisation des tâches et du calendrier, mais également pour des formations sur les outils informatiques communs. - Des commissions finances sont également organisées pour l étude des budgets prévisionnels et des comptes administratifs des structures Réunions et séminaires des directeurs, groupes de travail (ouvertes) : - Les directeurs sont réunis plusieurs fois dans l année dont une fois pour une période de séminaire. Ces rencontres, outre l occasion qu elles présentent de passer en revue les problématiques locales et d informer chacun des participants sur les orientations associatives et sur des points plus techniques concernant la bonne gestion des établissements et services, proposent également des temps de réflexion commune sur des sujets en rapport avec le fonctionnement des structures et la qualité des prestations proposées. Ces rencontres présentent également autant d opportunités de renforcer la cohésion de l équipe de directeurs de l association et de générer un réel esprit associatif. - Des groupes de travail spécifiques par secteur d activité (ESAT, ITEP) ou transversaux selon la problématique proposées (par exemple : la prise en charge d enfants difficiles ou la collaboration avec l Education Nationale ou encore le vieillissement de la population des foyers, ) sont organisés plusieurs fois dans l année. Ils permettent un travail plus suivi d élaboration et d orientation des actions et prennent une fonction de «force de proposition» à l égard des instances politiques associatives. Comités de direction (internes) : C est l outil principal du pilotage et de la réalisation de la fonction d interface pour la mise en œuvre rapide des décisions associatives. Hebdomadaire, il réunit chaque mardi les deux directeurs de pôles autour du Président, du Secrétaire Général et du Trésorier de l association. Le comité de direction a pour fonction la mise en commun de toutes les informations concernant la totalité des pôles de compétences de l administration générale aux fins de participer à l atteinte des finalités que l administration générale s est fixée vis-à-vis des instances politiques de l association (Voir chapitre ; «Valeurs, finalités et objectifs, principes de fonctionnement, obligations»). Il a un rôle d éclairage et d alerte. Les échanges doivent permettre des orientations et des décisions rapides. Ils servent également à préparer les instances associatives (bureaux, conseil d administration, ). Suivis de bureau (internes) : Les bureaux de l association ont lieu régulièrement un mardi sur deux. Selon les ordres du jour, leur importance et leur nature, le Président reprécise le lendemain, avec le directeur de l administration générale et/ou la directrice administrative et financière, les actions à mener et les échéances à respecte Déplacements dans les établissements, accueils des directeurs : Les directeurs et techniciens de l administration générale sont appelés à se déplacer très régulièrement dans les différentes structures pour des opérations de contrôle mais également pour des actions de soutien ou de conseil (préparation de dossiers techniques, accompagnement auprès des autorités pour la défense de certains dossiers, problème de GRRH,.). Le Président et les membres du bureau associatif peuvent être amenés à participer à ces déplacements. En d autres occasions, les directeurs peuvent être appelés à venir travailler sur leurs dossiers au siège de l association et peuvent être entendus par les membres du bureau. 13

14 Réunions à thème (ouvertes) : Les directeurs de l administration générale, en fonction de l actualité, de problèmes spécifiques ou d intérêts avérés, peuvent organiser des rencontres avec les directeurs, cadres ou personnels des différentes structures pour créer des synergies, affiner des pratiques, étudier et commenter des textes importants,.. LA FONCTIONNALITÉ DE L ADMINISTRATION GÉNÉRALE DU SIÈGE SOCIAL GENERALITES Le Secrétaire Général de l association veille spécifiquement au bon fonctionnement des services de l administration générale du siège social. L Administration Générale du Siège Social est placée sous la responsabilité de gestion du directeur de la vie des établissements et organisée en 2 directions animant chacune différents pôles fonctionnels. Le directeur de la vie des établissements prévoit les délégations opérantes, en particulier en matière d autorité sur les personnels Chacun des directeurs de l administration générale assume ses responsabilités eu égard aux attributions déléguées par le Conseil d'administration ainsi qu à celles déléguées à chaque directeur d'établissements ou de services. Ils sont responsables de la mise en œuvre permanente des programmes définis par les instances politiques de l'association ; de la coordination des différentes activités, de la conduite et de l'animation des études et recherches relevant de sa direction ; de la supervision des logistiques financières des établissements en ce qui concerne leur domaine de compétence. Ils assument un rôle technique et fonctionnel, ainsi : Ils apportent au Bureau et au Conseil d'administration les avis techniques nécessaires à l'élaboration de la politique, au développement des projets et à l'obtention des moyens budgétaires. Ils leur soumettent toute proposition concernant l'évolution de l'association. Ils assurent ensemble, selon leurs domaines de compétences, l'expédition des affaires courantes et la coordination générale des divers établissements ou services. Direction de la vie des établissements Pôles fonctionnels : - Vie des établissements et qualité des prestations - Gestion de ressources et des relations humaines - Prospective et développement - Moyens généraux - Communication - Direction administrative et financière Pôles fonctionnels : - Gestion financière et comptable - Contrôle interne - Informatique - Contrats cadres 14

15 - Patrimoine Les grands axes de travail sont les suivants : - a) La direction de la vie des établissements favorise la prise en compte des projets d établissements et leur réalisation. Elle s assure de la réalité et de l efficacité de la mission confiée à l établissement ou au service par son agrément et son habilitation. Elle coordonne et vérifie auprès de la direction de la vie administrative et financière l effectivité de la logistique nécessaire à la réalisation du projet d établissement. Elle contrôle la qualité de la prise en charge et la bonne gestion des ressources humaines et l effectivité du dialogue social. Elle supervise la logistique interne, la communication et la coordination avec les institutions et intervenants extérieurs. Elle travaille au développement maîtrisé de l association en veillant aux propositions de créations ou de reprises de structures mais également à l évolution des structures existantes en fonction des orientations des PRIAC et des schémas départementaux. Elle émet et contrôle les procédures de ses domaines d action. Elle organise une veille juridique. Elle élabore un rapport d activité annuel. Le directeur de la vie des établissements a la responsabilité de la vie des établissements, des ressources et des relations humaines, de la prospective et du développement et de la communication et de l information. Il assure, de plus, la direction de l administration générale. Dans ce cadre : - Il veille à la mise en œuvre du projet associatif, au respect des ses valeurs et de ses principes et à son articulation avec le projet de l administration générale - Il veille à l application des règles du droit du travail, à l amélioration de la formation des salariés et des usagers et au maintien d un dialogue social de qualité. - Il s assure du respect par l ensemble des structures des exigences règlementaires concernant les projets institutionnels, les documents obligatoires issus de la loi et la bonne application des références de bonnes pratiques professionnelles. Il contrôle l effectivité de l évaluation interne - Il assure la représentation technique de l association auprès des autorités de tarification, des MDPH et dans le cadre des PRIAC ou des schémas départementaux. - Il élabore les lettres d orientations de nouveaux directeurs. b) La direction administrative et financière s assure de manière générale de la bonne gestion des fonds publics et du respect de la règlementation financière pour chaque établissement ou service, notamment à travers la validation et la transmission des différents documents budgétaires. Elle gère la trésorerie consolidée de l ensemble des établissements et garantit les délais de communication des différents documents aux autorités de contrôle et aux administrateurs. Elle supervise le contrôle interne, émet des procédures et en contrôle l application Elle assure le suivi de la préservation du patrimoine, le suivi des travaux et le contrôle du respect des préconisations liées à la sécurité des différents sites. Elle gère l organisation informatique commune aux établissements et services. Elle génère des économies d échelle en proposant des contrats cadres et en contrôle le bon suivi. Elle accompagne les directeurs des différentes structures dans le recrutement et la formation des comptables de sites. La directrice administrative et financière : - Supervise, organise et coordonne de l ensemble des pôles fonctionnels placés sous sa responsabilité - Impulse, aide et vérifie les analyses financières et le contrôle interne. - Apporte les informations voulues au comité de direction, au Bureau et au Conseil d'administration et organise les commissions des finances - Gère la trésorerie dans le cadre de la responsabilité politique de la gestion des établissements, du budget du siège social et de l'association 15

16 - Participe à l élaboration des lettres d orientation des directeurs d établissement pour l aspect «gestion». Les deux directions fonctionnelles sont nécessairement complémentaires. Non exclusive l une de l autre, leur articulation se doit, au contraire, d être pensée de manière quasi «organique» pour assurer une cohésion dans le traitement des dossiers communs. Sur les projets importants concernant les établissements mais pilotés par l administration générale,(cpom, par exemple) cette articulation s étend nécessairement au directeur du site concerné qui reste l acteur principal des opérations intéressant la structure placée sous sa responsabilité. Bien entendu, et sur la même logique, les différents pôles fonctionnels travaillent de même. Ainsi la création d une nouvelle structure va solliciter : - Le pôle prospective et développement pour la recherche et la réponse à appel à projet, - Le pôle vie des établissements et qualité des prestations pour le projet, le montage du dossier, le suivi de la conformité, - Le pôle patrimoine et sécurité pour tout ce qui concerne le bâti, le suivi des travaux, - Le pôle budget finance pour l élaboration du PPI, du budget de fonctionnement, - Le pôle GRRH pour la mise en œuvre des contrats, des instances, - DIRECTION DE LA VIE DES ETABLISSEMENTS A VIE DES ETABLISSEMENTS ET SERVICES ET QUALITE DES PRESTATIONS L association Entraide Universitaire participe à une mission d intérêt général déléguée par l Etat ou les collectivités territoriales et portant sur son action dans les domaines du médico-social, du social et du sanitaire. Par ailleurs, les évolutions législatives et règlementaires et notamment l article 22 de la loi (et l article L du CASF), ont introduit l obligation pour tous les établissements définis à l article L du CASF de procéder à une évaluation interne et à une évaluation externe dans un cadre de temps donné. Les enjeux en sont importants, puisqu il s agit : - De se positionner d emblée dans une démarches d amélioration des pratiques et des services rendus aux usagers dans l optique d une qualité de prestation optimale. - De vérifier le respect des droits des usagers et de leurs familles - De produire et développer des référentiels de bonne pratique dans les domaines auxquels sont attachés nos établissements et services suivant les recommandations produites par le Conseil national de l Evaluation Sociale et Médico-Sociale puis de l Agence nationale de la qualité des Etablissements Sociaux et Médico-Sociaux. - De garantir la pérennité de l autorisation accordée aux structures gérées par l association. Le pôle fonctionnel de l administration générale chargé de la vie des établissements et des services et de la qualité des prestations prend une importance majeure dans un contexte qui place l usager et sa famille au centre du dispositif et pour une association qui se réfère à des valeurs humanistes certaines. L association Entraide Universitaire se fixe pour finalité de répondre aux besoins des usagers de ses établissements et services en développant leur participation et en améliorant sans cesse la qualité d accueil et 16

17 de prise en charge qui leur est proposée. Il s agit donc de veiller à la conformité administrative et règlementaire des différentes structures, ou encore d être attentif à ce que les orientations d actions des établissements et services soient en cohérence avec les décisions associatives et les orientations des autorités de contrôle, notamment en ce qui concerne l amélioration des services rendus. Les actions du pôle s organisent donc autour : De l'écoute des attentes des établissements, du soutien, du conseil et de la représentation de l association dans tous les contacts ou les démarches avec les partenaires institutionnels, notamment pour les questions ayant rapport avec les évolutions des agréments, les nécessités de mise en conformité, l évolution de la qualité, les bonnes pratiques professionnelles,. De la participation à la réflexion interne concernant la refonte des projets ou à la création de charte qualité. De la mise en place des entretiens périodiques avec les directeurs sur les orientations de leurs projets en cours et le contrôle de leur cohérence avec les projets originaux validés par le bureau de l association De la production de textes d orientation destinés à améliorer les performances institutionnelles (guide de l inspection, texte de sensibilisation à la lutte contre la maltraitance, ) De la participation, en collaboration avec les autres pôles fonctionnels, à l élaboration du «Guide de la fonction de direction» sur la base des procédures et des notes techniques internes. D une attention portée à l enregistrement, au classement et à la mise à jour des avis, agréments, autorisations et conventions, qui nous lient aux autorités de contrôle et de tarification ou à nos différents partenaires (Conseil généraux, DDASS, Education Nationale, ), associé à une veille sur leur validité dans le temps. De la bonne gestion des dossiers des différentes structures D une veille à la conformité des structures par : - Le suivi de la réalité et de la validité de l ensemble des documents obligatoires imposés par la loi et ses décrets et de leur validation par le bureau associatif. - Le suivi de l effectivité et l enregistrement des documents relatifs à l évaluation interne et leur validation par le bureau associatif. - En collaboration avec le pôle «Patrimoine» une veille à la mise en sécurité des établissements, la sécurité étant un des éléments de conformité attendu. L'encouragement aux actions de coopération, de coordination, de partenariat et de recherche avec des partenaires externes (GCSMS). Plus particulièrement pour ce qui concerne l impératif d évaluation, il s agit d organiser une démarche «visant à identifier la conformité, l efficience et le résultat» 1. Cette démarche qui aura à charge : De mettre en œuvre une démarche d évaluation interne autour d un référentiel commun à l ensemble des structures de l association. Celle-ci, pour la première évaluation interne a choisi de laisser chaque établissement ou service gérer sa propre procédure. Nous souhaitons maintenant consolider cette expérience et identifier les critères, les références, les pratiques et les indicateurs communs pour créer une base d évaluation unique destinée à toutes les structures même si les particularités des unes et des autres rendront nécessaires des ajustements. D accompagner les futures évaluations internes en animant les rencontres dans les établissements en lieu et place des prestataires de services ayant conduit la première évaluation interne De préparer l évaluation externe De préparer avec les directions et leurs équipes des plans d amélioration de la qualité et des référentiels de bonnes pratiques De s assurer du suivi des recommandations et des préconisations des différentes évaluations De s assurer du suivi des recommandations et des préconisations des missions d inspection diligentées par les autorités (contrôle ou conformité). Moyens du pôle fonctionnel : 1 P Lefèvre «Guide la fonction directeur d établissements dans les organisations sociales et médico-sociales. Dunod

