Envoyez et recevez efficacement des paiements internationaux LES SOLUTIONS DE CUSTOM HOUSE ULC POUR LE SECTEUR DE L EDUCATION

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1 Envoyez et recevez efficacement des paiements internationaux LES SOLUTIONS DE CUSTOM HOUSE ULC POUR LE SECTEUR DE L EDUCATION

2 POURQUOI 500 UNIVERSITÉS DE PREMIER PLAN AU CANADA, AUX ÉTATS-UNIS, AU ROYAUME-UNI, ET EN AUSTRALIE ET EN AUSTRALIE FONT-ELLES DÉJÀ CONFIANCE À TRAVELEX GLOBAL BUSINESS PAYMENTS (TGBP) POUR LE TRAITEMENT DES PAIEMENTS TRANSMIS AUX FOURNISSEURS ET DES DROITS D INSCRIPTION VERSÉS PAR LES ÉTUDIANTS? Nous comprenons les besoins complexes des universités et les défis que suppose la gestion de paiements internationaux Les paiements internationaux des entreprises sont au cœur de notre activité. Des partenariats avec plus de institutions financières à travers le monde Notre système en ligne vous évite d'avoir à télécharger de nouveaux logiciels et vous permet de démarrer rapidement. Fonction de gestion de compte dédiée et basée au Canada TGBP propose au secteur éducatif des solutions personnalisées ultramodernes pour l émission et la réception de paiements nationaux et internationaux. Pour savoir si votre établissement peut profiter des services de Travelex, composez le ou écrivez à Canadaeducation@travelex.com pour fixer un rendez-vous. Au cours de notre entretien, nous rechercherons avec vous une solution de paiement adaptée à vos besoins.

3 SIMPLIFIEZ ET AUTOMATISEZ VOS PAIEMENTS NATIONAUX ET INTERNATIONAUX Nous comprenons les besoins complexes des universités et les défis que suppose la gestion de paiements internationaux PAIEMENTS ENTRANTS PAIEMENTS SORTANTS Gérez le versement des droits d inscription des étudiants de façon plus efficace Diminuez le temps et l effort consacrés au rapprochement des paiements Réduisez les coûts de traitement Profitez d une compensation plus rapide des paiements Améliorez la précision Surveillez les paiements plus aisément Augmentez le niveau de satisfaction des étudiants en leur facilitant le processus de paiement Simplifiez le rapprochement avec votre système comptable/pgi Simplifiez l émission de paiements et les remboursements aux étudiants Intégration automatique à votre PGI interne ou téléchargement de fichier Gérez tous les types de paiement grâce à notre système en ligne pratique, y compris les virements internationaux et les chèques pour des paiements au comptant entrants ou sortants ou des contrats à terme Contrôlez votre flux de trésorerie au moyen de relevés de rapprochement automatiques Surveillez l état des paiements en temps réel grâce aux notifications par courriel Gagnez du temps avec notre fonction Rechercher une banque Réalisez facilement la transition des paiements par chèque vers les paiements électroniques Répondez à vos besoins en matière de conformité grâce à un processus d approbation intégré Faites des économies sur les frais de virement en optant pour des modes de paiement moins onéreux Téléphone : Canadaeducation@travelex.com 1

4 Grâce à la réception de paiements anticipés sur Internet, vous pouvez accroître votre flux de trésorerie, réduire les frais d administration et planifier vos besoins en matière de personnel et d hébergement plus tôt et plus facilement. 2 Envoyez et recevez efficacement des paiements internationaux Solutions pour le secteur éducatif

