ARCHIVES DE L INSTITUT DE FORMATION DE L ADMINISTRATION FÉDÉRALE (IFA) DOSSIER D ÉTUDE ET DE PRÉPARATION DU TABLEAU DE TRI 2009

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1 ALGEMEEN RIJKSARCHIEF EN RIJKSARCHIEF IN DE PROVINCIËN ARCHIVES GÉNÉRALES DU ROYAUME ET ARCHIVES DE L ÉTAT DANS LES PROVINCES ARCHIEFBEHEERSPLANNEN EN SELECTIELIJSTEN TABLEAUX DE GESTION ET TABLEAUX DE TRI 35 ARCHIVES DE L INSTITUT DE FORMATION DE L ADMINISTRATION FÉDÉRALE (IFA) DOSSIER D ÉTUDE ET DE PRÉPARATION DU TABLEAU DE TRI 2009 par Michaël AMARA Bruxelles 2009

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3 ARCHIVES DE L INSTITUT DE FORMATION DE L ADMINISTRATION FÉDÉRALE (IFA) DOSSIER D ÉTUDE ET DE PRÉPARATION DU TABLEAU DE TRI 2009 par Michaël AMARA Bruxelles 2009

4 REMERCIEMENTS Ce tableau de tri est le fruit de nombreuses rencontres organisées à l IFA entre avril et juin Mes remerciements s adressent à toutes les personnes que j ai interrogées et sans la collaboration desquelles la réalisation de ce travail se serait révélée impossible. Toute ma gratitude va à Mme Christelle Caruel, responsable de la bibliothèque de l IFA, qui m a secondé tout au long de cette tâche. 5

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6 TABLE DES MATIÈRES REMERCIEMENTS 5 TABLE DES MATIÈRES 7 LISTE DES SOURCES ET BIBLIOGRAPHIE 9 SOURCES 9 SOURCES IMPRIMÉES 9 BIBLIOGRAPHIE 9 LISTE DES ABRÉVIATIONS 11 INTRODUCTION 13 CADRE HISTORIQUE ET INSTITUTIONNEL 15 HISTOIRE DU PRODUCTEUR D ARCHIVES 15 COMPÉTENCES ET ACTIVITÉS DU PRODUCTEUR 15 ORGANISATION ET FONCTIONNEMENT DU PRODUCTEUR 17 ORGANIGRAMMES 19 PRODUCTION, GESTION ET SÉLECTION DES ARCHIVES 24 I. PRINCIPES ET CONCEPTS FONDAMENTAUX DE L ARCHIVISTIQUE 24 II. ANALYSE DE LA PRODUCTION D ARCHIVES 25 III. DESCRIPTION DES PRINCIPALES SÉRIES D ARCHIVES 25 IV. BRÈVE PRÉSENTATION DU CONCEPT DE SÉLECTION 28 V. LES ARCHIVES ÉLECTRONIQUES 30 7

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8 LISTE DES SOURCES ET BIBLIOGRAPHIE SOURCES Archives du Secrétariat permanent au Recrutement, (AGR) Portail du personnel fédéral : Campus virtuel IFA : SOURCES IMPRIMÉES Annuaires administratifs et judiciaires de Belgique, Moniteur Belge, Gids der ministeries-guides des ministères, Rapports annuels du SPF P&O, BIBLIOGRAPHIE ALGEMENE DIRECTIE VOOR SELECTIE EN VORMING, Het openbaar ambt in België. Beschrijvende studie van de diensten belast met het beleid en de coördinatie van het openbaar ambt, Bruxelles, Aspects méthodologiques de l'histoire de l'administration belge. XIXe-XXe siècles - Methodologische aspecten van de geschiedenis van de Belgische administratie. 19de-20ste eeuw, Bruxelles, 1991 (Miscellanea Archivistica Studia, 11). CAMU L., Premier rapport sur la réforme administrative. Le statut des agents de l Etat, Bruxelles, DEPOORTERE R., La surveillance archivistique ou comment concilier inspection, diplomatie et persuasion. Syllabus du cours sur la surveillance donné les 4, 10, 17 et 24 septembre 2007, Bruxelles, AGR, [2007]. HENRY A., Administration et fonctionnaires. Essai de doctrine administrative, Bruxelles, HONDEGHEM A. et DEPRÉ R., De Copernicus hervorming in perspectief. Veranderingsmanagement in de federale overheid, Bruges, MOLITOR A., L administration de la Belgique. Essai, Bruxelles, PIRAUX A., «Copernic, son imaginaire et ses pratiques» in Pyramides. Revue du Laboratoire d Etudes et de Recherche en Administration publique de l ULB, n 8, 2004, p STENMANS A., La transformation de la fonction administative en Belgique. Administration publique et société, Bruxelles, TERRIZZI R., Le Ministère de l Intérieur ( ). I : Etude de l administration centrale et répertoire des commissions et services publics, Bruxelles, 1995 (Miscellanea archivistica studia, 74). 9

9 THERRY M., «Archiefinspectie en -selectie bij de Diensten van de Eerste Minister» in Inspecties en selectie. Handelingen van de studiedag gehouden te Brussel op 20 mei 1997, Bruxelles, 1998, p (Miscellanea archivistica studia, 107). THIJS N. et VAN DE WALLE S., «De Ducpétiaux à Copernic. 150 années de réformes administratives en Belgique» in Administration publique. Revue de droit public et des sciences administratives, 2005, n 1, p VAN HOOLAND B., Nieuw publiek management : van bestuurskunde tot Copernicus, Gand,

10 LISTE DES ABRÉVIATIONS AGR : Archives générales du Royaume AR : Arrêté royal BPR : Business Process Reengineering CPA: Cellule Conseil et Politique d Achats DGSF : Direction générale de la Sélection et de la Formation IFA : Institut de Formation de l Administration fédérale INTERDEP : Groupe consultatif interdépartemental pour l application de la Charte des utilisateurs MB : Moniteur Belge OFO : Opleidingsinstituut van de Federale Overheid PAM: Program Account Manager PuMP: Public Management Programme PIF: Programme d Investissement pour la Formation SAG: Service d Administration générale SMART : Système méthodologique d Aide à la Réalisation de Tests de l Université de Liège SMGS: Service du Maître général des Stages SOM : Solution Manager SPR: Secrétariat permanent au Recrutement SPF P&O: Service public fédéral Personnel et Organisation SPOC : Single point of contact 11