18 Personnel : Directeur de l administration générale, 2 cadres attachés de direction dont 1 à temps partiel (1 poste d attaché à créer) Actuellement le directeur de l administration générale est épaulé par un seul cadre. Les exigences en termes d évaluation rendent ces moyens insuffisants. Le renforcement des moyens de ce pôle permettra des économies sur les budgets destinés à l évaluation interne de la plupart des structures dans la mesure ou nous nous substituerons à bon nombre de prestataires de services. Les déplacements du référent qualité dans les établissements seront réguliers et donc, relativement nombreux. Réunions : quotidiennes Information : A chaque bureau associatif. A chaque comité de direction. A chaque réunion de coordination des services de l administration générale. B GESTION DES RESSOURCES ET DES RELATIONS HUMAINES La bonne gestion des ressources et des relations humaines implique une action large par son aspect pluridimensionnel et une action inscrite dans le temps au regard de la durée des carrières (fin 2008 l ancienneté moyenne dans l association était de 8 années, toutes catégories de personnel confondues). Elle s applique en effet de l entrée des salariés dans l association à leur sortie, à travers l organisation de parcours professionnels marqués par la contractualisation d une relation, la formation, d éventuelles promotions, l engagement d un dialogue social, la gestion d avantages sociaux (retraite, logement, ), le respect de la règlementation du travail, Le directeur anime et contrôle l'activité du secteur ressources humaines et coordonne l'activité de l'assistante de direction dans ses différents domaines d action : Recrutement, contractualisation et suivi de la relation de travail : - Le pôle gestion des ressources et des relations humaines assiste les établissements dans le recrutement de leurs collaborateurs, notamment en assurant la diffusion des annonces sur le site associatif et dans les supports spécialisés et en participant à la sélection si besoin. - Il organise le recrutement des directeurs, de leurs remplaçants permanents et des directeurs médicaux à travers une commission de recrutement mixte (administrateur techniciens) - Il propose au Président : a. Les lettres d orientation à destination des nouveaux directeurs, basées sur la connaissance de la structure, de ses difficultés, de ses qualités, des rapports d audit internes, des opportunités à saisir et évaluation de engagements des directeurs en fin de période d essai b. La rédaction et la mise à jour des orientations générales du document unique de délégations c. La rédaction et la mise à jour de la lettre de délégation et de responsabilité destinée aux directeurs - Il assure un quitus sur ses domaines de compétence lors du départ d un directeur - Il diffuse les offres de services spontanées et constitue un fichier d aide aux directeurs en ce qui concerne leur recherche de personnel de remplacement et organise, lors de la recherche de candidat, un échange avec les associations partenaires de l Entraide Universitaire. - Il élabore, met à disposition et gère l évolution des contrats et des avenants types - Il créé un «livret d accueil du salarié» afin de faciliter l arrivée dans l association et l établissement en lui donnant un certain nombre de renseignements usuels. 18

19 - Le service assure le suivi de l évolution du règlement intérieur en vigueur dans tous les établissements de l association. - Il assure une veille juridique permanente en ce qui concerne les évolutions règlementaires ou conventionnelles, les obligations légales mais également la jurisprudence en droit du travail. Il s agit ici d une analyse des textes, parfois relayée par l expertise du syndicat employeur ou d un juriste, avant transmission. Le pôle se veut un espace d expertise et de recours pour les directeurs et un espace de conseil pour tous les salariés sur indication des directeurs. - Il élabore un référentiel de renseignements utiles sous forme de fiches techniques susceptibles d être transmis aux directeurs d établissements et services (affichages obligatoires, gestion des CET, hygiène et sécurité, temps de travail, ) et élabore des procédures communes à l ensemble des structures de l association (fiches de demande de formation, PAUF, ). - Le pôle gestion des ressources et des relations humaines supervise tous les dossiers disciplinaires. Il évalue les situations, conseille les démarches, assiste les contentieux. Pour rappel, en ce domaine, dés la seconde sanction, l administration générale doit être alertée et le licenciement ne peut être décidé que par le Président après étude d un dossier dûment renseigné. - En cas de conflit prud hommal, le service aide à l élaboration du dossier et assure la liaison et la coordination avec les cabinets d avocats, s il y a lieu. Dialogue social et vie des instances : - Le pôle gestion des ressources et des relations humaines organise les élections des représentants du personnel aux dates requises dans tous les établissements et services de l association (élaboration du protocole soumis à signature, calendrier, procédure,.. ). Il s assure de la bonne transmission des résultats aux personnes concernées (inspections du travail, syndicats, ). - Il intervient pour des missions d audit ou de contrôle dans les établissements en ce qui concerne les conditions d application de la règlementation et les conditions de travail. Il intervient également pour assurer des missions de médiation en cas de conflit, voire pour prendre les décisions nécessaires. - Il assiste le Président du CCE et prépare les ordres du jour, les dossiers y afférant, les convocations afin de générer un dialogue social de qualité. Il assure le suivi des questions et dossiers traités à chaque comité. - Il anime la commission logement, la commission formation, la commission économique et le CHSCT du CCE - Il assure les relations avec les représentants du personnel en ce qui concerne l échelon central de l association (Négociation Annuelle Obligatoire, ). - Il établit, chaque année un bilan social de l association porté à la validation du conseil d administration et du CCE Formation : - Le pôle gestion des ressources et relations humaines gère le plan de formation général de l association. - Il s assure de la cohérence des sommes proposées pour chaque emploi (plan, DIF, ) et peut aider à la réalisation du plan de formation. - Il liste les orientations prioritaires pour l exercice, - Il valide les plans des établissements et les consolide, - Il assure le lien avec l organisme de gestion pour obtenir des fonds d intervention ou gérer les contrats et les périodes de professionnalisation 19

20 Il gère le fond inter-établissements. - Il vérifie et transmet les demandes de remboursements. Il présente le plan de formation et son bilan aux instances associatives et au CCE Gestion prévisionnelle des emplois et des compétences : La prise en compte d un effectif de plus de 1000 salariés, en constante progression depuis la création de l association doit nécessairement reposer sur une dynamique de gestion cohérente qui puisse renseigner le gestionnaire associatif sur divers aspects de la vie institutionnelle des salariés. (Ages, anciennetés, formations suivies, évolution dans l emploi, poids du GVT, ). Si le bilan social remplit en partie cette fonction, il ne fait qu acter une situation sans la dynamiser à travers un projet. Le pôle gestion des ressources et des relations humaines recherche donc les outils d une meilleure gestion prévisionnelle des carrières afin d optimiser le rapport entre la technicité nécessaire, le poids économique des emplois, la valorisation des compétences et les parcours possibles afin, d une part d atteindre l une des finalités énoncées pour les salariés, à savoir : «Assurer une gestion qualitative et quantitative des ressources et des relations humaines au sein de l association» Avec pour corollaire l atteinte d une autre finalité, celle-ci dédiée aux usagers : «Assurer une qualité d accueil et d accompagnement à toute personne prise en charge dans l une des structures de l association» Ainsi, par exemple, la courbe des âges des directeurs et cadres est-elle particulièrement suivie afin de préparer, par les entrées en formation CAFDES de cadres intermédiaires de nos établissements, les passages de relais prochains. Relations avec les partenaires et prestataires : - Le pôle gestion des ressources et des relations humaines assure le lien avec les partenaires et les prestataires sociaux (caisses de retraite, prévoyance, mutuelle, collecteur du 1% patronal logement, ). - Suivi et amélioration des prestations - Mise en œuvre des dossiers individuels de prestation - Etude des contrats, recherche de la meilleure offre de service aux salariés, publicité interne. Le pôle gestion des ressources et relations humaines gère les conditions de travail interne à l administration générale Moyens du pôle fonctionnel : Personnel : Directeur de l administration générale, 1 cadre attachée de direction Appel au syndicat employeur ou aux juristes si besoin. Réunions : quotidiennes Information : A chaque bureau associatif. A chaque comité de direction. A chaque réunion de coordination des services de l administration générale C PROSPECTIVE ET DEVELOPPEMENT Dans le cadre des importants changements qui se profile dans nos secteurs d activités et notamment l impulsion donnée vers les rapprochements d associations, le pôle «Prospective et développement» s attache à développer la surface d action de l association en concentrant son énergie et ses compétences sur des projets d adaptation ou d extension des structures existantes, ou des créations et des reprises d établissements et de services. 20

21 Il contribue ainsi au développement maîtrisé de l association et répond à l une des finalités que l administration générale s est fixée vis-à-vis des autorités de contrôle et de tarification, à savoir : «Répondre aux sollicitations des autorités de contrôle et de tarification en matière de création ou de reprise de structures» en positionnant l association, en fonction de ses orientations, sur les appels à projet émis par les Conseils Généraux et les DDASS. Pour précision, il peut s agir également de rapprochements avec des associations désireuses de bénéficier des capacités organisationnelles, techniques, stratégiques ou financières de l Entraide Universitaire. Il s agit, bien entendu de fortifier l existant associatif en assurant l augmentation du nombre de ses structures afin, face au projet développé par le ministère de l action sociale de réduire le nombre d opérateurs présents dans le secteur médico-social, d être positionné au mieux en atteignant une taille suffisante. Il s agit également de développer et d exporter le savoir faire associatif acquis dans 17 domaines de compétences et aujourd hui reconnu par les partenaires institutionnels. Il s agit donc, au final de mener une stratégie de développement adaptée à nos valeurs et à nos capacités susceptible de satisfaire à la fois les critères qualitatifs autant que les critères quantitatifs qui ne sauraient être seuls pris en compte. Dans le cadre de la réponse à un appel d offre : Attention soutenue aux orientations des politiques sociales et aux pratiques innovantes en matière de prise en charge et d accompagnement Création d une veille sur les appels d offres et les propositions de reprise par la consultation des sites et des annonces appropriées Sélection de dossiers appropriés à nos savoirs faire Renseignement des administrateurs sur les opportunités, les difficultés, les adéquations ou les zones de contraintes des dossiers retenus Réalisation du cahier des charges, instruction des dossiers de réponse, définition d une probabilité de réalisation et présentation pour validation aux décideurs associatifs Négociation avec l autorité émettrice de l offre Suivi de la mise en œuvre si la réponse est favorable Dans le cadre de l évolution d un établissement ou d un service : Accompagnement et assistance technique aux directeurs dans l élaboration des projets destinés aux décideurs de la planification régionale ou départementale comme l étude de CPOM ou d orientations concernant l adaptation ou l évolution des structures existantes : - Evaluation du besoin, pilotage et coordination du projet - Aide à la constitution du dossier - Aide à la constitution des fiches action - Présentation à l instance associative décisionnaire - Négociation avec l autorité de contrôle et de tarification - Accompagnement à la mise en œuvre, évaluation de l avancement du projet Dans le cadre d une proposition de reprise ou d un rapprochement associatif : Etude du dossier de reprise dans toutes ses dimensions en s appuyant sur la procédure interne définie spécifiquement sur ce sujet et les compétences des autres pôles fonctionnels (budget, patrimoine, ). - Visite des lieux, 21

22 - Rencontre des acteurs - Identification des difficultés, définition des attentes - Etudes approfondies des conditions juridiques, économiques, sociales, règlementaires, humaines et techniques du dossier. - Validation de la capacité associative à répondre et élaboration d un cahier des charges - Négociation sur les conditions de reprise (économique, matérielle, humaine, ) avec le gestionnaire de la structure et passage d une convention - Renseignement des administrateurs sur les opportunités, les difficultés, les adéquations ou les zones de contraintes des dossiers. - Validation du projet parle bureau associatif - Suivi de la réalisation du projet. Moyens du pôle fonctionnel : Personnel : Directeur de l administration générale, 1 cadre attaché de direction à temps partiel Appel aux commissaires aux comptes ou aux avocats pour des études circonstanciées Réunions : Un point de situation est réalisé quotidiennement sur les dossiers encours Information : A chaque bureau associatif. A chaque comité de direction. A chaque réunion de coordination des services de l administration générale D MOYENS GENERAUX On entend par service des moyens généraux, l organisation adaptée et qualitative des moyens communs aux deux directions de l administration générale, c est à dire : Les services rendus par les personnels spécialement affectés: standard, courrier, secrétariat usuel, reprographie, mise sous plis, entretiens divers, missions de factotum, etc L organisation et l utilisation rationnelle des locaux, L organisation et la gestion des moyens de communication, de reprographie et informatiques, L organisation et la gestion des sous-traitances et services extérieurs. Le service des moyens généraux prend donc en charge un nombre important de missions tenant principalement à optimiser le fonctionnement quotidien de l administration générale de l association. Si son action n est pas identifiée comme étant en lien direct avec l activité des établissements et services, elle se place néanmoins dans un contexte de facilitation de l activité des autres pôles fonctionnels qui la rend indispensable à leur bon fonctionnement. Dans ce cadre, le directeur de l administration générale pilote la mise en place des procédures et des outils les mieux adaptés à l activité du pôle moyens généraux. Le pôle fonctionnel du secrétariat : Propose la meilleure qualité d accueil physique ou téléphonique des visiteurs et des correspondants. Assure le renseignement, l orientation et le suivi des visiteurs et des correspondants dans leurs demandes. Génère un travail de secrétariat performant grâce à : - L élaboration d une correspondance sortante et la préparation de dossiers de qualité - Une gestion des courriers, télécopies, courriels, entrants et sortants permettant leur référencement, leur classement, leur archivage et leur traçabilité et une gestion particulière des RAR 22

23 Le pôle fonctionnel logistique : - Une diffusion de ces courriers aux destinataires désignés dans des délais réduits - Le choix de modes de diffusion respectant les aspects à la fois économiques et écologiques Gère l organisation des différentes commissions, instances associatives et réunions de travail ainsi que des diverses autres rencontres organisées au siège associatif par : - La gestion du calendrier des rencontres et du planning d occupation des salles - La préparation de l ordre du jour et des convocations - La préparation et l envoi des dossiers - La réservation et la préparation matérielle des salles - La commander des collations ou repas éventuels - L élaboration et l envoi des comptes-rendus Gère les déplacements par la réservation des titres de transport, des véhicules ou des chambres d hôtel pour les techniciens, la direction de l administration générale et les administrateurs (CVS, réunions diverses). Gère l intendance et la maintenance interne au siège : - Par la gestion de la flotte automobile, immatriculation, assurances et suivi des sinistres, entretien, parkings - Par le suivi de la téléphonie mobile - Par le suivi du nettoyage des locaux - Par le suivi de la maintenance et de l entretien des locaux - Dépannage ou réparation - Petits travaux d installations techniques - Gros nettoyage (gouttière, vitres externes, ) - Commande de matériel - Maintenance de l alarme et de l ascenseur Moyens du pôle fonctionnel : Personnel : Directeur de l administration générale, 1 cadre attachée de direction à temps partiel, 1 agent de bureau, 1 agent d entretien à temps très partiel (à créer) L agent d entretien est également susceptible d intervenir dans des établissements associatifs de proximité n ayant pas ce profil de personnel dans leurs effectifs mais ayant parfois des besoins en matière de petites réparations ou d entretien technique. Réunions : quotidiennes Information : A chaque bureau associatif. A chaque comité de direction. A chaque réunion de coordination des services de l administration générale E COMMUNICATION Le pôle «Communication» a une double finalité. D une part, il doit participer à la prise de conscience par chaque salarié de l association de son «appartenance», au-delà de la structure à laquelle le rattache son exercice professionnel, à un groupe de femmes et d hommes partageant les mêmes valeurs et participant à 23