5 RATIONALISEZ LES PROCESSUS DE RÉCEPTION DE VOS PAIEMENTS ET DES DROITS D INSCRIPTION Custom House ULC propose un service personnalisé qui permet aux étudiants étrangers, à leurs parents ou à toute autre personne qui assure leur soutien financier de facilement payer des droits d inscription et des frais de logement. Au lieu d attendre le début de la nouvelle année scolaire, vous pouvez recevoir les paiements en ligne dès que l étudiant accepte l offre de votre établissement. Avec notre système en ligne, les étudiants peuvent payer de façon transparente partout dans le monde. Lorsque vous offrez aux futurs étudiants un large éventail d options de paiement, la probabilité de versements anticipés réussis est considérablement accrue. Paiement électronique Grâce au service de Custom House ULC, les étudiants, leurs parents ou les personnes qui assurent leur soutien financier peuvent payer les factures dans la devise de leur choix. Il est ainsi possible de faire des économies sur les frais de virement et le payeur peut profiter de taux de change plus favorables grâce à des virements nationaux plus économiques ou des transferts interbancaires. En utilisant Custom House ULC, vos étudiants étrangers peuvent payer leurs droits d inscription, leur hébergement et leur repas d avance dans leur devise locale. Cela leur garantit un taux de change préférentiel et limite les mauvaises surprises sur leurs relevés. Notre système de paiement par virement réduit également les frais d exploitation opération facturés par l établissement. Le service est entièrement intégré au site Web existant de votre université. Les étudiants enregistrent simplement leur nom, leur numéro d identification étudiant et le montant qu ils souhaitent payer. Nous affichons un prix dans la devise de leur choix. La seule chose à faire pour l étudiant est d imprimer le formulaire et de le remettre à sa banque existante sous trois jours. Téléphone : Canadaeducation@travelex.com 3

6 AVANTAGES DE LA SOLUTION DE RÉCEPTION DE PAIEMENTS DE CUSTOM HOUSE ULC Université Étudiant Banque de l université Banque de l étudiant Banque étrangère qui héberge le compte de Custom House ULC Banque étrangère qui héberge le compte de Custom House ULC Augmentez le nombre de paiements en ligne anticipés avec Custom House ULC Grâce à Custom House ULC, les étudiants étrangers, leurs parents ou les personnes qui assurent leur soutien financier peuvent effectuer un règlement anticipé des droits d inscription et des frais d hébergement. Les paiements sont gérés par une seule application Custom House ULC, ce qui a les avantages suivants : Réduction de vos coûts de mise en œuvre Diminution de vos ressources informatiques Intégation transparente à vos systèmes de renseignements étudiants existants et vos sites Web Pour vous aider encore davantage, nous nous fournirons un spécialiste des paiements dédié qui assurera une mise en œuvre sans problème. Vous bénéficierez de notre présence mondiale Custom House ULC noue des partenariats avec des experts technologiques mondiaux, tels que Pay 24/7, pour vous permettre de choisir entre des systèmes locaux ou hébergés à distance. Nous avons aussi noué des partenariats avec plus de institutions financières. Nous pouvons associer notre expertise dans le domaine du change de devises et notre couverture mondiale aux connaissances de développeurs logiciels qui se spécialisent dans le secteur éducatif. Nous veillerons à ce que l administration des paiements soit rapide, sécurisée et simple, avec des rapports et des références intégrés, pour éliminer les retards et les inexactitudes. Des paiements aux références complètes : votre étudiant et vous-même restez informés Comme vous le savez probablement, il est parfois difficile d établir l identité d un payeur. De même, un payeur ne sait pas toujours si son paiement a réussi. Pour les parents qui s inquiètent déjà de devoir envoyer leurs enfants dans un pays étranger, cela ne fait qu augmenter le stress. Quant à vous, le surcroît de responsabilités qu implique le suivi des paiements peut être frustrant et prenant. 4 Envoyez et recevez efficacement des paiements internationaux Solutions pour le secteur éducatif