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12 INTRODUCTION QU EST-CE QU UN TABLEAU DE TRI? Le tableau de tri est une nomenclature systématique de différentes catégories d archives produites par un organisme public ou privé et qui mentionne leur délai de conservation et leur destination définitive, autrement dit qui indique quels documents seront conservés de façon permanente et lesquels pourront être éliminés lorsqu ils auront perdu toute utilité administrative. Grâce à lui, les agents peuvent déterminer quelles sont les pièces d archives qui peuvent être détruites à terme et lesquelles seront conservées en raison de leur valeur historique, scientifique, cultuelle ou juridique. Le tableau de tri, instrument de base d une bonne gestion des archives, présente de multiples avantages en terme d efficacité, de réduction des coûts et de minimalisation des risques. En effet, l accumulation de monceaux de papiers inutiles et une numérisation parfois excessive génèrent souvent des coûts de gestion et des classements hybrides et compliqués. Une gestion des archives chaotique est source non seulement d une prolifération de documents avec toutes les dépenses inutiles que cela comporte en terme d argent et de temps, mais aussi la perte non maîtrisée de pièces potentiellement importantes. En cela, le tableau de tri constitue un outil fondamental de gestion des documents (records management), de gestion de l information et donc de gestion des connaissances. LE CONTEXTE DE LA PUBLICATION Ce tableau de tri fait suite à une étude sur la gestion des archives du SPF P&O, de l IFA et du Selor réalisée par les AGR entre 2007 et Conduite par Michaël Amara, cette mission a donné lieu en 2009 à la publication de trois tableaux de tri distincts. D une manière plus large, ce travail s inscrit dans un vaste programme initié par les AGR et qui consistera à doter tous les SPF et SPP fédéraux de tableaux de tri à l horizon LES ÉTAPES DE LA RÉALISATION L étude des archives du SPF P&O s est déroulée en trois étapes. Commencée par les services du SPF P&O installés Rue de la Loi, elle s est poursuivie par l organisation des visites de l IFA pour se clôturer par une rencontre de tous les responsables des processus-clés et des processus d appui qui composent le Selor. Au total, une quinzaine de responsables des services composant l IFA ont été rencontrés entre avril et juin Christelle Caruel, bibliothécaire de l IFA, nous a secondé tout au long de cette tâche en les informant des objectifs de cette mission. Une version provisoire du tableau a été soumise à l ensemble des personnes rencontrées à l automne 2008 afin qu il leur soit loisible d effectuer d éventuelles modifications. Dans la foulée, le tableau a été soumis à la signature de la directrice générale de l IFA. Officiellement validé par la signature conjointe de l Archiviste général du Royaume et de la directrice générale de l IFA en 2009, il est rentré en application durant le second semestre

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14 CADRE HISTORIQUE ET INSTITUTIONNEL I. HISTOIRE DU PRODUCTEUR D ARCHIVES L Institut de formation de l Administration fédérale (IFA) [Opleidingsinstituut van de Federale Overheid (OFO)] trouve son origine dans la réforme du statut du personnel supérieur de l administration initiée au début des années L AR du 16 février 1961 (MB du 2 mars 1961) organisa un stage pour les candidats à la première catégorie des agents de l Etat et fixa leur statut durant cette période. Dans la foulée, un AR du 26 juillet 1961 (MB du 19 août 1961) porta création d une fonction de Maître général des Stages chargé de veiller au suivi des stagiaires. Pour l aider à assurer sa mission, un AR du 13 décembre 1961 (MB du 6 janvier 1962) lui adjoignit un Service du Maître général des Stages (SMGS) (Dienst van de Algemene Stagemeester) rattaché administrativement aux Services du Premier Ministre et qui constitue l ancêtre de l actuel IFA 1. Deux ans plus tard, par un AR du 12 décembre 1963 (MB du 10 janvier 1964), le gouvernement créa une Direction générale de la Sélection et de la Formation (DGSF) [Algemene Directie voor Selectie en Vorming (ADSV)] à laquelle fut intégrée le Service du Maître général des Stages. Quelques semaines plus tard, l AR du 8 février 1964 (MB du 27 février 1964) attribua au directeur général de la DGSF toutes les compétences qui étaient précédemment exercées par le Maître des Stages. Comme le SPR, la DGSF fut administrativement rattachée aux Services du Premier Ministre même si elle se trouva sous l autorité effective des différents Ministres et Secrétaires d Etat en charge de la Fonction publique. Il en fut ainsi jusqu en Dès 1963, le directeur général de la sélection et de la formation assura un rôle central au sein de la Commission des Stages créée par l art. 19 de la l AR du 16 février 1961 et qui était chargée de décider de la poursuite ou non des stages menés par les agents de l Etat 2. En outre, dès 1969, la DGSF assura le secrétariat du Comité permanent en charge de promouvoir la formation des agents des Services publics institué par l AR du 21 février 1969 (MB du 25 février 1969) 3. Par AR du 25 juin 1984 (MB du 25 juin 1984), la DGSF quitta le giron des Services du Premier Ministre pour intégrer le nouveau Ministère de l Intérieur et de la Fonction publique au sein duquel elle constitua une direction générale autonome. Dix ans plus tard, l AR du 19 septembre 1994 (MB du 6 octobre 1994) organisa son intégration au sein du nouveau Ministère de la Fonction publique à compter du 1 er janvier Peu de temps après, l AR du 6 février 1996 (MB du 16 février 1996) donna à la DGSF son nom actuel. En 2002, l IFA rejoignit le SPF P&O comme la plupart des services qui composaient le Ministère de la Fonction publique. II. COMPÉTENCES ET ACTIVITÉS DU PRODUCTEUR En son article 3, l AR instituant la DGSF détaillait les 4 grandes missions qui lui étaient assignées : 1 Un AR du 29 novembre 1962 (MB du 21 décembre 1962) porta règlement organique de ce Service. 2 En même temps qu il a abrogé l AR du 16 février 1961, l AR du 18 novembre 1982 (MB du 6 janvier 1983) a remplacé la Commission des Stages par une Commission interdépartementale des Stages. Peu de choses semblent subsister des archives de la Commission des Stages. 3 Actif jusqu à la fin des années 1980, on perd la trace de ce Comité dans le courant des années