24 la même dynamique de promotion des personnes en situation de handicap ou en difficulté sociale, de leur appartenance à la communauté sociale et de leur citoyenneté. - En gérant le contenu du support de communication interne «Les messages de l Entraide», une lettre électronique qui souhaite être l image de la vie des établissements et services et de leurs usagers. Pour ce faire, une recherche de correspondants locaux (éducateurs, groupes d expression des usagers, ) a été engagée. Chaque évènement porté à la connaissance du pôle devient une information en puissance susceptible d être communiquée à l ensemble des salariés et administrateurs mais également aux partenaires, aux autorités de contrôle et aux associations amies. - En diffusant l actualité concernant les actions d accompagnement ou de promotion des personnes en situation de handicap (aides, accès aux loisirs, trophées, sports adaptés, manifestations, ) - En gérant le site de l association et en le faisant évoluer en fonction des besoins des établissements et services, mais également des demandes de tiers visiteurs, notamment en ce qui concerne les fiches techniques des établissements. D autre part, il doit assurer une information rapide et fiable à l adresse des établissements et services, mais également des administrateurs par : - La création et la diffusion de la veille règlementaire, assurée par l ensemble des pôles fonctionnels de l administration générale dans leurs domaines de compétences propres, aux directeurs et aux administrateurs afin que chacun ait une connaissance approfondie de l environnement juridique, économique, social et technique dans lesquels évolue les différentes structures, afin de sécuriser le contexte d évolution des établissements et services et afin de faciliter les prises de décision (voir annexe). Dans ce cadre, elle relaie : a. L évolution des politiques sociales et des dispositifs territoriaux (CPOM, GCSMS, ARS, orientations des PRIAC, Schémas départementaux, ) b. Les informations financières, budgétaires et comptables (nouveau cadre comptable, ISMS, ) c. L évolution législative et règlementaire des différents secteurs d activités (Décret sur la scolarisation, arrêté sur les unités d enseignement, ) - La diffusion, après lecture et sélection, vers les techniciens du siège, les directeurs et les administrateurs de toutes les lettres électroniques reçues (URIOPSS, CREAI, Syndicat employeur, ) - La gestion des contacts avec les partenaires et les réseaux institutionnels (URIOPSS, CREAI, UNAFAM, UNALG,..) Le pôle communication à également à charge d organiser les rencontre des directeurs visant à leur information, à leur formation et à favoriser leur complémentarité en s appuyant sur les compétences de chacun. Ses rencontres, organisées à la journée ou en séminaires de plusieurs jours, permettent d initier des programmes d action sous formes de groupes de travail transversaux ou des participations aux commissions techniques permanentes de l association. Elles sont à l origine d évènements plus ambitieux avec l organisation de colloques, notamment. Moyens du pôle fonctionnel : Personnel : Directeur de l administration générale, 1 cadre attachée de direction à temps partiel, 1 secrétaire administrative à temps partiel Réunions : hebdomadaires Information : A chaque bureau associatif. A chaque comité de direction. A chaque réunion de coordination des services de l administration générale 24

25 DIRECTION DE LA VIE ADMINISTRATIVE ET FINANCIÈRE A - GESTION FINANCIERE ET COMPTABLE La définition des activités de ce pôle est très large puisqu elle englobe les aspects budgétaires, comptables, financiers ainsi que la trésorerie avec tout ce que chacun d entre eux implique en termes de mise en œuvre de procédures, d outils, de méthodes, de contrôle, de validation, de soutien ou d accompagnement. La mission gestionnaire, comptable et financière est orientée tant à l externe avec le suivi de l ensemble des établissements et services, qu à l interne avec les budgets de l association et de l administration générale. Le pôle fonctionnel gestion financière et comptable intervient à différents niveaux de responsabilité : En ce qui concerne l harmonisation des pratiques comptables et financières ainsi que la définition et la mise en œuvre des procédures internes. - L administration générale est l interlocuteur des organismes sociaux et fiscaux : Déclarations sociales et fiscales (sauf ASSEDIC et retraites autres CPM), retraite, prévoyance, URSSAF, - Elle initie la démarche de cohérence de la présentation des documents d'analyse. - Elle créé les procédures budgétaires et comptables et initie des méthodes de travail et des outils communs (obligation d un même logiciel de comptabilité et de paie assortie de formations communes, par exemple) ainsi que les conditions d une évaluation fiable et efficace des travaux réalisés par les différentes structures (tableaux de bord, arrêtés comptables intermédiaires). - Elle réalise le paramétrage et l administration des logiciels centralisés (plan de paie et de comptabilité uniques ) et définit la comptabilité analytique. - Elle met en place la procédure d'arrêté des comptes en partenariat avec le Commissaire aux comptes. - Elle assure une veille concernant la règlementation budgétaire et comptable, sociale et fiscale pour diffusion auprès de l ensemble des comptables En ce qui concerne le pilotage des exercices budgétaires, l administration générale impulse les campagnes budgétaires conduisant à l élaboration des budgets prévisionnels et à la réalisation des comptes administratifs - En préparant les directives relatives au budget prévisionnel. - En impulsant la campagne budgétaire et en garantissant le respect du calendrier de réalisation - En assurant la supervision et la validation technique des documents transmis au conseil d administration et à l autorité de tarification - En soumettant ces documents à l avis des instances décisionnaires de l association. - En coordonnant et en contrôlant les procédures contradictoires et les négociations comptables avec l autorité de tarification - En gérant les dossiers des recours budgétaires En ce qui concerne le soutien technique, la formation et le contrôle interne des établissements, l'objectif est de s assurer d une gestion rigoureuse, juste et transparente en donnant des moyens et en assurant une présence régulière auprès des établissements conduisant à la vérification de la régularité des travaux comptables dans le temps et à leur validation. L'équipe du pôle financier et comptable demeure l interlocuteur privilégié des 25

26 comptables des établissements sur les questions de contrôle ou les aspects techniques de gestion. - Soutien technique à travers : la production de fiches techniques, l intervention sur site et l accompagnement personnalisé pour toute question requérant une expertise, le relais des comptables éprouvant des difficultés ou le remplacement des comptables absents. - Formation des comptables aux techniques communes afin de créer des synergies, et d améliorer les performances. Ces formations sont soit délivrées par les cadres de l administration générale, soit par un organisme externe. Des réunions régulières sont également organisées avec l ensemble des comptables pour affiner les effets des formations, reprendre les incompréhensions et assurer la guidance des travaux demandés - L administration générale formalise le contrôle financier et budgétaire interne, en lien avec le commissaire aux comptes. Elle en assume la responsabilité devant les instances associatives. Elle contrôle les comptes de liaison de toute nature, l état des refacturation inter-structures et instaure des contrôles réguliers dans les établissements et services. Outre ces contrôles, les directeurs de sites sont l objet d une évaluation plus spécifique avant la fin de leur période d essai et avant la fin de leur contrat (quitus). Les éléments de paie font également l objet d une attention régulière à travers la validation des salaires, leur contrôle budgétaire et l établissement et la vérification de la DADS-U En ce qui concerne la compilation des comptes de l association, la direction administrative et financière assure la coordination avec les commissaires aux comptes qui apportent leur caution à la bonne gestion de l ensemble des structures. Elle peut missionner les commissaires aux comptes sur des opérations spécifiques auprès des établissements (audit) ou dans le cadre du traitement de dossiers particuliers (reprise de structures, montages financiers, ). Elle assiste le trésorier de l association dans l élaboration du rapport financier annuel. En ce qui concerne la trésorerie, le pôle gestion financière et comptable assure un suivi quotidien : - Par sa relation régulière avec les banques et dans le cadre des négociations de placements et d emprunts approuvées par l'association. - Par une information régulière au trésorier de l association sur les variations de rapports, les opportunités, et sur l état de la trésorerie - Par une information à chaque bureau En ce qui concerne la prospective, le pôle gestion financière et comptable est plus particulièrement investi pour ce qui concerne son domaine de compétence : - Dans le pilotage de l élaboration des PPI, CPOM et dans le contrôle de leur mise en œuvre. - Pour les établissements n ayant pas l obligation d un PPI, l accompagnement de l administration générale s effectue sur les budgets d investissements (planification et financement). - Dans l assistance à la création de services nouveaux, d extensions d activité, de présentations de mesures budgétaires nouvelles ou d analyse de situation financière en cas de reprise de structures - Elle intervient également, en collaboration avec la direction de la vie sociale, pour la réalisation d études diverses et de budgets prévisionnels dans le cadre de créations et de reprises d établissements ou de services - Dans la recherche de subvention facilitant le pluri financement, notamment de nos opérations d acquisitions ou de rénovations immobilières. 26

27 En ce qui concerne la production de documents de synthèse et d analyse financière, le pôle gestion financière et comptable élabore pour transmission aux instances délibératives de l association et sur la base des documents comptables transmis par les différentes structures : - Les budgets prévisionnels de l'ensemble des établissements et services de l'association - Les comptes administratifs de l'ensemble des établissements et services de l'association - Le compte de résultat compilé - Le bilan et ses annexes ainsi que le rapport financier annuel - Les tableaux bimensuels d analyse de la trésorerie - Les tableaux de bord d activité et de gestion Outre les différents domaines d intervention cités précédemment, le pôle gestion financière et comptable assure La réalisation du budget, du compte administratif ainsi que la comptabilité et les contrôles afférents : - De l administration générale sous la responsabilité de son directeur, - De l association, sous la responsabilité du trésorier - Du SAMETH sous la responsabilité du directeur de l administration générale. (Le SAMETH est un petit service social d accompagnement des travailleurs handicapés en entreprise, financé par l AGEFIPH et qui n a aucun personnel administratif). Ces travaux sont assurés par l une des comptables de l administration générale et contrôlés par l un des cadres comptables. Chaque cadre comptable se voit confié plus particulièrement le suivi d une quinzaine de budgets. Trois postes sont actuellement pourvus pour suivre 44 budgets. Le quatrième poste est prévu afin d accompagner l évolution du nombre d établissements et services de l association Le second comptable assure à titre principal les remplacements en établissements suite au constat de nombreuses vacations de postes dues à des départs, des arrêts maladie ou des maternités. A titre secondaire, elle épaule les établissements dans les travaux d élaboration des documents budgétaires ou comptables en cas de retard ou de difficultés ainsi que dans le traitement de dossiers «lourds» (CPOM, PPI, ). Ces tâches amènent donc la nécessité de déplacements fréquents. Moyens du pôle fonctionnel : Personnel : Directeur administratif et financier, 4 cadres comptables, 2 comptables (1 cadre comptable et 1 comptable à créer) Appel au commissaire aux comptes si besoin Réunions : Hebdomadaire avec le directeur administratif et financier. Périodiques pour le suivi des dossiers en cours. Ces rencontres peuvent associer d autres acteurs intéressés aux dossiers (directeur de l administration générale, directeurs, administrateurs, conseiller technique, ) Information : A chaque bureau associatif. A chaque comité de direction. A chaque réunion de coordination des services de l administration générale B - CONTROLE INTERNE La mission principale du pôle contrôle interne est organisée autour du contrôle de la mise en place et de la bonne application des procédures de gestion par les établissements et l administration générale de l association avec le souci de sécuriser et d améliorer l organisation existante en terme d efficacité, en terme de lisibilité et en terme de conformité. L atteinte de cette finalité nécessite une action portant sur l analyse des risques (identification et évaluation) et sur la mise en place d outils permettant de prévenir les erreurs et les fraudes dans tous les domaines intéressant la gestion associative. Lorsque l analyse du risque est effectuée, le contrôle de gestion émet des recommandations ou des plans d actions correctives afin de corriger, d améliorer ou de réajuster les 27

28 organisations et les pratiques. Ces recommandations et plans d action ont pour fondement des impératifs règlementaires ou l atteinte de performance fixés par l administration générale et validés par le bureau de l association. Au niveau associatif : Le pôle contrôle interne est responsable de l architecture des procédures du guide de l administration générale ou de finaliser celles qui sont l objet d une approche transversale à plusieurs services. Le service est également chargé de l harmonisation des procédures, de leur référencement en fonction de leur nature et de leur destination ainsi que de coordonner leur mise à jour et leur diffusion. Il élabore des outils de pilotage pour garantir la bonne gestion des établissements et services : - fiches techniques pour le conseil et l orientation des actions - tableaux de bord pour le pilotage et le contrôle de la gestion des établissements et services. Ces tableaux, réalisés périodiquement garantissent une lisibilité continue sur l année et permettent d alerter et d identifier rapidement les ajustements à réaliser. Ils sont réalisés de manière adaptée à la spécificité des structures (Gestion commerciale d ESAT, complexes engagés dans un CPOM), en fonction des prévisions budgétaires initiales et de leur éventuelle réactualisation en cours d année, en fonction de projections pluriannuelles Il analyse les indicateurs sociaux et médico-sociaux dés leur parution afin de déterminer la situation des structures associatives, en terme de convergence, au regard des données nationales, régionales et départementales. Il préconise des plans d évolution et d amélioration étudiés en lien avec le pôle vie des établissements. Il réalise, conformément à la mission de contrôle et d évaluation de l administration générale, des audits internes portant sur le respect des procédures, l optimisation des processus de bonnes pratiques et la conformité règlementaire. Au niveau des établissements : Le pôle de contrôle interne dans son rôle de soutien aux établissements et services, rempli une mission de conseil opérationnel auprès des directeurs. Cela peut concerner les pratiques de gestion, la mise en place de procédures internes à la structure, l élaboration d outils de gestion, Il participe en ce sens à la veille règlementaire organisée par l administration générale. Dans ce cadre, le contrôleur de gestion, pour ces opérations d appui technique, peut ponctuellement être missionner sur le site de l établissement. Pour toutes ses actions d évaluation de pratiques, de recherche et de mise en place de procédures, le pôle contrôle interne collabore étroitement avec les directeurs des structures, les services comptables des établissements et tout service de l administration générale nécessité par sa mission en fonction de son domaine d investigation. Moyens du pôle fonctionnel : Personnel : Directeur administratif et financier, 0,8 ETP de contrôleur de gestion Appel au commissaire aux comptes si besoin Réunions : Hebdomadaire avec le directeur administratif et financier. Périodiques pour le suivi des dossiers en cours. Ces rencontres peuvent associer d autres acteurs intéressés aux dossiers (directeur de la vie sociale, directeurs, administrateurs, conseiller technique, ) Information : A chaque bureau associatif. A chaque comité de direction. A chaque réunion de coordination des services de l administration générale 28

29 C - PATRIMOINE Le pôle «gestion du patrimoine» se préoccupe de manière générale de tous les domaines touchant à l immobilier, à son bon entretien, à sa mise en conformité, à sa mise en sécurité. Il intéresse 3 secteurs particuliers d intervention. 1/ La gestion patrimoniale : Inventaire : Pour la bonne gestion du patrimoine, un inventaire rigoureux, à la fois des biens et des documents administratifs les concernant, est organisé par un technicien de l administration générale Tenue à jour de l inventaire du patrimoine immobilier en propriété Tenue à jour de l inventaire du parc locatif et veille aux échéances et aux obligations des baux Classement et préservation des pièces techniques, juridiques et administratives (baux, plans, actes notariés de vente ou d achat, ) Recherche de biens immobiliers : Notre association, dans le cadre de son développement et de l amélioration continue de ses prestations, a régulièrement besoin de nouveaux locaux. Le pôle patrimoine participe, au coté des directeurs à la recherche et s assure de la bonne formalisation des engagements et du classement et de la préservation des dossiers Contacts avec les notaires, les agences immobilières les collectivités, en lien avec le directeur de la structure concernée, le directeur de la vie des établissements et l administrateur délégué Lien avec les juristes de l association pour l étude des pièces juridiques si besoin Préparation et suivi des dossiers de vente ou d achat (conformité des conditions, présence des diagnostics obligatoires,.) Coordination de la commission patrimoine : Cette commission, présidée par l administrateur délégué au patrimoine s efforce de faciliter les opérations patrimoniales en contribuant à la création de procédures et de fiches techniques pour faciliter l engagement et le suivi de dossiers, par nature, très techniques. Elle réfléchit à la recherche d aides de toutes natures pour le bon financement de nos opérations. Elle permet d effectuer un point régulier sur les opérations en cours. Convocations, préparations et comptes-rendus 2/ La mise en sécurité et en conformité des structures : La mise en sécurité des établissements et services et de leurs équipements participe de la bonne pratique institutionnelle. Les directeurs sont responsable de ces domaines, néanmoins, au titre du contrôle, les services de l administration générale vérifient périodiquement la validité des contrôles et le suivi des obligations. Veille règlementaire et transmission de directives pour la mise en application des obligations par les directeurs des structures. Suivi des vérifications règlementaires obligatoires pour les établissements et services (sécurité incendie, vérifications des ascenseurs, document unique de prévention des risques professionnels,.). Suivi de la réalisation des préconisations des différents bureaux de contrôle (SOCOTEC, VERITAS, ) ou missions d inspection (commission sécurité, contrôle de l autorité de tarification, ). - Vérification des devis proposés par le directeur de la structure pour validation par l administrateur délégué et décision du bureau. 29