7 Près de 500 universités se sont adressées à Travelex Global Business Payments (TGBP) pour rationaliser leurs paiements mondiaux et leurs processus de réception des droits d inscription. Avec Custom House ULC, le payeur et vous-même disposez d un accès total à toutes les étapes de la confirmation du paiement. Vous pouvez obtenir ces informations par courriel ou par le biais de rapports qui s insèrent directement dans les dossiers de vos étudiants. Les crédits sont identifiés par des numéros de référence uniques, généralement un code d étudiants ou de paiement généré par votre grand libre des débiteurs. Nous enverrons également des courriels de rappel à l étudiant, au parent ou à la personne qui assure son soutien financier si aucun paiement n a été émis dans le délai convenu. Dans le cas d un paiement par virement, l étudiant ou le payeur voit avec précision le montant dû. Ni Custom House ULC ni l université ne déduisent des frais supplémentaires Lorsque les étudiants, les parents ou les personnes qui assurent leur soutien financier effectuer des paiements par cartes de crédit en ligne par l intermédiaire d une banque, il a valeur en devise locale n apparaît généralement que sur le relevé de la carte de crédit. Ce n est qu alors que les payeurs découvrent les frais bancaires éventuels. Par exemple, le règlement d une facture de $ par carte de crédit peut entraîner des frais additionnels s élevant jusqu à 5 %. Cela peut accroître le coût de l opération de 750 $. Ignorant ces frais supplémentaires, l étudiant aura une dette à son arrivée et peut subir des retards pour son inscription. Le service en ligne Custom House ULC convertit instantanément le montant du paiement dans la devise locale de l étudiant. Dans le cas d un paiement par virement, l étudiant de payeur voit précisément le montant dû. Ni Custom House ULC ni ses partenaires bancaires ne facturent de frais supplémentaires ou de frais d administration marchands, qui peuvent se situer entre 1,8 à 3 %. Le taux fixe pendant 72 heures, ce qui offre suffisamment de temps pour payer en faveur du compte Custom House ULC. Téléphone : Canadaeducation@travelex.com 5

8 GAGNEZ DU TEMPS ET DE L ARGENT AVEC NOS SYSTÈMES D ÉMISSION DE PAIEMENTS SIMPLIFIÉS Si vous réglez des factures nationales ou internationales (hébergement, recherche, tuteurs, cours, remboursements pour les étudiants et marketing de recrutement étudiant), notre processus peut vous éviter des heures de gestion manuelle à votre service de comptabilité fournisseurs. GlobalPay, notre système de paiements en ligne simple et intuitif, vous permet de gérer tous vos paiements nationaux et internationaux à l aide d un système à point d entrée unique, pour ainsi économiser du temps et simplifier vos processus. Téléchargement de fichiers électroniques vers vos systèmes internes (PGI) GlobalPay est directement compatible avec vos systèmes de comptabilité, de trésorerie ou de PGI, ce qui élimine les freins à l efficacité et accélère votre processus de paiement. Si vous payez régulièrement des factures internationales (hébergement, agents, tuteurs, cours et marketing de recrutement étudiant), ce processus pourrait faire gagner des heures de travail à votre service de comptabilité fournisseurs. Vous devez simplement : Générer un fichier de comptabilité fournisseurs en utilisant les progiciels de comptabilité standard (tels que SunGard Banner, PeopleSoft, SAP et Oracle). Nous nous chargeons de : Les collecter et les traiter, afin que vous n ayez plus à entrer manuellement plusieurs devises pour payer différents bénéficiaires. Renvoyer un fichier au format standard destiné à être importé dans le progiciel des livres des comptes en vue du rapprochement et réconciliation et de l établissement de la comptabilité. Sélectionner votre fichier de comptabilité fournisseurs, débourser les paiements en votre nom, puis clôturer les écritures comptables en présentant un relevé, completé à l aide des références adéquates, à votre système de comptabilité fournisseurs. SERVICES DE PAIEMENTS INTERNATIONAUX STANDARD 1 Paiements économiques non urgents : Le moyen de paiement utilisé est parfois un chèque en devise, tiré sur un compte bancaire étranger. Un paiement électronique économique dans une des cinq devises principales (USD, CAD, GBP, EUR ou AUD). 2 Paiements urgents coûteux : Un virement est un transfert électronique, envoyé directement vers le compte bancaire de votre bénéficiaire dans la devise choisie. Les universités peuvent économiser de l argent en remplaçant les virements internationaux coûteux par des paiements économiques. 6 Envoyez et recevez efficacement des paiements internationaux Solutions pour le secteur éducatif