15 - Promouvoir l application des méthodes adéquates de sélection du personnel en vue du recrutement et de la promotion - Assurer ou promouvoir la formation et le perfectionnement du personnel de l Etat - Constituer un centre d études et de documentation sur les structures et les pratiques administratives - Promouvoir l utilisation adéquate du personnel Dans les faits, la plupart des questions liées aux méthodes de sélection et à l utilisation du personnel restèrent en grande partie l apanage du SAG et du SPR. Aussi, dès le début des années 1960, la DGSF se concentra sur ce qui constitue toujours son principal champ d action : la formation des fonctionnaires. Pour assurer celle-ci, la DGSF se dota d un Centre de documentation ancêtre de l actuelle bibliothèque de l IFA et organisa des cours de langues et d informatique. Dès la fin des années 1960, ceux-ci furent complétés par l organisation de formations en droit, en sociologie ou en méthodes de gestion. Des professeurs d université et des experts issus des secteurs publics ou privés furent régulièrement invités à venir donner des séminaires portant sur les techniques de management les plus modernes. Pour mener à bien cette mission, la DGSF s appuya, entre autres, sur un organisme d intérêt public baptisé «Institut Administration-Université». Créé le 20 décembre 1962, cet Institut sera un partenaire privilégié de la DGSF durant plus de 20 ans. Enfin, afin d asseoir sa position, la Direction noua des liens avec les principales institutions internationales en charge des sciences administratives (Institut international des Sciences administratives, American Management Association, International University Contact for Management Education, ). A partir de 1969, le directeur de la DGSF occupa la présidence du Comité d Etudes des Services publics de l Union de l Europe occidentale (UEO). En outre, en reprenant les missions confiées au Service du Maître général des Stages, la DGSF se trouva chargée du suivi des stagiaires de niveau 1 4. C est à elle qu incomba la direction du stage d un an imposé par l AR du 16 février L actuelle IFA a conservé cette compétence. Pendant le stage, le stagiaire est sous l autorité hiérarchique du Ministre qui a la Fonction publique dans ses attributions. Il est nommé en qualité de stagiaire par le DG de l IFA en délégation du Ministre de la Fonction publique. Le stage est placé sous la direction du DG de l IFA. C est lui qui en définit les modalités. Pour être nommé à titre définitif, le stagiaire doit subir une série de formations organisées par l IFA et rédiger un mémoire de stage qui doit être accepté. Les directeurs P&O ou leurs délégués rédigent périodiquement des rapports de stage. S ils sont défavorables, le directeur général de l IFA établit un rapport sur base duquel la Commission interdépartementale des Stages se réunit. Celle-ci est alors chargée de statuer sur son sort en soumettant un avis au Ministre de la Fonction publique. Ce dernier se charge de transmettre cette proposition au Ministre auprès duquel le stagiaire est provisoirement attaché pour approbation. En cas d accord, l IFA rédige le projet d arrêté de licenciement qui sera signé par le Ministre de la Fonction publique. Le stagiaire apte à être nommé à titre définitif doit bénéficier de l accord du DG de l IFA qui le transmet au Ministre auprès duquel l intéressé est affecté 5. Toutes ces dispositions découlent de la Partie III de l AR du 2 octobre 1937 portant le statut des agents de l Etat et de l AM du 27 juillet 1992 fixant le modèle des rapports de stages 6. Si les missions de l actuel IFA ont relativement peu varié au fil du temps, il en va autrement de son offre de formations. Depuis le début des années 2000, celle-ci a connu une véritable 4 Fin 2004, le niveau 1 est devenu l actuel niveau A. 5 Vade-mecum. Guide pratique du stagiaire de niveau A, Bruxelles, juillet Le Conseil des Ministres du 14 novembre 2008 a approuvé, en deuxième lecture, un projet d'arrêté royal portant simplification de diverses dispositions réglementaires relatives à la carrière des agents de l'etat. Ce projet prévoit quelques changements en matière de stages. Désormais, les stagiaires du niveau A seront placés sous la direction des directeurs du service d'encadrement P&O des différents SPF au lieu de celle du directeur général de l'ifa. 16

16 explosion. Outre les formations prodiguées dans le cadre de l accompagnement des stagiaires de niveau A, l IFA a développé 4 types de formations : - Les formations standard structurées en 6 domaines (langues, aptitude PC, efficacité personnelle, management et gestion des RH, matières administratives et méthodologie de la formation/gestion des connaissances). Ces formations s adressent à tous les agents fédéraux, contractuels et statutaires, de tous niveaux (A, B, C et D). - Les formations certifiées subdivisées par niveau (A, B, C et D) et par filière de métiers 7 (pour le niveau A) ou famille de fonctions (pour les niveaux B, C et D). Elles donnent lieu à un test dont la réussite permet d avoir accès à une allocation de compétences (prime) ou à un changement d échelle de traitement. Les dispositions principales sur l organisation des formations certifiées reposent sur la Section II du Chapitre IV de l'arrêté royal du 7 août 1939 organisant l'évaluation et la carrière des agents de l'etat. - Des formations spécifiques dans le cadre des sélections d accession aux niveaux A, B et C. - Des formations intensives en management public destinée aux agents de niveau A dans le cadre du Public Management Programme (PuMP 8 ). En outre l IFA propose des solutions d apprentissage modernes via un campus virtuel (accessible via internet) permettant l apprentissage à distance et met à disposition des infrastructures favorisant le développement des compétences : un Centre d Etude et de Documentation composé d une bibliothèque riche de plus de ouvrages et un Centre d auto-apprentissage composé d une quinzaine de PC permettant l accès au campus virtuel. Depuis 2005, l abandon progressif des mesures de compétences au profit des tests de certification organisés à la suite des formations certifiées a considérablement alourdi la charge de travail de l IFA 9. En 2006, une équipe de docimologues a été engagée afin de garantir la qualité de l élaboration des tests et de l interprétation des résultats. En 2007, plus de fonctionnaires ont pris part aux tests de certification organisés par l IFA. III. Organisation et fonctionnement du producteur Il est devenu quasi impossible de reconstituer l organisation et le fonctionnement exact des services qui composaient la DGSF durant les 20 premières années de son existence. Si l abandon progressif des tâches liées à l évaluation des procédures de sélection et de recrutement au profit du SPR et du SAG a immanquablement provoqué une évolution de l organigramme primitif de la DGSF, tout semble indiquer que celui-ci s est toujours articulé autour de 3 grands axes : organisation des formations, suivi des stagiaires et Centre de Documentation. A partir de 1984, l organigramme de la DGSF peut être régulièrement documenté. Jusqu en 1993, il s articula autour de 7 directions chargées de l élaboration et de l organisation des différents types de formations. A partir de 1994, leur nombre passa à 5. Les compétences de 7 L AR du 14 décembre 2004 (MB du 24 décembre 2004) a défini 17 filières de métiers dans le niveau A. Pour chaque filière, il a été créé une commission de filière, composée de membres nommés par le Ministre de la Fonction publique et qui est chargée de fixer la liste des formations certifiées. Afin d assurer la cohérence des décisions prises par ces commissions, il a été créé une commission interfilières chapeautant l ensemble de ces commissions (Cf. art 69 de l AR du 4 août 2004 in MB du 16 août 2004). 8 Créé en 2001, le Public Management Programme est un programme de formation intensif en management public destiné aux fonctionnaires statutaires ou contractuels de niveau A. 9 A l origine, les formations certifiées ne représentaient qu une alternative aux mesures de compétences pour un groupe restreint de fonctionnaires des niveaux B et C. Depuis 2005, le champ d application des formations certifiées a été considérablement élargi. 17