30 - Réception et classement des certificats de mise en conformité ou en sécurité 3/ Le suivi des travaux : Cette mission s exerce particulièrement dans le cadre des plans pluriannuels d investissement, lors d opérations de création ou de reprise d établissement ou de service, lors de travaux d aménagement ou d extension de locaux, pour des travaux ponctuels ou dans le cas de demandes spécifiques d une commission de sécurité, d une commission de mise en conformité ou d un bureau de contrôle. Selon la nature et l importance du dossier, c est le directeur d établissement ou les services de l administration générale en lien avec l administrateur délégué qui pilote le dossier (dans ce dernier cas, le directeur de structure est, bien entendu, toujours associé). Contact avec les architectes ou maîtres d œuvres (suivi des termes du mandat). Mise en œuvre de la procédure travaux élaborée par la commission patrimoine - Récupération et classement des avant- projets, plans, - Contact avec le directeur concerné ou l architecte pour l obtention des devis - Récupération et classement du permis de construire, - Suivi des appels d offre détaillés, - Autorisation d engagement de travaux, - Rapport initial du bureau de contrôle, - Réalité de l assurance dommage-ouvrage - Mandat des coordinateurs prévention et sécurité - Réception de travaux, - Avis des différentes commissions concernées, -. Suivi et contrôle : - Du planning de réalisation (coordination des travaux, réunions de chantier, contacts avec les entreprises), - De l émission des ordres de services - Suivi des aléas et des retards - Des factures par rapport aux devis et à la réalité de la nature des travaux et de leur qualité. - Suivi du budget et contrôle des coûts par un tableau de synthèse évolutifs - Application des pénalités - Déclaration d achèvement des travaux Suivi des garanties Moyens du pôle fonctionnel : Personnel : Directeur administratif et financier, 1 attaché de direction (à créer), 0,5 ETP d agent de bureau Appel à des expertises juridiques si besoin Le cadre attaché de direction à plein temps assure, non seulement le suivi de l'entretien patrimonial utile à la gestion générale mais également des interventions dans les différents établissements et 30

31 services au titre de l assistance technique pour le suivi des travaux. Il est garant des opérations de mise en sécurité et de la conformité du bâti des différentes structures. Réunions : Hebdomadaire avec l administrateur délégué, le directeur administratif et financier. Périodiques pour le suivi des dossiers en cours ou pour les commissions patrimoine. Ces rencontres peuvent associer d autres acteurs intéressés aux dossiers (directeur de la vie des établissements, directeurs, administrateurs, conseiller technique, ) Information : A chaque bureau associatif. A chaque comité de direction. A chaque réunion de coordination des services de l administration générale. D CONTRATS CADRES Engagés au coté des établissements et services de l association dans une garantie de bon emploi et de gestion maîtrisée des budgets accordés dans un contexte économique de plus en plus contraint, les services de l administration générale recherchent les opportunités de passer des contrats de groupe ou contrats cadres afin de générer des économies d échelle tout en garantissant des services de qualité aux usagers et aux professionnels de nos structures associatives. Il s agit d abord, pour le pôle concerné, d identifier les besoins et de valoriser les possibilités d économies associées pour ensuite consulter les établissements sur l opportunité de la recherche avant de mettre en œuvre une procédure d appel d offre et de choix de prestataires. Le choix du prestataire retenu est ensuite validé par le bureau associatif ainsi que le type de contrat (obligatoire ou conseillé) et les éventuelles dérogations. Le technicien chargé de ce dossier opère ensuite, en liaison avec la direction administrative et financière plusieurs opérations relatives à la communication sur les contrats, à leur mise en œuvre, à leur classement et à leur conservation ainsi qu au suivi des engagements contractuels et des éventuels contentieux : Rédaction de la procédure relative au contrat concerné, information des établissements et mise en application des contrats Vérification de la mise en application par les établissements et gestion des dérogations Suivi périodique du contrat Relationnel avec les prestataires Enquête de satisfaction auprès des établissements et synthèse Retour d information auprès des utilisateurs Bilan périodique du contrat avec le prestataire et renégociation éventuelle Conservation des originaux de contrats auprès de l attachée de direction en charge des contrats cadres Mise à jour du tableau récapitulatif des contrats cadres Mise à jour du tableau de suivi des procédures et intégration dans le référentiel Suite à l enquête de satisfaction précitée, repérage des cas de litiges et estimation du niveau d intervention locale ou administration générale En cas de contentieux, gestion du dossier par l administration générale - Instruction des dossiers avec les conseils juridiques - Tenue du tableau récapitulatif des litiges juridiques Les domaines d interventions du pôle sont divers : téléphonie mobile et fixe, assurance, location véhicules, contrôle sécurité électrique, extincteurs, restauration collective, achats groupés de matériel, Moyens du pôle fonctionnel : Personnel : Directeur administratif et financier, et temps partiel d attaché de direction selon le besoin. 31

32 Appel a des expertises juridiques si besoin Réunions : Périodiques pour le suivi des dossiers en cours ou pour les commissions informatique ou téléphonie.. Ces rencontres peuvent associer d autres acteurs intéressés aux dossiers (directeur de la vie sociale, directeurs, administrateurs, conseillers techniques, ) Information : A chaque bureau associatif. A chaque comité de direction. A chaque réunion de coordination des services de l administration générale E INFORMATIQUE Une association regroupant une quarantaine d établissement et services, intervenant dans 17 domaines de compétences, employant plus de 1000 salariés et désireuse de générer une gestion de qualité à travers les missions de son administration générale, se doit d associer aux compétences humaines présentes des moyens techniques de traitement de l information, de gestion des dossiers et de communication alliant rapidité et efficacité. C est la mission principale du pôle fonctionnel informatique. Elle se décline en différentes orientations : Rôle technique d administration du système et du réseau : Responsabilité de la mise en place, de l intégration, de la mise à jour et de la maintenance des matériels et logiciels liés au système d exploitation et au réseau de l entreprise. Le pôle informatique est garant du bon fonctionnement et de la qualité du réseau externalisé de l association opérés à travers des opérations - D analyse des besoins et de veille technologique - De gestion et de mise en place du réseau - De mise en place et d intégration des systèmes d exploitation retenus (logiciels et hardware) - D administration des réseaux (gestion des droits d accès des utilisateurs aux répertoires) - De maintenance du système d information (logiciels et hardware, site INTRANET) et du réseau - De support et de conseil aux utilisateurs Rôle fonctionnel d administration des bases de données (logiciels ) : Surveillance, exploitation et développement de bases de données et garantie de la cohérence et de l accessibilité permanente des informations par : - L administration et la maintenance des bases de données existantes - Le développement possible de bases de données nouvelles - Un support technique et une assistance aux utilisateurs - Une veille technologique et l optimisation permanente de la base de données Sécurité informatique : Evaluation de la vulnérabilité du système d information de l association et mise en place des solutions pour protéger les applications et les données à travers : - L étude, la définition et la formalisation de la politique de sécurité informatique de l association - La mise en œuvre, le suivi et l amélioration continue du dispositif de sécurité - La communication et la formation sur les normes de sécurité - La veille technologique et réglementaire (CNIL) - Le contrôle de l application des règles de sécurité par tous les utilisateurs Moyens du pôle fonctionnel : 32

33 Personnel : Directeur administratif et financier et très ponctuellement, les cadres comptables, le contrôleur de gestion et le responsable des ressources et des relations humaines qui sont formés à certaines opérations de gestion et de maintenance des logiciels Présence d un informaticien à temps partiel en prestation de service Sous-traitance informatique auprès de la société émettrice des programmes employés et d un hébergeur. L existence actuelle d une prestation de service en informatique à temps partiel (0,20 ETP) est maintenant très insuffisante. Nous souhaitons donc étendre cette prestation à un temps plus important sous forme d une prestation de service spécialisée sur les systèmes «lourds» qui nous assurerait l intégration, la migration et la maintenance des logiciels et autres programmes utiles à la gestion générale, qui garantirait la continuité du fonctionnement et sa sécurisation et qui pourrait également intervenir dans les différents établissements et services au titre d une assistance technique maintenant indispensable. (prestation à créer) Réunions : Périodiques pour le suivi des dossiers en cours ou pour les commissions informatiques. Ces rencontres peuvent associer d autres acteurs intéressés aux dossiers (directeur d administration générale, directeurs, administrateurs, conseiller technique, ) Information : A chaque bureau associatif. A chaque comité de direction. A chaque réunion de coordination des services de l administration générale. CONCLUSION Le projet d établissement de l Administration Générale de l Entraide Universitaire est applicable après approbation du bureau de l association. Il prend effet à compter du 25 juin 2009 pour une durée de validité de 5 années Comme tout projet, il est évolutif et adaptable. Les ajustements nécessaires seront effectués de manière permanente durant toute la durée de son application en fonction du vécu et de l expérience des différents pôles fonctionnels, des orientations voulues par les instances politiques décisionnaires ainsi que des remarques formulées par les représentants du «Collège de Directeurs» de l Association. ANNEXES 33

34 Les annexes présentées définissent les statuts, fonctions et rôles des différents acteurs œuvrant au sein de l administration générale ou à la direction des établissements et services. Cette lettre de mission annule et remplace la précédente. Elle est susceptible de changements liés à l évolution des besoins du siège en termes d organisation et de projet. Lettre de mission relative à la fonction d Attachée de direction chargée de la gestion des moyens généraux et de la communication de l administration générale de l association Entraide Universitaire Nom du titulaire: Béatrice Houtarde Identification de la fonction : Attachée de direction, responsable du secrétariat, de la communication et du contentieux administratif Formation : BTS assistante de direction trilingue Convention : CCNT 1966 Classement conventionnel : Annexe 6, Cadre technicien Statut : Cadre classe 3, niveau 1 Horaire : 35 heures hebdomadaires L administration générale de l association Entraide Universitaire a pour fonction la mise en œuvre technique des orientations de la politique associative initiées en réunion de bureau ou actées en conseil d administration. Dans ce cadre et de manière générale, madame Béatrice Houtarde conduit son action dans le respect des orientations du projet du siège social : pilotage, coordination, contrôle, soutien, évaluation et conseil des/aux établissements. Elle participe à l élaboration et à l évolution de ce projet ainsi qu à son évaluation. Chacune de ses actions œuvre à la promotion de l image de l association et de son administration centrale et recherche les meilleures conditions de travail et d épanouissement professionnel pour les salariés. Sa mission est portée par un réel souci éthique et l idée centrale qu au final, les usagers de différents établissements et services seront bénéficiaires de son action. Madame Béatrice Houtarde entreprend son action sous l autorité hiérarchique et la responsabilité technique et fonctionnelle du directeur de l administration générale auquel elle rend compte régulièrement de ses activités et qu elle assiste dans son action. Elle fait partie de l équipe des cadres du siège et œuvre à la cohésion du groupe en portant une attention particulière à faciliter le travail des autres professionnels notamment par une information régulière. A ce titre, elle participe à la réunion de coordination des services. Madame Houtarde assure, de manière générale, la responsabilité du secrétariat de l administration générale de l association Entraide Universitaire Dans ce cadre, elle veille principalement à l organisation et à la qualité de l accueil des visiteurs ou correspondants et la bonne organisation des archives et des circuits d information et de communication. Son avis sera requis pour toute question relevant de ses compétences comme aide à la décision du directeur. Pour remplir sa mission elle respecte impérativement, outre la règlementation qui peut s imposer dans ses domaines de compétences, les procédures ou décisions internes à l association : - Procédures de l administration générale - Décisions du conseil d administration, du bureau ou du comité de direction 34

35 Elle organise le travail de son service et gère les tâches des agents d administration placés sous sa responsabilité fonctionnelle et technique dans les domaines suivants : Administration du siège : o Gestion du courrier arrivé et départ : enregistrement, définition d urgence ou d importance traçabilité, multi-distribution, Dans ce cadre elle porte une attention particulière à ce que les courriers importants ou urgents soient prioritaires dans leur acheminement vers leurs destinataires o Gestion de l accueil téléphonique et physique, orientation o Secrétariat de direction o Ordre du jour et comptes-rendus des Comités de Direction o Elaboration et suivi des dossiers de subventions o Elaboration des appels d offre avec le directeur du siège et/ou la directrice administrative et financière o Suivi des contrats cadres (échéances, renouvellements, ) o Suivi des dossiers de contentieux administratifs, assuranciels ou commerciaux : Historique et classement Suivi des coûts engagés Analyse des dossiers pour aide à la décision o Déplacement des techniciens de l administration générale ou des administrateurs: Organisation Commissions techniques permanentes : o Suivi et secrétariat des commissions techniques permanentes de l association Partenariat : o Partenariats sociaux et médico-sociaux européens et nationaux o o Suivi des actions engagées en faveurs des établissements et des usagers o Suivi des intérêts des usagers dans le partenariat UNALG-ANCV (participation à la commission d attribution) Intendance siège : o Gestion des commandes et inventaire fournitures matériels et suivi budgétaire des comptes afférents o Gestion des archives o Gestion des plannings et de la logistique des réunions et séminaires o Gestion des contrats de prestations (entretien, matériel, petits travaux) et des contrats EDF, France Télécom, Communication : o Gestion de la documentation et de la base de données informatique de l administration générale o Participation à la veille documentaire o Elaboration et édition des supports d information de l administration centrale o Gestion du site Internet (actualité, agenda, dossiers techniques, vie des établissements, ) o Participations à différents salons o Secrétariat de la commission projets innovants et de la commission communication o Plaquettes, signalétique o Insertions publicitaires, dépôt de marques, 35