9 Profitez de davantage d économies grâce aux paiements internationaux automatisés Nous vous aidons à gagner du temps et de l argent en automatisant l extraction des paiements internationaux des systèmes de gestion financière de l entreprise. Nous transférons les renseignements vers notre propre système mondial de gestion des contrats en ligne pour le traitement des opérations. Éliminer le rapprochement manuel Notre système de paiements en ligne s intègre directement à votre système PGI. La gestion des factures et le rapprochement des paiements sont ainsi plus efficaces. Le système fournit des relevés de rapprochement aux formats standard, qui portent sur les règlements d entreprise et les paiements aux bénéficiaires. Le gestionnaire des bénéficiaires réduit les coûts et signifie un gain de temps pour votre bénéficiaire et pour vous Nous avons développé une solution qui fera partie intégrante de GlobalPay pour simplifier la gestion des paiements en faveur de vos fournisseurs. Ce nouveau service de paiement permet de remplacer des chèques par des paiements électroniques économiques pour le règlement des factures des fournisseurs. Ceux-ci seront en mesure de recevoir un paiement électronique dans leur devise locale, ce qui élimine le délai de compensation des chèques et les frais d encaissement élevés. La plateforme GlobalPay permet à un fournisseur de s inscrire et d entrer ses renseignements de paiement directement dans un portail en libre-service destiné aux fournisseurs. Les paiements réalisés par le biais de la plateforme peuvent être acheminés de façon rapide et précise vers la banque du fournisseur par le biais du réseau mondial de comptes bancaires locaux de Custom House ULC. Le portail de gestion des fournisseurs permet également à ces derniers d utiliser des fonctions uniques de suivi de la progression du paiement. Pour que vous puissiez profiter de ces avantages dès que possible, Custom House ULC peut aussi vous fournir un programme qui permet rapidement d inscrire les fournisseurs, d entrer leurs renseignements de paiement et de leur faire découvrir les avantages du programme. Téléphone : Canadaeducation@travelex.com 7

10 RÉPONSES À VOS QUESTIONS Comment puis-je gagner du temps lors de la saisie des données et du rapprochement des renseignements pour mes paiements sortants? La fonction Rechercher une banque de GlobalPay vous permet de rechercher des renseignements sur la banque du bénéficiaire à partir de quelques renseignements. Une fois les renseignements corrects saisis, les champs vides sont automatiquement remplis pour vous permettre de saisir les données du paiement très rapidement. Bien souvent, GlobalPay vous évite d avoir à saisir manuellement les renseignements, car il permet de télécharger automatiquement un fichier à partir de votre système de comptabilité afin de gérer des séries de paiements de toutes tailles de façon rapide et efficace. En outre, le système prépare des états de rapprochement configurés pour un recoupement automatique dans votre système de comptabilité ou votre PGI et ainsi améliorer votre processus de mise en conformité. La plupart des banques ne peuvent m indiquer le coût d un paiement international tant que je ne l ai pas émis. Pourquoi en est-il autrement avec Custom House ULC? Custom House ULC accorde de l importance à la tarification en amont. Nous facturons des frais modestes pour chaque opération. Il n y a aucuns frais cachés et vous savez exactement combien vous coûtera une opération dès le départ. Comment garantir que mes paiements arrivent à destination? Custom House ULC est un spécialiste des paiements : nos solutions proactives éliminent les problèmes les plus courants. Notre système recherche les noms de compte incorrects, corrige les erreurs et télécharge immédiatement toute correction. Avec GlobalPay, un suivi des opérations est possible pour votre bénéficiaire et pour vous grâce à l outil de suivi des paiements. Si vous le souhaitez, nous pouvons même tester le circuit du paiement à l avance pour veiller à ce que paiements importants arrivent à temps, comme promis, pour plus de tranquillité d esprit. Existe-t-il un moyen pour un étudiant de payer dans sa devise à partir de son pays de résidence? Oui, Custom House ULC offre une fonction de virement entrant pour les étudiants/parents qui effectuent des paiements à partir de leur pays de résidence dans la devise à laquelle ils sont habitués. Comment améliorer le flux de trésorerie de mon institution et gérer le risque de change? Nos systèmes vous permettent facilement d afficher tous les paiements entrants et sortants. Les rapports et données de marché que nous proposons vous aident à gérer votre risque de change et notre équipe d experts est à votre disposition. Comment puis-je réduire le nombre de demandes provenant des bénéficiaires à la recherche de leurs paiements? Avec notre service d alerte de paiement, GlobalPay avertit votre bénéficiaire par courriel du paiement imminent. Les renseignements du paiement accompagnent celui-ci tout au long du processus pour que votre bénéficiaire puisse facilement reconnaître l émetteur et l objet du paiement lors de sa réception. De même, lorsqu un étudiant réalise un paiement, il reçoit un courriel de confirmation lorsque les fonds ont été reçus. UNIVERSITÉ DE YORK «Avec Custom House ULC, nous avons considérablement amélioré nos processus de paiements internationaux» Laurie M. Lawson, (analyste financière agréée), Trésorière, Université de York Lorsque les paiements internationaux ont commencé à prendre trop de temps, l Université de York s est adressée à Custom House ULC pour simplifier le processus. En adoptant la plateforme Web de Travelex Global Business Payments (TGBP), cette institution est passée d un processus majoritairement manuel à un processus automatisé plus efficace qui compte des fonctions évoluées de sécurité et d autorisation des utilisateurs, ainsi qu un système poussé de création de rapports. Elle a trouvé un véritable conseiller en la personne de son responsable de compte TGBP. Il comprend les difficultés auxquelles fait face l université et travaille de façon proactive pour améliorer ses processus de paiement. 8 Envoyez et recevez efficacement des paiements internationaux Solutions pour le secteur éducatif