17 la Direction A concernaient l élaboration de la politique générale en matière de formation, la formation du top management, les relations internationales et le développement de l informatisation au sein de la DGSF. En outre, cette direction regroupait l ensemble des services logistiques. La Direction B avait en charge le suivi des stagiaires de niveau 1, les cycles de formations de base et de perfectionnement, l accompagnement des directeurs de formation fédéraux, la sensibilisation en matière d actions positives pour l égalité des chances professionnelles entre hommes et femmes et la coordination du programme d échange des fonctionnaires entre Etats membres de l Union européenne (Programme Karolus). Elle abritait aussi le Bureau de conseil en lisibilité 10. La Direction C oeuvrait à la diffusion d une nouvelle culture administrative et à l application de nouvelles méthodes de formation et techniques administratives dans le domaine de la direction, de l organisation et de la gestion des ressources humaines. Elle organisait des formations en vue de favoriser l application de la Charte de l utilisateur des services publics 11, assurait le secrétariat du Groupe consultatif interdépartemental pour l application de cette Charte (INTERDEP 12 ), coordonnait le réseau d informations et d échanges sur les actions et projets de modernisation (PROJECTOTHEQUE 13 ) et publiait le bulletin de liaison Info-News. La Direction D s occupait principalement des formations professionnelles en informatique et méthodes quantitatives ainsi que de l étude et du développement des assistances didactiques multimédia. Plus généralement, elle assurait une fonction de conseil en formation au profit des directeurs de la formation, des formateurs, des tuteurs et des coaches. Elle gérait le programme d Investissement pour la Formation PIF 14 et organisait des cours de langues ciblés, c est-à-dire orientés vers la pratique dans des fonctions spécifiques (accueil, secrétariat, ). Enfin, les attributions de la Direction E concernaient la formation aux actions de communication interne et externe ainsi que la gestion du Centre d étude et de documentation. En 2005, l IFA se lança dans un "BPR" (Business Process Reengineering) destiné à améliorer son fonctionnement interne et ses processus de travail. Au terme de deux années de travail, l IFA passa à l'implémentation d une nouvelle structure d organisation mise en place début Actuellement, les fonctions de management sont assurées par le Directeur général assisté de 2 «Program Account Managers» (PAM) chargés de superviser l ensemble des programmes/projets/produits ainsi que les relations avec les clients et responsables de la formation au sein de l administration fédérale. Le premier exerce seul son autorité sur l équipe en charge du suivi des stagiaires de niveau A. Les seconds s appuient sur deux secrétariats chargés respectivement de l organisation administrative des formations certifiées et des formations standards ainsi que sur 7 équipes dirigées par des Solution Managers (SOM) qui s occupent du développement et de la gestion d un porte-feuille de produits. Aux 7 SOM s ajoute un service «Projets à la demande» à qui est confiée l élaboration de formations spécifiques, confectionnées sur mesure. Une Cellule de Planning opérationnel est chargée de faire le lien entre ces différentes équipes et d assurer la planification et l organisation des 10 Créé en 1992, ce service devait aider toutes les administrations à rédiger des textes et des formulaires compréhensibles par le public. Il était toujours actif en (Cf. Circulaire n 360 du Ministère de l Intérieur et de la Fonction publique, 28 avril 1992 in MB du 8 mai 1992). 11 Datée du 4 décembre 1992, cette Charte visait à améliorer les rapports entre les citoyens et l administration. Elle a été publiée dans le MB du 22 janvier L INTERDEP fut créé début 1995 et placé sous la présidence du Secrétaire général du Ministère de la Fonction publique. 13 Sur la mise en œuvre de cette banque de données des projets de modernisation des organismes publics, cf. Info-News, n Les PIF visent à promouvoir le développement des compétences dans des domaines qui ne sont pas suffisamment couverts par les crédits de formation départementaux. Les projets introduits sont analysés par une commission d évaluation composée de représentants de l IFA et du SPF P&O. Les projets retenus bénéficient d un transfert de budget supplémentaire. 18

18 activités en vue d une bonne répartition des ressources. En support, outre les traditionnels services en charge de l ICT, de la Comptabilité et de la Logistique, on trouve 3 équipes regroupées en un pôle «Soutien Métier» (Recherche & Développement et Gestion des connaissances (R&D-KM), Docimologie et Centre de documentation) et un pôle «Soutien Management» à qui sont confiées la Communication interne et externe. 19

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20 ORGANIGRAMMES Organigramme DGSF Direction Secrétariat général (avec service juridique) Direction Centre de formation francophone Direction Centre de formation néerlandophone Direction Formation aux systèmes d information et méthodes quantitatives 16 Direction Services généraux et logistiques Direction Service d Etudes Direction Laboratoire de langues (créée en 1987) 15 R. TERRIZZI, Le Ministère de l Intérieur ( ). I : Etude de l administration centrale et répertoire des commissions et services publics, Bruxelles, AGR, 1995, p. 177, A partir de , cette direction adopta une nouvelle dénomination : «Direction Formation aux systèmes d information et méthodes quantitatives. Pédagogie et supports didactiques multimédia». 21