36 Madame Béatrice Houtarde est autorisée à signer par ordre les correspondances usuelles liées à sa fonction (demande de renseignement, ). Les dossiers de plus haute importance sont soumis à la signature du directeur du siège ou de l administrateur intéressé. Madame Béatrice Houtarde signale tout dysfonctionnement, défaut ou difficulté concernant le bon déroulement de ses activités, ainsi qu en ce qui concerne les conditions d hygiène et de sécurité. Elle devra préparer, avec le directeur de l administration générale et l équipe dont elle assure l encadrement, ses absences prévisibles afin qu aucun dossier ne reste en souffrance. Dans le cadre de ses différentes missions, madame Béatrice Houtarde alerte impérativement et sans délai le directeur de l administration générale (ou en cas d absence, la directrice administrative et financière) de toute difficulté, erreur ou malveillance qui pourrait porter préjudice à la pérennité des activités d un établissement, d un service ou de l association. Elle pourra être appelée à participer à la rédaction et à la mise à jour des procédures internes de l administration générale ou aux établissements de l association concernant son domaine de compétence. Elle est autorisée à garder un droit de réserve et d alerte si elle juge une procédure non conforme à la règle. Madame Béatrice Houtarde participe : - à la réunion de coordination des services de l administration générale - au comité de direction dont elle assure le secrétariat - à la commission communication - à la commission projets innovants - à la demande de sa hiérarchie, à toute autre réunion ou commission nécessaire au bon fonctionnement de l administration générale ou de l association, à sa formation ou à son information. Dans le cadre de sa fonction, elle pourra également être appelé à participer à des travaux de recherche, d expertise, ou à des missions auprès de partenaires extérieurs ou dans l un des établissements et services de l association. En cas d empêchement ou d absence, de sa part, elle passe tout relais nécessaire à la bonne continuité du service. Elle assurera un archivage physique ou informatique de ses dossiers afin que ce relais soit facilité. Elle signale tout dysfonctionnement ou défaut concernant le bon déroulement de l activité, l hygiène ou la sécurité. Sa fonction d attachée de direction, responsable du secrétariat, de la communication et du contentieux administratif à l administration centrale de l association et son niveau d information place madame Houtarde dans la situation de connaître la plupart des dossiers traités. Elle est donc soumise à la discrétion professionnelle la plus stricte. Reçu le La salariée Madame Béatrice Houtarde Le directeur de l administration générale Yanick Boulet 36

37 Cette fiche de mission annule et remplace la précédente. Elle est susceptible de changements liés à l évolution des besoins du siège en termes d organisation de projet. Fiche de poste relative à la fonction de secrétaire administrative 2 ème classe de l administration générale de l association Entraide Universitaire Nom du titulaire : Scheuer Muriel Identification de la fonction : Secrétaire administrative 2 ème classe Formation : Maîtrise de communication, DEA de psychologie sociale Convention : CCNT 1966 Classement conventionnel : Technicien qualifié Statut : Non cadre Horaire : 17,5 heures hebdomadaires L administration générale de l association Entraide Universitaire a pour fonction la mise en œuvre technique des orientations de la politique associative initiées en réunion de bureau ou actées en conseil d administration. Dans ce cadre et de manière générale, mademoiselle Muriel Scheuer conduit son action dans le respect des orientations du projet de l administration générale. Elle participe à l élaboration et à l évolution de ce projet ainsi qu à son évaluation. Chacune de ses actions œuvre à la promotion de l image de l association et de son administration générale, à la pérennisation des moyens de son développement et à la recherche des meilleures conditions de travail et d épanouissement professionnel pour elle-même et les autres salariés du siège. Sa mission est portée par un réel souci éthique et l idée centrale qu au final, les usagers de différents établissements et services seront bénéficiaires de son action. Elle fait partie de l équipe du service de gestion des moyens généraux et de la communication et porte une attention particulière à faciliter le travail de chacun des membres de ce service notamment par une information régulière. Son avis pourra être requis pour toute question relevant de ses compétences comme aide à la décision du directeur de l administration générale ou de l attaché de direction responsable du service. Mademoiselle Muriel Scheuer entreprend son action sous l autorité hiérarchique du directeur de l administration générale et la responsabilité technique et fonctionnelle de l attachée de direction responsable du service à laquelle elle rend compte régulièrement de ses activités. Pour remplir sa mission, elle respecte impérativement le cadre des procédures ou décisions internes à l administration générale de l association. - Procédures du siège - Décisions du conseil d administration, du bureau ou du comité de direction - Orientations de la direction de l administration générale - La mission principale de mademoiselle Muriel Scheuer est attachée à la préparation et au suivi des supports d information et de communication de l administration générale ainsi qu à la tenue du secrétariat Dans ce cadre, mademoiselle Muriel Scheuer assure les missions suivantes : - Elaboration, édition et présentation des documents utiles (rapport annuel d activité, rapports d études diverses, synthèses de questionnaires,.) - Actualisation et indexation des documents constituant la base documentaire - Suivi mensuel et mise en page du tableau évènementiel des établissements 37

38 - Recueil des informations, aide à la mise en page, à la réalisation et à la diffusion de la lettre électronique «Les messages de l Entraide» - Suivi des dossiers de contrats cadres (téléphonie, assurances, - Suivi des commandes des différents documents de signalétiques (cartes de visite, plaquettes, ) - Actualisation régulière du site internet pour ce qui concerne la vie des établissements et de l association - Réception, dépouillement, enregistrement et ventilation du courrier entrant - Frappe, mise à la signature, copie, enregistrement et expédition du courrier sortant. - Photocopies Mademoiselle Muriel Scheuer apporte un soin particulier à l élaboration, à la fiabilité et à la présentation des divers documents confiés à sa responsabilité et qui sont susceptibles d être transmis au conseil d administration, aux autorités de tarification et de contrôle ou à toute personne, collectivité ou administration en contact avec l administration générale ou l association ou qui sont visibles par tout récepteur des messages électroniques ou visiteur du site internet. Elle assure un accueil et une communication adaptée et de qualité à chaque contact qui se propose à elle. Mademoiselle Muriel Scheuer participe à la demande de sa hiérarchie, à toute réunion ou commission nécessaire au bon fonctionnement de l administration générale ou de l association, à sa formation ou à son information En cas d empêchement, de sa part, ou d absence, mademoiselle Muriel Scheuer passe tout relais nécessaire à la bonne continuité du service. Elle assure un archivage physique ou informatique de ses dossiers afin que ce relais soit facilité. Dans le cadre de ses fonctions, mademoiselle Muriel Scheuer alerte impérativement et sans délai le directeur de l administration générale de toute difficulté, erreur ou malveillance qui pourrait porter préjudice à la pérennité des activités d un établissement, de l administration générale ou de l association. Elle signale tout dysfonctionnement ou défaut concernant le bon déroulement de l activité, l hygiène ou la sécurité. La fonction de mademoiselle Muriel Scheuer l amène à connaître le contenu de la plupart des courriers entrants ou sortants et celui d un grand nombre des dossiers traités. Elle est donc soumise à la discrétion professionnelle la plus stricte. Reçu le La salariée Muriel Scheuer Le directeur de l administration générale Yanick Boulet Cette fiche de mission annule et remplace la précédente. Elle est susceptible de changements liés à l évolution des besoins du siège en termes d organisation de projet. Fiche de poste relative à la fonction d agent de bureau de l administration générale de l association Entraide Universitaire Nom du titulaire : Fatma Ousedrat Identification de la fonction : Agent de bureau 38

39 Formation : Formation niveau IV AFPA en secrétariat - bureautique Convention : CCNT 1966 Classement conventionnel : Statut : Non cadre Horaire : 35 heures hebdomadaires L administration générale de l association Entraide Universitaire a pour fonction la mise en œuvre technique des orientations de la politique associative initiées en réunion de bureau ou actées en conseil d administration. Dans ce cadre et de manière générale, madame Fatma Ousedrat conduit son action dans le respect des orientations du projet de l administration générale. Elle participe à l élaboration et à l évolution de ce projet ainsi qu à son évaluation. Chacune de ses actions œuvre à la promotion de l image de l association et de son administration générale, à la pérennisation des moyens de son développement et à la recherche des meilleures conditions de travail et d épanouissement professionnel pour elle-même et les autres salariés du siège. Sa mission est portée par un réel souci éthique et l idée centrale qu au final, les usagers de différents établissements et services seront bénéficiaires de son action. Elle fait partie de l équipe du service de gestion des moyens généraux et de la communication et porte une attention particulière à faciliter le travail de chacun des membres de ce service notamment par une information régulière. Son avis pourra être requis pour toute question relevant de ses compétences comme aide à la décision du directeur de l administration générale ou de l attaché de direction responsable du service. Madame Fatma Ousedrat entreprend son action sous l autorité hiérarchique du directeur de l administration générale et la responsabilité technique et fonctionnelle de l attachée de direction responsable du service à laquelle elle rend compte régulièrement de ses activités. Pour remplir sa mission, elle respecte impérativement le cadre des procédures ou décisions internes à l administration générale de l association. - Procédures du siège - Décisions du conseil d administration, du bureau ou du comité de direction - Orientations de la direction de l administration générale La mission principale de Madame Fatma Ousedra est attachée à la bonne tenue du secrétariat de l administration générale Dans ce cadre, Madame Ousedrat assure les missions suivantes : - Accueil téléphonique et physique, renseignement et orientation des visiteurs - Accueil et logistique des réunions de bureaux, conseils d administration, commissions techniques et groupe de travail des professionnels. - Réception, dépouillement, enregistrement et ventilation du courrier entrant - Frappe, mise à la signature, copie, enregistrement et expédition du courrier sortant. - Photocopies - Suivi des dossiers administratifs (MAIF, répertoire et immatriculation des véhicules, ) - Suivi de la qualité d entretien des locaux - Classement et archivage des dossiers selon la procédure définie - Commandes de fournitures de bureau, vérification des factures attenantes, suivi des stocks - Tenue de l agenda de réservation des salles de réunion - Préparation de la logistique des déplacements des techniciens du siège et des administrateurs Elle apporte un soin particulier à l élaboration, à la fiabilité et à la présentation des divers documents confiés à sa responsabilité et qui sont susceptibles d être transmis au conseil d administration, aux autorités 39

40 de tarification et de contrôle ou à toute personne, collectivité ou administration en contact avec l administration générale ou l association. Elle assure un accueil et une communication adaptée et de qualité à chaque contact qui se propose à elle. Madame Fatma Ousedrat participe à la demande de sa hiérarchie, à toute réunion ou commission nécessaire au bon fonctionnement du siège ou de l association, à sa formation ou à son information En cas d empêchement, de sa part, ou d absence, madame Fatma Ousedrat passe tout relais nécessaire à la bonne continuité du service. La qualité de l archivage physique ou informatique de ses dossiers afin que ce relais soit facilité. Dans le cadre de ses fonctions, madame Fatma Ousedrat alerte impérativement et sans délai le directeur de l administration générale de toute difficulté, erreur ou malveillance qui pourrait porter préjudice à la pérennité des activités du siège ou de l association. Elle signale tout dysfonctionnement ou défaut concernant le bon déroulement de l activité, l hygiène ou la sécurité. La fonction de madame Fatma Ousedrat l amène à connaître le contenu de la plupart des courriers entrants ou sortants et celui d un grand nombre des dossiers traités. Elle est donc soumise à la discrétion professionnelle la plus stricte. Reçu le La salariée Fatma Ousedrat Le directeur de l administration générale Yanick Boulet Cette lettre de mission annule et remplace la précédente. Elle est susceptible de changements liés à l évolution des besoins du siège en termes d organisation et de projet. Lettre de mission relative à la fonction d Attachée de direction chargée de la vie des établissements de l administration générale de l association Entraide Universitaire Nom du titulaire: Jacqueline Tourainne Identification de la fonction : Attachée de direction, vie des établissements Formation : BTS secrétariat de direction Convention : CCNT 1966 Classement conventionnel : Annexe 6, Cadre technicien Statut : Cadre classe 3, niveau 1 Horaire : 35 heures hebdomadaires L administration générale de l association Entraide Universitaire a pour fonction la mise en œuvre technique des orientations de la politique associative initiées en réunion de bureau ou actées en conseil d administration. 40

41 Dans ce cadre et de manière générale, madame Jacqueline Tourainne conduit son action dans le respect des orientations du projet de l administration générale : pilotage, coordination, contrôle, soutien, évaluation et conseil des/aux établissements. Elle participe à l élaboration et à l évolution de ce projet ainsi qu à son évaluation. Chacune de ses actions œuvre à la promotion de l image de l association et de son administration centrale et recherche les meilleures conditions de travail et d épanouissement professionnel pour les salariés. Sa mission est portée par un réel souci éthique et l idée centrale qu au final, les usagers de différents établissements et services seront bénéficiaires de son action. Madame Jacqueline Tourainne entreprend son action sous l autorité hiérarchique et la responsabilité technique et fonctionnelle du directeur de l administration générale auquel elle rend compte régulièrement de ses activités et qu elle assiste dans son action. Son avis sera requis pour toute question relevant de ses compétences comme aide à la décision du directeur. Elle fait partie de l équipe des cadres du siège et œuvre à la cohésion du groupe en portant une attention particulière à faciliter le travail des autres professionnels notamment par une information régulière. A ce titre, elle participe à la réunion de coordination des services. Madame Tourainne assure, de manière générale, la responsabilité du suivi de la vie des établissements. Dans ce cadre, elle entretient une veille règlementaire permanente aux évolutions des politiques sociales applicables aux différents secteurs d activités de l association et recueille auprès de la responsable GRH du siège les informations utiles concernant la règlementation du travail et la gestion du personnel afin de les diffuser dans le support de communication destiné à l information permanente des directeurs et des administrateurs («Flashs Infos») quelle a à charge de réaliser régulièrement Madame Tourainne est responsable de l évolution des fiches techniques des établissements nécessaires à l enrichissement du site informatique de l association et à l information des directeurs. Elle assure leur mise à jour régulière. Pour ce faire elle peut être appelé à former les responsables des sites informatiques de chaque structure à l actualisation des données et se rapprocher du directeur de l établissement pour la validation des données quelle aura collectées et enregistrées. Elle met en place, avec le directeur de l administration générale, les référentiels et procédures nécessaires au «guide de la direction d établissement» et veille à leur mise à jour et à leur diffusion, notamment lors de l arrivée d un nouveau directeur. Madame Jacqueline Tourainne assure le suivi de la mise en conformité des différents établissements et services avec les attendus des décrets issus de la loi Elle tient un calendrier de remise des différents documents au siège, de leur approbation par le bureau de l association, ainsi que des échéances de renouvellement et de mise à jour de chacun de ces documents : - Projets d établissement - Règlement de fonctionnement - Livret d accueil - CVS, règlement intérieur et comptes rendus de réunions - Projet individuel (définition) - Charte des droits et libertés - Contrat de séjour Elle assure également le suivi de la démarche qualité et de l évaluation des différents établissements et services. Pour ce faire, elle renseigne régulièrement le tableau informatique de suivi et informe le directeur de la vie des établissements de toute anomalie. Madame Tourainne assure la tenue des dossiers d établissements : 41