11 TRAVELEX GLOBAL BUSINESS PAYMENTS (TGBP) est un des principaux fournisseurs mondiaux de solution de change de devises et de paiements internationaux. Avec plus de 30 millions de clients satisfaits par an, TGBP arrive en tête des systèmes de transfert d argent non bancaires à travers le monde. Chaque année, des paiements sont traités pour plus de entreprises et institutions financières. Dans plus de 230 pays, les bénéficiaires des paiements profitent des avantages de l offre TGBP. Bureaux de change, paiements transfrontaliers entre entreprises, assurance voyage, chèques de voyage, etc. : nos clients ont l assurance d un service exceptionnel dans le monde entier, qui se distingue en outre par sa qualité, sa simplicité et son efficacité. Reconnu mondialement en tant que spécialiste du change de devises, TGBP s efforce de fournir aux clients des secteurs du commerce, de la vente au détail et de la sous-traitance une multitude de produits et services innovants. TGBP est considéré comme une marque de confiance, qui possède une compétence unique : servir des clients presque partout, dans n importe quelle monnaie négociée. Pour découvrir comment votre institution peut profiter des services de Custom House ULC, veuillez consulter notre site Web à l adresse www. travelexbusiness.com/na, ou composez le

12 NOUS CONTACTER Au téléphone Pour devenir client ou pour programmer la visite d un représentant, appelez-nous au Par courriel Écrivez-nous à l adresse suivante : Canadaeducation@travelex.com En ligne Pour obtenir des renseignements supplémentaires ou vous inscrire à GlobalPay, consultez notre site à l adresse suivante : Travelex Global Business Payments, Inc. Aux États-Unis, les services seront fournis par Travelex Global Business Payments, Inc. Au Canada, les services seront fournis par Custom House ULC. Travelex est une marque déposée et est utilisée par Travelex Global Business Payments Limited et ses filiales sous licence. Cette brochure est proposée à titre informatif uniquement. Elle n est en aucun cas contraignante pour l une ou l autre des parties. Les relations entre Travelex et vous-même sont régies par les conditions générales en vigueur. Travelex n exprime ni engagement ni garantie ni condition d aucune sorte, que ce soit sous forme explicite ou implicite, dans cette brochure. 03/2010