21 Organigramme IFA Direction A - Secrétariat de la Direction générale - Politique générale de formation - Formation des fonctionnaires dirigeants - Relations internationales - Systèmes d évaluation - Services généraux et logistiques (affaires juridiques, service du personnel, affaires budgétaires, sécurité interne, économat) Direction B - Stagiaires de niveau 1 - Accompagnement des directeurs de la formation - Cycles de formation de base et de perfectionnement - Cours de Langues - Bureau de Conseil en Lisibilité - Actions positives pour l égalité des chances professionnelles entre hommes et femmes - Echanges entre fonctionnaires européens (programme Karolus 18 ) - Secrétariat de la Direction Direction C (DIRMOD) - Modernisation - Management, organisation et gestion des ressources humaines - Charte de l utilisateur des services publics - Périodique Info-News - Secrétariat de la Direction Direction D (METTEC) - Informatique et méthodes quantitatives - Méthodologie et technologies de la formation - Développement de produits multimédias - Cours de langues ciblés - Projets PIF - Secrétariat de la Direction Direction E (INFOCOM) - Formations en matière de communication institutionnelle - Réseau des fonctionnaires d information et responsables des journaux internes - Editions IFA (Publications) - Centre d étude et de documentation - Secrétariat de la Direction 17 R. TERRIZZI, op. cit., p Institut de Formation de l Administration fédérale. Programme 1999, Bruxelles, 1998, p Annuaires administratifs, Ce programme a débuté en janvier

22 Organigramme IFA Services généraux - Monitoring et contrôle de la qualité - Communication interne et externe - B&B / P&O - Automatisation interne Direction Account Management Direction Domaines d expertise - Méthode de la formation et médiathèque - Gestion et organisation - Matières administratives et accompagnement des stagiaires - Formations Fonctionnement personnel - Formations Informatique - Formations Langues - Bureau conseil en lisibilité 19 Annuaire administratif et judiciaire de Belgique. 2003, p

23 Organigramme IFA Direction générale Secrétariat de la Direction générale Support/Encadrement ICT B&CG-Economat Logistique Soutien Management Communication interne et externe Planning opérationnel Soutien Métier Recherche & Développement Gestion des connaissances (R&D-KM) Docimologie Centre d étude et de Documentation (CED) Program Account Managers Solution Managers Projets à la demande Gestion administrative des formations Secrétariat Formations certifiées Secrétariat Formations standards Stages Niveau A 20 Basé sur le Tableau Exell «Nouvelle structure de IFA Organigramme mars 2008» placé sur l intranet IFA. 24

24 PRODUCTION, GESTION ET SÉLECTION DES ARCHIVES Ce chapitre a pour objectif de faire connaître quelques-uns des grands principes qui soustendent la bonne gestion des archives. On exposera ensuite brièvement comment les archives de l IFA sont gérées, quel est leur état de conservation, de classement et d accessibilité. On s interrogera ensuite sur la politique de sélection qui apparaît dans le tableau de tri. Enfin, il sera dressé un court état des lieux dans le domaine de l archivage digital. I. QUELQUES PRINCIPES ET CONCEPTS FONDAMENTAUX DE L ARCHIVISTIQUE L archivistique contemporaine s appuie sur une série de définitions et de concepts clairs. Quelques-uns méritent que l on s y attarde. Les archives Les archives sont les documents qui, quel que soit leur support, leur date ou leur forme matérielle, sont créés ou reçus par un organisme, une personne ou un groupe de personnes dans l exercice de ses fonctions ou activités, et sont destinés par leur nature à être conservés par cet organisme, personne ou groupe de personnes. Il s agit donc de tous documents, aussi bien sur papier que sur un support magnétique, optique, électronique ou autre. Il est important de retenir que les archives ne se limitent pas aux «documents papier». La Loi sur les Archives En Belgique, la gestion des archives de l administration fédérale est régie par la Loi du 24 juin 1955 (MB du 12 août 1955) modifiée par les art de la Loi du 6 mai 2009 portant des dispositions diverses (MB du 19 mai 2009). Ce texte constitue le fondement de l obligation de conservation des documents administratifs par les institutions publiques. Elle les oblige à verser leurs archives aux Archives Générales du Royaume et stipule en son article 5 que les administrations publiques «ne peuvent procéder à la destruction de documents sans avoir obtenu l autorisation de l Archiviste général du Royaume ou de ses délégués». Le cycle de vie des archives et le délai de conservation On distingue trois étapes dans le cycle de vie des archives : - Les archives courantes (ou dynamiques) qui présentent une valeur administrative pour le producteur - Les archives intermédiaires (ou semi-statiques) qui ont encore une valeur juridique ou administrative mais ne sont plus d un usage fréquent et - Les archives statiques qui n ont plus de valeur administrative et dont le délai de conservation est expiré. Ce délai de conservation est la période pendant laquelle des archives doivent être conservées par leur producteur et au terme duquel est appliquée la décision concernant leur destination définitive : soit l élimination, soit la conservation. En bref, les archives courantes sont les plus récentes, celles dont l administration à un usage très fréquent. Les archives intermédiaires sont d un usage moins fréquent mais peuvent encore être utiles dans le cadre des activités du service. Les archives statiques sont les plus anciennes et ne servent que de manière très occasionnelle. C est celles-là qui seront détruites ou archivées de manière définitive. 25