42 - Suivi et classement des agréments, conventions, habilitations - Suivi et classement des dossiers de créations ou de reprise - Suivi et classement des missions d inspection et de contrôle -. Elle assure les ordres du jour, le secrétariat et l élaboration des comptes rendus des réunions et séminaires des directeurs de l association. Ses compétences pourront être requises dans les mêmes domaines pour d autres réunions. Elle assiste le directeur de l administration centrale dans l étude des dossiers de création ou de reprise d établissement. Elle peut être appelée à des travaux d élaboration de courriers importants ou confidentiels ne relevant pas du secrétariat. Elle veille principalement à la qualité et à la bonne organisation des circuits d information et de communication concernant son domaine de compétence. Pour remplir sa mission elle respecte impérativement, outre la règlementation qui peut s imposer dans les domaines visés ci-dessus, les procédures ou décisions internes à l association : - Procédures du siège - Décisions du conseil d administration, du bureau ou du comité de direction Madame Jacqueline Tourainne est autorisée à signer par ordre les correspondances usuelles liées à sa fonction (demande de renseignement, ). Les dossiers de plus haute importance sont soumis à la signature du directeur de l administration générale ou de l administrateur intéressé. Madame Jacqueline Tourainne signale tout dysfonctionnement, défaut ou difficulté concernant le bon déroulement de ses activités, ainsi qu en ce qui concerne les conditions d hygiène et de sécurité. Dans le cadre de ses différentes missions, madame Jacqueline Tourainne alerte impérativement et sans délai le directeur du siège (ou en cas d absence, la directrice administrative et financière) de toute difficulté, erreur ou malveillance qui pourrait porter préjudice à la pérennité des activités d un établissement, de l administration générale ou de l association. Elle pourra être appelée à participer à la rédaction et à la mise à jour des procédures internes à l administration générale ou aux établissements de l association concernant son domaine de compétence. Elle est autorisée à garder un droit de réserve et d alerte si elle juge une procédure non conforme à la règle. Madame Tourainne participe : - à la réunion de coordination des services du siège social - aux réunions et séminaires des directeurs dont elle assure le secrétariat - à la commission révision du projet associatif - à la demande de sa hiérarchie, à toute autre réunion ou commission nécessaire au bon fonctionnement du siège ou de l association, à sa formation ou à son information. 42

43 Dans le cadre de sa fonction, elle pourra également être appelé à participer à des travaux de recherche, d expertise, ou à des missions auprès de partenaires extérieurs ou dans l un des établissements et services de l association.. Elle devra préparer ses absences prévisibles avec le directeur de l administration générale afin qu aucun dossier ne reste en souffrance. Elle passe, en ce cas, tout relais nécessaire à la bonne continuité du service. Elle assure un archivage physique ou informatique de ses dossiers afin que ce relais soit facilité. Sa fonction d attachée de direction, responsable du suivi de la vie des établissements à l administration générale de l association et son niveau d information place madame Tourainne dans la situation de connaître la plupart des dossiers traités. Elle est donc soumise à la discrétion professionnelle la plus stricte. Reçu le La salariée Madame Tourainne Jacqueline Le directeur de l administration générale Yanick Boulet Cette fiche de mission annule et remplace la précédente. Elle est susceptible de changements liés à l évolution des besoins du siège en termes d organisation de projet. Lettre de mission relative à la fonction de Responsable des Ressources et des Relations Humaines de l administration générale de l association Entraide Universitaire Nom du titulaire: Sarcy Blandine Identification de la fonction : Attachée de direction, responsable des Ressources et relations Humaines Formation : 3 cycle «Gestion et management», Spécialisation «ressources humaines» IFOCOP Convention : CCNT 1966 Classement conventionnel : Annexe 6, Cadre technicien Statut : Cadre classe 3, niveau 1 Horaire : 35 heures hebdomadaires L administration générale de l association Entraide Universitaire a pour fonction la mise en œuvre technique des orientations de la politique associative initiées en réunion de bureau ou actées en conseil d administration. Dans ce cadre et de manière générale, madame Blandine Sarcy conduit son action dans le respect des orientations du projet de l administration générale : pilotage, coordination, contrôle, soutien, évaluation et conseil des/aux établissements. Elle participe à l élaboration et à l évolution de ce projet ainsi qu à son évaluation. Chacune de ses actions oeuvre à la promotion de l image de l association et de son administration générale et recherche les meilleures conditions de travail et d épanouissement professionnel pour les salariés. Sa mission est portée par un réel souci éthique et l idée centrale qu au final, les usagers de différents établissements et services seront bénéficiaires de son action. Madame Blandine Sarcy entreprend son action sous l autorité hiérarchique et la responsabilité technique et fonctionnelle du directeur de l administration générale auquel elle rend compte régulièrement de ses activités. Elle fait partie de l équipe des cadres du siège et oeuvre à la cohésion du groupe en portant une attention particulière à faciliter le travail des autres professionnels notamment par une information régulière. Madame Blandine Sarcy assiste le directeur de l administration générale dans son action. Dans ce cadre, elle veille à l application réelle des règles de droit du travail règlementaire ou conventionnel dans les établissements et services de l association. Son avis sera requis pour toute question relevant de ses 43

44 compétences comme aide à la décision du directeur. Elle use de son droit d alerte en cas de problème, grave ou récurent Elle exerce une veille juridique permanente en ce qui concerne les évolutions règlementaires ou conventionnelles mais également la jurisprudence de son secteur d activité pour en informer régulièrement, après analyse, sa hiérarchie et les directeurs des établissements et services. Ses recherches alimentent régulièrement la rubrique du support de communication destiné à l information permanente des directeurs («Flashs Infos»). Elle organise les élections des représentants du personnel dans tous les établissements et services de l association (élaboration du protocole soumis à signature, calendrier, procédure,.. elle s assure de la bonne transmission des résultats aux personnes concernées (inspections du travail, syndicats, ) Elle assiste le Président de l instance et le directeur de l administration générale lors des CCE en préparant les dossiers et en y étant présente. Elle participe aux différentes commissions de cette instance (formation, logement, ) et pourra être amenée à les animer. Elle se préoccupe de préserver la légalité et la régularité de cette instance (échéances, invitations, ). Elle constitue un pôle d expertise et de recours en ce qui concerne la législation sociale. A ce titre, elle conseille et accompagne les directeurs d établissements et services dans les domaines suivants : - Recrutement de personnel - Elaboration des contrats - Organisation du travail (horaires, planning,.) - Sanction, contentieux - Formation - Hygiène et sécurité - Obligations légales - Elle assure la liaison avec les cabinets d avocats chargés de la défense des intérêts associatifs lors des contentieux engagés et coordonne l élaboration des dossiers. Elle constitue un référentiel de renseignements utiles susceptibles d être transmis aux directeurs d établissements et services (affichages obligatoires, gestion des CET, ) et élabore des procédures communes à l ensemble des structures de l association (fiches de demande de formation, PAUF, ). Elle peut être appelée à des missions d audit ou de contrôle des établissements et services pour ce qui concerne son domaine d activité. Elle établit le quitus des Ressources et Relations Humaines lors du départ d un directeur. Madame Blandine Sarcy établit chaque année le bilan social de l association qui sera proposé à l approbation du conseil d administration ainsi que le document d obligation d emploi des personnes en situation de handicap. Pour ce faire, elle élabore le questionnaire adéquat, s assure de récupérer les informations nécessaires et propose son analyse des données recueillies au directeur des Ressources et relations Humaines. Elle apporte son aide à l élaboration d une GPEC dans les différents établissements et services de l association et consolide, à l échelon de l administration générale, cette gestion en procédant annuellement à sa mise à jour afin d en alimenter le bilan social. Elle peut être appelée a participer à l élaboration des budgets prévisionnels et des comptes administratifs pour ce qui concerne la politique salariale de l association. Madame Sarcy est responsable du lancement et du suivi des opérations de recrutement confiées aux services de l administration générale (annonce, insertion sur le site de l association, réception et analyse des candidatures, organisation de la commission de recrutement, courriers, ). Elle participe à la commission de recrutement. Elle constitue un fichier d aide aux directeurs en ce qui concerne leur recherche de personnel de remplacement et organise, lors de recherches de candidats, un échange avec les associations partenaires de l Entraide Universitaire. 44

45 Madame Blandine Sarcy est responsable de la dynamique et de la coordination de l effort de formation associatif. Elle élabore la note d orientation qui sera produite dans le document relatif aux prévisions budgétaires en indiquant les formations prioritaires concernant certains personnels. Elle consolide le plan de formation général et l analyse. Elle assure le suivi des dossiers, la gestion des demandes de remboursement, le bilan final des actions engagées et la mesure de l écart avec le prévisionnel. Elle assure le suivi des demandes de DIF et la gestion du fond mutualisé. Madame Blandine Sarcy assure le suivi des demandes de logement ou d aides aux travaux adressées à notre organisme collecteur. Pour l administration générale en sa qualité d établissement de l association, madame Blandine Sarcy assure le suivi des horaires, de la prise des différents congés et des arrêts maladie. Elle établit les contrats de travail et les avenants éventuels. Elle gère les dossiers du personnel, et référencie les notes de services ou d information. Elle est responsable de l élaboration du document unique de prévention des risques qu elle soumet au directeur du siège. Son action pourra la conduire à se déplacer dans les différentes structures gérées par l association. Dans le cadre de sa fonction, elle peut être appelée, à la demande du directeur de l administration générale, à participer à des travaux de recherche, d expertise, ou à des missions auprès de partenaires extérieurs. Dans le cadre de ses différentes missions, madame Blandine Sarcy alerte impérativement et sans délai le directeur de l administration générale (ou, en cas d absence, la directrice administrative et financière) de toute difficulté, erreur ou malveillance qui pourrait porter préjudice à la pérennité des activités d un établissement, de l administration générale ou de l association. Elle sera chargée de la rédaction et de la mise à jour des procédures internes à l administration générale ou aux établissements de l association concernant son domaine de compétence. Elle est autorisée à garder un droit de réserve et d alerte si elle juge une procédure non conforme à la règle. Madame Blandine Sarcy participe : - à la réunion de coordination des services de l administration générale - à la commission de recrutement - à la demande de sa hiérarchie, à toute autre réunion ou commission nécessaire au bon fonctionnement du siège ou de l association ou ses compétences techniques sont requises ou qui soit propice à sa formation ou à son information. Elle signale tout dysfonctionnement, défaut ou difficulté concernant le bon déroulement de ses activités, ainsi qu en ce qui concerne les conditions d hygiène et de sécurité. Elle est autorisée à signer par ordre les correspondances usuelles liées à sa fonction (demande de renseignement, courrier concernant la formation, ). Les dossiers de plus haute importance sont soumis à la signature du directeur de l administration générale ou de l administrateur intéressé. Madame Blandine Sarcy devra préparer, avec le directeur de l administration générale, ses absences prévisibles afin qu aucun dossier ne reste en souffrance. Elle assure un archivage physique ou informatique de ses dossiers afin que ce relais soit facilité. Sa fonction d attachée de direction responsable des ressources et relations humaines à l administration centrale de l association et son niveau d information place madame Sarcy dans la situation de connaître la plupart des dossiers traités. Elle est donc soumise à la discrétion professionnelle la plus stricte. 45

46 Reçu le La salariée Madame Blandine Sarcy Le directeur de l administration générale Yanick Boulet Cette fiche de mission annule et remplace la précédente. Elle est susceptible de changements liés à l évolution des besoins du siège en termes d organisation de projet. Fiche de poste relative à la fonction de comptable de l administration générale de l association Entraide Universitaire Nom du titulaire : Evelyne Groménil Identification de la fonction : Comptable Formation : DUT option «finance et comptabilité» Convention : CCNT 1966 Classement conventionnel : Annexe 2, Technicien supérieur Statut : Non cadre Horaire : 35 heures hebdomadaires L administration générale de l association Entraide Universitaire a pour fonction la mise en œuvre technique des orientations de la politique associative initiées en réunion de bureau ou actées en conseil d administration. Dans ce cadre et de manière générale, madame Evelyne Gromenil conduit son action dans le respect des orientations du projet de l administration générale. Elle participe à l élaboration et à l évolution de ce projet ainsi qu à son évaluation. Chacune de ses actions œuvre à la promotion de l image de l association et de son administration générale, à la pérennisation des moyens de son développement et à la recherche des meilleures conditions de travail et d épanouissement professionnel pour elle-même et les autres salariés de l administration générale. Sa mission est portée par un réel souci éthique et l idée centrale qu au final, les usagers des différents établissements et services seront bénéficiaires de son action. Elle fait partie de l équipe du service administratif et financier et porte une attention particulière à faciliter le travail de chacun des membres de ce service notamment par une information régulière. Son avis pourra être requis pour toute question relevant de ses compétences comme aide à la décision de la directrice administrative et financière (ou du directeur de l administration générale). Madame Evelyne Gromenil entreprend son action sous l autorité hiérarchique et la responsabilité technique et fonctionnelle de la directrice administrative et financière à laquelle elle rend compte régulièrement de ses activités. Pour ce qui concerne la gestion du budget du siège, (prévisionnel, compte administratif, autorisations de dépenses, tableaux de bord, ) elle se réfère aux orientations du directeur de l administration générale ou de son représentant. Pour remplir sa mission, elle respecte impérativement le cadre des lois, décrets, règlements, conventions ou accords encadrant le secteur médico-social, notamment et pour principal : - Loi du 2 janvier Décrets d application de la loi et principalement les décrets et circulaires budgétaires - Loi du 11 février 2005 sur l égalité des chances - Droit du travail, CCNT 1966 et CCNT

47 - Procédures comptables réglementaires Ainsi que des procédures ou décisions internes à l association. - Procédures du siège - Clé de répartition des dépenses - Décisions du conseil d administration, du bureau ou du comité de direction La mission principale de Madame Evelyne Groménil est attachée à la bonne tenue comptable et budgétaire, à l amélioration de l état de la trésorerie et à la fiabilité des données permettant le contrôle budgétaire permanent de l administration générale, du service de maintien dans l emploi des travailleurs handicapés (SAMETH) et de la Vie associative. Dans ce cadre, Madame Gromenil assure les missions suivantes : 1. Budgets : Elle participe à l élaboration du budget prévisionnel, du compte administratif et du bilan de l administration générale; de l association et du SAMETH. 2. Comptabilité : Elle assure la comptabilité de l administration générale, du SAMETH et de la Vie associative Elle réalise les paies et les déclarations sociales Elle procède au paiement des factures fournisseurs Elle réalise les rapprochements bancaires Elle établit les refacturations inter établissements (notes de débit/notes de crédit) 3. Prospective : 4. Divers : Elle participe à la réalisation du plan pluriannuel Elle participe à diverses études et à l élaboration des dossiers pour la partie financière et comptable Elle participe au suivi budgétaire de l administration générale. Dans ce cadre, elle transmet également les tableaux de bord à son directeur assortis d un extrait du grand livre correspondant à la période. Elle renseigne précisément les tableaux de bord mensuels quelle transmet également au directeur de l administration générale Elle procède à l enregistrement et au remboursement des notes de frais Elle assure la gestion des tickets restaurant Elle apporte un soin particulier à l élaboration, à la fiabilité et à la présentation des divers documents confiés à sa responsabilité et qui sont susceptibles d être transmis au conseil d administration ou aux autorités de tarification et de contrôle. Madame Evelyne Groménil participe à la demande de sa hiérarchie, à toute réunion ou commission nécessaire au bon fonctionnement du siège ou de l association, à sa formation ou à son information Elle peut être appelée à se déplacer dans les établissements et services de l association pour des opérations d appui technique relevant de son domaine de compétence. En cas d empêchement, de sa part, ou d absence, madame Evelyne Groménil passe tout relais nécessaire à la bonne continuité du service. Elle assure un archivage physique ou informatique de ses dossiers afin que ce relais soit facilité. Dans le cadre de ses fonctions, madame Evelyne Gromenil alerte impérativement et sans délai la directrice administrative et financière et le directeur de l administration générale de toute difficulté, erreur ou malveillance qui pourrait porter préjudice à la pérennité des activités de l administration générale, du SAMETH ou de l association.. Elle est autorisée à garder un droit de réserve et d alerte si elle juge un acte comptable non conforme à la règle. 47

48 Elle signale tout dysfonctionnement ou défaut concernant le bon déroulement de l activité, l hygiène ou la sécurité. Elle est soumise à la discrétion professionnelle. Reçu le La salariée La directrice administrative et financière Le directeur de l administration générale Evelyne Groménil Violaine Blanchard Yanick Boulet Cette fiche de mission annule et remplace la précédente. Elle est susceptible de changements liés à l évolution des besoins du siège en termes d organisation de projet. Fiche de poste relative à la fonction d agent de bureau de l administration générale de l association Entraide Universitaire Nom du titulaire : Verdier Michelle Identification de la fonction : Agent de bureau chargé de la gestion administrative du patrimoine et de la sécurité des établissements Formation : Convention : CCNT 1966 Classement conventionnel : Agent de bureau Statut : Non cadre Horaire : 17,5 heures hebdomadaires L administration générale de l association Entraide Universitaire a pour fonction la mise en œuvre technique des orientations de la politique associative initiées en réunion de bureau ou actées en conseil d administration. Dans ce cadre et de manière générale, Mademoiselle Michelle Verdier conduit son action dans le respect des orientations du projet de l administration générale. Elle participe à l élaboration et à l évolution de ce projet ainsi qu à son évaluation. Chacune de ses actions œuvre à la promotion de l image de l association et de son administration générale, à la pérennisation des moyens de son développement et à la recherche des meilleures conditions de travail et d épanouissement professionnel pour elle-même et les autres salariés de l administration générale. Sa mission est portée par un réel souci éthique et l idée centrale qu au final, les usagers de différents établissements et services seront bénéficiaires de son action. Dans le cadre de sa mission, elle porte une attention particulière à faciliter le travail de chacun des membres des différents services notamment par une information régulière. Son avis pourra être requis pour toute question relevant de ses compétences comme aide à la décision de la directrice administrative et financière, de l administrateur chargé du patrimoine ou du directeur de l administration générale. 48

49 Mademoiselle Michelle Verdier entreprend son action sous l autorité hiérarchique et la responsabilité technique et fonctionnelle de la directrice administrative et financière à laquelle elle rend compte régulièrement de ses activités. Pour remplir sa mission, elle respecte impérativement le cadre des procédures ou décisions internes à l administration générale de l association ainsi que la règlementation afférente à son secteur d activité. - Procédures du siège - Décisions du conseil d administration, du bureau ou du comité de direction - Orientations de la direction de l administration générale - Règlementation concernant la sécurité des établissements - La mission principale de mademoiselle Michelle Verdier est attachée à la gestion administrative du patrimoine et à la sécurité des établissements Dans ce cadre, mademoiselle Michèle Verdier assure les missions suivantes : Patrimoine : Sécurité : Travaux : - Mise en place et mise à jour de dossiers patrimoniaux structurés pour chaque établissement, archivage des documents officiels (baux, actes de vente, ). - Mise en place du suivi de l inventaire du patrimoine associatif - Recherches de terrains ou d immeubles auprès des mairies, agences ou bailleurs sociaux. - Suivi administratif des actes notariés - Préparation des commissions «Patrimoine» et élaboration des comptes rendus - Tenue, contrôle et suivi des dossiers de sécurité des établissements (amiante, lutte incendie, visites et vérifications règlementaires, suivi des préconisations, documents unique de prévention des risques professionnels, conformité des appareils de levage ou ascenseurs, ) - Contact avec les architectes, bureaux d études, entreprises et bureaux de contrôles dans le cadre des travaux de construction-rénovation - Envoi des consultations aux entreprises, préparation de l analyse des résultats de consultation - Suivi du calendrier des travaux - Suivi des coûts des travaux et des écarts aux budgets initiaux. Enregistrement des ordres de services, lancement des règlements (architectes, entreprises, bureaux de contrôle), vérification de leur effectivité. Mademoiselle Michèle Verdier assure en outre le secrétariat des courriers sortants concernant son domaine de compétence. Ses missions comprennent également le suivi des travaux et de la maintenance des locaux du siège associatif. Mademoiselle Michelle Verdier apporte un soin particulier à l élaboration, à la fiabilité et à la présentation des divers documents confiés à sa responsabilité et qui sont susceptibles d être transmis au conseil d administration, aux autorités de tarification et de contrôle ou à toute personne, collectivité ou administration en contact avec l administration générale ou l association. Elle assure un accueil et une communication adaptée et de qualité à chaque contact qui se propose à elle. Mademoiselle Michelle Verdier participe à la demande de sa hiérarchie, à toute réunion ou commission nécessaire au bon fonctionnement de l administration générale ou de l association, à sa formation ou à son information En cas d empêchement, de sa part, ou d absence, mademoiselle Michelle Verdier passe tout relais nécessaire à la bonne continuité du service. 49

50 Elle assure un archivage physique ou informatique de ses dossiers afin que ce relais soit facilité. Dans le cadre de ses fonctions, mademoiselle Michelle Verdier alerte impérativement et sans délai la directrice administrative et financière (ou le directeur de l administration générale) de toute difficulté, erreur ou malveillance qui pourrait porter préjudice à la pérennité des activités d un établissement, de l administration générale ou de l association. Elle est autorisée à garder, un droit de réserve et d alerte, si elle juge non conforme à la règle un engagement concernant la gestion du patrimoine ou la mise en sécurité des établissements. Elle signale tout dysfonctionnement ou défaut concernant le bon déroulement de l activité, l hygiène ou la sécurité. La fonction de mademoiselle Michelle Verdier l amène à connaître le contenu de la plupart des courriers entrants ou sortants et celui d un grand nombre des dossiers traités. Elle est donc soumise à la discrétion professionnelle la plus stricte. Reçu le La salariée La directrice administrative et financière Le directeur de l administration générale Michelle Verdier Violaine Blanchard Yanick Boulet Cette fiche de mission annule et remplace la précédente. Elle est susceptible de changements liés à l évolution des besoins du siège en termes d organisation de projet. Cette lettre de mission est commune aux 3 cadres comptables de l administration générale. Lettre de mission relative à la fonction de cadre comptable de l administration générale de l association Entraide Universitaire Nom du titulaire : Nicole Vincent Identification de la fonction : Cadre comptable Formation : Brevet d Etudes Comptables Convention : CCNT 1966 Classement conventionnel : Annexe 6, Cadre technicien Statut : Cadre classe 3, niveau 2 Horaire : 35 heures hebdomadaires L administration générale de l association Entraide Universitaire a pour fonction la mise en œuvre technique des orientations de la politique associative initiées en réunion de bureau ou actées en conseil d administration. Dans ce cadre et de manière générale, madame Nicole Vincent conduit son action dans le respect des orientations du projet de l administration générale: pilotage, coordination, contrôle, soutien, évaluation et conseil des/aux établissements. Elle participe à l élaboration et à l évolution de ce projet ainsi qu à son évaluation. Chacune de ses actions œuvre à la promotion de l image de l association et de son administration générale, à la pérennisation des moyens de son développement et à la recherche des meilleures conditions de travail et d épanouissement professionnel pour elle-même et les autres salariés de l administration générale. 50

51 Sa mission est portée par un réel souci éthique et l idée centrale qu au final, les usagers des différents établissements et services seront bénéficiaires de son action. Elle fait partie de l équipe du service administratif et financier et à ce titre, elle participe à la cohésion du groupe des comptables des établissements de l association et porte une attention particulière à faciliter le travail de ceux-ci ainsi que de ses collègues du service notamment par une information régulière. Son avis pourra être requis pour toute question relevant de ses compétences comme aide à la décision de la directrice administrative et financière (ou du directeur de l administration générale). Madame Nicole Vincent entreprend son action sous l autorité hiérarchique et la responsabilité technique et fonctionnelle de la directrice administrative et financière à laquelle elle rend compte régulièrement de ses activités. Pour remplir sa mission, elle respecte impérativement le cadre des lois, décrets, règlements, conventions ou accords encadrant le secteur médico-social, notamment et pour principal : - Loi du 2 janvier Décrets d application de la loi et principalement les décrets et circulaires budgétaires - Loi du 11 février 2005 sur l égalité des chances - Droit du travail, CCNT 1966 et CCNT Procédures comptables réglementaires Ainsi que des procédures ou décisions internes à l association. - Procédures du siège - Décisions du conseil d administration, du bureau ou du comité de direction De manière générale, le cadre comptable assiste la directrice administrative et financière dans la gestion comptable, financière et administrative des différents établissements de l association. La mission principale de Madame Nicole Vincent est attachée au contrôle de la bonne tenue comptable et budgétaire, à l amélioration de l état de la trésorerie (créances clients ) et à la fiabilité des données permettant le contrôle financier en temps réel des établissements dont elle assure la référence. Madame Nicole Vincent vérifie la conformité réglementaire de ces établissements au niveau financier, ainsi que la régularité et le respect des délais de réalisation des tâches incombant aux comptables de ces établissements. Elle travaille en étroite collaboration avec les services comptables des établissements qu elle peut interpeler, en accord avec la directrice administrative et financière, pour ce qui concerne son domaine de compétence. Dans ce cadre, Madame Nicole Vincent assure les missions suivantes : 5. Gestion financière : 5.1. Budgets, tarification : Elle réalise la validation technique des budgets prévisionnels et comptes administratifs des établissements Elle aide à analyser les réponses des budgets Elle aide à la préparation des budgets lors des reprises ou créations des établissements 5.2. Comptabilité : Elle assure le suivi comptable des établissements et remplace si besoin le comptable de l établissement Elle révise et valide les comptabilités des établissements Elle aide à la passation des écritures de clôture Elle aide au suivi des comptes classe 1 bilan et des reports à nouveau Elle impulse les opérations de rapprochement des comptabilités des établissements 51

52 5.3. Consolidation : Elle prépare les comptabilités pour la consolidation annuelle Elle établit la consolidation annuelle Elle établit le bilan, le compte de résultat, les tableaux de l annexe (immobilisation, amortissements, provisions, ) Elle prépare les tableaux de synthèse pour les conseils d administration et l assemblée générale (budget et comptes administratifs) 5.4. Prospective : Elle participe à la réalisation du plan pluriannuel des établissements Elle participe à diverses études et à l élaboration des dossiers pour la partie financière et comptable (CPOM ) 5.5. Soutien technique, formation et contrôle interne des établissements Elle assure le contrôle budgétaire des établissements en s assurant notamment que les opérations sont saisies en comptabilité dans le respect des délais demandés Elle assure le contrôle budgétaire des salaires Elle contrôle l application des procédures Elle contrôle la cohérence du bilan Elle réalise des actions de formation auprès des comptables des établissements Elle contrôle régulièrement les flux inter établissements (comptes de liaison) Elle procure des conseils et aides financières aux établissements (études, opérations comptables spécifiques) Elle contrôle la cohérence des tableaux de bord transmis par les établissements et en prépare la synthèse. 6. Informatique Sous la responsabilité de la directrice administrative et financière, elle assure le paramétrage et la maintenance des logiciels de comptabilité, gestion et immobilisations (comptabilité, budget) ainsi que du logiciel paie (plan de paie, tenue de postes, charges sociales ). Elle assure l assistance auprès des comptables des établissements en cas de besoin (salaires, budgets, ) Dans le cadre de ses différentes missions, madame Nicole Vincent alerte impérativement et sans délai la directrice administrative et financière (ou, en cas d absence le directeur de l administration générale) de toute difficulté, erreur ou malveillance qui pourrait porter préjudice à la pérennité des activités d un établissement, d un service ou de l association. Elle pourra être appelée à participer à la rédaction et à la mise à jour des procédures internes aux services de l administration générale ou aux établissements de l association concernant son domaine de compétence. Elle est autorisée à garder un droit de réserve et d alerte si elle juge un acte comptable non conforme à la règle. Madame Nicole Vincent participe à la demande de sa hiérarchie, à toute réunion ou commission nécessaire au bon fonctionnement de l administration générale ou de l association, à sa formation ou à son information Elle peut être appelée à se déplacer dans les établissements et services de l association pour des opérations de contrôle ou d appui technique relevant de son domaine de compétence. Dans le cadre de sa fonction, elle peut être appelée, à la demande de la directrice administrative et financière, à participer à des travaux de recherche, d expertise, ou à des missions auprès de partenaires extérieurs. 52

53 En cas d empêchement, de sa part, ou d absence, madame Nicole Vincent passe tout relais nécessaire à la bonne continuité du service. Elle assure un archivage physique ou informatique de ses dossiers afin que ce relais soit facilité. Elle signale tout dysfonctionnement ou défaut concernant le bon déroulement de l activité, l hygiène ou la sécurité. Elle est soumise à la discrétion professionnelle. Reçu le La salariée La directrice administrative et financière Le directeur de l administration générale Nicole Vincent Violaine Blanchard Yanick Boulet Cette fiche de mission annule et remplace la précédente. Elle est susceptible de changements liés à l évolution des besoins du siège en termes d organisation de projet. Lettre de mission relative à la fonction de contrôleuse de gestion de l administration générale de l association Entraide Universitaire Nom du titulaire : Anne Ridoux Identification de la fonction : Contrôleuse de gestion Formation : Convention : CCNT 1966 Classement conventionnel : Annexe 6, Cadre technicien Statut : Cadre classe 2, niveau 2 Horaire : 28 heures hebdomadaires L administration générale de l association Entraide Universitaire a pour fonction la mise en œuvre technique des orientations de la politique associative initiées en réunion de bureau ou actées en conseil d administration. Dans ce cadre et de manière générale, madame Anne Ridoux conduit son action dans le respect des orientations du projet de l administration générale : pilotage, coordination, contrôle, soutien, évaluation et conseil. Elle participe à l élaboration et à l évolution de ce projet ainsi qu à son évaluation. Chacune de ses actions œuvre à la promotion de l image de l association et de son administration générale, à la pérennisation des moyens de son développement et à la recherche des meilleures conditions de travail et d épanouissement professionnel pour elle-même et les autres salariés de l administration générale. Sa mission est portée par un réel souci éthique et l idée centrale qu au final, les usagers de différents établissements et services seront bénéficiaires de son action. Elle fait partie de l équipe du service administratif et financier et à ce titre, elle participe à la cohésion du groupe des comptables des établissements de l association et porte une attention particulière à faciliter le travail de ceux-ci ainsi que de ses collègues du service notamment par une information régulière. Son avis pourra être requis pour toute question relevant de ses compétences comme aide à la décision de la directrice administrative et financière (ou du directeur de l administration générale). 53