25 Le producteur d archives Les producteurs d archives sont des organismes, personnes ou groupes de personnes qui, dans l exercice de leurs fonctions ou activités, constituent ou ont constitué des archives. A chacun de ces producteurs incombe la bonne gestion de leurs archives. Un producteur qui hériterait d archives en raison d un transfert complet ou partiel d activités ou de compétences est chargé de la bonne gestion des archives de l organisme qui l a précédé. On veillera ainsi à assurer une certaine continuité dans les méthodes de classement. II. ANALYSE DE LA GESTION DES ARCHIVES Pendant longtemps, l IFA a fait preuve d une certaine légèreté en matière de gestion et de conservation des archives. Ni le Service du Maître général des Stages, ni la DGSF ni l IFA n ont jamais versé d archives aux Archives Générales du Royaume. L Institut n a jamais disposé de plans de classement et encore moins de tableaux de tri. En outre, il ne s est jamais doté d une personne responsable de la gestion des archives. Les destructions d archives ont toujours été opérées en contradiction avec le prescrit légal sans que l Archiviste général du Royaume n en soit averti. Il en résulta une destruction quasi totale des archives antérieures à l année 2000, dont l essentiel a disparu lors de l installation de l IFA dans ses locaux actuels. A l exception des dossiers individuels des stagiaires, de leurs mémoires de stages et d une partie des archives de la Commission interdépartementale des Stages, il ne reste quasi plus rien des documents qui permettraient de retracer les activités et le fonctionnement des services en charge de la formation des fonctionnaires belges entre 1960 et Les pertes sont d autant plus dommageables que la DGSF a assuré le secrétariat d organes tels que le Comité permanent chargé de promouvoir la formation des agents des Services publics, dans les années 1960, ou du Groupe consultatif interdépartemental pour l application de la Charte des utilisateurs (INTERDEP), dans les années 1990, et qu elle se trouvait ainsi en charge de sources d informations précieuses dont il aurait fallu indiscutablement assurer une bonne conservation. La mise en œuvre d une véritable politique de gestion des archives et l application du tableau de tri fourni par les AGR et qui couvre l ensemble des tâches et missions exercées par l IFA devra permettre qu une telle situation ne se reproduise à l avenir. Un suivi régulier sera assuré par les Archives Générales du Royaume afin que des améliorations sensibles puissent être apportées. III. DESCRIPTION DES PRINCIPALES SÉRIES D ARCHIVES En 2007, les Archives Générales du Royaume ont entrepris de réaliser un examen complet de la gestion des archives au sein du SPF P&O, de l IFA et du Selor. A cette occasion, il a été décidé de doter l IFA d un tableau de tri couvrant l ensemble des documents produits par l institution. La mise en œuvre de cette tâche a permis d identifier plusieurs améliorations à apporter à la gestion actuelle. L accent peut être mis sur plusieurs séries d archives qui donnent à voir les compétences de l institution ainsi que les spécificités de son organisation et de son fonctionnement. 1. Le secrétariat de la direction générale Le secrétariat de la direction générale gère des archives dont la valeur informationnelle est très grande. La correspondance échangée par le directeur général avec les cabinets ministériels et différentes administrations du pays constitue une source d information essentielle pour qui s attachera à comprendre le fonctionnement de l IFA durant la période qui a suivi l application de la réforme Copernic. Il en va de même des pièces rassemblées par le directeur général dans le cadre de ses fonctions (procès-verbaux, notes et rapports) et qui concernent souvent l organisation générale des missions de l IFA. Or, à ce jour, le secrétariat 26

26 ne conserve pas ces documents au-delà de leur durée d utilité administrative. Il en résulte la destruction systématique d archives qu il conviendra impérativement de conserver. Très peu de choses ont été sauvegardées des dossiers et des lettres produites ou reçues par les prédécesseurs de l actuelle directrice générale. L application des prescriptions de ce tableau de tri devrait éviter qu une telle situation ne se reproduise. 2. Support Pour la Comptabilité, seules les séries récentes qui documentent l évolution financière générale doivent être conservées : par exemple, les budgets, bases de données pour la gestion financière et comptable, comptes annuels, De fait, l IFA ne conserve que très peu de documents de ce type. Ceux-ci se trouvent au SPF P&O. Les factures, bons de commande et extraits de compte peuvent être éliminés à la fin de leur délai d utilité administrative. On notera toutefois qu une partie de ces documents est actuellement éclatée entre le service Comptabilité de l IFA et la Cellule CPA du SPF P&O. Il en ressort une grande confusion en terme d archivage. En ce qui concerne le Personnel, l IFA ne conserve quasi exclusivement que des copies de pièces dont les originaux sont conservés au SPF P&O. Ces dossiers peuvent donc être détruits tout comme ce qui se rapporte à l octroi des congés. A noter enfin que le service ICT est en charge de la gestion d ITMA 21. Ce système contient toutes les informations relatives aux formations suivies par les agents de l Etat (identification, intitulé des cours suivis, inscriptions, gestion des présences, ) et permet de générer les courriers et avis adressés tant aux participants qu aux administrations. De par sa configuration, le système rend très compliqué l effacement des données. A ce stade, il n est pas prévu de processus de sélection des données à archiver. 3. Soutiens Métier et Management Certaines des équipes en charge des processus liés aux Soutiens Métier et Management sont productrices d archives importantes dont la gestion peut parfois être considérablement améliorée. Courant 2008, le service Docimologie a instauré une procédure claire en matière d archivage des dossiers relatifs aux résultats des formations certifiées. Ces dossiers sont classés par date et code du test. Selon qu il se rapporte à des tests formés de questions ouvertes, de QCM ou mixtes, chaque dossier renferme un test blanc, les instructions du test, les copies des participants, les formuloms, la feuille de paramétrage, les grilles de correction, un tableau des résultats, un fichier CSV et une analyse docimologique. Trois ans après la publication des résultats, ces documents peuvent être éliminés à l exception des tests blancs, grilles de corrections et analyses docimologiques qui seront archivés dans les dossiers «Formations certifiées» conservées auprès du secrétariat des PAM. L équipe en charge de la Communication est productrice d archives dont la conservation sur le long terme s impose. Il s agit essentiellement d un matériel de communication (brochures, lettres d information, anciens et actuels catalogues de cours, ) qui se révélera essentiel pour saisir l ampleur de l offre de formation développée par l IFA ainsi que l image qu elle aura tenté de se donner en ce début de XXIème siècle. Le service veillera à ce que l archivage de la Newsletter externe, confié à une entreprise privée, soit correctement réalisé. 4. Programm Account Managers Depuis 2007, un système de centralisation et d archivage des pièces relatives aux formations certifiées a été mis en œuvre. Pour chaque formation, il a été convenu d archiver une quinzaine de documents qui ont été minutieusement listés 22. Malheureusement, cette 21 ITMA tourne sous MaxDB (technologie MySql) dans un environnement SAP. 22 Cf. Fiche «Opleidingsdossier» à joindre à chaque dossier. 27