54 Madame Anne Ridoux entreprend son action sous l autorité hiérarchique et la responsabilité technique et fonctionnelle de la directrice administrative et financière à laquelle elle rend compte régulièrement de ses activités. Pour remplir sa mission, elle respecte impérativement le cadre des lois, décrets, règlements, conventions ou accords encadrant le secteur médico-social, notamment et pour principal : Loi du 2 janvier 2002 Décrets d application de la loi et principalement les décrets et circulaires budgétaires Loi du 11 février 2005 sur l égalité des chances Droit du travail, CCNT 1966 et CCNT 1951 Procédures comptables réglementaires Ainsi que des procédures ou décisions internes à l association. Procédures du siège Décisions du conseil d administration, du bureau ou du comité de direction De manière générale, la contrôleuse de gestion assiste la directrice administrative et financière dans le contrôle de la gestion des différents établissements de l association en apportant des éléments d information décisifs aux différents services de l administration centrale quant à l atteinte des objectifs opérationnels et/ou stratégiques des directeurs d établissements. La mission principale de Madame Anne Ridoux est attachée au contrôle des procédures de gestion des établissements et de l administration générale de l association ainsi qu à l amélioration de l organisation existante par la mise en place d outils de pilotage. Elle a un rôle de conseil stratégique à travers l analyse des risques possibles et la mise en place des outils nécessaires pour prévenir les erreurs et les fraudes. Dans ce cadre, Madame Anne Ridoux assure les missions suivantes : 1. Au niveau de l association et des établissements : 1.1. Elaboration des procédures : Elle harmonise les procédures administratives et financières de l association Elle coordonne l élaboration et à la mise à jour d un guide des procédures ainsi que la diffusion des procédures internes en lien avec l attachée de direction chargée de la vie des établissements Elaboration des outils de gestion : Elle propose les tableaux de bord pour le pilotage et le contrôle de la gestion des établissements par l administration centrale du Siège, en lien avec les cadres comptables de l administration centrale du Siège Elle élabore et met en place des tableaux de bord spécifiques pour les établissements intégrés dans des CPOM et ceux ayant une activité commerciale (ESAT, EA) Analyse des indicateurs médico-sociaux : Elle analyse les indicateurs médico-sociaux réalisés par les établissements et leur convergence au sein de l association et avec les indicateurs régionaux et nationaux. Elle propose des plans d action d amélioration Audits internes des établissements : Elle veille à la conformité légale, au respect des procédures internes et à l optimisation des processus en réalisant des audits périodiques de l organisation des établissements, dont la fréquence est adaptée au besoin (objectif moyen 1 / an) Elle diagnostique les dysfonctionnements dans les procédures de gestion, d organisation ou de méthodes de travail Elle apporte des recommandations en matière d améliorations ou de réajustements à effectuer au regard d impératifs réglementaires ou de performances Elle travaille en étroite collaboration avec les directeurs d établissements et les services comptables de l administration générale et des établissements pour ce qui concerne son domaine 54

55 2. Informatique : de compétence. De manière générale, elle a un rôle de conseil opérationnel auprès de la direction des établissements. Indépendamment de sa mission d audit, elle peut être appelée à se déplacer dans les établissements pour des opérations d appui technique Evolution du système d information : Elle participe aux choix des logiciels et aux décisions concernant le système d information. Elle peut être amenée à remplir le rôle de chef de projet informatique 2.2. Sécurisation du système d information : Elle évalue la vulnérabilité des systèmes d information de l association et propose des solutions pour protéger les applications et les données en lien avec le prestataire informatique du Siège. Dans le cadre de ses différentes missions, madame Anne Ridoux alerte impérativement et sans délai la directrice administrative et financière (ou en cas d absence le directeur de l administration générale) de toute difficulté, erreur ou malveillance qui pourrait porter préjudice à la pérennité des activités d un établissement, d un service ou de l association. Elle est autorisée à garder un droit d alerte auprès du Président de l association si les faits ci-dessus émanent de la directrice administrative et financière ou du directeur de l administration générale de l association. Madame Anne Ridoux participe à la demande de sa hiérarchie, à toute réunion ou commission nécessaire au bon fonctionnement de l administration générale ou de l association, à sa formation ou à son information Dans le cadre de sa fonction, elle peut être appelée, à la demande de la directrice administrative et financière, à participer à des travaux de recherche, d expertise, ou à des missions auprès de partenaires extérieurs. En cas d empêchement, de sa part, ou d absence, madame Anne Ridoux passe tout relais nécessaire à la bonne continuité du service. Elle assure un archivage physique ou informatique de ses dossiers afin que ce relais soit facilité. Elle signale tout dysfonctionnement ou défaut concernant le bon déroulement de l activité, l hygiène ou la sécurité. Elle est soumise à la discrétion professionnelle. Reçu le La salariée La directrice administrative et financière Le directeur de l administration générale Anne Ridoux Violaine Blanchard Yanick Boulet 55

56 DELEGATIONS DE POUVOIRS ET DE RESPONSABILITES AUX DIRECTEURS DES ETABLISSEMENTS ET SERVICES Approuvé par le bureau du : Par délégation du Président du Conseil d Administration «CIVILITÉ» «NOM» «PRÉNOM» se réfère de manière générale, en ce qui concerne ses délégations de pouvoirs et de responsabilités, au document unique de délégation qui lui a été remis et dont il s engage à respecter les termes. De manière plus particulière, «CIVILITÉ» «NOM» «PRÉNOM» a la responsabilité de la conduite de l établissement, de la sécurité des biens des personnels et des usagers, de la mise en application des budgets et des directives d orientation générale décidées par le Conseil d Administration. En matière budgétaire, «CIVILITÉ» «NOM» «PRÉNOM» s engage à assurer personnellement la maîtrise des budgets de l établissement. «CIVILITÉ» «NOM» «PRÉNOM» est responsable de la perception des recettes et du paiement des dépenses de l établissement dans le strict respect du budget adopté par le Conseil d Administration et l organisme de contrôle administratif, à l exception de toutes dépenses liées aux investissements mobiliers et immobiliers. En matière de dépense, le montant maximum de la délégation est limité par budget à la somme de (saisir manuellement l information en lettres et eu chiffres) euros par ordre de paiement et par bénéficiaire, sauf en ce qui concerne les salaires et charges de sécurité sociale comme précisé dans la procédure comptable. Dans la limite fixée ci-dessus, «CIVILITÉ» «NOM» «PRÉNOM» est autorisé à signer, seul, tout avis, chèque ou virement des comptes bancaires et de chèques postaux de l établissement. «CIVILITÉ» «NOM» «PRÉNOM» est autorisé à procéder à tout encaissement ou paiement en espèces en se conformant aux dispositions légales ou réglementaires. «CIVILITÉ» «NOM» «PRÉNOM» est placé dans l exercice de ses activités sous l autorité directe du Président du Conseil d Administration ou, à défaut, de son délégué, auquel il soumet, pour accord, toute décision concernant sa rémunération, son déroulement de carrière, ses horaires de travail et l organisation de ses congés et absences, notamment pour formation. «CIVILITÉ» «NOM» «PRÉNOM» doit soumettre à la décision de l organisme gestionnaire : o Le calendrier de fonctionnement de l établissement o Le budget, les crédits supplémentaires et les comptes o La tarification des prestations de service o Les acquisitions, aliénations, échanges d immeubles et leurs affectations o Les conditions des baux et leur signature o Les emprunts o Les programmes ainsi que les projets de travaux, de grosses réparations, de démolitions, de mise en sécurité ou de mise en conformité o Les plans d investissement o Le règlement intérieur de votre structure s il diffère du règlement de l Association o L affiliation à des groupements 56

57 o Le passage de conventions o Les créations, suppressions, transformations de service o Les règles concernant l emploi des différentes catégories de personnel pour autant qu elles n ont pas été fixées par des dispositions législatives, réglementaires ou conventionnelles o Les relations contractuelles (embauche des cadres remplaçants permanents du directeur, des médecins chefs de service pour lesquels il participe à la commission de recrutement, licenciement ) o Les tableaux des effectifs du personnel (suppression, création, modification ) o L acceptation ou le refus de dons et legs o Le projet pédagogique, éducatif et thérapeutique o Les documents obligatoires relatif à la Lois 2002 o Les rapports d évaluation interne et externe o Les rapports de mission d inspection, diligentées par l autorité de contrôle o Les rapports de conformité de la structure o Les rapports des commissions de sécurité o Les rapports des différents bureaux de contrôle pour lesquels vous êtes responsable du suivi des préconisations. Les présentes délégations de pouvoir et de responsabilité sont susceptibles d être modifiées, suspendues ou retirées en tout ou partie par décision du Président du conseil d administration sans qu il en résulte une modification de la qualification ou des termes du contrat de travail de «CIVILITÉ» «NOM» «PRÉNOM». M... déclare expressément accepter les délégations de pouvoir et de signatures qui lui sont confiées par l Entraide Universitaire. Engageant sa responsabilité, il déclare en connaître et en accepter toutes les conséquences. La présente délégation de signature sera portée à la connaissance de l Administration Générale. Fait à Paris le Signature : DOCUMENT UNIQUE DES DELEGATIONS DE L ENTRAIDE UNIVERSITAIRE Décret N du 19 février 2007 Règles générales : Le Directeur est un salarié de l Entraide Universitaire. Son contrat de travail est régi par les dispositions légales et conventionnelles. Lors de sa nomination, il reçoit une lettre de mission précisant les orientations générales et fixant les objectifs spécifiques à sa direction d établissement ou de service. Un bilan d évaluation est réalisé au siège social avant le terme de la période d essai. 57

58 Par la suite, il est prévu un entretien périodique pour déterminer les objectifs atteints et préciser les orientations futures. Le Directeur doit assurer différentes fonctions liées tant à l animation de l équipe qu à l administration et à la gestion de l établissement. 1) Conduite de la définition et de la mise en œuvre du Projet d établissement et de service : Le Directeur est responsable de la mise en œuvre permanente des actions éducatives, médicales, pédagogiques ou techniques pour lesquelles l établissement ou le service a été créé, autorisé et légitimé par le projet d établissement. Il prononce, selon la procédure prévue par les textes réglementaires, l admission et la sortie des mineurs ou des adultes. Il dirige l équipe des techniciens employés dans l établissement ou le service ; il lui appartient, dans le respect de leurs disciplines respectives, d organiser et de coordonner leur action. À cette fin, il programme et anime les réunions de travail et de synthèse, assure la concertation, ainsi que les liaisons internes et externes, et veille à l application de toutes les décisions qu il prend après consultation de son équipe. Il met en œuvre et participe au Conseil de la Vie Sociale ou à sa forme substitutive. Il organise les relations avec les familles des mineurs ou des adultes admis dans l établissement ou le service, et les associe à la rééducation et à l action éducative entreprises. Il s astreint à respecter et à faire respecter la discrétion nécessaire à la protection du secret des personnes prises en charge et de leur famille. Il est responsable, personnellement, de la diffusion des documents les concernant. Il veille à l actualisation continue du projet d établissement ou de service. Il met en œuvre les dispositifs réglementaires prévus par la loi du 02 janvier 2002 rénovant l action sociale et médico-sociale. Il s agit tout particulièrement des projets de décrets et d arrêtés concernant : la charte des droits et libertés de la personne accueillie ; le livret d accueil ; le contrat de séjour ; le règlement de fonctionnement. Il organise ou supervise le travail des stagiaires confiés à l établissement. Il veille particulièrement aux conditions de bien être des usagers de l établissement. Il suscite et anime les travaux de recherche susceptibles d être poursuivis au sein de son établissement ou service. 2) Fonctions d administration et de gestion a) Administration générale : Le Directeur assure la bonne marche de l établissement ou service. Il doit veiller à ce que toutes les formalités exigées par la réglementation en vigueur soient remplies régulièrement. Il coordonne l activité des divers services. Il est responsable de la sécurité des biens, des personnes accueillies et du personnel se trouvant dans l établissement. Le règlement intérieur en son titre II en précise les modalités et en fixe les limites. Les contrats d assurance souscrits garantissent la responsabilité civile du Directeur mais aussi de la personne morale : l Association. Le Directeur informe régulièrement, ou en urgence si nécessaire, les directeurs du siège social et le Bureau de l Association de tous les évènements importants, des incidents ou des accidents qui peuvent mettre en cause l établissement ou l Association. 58

59 Il assure les liaisons entre l Association, les membres du personnel et les familles. Il établit un rapport suivi avec les différents départements de l Administration Générale dans le cadre des missions réciproques décrites dans le projet d établissement du siège social. Selon l importance de l établissement qu il dirige, le Directeur peut, sous sa responsabilité et en accord avec l Association, déléguer une partie de ses attributions à des cadres-relais ou des membres qualifiés du personnel. Il rédige le rapport annuel d activité de l établissement ou du service. Il produit un état de fonctionnement et des permanences des cadres lors des périodes de fermeture ou de congés annuels. Il en informe le Président de l Association. b) Gestion des ressources humaines : Le Directeur est le chef de l ensemble du personnel de l établissement ou du service. En fonction du tableau des effectifs acceptés par les autorités de contrôle (ou de la masse financière arrêtée pour les frais de personnel) il procède aux choix des personnels. Il doit promouvoir et planifier la formation et le perfectionnement de l ensemble du personnel de l établissement ou du service, ainsi que les siens propres. Il inscrit cette démarche dans la procédure liée au plan de Formation Employeur. Il recrute, dans la limite des postes effectivement accordés par l autorité de tarification, l ensemble du personnel de son établissement à l exception du ou des cadres remplaçants permanents du directeur, des médecins chefs de service pour lesquels il participe à la commission de recrutement. Il veille à l application de la législation sociale et des accords de travail. Il veille à la bonne organisation, information des Institutions Représentatives du Personnel En matière de sanctions disciplinaires et de rupture du contrat de travail, le Directeur applique les dispositions prévues au règlement intérieur selon les procédures établies par l administration générale du siège social. Le Président est seul habilité à prononcer le licenciement d un salarié de l Association. c) Gestion budgétaire, financière et comptable : Il applique les procédures comptables et budgétaires et de bonne gestion élaborées par le Siège. Le Directeur est le représentant de l Association vis-à-vis de la puissance publique déléguée et des autorités locales, de tarification et de contrôle. Le Directeur est responsable devant le Conseil d Administration du fonctionnement financier de l établissement ou du service. Il élabore le Budget Prévisionnel avec les services concernés de l Administration Générale en tenant compte des notes élaborées par la Commission des Finances de l Entraide Universitaire. Il propose les programmes annuels et pluriannuels d entretien ainsi que les projets d investissements qu il juge nécessaires. Après adoption par le Conseil d Administration, il défend conjointement avec l Association le budget auprès des autorités de tarification et de contrôle. Il est responsable de l exécution du budget de l établissement. Il est responsable de la conservation et de l entretien des biens. 59

60 Il étudie les dossiers concernant l extension ou l aménagement de l établissement ou service. 3) Coordination avec les institutions et intervenants extérieurs : Le Directeur doit mettre en place et entretenir les relations avec les services de la MDPH et de manières générale avec toute institution, structure ou tout intervenant oeuvrant à la qualité de l accompagnement des usagers (Hôpitaux, CMP, CMPP, lieux de stage, organisme de loisirs, service d accompagnement, Foyers ). Il devra prendre part aux travaux de réflexion et de recherche internes ou externes à l association et intéressant le projet de son établissement. Il pourra être mandaté pour représenter l association dans certaines instances. 4) Dans le cadre du décret financier du 22 octobre 2003 : Le Directeur d Établissement ou de Service, pour ce qui concerne la (les) structure(s) dont il assure la direction, a délégation par le Conseil d Administration pour : Signer le rapport budgétaire et le rapport d activité, Rédiger les observations dans le cadre de la procédure contradictoire, Assurer les réunions budgétaires avec les autorités de tarification. 60