27 procédure tarde parfois à être appliquée. Une fois son application assurée, toutes les pièces liées aux formations certifiées se trouveront réunies en un seul endroit. En terme d accès à l information et de conservation des documents dont certains ont parfois une réelle valeur probante l amélioration sera notable. En parallèle et sous réserve des garanties en terme d authenticité, rien ne s oppose à la mise en place d un archivage numérique du type de celui développé au Selor sous le nom de Selorama. Les «opleidingsdossiers» feront l objet d un tri à la fin de leur délai de conservation. Les dossiers sélectionnés selon les critères repris dans le tableau de tri seront archivés afin d être versés aux Archives Générales du Royaume. 5. Secrétariats Formation Ces deux secrétariats produisent peu de documents auxquels il convient d assurer une conservation sur le long terme. Toutefois, on veillera à ce que les rapports de synthèse et autres statistiques soient archivés en vue d une conservation pérenne. 6. Solution Managers De par leur fonction, les SOM produisent des documents dont la conservation s impose. Cependant, la multiplication des modes de classement amène plusieurs d entre eux à conserver les mêmes types de documents. Les syllabi en offrent un parfait exemple. D évidence, il conviendrait de confier la gestion de ces documents à un seul et unique responsable chargé de leur archivage. C est aussi à lui que devrait être confiés le tri et l archivage des syllabi à conserver sur le long terme. Il conviendrait d examiner dans quelle mesure la bibliothèque pourrait s occuper de tout ou partie de cette tâche. A ce jour, on retrouve les mêmes syllabi à un nombre incalculable d endroits en provoquant pertes de place et de temps. La même remarque vaut pour les copies de pièces liées aux marchés publics. Une clarification de l archivage opéré par le service B&B et la Cellule CPA du SPF P&O permettra à court terme d éviter que ne s accumulent des monceaux de copies souvent inutiles. 7. Projets à la demande De par ses contacts fréquents avec les administrations fédérales clientes, le service produit des archives qui permettront d éclairer les rapports que l IFA entretient avec d autres administrations. Il semble acquis que la majeure partie de ces pièces intégrera les e- communities IFA. Cela ne devra pas dispenser le service d assurer leur bonne conservation. 8. Stages de Niveau A Ce service exerce une des compétences historiques de l IFA. Rien d étonnant dès lors à ce qu il soit en charge des archives les plus anciennes. L optimalisation de la gestion de celles-ci n en est que plus cruciale. Différentes améliorations devront être apportées : uniformisation des délais de conservation entre dossiers personnels des stagiaires francophones et néerlandophones et amélioration des méthodes de conservation. En effet, pour l heure, la plupart des dossiers les plus anciens n ont jamais quitté des armoires à tiroir en fer qui sont amassées dans les sous-sols. Un conditionnement adéquat et un tri régulier devront permettre un gain de place et de temps dans l accès aux dossiers. Enfin, les archives de la Commission interdépartementale des stages mériteraient un traitement plus adéquat. Celles-ci gagneraient à disposer d un plan de classement clair qui fait cruellement défaut. Le responsable actuel du service dispose d une longue expérience qui lui permet de naviguer sans peine dans ces archives. Avec son prochain départ et vu l absence d un plan de classement clair, le risque est grand de voir son successeur confronté à des difficultés dans la gestion de ces documents. Enfin, on veillera à ce que les reliquats d archives du comité de direction IFA et du directeur de la formation (DGSF) conservés par le service fassent l objet d un archivage aux normes. En effet, il s agit des archives les plus anciennes issues de la direction de l IFA. 28

28 9. Planning opérationnel De par sa position stratégique, le service est producteur de documents de synthèse importants qui viennent en appui du management (statistiques, rapports, plans d action, ). D évidence, ceux-ci gagneraient à être classés de manière plus rationnelle. A ce jour, on les retrouve à la fois dans des classeurs, sur l intranet, sur la plate-forme de partage des documents, sur différents «disques partagés» et sur le disque personnel de la responsable du service. Il en découle une dispersion qui rend un archivage adéquat impossible. IV. BRÈVE PRÉSENTATION DU CONCEPT DE SÉLECTION Si, pour une institution, détruire la totalité de ses archives est inconséquent, en conserver l intégralité l est tout autant. Une bonne gestion archivistique est indissociablement liée à l établissement de procédures de sélection. Il convient de déterminer ce qui doit être conservé de ce qui peut être détruit. En cela, le tableau de tri constitue un outil de gestion indispensable. Pour mener à bien cette tâche, l archiviste est amené à se poser quelques questions simples basées sur des critères les plus objectifs possibles Obligations légales et administratives En Belgique, il existe malheureusement très peu de textes normatifs fixant les obligations légales et administratives en matière de délais de conservation. Toutefois, la force probante de certains documents leur impose naturellement un délai de conservation plus ou moins long. Les pièces originales liées à la comptabilité et aux marchés publics devront par exemple être conservées durant un délai raisonnable afin de permettre le contrôle de la Cour des Comptes. Pour de nombreux autres documents, la durée de prescription en matière de recours sert de base dès lors qu il s agit de fixer leur délai de conservation. 2. Critères relatifs à la nature de l information contenue dans les documents La nature de l information contenue dans les documents constitue un critère essentiel de l évaluation des archives. Pour faire simple, on peut dire que les documents qui illustrent les éléments suivants doivent systématiquement être conservés : - la création, l organisation et la compétence de l institution productrice - son fonctionnement et ses activités (organigrammes, rapports, statistiques, dossiers relatifs à l exécution des projets menés dans le cadre ses missions, ) - les rapports qu elle entretient avec les autres organismes publics ou privés et avec ses autorités de tutelle (lettres, s, notes adressées aux cabinets ministériels, ) - la politique générale menée par l institution (procès-verbaux du comité de direction, de commissions ou groupes de travail internes, ), la manière dont elle interprète ses missions (notes de service, circulaires, communication interne et externe, ) et les résultats obtenus. Des circonstances exceptionnelles peuvent avoir eu des conséquences directes ou indirectes sur le fonctionnement de l institution et sa production d archives. Les changements de compétences et d organisation d une institution se répercutent dans ses archives. D autres événements peuvent se refléter dans les archives de l institution. Ainsi, il est particulièrement important de conserver les documents produits juste avant ou après une réforme institutionnelle de manière à pouvoir étudier la mise en place de nouvelles procédures. Les deux guerres mondiales, la crise économique des années , les réformes de l Etat depuis 1970 ont marqué d une empreinte profonde l histoire de la société belge. Dans le cas du SPF P&O et de l IFA, les documents liés à la préparation et à la mise en œuvre de la 23 DEPOORTERE R., La surveillance archivistique ou comment concilier inspection, diplomatie et persuasion. Syllabus du cours sur la surveillance donné les 4, 10, 17 et 24 septembre 2007, Bruxelles, AGR, [2007]. 29

29 Réforme Copernic constitueront à coup sûr un sujet d études passionnant pour les scientifiques des années à venir. 3. Critères formels relatifs à l information contenue dans les documents Pour guider ses choix, l archiviste fait aussi appel à des critères formels : S agit-il de copies ou d originaux? Pour des raisons liées à la valeur probante et à la garantie d intégrité, les règles de l archivistique prescrivent la conservation des pièces originales. Les copies ne sont conservées que lorsque les originaux sont perdus ou incomplets. Au cas où des documents papier ont fait l objet d une copie numérique, la conservation s appliquera, sauf exceptions régulièrement constatées, au document original sous format papier. Dans le cas de procèsverbaux, par exemple, on conservera l exemplaire signé par le président et/ou le secrétaire de séance. Dans le cas de digital born documents, c est la version numérique qu il conviendra de conserver. Les dossiers contiennent-ils des documents uniques? En terme d archivage, la priorité va toujours à la préservation des pièces ou dossiers contenant des pièces ayant un caractère unique. Une information unique sera systématiquement traitée avec un maximum de précaution. Son élimination sera justifiée par d autres critères formels ou par le moindre intérêt de son contenu. L information a-t-elle été publiée? Certains documents sont publiés, tels les rapports annuels d activités ou diverses statistiques. Dans ce cas, on peut s interroger sur la pertinence de conserver les documents originaux ou les différentes pièces préparatoires, sauf bien entendu si celles-ci ont une valeur probante qui interdit leur destruction. Après avoir examiné la fiabilité des publications, leur caractère complet ou partiel, on sera à même de déterminer si certains types de documents sont dignes de conservation. A titre d exemple, les quelques statistiques relatives à l IFA publiées dans les rapports annuels du SPF P&O ne reprennent qu une partie des nombreuses statistiques produites par l Institut. Pour cette raison, il a été décidé de systématiquement préconiser la conservation des données statistiques relatives à l activité de l IFA produites en interne. Le caractère de l information est-il synthétique ou détaillé? Plus l information contenue dans les dossiers est synthétique, plus sa conservation s impose. Les répertoires, registres d identification des dossiers tenus par les services administratifs, fichiers alphabétiques ou bases de données possèdent le plus souvent ce caractère de synthèse d informations détaillées. Il est dès lors recommandé de les conserver non seulement parce qu ils permettent l élimination d une partie des documents qui contiennent le détail de ces informations mais aussi parce qu ils peuvent devenir des instruments donnant accès à d autres séries documentaires. La conservation sur le long terme de données synthétiques reprises dans la banque de données ITMA permet l élimination à plus ou moins court terme d une série de documents de détail. A noter enfin que les archivistes opèrent une distinction fondamentale entre ce qu ils appellent l élagage [schonen] des dossiers et le concept de tri [selectie]. L élagage consiste à éliminer les doubles, les copies ou les formulaires vierges contenus dans les dossiers. Le tri est une opération intellectuelle et matérielle qui consiste à séparer dans un ensemble 30

30 d archives celles qui doivent être conservées de celles qui peuvent être éliminées 24. De par leur nature, la plus grande partie des archives produites par l IFA sera vouée à l élimination mais celles qui seront conservées permettront de cerner au mieux l histoire et le fonctionnement de l institution. Ces documents seront archivés et conditionnés selon les normes en vue de leur versement aux Archives générales du Royaume. V. Les archives électroniques L archivage des documents numériques constitue un des grands défis des années à venir. Sans une prise en compte rapide de cette question, le risque est réel de voir disparaître de pans entiers de la mémoire de notre société. Les enjeux portent tant sur les garanties d authenticité, d intégrité, de fiabilité et de lisibilité sur la longue durée que sur la problématique du tri. Trop d information tue l information. Ce qui vaut pour les archives papier vaut aussi pour les documents numériques. Des tris réguliers vont devoir être opérés parmi les archives électroniques. A terme, il sera impératif que les applications développées prévoient dès leur création une fonction de tri des données. Cette fonction devra permettre l effacement des données après un certain laps de temps (le délai fixé dans le tableau de tri). Trois éléments devront être soigneusement pris en compte : les conséquences de l effacement de données qui sont liée en cascade (par exemple, dans les bases des données relationnelles), le contrôle minutieux de la procédure d effacement et la mise à jour des tableaux de tri dès qu une application sera mise à jour ou modifiée. 1. Les liens entre les données Dans l univers numérique, plus encore que sur les supports conventionnels, les données sont reliées par la structure des applications (liens entre tables et entre champs, par exemple). Il importera donc de bien analyser la structure d une application avant de déterminer la destination finale d une table ou d un champ, afin d éviter la perte consécutive de liens et de données apparentées. 2. Un contrôle sévère des éliminations Dans l univers numérique, l effacement des données peut parfois se faire d un simple clic. Le contrôle de la sélection va devoir s en trouver renforcé. Pour garantir l intégrité, l inaltérabilité, la fiabilité et l authenticité des données, le tri devra être sévèrement encadré et documenté. Le nombre de personnes susceptibles d opérer l élimination devra être limité et un rapport détaillé de la procédure de tri devra accompagner les données restantes tout au long de leur vie. Il faudra veiller à soigneusement encadrer l opération de tri et à assurer le transfert des métadonnées sur le tri au service en charge des archives électroniques définitives. Dans le cas des plates-formes de partage des documents, la bonne gestion des droits accordés aux utilisateurs en fonction des différents espaces de travail et le traçage des modifications apportées aux documents devra constituer un acquis majeur. Toutefois, cet aspect devra être scrupuleusement tenu à l œil. Au fil des années, la pratique montre parfois un estompement de la norme en cette matière. Or, il importe que les documents numériques destinés à une conservation pérenne soient protégés contre les altérations intempestives par l usage, par exemple, du mode «read only». 24 Pour une définition de tous les termes utilisés par les archivistes belges, on se référera à la Terminologie archivistique en usage aux Archives de l Etat en Belgique publié en 1994 par les AGR (Publication n 2085). 31